KARTIKA SANTI)
Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan,
dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan
disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasi yang disimpan abjad. Huruf abjad yang
digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama
organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini
diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad, seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini
cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana. Filing sistem
abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena:
lebih membantu.
Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali
dokumen. Dalam mencari dokumen, petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan
melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut system langsung
(direct filing system ). Yang dimaksud sistem langsung adalah system langsung menuju
ke filepenyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks.
Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain. Meskipun sistem
penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah, untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat
wilayah tertentu, arsip harus disusun menurut urutan abjad. Jadi, di samping dapat dipakai sebagai
system penyimpanan utama, filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai system penyimpanan
lanjutan.
Apabila filing sis tem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, nama merupakan ciri atau identitas
penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang
bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan
hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden.
File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad.
Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. Berikut ini akan dipaparkan cara
penataan penyimpanan arsip.
1. Guide
Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip
di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam
pencarian huruf/nama yang dibutuhkan.Guide dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua
tipe berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf dan
a. Guide Utama/Guide Primer
Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garis besar. Guide A1 dan B2 pada posisi
pertama merupakan guide utama. Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itu
sangat kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagi file/berkas dalam beberapa
bagian alpabet. Dalam sistem ini, guide sebaiknya menggunakan warna tertentu.
Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalam bagian-bagian yang berbeda. Perangkat
yang paling sederhana adalah 23 atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah
satu huruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengan kombinasi XYZ. Dengan
cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawali huruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok
satu dengan kelompok yang lain. Selain itu, hal ini akan berguna untuk membantu penyimpanan kembali
surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepat dalam suatu bagian.
Setelah mempelajari sistem ini, Anda akan mengetahui bahwa ada beberapa bagian dari alpabet yang
mempunyai lebih banyak sub bagian daripada bagian alpabet yang lain, seperti alpabet B, H, S, dan W.
Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak nama yang dimulai dengan huruf-
huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulai dengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit
frekuensinya sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan subbagian. Guide dilengkapi dengan
huruf yang tercetak pada tab-tab. Tab akan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas
untuk menunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. Selain itu, guide juga berfungsi untuk menjaga
agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditata
serta mudah ditemukan kembali. Oleh karena itu, guide perlu dibuat dari bahan yang tebal dan kaku
sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.
Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat.Guide pembantu
ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di
belakang guide primer. Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan
1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang
banyak;
2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan
ditemukan berdasarkan abjad;
c. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet)
1. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang
sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan
terbaca, guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetap terus berada di tempat
penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.
2. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang
sedang dipinjam atau yang sedang keluar dari tempat penyimpanan. Namun, perbedaannya adalah
bahwa guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan
lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam.
2. Folder
Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara
bersama. Folder harus tepat ukuran, baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan
secara efisien. Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil volume
berkas, biaya penyimpanan, dan tempat penyimpanan. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam
pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. Keti ga jenis folder tersebut adalah:
Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. Jika volume arsip
yang ada dalam folder campuran meningkat, arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.
Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dalam
susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit, berkas individu tidak diperlukan. Folder ini biasanya
memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. Surat/dokumen yang
jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder
individu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan ke dalam folder campuran.
Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri atas
surat-surat khusus dari bagian alpabet. Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan
disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebih dari satu, berkas
Pemeliharaan Folder
Folder perlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumen yang disimpan selalu terjaga baik dari
segi fisik dan informasinya. Ada dua aspek yang diperlu diperhatikan dalam perawatan folder ini, yaitu :
Folder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi dua dengan
menyiapkan folder baru. Muatan isi folder tidak boleh dipaksakan.
Laci yang penuh sesak sebaiknya segera dikurangi isinya. Usahakan mengisi laci
dengan volume muatan folder yang tepat laci tidak boleh terlalu sesak tetapi juga
tidak boleh terlalu longgar).
