Universitas Sumatera Utara

EVALUASI PENERAPAN JADWAL RETENSI ARSIP DALAM
PROSES PENYUSUTAN ARSIP DI BADAN PERPUSTAKAAN

DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi

Untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi
ADITIA NOVITRI
150723006
DEPARTEMEN STUDI IMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN

LEMBARAN PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Evaluasi Penerapan Jadwal Retensi Arsip Dalam Proses

Penyusutan Arsip Di Badan Perpustakaan Dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat
Oleh : Aditia Novitri

NIM : 150723006
Pembimbing I : Ishak, S.S., M.Hum.
Tanda Tangan :
Tanggal :
Pembimbing II : Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
Tanda Tangan :
Tanggal :

LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Evaluasi Penerapan Jadwal Retensi Arsip Dalam Proses

Penyusutan Arsip Di Badan Perpustakaan Dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
Oleh : Aditia Novitri
NIM : 150723006
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua : Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd.
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Ketua : Dr. Budi Agustono, M.S.
Tanda Tangan :
Tanggal :

PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu
tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada publikasi media
lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulisan
dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan
mencantumkan tanda kutip.
Medan, Januari 2017

Penulis,
Aditia Novitri
150723006

ABSTRAK
Novitri, Aditia. 2017. Evaluasi Penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Proses
Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat. Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi

Sumatera Barat. Tujuan dari penelitian adalah untuk mendeksripsikan evaluasi
penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam proses penyusutan arsip di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
Metode yang digunakan adalah metode kualitatif. Pengumpulan data
dilakukan melalui: (1) wawancara dengan informan yang dipilih secara purposive
sapling; (2) observasi; (3) studi kepustakaan melalui berbagai literatur dan dokumen
yang berkaitan dengan masalah penelitian.
Hasil penelitian mengungkapkan bahwa evaluasi penerapan JRA dalam proses
penyusutan arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
khususnya di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In
Aktif memberikan manfaat yaitu memudahkan dalam proses penyusutan arsip dalam
melakukan pengkatagorian arsip, menentukan jangka waktu penyimpanan dan nasib
akhir arsip dan memenuhi kebutuhan organisasi di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip
In Aktif. Selain memberikan manfaat, dalam penerapan JRAnya sudah dikatakan
efektif dalam pengelolaan arsip menjadi lebih baik, terorganisir dan tertata dengan
rapi, tetapi dalam pelaksanannya masih terdapat beberapa kendala diantaranya, masih
terbatasnya sumber daya manusia khusus kearsipan yang berlatar pendidikan ilmu
kearsipan, tidak semua pegawai yang mengerti tentang penerapan JRA karena tidak
semua pegawai yang dibekali pendidikan kearsipan dari diklat, kurangnya sarana dan
prasarana tempat penyimpanan arsip dan kurangnya anggaran dalam proses
penyusutan arsip sehingga membuat lambanya penerapan JRA.
Kata Kunci: Jadwal Retensi Arsip (JRA), Proses Penyusutan Arsip

KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis ucapkan kehadiran Allah SWT yang telah
memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan skripsi
berjudul “Evaluasi Penerapan Jadwal Retensi dalam Proses Penyusutan Arsip di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat”. Skripsi ini disusun
sebagai salah satu syarat kelengkapan studi untuk menyelesaikan Program Sarjana
Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, Penulis mendapatkan bantuan dan
bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini pertama sekali
Penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada ayah dan ibu yang telah
memberikan kasih sayang dan perhatian, doa, materil, motivasi dan dukungan
sehingga Penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulis juga mengucapkan terima
kasih kepada abang yoppi, kak fela, adek Chasia dan Uda Jefri Akbar yang juga telah
ikut serta memberikan semangat kepada Penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Penulisan skripsi ini dapat selesai berkat adanya bimbingan, arahan dan
bantuan dari berbagai pihak, sebagai rasa hormat, perkenakan Penulis menyampaikan
rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dengan ketulusan hati kepada :
1. Bapak Dr. Drs. Budi Agustono, MS. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibuk Dr. Irawaty, A. Kahar, M.Pd selaku ketua Departemen Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi sekaligus dosen yang telah banyak memberikan
ii

arahan dan masukan kepada Penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi ini.
3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum., selaku Dosen Pembimbing I yang telah
menyediakan waktu untuk memberikan bimbingan akademis kepada Penulis
dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Dosen Pembimbing II yang telah
banyak memberikan arahan dan masukan kepada Penulis sehingga penulis
dapat menyelesaikan skripsi ini.
5. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si selaku Dosen Penguji I yang telah
memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini
agar lebih baik.
6. Ibu Hotlan Siahaan S.Sos., M.I.Kom selaku Dosen Penguji II yang telah
memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini
agar lebih baik.
7. Seluruh dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah lulus memberikan pengajaran
kepada Penulis selama Penulis menyelesaikan pendidikan.
8. Seluruh Staff Pegawai Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat, khususnya Ibu Syofrina Bahri, SS, Bapak Martinus, SE, Ibu Yeni
Fitria, SE, dan Ibu Dra. Arniati selaku informan, terima kasih waktunya yang
telah membantu dalam memberikan data dan informasi yang dibutuhkan
Penulis.
iii

9. Semua teman-teman angkatan 2015 di Departemen Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan dukungan dan
masukan kepada Penulis.
10. Untuk sahabat-sahabat terbaik sekaligus teman seperjuangan dari awal masa
kuliah ekstensi Bang Bara, Hilda Syaf’aini Harefa, Sutan Dendy, Shinta
Nofita, Rinaldo Marajari, Elpin Zega, Purnama Juniari Butar-Butar, Ariska
Oktavia, Muhammad Fahmi, Suwardoyo dan Afdhal Islami selalu hadir dan
memberikan semangat, dukungan dan kasih sayang, terima kasih untuk
kebersamaan selama ini.
Akhir kata, Penulis juga menyadari masih banyak kesalahan dan kekurangan
dalam penulisan skripsi ini. Untuk itu Penulis mengharapkan kritikan dan saran
yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis juga berharap skripsi
ini dapat berguna bagi pihak yang membutuhkannya, terima kasih.
Medan, Januari 2017
Penulis,
Aditia Novitri
Nim: 150723006
iv

DAFTAR ISI
ABSTRAK .................................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ................................................................................................. ii
DAFTAR ISI ................................................................................................................ v
DAFTAR TABEL ..................................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ viii
DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................................. ix
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang ...................................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................................ 5
1.3 Tujuan Penelitian .......................................................................................... 6
1.4 Manfaat Penelitian ........................................................................................ 6
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ............................................................................ 6
BAB II KAJIAN PUSTAKA ...................................................................................... 7

2.1 Konsep Arsip ....................................................................................................... 7
2.1.1 Pengertian Arsip .................................................................................. 7
2.1.2 Tujuan Arsip ....................................................................................... 8
2.1.3 Fungsi Arsip ........................................................................................ 9
2.1.4 Daur Hidup Arsip .............................................................................. 10
2.1.5 Penilaian Arsip (appraisal) .............................................................. 13
2.1.6 Sistem Kearsipan ............................................................................... 18
2.2 Penyusutan Arsip ........................................................................................ 18
2.2.1 Pengertian Penyusutan Arsip ............................................................. 18
2.2.2 Tujuan Penyusutan Arsip................................................................... 19
2.2.3 Proses Penyusutan Arsip ................................................................... 20
2.2.3.1 Pemindahan Arsip ................................................................. 21
2.2.3.2 Pemusnahan Arsip................................................................. 23
2.2.3.3 Penyerahan Arsip .................................................................. 24
2.3 Jadwal Retensi Arsip ........................................................................................... 24
2.3.1 Pengertian Jadwal Retensi Arsip ....................................................... 24
2.3.2 Tujuan dan Manfaat Jadwal Retensi Arsip ........................................ 26
2.3.3 Fungsi Jadwal Retensi Arsip ............................................................ 27
2.3.4 Prosedur Penyusunan Jadwal Retensi Arsip ..................................... 29
2.4 Penentuan Jangka Simpan Arsip ................................................................. 30
2.5 Dasar Hukum Penyusutan Arsip .................................................................. 31

2.6 Sistematika dan Proses Penerapan Jadwal Retensi Arsip ............................ 34
BAB III METODE PENELITIAN .......................................................................... 37

3.1 Jenis Penelitian ................................................................................................... 37
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................................ 37
3.3 Informan Penelitian .................................................................................... 37
3.4 Data dan Sumber Data ................................................................................ 39
3.5 Teknik Pengumpulan Data ......................................................................... 39
3.6 Teknik Analisis Data .................................................................................. 41
3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data .......................................... 42
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................................. 43

4.1 Sejarah Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ..... 43
4.2 Gambaran Umum Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat ......................................................................................... 43
4.3 Sistem Kearsipan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat .......................................................................................... 44
4.4 Organisasi dan Tugas Kearsipan Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat .......................................................... 46
4.5 Analisis Data ............................................................................................ 49
4.5.1 Profil Informan ................................................................................. 49
4.5.2 Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat ................................................................... 50
4.5.3 Proses Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ................................................. 56
4.5.4 Manfaat Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ........................................... 63
4.5.5 Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan
4.5.6 Kendala Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan
4.6 Rangkuman Hasil Penelitian ..................................................................... 74
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................... 79

5.1 Kesimpulan ............................................................................................... 79
5.2 Saran .......................................................................................................... 80
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 82

LAMPIRAN ............................................................................................................... 85
vi

DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Keterangan Informan .................................................................................. 39
Tabel 4.1 Profil Informan............................................................................................ 49
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian ....................................................................... 75
vii

DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Model Siklus Hidup Arsip....................................................................... 10
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Unit Kearsipan Badan Perpustakaan dan

Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ........................................................ 48
Gambar 4.2 Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan
Pejabat Negara ........................................................................................ 51
Gambar 4.3 Bentuk Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ................ 54
Gambar 4.4 Bentuk Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip
In Aktif Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat .. 55
Gambar 4.5 Tempat Penyimpanan Arsip Aktif .......................................................... 58
Gambar 4.6 Tempat Penyimpanan Arsip In Aktif ...................................................... 59
Gambar 4.7 Berita Acara Pemindahan Arsip In Aktif ................................................ 60
Gambar 4.8 Tempat Penyimpanan Arsip Permanen ................................................... 61
Gambar 4.9 Daftar Pertelaan Usul Musnah Arsip ...................................................... 62
Gambar 4.10 Daftar Pencarian Usul Simpan Arsip .................................................... 62
viii

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Kearsipan

Provinsi Sumatera Barat Tahun 2016 .................................................... 85
Lampiran 2 Pedoman Wawancara .............................................................................. 86
Lampiran 3 Hasil Wawancara ..................................................................................... 88
Lampiran 4 balasan surat izin penelitian..................................................................... 99
ix

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Arsip tercipta sebagai akibat dari proses kegiatan atau aktivitas yang
berlangsung di dalam suatu lembaga organisasi, baik lembaga organisasi swasta
maupun lembaga organisasi pemerintah. Umumnya pada setiap lembaga
organisasi, arsip akan tercipta terus-menerus sehingga harus dijaga keberadaanya
baik dari segi fisik maupun informasinya. Permasalahan yang sering kali dihadapi
oleh setiap lembaga organisasi adalah bertambahnya arsip secara bertahap dari
waktu ke waktu, sehingga setiap lembaga organisasi harus memerlukan
pengelolaan kearsipan yang baik. Pengelolaan kearsipan mempunyai peranan
yang sangat penting dalam suatu organisasi, meskipun pengelolaan kearsipan
sangat berperan penting, sampai saat ini masih banyak lembaga organisasi belum
melakukan pengelolaan kearsipan dengan baik.
Bahkan masih banyak yang beranggapan bahwa pekerjaan bidang
kearsipan kurang menarik, sehingga petugas kearsipan dilaksanakan oleh orang-
orang yang tidak sesuai dengan latar belakang bidang ilmunya dan
kemampuannya. Jika ditinjau lebih dalam pekerjaan kearsipan ini membutuhkan
petugas yang profesional dibidang arsip sehingga arsiparis mengetahui tentang
seluk beluk sistem kearsipan sampai pengelolaan kearsipan. Pada dasarnya
pengelolaan kearsipan merupakan kegiatan penyelamatan arsip yang meliputi
penyimpanan, perawatan, pemeliharaan, pengamanan, penyusutan, dan
pemusnahan arsip, dari segala kegiatan tersebut penyusutan arsip merupakan salah
10

satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak
bernilai guna.
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012 sebagai
pelaksanaan UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, dalam pasal 53 ayat 3
dijelaskan dalam rangka melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, perguruan tinggi
swasta, perusahaan swasta, organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan
harus memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA). Arsip yang benar-benar sudah tidak
bernilai guna dapat disusutkan berdasarkan daftar JRA melalui prosedur dan tata
cara yang jelas dan sah. Hanya arsip yang masih bernilai guna saja perlu disimpan
dan dirawat sebaik-baiknya. Peningkatan jumlah arsip, baik yang diciptakan
maupun yang diterima, akan menimbulkan berbagai problema bila tidak
diimbangi dengan penyusutan dan pemusnahan. Untuk dapat melakukan
penyusutan dan pemusnahan diperlukan adanya JRA.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan (BPA) Provinsi Sumatera Barat
merupakan Lembaga Teknis Daerah yang berbentuk Badan yang berada dibawah
dan bertanggungjawab kepada Gurbernur Sumatera Barat melalui Sekretaris
Daerah, oleh karena itu BPA Provinsi Sumatera Barat disamping mempunyai
tugas pokok dan fungsi melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan
daerah bidang perpustakaan dan kearsipan juga merumuskan kebijakan teknis,
penyelenggaraan urusan pemerintah dan pelayanan umum, pembinaan dan
fasilitasi lingkup Provinsi dan Kabupaten atau Kota, pelaksanaan kesekretariatan
Badan, dan pelaksanaan tugas di bidang tata kelola penyelenggaraan perpustakaan
11

dan kearsipan dalam upaya mewujudkan kepemerintahan yang baik “Good
Governance”, serta menyelenggarakan urusan perpustakaan dan kearsipan daerah.
BPA Provinsi Sumatera Barat juga merupakan lembaga kearsipan berbentuk
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang melaksanakan tugas pemerintah
dibidang kearsipan pemerintah daerah provinsi yang berkedudukan di Kota
Provinsi Sumatera Barat.
BPA Provinsi Sumatera Barat bukan hanya sebagai sebuah organisasi
kearsipan bagi lingkungannya sendiri yang membina pengelolaan kearsipan di
unit kerja lingkungan BPA, melainkan sebagai lembaga kearsipan yang membina
pengelolaan kearsipan dan melakukan penilaian serta peninjauan kelapangan
terhadap arsip-arsip yang berada di SKPD yang berjumlah 48 SKPD di bawah
naungan Kantor Gurbernur Provinsi Sumatera Barat yang memiliki jalinan kerja
sama berupa kerja sama dalam proses pengelolaan kearsipan sampai proses
penyusunan JRA, sehingga diperoleh 2 pengkatagorian arsip yaitu arsip aktif dan
arsip inaktif dimana arsip inaktif inilah yang pada akhirnya di serahkan ke BPA
Sesuai dengan Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat no 79 tahun
2005 tentang wajib serah arsip daerah, arsip inaktif ini harus diserahkan kepada
BPA yang berfungsi sebagai pusat arsip untuk diadakan penyusutan guna
menghindari penumpukan arsip di lingkungan BPA maupun SKPD. Dalam proses
penyelenggaraan aktifitas kegiatan kearsipan, BPA Provinsi Sumatera Barat
menciptakan arsip yang jumlahnya tidak sedikit, dimana volume peningkatan
arsip akan bertambah setiap harinya seiring kompleksitas kegiatan yang
12

dilaksanakan. Masalah yang akan muncul diantaranya adalah penumpukan arsip,
kesulitan dalam proses temu kembali, serta melacak keberadaan arsip. Oleh
karena itu, untuk mencapai efektifitas kinerja, efisiensi dana, serta proses temu
kembali maka diperlukan adanya proses penyusutan arsip.
Kewajiban BPA Provinsi Sumatera dalam melaksanakan penyusutan dan
penyelamatan arsip di setiap SKPD dan BPA Provinsi Sumatera Barat merupakan
sebagai bahan bukti penyelenggaraan instansi BPA Provinsi Sumatera Barat.
Namun, dalam melakukan kegiatan proses penyusutan arsip suatu organisasi harus
menilai kembali nilai kegunaan arsipnya dalam menentukan kelompok arsip yang
harus disimpan dalam jangka waktu tertentu, arsip yang disimpan secara
permanen dan arsip yang harus dimusnahkan. Tujuan penyusutan arsip akan
tercapai jika organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip yang
memiliki daftar jangka simpan arsip untuk menetapkan simpan permanen dan
musnahnya arsip. Program ini merupakan suatu pedoman yang disebut dengan
JRA.
JRA merupakan suatu pedoman yang amat penting dalam manajemen
kearsipan di BPA Provinsi Sumatera Barat, karena dapat memberi sumbangan
nyata pada upaya peningkatan efisiensi operasional instansi BPA Provinsi
Sumatera Barat dan memberi proteksi terhadap arsip yang memuat informasi
bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan . Maka JRA sesuai dengan ketentuan
Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip sangat
diperlukan sebagai pedoman penyusutan arsip di instansi BPA Provinsi Sumatera
Barat. JRA juga merupakan pedoman kerja petugas arsip atau arsiparis di BPA
13

