Kegiatan yang berbentuk training ini sangat menyenangkan sekali.

Saya
mencoba membangun keceriaan dalam ruangan training dengan
memberikan game-game kecil yang komunikatif. Saya cukup senang
dengan umpan balik peserta yang kurang lebih berjumlah 30an orang. Dari
segi jumlah peserta, kegiatan training ini sangat baik karena memudahkan
instruktur untuk mengelolanya. Saya senang bisa mengelola training
tersebut karena sudah lama sekali tidak “turun”, demikian juga saya lihat
para pesertanya.

Berbicara tentang birokrasi, khususnya birokrasi kampus memang

menarik. Menarik karena disana banyak hal yang dapat diamati dan
dipetik pelajaran. Misalnya, tingkah polah para birokrat kampus yang
sedang sibuk dengan gaya aktivis mahasiswa yang kadang memiliki
idealisme serba tanggung.

Birokrasi sebenarnya berasal dari bahasa prancis yaitu Birokrasi

( bureaucracy ) adalah suatu system yang telah tumbuh sejak beberapa
dekade yang lalu, ada birokrasi pemerintahan (government bureaucracy) ,
ada birokrasi (bureaucracy) perusahaan, apa itu yang dimaksud birokrasi
(bureaucracy) . Birokrasi “bureau” berarti kantor. Konsep birokrasi
(bureaucracy) sebenarnya untuk mengaplikasikan prinsip-prinsip
organisasi untuk memperbaiki efesiensi administrasi, meskipun seringkali
ditemui aplikasi birokrasi (bureaucracy) dalam organisasi menimbulkan
efek yang tidak baik karena timbul masalah administrasi yang kompleks
dan ruwet terdapat dalam organisasi yang besar seperti organisasi
pemerintahan (government).

Akan tetapi birokrasi (bureaucracy) tidak dibatasi hanya pada organisasi

pemerintahan (government) saja, organisasi diluar pemerintahan
(government) juga dapat disebut birokrasi (bureaucracy) seperti serikat
dagang, universitas, LSM besar.

Dalam kamus akademi prancis tahun 1798, birokrasi diartikan kekuasaan,

pengaruh para kepala dan staf biro pemerintahan. Sedangkan menurut
kamus bahasa jerman edisi 1813, birokrasi didefenisikan sebagai
wewenang atau kekuasaan dari berbagai departemen pemerintahan.
Birokrasi pertama kali diungkapkan Oleh Max Weber 1947. Menurut
Weber, birokrasi adalah bentuk yang ideal bagi sebuah organisasi yang
bersifat formal.

Tujuan dari birokrasi adalah terciptanya efisiensi kerja dari orang-orang

yang terlibat dalam sebuah organisasi sehingga tujuan organisasi tersebut
dapat terwujud. Namun, terkadang birokrasi yang diterapkan oleh suatu
organisasi (misalnya organisasi pemerintah) terlihat begitu rumit, justru
membuat pekerjaan menjadi tidak efektif. Birokrasi yang terlalu berlapis
membuat sebuah organisasi yang harus melayani orang banyak menjadi
tidak efektif. Sehingga tujuan untuk melayani masyarakat tidak tercapai
dengan baik.

Dalam sebuah institusi pendidikan tinggi, sudah pasti juga menerapkan

sistem birokrasi tertentu agar pekerjaan menjadi lebih efektif. Mahasiswa
sebagai salah satu elemen dari institusi pendidikan tinggi, mau tak mau
harus mengikuti aturan main tersebut. persoalan muncul ketika salah satu
elemen misalnya mahasiswa, merasa sistem birokrasi di kampus tidak
memudahkan urusan mereka. Pertanyaannya, apakah persoalan tersebut
muncul karena birokrasi yang ada cenderung mempersulit mahasiswa,
atau si mahasiswa tidak memiliki pengetahuan yang cukup untuk
“mengimbangi” sistem tersebut?