3. Kata Tangkap dan Label
Istilah kata tangkap (captain) dan label digunakan secara bergantian. Kata, huruf, dan nomor atau
kombinasi ketiganya membangun kata tangkap atau label dalam tabguide dan folder.
a. Label Guide
Guide mempunyai jendela tab sebagai tempat informasi diselipkan. Informasi yang dimasukkan adalah
kata tangkap yang diketik dan diselipkan di dalam jendela tab.Guide primer dan guide pembantu
mempunyai pengaturan kata tangkap yang sama, jika guide primer terdiri atas huruf dan
nomor, guide pembantu juga terdiri atas huruf dan nomor. Tab perlu diberi warna yang berbeda sehingga
tab itu dapat membantu dan mempermudah kita dalam menyimpan dan menemukan posisi suatu arsip.
b. Label Folder
Label folder sebaiknya dibuat dari kertas tempel. Jika label tersebut langsung diketik di atas folder, hal
tersebut akan sangat menyulitkan petugas karena folder akan sulit digulung ke atas pada saat mengetik.
Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip, label juga bisa diberi warna yang
spesifik. Warna yang digunakan adalah warna pastel yang tidak menyilaukan mata yang ditempatkan
secara berselang-seling antara warna yang satu dan warna yang lain. Hal
lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa label sebaiknya dicetak pada kertas agar
Label sebaiknya tidak ditulis tangan, tetapi diketik sehingga hasilnya seragam dan mudah dibaca. Tulisan
tangan biasanya sulit dibaca dan tidak seragam. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan label
adalah hal-hal sebagai berikut.
1) Pengetikan dimulai dengan jarak yang sama dari tepi kiri label, yaitu 2 atau 3 spasi, dan dari tepi atas
1 kait (satu jarak baris kosong);
2) Jika label dibuat ganda, judul diketik setengah bagian bawah dan setengah bagian atas. Setelah itu,
label dilipat ke bawah dan diletakkan pada bagian belakang folder;
3) Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (disebut indexing order) atau dengan
nama sebagaimana yang tertulis (disebut straight order). Bandingkan dua daftar identifikasi nama di
bawah ini. Tunjukkan mana yang lebih mudah untuk dicek penyusunan alfabetisnya.
4) Kata tangkap dapat terdiri atas orang, pada baris pertama, nama kota dan negara pada baris kedua,
atau pada baris pertama nama kota dan negara, pada baris kedua berisi nama jalan atau alamat;
5) Pada saat kita mengindeks sering terjadi berbedaan pendapat tentang tanda baca. Ada pengetik atau
petugas yang senang menghilangkan tanda baca, sementara itu ada petugas atau pengetik yang senang
menggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. Hal ini tidak perlu dijadikan masalah. Yang lebih
penting pada masalah ini adalah konsistensi penggunaannya;
6) Nama boleh diketik dengan huruf kapital semua atau menggunakan huruf kapital hanya pada huruf
pertama dari setiap kata penting;
7) Untuk menghemat ruang sebaiknya digunakan block style (bentuk lurus penuh);
8) Label sebaiknya ditempel pada tab karena cara ini lebih mudah dilakukan;
9) Ketika folder-baru disiapkan, sebaiknya Anda berhati-hati untuk menempatkan label dan format
pengetikan yang tepat. Folder-baru mungkin diperlukan apabila
c arsip untuk satu nama/perusahaan sudah berlebih isinya dan memungkinkan untuk dibuatkan folder
tambahan;
Label pada lemari bekas (filling cabinet), rak arsip, atau tempat penyimpanan lain sebaiknya jelas dan
singkat. Cara penulisan indikasi rentang alfabetis dari isi dapat dilakukan antara lain dengan.
1) Notasi terbuka ( open notation), yang menunjukkan hanya huruf pertama dari isi bagian tersebut (rak
tersebut) yang ditulis;
2) Notasi tertutup (close notation), yang menunjukkan kedua bagian, awal dan akhir, dari alpabetic isi rak
yang ditulis;
3) Multiple closed notation, yang menunjukkan bahwa tidak hanya rentang alfabetis dan isi file yang
ditulis, tetapi juga frekuensi kombinasi dalam rentang tersebut Contoh: Rentang alfabetis ini adalah Aa-
Be, dengan A1 dan Ba. Frekuensi kombinasi dalam rentang adalah Aa-Be.
Banyak perusahaan yang telah merancang sistem alfabetis. Tentu saja hal ini dilakukan dengan
peralatan dan karakter tertentu yang diharapkan dapat membantu kecepatan dalam penyimpanan dan
penemuan kembali arsip, serta pengawasan yang ketat dalam mengantisipasi kesalahan penyimpanan.