Provinsi Sumatera Barat dalam penyusutan arsip-arsip yang secara minimal harus
mencakup jenis arsip, jangka simpan arsip dan keterangan nasib akhir arsip.
Berdasarkan pengamatan peneliti, dalam melakukan proses evaluasi
penerapan JRA oleh BPA Provinsi Sumatera Barat saat ini pelaksanaan penerapan
JRA di BPA Provinsi Sumatera Barat masih terdapat beberapa kendala
diantaranya pada saat melakukan proses penerapan JRA masih terbatasnya
Sumber Daya Manusia (SDM) khusus bidang kearsipan, selain itu kurangnya
pengetahuan SDM yang tersebar di berbagai unit kerja akan JRA karena tidak
berlatar pendidikan ilmu kearsipan dan kurangnya sarana dan prasarana serta
anggaran dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip membuat lambanya
penerapan JRA.
Berdasarkan uraian, maka peneliti mengangkat judul tentang “Evaluasi
Penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Proses Penyusutan Arsip di Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat”.
1.2 Perumusan Masalah Penelitian
Berdasarkan uraian tersebut, maka yang menjadi rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah bagaimanakah evaluasi penerapan Jadwal Retensi Arsip
dalam Proses Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat?
14

1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan penelitian ini adalah untuk
mendeskripsikan evaluasi penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Proses
Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat yang akan diperoleh dalam penelitian ini, antara lain bagi:
1. Peneliti agar dapat memperkaya pengetahuan dan keterampilan dalam
menggunakan Jadwal Retensi Arsip.
2. Bagi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi pihak pengelola arsip di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dalam
melaksanakan penyelamatan arsip, penyusutan arsip, dan menerapkan
Jadwal Retensi Arsip.
3. Bagi peneliti lain, agar bisa dijadikan referensi serta menambah
wawasan mengenai penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam proses
penyusutan arsip pada instansi pemerintahan maupun instansi swasta.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian pada penelitian ini dibatasi oleh proses
penyusunan Jadwal Retensi Arsip, proses penyusutan arsip, proses penerapan
Jadwal Retensi Arsip, dan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat.
15

BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Konsep Arsip
2.1.1 Pengertian Arsip
Arsip di dalam Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 Ayat 2
Tentang Kearsipan menyebutkan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut Barthos (2005, 2) arsip dapat dikatakan sebagai suatu badan
(agency) yang melakukan segala kegiatan pencataan, penanganan, penyimpanan
dan pemeliharaan surat-surat atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting
baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan
maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dalam sistem
tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan sedangkan menurut Amsyah (2003,
2) yang dimaksud dengan arsip adalah semua arsip yang berada di kantor
pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi
lainya.
Dari pengertian arsip tersebut dapat dipahami bahwa arsip adalah naskah-
naskah yang berisikan keterangan atau informasi penting yang dihasilkan oleh
suatu instansi pemerintah dan non pemerintah baik dalam bentuk informasi tulisan

maupun dalam bentuk informasi terekam yang mempunyai arti dan tujuan
tertentu, sebagai bahan informasi, komunikasi dan kegiatan administrasi
organisasi.
2.1.2 Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan (Barthos, 2005, 12).
Menurut Widjaja (1993, 103) memiliki beberapa tujuan arsip sebagai berikut: 1)
menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan; 2) menyiapkan
surat saat diperlukan; 3) mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-
paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
Agar tujuan kearsipan tersebut dapat terlaksana dengan baik diperlukan
berbagai usaha. Berikut adalah usaha yang diperlukan untuk mencapai tujuan
kearsipan menurut Yatimah (2009, 184) yaitu: a) menyempurnakan
penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-baiknya; b) berusaha melengkapi
peralatan atau sarana yang diperlukan; c) menyiapkan tenaga-tenaga dalam bidang
kearsipan yang mempunyai keahlian dan kemampuan para petugas bidang
kearsipan melalui pendidikan dan pelatihan berupa penataran atau kursus; dan d)
memberikan imbalan dan penghargaan kepada para petugas kearsipan.
Dapat diuraikan tujuan arsip secara umum untuk mempermudah temu
kembali arsip atau surat yang berada dalam suatu lembaga pemerintah atau

instansi yang menyimpan berbagai arsip, yang dikelompokkan menurut tata
penyimpanan di lembaga atau instansi masing-masing.
2.1.3 Fungsi Arsip
Amsyah (2003, 2) arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua
golongan , yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi
negara. Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Widjaja (1993, 101-102) menurut fungsinya, arsip dapat dibedakan
menjadi dua bagian, yaitu arsip dinamis dan arsip statis:
Pertama arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan

secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan
kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan
ketatausahaan. Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang
dipakai sebagai kriteria untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip
dinamis dapat dirinci lagi menjadi arsip aktif, arsip semi aktif dan
arsip inaktif: (a) arsip aktif, yatu arsip yang masih dipergunakan
terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit
pengolah dari suatu organisasi atau kantor; (b) arsip semi aktif,
yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun;
(c) arsip inaktif, arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-
menerus, atau frekuensi penggunanya sudah jarang atau hanya
dipergunakan sebagai referensi saja. Kedua arsip statis adalah
arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini tidak
lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut
akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia
(ARNAS).

Dari uraian diatas, dapat dinyatakan arsip menurut fungsinya dibagi
menjadi dua bagian, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Perbedaan dari dua jenis
arsip ini terletak dari frekuensi penggunaan, serta tempat penyimpanan kedua
arsip tergantung bagaimana instansi yang menanganinya.
2.1.4 Daur Hidup Arsip
Untuk dapat melaksanakan manajemen arsip yang baik, kita juga perlu
memahami bagaimana arsip mengalami tahap dari penciptaan sampai
pemusnahan, tahap-tahap ini disebut daur hidup arsip.
Gambar 2.1
Model Siklus Hidup Arsip
Sumber: (Widodo 2009)
Konsep daur hidup arsip selanjutnya menurut Martono (1994, 10-13) dapat
dikelompokkan dalam tiga fase besar yaitu tahap penciptaan, tahap penggunaan
dan pemeliharaan, serta tahap istirahat dan penyusutan.
a. Tahap penciptaan (record creation)
10

Tahap penciptaan merupakan tahap awal dari sebuah rekod. Rekod
diciptakan oleh sebuah organisasi ataupun diterima sebagai akibat dari
kegiatan yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Rekod
yang tercipta tersebut mengandung berbagai data dan informasi. Data dan
informasi ini merupakan cerminan dari kegiatan yang dilakukan oleh
organisasi (Martono, 1994, 10). Dapat dikatakan bahwa rekod merupakan
hasil rekaman kegiatan yang telah dilakukan oleh sebuah organisasi dalam
berbagai bentuk.
b. Tahap penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance)
Pada tahap kedua ini rekod sudah mulai aktif digunakan untuk berbagai
keperluan Pada tahap penggunaan dan pemeliharaan meliputi pengelolaan
surat, sistem penataan dan penyimpanan berkas untuk penyediaan sarana
temu kembali rekod, program dan pemeliharaan rekod vital. Setelah tahap
penciptaan, agar rekod yang tercipta dapat ditemukan kembali bila
diperlukan, maka pada tahap berikutnya organisasi perlu mengembangkan
sistem tertentu. Artinya, jenis rekod baik surat-menyurat atau dokumen
lainya, harus dirancang suatu susunan yang sistematis atau penataan ke
dalam kelompok atau klasifikasi tertentu agar dapat dengan mudah dicari
bila suatu saat diperlukan. Pemeliharaan dan program rekod vital juga,
dirancang untuk mengeliminir rekod yang dianggap vital bagi organisasi
dengan segala metode perlindunganya, sehingga bila terjadi bencana
dalam organisasi rekod yang bersangkutan sudah dapat tempat
penyimpanan yang aman. Program yang telah dikembangkan ini, harus
11

dipelihara agar konsisten dan mudah menjadi bahan rujukan kegiatan
selanjutnya.
c. Tahap istirahat dan penyusutan (retirement and disposal)
Elemen yang terakhir dari tahap manajemen rekod adalah penyusutan yang
meliputi kegiatan survei rekod, penilaian rekod, jadwal retensi arsip,
pemindahan arsip inaktif ke pusat rekod, pemusnahan rekod yang tidak
bernilai guna dan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional. Tahap
penyusutan merupakan tahap akhir dari daur hidup rekod. Rekod dan arsip
yang tercipta, pada suatu saat akan mengalami masa di mana arsip tersebut
akan istirahat, artinya arsip tidak lagi digunakan dalam kegiatan
operasional sehari-hari. Umumnya jenis arsip seperti ini, sangat besar dan
banyak dalam organisasi karena tidak pernah dilakukan survei terhadap
rekodnya. Namun tidak semua arsip dapat disusutkan, karena dari
banyaknya arsip yang tercipta terdapat arsip yang mempunyai nilai
berkelanjutan yang harus dipertahankan oleh sebuah organisasi an oleh
karena itu sebuah organisasi harus melakukan penilaian (Martono, 1994,
19), maka pada tahap ini dilakukan survey arsip dan dinilai berdasarkan
nilai guna arsip yang bersangkutan. Nilai guna ini berdasarkan atas
kepentingan organisasi, bila rekod masih memiliki kegunaan yang
berkelanjutan maka arsip tersebut dipertahankan keberadaanya. Hasi akhir
dari kegiatan survey dan penilaian rekod berdasarkan kepentingan dan
tujuan organisasi kemudian dikembangkan jadwal retensi arsip. Jadwal ini
memuat keterangan isi series berkas rekod yang tercipta dengan jangka
12

waktu simpan baik aktif maupun inaktif dan keterangan musnah atau
transfer ke pusat arsip atau sebagai arsip permanen.
2.1.5 Penilaian arsip (appraisal)
Appraisal atau penilaian merupakan proses evaluasi aktual atau potensial
kuisisi, untuk menentukan arsip memiliki nilai guna penelitian jangka panjang,
untuk menjamin kebutuhan preservasi oleh lembaga kearsipan. Appraisal juga
merupakan proses evaluasi kegiatan bisnis untuk menentukan rekod/arsip yang
mana akan dipertahankan dan berapa lama akan disimpan, untuk memenuhi
kegiatan bisnis, pertanggung jawaban organisasi dan harapan masyarakat karena
nilai guna berkelanjutan.
Untuk menentukan nilai guna rekod/arsip diberikan Surat Edaran Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) SE/02/1983 tentang pedoman umum
untuk menentukan Nilai Guna Arsip. Dalam surat edaran ini diberikan arahan
bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat menentukan
dalam kegiatan penyusutan dan mutlak perlu dilakukan dala tata kearsipan.
Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilah arsip kedalam kategori;
pertama, arsip yang bernilai guna permanen harus terus disimpan; dan kedua,
arsip yang bernilai sementara yang dapat dimusnahkan segera atau dikemudian
hari. Kegunaan arsip sangat bergantung kepada kepentingan dan fungsi
penggunaanya. Nilai guna arsip yaitu didasarkan pada kegunaanya bagi
kepentingan pengguna arsip. Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna
arsip dapat dibedakan menjadi nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
1. Nilai Guna Arsip Primer
13

Nilai guna primer adalah nilai arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Penentuan nilai guna primer
tidak hanya didasarkan kegunaanya dalam menunjang pelaksanaan
kegiatan-kegiatan yang berlangsung, tetapi juga kegunaanya bagi
lembaga/instansi pencipta arsip tersebut di waktu yang akan datang. Nilai
guna primer meliputi:
a. Nilai Guna Administratif : yaitu dokumen/arsip yang isinya merupakan
perwujudan kebijaksanaan, pengaturan dan tindakan pejabat
berdasarkan wewenang dan tanggung jawab karena jabatanya dalam
rangka mencapai tujuan organisasi. Di dalam nilai guna administratif
ini sudah tercakup pula nilai guna organisasi dan manajamen.
Masa berlakunya nilai administratif arsip bergantung dari tujuan dan
kegunaan masing-masing arsip. Arsip tidak lagi memiliki nilai
administratif apabila :
1) Arsip telah selesai peranya dalam menunjang pelaksanaan
kegiatan administratif.
2) Tujuan utama arsip telah terpenuhi.
3) Transaksi masing-masing arsip telah diselesaikan.
4) Arsip disimpan hanya untuk melindungi kesalahan
administrative.
5) Arsip tersedia ditempat lain.
Berlakunya masa arsip berbeda-beda, ada yang memiliki masa yang
panjang, ada pula yang pendek, untuk berkas transaksi biasanya
14

memiliki jangka simpan yang lebih lama. Sedangkan arsip hasil
kegiatan ketatausahaan umumnya memiliki jangka simpan yang lebih
pendek. Dengan demikian untuk menetapkan jangka simpan suatu
arsip harus memperhitungkan nilai guna lainya.
b. Nilai Guna Keuangan : yaitu arsip yang memperlihatkan bagaimana
uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan. Dengan kata lain
arsip-arsip yang mengandung informasi tentang bahan-bahan
pembuktian dibidang keuangan. Arsip yang berisikan kebijaksanaan
dibidang keuangan dengan arsip yang berisikan mengenai transaksi
keuangan hendaknya dipisahkan. Arsip yang memuat kebijaksanaan
dibidang keuangan pada umumnya mempunyai jangka waktu
penyimpanan atau retensi lebih panjang.
c. Nilai Guna Hukum : yaitu arsip yang memuat kepastian hukum, yaitu
kepastian tentang hak dan kewajiban atau sebagai alat bukti atau
sarana hukum lainya yang otentik. Arsip-arsip yang mempunyai nilai
guna hukum antara lain adalah arsip-arsip yang berisikan keputusan
atau ketetapan, perjanjian, bahan-bahan bukti peradilan dan
sebagainya. Jangka waktu penyimpanan arsip-arsip yang bernilai guna
hukum tergantung pada hal atau urusan yang diperiksa. Kegunaanya
akan berakhir apabila urusanya telah selasai, telah kadaluarsa atau oleh
karena ketentuan peraturan perundangan. Nilai hukum akan berakhir
apabila:
1) Tindakan-tindakan hukum telah dilengkapi atau diselesaikan
15

2) Arsip telah menyelesaikan tujuan utamanya
3) Jika hak-hak organisasi telah dilindungi
4) Jika hak-hak individu yang terlibat telah dilindungi
5) Arsip berada ditempat lain
Jika nilai hukum telah terpenuhi tidak berarti kegunaan arsip telah
selesai. Kemungkinan arsip tersebut masih memiliki niali lainya.
d. Nilai Guna Ilmiah : yaitu arsip yang isinya mengandung bahan
informasi yang dapat dipergunakan sebagai obyek penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan. Apabila data tersebut tidak
dimanfaatkan secara langsung atau hasil penelitian tidak diterbitkan,
maka arsip-arsip ini mempunyai jangka waktu penyimpanan atau
retensi yang panjang.
2. Nilai Guna Sekunder
Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan kepentingan umum di
luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaanya sebagai bahan bukti
dan bahan pertanggungjawaban nasional. Yang termasuk nilai guna
sekunder meliputi:
a. Nilai Guna Kebuktian : yaitu arsip tersebut mengandung fakta dan
keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang
bagaimana lembaga/instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur,
fungsi dan kegiatan yang dilaksanakan serta hasil dari kegiatanya
tersebut. Arsip semacam ini diperlukan pemerintah karena dapat
16

digunakan sebagai panduan untuk menyelesaikan masalah-masalah
yang serupa.
b. Nilai Guna Informasional : yaitu ditentukan oleh isi atau informasi
yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan
penelitian dan kesejahteraan tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi
penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda,
fenomena, masalah dan sejenisnya.
c. Nilai Guna Sejarah : yaitu arsip-arsip yang isinya mengadung bahan
informasi tentang kejadian-kejadian atau peristiwa-peristiwa dalam
proses perkembangan penyelenggaraan sebuah lembaga/instansi.
Berdasarkan penilaian arsip tersebut akan menghasilkan dua kategori, yaitu :
a. Arsip penting dan tidak penting.
b. Dapat ditentukan pula apakah sekelompok arsip disimpan permanen atau
sementara dalam arti arsip tersebut dapat dimusnahkan.
Arsip penting : yang dimaksud dengan arsip penting ialah arsip-arsip yang
diperlukan untuk membantu kelancaran pekerjaan suatu organisasi serta
diperlukan untuk kelangsungan hidup organisasi dengan segala usahanya dan jika
arsip-arsip itu hilang akan mempengaruhi jalanya suatu organisasi. Pada
umumnya arsip-arsip ini mempunyai nilai ilmiah dan nilai organisasi.
Arsip tidak penting : ialah arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi
jika urusanya telah selesai, sehingga tak memerlukan pengolahan lagi dan apabila
hilangpun tidak mempengaruhi jalanya organisasi.
17

2.1.6 Sistem Kearsipan
Menurut Quible yang disitir oleh Sukoco (2006, 96) ada tiga sistem
penyimpanan dokumen yang dapat diaplikasikan oleh suatu organisasi, yakni :
a. Sistem penyimpanan terpusat (sentralisasi), dimana dalam sistem sentralisasi,
semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit bawahan yang ingin
menggunakan dokumen dapat menghubungi pusat penyimpanan arsip untuk
dapat menggunakan dokumen sesuai dengan keperluan.
b. Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi,
pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing-masing
unit.
c. Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi masing-
masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri, dibawah kontrol
sistem terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi, tanggungjawab sistem
berada di pundak manajer dokumen atau petugas yang secara operasional
bertanggungjawab atas pengelolaan dan pengarsipan dokumen dalam sebuah
organisasi.
2.2 Penyusutan Arsip
2.2.1 Pengertian Penyusutan Arsip
Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa
penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan. Peraturan tentang Penyusutan Arsip ditetapkan dengan Peraturan
18