Kampus sebagai sebuah lembaga yang melambangkan institusi ilmiah

tentu memiliki sistem birokrasi yang bertujuan membantu memudahkan
urusan seluruh civitas akademika agar berjalan teratur dan tertib. Jika
tidak demikian, tentu saja banyak hal yang akan berantakan, misalnya,
distribusi surat menyurat, proposal, laporan dan lain sebagainya. Agar
lebih tertib, biasanya hal-hal seperti surat, proposal, laporan dsb dibuat
standar bakunya.

Sudahkah mahasiswa belajar untuk memenuhi standar baku tersebut?Jika

sudah kenapa mahasiswa masih merasa dipersulit oleh para birokrat
kampus? Pertanyaan tersebut harus diajukan sendiri oleh masing-masing
mahasiswa-terutama aktivis mahasiswa- sebagai bentuk introspeksi diri,
apakah hal-hal yang sudah melakukan sudah benar, jika sudah benar
apakah sudah tepat. Pertanyaan diatas biasanya akan memiliki jawaban
yang sama. Kenapa mahasiswa kesulitan dengan birokrasi kampus?
Jawabannya adalah KOMUNIKASI. Biasanya, yang menjadi persoalan
kenapa mahasiswa kesulitan dalam menghadapi birokrasi kampus adalah
persoalan Komunikasi.

Mungkin selama ini, para mahasiswa hanya akan berurusan dengan para
birokrat kampus jika sedang ada keperluan. Jika sedang tidak ada
keperluan, Bapak dan Ibu para birokrat kampus tersebut tidak di tegur,
kalau bertemu dijalan seolah-olah tidak melihat.

Rekan-rekan mahasiswa, persoalan bahasa, cara bergaul dalam masyarakat

tidak akan didapatkan pada bangku perkuliahan. Jika kita akan berurusan
dengan orang lain dan dalam jangka waktu yang lama maka ketahuilah
karakter orang tersebut. misalnya, anda seorang ketua lembaga
kamahasiswaan yang akan selalu berurusan dengan pembimbing
kemahasiswaan atau pejabat kampus, maka ketahuilah karakter beliau.
Sering-seringlah berkomunikasi dengan beliau. Minta pendapat beliau jika
anda ada kesulitan, walaupun anda sendiri sudah mengetahui jawaban dari
persoalan anda (atau hanya sekedar basa-basi). Dengan meminta pendapat
beliau maka akan timbul perasaan menghargai, hindari kesan anda
menggurui sesorang dari mereka. Kenali apa-apa yang tidak disuka dan
disenangi oleh beliau. Sadarilah bahwa terkadang, bahasa tubuh, gaya
berbicara, gaya senyum kita dapat menyinggung perasaan orang lain dan
terkesan menggurui.

Terkadang, jabatan sebagai aktivis mahasiswa membuat kita menjadi

jumawa dan selalu merasa lebih baik dari orang lain. Jika muncul perasaan
seperti itu, maka cepat-cepat buang karena hanya akan merugikan anda
sendiri.