Empat dari sistem alfabetis yang ada akan dibahas berikut ini.
1) Variadex System
Variadex system dirancang oleh Kardex system Inc. Marietta, Ohio. Dalam sistem ini penataan alfabetis
dilakukan dengan menggunakan warna tertentu untuk memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali arsip. Setiap huruf alpabet diberi warna oranye, kuning, hijau, biru, dan
ungu. Guide alfabetis ditempatkan pada posisi pertama, folder campuran diletakkan pada posisi kedua,
folder individual pada posisi ketiga dan ke empat; terdapat guide khusus untuk nama yang memerlukan
tempat yang besar atau untuk nama-nama yang frekuensi penggunaannya tinggi. Tanda arsip keluar (out
indicator) yang mendapat tab ditempatkan pada posisi kelima. Semua tab folder yang berwarna tertentu
ada di belakang guide yang berwarna sama. Warna tab ditentukan oleh huruf kedua dari unit yang
dijadikan patokan. Apabila huruf kedua adalah a, b, c, atau d, warnanya adalah oranye. Apabila huruf
kedua adalah e, f, g, atau h, warnanya kuning. Apabila huruf keduanya i, j, k, l, m, atau n, warna yang
digunakan adalah hijau. Apabila huruf keduanya r, s, t, u, v, w, x, y dan z, warnanya adalah ungu.
Sebagai contoh, folder untuk nama Natusch akan diberi tab yang berwarna oranye, folder untuk nama
Neuman diberi tab yang berwarna kuning, folder untuk nama Nicholas diberi tab yang berwarna hijau,
folder untuk Nowel diberi tab yang berwarna biru, dan folder untuk nama Nugent atau Nystrom diberi tab
yang berwarna ungu.
Alpha code system diproduksi oleh TAB Product Company, Palo alto, California. Sistem ini digunakan
untuk penataan di rak sebagai ganti penataan di dalam laci. Folder yang menampung label berkode
warna pada sisi terbuka dibagi dari bagian atas, dan hanya guide yang
diperlukan yang diberi huruf alpabet. Tab folder yang panjang berisi tiga label. Dua label yang berwarna
diwakili oleh dua huruf pertama dari nama folder yang disimpan, A berwarna merah dan C berwarna
oranye. Label ketiga yang berwarna putih berisi nama lengkap. Setiap huruf alfabetis dicetak dengan
warna yang berbeda atau dengan satu atau dua garis yang berwarna sehingga setiap dua huruf pertama
pada folder itu akan mudah terlihat. Dua warna yang terlihat itu terdiri atas sepuluh warna spectrum
warna yang diformulasikan secara khusus sehingga seandainya warna itu menyilaukan mata, menjadi
warna yang tidak menyilaukan mata lagi.
ü Penyimpanan dengan menggunakan rak terbuka akan lebih cepat dilakukan daripada menggunakan
laci-laci yang harus dibuka dan ditutup.
ü Setiap folder yang salah simpan akan cepat terlihat sebab warna folder itu satu sama lain tidak sama.
Super ideal system dibuat oleh Shaw Waker of Muskegon, Michigan. Sistem ini
mempunyai guide alfabetis yang dinomori secara berurutan dengan tab one fifth cutyang ditegakkan
pada bagian pertama dan kedua. Folder campuran dengan tab one fifth cut diberi nomor untuk
menghubungkannya dengan guide yang diikuti pada posisi pertama. Folder nama individual dengan one
third cut ditegakkan dalam posisi dua dan posisi tiga. Guide nama dengan guide one third cut ada pada
bagian kanan.Guide keluar dengan tab one third cut ada pada posisi ketiga.
Notasi pada beberapa guide dan tab folder campuran digunakan (contoh BE, BL, BR). Notasi tertutup
ganda digunakan pada huruf -huruf alfabetis yang berisi kombinasi huruf yang banyak dipergunakan
(Contoh; B, C, H, M).