Pemerintah No. 28 Tahun 2012 sebagai pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan.
Menurut Sedarmayanti (2008, 202) bahwa tidak semua arsip memiliki
nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan terus menerus,
melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, bahkan dimusnahkan.
Menurut Arsip Nasional Indonesia, penyusutan arsip merupakan kegiatan
pengurangan arsip dengan jalan pemindahan arsip inaktif di Unit Pengolah ke
Unit Kearsipan, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan berlaku,
menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.
Menurut Barthos (2005, 101) yang dimaksud dengan penyusutan arsip
adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a) memindahkan arsip inaktif dari
Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara
atau Badan-Badan Pemerintahan masing-masing; b) memusnahkan arsip sesuai
dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; c) menyerahkan arsip statis oleh Unit
Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Dapat dipahami bahwa penyusutan arsip merupakan upaya untuk
mengurangi jumlah arsip yang tercipta dengan melakukan pengolahan ke Unit
Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan penyerahan arsip statis
ke Arsip Nasional.
2.2.2 Tujuan Penyusutan Arsip
Menurut R.S. Dipobharoto M.A. yang disitir oleh Widjaja (1993, 180-181)
tujuan penyusutan arsip adalah: (1) agar file aktif dapat dipergunakan dengan
baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya records yang kurang diperlukan; (2) agar
19

file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filing dan
findingnya; (3) agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan
bertambahnya record baru; (4) menghemat tempat, biaya, alat, karena record yang
kurang berguna ditempatkan dan tidak menganggu ruang tempat kerja; (5) agar
segera bisa ditentukan nasib record selanjutnya disimpan sebagai arsip, atau
dikirimkan ke Arsip Nasional.
Menurut Martono (1994, 39-40) secara keseluruhan tujuan penyusutan
arsip adalah: a) mendapatkan pengehematan dan efisiensi; b) pendayagunaan arsip
dinamis (aktif dan inaktif); c) memudahkan pengawasan dan pemeliharaan
terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi; d) penyelamatan bahan
bukti kegiatan organisasi. Menurut Sedarmayanti (2008, 128) menjelaskan tujuan
penyusutan arsip adalah untuk: 1) mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas
kerja maupun sebagai referensi; 2) menghemat ruangan, peralatan dan
perlengkapan; 3) mempercepat penemuan kembali arsip; 4) menyelamatkan bahan
bukti pertanggungjawaban pemerintah.
Dapat dinyatakan bahwa semua tujuan di atas akan tercapai apabila setiap
lembaga atau organisasi mempunyai program dan rencana pengurangan arsip yang
tepat. Program yang dimaksud berupa penetapan jangka waktu simpan permanen
dan pemusnahan.
2.2.3 Proses Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan salah satu saranan penting untuk mengatasi
masalah bertumpuknya arsip yang tidak berguna lagi. Arsip-arsip yang tidak
berguna lagi itu perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya
20

tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang
mempunyai nilai guna. Menurut Munadi (2013) Untuk memusnahkan arsip yang
tidak bernilaiguna tidak dapat dilakukan dengan sembarang, tetapi pemusnahan
harus melalui mekanisme yang sesuai dengan ketentuan berlaku, adapun langkah-
langkah proses penyusutan arsip dengan cara: (1) pemindahan arsip; (2)
pemusnahan arsip; (3) penyerahan arsip.
Menurut Barthos (2005, 101) kegiatan penyusutan atau pengurangan arsip
dengan cara: a) memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
dalam lingkungan lembaga Negara; b) memusnahkan arsip sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang berlaku; c) menyerahkan arsip statis oleh Unit
Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Jadi pada dasarnya penyusutan arsip harus mencakup tiga kegiatan, yaitu
pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan (Laksmi, dkk, 2007, 234).
2.2.3.1 Pemindahan arsip
Kegiatan penyusutan arsip yang pertama adalah pemindahan arsip, yaitu
pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center)
berdasarkan JRA secara teratur dan tetap, pelaksanaanya diatur oleh masing-
masing lembaga negara dan badan pemerintahan yang bersangkutan (Laksmi,
dkk, 2007, 234). Tujuan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan
adalah agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya masih sering digunakan
dalam rangka pelaksanaan kegiatan operasional sehari-hari (dinamis aktif) mudah
ditemukan kembali bila diperlukan, sedangkan arsip yang frekuensi
penggunaanya sudah menurun (arsip dinamis inaktif), mungkin hanya satu kali
21

digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah, dengan cara memindahkanya ke
pusat arsip sehingga dapat didayagunakan sebagai referensi atau berbagai
kepentingan. Sasaran lain hendak dituju adalah kedua jenis arsip tersebut tidak
bercampur baur menjadi satu sehingga dapat menyulitkan temu kembali arsipnya.
Menurut Wursanto (1991, 217-218) proses pemindahan arsip dari unit
pengolah ke pusat penyimpanan arsip salah satu prosedurnya adalah dilakukan
penyiangan arsip, dimana ukuran untuk menentukan arsip-arsip yang telah
mencapai masa inaktif apabila frekuensi penggunaannya kurang dari 20 % dan
dapat dimasukkan ke dalam kelompok arsip inaktif dengan memindahkan arsip-
arsip tersebut ke pusat penyimpanan arsip. Persentase tersebut diperoleh dengan
menggunakan rumus yaitu jumlah arsip yang disimpan dibagi dengan jumlah
permintaan arsip dikali dengan 100 %, sedangkan menurut Hadiwardoyo (2002,
3) kriteria arsip dalam proses pemindahan arsip yaitu dengan menghitung
frekuensi penggunaan arsip, misalnya International on Archives (ICA) melihat
bahwa berkas yang sama digunakan kurang dari enam kali dalam satu tahun dapat
dianggap sebagai arsip inaktif sementara Association for Records Manager and
Archivist (ARMA) menentukan kriteria bahwa berkas yang sama digunakan
kurang dari sepuluh kali harus dianggap sebagai arsip semi aktif dan bila kurang
dari delapan kali harus dianggap sebagai arsip inaktif.
Menurut Martono (1994, 61), prosedur pemindahan arsip inaktif ke pusat
arsip dilakukan debagai berikut :
1. Arsip yang akan dipindahkan dicatat pada daftar pertelaan. Pendaftaran
atas dasar berkas. Hal-hal yang perlu didaftar sekurang-kurangnya tentang:
22

nama unit kerja yang memindahkan, judul berkas, tanggal, bulan dan
tahun berkas, bentuk fisik arsip, jumlah yang dinyatakan dengan meter
kubik.
2. Arsip yang dipindahkan harus mendapat persetujuan dari pimpinan unit
kerja.
3. Pemindahan dilaksanakan dengan membuat berita acara pemindahan arsip.
2.2.3.2 Pemusnahan arsip
Kegiatan penyusutan arsip yang kedua adalah pemusnahan arsip, yaitu
menghancurkan bentuk fisik arsip sehingga informasi yang terdapat didalamnya
tak bisa dikenal lagi, yang dapat dimusnahkan adalah arsip yang tidak mempunyai
nilai guna dan telah melampaui jangka simpan (berdasarkan Jadwal Retensi
Arsip). Untuk arsip jangka simpan 10 tahun atau lebih, ditetapkan oleh pimpinan
lembaga negara setelah mendapatkan persetujuan dari ANRI atau Kantor Arsip
Daerah.
Menurut Martono (1994, 62), pemusnahan arsip dilaksanakan dengan
memperhatikan hal-hal berikut:
1. Arsip yang akan dimusnahkan dibuatkan daftarnya.
2. Bagi arsip pemerintah, pemusnahan dapat dilakukan setelah mendapat
persetujuan dari ANRI. Arsip keuangan sebelum dimintakan persetujuan
dari ANRI, terlebih dahulu dimintakan pertimbangan Badan Pemeriksaan
Keuangan. Adapun arsip kepegawaian terlebih dahulu dimintakan
pertimbangan Badan Administrasi Kepegawaian Negara. Pemusnahan
arsip kepegawaian badan pemerintah yang berbentuk BUMN atau badan-
23

badan usaha lainya yang tata kepegawaianya diatur berdasarkan peraturan
perundangan sendiri tidak memelukan pertimbangan BAKN.
3. Usul pemusnahan dilakukan oleh pimpinan organisasi.
4. Pemusnahan dilakukan harus benar-benar hancur sehingga bentuk dan
isinya tidak dikenal lagi.
2.2.3.3 Penyerahan arsip
Kegiatan penyusutan arsip yang ketiga adalah penyerahan arsip, yaitu
menyerahkan arsip bernilai sekunder/bernilai guna sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional tetapi sudah tidak diperlukan untuk
penyelenggaraan administrasi sehari-hari kepada Arsip Nasional Indonesia
(Laksmi, dkk, 2007, 234).
Menurut Martono (1994, 62) prosedur penyerahan arsip dapat dilakukan
melalui prosedur sebagai berikut :
1. Melalui pimpinan instansi disampaikan usulan penyerahan arsip dengan
melampirkan daftar arsip yang akan diserahkan.
2. Jika telah mendapatkan persetujuan Arsip Nasional, penyerahan dapat
dilakukan dengan membuat berita acara penyerahan arsip.
3. Arsip yang diserahkan dalam keadaan teratur disertai dengan sarana
pengendalianya.
2.3 Jadwal Retensi Arsip
2.3.1 Pengertian Jadwal Retensi Arsip
Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
24

penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.
Menurut Fischer (2006, 26) menyatakan bahwa Jadwal Retensi Arsip
adalah komponen penting dari semua program manajemen arsip, karena
mengidentifikasi arsip untuk dikelola serta berapa lama arsip harus dipertahankan
dan Jadwal Retensi Arsip juga merupakan alat utama yang membantu organisasi
dalam pengelolaan arsipnya karena memberikan alasan di balik kebijakan retensi
serta arahan dan bimbingan tentang persyaratan pencatatan lain dan kondisi.
Menurut Widjaja (1993, 120-121) menjelaskan bahwa Jadwal Retensi
Arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok
arsip disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian Jadwal Retensi Arsip adalah
suatu daftar yang menunjukkan: a) lamanya masing-masing arsip disimpan pada
file aktif (unit pengolah) sebelum dipindahkan ke file inaktif (pusat penyimpanan
arsip); b) jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing atau sekelompok
arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional Republik
Indonesia.
Dari beberapa pengertian diatas dapat diuraikan bahwa Jadwal Retensi
Arsip mempunyai unsur-unsur sebagai berikut: suatu daftar yang berisi jangka
simpan arsip, serta nasib akhir apakah suatu arsip musnah atau disimpan
permanen.
25

2.3.2 Tujuan dan Manfaat Jadwal Retensi Arsip
Menurut Widjaja (1993, 121) JRA mempunyai tujuan untuk: a) penyisihan
arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak memiliki jangka waktu simpan
lama; b) penyusutan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi
kepentingan administrasi; c) pemilihan arsip-arsip yang bernilai permanen,
sedangkan menurut Rusadi (2014, 9-10) Penyusunan JRA mempunyai dua tujuan
yaitu pertama, dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan organisasi, dan yang
kedua adalah untuk memenuhi persyaratan hukum.
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (2002, 26) tujuan disusunnya
JRA adalah mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban dan mewujudkan konsistensi dalam penyusutan
sedangkan menurut Penn (1994, 117) Jadwal Retensi Arsip memberikan manfaat
antara lain: a) pengurangan arsip, menghemat waktu dalam penelusuran arsip; b)
menghindari masalah hukum; c) melakukan efisiensi dalam menetapkan arsip
yang sangat penting; d) menghemat tempat, dengan memindahkan arsip yang
tidak digunakan saat ini; dan e) mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai
permanen.
Menurut Myler (2006, 54) JRA memberikan manfaat yaitu: a) kontrol
meningkatkan dan standarisasi; b) memastikan akses yang cepat dan dapat
diperbaiki; c) meningkatkan kemampuan manajemen dalam pengambilan
keputusan; d) memelihara budaya pemenuhan perusahaan; e) menunjukan
akuntabilitas perusahaan; f) menurunkan kewajiban perwakilan; g)
mempersingkat dan mengoptimalkan proses bisnis.
26

Peraturan yang dijadikan dasar dalam penyusunan JRA, yaitu Peraturan
Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Pasal 4 ayat 3: Lembaga-lembaga Negara atau
badan-badan pemerintahan masing-masing wajib memiliki jadwal retensi arsip
berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jadwal
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan. Sedangkan untuk perusahaan atau lembaga atau organisasi swasta
kewajiban membuat jadwal retensi arsip terdapat dalam Undang-Undang Nomor 8
Tahun 1997 Pasal 1 ayat 3: Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan
dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan
nilai kegunaannya sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.
Dari penjelasan tersebut dapat dikatakan bahwa, kewajiban memiliki JRA
adalah merupakan persyaratan hukum baik instansi pemerintahan maupun swasta,
karena baik penyusutan maupun pemusnahan keduanya mengandung akibat
hukum tertentu.
2.3.3 Fungsi Jadwal Retensi Arsip
Menurut Hadiwardoyo (2002, 4) dari aspek kebutuhan pengembangan
budaya kerja, JRA memiliki dua fungsi, yaitu sebagai subsistem manajemen
peningkatan efisiensi operasional instansi dan pelestarian bukti pertanggung
jawaban nasional serta pelestarian informasi pertumbuhan budaya bangsa. Adanya
JRA, menjadikan petugas arsip atau arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat
secara langsung melakukan penyusutan arsip, secara sistematis berdasarkan
pedoman yang sah. Dengan demikian peningkatan kecepatan akumulasi arsip
dapat diimbangi dengan kelancaran peyusutan, sehingga hanya arsip yang bemilai
27

guna sajalah yang disimpan. Menurut Cisco (2008, 4) menyatakan bahwa JRA
terbaru dapat melindungi kepentingan organisasi dan para pemangku kepentingan
dengan memastikan bahwa arsip bisnis resmi disimpan selama mereka dibutuhkan
untuk memenuhi kebutuhan hukum, peraturan, dan operasional dan menyediakan
"pelabuhan yang aman" untuk membuang informasi usang.
Dengan adanya peningkatan jumlah arsip maka permasalahan yang timbul
bukan hanya menyangkut ruang penyimpanan arsip tetapi juga menimbulkan
pemborosan, khususnya untuk biaya penggunaan peralatan, sumber daya
manusia/tenaga kerja, pemeliharaan dan perawatannya serta kesulitan dalam hal
proses temu kembali, karena akan terjadi pencampuran antara arsip yang masih
diperlukan dan yang tidak, dan ini berarti penghematan dan efisiensi tidak
terpenuhi (Sulistyo-Basuki, 2003, 309).
JRA pada prinsipnya tidak berlaku surut artinya hanya untuk arsip yang
tercipta sejak terbit surat Keputusan berlakunya JRA. Sementara itu, sebagai
lembaga yang tumbuh berkelanjutan setiap instansi akan memiliki arsip yang
tercipta sejak sebelum berlakunya JRA. Baik arsip yang tercipta sebelum
berlakunya JRA maupun setelah berlakunya JRA yang semuanya perlu
disusutkan. Berdasarkan kenyataan tersebut, maka dapat dinyatakan:
1. Arsip yang tercipta setelah berlakunya JRA disusutkan berdasarkan JRA
Arsip instansi yang bersangkutan.
2. Arsip yang tercipta sebelum berlakunya JRA disusutkan sesuai dengan
Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 01/SE/1981.
28

3. JRA yang ada dapat digunakan sebagai acuan dalam penyusutan dan
penyusunan Daftar Pertelaan Arsip yang akan disusutkan/dimusnahkan.
4. Penyusutan arsip berdasarkan JRA dapat dilakukan secara sistematis oleh
instansi masing-masing, kecuali arsip tersebut dinyatakan dinilai kembali
atau berjangka simpan 10 tahun/lebih.
5. Pemusnahan arsip sebelum terbit JRA dapat dilakukan hanya setelah
memperoleh persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia,
setelah mendengar pertimbangan pimpinan instansi yang berkepentingan.
2.3.4 Prosedur Penyusunan Jadwal Retensi Arsip
Menurut Mustari (2009, 4.2-4.7) menjelaskan untuk menyusun JRA yang
tepat sehingga dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan
penyusutan arsip terdiri dari tahapan-tahapan yaitu:
Pertama pembentukan tim; kedua survey, menurut Mustari (2009,