KESEKRETARIATAN
Surat
Bagian-bagian surat resmi
 KOP SURAT
 TANGGAL
 NOMOR
 LAMPIRAN
 PERIHAL
 ALAMAT SURAT
 SALAM PEMBUKA
 ISI SURAT
 SALAM PENUTUP
 PENGIRIM
 TEMBUSAN
Standar of Procedure (SOP) Surat
Sebenarnya SOP surat bergantung pada masing-masing organisasi, namun
saya mencoba membuat contoh untuk HMJ Biologi.
1. Surat Keluar
Tata cara penomoran surat:
A / B / C / HMJ-BIO-UNP/ D / E
Keterangan:
A : Nomor Surat
B : Nama Kegiatan (disingkat)
C : Biro atau Departemen yang menyelenggarakan kegiatan (disingkat)
D : bulan dikeluarkannya surat (ditulis dalam angka romawi)
E : Tahun dikeluarkannya surat (yyyy)
Contoh:
Surat yang dikeluarkan Biro Kesekretariatan dan Administrasi (kestari)
untuk keperluan Rapat Kerja (Raker) pada bulan Maret 2009, ditulis
dengan :
01/Raker/Kestari/HMJ-BIO-UNP/III/2009
2. Surat Masuk
Surat masuk dicatat dalam form pengisian surat masuk dengan urutan
sebagai berikut:
A/B/C/D/E/F
Keterangan:
A : Nomor Surat
B : Tanggal Masuk
C : Institusi Pengirim
D : Tujuan Surat
E : Isi Surat (deskripsi singkat)
F : Tanggal Penting (jika ada)
3. Surat Mandat
Diberikan kepada Pengurus HMJ Biologi UNP
Diberikan kepada PO (Project Officer) suatu kegiatan
4. Surat Tugas
Diberikan kepada SC (Steering Committee) suatu kegiatan
Diberikan kepada orang yang dikirim keluar mewakili lembaga di Biologi
5. Surat Keterangan
Diberikan kepada orang yang dikirim keluar mewakili lembaga
Diberikan apabila ada hal-hal yang membutuhkan surat keterangan
6. Surat Peringatan
Diberikan kepada pihak-pihak dalam koordinasi HMJ Biologi UNP yang
melakukan pelanggaran.
Proposal
SUSUNAN PROPOSAL
Cover:
Isi:
Latar Belakang
Nama Kegiatan
Tema Kegiatan( optional )
Tujuan Kegiatan
Sasaran Kegiatan( objek )
Pelaksanaan : bentuk( kongkrit ), waktu, tempat, dan susunan acara
Struktur organisasi/kepanitiaan
Rincian Dana( pemasukan dan pengeluaran )
Penutup
Lembar Pengesahan
Laporan Pertanggungjawaban
SUSUNAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Sebelum ditulisnya Laporan Pertanggungjawaban, panitia diharuskan
melakukan evaluasi hasil kegiatan yang dihadiri oleh panitia didampingi
oleh perwakilan SC atau BPH HMJ BIOLOGI UNP.
Laporan Pertanggungjawaban Dana
I.Nama Kegiatan
II.Deskripsi Kegiatan
III.Peserta Kegiatan
IV.Anggaran Dana (rincian pemasukan dan pengeluaran)
V.Lampiran Dokumentasi Kegiatan (1 lembar foto)
VI.Lampiran Bukti Pengeluaran (kuitansi/bon asli)
 Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
I.Pendahuluan
II.Proposal
III.Pandangan umum PO Kegiatan (termasuk evaluasi kegiatan dan
kepanitiaan)
IV.Evaluasi bidang (persiapan, pelaksanaan, evaluasi, kendala dan
hambatan, saran)
V.Penutup
VI.Lampiran (5 foto dokumentasi kegiatan yang representatif, surat-surat
dan fotokopi bon)
Laporan Pertanggungjawaban SC
I.Pandangan umum koordinator SC
II.Evaluasi konsep, manajerial panitia dan teknis
III.Penutup
Pada seminar akademik tersebut saya diminta membuat sebuah tulisan sebagai
pemancing diskusi. Tulisan tersebut berisi tentang konsep dasar, dimulai dari pengertian,
jenis, ciri-ciri dan elemen penting organisasi. Kemudian, konsep manajemen, dimulai dari
pengertian, tahapan dan arti penting. Pada kesempatan tersebut saya lebih menekankan
kepada sinkronisasi konsep manajemen yang dipakai dengan kondisi internal dan
eksternal sebuah organisasi

Saya memulai presentasi dengan menanyakan kepada peserta yang

merupakan mahasiswa baru biologi dengan jumlah kurang lebih 150an
orang itu tentang Kapan sebuah organisasi dapat dikatakan telah berhasil?

