Makalah Administrasi Perkantoran 1

Kata Pengantar

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas karunia-Nya penulis
dapat menyusun makalah ini dengan baik. Administrasi perkantoran dewasa ini telah berkembang
pesat seiring perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Makalah ini disusun dengan bahasa yang lugas, sistematis, komperhensif dan terpadu. Dengan
pendekatan tersebut diharapkan pembaca makalah ini akan memperoleh pemahaman yang lebih
luas dan mendalam.

Penulis menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan. Kritik dan saran yang bersifat
membangun sangat penulis harapkan untuk menyempurnakan makalah ini.

Singkawang, 25 Agustus 2014

Penulis

DAFTAR ISI

COVER DEPAN I

KATA PENGANTAR II

DAFTAR ISI III

BAB I PENDAHULUAN 1

1.1. Latar Belakang 1

1.2. Rumusan Masalah 2

1.3. Manfaat Penulisan 3

BAB II PEMBAHASAN 4

2.1. Pengertian Administrasi Perkantoran 4

2.2. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran 4

2.3. Tujuan Administrasi Perkantoran 6

2.4. Fungsi Administrasi Perkantoran 6

2.5. Kegiatan Administrasi Perkantoran 7

2.6. Sasaran Administrasi Perkantoran 8

BAB III PENUTUP 11

3.1. Kesimpulan 11

3.2. Saran 11

Daftar Pustaka 12

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi kantor
dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan. Administrasi
perkantoran merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang berfungsi sebagai pendukung
utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke dalam
dan ke luar organisasi.

Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor pembedanya adalah jenis
kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata usaha perkantoran
adalah suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di setiap
bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-usaha, pada umumnya
melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya. Namun keduanya mempunyai peran sama
dalam hal pelayanan yaitu:

1) pelayanan terhadap pelaksanaan kegiatan operatif atau tugas pokok organisasi pada umumnya,
dan pelayanan manajemen pada khususnya,

2) pengumpulan, penyediaan dan penyajian keterangan-keterangan (data dan informasi) bagi

manajemen guna mengambil putusan,
3) membantu kelancaran tugas dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan
kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan
kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.

Fungsi perkantoran secara umum adalah sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi (pelayanan)
dan pusat data dan informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam
membantu proses pencapaian tujuan organisasi.

Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik dan berdaya guna ada empat macam kegiatan
yang dilakukan dalam perkantoran. Empat kegiatan tersebut adalah kegiatan pencatatan, kegiatan
pengelompokan, kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi. Kegiatan pencatatan dan kegiatan
pengelompokan bersifat kegiatan keterampilan yang dilakukan oleh pegawai-pegawai golongan I dan
II (pegawai negeri sipil), sedangkan kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi bersifat manajerial
yang dilakukan oleh setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun demikian kegiatan-kegiatan
tersebut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar kepada
orang/badan/instansi yang berkepentingan.

Produk perkantoran yang akan menjadi barang berharga bagi penerima layanan adalah surat-surat
dalam segala bentuk dan jenis, formulir untuk berbagai macam keperluan sebagai sarana kelancaran
dalam tata-persatuan dan produk sampingan berupa arsip.

Arsip beserta data harus ditangani secara sungguh-sungguh karena sifatnya yang senantiasa
bertambah jumlahnya dan karena manfaatnya terhadap manajemen dalam rangka pengambilan
keputusan yang tepat. Klasifikasi arsip sehubungan dengan sistem penyimpangan ada empat macam
yaitu: tidak penting, bermanfaat, penting dan sangat penting. Agar terdapat efektifitas dan efisiensi
yang konsisten, perlu diadakan program penyusutan arsip secara terpadu.

1.2. Rumusan Masalah

1. Unsur apa sajakah yang terdapat dalam administrasi perkantoran?

2. Apa tujuan dari administrasi perkantoran?

3. Fungsi apa yang terdapat dalam administrasi perkantoran?

4. Kegiatan-kegiatan dalam administrasi perkantoran?

5. Apa saja sasaran yang akan dicapai oleh dalam administrasi perkantoran?

1.3. Manfaat Penulisan

1. Untuk menambah wawasan mengenai administrasi perkantoran.

2. Sebagai bahan masukan yang dapat dijadikan dasar tujuan perusahaan dapat tercapai.
BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Administrasi Perkantoran

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis
ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap
pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam
kelancaran perkembangan organisasi.