4.3-4.4), survei dapat dilakukan menjadi 2 bagian, yaitu: (1)
survei organisasi, survei organisasi merupakan survei
pendahuluan yang dilakukan untuk memahami seluk beluk
organisasi yang akan membuat JRA; 2) survei arsip, survei
organisasi merupakan survei yang bersifat makro sehingga perlu
dilengkapi dengan survei yang lebih bersifat mikro, yaitu survei
terhadap fisik arsip atau jenis arsip. Ketiga metode pendataan,
keputusan tentang informasi yang harus dikumpulkan ditentukan
oleh tujuan pendataan arsip. Jika tujuan pendataan arsip sudah
dilakukan secara jelas, dirumuskan secara tepat, langkah
berikutnya yang harus dikembangkan adalah membuat formulir
pendataan yang berisi sejumlah data yang harus dikumpulkan
untuk masing-masing series. Menurut Betty R. Ricks (dalam
Mustari, 2009, 4.7) Pendataan arsip dapat dilakukan dengan
metode: (1) survei dengan pengiriman kuisioner; (2) survei
lapangan; (3) kombinasi survei kuisioner-lapangan.
Menurut Rusidi (2014, 1) menyusun JRA bukan pekerjaan yang sederhana
dan mudah karena harus melewati beberapa tahapan dan melibatkan berbagai
29

pihak yang terkait. Tahapan penyusunan JRA dimaksud sebagai berikut: (1)
pembentukan tim, yang keanggotaannya berasal dari instansi-instansi terkait yaitu
lembaga kearsipan daerah, instansi pencipta arsip, biro atau bagian hukum,
instansi yang mempunyai fungsi dibidang pengawasan, dan pejabat fungsional
arsiparis; (2) survei, kegiatan survei dalam rangka penyusunan JRA meliputi dua
macam yaitu survei organisasi dan survei arsip; (3) rekapitulasi data; (4)
pembahasan tim; (5) pengesahan.
Dari uraian diatas, dapat diuraikan bahwa dalam prosedur penyusunan
JRA terdiri dari 3 tahapan yaitu pembentukan tim, survei organisasi dan arsip, dan
metode pendataan arsip.
2.4 Penentuan Jangka Simpan Arsip
Penentuan jangka simpan arsip, merupakan bagian terpenting dalam
penyusutan arsip, pada prinsipnya harus mempertimbangkan dua hal yaitu nilai
guna arsip dan pertanggung jawaban hukum dalam penyelenggaraan kehidupan
kenegaraan. Penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat
menentukan dalam kegiatan penyusutan arsip dan perlu dilaksanakan dalam tata
kearsipan. Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilah arsip-arsip ke
dalam dua kategori : 1) arsip yang bernilaiguna permanen yang harus disimpan; 2)
arsip yang bernilaiguna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera
dikemudian hari.
Kegunaan arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaan dan
fungsi penggunaannya. Perubahan ini mempengaruhi pada perubahan nilai arsip
serta masa atau jangka waktu penyimpanannya. Penilaian arsip tidak dapat
30

dilakukan secara mekanis, melainkan diperlukan kemampuan penalaran dan
keahlian untuk menyerap dan menangkap berbagai kegunaan arsip dan fungsi
arsip dalam berbagai kegunaan arsip dan fungsi arsip dalam berbagai kepentingan
penggunaannya baik diwaktu sekarang maupun dimasa datang (Pedoman Tata
Kearsipan LIPI, 2002).
Dari aspek nilai guna, sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor
02/SE/1983, dapat dibedakan antara nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
Semua arsip yang bernilai guna sekunder tersebut dalam prinsipnya adalah arsip
bernilai guna permanen, artinya harus dilestarikan keberadaannya. Untuk arsip
bernilai guna permanen, dapat disimpan secara terus menerus di lembaga pencipta
(creating agency) apabila sudah tidak diperlukan lagi wajib diserahkan kepada
Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip statis.
2.5 Dasar Hukum Penyusutan Arsip
Menurut Hadiwardoyo (2002, 4) bahwasanya setiap upaya penyusutan
arsip harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku di Negara
Republik Indonesia. Dari aspek hukum terdapat tiga hal yang harus
dipertimbangkan, yaitu:
1. Ketentuan yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini dapat
disebutkan antara lain: Undang-undang No. 7 tahun 1971, Undang-undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 47
Ayat 2 : Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga Negara,
pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau BUMD
dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dengan memperhatikan
31

kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan
Negara. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI No. 01/SE/1981 dan No.
02/SE/1983. Meskipun demikian dokumen untuk pengertian arsip
perusahaan, juga perlu diperhatikan Undang-undang No. 8 Tahun 1997.
2. Ketentuan yang mengatur bidang operasional instansi/perusahaan/lembaga
pencipta arsip (creating agency) setiap naskah dinas sebagai unsur pokok
arsip, pada prinsipnya adalah konfidensial. Artinya harus mengikuti
ketentuan hukum yang mengatur keberadaan dan cara kerja
instansi/perusahaan/lembaga pencipta arsipnya. Beberapa produk hukum
tertentu yang menyangkut ketentuan bagaimana suatu naskah dinas itu
harus dikelola untuk menjamin akuntabilitas kegiatannya.
3. Ketentuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain, namun
mengingat cara instansi/perusahaan memperlakukan arsipnya. Dalam hal
ini dapat disebutkan antara lain Kitab Undang-Undang Hukum Dagang
(KUHD), Hukum Pidana, Hukum Perdata, ISO 9000, dan kontrak-kontrak
kerja yang menyangkut hal-hal khusus. Pengertian khusus dihubungkan
dengan teknologi tinggi, operasi inteligen, dan lain-lain.
Penyusutan arsip harus dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang
berlaku. Artinya penyusutan arsip bukanlah hanya sesuatu masalah yang
mendesak, melainkan sebuah kewajiban konstitusional yang harus dilaksanakan
dengan tanggung jawab hukum yang jelas. Harus ada prosedur standar
operasional dalam pelaksanaannya sehingga setiap ketentuan dapat diukur dan
dituntut pertanggungjawabannya.
32

Manajemen arsip pada prinsipnya adalah manajemen naskah dinas dan
bentuk konfidential. Artinya informasi didalamnya hanya boleh diketahui atau
dilihat oleh orang yang memerlukan dan berhak. Karena itu harus ada ketentuan
hukum yang mengatur keterbukaan informasi, sehingga keberadaan Jadwal
Retensi Arsip, pada dasarnya hanya merupakan pedoman kerja bagi para petugas
arsip/arsiparis yang secara fungsional menjadi bagian dari struktur organisasi
pencipta arsipnya. Adanya Jadwal Retensi Arsip, maka petugas arsip/arsiparis di
instansi yang bersangkutan dapat secara langsung melakukan penyusutan arsip
secara sistematis berdasarkan pedoman yang sah. Dengan demikian peningkatan,
kecepatan akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran penyusutan,
sehingga hanya arsip yang masih bernilai guna sajalah yang disimpan. Hal ini
akan bermuara untuk penemuan arsip. Hal penting dari manajamen arsip yang
baik adalah bahwa unit kearsipan menjadi bagian fungsional manajemen instansi
dalam rangka meningkatkan efisiensi operasional.
Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengetahuan adalah fungsi
pelestarian arsip yang bernilai guna sekunder bagi kehidupan kebangsaan. Dengan
adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah dapat dipantau dan dilakukan
langkah penyelamatan bukti pertanggung jawaban nasional dan bukti prestasi
intelektual berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip. Bukti
pertanggung jawaban dan prestasi budaya tersebut bukan saja bermanfaat bagi
kepentingan penelitian sosial, budaya dan sejarah dalam rangka pembentukan
kesadaran jati diri bangsa, melainkan yang terpenting justru memberikan
dukungan data atau informasi dalam perumusan kebijaksanaan sosial.
33

2.6 Sistematika dan Proses Penetapan Jadwal Retensi Arsip
Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979,
suatu JRA setidak-tidaknya harus berisi informasi tentang tiga hal, yaitu jenis
arsip, jangka simpan dan keterangan. Berdasarkan ketentuan tersebut untuk
penentuan model JRA terbuka luas, sesuai kebutuhan instansi asing-masing.
Artinya dapat dilakukan pembuatan lebih rinci, misalnya menyangkut jangka
simpan aktif, inaktif dan lain-lain. Berdasarkan pengalaman teoritis dan praktek di
lapangan, sebuah JRA sangat tepat bila disusun dalam format yang jelas, yaitu
untuk menentukan jangka simpan arsip harus dilihat dari aspek fungsi dan untuk
menentukan nasib akhir harus dilihat dari aspek substansi informasi. Jenis arsip
merupakan susunan arsip dan sebuah seri kegiatan (Record Series), sementara
jangka simpan dibedakan antara, arsip aktif dengan inaktif. Pada kolom
ditempatkan disposisi mengenai nasib akhir bagi setiap seri arsip.
Menurut Diers (1992, 6) menyatakan kebijakan retensi biasanya berasal
dari tiga sumber yaitu: a) undang-undang pemerintah dan arahan badan pengawas;
b) persyaratan hukum diamanatkan oleh penasihat perusahaan; dan c) operasi
organisasi perlu. JRA pada prinsipnya adalah produk hukum untuk menjamin
bahwa penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku,
dengan demikian juga merupakan jaminan akuntabilitas kegiatan atau perusahaan
dan sekaligus perlindungan hukum bagi setiap petugas arsip atau arsiparis yang
melakukan penyusutan arsip di instansi atau perusahaanya masing-masing
(Hadiwardoyo, 2002, 6).
34

Keberadaan JRA sesuai dengan Ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor
34 Tahun 1979, merupakan keharusan bagi setiap instansi Pemerintah atau
Perusahaan Negara. Kehadiran UU Nomor 8 Tahun 1997 tidak merubah esensi
penyusutan arsip, dan bahkan menjadikan penyusutan sebagai komitmen nasional
karena setiap perusahaan wajib menyerahkan arsip statis yang bernilai
pertanggungjawaban nasional ke Badan Arsip. Dengan demikian, diperlukan
kerjasama yang baik dengan Badan Arsip agar penyusutan arsip secara sistematis
dilaksanakan dengan baik oleh setiap instansi atau perusahaan.
Oleh karena itu, JRA adalah sebuah produk hukum, sebuah keputusan
pucuk pimpinan instansi (Menteri, Kepala LPND, Direksi Perusahaan), untuk
menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya telah dilakukan sesuai dengan
kebutuhan hukum yang berlaku. Dengan demikian juga merupakan jaminan
akuntabilitas kegiatan instansi atau perusahaan dan sekaligus perlindungan hukum
bagi petugas arsip atau arsiparis yang melakukan penyusutan arsip di masing-
masing instansi atau perusahaan.
Sedangkan akhir dari JRA ada dua, yakni memusnahkan atau
menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Berdasarkan
pertimbangkan tersebut, maka diperlukan kesepakatan ANRI dengan perancang
JRA, mengingat tiga hal : (ANRI, 1980)
1. Aspek Efisiensi : Dengan adanya JRA yang telah disetujui ANRI, berarti
suatu instansi dapat melakukan penyusutan arsipnya sendiri sesuai
ketentuan JRA.
35

2. Aspek Akuntabilitas : Dengan bekerjasama dengan ANRI memungkinkan
setiap instansi melestarikan arsip statis yang dianggap mewakili
akuntabilitas perannya secara nasional.
3. Aspek Budaya : Dengan adanya peran ANRI dalam perumusan JRA,
berarti setiap instansi dapat menyelamatkan arsip bukti
pertanggungjawaban nasional dan bukti keberadaan/sejarah instansinya
secara otomatis sejak arsip masih aktif.
Secara hukum proses penentuan JRA diatur dalam Peraturan Pemerintah
Nomor 34 Tahun 1979. Secara umum, dapat dikatakan sebagai berikut :
1. Pembuatan JRA adalah kewajiban dan hak sepenuhnya bagi pencipta
arsip.
2. Perumusan rancangan JRA instansi disusun oleh suatu Tim yang dibentuk
oleh pimpinan instansi atau perusahaan.
3. Arsip Nasional Republik Indonesia dapat ditempatkan sebagai konsultan
atau narasumber perumusan JRA instansi atau perusahaan.
4. Rancangan JRA harus diajukan kepada Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) untuk memperoleh persetujuan. Dalam hal mengenai
arsip Keuangan perlu dipertimbangkan pendapatnya Ketua BPK, dan
Ketua BKN untuk arsip kepegawaian, serta Menteri Dalam Negeri untuk
Arsip Pemerintahan Daerah.
5. Pimpinan instansi atau Direksi Perusahaan menetapkan Keputusan
berlakunya JRA dilingkungan instansinya setelah memperoleh persetujuan
kepala ANRI.
36

BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Metode penelitian adalah cara yang digunakan oleh peneliti dalam
mengumpulkan data penelitiannya, seperti wawancara, observasi, tes maupun
dokumentasi (Arikunto, 2002, 136) sedangkan menurut Subagyo (2006, 2)
“metode penelitian merupakan suatu cara atau jalan untuk memperoleh kembali
pemecahan terhadap segala permasalahan”.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian
kualitatif. Penelitian kualitatif ialah prosedur penelitian yang menghasilkan data
deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang
diamati (Bodgan dan Taylor yang disitir oleh Basrowi dan Suwandi, 2008, 21)
sedangkan tujuan dari penelitian kualitatif menurut Sulistyo-Basuki (2010, 78)
ialah bertujuan untuk memperoleh gambaran seutuhnya mengenai suatu hal
menurut pandangan manusia yang diteliti.
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat yang beralamat di Jl. Pramuka V. No.2 Khatib Sulaiman
Padang, Sumatera Barat. Waktu pengambilan data dilakukan pada bulan Agustus
2016.
3.3 Informan Penelitian
Dalam penelitian kualitatif, hal yang menjadi bahan pertimbangan utama
dalam pengumpulan data adalah pemilihan informan. Dalam penelitian kualitatif
37

tidak digunakan istilah populasi. Teknik sampling yang digunakan oleh peneliti
adalah purposive sample.
Purposive sample adalah teknik penentuan sampel dengan pertimbangan
tertentu (Sugiyono, 2009, 85). Selanjutnya Arikunto (2010, 183) pemilihan
sampel secara purposive pada penelitian ini akan berpedoman pada syarat-syarat
yang harus dipenuhi sebagai berikut :
a. Pengambilan sampel harus didasarkan atas ciri-ciri, sifat-sifat atau
karakteristik tertentu, yang merupakan ciri-ciri pokok populasi.
b. Subjek yang diambil sebagai sampel benar-benar merupakan subjek yang
paling banyak mengandung ciri-ciri yang terdapat pada populasi (key
subjects).
c. Penentuan karakteristik populasi dilakukan dengan cermat di dalam studi
pendahuluan.
Seperti yang telah disebutkan bahwa pemilihan informan merupakan hal
yang sangat utama sehingga harus dilakukan secara cermat, karena penelitian ini
mengkaji tentang penerapan JRA di BPA Provinsi Sumatera Barat maka peneliti
memutuskan informan dalam penelitian ini berjumlah 4 orang yang merupakan
pengelola arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat, yaitu 2 orang Bidang
Sekretariat, dan 2 orang Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif.
Keterangan dari informan mengenai penerapan Jadwal Retensi Arsip
dalam proses penyusutan arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat menjadi analisis
dalam penilitian ini. Untuk memudahkan analisis data, informan tersebut diberi
nomor kode informan mulai dari I1 hingga I4 :
38

Tabel 3.1
Keterangan Informan
Informan Kode Informan
Bidang Sekretariat I1, I2
Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif I3, I4
3.4 Data dan Sumber Data
Sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata dan tindakan
selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Hasil penelitian
didapatkan melalui dua sumber data, yaitu:
1. Data Primer adalah data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara
yang diperoleh dari narasumber atau informan yang dianggap berpotensi
dalam memberikan informasi yang relevan dan sebenarnya di lapangan.
Sumber data primer pada penelitian ini penulis peroleh dari informan di
BPA Provinsi Sumatera Barat adalah pegawai yang bekerja pada Bidang
Sekretariat, Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif.
2. Data Sekunder adalah merupakan data tambahan atau data pelengkap yang
sifatnya untuk melengkapai data yang sudah ada, seperti: buku-buku
referensi tentang arsip, jurnal dan sebagainya. Data sekunder juga
bersumber pada dokumen, dan studi literatur.
3.5 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengupulan data dala peneliti ini melalui:
39

1) Wawancara
Wawancara adalah proses interaksi yang dilakukan antara dua orang atau
lebih dimana kedua pihak yang terlibat (pewawancara atau interviewer dan
terwawancara atau interviewee) memiliki hak yang sama dalam bertanya dan
menjawab. Keduanya boleh saling memperoleh keterangan untuk tujuan
penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara
dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan
pedoman (guide) wawancara”. (Afrizal 2014, 27).
Maka untuk mengetahui data utama yaitu dengan mewawancarai informan
agar memperoleh data yang akurat dan relevan. Cara yang dilakukan dalam teknik
wawancara ini adalah wawancara terstuktur dengan mengajukan pertanyaan yang
terstuktur kepada informan untuk mendapatkan data mengenai permasalahan yang
sedang diteliti. Pedoman wawancara harus dibuat agar peneliti tetap fokus dan
tidak menyimpang dari masalah yang akan dipertanyakan dengan susunan teori
yang terkait.
2) Observasi
Observasi merupakan pengamatan langsung ke lokasi penelitian di BPA
Provinsi Sumatera Barat yaitu tentang penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam
proses penyusutan arsip.
3) Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan yaitu mengumpulkan data melalui berbagai literatur
dan dokumen yang berkaitan dengan masalah penelitian.
40

3.6 Teknik Analisis Data
Data yang sudah diperoleh dari hasil wawancara berupa jawaban dari
informan akan disortir terlebih dahulu dengan cara membandingkan jawaban dari
informan satu dengan jawaban informan yang lainya untuk mempermudah dalam
analisis data. Analisis data dalam penelitian kualitatif terdiri dari beberapa alur
kegiatan antara lain adalah:
1) Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses memfokuskan dan mengabstraksikan data
menjadi informasi yang bermakna. Menurut Bungin (2007, 70) “reduksi data
dapat diartikan sebagai proses pemilihan, pemusatan perhatian pada
penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data secara kasar yang timbul
dalam catatan-catatan tertulis dilapangan”.
Pada penelitian ini, analisis dilakukan terhadap sebuah kasus yang diteliti.
Peneliti menganalisis hasil wawancara yang telah diungkapkan oleh informan
dengan berpedoman menggunakan beberapa sumber informasi seperti buku,
jurnal dan sebagainya.
2) Penyajian Data
Untuk mempermudah pemahaman terhadap informasi yang besar
jumlahnya, maka dalam penyajian data akan dilakukan penyederhanaan informasi
dengan cara berbentuk teks naratif, tabel dan sebagainya.
3) Verifikasi Data
Tahapan selanjutnya adalah verifikasi dari kegiatan sebelumnya dan
dilanjutkan ke penarikan kesimpulan. Pada tahap ini peneliti akan melakukan
41

proses menginterprestasi data-data yang telah dikumpulkan dengan metode
wawancara serta observasi sambil melakukan pencocokan terhadap kesimpulan
yang akan dibuat.
3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data
Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis
menggunakan metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta
penjelasan lebih lanjut kepada informan. Adapun teknik triangulasi yang
digunakan adalah:
1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara, hasil
observasi dan dokumen pada Padan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data
yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori
telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data
tersebut.
3. Triangulasi Metode
Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode
wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan
metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat wawancara
dilakukan.
42

BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sejarah Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah sebuah
instansi Pembina Perpustakaan dan Kearsipan. Dibentuk berdasarkan Peraturan
Daerah (Perda) Provinsi Sumatera Barat Nomor 3 Tahun 2008 pada 21 Juli 2008
tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Barat.
Peraturan Daerah tersebut keluar menindaklanjuti Peraturan Pemerintah (PP)
Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara
Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Kabupaten/Kota
dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 tentang
Organisasi Perangkat Daerah.
Keberadaan dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat tidak dapat dilepaskan dari Lembaga Perpustakaan dan Lembaga Kearsipan
yang ada di Sumatera Barat. Sebelumnya, lembaga ini merupakan dua lembaga
yang disatukan menjadi satu akibat dikeluarkannya Peraturan Daerah yang
tersebut diatas yaitu Peraturan Pemerintah RI Nomor 38 Tahun 2007 dan
Peraturan Pemerintah RI Nomor 41 Tahun 2007.
4.2 Gambaran Umum Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi

Sumatera Barat
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat (BPA)
Provinsi Sumatera Barat dibentuk sesuai dengan Peraturan Derah Provinsi
Sumatera Barat Nomor 3 Tahun 2008 pada tanggal 21 Juli 2008 tentang
43

Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Barat,
dimana sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 dijelaskan
bahwa BPA Provinsi Sumatera Barat merupakan unsur penunjang Pemerintah
Daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan, dalam pelaksanaan fungsi dan
tugasnya berada dibawah dan tanggungjawab Gurbernur melalui Sekretaris
Daerah.
BPA Provinsi Sumatera Barat dipimpin oleh seorang Kepala Badan dan
Kantor Badan Kearsipan Derah Provinsi Sumatera Barat dipimpin oleh seorang
Kepala Badan saat dikeluarkannya peraturan tersebut maka kedua lembaga
tersebut digabung menjadi satu dengan nama lembaga Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang saat ini dikepalai oleh Bapak Drs. Alwis.
Saat ini BPA Provinsi Sumatera Barat untuk administrasi perkantoran dan
kearsipan berada di Jl. Pramuka V. Nomor 2 Khatib Sulaiman Padang.
4.3 Sistem Kearsipan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi

Sumatera Barat
Kearsipan mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan sebagai alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan
pengendalian setepat-tepatnya. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi
pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip
mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan
untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat
44

menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan
prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Setiap organisasi, baik organisasi pemerintahan dan organisasi swasta
harus menyelenggarakan sistem kearsipan yang baik, dengan demikian sistem
kearsipan mempunyai sejumlah komponen yang saling berinteraksi untuk
mencapai tujuan, dapat dikatakan bahwa kearsipan merupakan suatu sistem
informasi manajemen. Komponen sistem kearsipan meliputi pengolahan data dan
fakta menjadi informasi manajemen, metoda dan evaluasi. Keseluruhan
komponen itu saling berinteraksi dan berhubungan bersama-sama untuk mencapai
tujuan.
Untuk mencapai tujuan tersebut setiap organisasi harus mampu
menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan terdiri dari 3
sistem, sesuai dengan teori menurut Guible yang disitir oleh Sukoco (2006, 96)
mengatakan bahwa ada tiga sistem kearsipan yang dapat diaplikasikan oleh suatu
organisasi yakni: a) sistem penyimpanan terpusat (sentralisasi); b) Sistem
penyimpanan desentralisasi; dan c) sistem penyimpanan kombinasi sentralisasi
dan desentralisasi dimana setiap sistem kearsipan tersebut memilik kelebihan dan
kekurangannya masing-masing.
Sistem kearsipan di BPA Provinsi Sumatera Barat adalah menggunakan
sistem sentralisasi yaitu penyelenggaraan atau penanganan arsip dilakukan dengan
cara dipusatkan kesatu unit di Unit Pengolah Sekretariat Provinsi Sumatera Barat
yang khusus menangani tentang arsip. Sistem ini disebut juga dengan sistem satu
pintu atau one door / gate policy. Dengan sistem sentralisasi ini akan lebih mudah
45

dalam pengendalian dan penelusuran arsip, karena pencatatan penelusurannya,
dan pengiriman arsip dilakukan secara terpusat.
Penerapan sistem kearsipan sentralisasi di Unit Pengolah Sekretariat BPA
Provinsi Sumatera Barat, dalam bidang kebijakan yang mencakup kewenangan,
mengenai :
a. Penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar melalui satu unit
kerja secara terpusat (sentral) di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi
Sumatera Barat.
b. Klasifikasi dan tata cara penyimpanan arsip pemerintahan Provinsi
Sumatera Barat.
c. Pemindahan arsip aktif menjadi arsip in aktif.
d. Penyusunan daftar Jadwal Retensi Arsip BPA Provinsi Sumatera Barat.
4.4 Organisasi dan Tugas Kearsipan Badan Perpustakaan dan Kearsipan

Sesuai dengan kebutuhan organisasi penyelenggara kearsipan di
lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat terdiri dari dua (2) Unit Kearsipan,
masing-masing adalah :
1. Unit Kearsipan I
Unit Kearsipan I adalah Unit Kearsipan tingkat pusat yang berada di BPA
Provinsi Sumatera Barat terdiri dari Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif,
Bidang Pengelolaan Arsip Statis dan Bidang Pemeliharaan dan Pelestarian
Arsip yang merupakan Unit Kearsipan Pusat untuk seluruh Unit Kerja di
lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat dan 48 SKPD. Adapun tugas-
tugasnya yaitu :
46

a. Membina pengelolaan kearsipan di Unit Pengolah BPA Provinsi
Sumatera Barat dan 48 SKPD.
b. Mengelola, menyimpan, dan memelihara arsip in aktif dan arsip statis
di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat dan 48 SKPD.
c. Pembuatan JRA untuk arsip in aktif dari 48 SKPD.
d. Melaksanakan pemusnahan arsip in aktif dari lingkungan BPA
Provinsi Sumatera Barat dan arsip in aktif 48 SKPD yang sudah habis
masa retensinya dengan mempedomani JRA.
e. Penyerahan arsip statis ke ANRI.
f. Melaksanakan pemeliharaan dan pelestarian arsip di lingkungan BPA
Provinsi Sumatera Barat dan 48 SKPD.
Unit-Unit Pengolah yang dilayani oleh Unit Kearsipan I adalah :
a. Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat dan 48 SKPD.
2. Unit Kearsipan II
Unit Kearsipan II adalah Induk Tata Usaha yang berada di sekretariat
BPA Provinsi Sumatera Barat. Adapun tugas-tugasnya yaitu :
a. Pengurusan surat masuk dan surat keluar.
b. Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis.
c. Menyimpan arsip dinamis.
d. Melaksanakan pemilahan arsip dinamis menjadi 2 kategori arsip yaitu
arsip aktif dan arsip in aktif sesuai dengan nilai guna isi informasi pada
arsip dengan mempedomani Peraturan Gurbernur Sumatera Barat
47

Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian
Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara.
e. Melakukan penyusutan dengan memindahkan arsip in aktif ke Unit
Kearsipan I dan pemusnahan arsip dinamis aktif yang sudah tidak
bernilai guna sesuai dengan pedoman JRA yang telah disusun.
Unit-Unit Pengolah yang dilayani oleh Unit Kearsipan II adalah :
a. Kepala Pusat BPA Provinsi Sumatera Barat
b. Bidang-bidang di BPA Provinsi Sumatera Barat
Berikut gambar struktur organisasi Unit Kearsipan di BPA Provinsi
Sumatera Barat :
Unit Kearsipan I
Pusat Arsip BPA
Bidang Bidang Bidang

Pengelolaan Pengelolaan Pemeliharaan dan
Arsip In Aktif Arsip Statis Pelestarian Arsip
Unit Kearsipan II
Induk Tata Usaha Sekretariat
Bidang
Sekretariat
Gambar 4.1
Struktur Organisasi Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera Barat
48

4.5 Analisis Data
4.5.1 Profil Informan
Dalam rangka memperoleh informasi mengenai evaluasi penerapan Jadwal
Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat,
maka peneliti melakukan wawancara. Sesuai dengan tujuan wawancara secara
mendalam yaitu untuk mengumpulkan informasi yang kompleks sebagian besar
berisi pendapat, sikap dan pengalaman pribadi (Sulistyo-Basuki, 2006, 173).
Tabel 4.1
Profil Informan
Informan Bidang Jabatan Latar Belakang

Pendidikan
I1 Sekretariat Kasubbag Umum dan S1 Manajemen
Kepegawaian
I2 Sekretariat Staf Fungsional Arsiparis S1 Sastra Inggris
I3 Pengelolaan Arsip Kasubbid Penyimpanan S1 Manajemen

In Aktif dan Pengolahan Arsip In
Aktif
I4 Pengelolaan Arsip Kasubbid Pengawasan S1 Administrasi

In Aktif Kearsipan Negara
Dari tabel 4.1 di atas dapat dilihat bahwa tidak ada seorangpun dari
informan yang berlatar pendidikan ilmu kearsipan. Hampir semua mendapatkan
Diklat atau pelatihan kearsipan yang diadakan oleh Internal di BPA Provinsi
Sumatera Barat maupun dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Menurut Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dalam
pasal 1 ayat 10 menjelaskan bahwa arsiparis adalah seseorang yang memiliki
kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau
49

pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung
jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
4.5.2 Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi

Sumatera Barat
Jadwal Retensi Arsip merupakan salah satu program manajemen arsip
dinamis yang dijadikan pedoman oleh setiap organisasi baik organisasi
pemerintahan ataupun organisasi swasta dalam melakukan penyusutan arsip.
Jadwal Retensi Arsip berbentuk tabel yang berisikan daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan.
Dengan demikian Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang menunjukkan :
a) lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (Unit Pengolah) sebelum
dipindahkan ke file in aktif (Unit Kearsipan); b) jangka waktu penyimpanan
masing-masing arsip baik arsip aktif dan arsip in aktif sebelum dimusnahkan
ataupun dipindahkan ke ANRI; dan c) sebagai dasar hukum untuk menyimpan
arsip, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna atau sebagai dasar hukum
penyusutan arsip.
Di dalam bidang kearsipan Jadwal Retensi Arsip merupakan salah satu
sub sistem dari pada sistem kearsipan secara keseluruhan dengan demikian adanya
Jadwal Retensi Arsip akan memudahkan dalam proses penyusutan arsip di setiap
organisasi. Oleh karena itu Jadwal Retensi Arsip harus dimiliki oleh setiap Badan
Pemerintahan sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012
sebagai pelaksanaan Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, dalam pasal 53 ayat 3 menjelaskan dalam rangka melaksanakan
penyusutan dan penyelamatan arsip dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
50

berbangsa dan bernegara, perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi
politik dan organisasi kemasyarakatan harus memiliki Jadwal Retensi Arsip.
BPA Provinsi Sumatera Barat saat ini dalam melakukan proses penyusutan
arsip di bagian Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip
In Aktif sudah berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip di
BPA Provinsi Sumatera Barat disusun oleh Unit Pengolah Sekretariat dan Unit
Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif dengan berpedoman kepada Peraturan
Gurbernur Sumatera Barat Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip
Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara untuk menyelenggarakan
penertiban dan penyempurnaan tata kearsipan dinamis secara keseluruhan di BPA
Berikut gambar pedoman Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai
Negeri Sipil dan Pejabat Negara di BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.2
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara
51

Dari hasil penelitian yang ditemui oleh peneliti dengan 2 orang informan
di Unit Pengolah Sekretariat dan 2 orang informan di Unit Kearsipan Pengelolaan
Arsip In Aktif di BPA Provinsi Sumatera Barat menerangkan tentang proses
penyusunan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan di Unit
Kearsipan PengelolaanArsip In aktif. Berikut hasil wawancara dengan 2 orang
informan tentang proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah
Sekretariat :
I1, I2 : “Proses penyusunan JRA di Unit Pengolah yaitu pertama pembentukan tim
di Unit Pengolah yang terdiri dari 3 orang, kedua melakukan survei
terhadap isi arsip untuk menentukan nilai guna arsip yang berpedoman
kepada Peraturan Gurbernur Sumatera Barat Nomor 26 Tahun 2006
tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan
Pejabat Negara, ketiga melakukan pendataan arsip untuk penentuan jangka
waktu penyimpanan arsip aktif dan in aktifnya yang selanjutnya akan
menentukan nasib akhir arsip tersebut, proses pendataan arsip ini
berbentuk draf mengacu kepada peraturan ANRI tentang bentuk JRA,
kemudian JRA yang telah dibuat oleh Unit Pengolah akan dikirim dan
dikonsultasikan ke ANRI. Setelah disetujui oleh Kepala ANRI maka draf
tersebut akan dikirim kembali ke BPA Provinsi Sumatera Barat yang
selanjutnya akan menjadi Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat,
kemudian draf tersebut diajukan ke Biro Hukum untuk dikonsultasikan,
dirapatkan dan dikoreksi kembali, setelah disetujui oleh Biro hukum maka
52

selanjutnya diajukan ke Kepala Gurbernur Provinsi Sumatera Barat untuk
ditanda tangani”.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Pengolah
Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa tata cara
penyusunan Jadwal Retensi Arsip sebagai berikut :
1. Pembentukan tim di Unit Pengolah yang terdiri dari 3 orang yang kemudian
melakukan survei terhadap isi arsip untuk menentukan nilai guna arsip yang
berpedoman kepada Peraturan Gurbernur Sumatera Barat Nomor 26 Tahun
2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan
Pejabat Negara dan melakukan pendataan arsip untuk penentuan jangka
waktu penyimpanan arsip aktif dan in aktifnya yg selanjutnya akan
menentukan nasib akhir arsip, proses pendataan arsip ini berbentuk draf
mengacu kepada peraturan ANRI tentang bentuk JRA.
2. JRA yang telah dibuat oleh Unit Pengolah akan dikirim dan dikonsultasikan
ke ANRI, setelah disetujui oleh kepala ANRI maka draf tersebut akan dikirim
kembali ke BPA Provinsi Sumatera Barat yang selanjutnya akan menjadi
Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat.
3. Draf tersebut diajukan ke Biro Hukum untuk dikonsultasikan, dirapatkan dan
dikoreksi kembali, setelah disetujui oleh Biro Hukum maka selanjutnya
diajukan ke Kepala Gurbernur Provinsi Sumatera Barat untuk ditanda
tangani.
Berikut gambar bentuk Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun oleh Unit
Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat :
53

Gambar 4.3
Bentuk Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi
Sumatera Barat
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang informan tentang proses
penyusunan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif :
I1, I2 : “Arsip-arsip in aktif dari SKPD yang telah diserahkan ke Unit Kearsipan
BPA Provinsi Sumatera Barat beserta daftar pertelaan arsip dan berita
acara penyerahan arsip in aktifnya maka selanjutnya akan dilakukan
penyusunan JRA oleh tim dari BPA Provinsi Sumatera Barat, yang
kemudian diajukan ke Pemerintah Provinsi Sumatera Barat untuk arsip
dari SKPD, selanjutnya akan dirapatkan dengan SKPD yang terkait
kemudian diserahkan ke Biro Hukum selanjutnya dijadikan Peraturan
Gurbernur Provinsi Sumatera Barat.
Dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di Unit Kearsipan
Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa
tata cara penyusunan Jadwal Retensi Arsip sebagai berikut :
54

1. Arsip-arsip in aktif dari SKPD yang telah diserahkan ke Unit Kearsipan BPA
Provinsi Sumatera Barat beserta daftar pertelaan arsip dan berita acara
penyerahan arsip in aktifnya maka selanjutnya akan dilakukan penyusunan
JRA oleh tim dari BPA Provinsi Sumatera Barat.
2. Mengajukan penyusunan JRA ke Pemerintah Provinsi Sumatera Barat untuk
arsip dari SKPD, selanjutnya akan dirapatkan dengan SKPD yang terkait.
3. Menyerahkan penyusunan JRA ke Biro Hukum untuk dikoreksi, setelah
dikoreksi oleh Biro Hukum selanjutnya dijadikan Peraturan Gurbernur
Berikut gambar bentuk Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun oleh Unit
Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.4
Bentuk Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip
In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat
55