Jawabannya adalah ketika tujuan pendirian organisasi tersebut telah

tercapai. Misalnya, sebuah organisasi Koperasi A didirikan dengan tujuan
membantu anggotanya untuk memiliki sebuah rumah. Ketika Koperasi
tersebut telah mampu memenuhi tujuan tersebut, maka dapat dikatakan
organisasi tersebut telah berhasil. Jika sebuah organisasi telah berhasil
mencapai tujuannya, maka organisasi tersebut dapat dibubarkan atau terus
berdiri dengan merumuskan ulang tujuan berdirinya. Misalnya seperti
Koperasi A diatas, setelah mencapai tujuan pendirian awalnya, koperasi
tersebut merumuskan kembali tujuannya menjadi membantu pencapaian
kesejahteraan anggota untuk memiliki mobil mewah.

Bagaimana caranya agar tujuan organisasi tersebut dapat tercapai?

Jawabannya tentu dengan manajemen yang tepat dan efektif. Kenapa
harus yang tepat? Adakalanya teori manajeman organisasi yang digunakan
oleh seorang pimpinan tidak sesuai dengan kondisi Organisasi yang
dipimpinnya baik kondisi internal maupun eksternal. Kenapa harus yang
efektif? Adakalanya Manajemen organisasi yang digunakan memerlukan
energi yang besar, padahal dapat dilakukan dengan energi setengahnya.
Sama juga dengan memanen padi dengan biaya Rp. 100.000,- sementara
harga jualnya hanya Rp. 50.000,-.
Sebelum menerapkan teori manajemen pada sebuah organisasi, patutlah
dilakukan analisa terhadap kondisi internal dan eksternal organisasi
tersebut. Analisa tersebut akan memberikan data dan informasi tentang
sebuah organisasi, berupa kelemahan dan kelebihan, peluang dan
ancaman. Ada banyak cara untuk menganalisa sebuah organisasi dan
persoalan yang menyelimutinya. Salah satunya dengan metoda SWOT
yang merupakan singkatan dari Strenght (Kekuatan),
Weakness(Kelemahan), Oppurtonity (Peluang atau Kesempatan), Threats
(ancaman). Pada kesempatan lain akan kita bahas lebih lanjut.

Namun, pada pelaksanaan presentasi tersebut, saya mencoba

menyampaikan hal yang berbeda dari tulisan yang telah saya buat. Saya
lebih menitik beratkan pada bagaimana melakukan menajemen organisasi
pada era internet saat ini. Internet adalah salah satu sarana yang ampuh
untuk merangkul, mengumpulkan, mempengaruhi, melakukan
propaganda, menyebarkan opini dan menggalang kekuatan. Hal itu bisa
dilakukandengan menyebarkan opini melalui Blog atau Mailing List
(milis), dan menjalin pertemanan melalui jaringan pertemanan Facebook
dsb. Menurut data Internet World Stat’s, pengguna internet di Indonesia
kurang lebih 27 Juta Jiwa. Secara persentase memang lebih rendah jika
dibanding dengan negara-negara maju lainnya. Namun, angka itu sama
dengan jumlah penduduk Malaysia, atau 6 kali lipat dibanding penduduk
Singapura. Angka tersebut adalah jumlah yang sangat besar. Jumlah
seperti itu adalah kekuatan yang sangat besar. Jika mahasiswa mampu
memanfaatkannya dengan manajemen yang baik, maka akan didapat
sebuah kekuatan yang sangat besar. Mulailah melirik kekuatan ini, karena
zaman telah bergeser kearah digital.