Oleh karena itu, keuntungan sistem ini adalah tidak mengandalkan pada warna, dan folder file standar
dan label dapat digunakan. Folder campuran mempunyai tab pada ukuran yang sama dan posisi
seperti guide primer sehingga memudahkan petugas penyimpan untuk melihat alfabetis secara
keseluruhan. Penggunaan huruf dan nomor pada tab guide memungkinkan dilakukannya dua kali
pengecekan secara sepat dan benar. Kerugiannya adalah bahwa penambahan folder individu untuk
disimpan, akan mengacaukan tatanan, sejak beberapa kombinasi posisi tab ketiga dan keempat
disimpan bersamaan. Tampilan berkas yang disimpan di laci kelihatan kacau. Hal ini tidak akan menjadi
masalah bila folder disimpan dalam penataan yang lurus. Salah simpan lebih sering terjadi pada saat
hanya mengandalkan penataan secara alfabetis aja tanpa warna yang dapat digunakan untuk mengecek.
4) Alpha – Z System
Alpha-Z system yang diproduksi oleh Smead Manufacturing Company Hatings, Minnesota merupakan
metode pemberian kode warna pada laci. Berkas rak terbuka dengan elemen building block yang secara
sederhana ditambahkan bersama berkas yang berkembang. Folder mempunyai tab akhir dengan tanda
tiga label. Label tersedia dalam 13 warna dengan huruf warna putih di atas latar belakang berwarna,
untuk setengah bagian pertama dari alfabetis dan huruf berwarna pada latar belakang putih untuk
menandai huruf alpabet. Label pertama menampung nama yang diketik berwarna dan huruf alpabet pada
unit pertama nama. Label kedua dan ketiga diberi kode
warna untuk menghubungkan dengan huruf II dan II pada unit pertama dari nama yang disimpan. Semua
label mudah dibaca dan setiap sisi folder bagian alfabetis mudah dilihat dalam label yang disisipkan dan
ditempel pada bagian atas guide biru yang tebal. Sub bagian dari alfabetis ditentukan oleh perusahaan
yang membutuhkan Guidekeluar yang kalau dalam 7 warna sesuai dengan warna tempat berkas yang
dipindahkan. Keuntungan terbesar dari sistem ini adalah bahwa folder dapat ditambahkan dengan sangat
mudah sebanyak yang dibutuhkan. Peralatan dari bagian-bagian sistem ini mudah didapat di toko-toko
terdekat, sebab label yang ditempatkan disitu terbuat dari tab yang biasa tetapi dilindungi dengan
laminating, digosok, dan dilumasi. Proteksi ini membuat folder menjadi kuat meskipun sering dipegang
oleh petugas ketika petugas itu memindahkan dan menyisipkan arsip. Kerugiannya, pada saat
digunakan, warna yang berurutan dapat saja diambil secara bersamaan, dan warna yang
membingungkan akan menyebabkan kesalahan penyimpanan. Ini mungkin terasa berat bagi orang yang
tidak bisa membedakan tiga belas warna. Warna itu adalah A merah, B biru tua, C hijau tua, D biru muda,
E purple, F oranye, G abuabu, H coklat tua, I pink, J kuning, K coklat muda, L lavender, dan M hijau
muda. Urutan ini diulang lagi dari N – Z.
1. Keuntungan
a. Penimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkas pada tempat
penyimpanannya, karena semua berkas ditata berdasarkan nama. Orang lebih mudah menemukan
berkas berdasarkan nama;
c. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada;
d. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai;
g. Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui;
h. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai dengan kesamaan abjad;
i. Surat yang berkaitan dengan pemberkas an menjadi satu dan jarang terpisah, jika penyimpanannya
didasarkan atas nama.
2. Kerugian
a. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten;
b. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut atau semua
orang membuat aturan sendiri-sendiri;
d. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak
sesuai dengan aturan;
e. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah, khususnya jika penambahan tersebut memakan
tempat dalam satu bagian berkas sehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi;
f. Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga
arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan bersama-sama dengan berkas yang lain;
g. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh/sesak;
h. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang
bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik; Pemberian label pada volder memakan
tenaga yang banyak.
PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DISIMPAN
1. Alat
Agar latihan kegiatan dengan menggunakan job sheet (lembar kerja) ini berjalan dengan baik, diperlukan
alat seperti berikut.
e. guide;
f. folder/map;
h. stempel waktu.
2. Bahan
3. Langkah Kerja
a. Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan temukan kodenya.
d. Cari arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip.