4.5.3 Proses Penyusutan Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Penyusutan arsip merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang
tercipta terhadap arsip-arsip yang memiliki jangka waktu penyimpanannya yang
telah habis. Dengan adanya program penyusutan arsip memungkinkan setiap
organisasi menyingkirkan semua arsip yang tidak memiliki nilai guna untuk di
simpan. Program penyusutan arsip berdasarkan pada suatu pemikiran bahwa
sebagian besar arsip yang telah tercipta tidak perlu disimpan tergantung dari segi
isi informasi yang ada pada arsipnya. Tujuan penyusutan arsip adalah
mendapatkan penghematan dan efisiensi, memudahkan untuk pencarian arsip
yang masih penting, tidak tertumpuknya arsip yang tergolong kedalam arsip
penting dan tidak penting.
Proses penyusutan arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat terdiri dari 3
tahapan diataranya yaitu : a) pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah
Sekretariat ke Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif; b) memusnahkan arsip
yang tidak bernilai guna di Unit Kearsipan; dan c) menyerahkan arsip permanen
ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis yang akan dikelola lagi untuk penyerahan
arsip statis ke ANRI. Sesuai dengan teori Barthos (2005, 101) yang mengatakan
bahwa proses penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan
cara; a) memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; b)
memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku; dan c) menyerahkan
arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI.
Dari hasil penelitian yang ditemui oleh peneliti dengan 2 orang informan
di Unit Pengolah Sekretariat dan 2 orang informan di Unit Kearsipan Pengelolaan
56

Arsip In Aktif di BPA Provinsi Sumatera Barat tentang proses penyusutan arsip di
BPA Provinsi Sumatera Barat dilaksanakan oleh Unit Pengolah Sekretariat dan
Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif. Berikut hasil wawancara dengan 2
orang informan tentang proses penyusutan arsip di Unit Pengolah Sekretariat :
I1 : “Proses penyusutan arsip di Unit Pengolah antara lain melakukan proses
pemindahan arsip ketempat penyimpanan arsip aktif dan tempat
penyimpanan arsip in aktif sesuai dengan pedoman JRA yang telah habis
jangka waktu penyimpanannya maka dilakukan proses pemusnahan.
Menurut pendapat informan 1 (I1) bahwa proses penyusutan arsip di Unit
Pengolah Sekretariat yaitu melakukan penyimpanan terhadap arsip aktif dan arsip
in aktif sesuai dengan pedoman Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun dan
melakukan pemusnahan terhadap arsip yang telah habis masa penyimpanannya,
pendapat informan 1 juga didukung oleh pendapat informan 2 (I2) bahwa proses
penyusutan arsip di Unit Pengolah Sekretariat juga melakukan proses
penyimpanan terhadap arsip aktif dan arsip in aktif ditempat yang berbeda dan
memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif, berikut
hasil wawancaranya :
I2 : “Proses penyusutan arsip di Unit Pengolah yaitu sesuai JRA yang telah
disusun di Unit Pengolah Sekretariat, maka arsip yang telah diolah menjadi
2 kategori arsip aktif dan arsip in aktif akan dilakukan proses penyimpanan
ditempat yang berbeda dan terakhir memindahkan arsip in aktif ke Unit
Kearsipan dengan dibuatkan berita acara pemindahannya”.
57

Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa proses
penyusutan arsip yang dilakukan di Unit Pengolah Sekretariat sebagai berikut :
1. Sesuai Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun di Unit Pengolah Sekretariat
BPA Provinsi Sumatera Barat maka arsip yang telah diolah menjadi 2
kategori arsip aktif dan arsip in aktif akan dilakukan proses penyimpanan
arsip ditempat yang berbeda.
Berikut gambar tempat penyimpanan arsip aktif di Unit Pengolah
Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.5
Tempat Penyimpanan Arsip Aktif
58

2. Terhadap arsip aktif yang telah habis jangka penyimpanannya maka
dilakukan proses pemusnahan arsip aktif di Unit Pengolah.
3. Unit Pengolah melakukan proses penyusutan arsip dengan cara memindahkan
arsip in aktif ke Unit Kearsipan dengan dibuatkan berita acara pemindahan
arsipnya.
Berikut gambar tempat penyimpanan arsip in aktif dan berita acara
pemindahan arsip in aktif ke Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA
Provinsi Sumatera Barat :
Gambar 4.6
Tempat Penyimpanan Arsip In Aktif
59

Gambar 4.7
Berita Acara Pemindahan Arsip In Aktif
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang informan tentang proses
penyusutan arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif :
I1, I2 : “Sesuai dengan JRA yang telah dibuat maka arsip in aktif di di lingkungan
BPA Provinsi Sumatera Barat dan arsip in aktif dari SKPD yang telah
habis masa simpanya akan dilakukan proses nasib akhir dari arsip in aktif
tersebut dipindahkan ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis, disimpan
permanen atau dimusnahkan dengan dibuatkan daftar pertelaan usul
musnah arsip dan berkas arsip yang akan di serahkan ke Bidang
Pengelolaan Arsip Statis maupun ke ANRI di buatkan daftar pencarian usul
simpan arsip”.
60

proses penyusutan arsip yang dilakukan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In
Aktif sebagai berikut :
1. Sesuai dengan JRA yang telah dibuat maka arsip in aktif di lingkungan BPA
Provinsi Sumatera Barat dan arsip in aktif dari SKPD yang telah habis masa
simpanya akan dilakukan proses nasib akhir dari arsip in aktif tersebut
dipindahkan ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis, disimpan permanen atau
dimusnahkan dengan dibuatkan daftar pertelaan usul musnah arsip.
Berikut gambar tempat penyimpanan arsip yang dipermanenkan dan
gambar daftar pertelaan usul musnah arsip:
Gambar 4.8
Tempat Penyimpanan Arsip Permanen
61

Gambar 4.9
Daftar Pertelaan Usul Musnah Arsip
2. Berkas arsip yang akan di serahkan ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis
maupun ke ANRI di buatkan daftar pencarian usul simpan arsip. Berikut
gambar daftar pencarian usul simpan arsip :
Gambar 4.10
Daftar Pencarian Usul Simpan Arsip
62

4.5.4 Manfaat Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan
Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat merupakan suatu
pedoman yang amat penting dalam manajemen kearsipan di BPA Provinsi
Sumatera, yang diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan proses
penyusutan arsip, sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta di
Unit Pengolah dan Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera Barat yang berupa
daftar dan berisi sekurang-kurangnya jenis arsip, retensi, dan nasib akhir arsip.
Sesuai dengan pernyataan Fischer (2006, 26) yang menyatakan bahwa Jadwal
Retensi Arsip adalah komponen penting dari semua program manajemen arsip,
karena mengidentifikasi arsip untuk dikelola serta berapa lama arsip harus
dipertahankan dan Jadwal Retensi Arsip juga merupakan alat utama yang
membantu organisasi dalam pengelolaan arsipnya karena memberikan alasan di
balik kebijakan retensi serta arahan dan bimbingan tentang persyaratan pencatatan
lain dan kondisi.
Dengan disusunnya Jadwal Retensi Arsip disuatu organisasi/lembaga/
instansi baik swasta maupun pemerintah menurut Penn (1994, 117) akan
mendapatkan manfaat antara lain: a) pengurangan arsip, menghemat waktu dalam
penelusuran arsip; b) menghindari masalah hukum; c) melakukan efisiensi dalam
menetapkan arsip yang sangat penting; d) menghemat tempat, dengan
memindahkan arsip yang tidak digunakan saat ini; dan e) mengidentifikasi arsip
yang memiliki nilai permanen. Dari hasil penelitian yang ditemui oleh peneliti
dengan 2 orang informan di Unit Pengolah Sekretariat dan 2 orang informan di
Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif di BPA Provinsi Sumatera Barat
63

mengatakan bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera
Barat memberikan manfaat kepada petugas arsip atau arsiparis di Unit Pengolah
dan Unit Kearsipan di BPA Provinsi Sumatera Barat sebagai pedoman kerja
dalam melakukan pengelolaan kearsipan yang baik di BPA Provinsi Sumatera
Barat.
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang infoman tentang manfaat
penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi
Sumatera Barat adalah :
I1: “Sangat memberikan manfaat karena dengan adanya JRA di Unit Pengolah
dapat memudahkan dalam proses penyusutan arsip untuk menentukan
pengekatagorian arsip arsip aktif dan in aktif, jangka waktu penyimpanan
arsip aktif dan arsip in aktif dan nasib akhir arsip tersebut apakah
dimusnahkan atau disimpan permanen”.
Menurut pendapat Informan 1 (I1) bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip
sangat memberikan manfaat untuk memudahkan dalam proses penyusutan arsip
di Unit Pengolah Sekretariat, pendapat informan 1 juga di dukung oleh pendapat
informan 2 (I2) bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip juga memberikan manfaat
dalam pengelolaan arsip di Unit Pengolah Sekretariat, berikut hasil
wawancaranya:
I2: “JRA sangat bermanfaat di Unit Pengolah karena dengan adanya pedoman
JRA ini akan membantu dalam pengelolaan arsip di Unit Pengolah selain itu
dengan adanya JRA sangat membantu dalam menentukan usia arsip, sehingga
64

tidak terjadi penumpukan-penumpukan arsip yang tidak berguna di Unit
Pengolah”.
Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa penerapan
Jadwal Retensi Arsip sangat memberikan manfaat untuk memudahkan dalam
proses penyusutan arsip untuk menentukan pengkatagorian arsip aktif dan arsip in
aktif, menentukan usia arsip kapan jangka waktu penyimpanan dan nasib akhir
dari arsip aktif dan arsip in aktif apakah dimusnahkan atau disimpan permanen
dan penerapan Jadwal Retensi Arsip juga memberikan manfaat dalam pengelolaan
arsip di Unit Pengolah Sekretariat karena tidak ada lagi penumpukan arsip yang
tidak memiliki nilai guna di Unit Pengolah Sekretariat. Sesuai dengan tujuan
Jadwal Retensi Arsip menurut Widjaja (1993, 121) yaitu penyisihan arsip-arsip
dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak memiliki jangka waktu simpan lama,
penyusutan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi kepentingan
administrasi, dan pemilihan arsip-arsip yang bernilai permanen.
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang infoman tentang manfaat
penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif
BPA Provinsi Sumatera Barat adalah :
I3: “Sangat bermanfaat dalam memenuhi kebutuhan organisasi BPA Provinsi
Sumatera Barat di Unit Kearsipan, manfaatnya antara lain dapat mengurangi
biaya dalam pemeliharaan arsip, meningkatkan efektivitas di dalam
pengelolaan arsip in aktif di Unit Kearsipan, dan menjamin keselamatan arsip
65

in aktif karena penerapan JRA dengan benar akan terhindar dari kemungkinan
pemusnahan arsip yang memiliki nilai berkelanjutan”.
sangat memberikan manfaat dalam memenuhi kebutuhan organisasi BPA Provinsi
Sumatera Barat di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif, pendapat informan
3 sama dengan pendapat informan 4 (I4) bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip
juga memberikan manfaat dalam pengelolaan arsip in aktif menjadi lebih baik di
Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif, berikut kutipan wawancara dengan
Informan 4 (I4) :
I4: “Dengan adanya JRA dapat menghemat ruangan dan dalam pengelolaan arsip
in aktif menjadi lebih baik karena dalam melakukan pemusnahan arsip in aktif
yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat berjalan sesuai dengan program
yaitu sesuai dengan pedoman JRA yang sudah ada”.
penerapan Jadwal Retensi Arsip sangat memberikan manfaat dalam memenuhi
kebutuhan organisasi BPA Provinsi Sumatera Barat di Unit Kearsipan yaitu dapat
mengurangi biaya dalam pemeliharaan arsip, meningkatkan efektivitas di dalam
pengelolaan arsip in aktif di Unit Kearsipan, dan menjamin keselamatan arsip in
aktif dan juga Jadwal Retensi Arsip dapat bermanfaat dalam pengelolaan arsip in
aktif karena dengan adanya pedoman Jadwal Retensi Arsip pengelolaan arsip in
aktif menjadi lebih baik. Sesuai dengan tujuan Jadwal Retensi Arsip oleh ANRI
(2002, 26) yaitu mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, menjamin
66

keselamatan bahan pertanggungjawaban dan mewujudkan konsitensi dalam
penyusutan.
4.5.5 Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan

Penerapan Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat di
gunakan sebagai pedoman dalam proses penyusutan arsip di Unit Pengolah
Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi
Sumatera Barat, supaya dengan adanya penerapan Jadwal Retensi Arsip di BPA
Provinsi Sumatera Barat pengelolaan arsip menjadi lebih baik.
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang infoman tentang penerapan
Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat
adalah :
I1: “Penerapan JRA di Unit Pengolah Sekretariat sudah dikatakan efektif dalam
pengelolaan arsip, karena JRA digunakan sebagai pedoman dalam melakukan
proses penyusutan arsip untuk menetapkan pengkatagorian arsip aktif dan in
aktif, jangka waktu penyimpanan, dan nasib akhir arsip tersebut sehingga
pengelolaan arsip di Unit Pengolah menjadi terorganisir tetapi masih terdapat
kekurangan dalam pelaksanaan penerapan JRA di Unit Pengolah Sekretariat
seperti tidak semua pegawai di Unit Pengolah bisa menggunakan buku
pedoman JRA Peraturan Gurbernur Sumatera Barat, dan masih terbatasnya
SDM yang memiliki latar belakang ilmu kearsipan”.
di Unit Pengolah Sekretariat sudah dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip,
karena Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman dalam proses
67

penyusutan arsip di Unit Pengolah Sekretariat, tetapi dalam pelaksanaan
penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat masih terdapat
kekurangan, pendapat informan 1 juga di dukung oleh pendapat informan 2 (I2)
bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat juga sudah
dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip menjadi lebih baik, tetapi dalam
pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat masih terdapat
kekurangan, berikut hasil wawancaranya :
I2: “Sudah dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip, karena dengan adanya
penerapan JRA pengelolaan arsip di Unit Pengolah Sekretariat sudah menjadi
lebih baik tetapi dalam pelaksanaan penerapan JRA masih terdapat
kekurangan yaitu banyak pegawai yang tidak memiliki latar belakang
pendidikan kearsipan”.
Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa penerapan
Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat sudah dikatakan efektif dalam
pengelolaan arsip menjadi lebih baik dan terorganisir, karena Jadwal Retensi
Arsip digunakan sebagai pedoman dalam proses penyusutan arsip untuk
menetapkan pengkatagorian arsip aktif dan in aktif, jangka waktu penyimpanan,
dan nasib akhir arsip tersebut, tetapi dalam pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip di
Unit Pengolah Sekretariat masih terdapat kekurangan karena masih terbatasnya
SDM khusus bidang kearsipan. Sesuai dengan Undang-undang RI Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan yang menjelaskan bahwa Jadwal Retensi Arsip
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
68

Berikut hasil wawancara dengan 2 orang infoman tentang penerapan
Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif adalah :
I3: “Sudah efektif dalam pengelolaan arsip in aktif, karena dengan adanya
penerapan JRA pengelolaan arsip in aktif di Unit Kearsipan menjadi lebih
terorganisir tetapi dalam pelaksanaanya masih terdapat beberapa kekurangan
diantaranya yaitu masih terbatasnya SDM khusus bidang kearsipan”.
di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif sudah dikatakan efektif dalam
Pengelolaan arsip in aktif, karena dengan adanya penerapan Jadwal Retensi Arsip
di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif pengelolaan arsip in aktif menjadi
terorganisir, tetapi dalam pelaksanaan penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit
Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif masih terdapat kekurangan, pendapat
informan 3 sama dengan pendapat informan 4 (I4) bahwa penerapan Jadwal
Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif juga sudah dikatakan
efektif dalam pengelolaan arsip in aktif menjadi lebih baik dan tertata rapi, tetapi
dalam pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In
Aktif masih terdapat kekurangan, berikut hasil wawancaranya :
I4: “Sudah efektif dalam pengelolaan arsip in aktif, dengan adanya penerapan
JRA di Unit Kearsipan dalam pengelolaan arsip in aktif menjadi lebih baik dan
tertata dengan rapi tetapi dalam pelaksanaannya masih belum optimal karena
tidak semua pegawai di Unit Kearsipan yang memiliki latar belakang ilmu
kearsipan”.
69

Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan
bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In
Aktif sudah dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip in aktif menjadi lebih baik,
terorganisir, dan tertata dengan rapi, tetapi dalam pelaksanaan Jadwal Retensi
Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif masih terdapat kekurangan
karena masih terbatasnya SDM khusus bidang kearsipan dan tidak semua pegawai
berlatar pendidikan kearsipan.
4.5.6 Kendala Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan

Dalam menerapkan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan
Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat
seharusnya telah diterapkan dengan baik karena Jadwal Retensi Arsip merupakan
pedoman dalam proses penyusutan arsip yang memuat jangka waktu
penyimpanan arsip aktif dan in aktif dan nasib akhir dari arsip tersebut apakah
disimpan permanen atau dimusnahkan. Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi
Sumatera Barat telah disetujui oleh ANRI dan telah disahkan melalui Keputusan
Gurbernur Provinsi Sumatera Barat sehingga wajib diterapkan dalam proses
penyusutan arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat. Namun dalam
mengimplementasikan Jadwal Retensi Arsip dalam proses penyusutan arsip di
Unit Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA
Provinsi Sumatera Barat masih terdapat kendala dalam penerapanya.
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang infoman tentang kendala
penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat adalah :
70