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,

mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta
menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan
yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan
keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

2.2. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

1) Unsur Pengorganisasian

Unsur Pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun suatu kerangka
dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha kerjasama
mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2) Unsur Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan menggunakan seluruh
fasilitas kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah ditetapkan bersama bisa benar benar tercapai.

3) Unsur Tata Hubungan

Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menyampaikan
warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerjasama.

4) Unsur Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan mengurus masalah
tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama/dalam sebuah kantor.

5) Unsur Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.

6) Unsur Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian, mendaftar,

mengadakan, mengatur dan memelihara sampai dengan menyingkirkan/melenyapkan seluruh
perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor.

7) Unsur Tata Usaha

Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,

mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

8) Unsur Perwakilan

Unsur Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menciptakan
sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat sekitar
tempat usaha/perusahaan.

2.3. Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:

1. Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan
relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas

secara efektif dan efisien.

3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,

mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggungjawabnya.

4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai

standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.

5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat

masing-masing pihak.

6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga

segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

2.4. Fungsi Administrasi Perkantoran

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu fungsi rutin,
fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya simak
uraian berikut.

1. Fungsi Rutin

Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan
dan penggandaan.

2. Fungsi Teknis

Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan
perkantoran yang memadai.

3. Fungsi Analisis

Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif desertai
kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.

4. Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai
dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti
mengoordinasi tim.

5. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,

pengukuran, dan pemotivasian.

2.5. Kegiatan Administrasi

Kegiatan administrasi perkantoran adalah bagian dari manajemen yang memberikan informasi
layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif & memberi
dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Kegiatan Administrasi Perkantoran antara lain :

1. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan kantor

2. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan

3. Pengadministrasian seluruh kegiatan

4. Menginventarisasi peralatan kantor

2.6. Sasaran Adminitrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran
(0ffice work) Walaupun demikian, sasaran Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi
cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :

1. Ruang perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan dan peredaran udara,
pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, faktor
keselamatan, pemindahan kantor, perubahan-perubahan, pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon, susunan kabel, sistem telepon
antar kantor, papan pengumumman, pelayanan terima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian, kenaikan pangkat,

pergantian, sistem saran, keterlambatan, wawancara pemberhentian, fasilitas ruang, semangat
kerjasama dan disiplin.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja panjang, perlengkapan arsip, ruang dan
peti besi, perabotan fungsional, perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan
dan penempatan rak dan perabotan perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi mesintik, mesin hitung, perlengkapan kirim surat dan lain-lain
perkantoran, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian peralatan dan mesin
baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis, kertas surat, formulir,
perbekalan kebersihan, perbekalan penggandaan, penilaian perbekalan baru.
7. Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan perkantoran, pengukuran hasil kerja
tulis, penjadwalan prosedur rutin.

8. Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir, perancangan formulir, pelayanan surat- menyurat, pola
surat, peninjauan surat-menyurat, pusat pengetikan, (Typing rools), metode pelaporan, jadwal
penyimpanan, praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan atau pemencaran

pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan (Forecasting), pedoman petunjuk kerja, latihan
pemindahan tugas, dan Analisis tugas pekerjaan.

Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi
sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu
terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip- prinsip, diterapkan untuk
meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi
sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya
dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses
melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang
berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang
administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.
BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,

mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta
menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan
kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan
kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan
yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan
keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

3.2. Saran

Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi
tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting
dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya.
Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu
berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

v Soesanto Slamet. 1995. Administrasi Kantor. Jakarta.

v Sugandha Danna. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu Pendekatan Sistem Dalam Manajemen
Perkantoran. Bandung : Sinar Baru.

v Haryadi Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung : Sinar Baru.