1. Persiapan
Kegiatan yang penting sebelum melakukan penyimpanan arsip yang menggunakan filing sistem abjad
adalah persiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip Peralatan yang perlu
disiapkan antara lain adalah sebagai berikut.
b. guide (pemandu)
c. folder
d. label
e. rak penyortir
f. kartu indeks
a. Laci pertama pada lemari berkas diberi guide mulai dari A sampai dengan abjad yang diperlukan;
b. Di belakang guide terdapat folder yang jumlahnya tergantung per abjad yang diperlukan, misalnya Aa,
Ab, Ac, Ad. Apabila frekuensi arsip masih sangat sedikit, satu laci bisa dipergunakan untuk
beberapa guide, misalnya laci pertama berisi guideA – C, laci kedua berisi
guide D – F dan seterusnya. Untuk lebih jelasnya Anda dapat melihat gambar berikut ini. Laci filing
cabinet dalam filing sistem abjad
Sistem penyimpanan alfabetis harus dilakukan dengan pengetahuan dan pemahaman, karena setiap
kesalahan akan memakan banyak biaya. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat
arsip (sentralisasi), di unit kerja masing-masing (desentralisasi) atau campuran. Hal tersebut tidak
menjadi masalah, tetapi prosedur pelaksanaanya harus tetap sama. Berikut
a. Penampungan
Arsip hasil penciptaan sendiri, dan hasil penerimaan dari unit sendiri, dan hasil penerimaan dari luar unit
dikumpulkan diproses untuk disimpan. Proses ini disebut penompangan.
b. Penelitian
Arsip yang telah terkumpul itu diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan. Arsip tidak
akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas yang berwenang. Petugas arsip harus memastikan
bahwa arsip tersebut (1) ditangani dengan hati-hati, dan (2) dicatat sesuai
dengan tanggal yang tepat. Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan
yang tidak dapat diperbaiki dan mer ugikan kegiatan perusahaan. Apalagi bila arsip tersebut sampai tidak
ditindak lanjuti oleh pejabat yang berwenang. Maka prosedur pertama yang harus dilakukan adalah
“pastikan arsip yang akan disimpan tersebut telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujui
oleh penanggungjawabnya”.
c. Pengindeksan
Arsip yang siap disimpan dapat diindeks sesuai dengan asal arsip. Sebelum disimpan, terlebih dahulu
arsip itu dibaca untuk menentukan tempat penyimpanannya. Proses ini disebut pengindeksan atau
pengklasifikasian. Penentuan indeks berarti pemberian nama sebagai dasar penyimpanan. Agar
pemberian indeks dilakukan dengan tepat, beberapa aturan di bawah ini perlu diperhatikan.
v Nama yang digunakan adalah nama yang paling sering digunakan dalam pencarian arsip.
v Dalam arsip korespondensi, nama kepala surat sering digunakan untuk permintaan arsip.
v Apabila kepala surat tidak memuat alamat penulis atau hubungan bisnis si penulis, kepala surat itu
tidak digunakan sebagai kode penyimpanan
v Jika surat tidak mempunyai kepala surat, kode penyimpanan surat dapat menggunakan nama
penanda tangan.
v Jika nama perusahaan sama pentingnya dengan nama penanda tangan, nama perusahaan dipakai
sebagai kode penyimpanan.
v Untuk surat keluar, nama yang penting adalah nama pada alama dalam.
v Jika nama individu dan nama perusahaan tercantum pada alamat dalam, pilihlah nama perusahaan
yang dijadikan kode penyimpanan.
v Jika pokok masalah digunakan dalam penyimpanan sistem alfabetis, nama orang/organisasi harus
tampak pada arsip tersebut. Petugas harus menulis subjek tersebut pada sudut kanan atas.
v Jika nama atau masalah yang ada di dalam arsip tersebut dianggap paling penting, nama atau
masalah tersebut dapat digunakan sebagai kode dalam penyimpanan.
v Jika ada masalah yang membingungkan Anda dalam menentukan nama yang terpenting, penentuan
kode itu harus diklarifikasikan kepada pembuat surat tersebut.
v Jika ada dua nama yang sama pentingnya, pilihlah salah satu dari nama itu, sedangkan nama yang
lain dipakai sebagai rujuk silang.
d. Pengkodean
Hasil pengindeksan arsip dapat menjadi kode yang berfungsi sebagai dasar penyimpanan arsip tersebut.