I1: “Masih terdapat kendala dalam proses penerapan JRA di Unit Pengolah
Sekretariat yaitu masih terbatasnya SDM yang memiliki latar belakang ilmu
kearsipan karena kebanyakan pegawai hanya dibekali pendidikan kearsipan
dari diklat yang diadakan baik dari instansi dalam di BPA maupun dari
instansi luar seperi ANRI tentang pelatihan JRA”.
Menurut pendapat Informan 1 (I1) bahwa kendala penerapan Jadwal
Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat adalah terbatasnya SDM yang berlatar
pendidikan ilmu kearsipan karena pegawai hanya dibekali pendidikan kearsipan,
pendapat informan 1 juga di dukung oleh pendapat informan 2 (I2) bahwa kendala
penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat adalah tidak semua
pegawai yang mengerti tentang penerapan Jadwal Retensi Arsip karena
terbatasnya SDM khusus kearsipan, berikut hasil wawancaranya :
I2: “Dalam penerapan JRA di Unit Pengolah Sekretariat masih terdapat kendala,
yaitu dari 6 pegawai yang bekerja di Unit Pengolah Sekretariat hanya 3
orang pegawai yang mengerti tentang penerapan JRA karena masih
terbatasnya SDM khusus kearsipan di Unit Pengolah Sekretariat dan tidak
semua pegawai mengerti tentang JRA karena tidak semua pegawai yang
dibekali pendidikan kearsipan dari diklat”.
Sekretariat BPA Provinsi Sumatera Barat dapat dinyatakan bahwa kendala
penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat adalah masih
terbatasnya SDM khusus kearsipan yang berlatar pendidikan ilmu kearsipan dan
dari 6 orang pegawai hanya 3 orang pegawai yang mengerti tentang penerapan
71

Jadwal Retensi Arsip karena tidak semua pegawai dibekali pendidikan kearsipan
dari diklat yang diadakan baik dari instansi dalam di BPA maupun dari instansi
luar seperi ANRI tentang pelatihan JRA. sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI
Nomor 28 Tahun 2012 sebagai pelaksanaan Undang-undang RI Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan, dalam pasal 18 ayat 2 menyebutkan bahwa pendidikan
dan pelatihan kearsipan bertujuan untuk menciptakan sumber daya manusia yang
memenuhi persyaratan kompetensi di bidang kearsipan, sehingga pengembangan
SDM untuk menunjang kegiatan kearsipan dapat dilakukan sesuai dengan
Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dalam pasal 30 ayat
2 dijelaskan lembaga kearsipan nasional melaksanakan pembinaan dan
pengembangan arsiparis melalui upaya: a) pengadaan arsiparis; b) pengembangan
kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelengaraan, pengaturan,
serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan; c) pengaturan peran dan
kedudukan hukum arsiparis; dan d) penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan
profesi untuk sumber daya kearsipan.
Berikut hasil wawancara dengan 2 orang infoman tentang kendala
penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif
adalah :
I3: “Masih terdapat beberapa kendala dalam penerapan JRA di Unit Kearsipan
yaitu diantaranya masih kurangnya SDM khusus bidang kearsipan dan
kurangnya sarana dan prasarana tempat penyimpanan arsip in aktif yang
dapat menghambat penerapan JRA di Unit Kearsipan di BPA Provinsi
Sumatera Barat karena volume arsip yang harus dikerjakan banyak yang
72

berasal dari arsip in aktif dari 48 SKPD dan arsip in aktif dari lingkungan
BPA sendiri”.
Menurut pendapat Informan 3 (I3) bahwa kendala penerapan Jadwal
Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif adalah kurangnya
SDM khusus kearsipan dan kurangnya sarana dan prasarana tempat penyimpanan
arsip in aktif yang dapat menghambat penerapan JRA di unit kearsipan di BPA
Provinsi Sumatera Barat, pendapat informan 3 sama dengan pendapat informan 4
(I4) bahwa kendala penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan
Pengelolaan Arsip In Aktif adalah terbatasnya SDM yang berlatar pendidikan
ilmu kearsipan dan kurangnya anggaran, berikut hasil wawancaranya :
I4 : “Kendala dalam penerapan JRA di Unit Kearsipan yaitu masih terbatasnya
SDM yang memiliki latar belakang pendidikan ilmu kearsipan karena hanya
dibekali pelatihan tentang JRA oleh ANRI selain itu kurang tersedianya
anggaran dalam pelaksanaan penyusutan arsip karena menganggap
anggaran penyusutan bukanlah skala prioritas sehingga membuat lambanya
penerapan JRA”.
kendala penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In
Aktif adalah masih terbatasnya SDM yang berlatar pendidikan ilmu kearsipan,
kurangnya sarana dan prasarana dan kurangnya anggaran dalam proses
penyusutan arsip sehingga membuat lambanya penerapan Jadwal Retensi Arsip.
Hal ini tidak sesuai dengan Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang
73

Kearsipan pasal 32 ayat 1 mengenai sarana dan prasarana yaitu: pencipta arsip dan
lembaga kearsipan menyediakan sarana dan prasarana kearsipan sesuai dengan
standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dimana dengan adanya sarana dan
prasarana yang baik maka sistem kearsipanpun akan berjalan dengan baik,
termasuk dari tempat dan lokasi penyimpanan arsip yang memerlukan perhatian.
Hal ini juga tidak sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 28
Tahun 2012 sebagai pelaksanaan Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, dalam dalam pasal 1 ayat 29 disebutkan bahwa
penyelenggaraan kearsipan adalah seluruh kegiatan meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan
nasional yang harus didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana,
serta sumber daya lainya dan juga di dalam pasal 1 ayat 36 dijelaskan salah satu
sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap kearsipan nasional berupa
pendanaan.
4.5.7 Rangkuman Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan 2 orang informan di Unit
Pengolah Sekretariat dan 2 orang informan di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip
In Aktif, melalui proses analisis data yang menjaga keabsahan data serta
melakukan triangulasi data, maka diperoleh sebuah kategori evaluasi penerapan
JRA dengan sub bagian-bagiannya. Kategori evaluasi penerapan JRA di BPA
Provinsi Sumatera Barat sebagai berikut:
74

Tabel 4.2
Rangkuman Hasil Penelitian
Kategori Evaluasi Penerapan JRA Hasil
Manfaat Penerapan Jadwal Retensi  Memudahkan dalam proses
Arsip penyusutan arsip di Unit Pengolah
Sekretariat.
 Menentukan jangka waktu
penyimpanan, dan nasib akhir arsip
di Unit Pengolah Sekretariat.
 Memenuhi kebutuhan organisasi
BPA Provinsi Sumatera Barat di
Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In
Aktif.
Penerapan Jadwal Retensi Arsip  Sudah dikatakan efektif dalam
pengelolaan arsip menjadi lebih
baik, terorganisir dan tertata dengan
rapi di Unit Pengolah Sekretariat..
 Penerapan Jadwal Retensi Arsip
digunakan sebagai pedoman dalam
proses penyusutan arsip, tetapi
dalam pelaksanaan penerapan
Jadwal Retensi Arsip di Unit
Pengolah Sekretariat dan Unit
75

Kearsipan Pengelolaan Arsip In
Aktif masih terdapat beberapa
kendala.
Kendala Penerapan Jadwal Retensi  Masih terbatasnya sumber daya
Arsip manusia khusus kearsipan yang
berlatar pendidikan ilmu kearsipan.
 Tidak semua pegawai yang mengerti
tentang penerapan Jadwal Retensi
Arsip
 Kurangnya sarana dan prasarana
tempat penyimpanan arsip.
 Kurangnya anggaran dalam proses
penyusutan arsip sehingga membuat
lambanya penerapan Jadwal Retensi
Arsip.
Dari table 4.2 diatas dapat dijelaskan bahwa evaluasi penerapan Jadwal
Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat
Aktif terdiri dari beberapa kategori evaluasi :
1. Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit
Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif memberikan manfaat yaitu
memudahkan dalam proses penyusutan arsip dalam melakukan
76

pengkatagorian arsip ke dalam 2 kategori arsip terdiri dari arsip aktif dan
arsip in aktif, menentukan jangka waktu penyimpanan, dan nasib akhir
akhir arsip sehingga tidak ada lagi penumpukan arsip yang tidak
bernilaiguna di Unit Pengolah Sekretariat dan memenuhi kebutuhan
organisasi BPA Provinsi Sumatera Barat di Unit Kearsipan Pengelolaan
Arsip In Aktif.
2. Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan Unit
Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA Provinsi Sumatera Barat sudah
dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip menjadi lebih baik karena arsip
yang memiliki nilai guna berkelanjutan dapat dengan mudah ditemukan
kembali, pengelolaan arsip menjadi terorganisir karena arsip-arsip yang
tidak penting dapat segera dimusnahkan dan arsip yang penting dapat
disimpan permanen, dan pengelolaan arsip dapat tertata dengan baik
karena arsip yang telah dikategorikan ke dalam 2 kategori arsip yaitu arsip
aktif dan arsip in aktif dapat disimpan ditempat yang berbeda yakninya
arsip aktif disimpan di tempat penyimpanan arsip aktif di Unit Pengolah
Sekretariat dan arsip in aktif disimpan ditempat penyimpanan arsip in aktif
di Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif tetapi dalam pelaksanaan
penerapan Jadwal Retensi Arsip masih terdapat beberapa kendala.
3. Kendala penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah Sekretariat dan
Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif antara lain, masih terbatasnya
sumber daya manusia khusus kearsipan yang berlatar pendidikan ilmu
kearsipan, dapat dilihat dari hasil wawancara dengan 2 orang informan di
77

Unit Pengolah Sekretariat dan 2 orang informan di Unit Kearsipan
Pengelolaan Arsip In Aktif bahwa tidak ada satupun dari mereka yang
berlatar pendidikan ilmu kearsipan, tidak semua pegawai mengerti tentang
penerapan Jadwal Retensi Arsip karena tidak semua pegawai yang
dibekali kearsipan dari diklat, kurangnya sarana dan prasarana tempat
penyimpanan arsip baik arsip aktif dan arsip in aktif dan kurangnya
anggaran dalam proses penyusutan arsip sehingga membuat lambanya
penerapan Jadwal Retensi Arsip.
78

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian maka peneliti mengambil kesimpulan bahwa
evaluasi penerapan Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat
Aktif memberikan manfaat yaitu memudahkan dalam proses penyusutan arsip
dalam melakukan pengkatagorian arsip, menentukan jangka waktu penyimpanan,
dan nasib akhir arsip, sehingga tidak ada lagi penumpukan arsip yang tidak
bernilai guna di Unit Pengolah Sekretariat dan juga memberikan manfaat dalam
memenuhi kebutuhan organisasi BPA Provinsi Sumatera Barat di Unit Kearsipan
Pengelolaan Arsip In Aktif.
Selain memberikan manfaat, penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit
Pengolah Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif BPA
Provinsi Sumatera Barat sudah dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip aktif
dan arsip in aktif menjadi lebih baik, terorganisir, dan tertata dengan rapi, karena
Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman dalam proses penyusutan arsip,
tetapi dalam pelaksanaan penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah
Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif masih terdapat
beberapa kendala.
Kendala dalam penerapan Jadwal Retensi Arsip di Unit Pengolah
Sekretariat dan Unit Kearsipan Pengelolaan Arsip In Aktif antara lain, masih
terbatasnya sumber daya manusia khusus kearsipan yang berlatar pendidikan ilmu
kearsipan, tidak semua pegawai yang mengerti tentang penerapan Jadwal Retensi
79

Arsip karena tidak semua pegawai yang dibekali pendidikan kearsipan dari diklat,
kurangnya sarana dan prasarana tempat penyimpanan arsip dan kurangnya
anggaran dalam proses penyusutan arsip sehingga membuat lambanya penerapan
Jadwal Retensi Arsip.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil wawancara dan kesimpulan di atas maka peneliti
memberikan saran kepada BPA Provinsi Sumatera Barat, yaitu :
1. Meningkatkan sumber daya manusia khusus kearsipan yang memiliki latar
belakang ilmu pendidikan kearsipan dalam upaya memaksimalkan fungsi
BPA Provinsi Sumatera Barat sebagai pengelola arsip di lingkungan BPA
Provinsi Sumatera Barat dan SKPD di Provinsi Sumatera Barat.
2. Dalam pengelolaan arsip khususnya dalam melakukan proses penyusutan
arsip menggunakan Jadwal Retensi Arsip sebaiknya diserahkan kepada
sumber daya manusia yang memiliki latar belakang ilmu pendidikan
kearsipan agar dapat menerapkan Jadwal Retensi Arsip dengan mudah dan
baik.
3. Seringnya diadakan pembinaan kearsipan dalam 1 kali sebulan melalui
pelatihan kearsipan dari diklat yang dilakukan oleh ANRI maupun dari
internal BPA Provinsi Sumatera Barat khususnya pembinaan dalam
pelatihan dan sosialisasi Jadwal Retensi Arsip.
4. Dalam melakukan pengelolaan kearsipan yang baik dan
pengimplementasian Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera
Barat diperlukan perhatian khusus dari pimpinan berupa:
80

a. Penyediaan fasilitas sarana dan prasarana dalam penyimpanan arsip
yang menunjang kegiatan penerapan Jadwal Retensi Arsip di BPA
b. Penyediaan anggaran dalam proses penyusutan arsip sehingga
penerapan Jadwal Retensi Arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat
menjadi lancar.
81

DAFTAR PUSTAKA
Afrizal. 2014. Metode Penelitian Kualitatif: Sebuah Upaya Mendukung Penggunaan

Penelitian Kualitatif dalam Berbagai Disiplin Ilmu. Jakarta: Rajawali Pers.
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Utama
Arikunto, S. 2002. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Rineka

Cipta.
__________. 2010. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Rineka

Cipta.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2002. Penilaian Arsip dan Jadwal Retensi Arsip.
Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Basrowi dan Suwandi. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rineka Cipta.
Bungin, Burhan. 2007. Penelitian Kualitatif; Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan

Publik, dan Ilmu Sosial Lainya. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.
Cisco, Susan, PhD, CRM. “Big Buckets for Simplifying Records Retention
Schedules.” Information Management Journal. (2008).
Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka.
Diers, Fred V. “The Bankruptcy of Records Retention Schedules.” ARMA Records

Management Quarterly, (Apr 1992).
Fischer, Laurie. “Condicition Critical: Developing Records Retention Schedules.”

Information Management Journal, (Jan/Feb 2006).
Hadiwardoyo, Sauki. “Merumuskan Jadwal Retensi Arsip.” Jurnal Suara Badar, No.
4 (2002).
ISO 15489-1. 2001. Information and documentation-Records management part 1 :

General.
82

Laksmi; FuadGani; Budiantoro. 2007. Manajemen perkantoran Modern. Depok:
FBUI.
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. 2002. Pedoman Tata Kearsipan Lembaga

Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Jakarta.
Martono, Boedi. 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen
Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Maulana, M.N. 1996. Adinistrasi Kearsipan. Jakarta: Bhratara.
Munadi. “Pengelolaan Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).”

Jurnal Admisi dan Bisnis, Vol.14 No. 10 (Agustus 2013).
Mustari. 2009. Perancangan Jadwal Retensi Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka.
Myler, Ellie. “The ABC’s of Records Retention Schedule Development.” AIIM - Doc
Magazine. (May/Jun 2006).
Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith. 1994. Record
Management Handbook. Vermont: Ashgate Publish.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan

Arsip
Rusidi. “Pentingnya Jadwal Retensi Arsip dalam Manajemen Kearsipan.” Jurnal

Super Administrator, (Januari 2014).
_____. “Prosedur Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Daerah Provinsi dan
Kabupaten/Kota.” Jurnal Super Administrator, (Januari 2014).
Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung: Mandar Maju.
Subagyo, Joko P. 2006. Metode Penelitian dalam Teori dan Praktek. Jakarta: Rineka
Cipta.
Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Bisnis (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan

(R&D). Bandung: Alfabeta.
Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Surabaya: Erlangga.
83

Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan
Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia.
_____________. 2006. Metode Penelitian. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
_____________. 2010. Metode Penelitian. Jakarta: Penaku.
Surat Edaran Nomor : SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai
Guna Arsip.
Surat Edaran Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai

Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan
Arsip.
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok

Kearsipan.
Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali.
Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran.

