KOMUNIKASI ADMINISTRASI

BAB I
PENDAHULUAN

A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada
komunikan baik melalui media atau tidak yg menimbulkan feed back.

Unsur unsur Komunikasi :

1. Komunikator .
Menarik Perhatian
Dapat dipercaya
Padat menyusun pesan dengan baik.
2. Pesan
Dibuat Manusia
Lambang mempunyai nilai komunikasi hanya apabila sebelum proses
komunikasi terjadi antara komunikator dan komunikan sudah tau artinya.
Lambang digunakan dengan maksud mengadakan suatu situasi dimana akan
mempunyai kepentingan bersama
3. Media
Audio (pendegaran)
Visual (penglihatan)
Audio visual
4. Feed back.
Respon yang diberikan komunikan kepada komunikator
B. Pengertian Komunikasi Administrasi
Komunikasi Administrasi :
1. Proses penggunaan lambang sekelompok orang /lebih
2. Komunikasi antar pesona
3. Sebagai proses / dilakukan dalam rangka kerjasama. Give and take
timbal balik / bilateral
4. Penggunaan lambang bersama sama oleh anggota organisasi
5. Komunikasi yang bersifat internal
6. Komunikasi yang berorientasi pada tujuan organisasi yang efektif dan
effisien
Ciri ciri khusus Komunikasi Administrasi
Informasi harus berasal dari dan di peruntukan bagi anggota
organisasi sendiri
Informasi harus ada relevansinya dengan pelaksanaan tugas dan tujuan
organisasi
Informasi harus mendukung pelaksanaan tugas dan tujuan organisasi

Komunikasi Administrasi adalah penyampaian pesan secara timbal balik

diantara anggota untuk menumbuhkan saling pengertian dalam rangka
mencapai tujuan organisasi secara effektif dan effisien.

Louis A Allen Bk Komunikasi didalam Manajemen

1. Minta :
Informasi
Nasehat
Saran dan kritik
2. Beritahu :
Penyampaian ide ide
Laporan
3. Dengar :
Menahan emosi untuk mendengar
4. Mengerti
Pengetahuan yang mendalam tentang motivasi manusia
Mengerti arti di balik kata kata dsb

BAB II
Peranan, Jenis dan Tujuan Komunikasi Administrasi

A. Peranan, Jenis dan tujuan Komunikasi Administrasi

1. Mengapa Komunikasi Administrasi perlu dikembangkan ?
Alasan yang bersumber pada sifat kodrat manusia (mahluk Sosial)
Kebutuhan praktis suatu organisasi untuk mencapai tujuan
Alasan yang bersumber pada pertimbangan ekonomi

2. Cara Mengembangkan Mekanisme Komunikasi Administrasi ?

Pimp sebagai fihak yang memulai komunikasi
Pimp harus mampu menimbulkan kepercayaan pada bawahan meskipun ia
juga manusia
Pimpinan harus mengadakan pendekatan keluarga

B. Komunikasi Administrasi mempunyai fungsi Interaktif

Fungsi yang menjaga pertukaran informasi, pendapat, sikap agar individu
dapat mengadakan penyesuaian sikap agar individu dapat mengadakan
penyesuaian antara bagian bagian dalam organisasi dengan lingkungan
organisasi.

7 Faktor yang harus diperhatikan agar interaksi komunikasi berjalan secara

effektif :
1. Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti
2. Salura Komunikasi harus sependek mungkin
3. Harus ada saluran Komunikasi formal dalam komunikasi
4. Setiap komunikasi harus melalui saluran yang lengkap/ tingkat hirarki
5. Sumber komunikasi harus dapat dipercaya
6. Selama proses komunikasi terjadi saluran tidak boleh diganggu/ diselingi
7. Sumber Komunikasi dalam organisasi harus jelas

C. Jenis jenis Komunikasi Administrasi

1. Sifat Penyampaiannya :
Formal
Informal
2. Prosedur /Arus Komunikasi
a. Komunikasi Kebawah
Petunjuk Organisasi (tujuan, kedudukan, tanggung jawab, batas wewenang,
hubungan kerja) petunjuk kerja (Prosedur, metode, tata tertib).
Perintah, (inti, pelaksanaan) keterangan umum, teguran, pujian

Efektifitas Komunikasi Kebawah

Penelitian mengenai keefektifan berbagai bentuk komunikasi kebawah
menunjukan bahwa menggunakan saluran kombinasi cenderung
memberikan hasil terbaik. Dalam suatu penelitian klasik, Dahle (1954)
menemukan bahwa urutan saluran menurut tingkat keefektifanya (dari yang
efektivitasnya paling tinggi hingga yang paling rendah) adalah sebagai
berikut :
1. Kombinasi lisan dan tulisan
2. Lisan saja
3. Tulisan saja
4. Papan pengunguman
5. Selentingan
Dengan kata lain, untuk menyampaiakan informasi kepada para pegawai
dengan tepat, kombinasi saluran tulisan dan lisan memberi hasil terbaik.
Mengirimkan pesan yang sama melalui lebih dari satu saluran terasa
berlebihan. Hal ini ternyata membantu, tidak hanya dalam menyampaikan
pesan, tetapi juga dalam memastikan bahwa pesan tersebut akan di ingat.
Misalnya, seorang eksekutif yang sibuk diberi memo untuk mengingatkanya
mengenai rapat komite eksekutif yang sibuk diberi memo untuk
mengingatkanya mengenai rapat komite eksekutif pukul 13.00 hari itu.
Menjelang makan siang, jadawal yang yang penuh mengakibatka ia lupa
pada rapat tersebut. Saat makan siang, ketua komite eksekutif berkata,
Jangan lupa rapat pukul satu siang, Eksekutif itu menjawab, Terima
kasih mengingatkan saya, hampir saja saya lupa. Seringkali saya melupakan
hal seperti ini.
Yang perlu diperhatikan dalam pemberian perintah dalam komunikasi
Kebawah
a. Pertimbangkan apakah perintah tersebut betul betul telah perlu
diberikan
b. Merumuskan perintah yang baik
c. Penyampaian kepada personil yang bersangkutan
d. Pengecekan /apa sudah di mengerti
e. Pengecekan hasil pelakasana
f. Menyusun perintah selanjutnya

b. Komunikasi Keatas
Laporan, Keluhan, Pendapat, saran
Komunikasi keatas proses penyampaian gagasan, perasaan dan pandangan
pegawai tingkat bawah kepada atasanya dalam organisasi. Jika pegawai
tidak diberi tahu mengapa mereka harus melakukan hal tertentu dan hasil
usaha mereka tidak diperlihatkan kepada mereka, mereka cenderung frustasi
dan kecewa atas pekerjaan mereka.
Penelitian menunjukan bahwa komunikasi ke atas setidaknya mempunyai
lima fungsi penting :
1. Melengkapi manajemen dengan informasi yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan
2. Membantu mengurangi tekanan dan frustasi pegawai akibat suasana kerja
3. Meningkatkan kesadaran partisipasi pegawai dalam perusahaan
4. Sebagai bonus ; komunikasi keatas menyarankan penggunaan komunikasi
kebawah yang lebih memuaskan pada masa depan.
Komunikasi keatas tidak selalu dianjurkan oleh manajemen. Mungkin salah
satu alasanya adalah karena suara yang di dengar atasan dari bawahannya
tidak selalu menyenangkan atau menyanjung atasan. Dalam kasus Ekstrem,
seorang manajer pabrik pengecoran logam dilaporkan sangat tidak suka akan
berita buruk sehingga insinyur lingkungannya takut meloparkan limbah
pabrik yang mencemari sungai disekitarnya. Akhirnya, pabrik pengecoran
tersebut dituntut pabrik lain dihulu sungai karena masalah pencemaran.
Mungkin persoalan ini bisa dihindari seandainya manajer tadi lebih
responsive terhadap gagasan dan perasaan bawahannya.
Komunikasi keatas lebih jarang terjadi jika ada hambatan psikologis antara
atasan dan bawahan. Dalam menyimpulkan literatur berkenan dengan hal hal
ini, Gemmill (1970) menyatakan tiga hambatan psikologis utama yang
mempengaruhi komunikasi keatas :
1. Jika bawahan percaya bahwa peyingkapan perasaan, opini, atau kesukaran
akan mengakibatkan atasan menutup atau menghindarkan pencapaian tujuan
pribadinya, bawahan akan menyembuyikan atau membelokkannya.
2. Semakin sering atasan memberi ganjaran atas pengungkapan perasaan,
opini dan kesulitan oleh bawahan, semakin besar keinginan bawahan
mengungkapkannya
3. Semakin sering atasan mau mengungkapkan perasaan, opini, dan
kesukaraan kepada bawahanya dan atasanya, semakin besar pula
kemungkinan keterbukaan dari pihak bawahannya
Keuntungan Komunikasi keatas
a. Pimp mengetahui apakah instruksi instruksi sudah dipahami
b. Pimp mengetahui apakah instruksi instruksi sudah dijalankan atau tidak
c. Pimp mengetahui sampai berapa jauh partisipasi kerja dapat diharapkan
dari bawahan untuk mencapai tujuan organisasi.
d. Mengetahui pendapat bawahan menghindari peledakan emosi
e. Mengetahui informasi yang berguna bagi persiapan praktis lebih lanjut
f. Mencegah terjadinya Psychologis Gaps

c. Komunikasi Horisontal
Komunikasi Horisontal yang efektif dalam organisasi yaitu pertukaran
diantara perwakilan dan personil pada tingkat yang sama dalam diagram
organisasi.
Goldhaber (1990) meringkaskan literature mengenai empat fungsi
komunikasi horizontal dalam suatu organisasi :
1. Koordinasi tugas : Para kepala departemen bertemu setiap bulan untuk
mendiskusikan kontribusi tiap tiap departemen terhadap tujuan system.
Contoh lainya, koordinasi tim pengajar atau tim penulis di Universitas.
2. Penyeliaan masalah : anggota sebuah departemen berkumpul
mendiskusikan bagaimana menangani penciutan anggaran ; mereka dapat
menerapkan tekhnik brainstorming
3. Berbagi informasi : anggota satu departemen bertemu dengan anggota
departemen lain untuk menginformasikan data baru.
4. Penyelesaian konflik : Anggota sebuah departemen rapat untuk
mendiskusikan konflik dalam atau antar departemen
Komunikasi horizontal yang tidak efektif dinyatakan sebagai suatu faktor
penting penyebab kecelakaan pesawat ulang - alik Challenger pada bulan
Januari 1986. Karena komunikasi horizontal dapat membantu : fungsi
organisasi lebih efektif dan bahkan diperlukan untuk menghindari
kecelakaan tragis, bagaimana cara kita melakukan komunikasi horizontal
ini?
d. Komunikasi Informal
Saluran informasi informal dalam organisasi sering diberi cap desas
desus dan selentingan (grapevine). Istilah grapevine muncul pada masa
perang saudara. Menurut Smith, Pada masa itu, saluran telegram intelejen
disambung sambungkan secara longgar dari pohon ke pohon seperti
rangkaian tanaman anggur , dan pesannya sering kacau ; jadi, setiap desas
desus dianggap berasal dari grapevine.
Rosnow (1988) mendefinisikan desas desus sebagai sebuah proposisi
 untuk dipercaya , tersebar tanpa pembuktian resmi. Peneliti berteori bahwa
desas desus mengurangi ketegangan emosional dan biasanya timbul dari
lingkungan yang ambigu.

BAB III
Kesimpulan

Dalam bab ini Penulis menyimpulkan bahwa Komunikasi Administrasi sangatlah

penting dalam kehidupan berorganisasi masyarakat, bangsa dan Negara. Hal ini
lebih menjurus pada pegawai pegawai pemerintahan dan karyawan karyawan
swasta, sehingga dalam berkomunikasi antara atasan dan bawahanya dapat
melancarkan suatu pekerjaan.
Dalam Komunikasi Administrasi terdapat beberapa jenis Komunikasi antara lain,
Komunikasi kebawah, Komunikasi keatas, Komunikasi Horisontal, dan
Komunikasi Informal, baik secara lisan maupun tulisan ataupun media elektronik
untuk memberikan hasil yang terbaik.
Tujuan utama komunikasi administrasi lebih meningkatkan kualitas dan kuantitas
kinerja guna ,menunjang kelancaran proses koordinasi dan yang terpenting melalui
komunikasi, informasi tersebut dapat lebih bermanfaat dan tersebar ke seluruh
penjuru organisasi.

Diposkan oleh DEKLORY Sang Petualang di 05.49

Link : http://deklory.blogspot.co.id/2011/04/komunikasi-administrasi.html