Pengodean dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya
dalam file. Agar Anda dapat memberi kode yang tepat, seperangkat aturan dalam penyimpanan alfabetis
harus diikuti. Jika arsip sudah siap disimpan, arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. Jika
hal tersebut telah dilakukan, petugas sudah dapat membaca sekilas atau mengindeks isi surat untuk
konfirmasi pemberian kode tersebut. Apabila ada kata yang penting, pembuatan rujuk silang dilakukan
saat itu juga. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat Anda akan menyimpan
kembali arsip. Pada saat pemberian kode Anda harus berhati-hati dan sehingga hal itu dapat membantu
mencapai keberhasilan dalam efisiensi sistem penyimpanan secara alfabetis.
Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dilakukan langsung ke tempat penyimpanan. Langkah-
langkah penemuannya kembali dapat dikemukakan sebagai berikut.
Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya;
Cari lah arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip;
Leave a Comment
Menurut Henry Fayol. seorang industrialis asal Perancis, prinsip-prinsip dalam manajemen sebaiknya
bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan
situasi-situasi yang berubah. Prinsip – prinsip umum manajemen menurut Henry Fayol terdiri dari.
Daftar isi
Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja
berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawanharus menggunakan prinsip the right man
in the right place. Pembagian kerja harusrasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan
atas dasar like and dislike.
Dengan adanya prinsip orang yang tepat ditempat yang tepat (the right man in the right place) akan
memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensikerja. Pembagian kerja yang baik
merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh
kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu,
seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang
akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.
Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada
karyawan, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewemang terbesar adalah
manajer puncak. oleh karena itu, apabila manajer puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan,
maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang.
Disiplin (Discipline)
Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin
ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka
disiplin akan hilang. Oleh karena ini, pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap
dirinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerajaan sesuai dengan wewenang
yang ada padanya.
Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga
pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus
bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain
kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian
kerja.
Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju
sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan
tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua
perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana
karyawan mendapat wewenang untuk pmelaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui
batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan
pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas dari pembaguan kerja, wewenang dan tanggung
jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.
Setiap karyawan harus mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal semacam
itu merupakan suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan lancar sehingga
tujuan dapat tercapai dengan baik.
Setiap karyawan dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila
memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada berhasil-tidaknya
kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi dapat
terwujud, apabila setiap karyawan merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi.
Penggajian pegawai
Gaji atau upah bagi karyawan merupakan kompensasi yang menentukan terwujudnya kelancaran dalam
bekerja. Karyawan yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap
tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena
itu, dalam prinsip penggajian harus dipikirkan bagaimana agar karyawan dapat bekerja dengan tenang.
Sistem penggajian harus diperhitungkan agar menimbulkan kedisiplinan dan kegairahan kerja sehingga
karyawan berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih besar. Prinsip more pay for more
prestige (upah lebih untuk prestasi lebih), dan prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu
diterapkan sebab apabila ada perbedaan akan menimbulkan kelesuan dalam bekerja dan mungkin akan
menimbulkan tindakan tidak disiplin.
Pemusatan (Centralization)
Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung
jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau manajer puncak. Pemusatan
bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari
kesimpangsiuran wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan
asas pelimpahan wewenang (delegation of authority)
Hirarki (tingkatan)
Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area
yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang terbesar yang berada pada
manajer puncak dan seterusnya berurutan ke bawah. dengan adanya hirarki ini, maka setiap karyawan
akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah.
Ketertiban (Order)
Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak ada
orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam suatu pekerjaan dapat
terwujud apabila seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh
karena itu, ketertiban dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan.
Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral karyawan dan tidak dapat dipisahkan. Keadilan dan
kejujuran harus ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar.
Manajer yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan
keadilan dan kejujuran pada bawahannya.
Dalam setiap kegiatan kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan
dengan lancar. Kestabilan karyawan terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya
ketertiban dalam kegiatan.
Prakarsa (Inisiative)
Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan
kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-beiknya.
Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh
karena itu, setiap prakarsa yang datang dari karyawan harus dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung
arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan
terhadap prakarsa karyawan merupakan salah satu langkah untuk menolak gairah kerja. Oleh karena itu,
seorang manajer yang bijak akan menerima dengan senang hari prakarsa-prakarsa yang dilahirkan
karyawannya.