Pada sesi diskusi, Ada dua pertanyaaan peserta yang menarik yaitu :
1. Apa yang harus dilakukan oleh seorang pemimpin jika organisasi yang
dipimpin mengalami kevakuman atau mandeg?
2. Bagaimana cara merangkul bawahan agar visi (tujuan) yang telah
dirumuskan tercapai.
Pada dasarnya, kedua pertanyaan diatas memiliki dasar yang sama
sehingga jawabannya dapat disatukan.
Organisasi mahasiswa adalah sebuah organisasi profesi, dimana orang-
orang didalamnya bekerja secara sukarela, tidak digaji dan tidak
menghasilkan uang. Oleh karena itu, ketika orang-orang didalamya sudah
merasa tidak nyaman dengan kondisi organisasinya maka mereka juga
bisa pergi dengan sukarela. Para pemimpin organisasi memahami kondisi
ini. Kondisi seperti ini menuntut seorang pemimpin untuk mengatur
anggotanya dengan manajemen yang tepat dan efektif. Jika ada sebuah
organisasi mengalami kevakuman, maka pertanyaan pertama yang harus
diajukan adalah kenapa hal itu bisa terjadi? Dan biasanya, jawaban dari
pertanyaan tersebut adalah masalah KOMUNIKASI.
Telah menjadi kebiasaan pada organisasi maupun dalam kepanitiaan
sebuah kegiatan yang dilaksanakan mahasiswa, bahwa pengurus/anggota
hanya semangat di awal-awal kegiatan, semakin lama semakin berkurang
saja kekuatan yang dimiliki. Pada akhirnya, yang bekerja hanya ketua
sekretaris dan bendahara. Banyak faktor yang menyebabkan hal tersebut,
diantaranya adalah komunikasi yang tidak efektif antar sesama anggota.

Mungkin kita pernah mengalami, seorang ketua sebuah organisasi atau

panitia memiliki bahasa yang tidak mengenakan hati. Setiap tutur
bahasanya selalu membuat tersinggung para anggota, sehingga mereka
tidak excited untuk menyelesaikan tugas dan kewajiban mereka untuk
mencapai tujuan akhir yang telah sama-sama dirancang. Mungkin kita
juga pernah mengalami, memiliki pemimpin yang memiliki tutur dan
sikap yang menyenangkan. Sehingga para anggota menjadi bersemangat
untuk membesarkan organisasi dengan mencapai tujuan yang telah
dirumuskan. Pemimpin dengan tutur bahasa yang tepat dan menyenangkan
akan membuat anggota nyaman menjalankan setiap perintah pimpinan,
dan merasa bahwa itu bukan sebuah perintah melainkan permintaan tolong
dari seorang teman.

Hanya satu hal yang harus dilakukan seorang pemimpin organisasi

mahasiswa yaitu dengan menjadikan semua anggotanya sebagai
keluarganya sendiri. Jika sudah seperti itu, akan tercermin dalam setiap
perbuatan yang menyenangkan karena secara normal seseorang akan
membahagiakan keluarganya sendiri secara tulus. Ketulusan sikap
pemimpin yang seperti ini akan memberikan umpan balik yang sama dari
para anggotanya. Bagaimana penerapannya? Mulailah dari hal-hal kecil.
Misalnya, sering-sering sms anggota untuk menanyakan kabarnya hari itu,
kesehatan dan keuangannya. Usahakan jangan hanya berkomunikasi
dengan anggota hanya pada saat mereka dibutuhkan. Buatlah para anggota
merasa dibutuhkan dan membutuhkan. Usahakanlah menjadi orang yang
pertama mengucapkan ulang tahun padanya. Jika perlu, tempelkanlah
ucapan selamat ulang tahun dengan ukuran cukup besar di papan
pengumuman sekretariatmu sehingga ia merasa diperhatikan dan
dianggap. Jika mereka mengalami kesulitan keuangan, sedapat mungkin
bantulah, minimal memberikan solusi.

Jika semua anggota sebuah organisasi telah dianggap sebagai keluarga

sendiri yang tercermin dalam perhatian dari pemimpin, maka APAPUN
AKAN MEREKA LAKUKAN UNTUK MEMPERJUANGKAN
TERCAPAINYA TUJUAN ORGANISASI.