Bandung: CV. Pustaka Setia.
84

Lampiran 1
85

Lampiran 2
PEDOMAN WAWANCARA
a. Pertanyaan untuk Bidang Sekretariat untuk mengetahui pengelolaan arsip
dinamis aktif di unit pengolah BPA Provinsi Sumatera Barat :
1. Apakah latar belakang pendidikan Bapak/Ibu/Saudara?
2. Apakah kedudukan Bapak/Ibu/Saudara di BPA Provinsi Sumatera Barat?
3. Apakah Bapak/Ibu/Saudara pernah mendapatkan diklat atau pelatihan
mengenai kearsipan?
4. Sistem apakah yang digunakan oleh BPA Provinsi Sumatera Barat dalam
pengorganisasian arsip di BPA ?
5. Bagaimanakah unit kerja di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat?
6. Bagaimanakah poses penyusunan JRA di Unit Pengolah BPA Provinsi
Sumatera Barat?
7. Apakah poses penyusunan JRA di UnitPengolah BPA Provinsi Sumatera
Barat menggunakan pedoman JRA?
8. Bagaimanakah prosedur penyusutan arsip di Unit Pengolah BPA Provinsi
Sumatera Barat?
9. Bagaimanakah prosedur pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan?
10. Apakah JRA di Unit Pengolah memberikan manfaat? Manfaat apa saja yang
diperoleh pada pengelolaan arsip aktif di unit pengolah?
86

11. Bagaimanakah selama ini penerapan JRA di Unit Pengolah BPA Provinsi
Sumatera Barat? Apakah sudah efektif dalam pengelolaan arsip?
12. Apakah ada kendala dalam penerapan JRA di Unit Pengolah BPA Provinsi
Sumatera Barat?
b. Pertanyaan untuk Bidang Pengelolaan Arsip In aktif untuk mengetahui
pengelolaan arsip in aktif di Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera Barat :
mengenai kearsipan khusus mengenai JRA?
4. Arsip apa sajakah yang disimpan di Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera
Barat?
5. Bagaimanakah proses penyerahan arsip in aktif dari SKPD?
6. Bagaimanakah proses penyusunan JRA untuk arsip in aktif dari SKPD di
Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera Barat?
7. Bagaimanakah proses penyusutan arsip in aktif di Unit Kearsipan?
8. Apakah JRA di Unit Kearsipan memberikan manfaat? Manfaat apa sajakah
yang diperoleh pada pengelolaan arsip in aktif di Unit Kearsipan?
9. Bagaimanakah selama ini penerapan JRA di Unit Kearsipan BPA Provinsi
Sumatera Barat? Apakah pengelolaan arsip in aktif menjadi lebih baik?
10. Apakah ada kendala dalam penerapan JRA di Unit Kearsipan BPA Provinsi
Sumatera Barat?
87

Lampiran 3
HASIL WAWANCARA
Hari/Tanggal : Selasa/06 Desember 2016
Bidang : Sekretariat
I1 : Latar belakang pendidikan bapak adalah tamatan S1 Manajemen.
I2 : Latar belakang pendidikan ibuk adalah tamatan S1 Sastra Inggris.
I1 : Kedudukan bapak di BPA Provinsi Sumatera Barat adalah Kasubbag
Umum dan Kepegawaian.
I2 : Kedudukan ibuk di BPA Provinsi Sumatera Barat adalah Staf Fungsional
Arsiparis.
mengenai kearsipan?
I1 : Pernah diantaranya pelatihan kearsipan dari ANRI dan seminar arsip.
I2 : Pernah diantaranya seminar kearsipan yang dilakukan oleh Internal di BPA
4. Sistem apakah yang digunakan oleh BPA Provinsi Sumatera Barat dalam
pengorganisasian arsip di BPA ?
I1, I2 : Sistem pengorganisasian arsip di BPA Provinsi Sumatera Barat adalah
menggunakan sistem sentralisasi, dimana penanganan arsip dilakukan
88

dengan cara dipusatkan ke satu unit yaitu dibagian unit pengolah di
sekretariat.
5. Bagaimanakah unit kerja di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat?
I1, I2 : Unit kerja di lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat adalah terdiri
dari unit kearsipan 1 yaitu unit kearsipan untuk seluruh unit kerja di
lingkungan BPA dan SKPD dan unit kearsipan II yaitu unit kearsipan
untuk seluruh bidang tata usaha atau unit pengolah di lingkungan BPA
6. Bagaimanakah poses penyusunan JRA di Unit Pengolah BPA Provinsi
Sumatera Barat?
I1, I2 : Proses penyusunan JRA di Unit Pengolah yaitu pertama pembentukan
tim di Unit Pengolah yang terdiri dari 3 orang, kedua melakukan survei
terhadap isi arsip untuk menentukan nilai guna arsip yang berpedoman
kepada Peraturan Gurbernur Sumatera Barat Nomor 26 Tahun 2006
tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan
Pejabat Negara, ketiga melakukan pendataan arsip untuk penentuan
jangka waktu penyimpanan arsip aktif dan in aktifnya yg selanjutnya
akan menentukan nasib akhir arsip tersebut, proses pendataan arsip ini
berbentuk draf mengacu kepada peraturan ANRI tentang bentuk JRA,
kemudian JRA yang telah dibuat oleh Unit Pengolah akan dikirim dan
dikonsultasikan ke ANRI, setelah disetujui oleh kepala ANRI maka
draf tersebut akan dikirim kembali ke BPA Provinsi Sumatera Barat
89

yang selanjutnya akan menjadi Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera
Barat, kemudian draf tersebut diajukan ke Biro Hukum untuk
dikonsultasikan, dirapatkan dan dikoreksi kembali, setelah disetujui
oleh Biro Hukum maka selanjutnya diajukan ke Kepala Gurbernur
Provinsi Sumatera Barat untuk ditanda tangani.
7. Bagaimanakah proses penyusutan arsip di Unit Pengolah BPA Provinsi
Sumatera Barat ?
I1 : Proses penyusutan arsip di Unit Pengolah antara lain melakukan proses
pemindahan arsip ketempat penyimpanan arsip aktif dan tempat
penyimpanan arsip in aktif sesuai dengan pedoman JRA yang telah dibuat
oleh unit pengolah maka selanjutnya terhadap arsip aktif yang telah habis
jangka waktu penyimpanannya maka dilakukan proses pemusnahan.
I2 : Proses penyusutan arsip di Unit Pengolah yaitu sesuai JRA yang telah
disusun di Unit Pengolah Sekretariat maka arsip yang telah diolah
menjadi 2 kategori arsip aktif dan arsip in aktif akan dilakukan proses
penyimpanan ditempat yang berbeda dan memindahkan arsip in aktif ke
Unit Kearsipan dengan dibuatkan berita acara pemindahanya.
8. Apakah dalam proses penyusunan JRA di Unit Pengolah Sekretariat
menggunakan pedoman JRA ?
I1,I2 : Dalam proses penyusunan JRA, Unit Pengolah Sekretariat menggunakan
pedoman kepada Peraturan Gurbernur Sumatera Barat Nomor 26 Tahun
2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil
90

dan Pejabat Negara, sehingga dengan mempedomani JRA tersebut maka
memudahkan pegawai untuk memilah arsip sesuai kategori arsip aktif
dan in aktifnya.
9. Bagaimanakah prosedur pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan?
I1, I2 : Prosedur pemindahannya antara lain pertama malakukan pemeriksaan
untuk mengetahui apakah arsip tersebut sudah benar in aktif, kedua
melakukan pembuatan daftar pertelaan arsip dan ketiga pembuatan
berita acara pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan.
10. Apakah JRA di Unit Pengolah memberikan manfaat? Manfaat apa saja yang
diperoleh pada pengelolaan arsip aktif di Unit Pengolah?
I1 : Sangat memberikan manfaat karena dengan adanya JRA di Unit Pengolah
dapat memudahkan dalam proses penyusutan arsip untuk menentukan
pengekatagorian arsip arsip aktif dan in aktif, jangka waktu penyimpanan
arsip aktif dan arsip in aktif dan nasib akhir arsip tersebut apakah
dimusnahkan atau disimpan permanen.
I2 : JRA sangat bermanfaat di Unit Pengolah karena dengan adanya pedoman
JRA ini akan membantu dalam pengelolaan arsip di Unit Pengolah selain
itu dengan adanya JRA sangat membantu dalam menentukan usia arsip,
sehingga tidak terjadi penumpukan-penumpukan arsip yang tidak berguna
di Unit Pengolah.
91

11. Bagaimanakah selama ini penerapan JRA di Unit Pengolah BPA Provinsi
Sumatera Barat? apakah sudah efektif dalam pengelolaan arsip?
I1 : Penerapan JRA di Unit Pengolah Sekretariat sudah dikatakan efektif dalam
pengelolaan arsip karena JRA digunakan sebagai pedoman dalam
melakukan proses penyusutan arsip untuk menetapkan pengkatagorian
arsip aktif dan in aktif, jangka waktu penyimpanan, dan nasib akhir arsip
tersebut sehingga pengelolaan arsip di unit pengolah menjadi terorganisir
tetapi masih terdapat kekurangan dalam pelaksanaan penerapan JRA di
Unit Pengolah Sekretariat seperti tidak semua pegawai di Unit Pengolah
bisa menggunakan buku pedoman JRA Peraturan Gurbernur Sumatera
Barat, dan masih terbatasnya SDM yang memiliki latar belakang ilmu
kearsipan.
I2 : Sudah dikatakan efektif dalam pengelolaan arsip karena dengan adanya
penerapan JRA pengelolaan arsip di Unit Pengolah Sekretariat sudah
menjadi lebih baik tetapi dalam pelaksanaan penerapan JRA masih terdapat
kekurangan yaitu banyak pegawai yang tidak memiliki latar belakang
pendidikan kearsipan.
12. Apakah ada kendala dalam proses penerapan JRA di Unit Pengolah BPA
Provinsi Sumatera Barat?
I1 : Masih terdapat kendala dalam proses penerapan JRA di Unit Pengolah
Sekretariat yaitu masih terbatasnya SDM yang memiliki latar belakang
ilmu kearsipan karena kebanyakan pegawai hanya dibekali pendidikan
92

kearsipan dari diklat yang diadakan baik dari instansi dalam di BPA
maupun dari instansi luar seperi ANRI tentang pelatihan JRA.
I2 : Dalam penerapan JRA di Unit Pengolah Sekretariat masih terdapat
kendala, yaitu dari 6 pegawai yang bekerja di Unit Pengolah Sekretariat
hanya 3 orang pegawai yang mengerti tentang penerapan JRA karena
masih terbatasnya SDM khusus kearsipan di Unit Pengolah Sekretariat dan
tidak semua pegawai mengerti tentang JRA karena tidak semua pegawai
yang dibekali pendidikan kearsipan dari diklat.
93

HASIL WAWANCARA
Hari/Tanggal : Rabu/07 Desember 2016
Bidang : Pengelolaan Arsip In aktif
I3 : Latar belakang pendidikan ibuk adalah tamatan S1 Manajemen.
I4 : Latar belakang pendidikan ibuk adalah tamatan S1 Administrasi Negara.
I3 : Kedudukan ibuk di BPA Provinsi Sumatera Barat adalah Kasubbid
Penyimpanan dan Pengolahan arsip in aktif.
I4 : Kedudukan ibuk di BPA Provinsi Sumatera Barat adalah Kasubbid
Pengawasan Kearsipan.
mengenai kearsipan khusus mengenai JRA?
I3 : Pernah diantaranya yaitu pelatihan khusus mengenai JRA yang
diselenggarakan oleh ANRI.
I4 : Sudah pernah, yaitu diklat atau pelatihan baik dari ANRI maupun dari
internal BPA Provinsi Sumatera Barat mengenai JRA.
4. Arsip apa sajakah yang disimpan di Unit Kearsipan BPA Provinsi Sumatera
Barat?
I3, I4 : Arsip yang disimpan di Unit Kearsipan adalah arsip in aktif yang berasal
dari lingkungan BPA Provinsi Sumatera Barat dan arsip in aktif yang
berasal dari 48 SKPD.
94

5. Bagaimanakah proses penyerahan arsip in aktif dari SKPD?
I3, I4 : Arsip in aktif yang berasal dari SKPD yang telah ditata dan telah
diberikan daftar pertelaan arsip yang memiliki jangka waktu
penyimpanan maksimal selama 10 th maka diserahkan ke BPA
Provinsi Sumatera Barat dengan menggunakan berita acara
penyerahan arsip in aktif untuk dilakukan proses nasib akhir arsip
apakah dimusnahkan dan disimpan permanen.
6. Bagaimanakah proses penyusunan JRA untuk arsip in aktif dari SKPD di Unit
Kearsipan BPA Provinsi Sumatera Barat?
I3, I4 : Arsip-arsip in aktif dari SKPD yang telah diserahkan ke Unit Kearsipan
BPA Provinsi Sumatera Barat beserta daftar pertelaan arsip dan berita
acara penyerahan arsip in aktifnya maka selanjutnya akan dilakukan
penyusunan JRA oleh tim dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat, yang kemudian diajukan ke Pemerintah
Provinsi Sumatera Barat untuk arsip dari SKPD, selanjutnya akan
dirapatkan dengan SKPD yang terkait kemudian diserahkan ke Biro
Hukum untuk dikoreksi, setelah diskoreksi oleh Biro Hukum
selanjutnya dijadikan Peraturan Gurbernur Provinsi Sumatera Barat.
7. Bagaimanakah proses penyusutan arsip in aktif di Unit Kearsipan?
95

I1, I2 : Sesuai dengan JRA yang telah dibuat maka arsip in aktif di lingkungan
BPA Provinsi Sumatera Barat dan arsip in aktif dari SKPD yang telah
habis masa simpanya akan dilakukan proses nasib akhir dari arsip in
aktif tersebut dipindahkan ke Bidang Pengelolaan Arsip Statis,
disimpan permanen atau dimusnahkan dengan dibuatkan daftar
pertelaan usul musnah arsip dan berkas arsip yang akan diserahkan ke
Bidang Pengelolaan Arsip Statis maupun ke ANRI di buatkan daftar
pencarian usul simpan arsip.
8. Apakah JRA di Unit Kearsipan memberikan manfaat? Manfaat apa sajakah
yang diperoleh pada pengelolaan arsip in aktif di Unit Kearsipan?
I3 : Sangat bermanfaat dalam memenuhi kebutuhan organisasi BPA Provinsi
Sumatera Barat di Unit Kearsipan, manfaatnya antara lain dapat
mengurangi biaya dalam pemeliharaan arsip, meningkatkan efektivitas di
dalam pengelolaan arsip in aktif di Unit Kearsipan, dan menjamin
keselamatan arsip in aktif karena penerapan JRA dengan benar akan
terhindar dari kemungkinan pemusnahan arsip yang memiliki nilai
berkelanjutan.
I4 : Dengan adanya JRA dapat menghemat ruangan dan dalam pengelolaan
arsip in aktif menjadi lebih baik karena dalam melakukan pemusnahan
arsip in aktif yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat berjalan sesuai
dengan program yaitu sesuai dengan pedoman JRA yang sudah ada.
96

9. Bagaimanakah selama ini penerapan JRA di Unit Kearsipan BPA Provinsi
Sumatera Barat? Apakah efektif dalam pengelolaan arsip in aktif?
I3 : Sudah efektif dalam pengelolaan arsip in aktif karena dengan adanya
penerapan JRA pengelolaan arsip in aktif di Unit Kearsipan menjadi lebih
terorganisir tetapi dalam pelaksanaanya masih terdapat beberapa
kekurangan diantaranya yaitu masih terbatasnya SDM khusus bidang
kearsipan.
I4 : Sudah efektif dalam pengelolaan arsip in aktif, dengan adanya penerapan
JRA di Unit Kearsipan dalam pengelolaan arsip in aktif menjadi lebih
baik dan tertata dengan rapi tetapi dalam pelaksanaannya masih belum
optimal karena tidak semua pegawai di Unit Kearsipan yang memiliki
latar belakang ilmu kearsipan.
10. Apakah ada kendala dalam penerapan JRA di Unit Kearsipan BPA Provinsi
Sumatera Barat?
I3 : Masih terdapat beberapa kendala dalam penerapan JRA di Unit Kearsipan
yaitu diantaranya masih kurangnya SDM khusus bidang kearsipan dan
kurangnya sarana dan prasarana tempat penyimpanan arsip in aktif yang
dapat menghambat penerapan JRA di Unit Kearsipan di BPA Provinsi
Sumatera Barat karena volume arsip yang harus dikerjakan banyak yang
berasal dari arsip in aktif dari 48 SKPD dan arsip in aktif dari lingkungan
BPA sendiri.
97

I4 : Kendala dalam penerapan JRA di Unit Kearsipan yaitu masih terbatasnya
SDM yang memiliki latar belakang pendidikan ilmu kearsipan karena
hanya dibekali pelatihan tentang JRA oleh ANRI selain itu kurang
tersedianya anggaran dalam pelaksanaan penyusutan arsip karena
menganggap anggaran penyusutan bukanlah skala prioritas sehingga
membuat lambanya penerapan JRA.
98

Lampiran 4
1. Lampiran balasan surat izin penelitian dari BPA Provinsi Sumatera Barat
99

Universitas Sumatera Utara

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Universitas Sumatera Utara

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

EVALUASI PENERAPAN JADWAL RETENSI ARSIP DALAM

PROSES PENYUSUTAN ARSIP DI BADAN PERPUSTAKAAN

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi

DEPARTEMEN STUDI IMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Judul Skripsi : Evaluasi Penerapan Jadwal Retensi Arsip Dalam Proses

Oleh : Aditia Novitri

Pembimbing I : Ishak, S.S., M.Hum.

Pembimbing II : Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Judul Skripsi : Evaluasi Penerapan Jadwal Retensi Arsip Dalam Proses

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Ketua : Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd.

FAKULTAS ILMU BUDAYA

Ketua : Dr. Budi Agustono, M.S.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Januari 2017

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Penelitian ini dilakukan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi

Kata Kunci: Jadwal Retensi Arsip (JRA), Proses Penyusutan Arsip

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan skripsi

berjudul “Evaluasi Penerapan Jadwal Retensi dalam Proses Penyusutan Arsip di

Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyelesaikan skripsi ini, Penulis mendapatkan bantuan dan

rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dengan ketulusan hati kepada :

Universitas Sumatera Utara.

Perpustakaan dan Informasi sekaligus dosen yang telah banyak memberikan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum., selaku Dosen Pembimbing I yang telah

menyediakan waktu untuk memberikan bimbingan akademis kepada Penulis

dalam menyelesaikan skripsi ini.

banyak memberikan arahan dan masukan kepada Penulis sehingga penulis

dapat menyelesaikan skripsi ini.

memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini

agar lebih baik.

memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini

agar lebih baik.

Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah lulus memberikan pengajaran

kepada Penulis selama Penulis menyelesaikan pendidikan.

8. Seluruh Staff Pegawai Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera

telah membantu dalam memberikan data dan informasi yang dibutuhkan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Informasi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan dukungan dan

masukan kepada Penulis.

Nofita, Rinaldo Marajari, Elpin Zega, Purnama Juniari Butar-Butar, Ariska

memberikan semangat, dukungan dan kasih sayang, terima kasih untuk

kebersamaan selama ini.

ini dapat berguna bagi pihak yang membutuhkannya, terima kasih.

Medan, Januari 2017

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

BAB II KAJIAN PUSTAKA ...................................................................................... 7

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

BAB III METODE PENELITIAN .......................................................................... 37

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................................. 43

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................... 79

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 82

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tabel 3.1 Keterangan Informan .................................................................................. 39

Tabel 4.1 Profil Informan............................................................................................ 49

Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian ....................................................................... 75

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA