BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 1

Nama Mahasiswa : SABRINA JAYANTI SETYANINGRUM

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 044094504

Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4331/ADMINISTRASI PERKANTORAN

Kode/Nama UPBJJ : 45/YOGYAKARTA

Masa Ujian : 2022/23.1 (2022.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
1. Berikan contoh sebuah organisasi (privat/publik) yang sering mengalami kendala berkaitan
dengan aktivitas korespondesi?
Jawab :
Dalam praktik korespondensi banyak sekali instansi yang melakukan kesalahan, kesalahan
yang dimaksud antara lain sebagai berikut:
• susunan redaksi surat tidak menentu,
• penggunaan bentuk surat tidak menentu,
• penulisan alamat kurang lengkap,
• kalimat yang digunakan ada yang bertele-tele,
• kalimat yang digunakan banyak yang tidak memenuhi syarat ketatabahasaan,
• penulisan kata ataupun istilah banyak yang tidak tepat,
• penulisannya banyak yang melanggar kaidah-kaidah Ejaan yang Disempurnakan,
terutama dalam hal pemakaian huruf kapital, pemakaian tanda baca, dan pemenggalan
kata atas suku kata (Barus).
Contoh :
• Lembaga pemerintah
• Organisasi sosial
• Yayasan

2. Kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, coba saudara tentukan dan
uraikan dan simpulkan kegiatan ketatausahaan yang terangkum dalam tiga kelompok tersebut.
Jawab :
Kegiatan ketatausahaan terbagi ke dalam 3 kelompok, antara lain :
a. Korespondensi (correspondence) atau surat-menyurat merupakan rangkaian aktivitas yang
berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan,
sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Ini akan
lebih berarti apabila informasi yang dikirim memperoleh jawaban dari pihak yang dituju.
Contoh kegiatan :
b. Ekspedisi (expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim dan
diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern. Hal ini dimaksudkan agar
memudahkan mngetahui atau pembuktian bahwa suatu informasi yang dibutuhkan sudah
dikirim atau diterima. Contoh kegiatan :
c. Pengarsipan (filing), yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara
sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.
Informasi yang dimaksud dapat berupa warkat (records) ialah catatan-catatan tertulis atau
 bergambar yang memuat keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk
membantu ingatan. Contoh kegiatan :
Kesimpulan :
Tata usaha yaitu semua mekanisme yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan
aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi
yang diperlukan, sehingga administrasi tersebut berjalan lancar. Tata usaha juga dapat
diartikan sebagai kegiatan melakukan penentuan segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi,
untuk digunakan sebagai bahan keterangan oleh pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan
mulai dari pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan
keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

3. Dari sifat-sifat bentuk organisasi lini, coba saudara berikan contoh sebuah organisasi yang
mempunya tipe lini kemudian analisa kelebihan dan kekurangan organisasi tersebut!
Jawab :
Struktur organisasi lini adalah bentuk dari struktur organisasi dengan memberikan perintah
atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan atau pemberian arahan secara vertical,
dari pimpinan tertinggi hingga pada jabatan-jabatan di bawahnya. Struktur ini disebut juga
dengan bentuk lurus, jalur atau struktur organisasi militer.
Contoh organisasi yang menggunakan struktur lini :
• Struktur organisasi mahasiswa
• Struktur organisasi karang taruna
• Struktur organisasi perusahaan
• Struktur organisasi pemerintah/kementrian
Kelebihan struktur organisasi lini :
1. Memiliki kesatuan komando atau pemimpin yang baik dan sudah pasti terjamin
2. Meminimalisir terjadinya kesalahan atau miss communication saat pemberian tugas
karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahannya
3. Koordinasi antara atasan dan bawahan lebih mudah
4. Lebih mudah dan cepat dalam pengambilan keputusan, kebijaksanaan, serta instruksi
5. Karyawan memberikan semangat dan produktivitas kerja yang baik
6. Rasa saling menghargai dan saling pengertian antar anggota lebih tinggi karena saling
mengenal satu sama lain
7. Atasan dan juga bawahan memiliki satu garis arahan yang sama.
Kekurangan struktur organisasi lini :
1. Sulit membadakan antara urusan pribadi dan urusan organisasi
 2. Pemimpin bertindak otoriter
3. Seluruh jalannya organisasi hanya bergantung pada 1 orang saja
4. Kemajuan dan kemunduran organisasi sangat bergantung kepada putusan dari pemimpin
5. Bawahan tidak diikutsertakan dalam perencanaan, pengendalian, dan pengambilan
keputusan organisasi
6. Kurang memiliki staf ahli dalam berbagai bidang
7. Karyawan/bawahan sulit untuk berkembang dan kurang memiliki inisiatif.

4. Bayu adalah seorang pimpinan pada sebuah perusahaan di Malang, berhubung akan ada
pelebaran jalan lingkar dan perusahaan Bayu terpaksa direlokasi ke tempat lain. Perusahaan
diberikan ganti rugi cukup besar dari pemerintah, maka dari itu Bayu sebagai pimpinan mulai
memikirkan lokasi yang tepat dan strategis di Malang. Coba saudara analisa, apa yang hendak
dilakukan oleh Bayu?
Jawab :
Bayu meninjau tempat yang akan digunakan untuk mendirikan perusahaannya yang beru.
Mencari kontraktor, arsitek yang sesuai untuk membangun gedung yang berada di lokasi
strategis. Dan memindahkan semua karyawannya untuk ditempatkan di gedung yang baru