Setiap karyawan harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggungan sehingga
menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap karyawan
mempunyai kesadaran bahwa setiap karyawan berarti bagi karyawan lain dan karyawan lain sangat
dibutuhkan oleh dirinya. Manajer yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat
kesatuan (esprit de corp), sedangkan manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang kasar akan
melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa bencana
Leave a Comment
A. Penerimaan surat
Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan.
Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.
Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakan menjadi:
1) Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom, yang dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu ;
surat-surat yang diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri oleh petugas dari
kantor yang bersangkutan.
2) Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka dari kantor pengirim.
Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang
bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-
surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan
seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan.
B. Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain
kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat dipilah berdasrkan :
1) Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di
mana surat itu ditujukan.
2) Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dsb.
3) Klasifikasi
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera
(harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa
(maksimal 5 hari harus diterima).
4) Kualifikasi
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut :
Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara),
Surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara),
Surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu),
Surat biasa (kode B ).
5) Urgensi
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk memudahkan dalam penanganan surat
selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui
surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
C. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda
menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda
surat masuk.
Tanggal Penerimaan Surat Masuk Nomor Urut Agenda Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk Alamat
Pengirim Hal Lampiran Isi Disposisi Ket.
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan
surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir
dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu
dilakukan padasetiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
D. Penyampaian/Pendistribusian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju
oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat
untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris
pejabat yang bersangkutan. Untukpengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku
pengiriman/bukuekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan
tanda terima pada buku ekspedisi.
Prosedur Penanganan Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas
sebagai berikut:
1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Adabeberapa hal yang
dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu:
a. Penetapan tujuan.
Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu
tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini
akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan.
Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung
yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang
tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.
c. Mengetahui calon penerima surat.
Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan
bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat.
Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat
mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik
seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.
2. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab
terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat.
Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya
konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu
akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.
3. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diaprove atau disetujui oleh atasan, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini,
biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
• diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
• dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
• memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu pengirimannya dan
isinya
Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan
surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada
organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan
pengetikan.
Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka
perlu dipikirkan cara memperbanyak.
Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk
ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan
sebagainya.
Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap
isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya pada konsep
surat tersebut.
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah
nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan.
Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:
BUKU AGENDA SURAT KELUAR
No Tanggal Tujuan Surat Perihal Nomor Surat Lamp Asal Ket
1 10/09/2008 PT Setia Hati Jl Setia 45 Makasar Penawaran Barang 03/KP/Pn/IX/08 2 Bagian Marketing
Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:
a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
b. untuk mengontrol surat yang keluar
c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar
6. Pengiriman surat
7. Penyimpanan
Leave a Comment
Prinsip manajemen
Menurut Henry Fayol. seorang industrialis asal Perancis, prinsip-prinsip dalam manajemen sebaiknya
bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan
situasi-situasi yang berubah. Prinsip – prinsip umum manajemen menurut Henry Fayol terdiri dari.
Daftar isi
Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja
berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawanharus menggunakan prinsip the right man
in the right place. Pembagian kerja harusrasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan
atas dasar like and dislike.
Dengan adanya prinsip orang yang tepat ditempat yang tepat (the right man in the right place) akan
memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensikerja. Pembagian kerja yang baik
merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh
kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu,
seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang
akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.
Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada
karyawan, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewemang terbesar adalah
manajer puncak. oleh karena itu, apabila manajer puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan,
maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang.
Disiplin (Discipline)
Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin
ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka
disiplin akan hilang. Oleh karena ini, pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap
dirinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerajaan sesuai dengan wewenang
yang ada padanya.
Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga
pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus
bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain
kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian
kerja.
Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju
sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan
tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua
perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana
karyawan mendapat wewenang untuk pmelaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui
batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan
pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas dari pembaguan kerja, wewenang dan tanggung
jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.
Setiap karyawan harus mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal semacam
itu merupakan suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan lancar sehingga
tujuan dapat tercapai dengan baik.
Setiap karyawan dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila
memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada berhasil-tidaknya
kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi dapat
terwujud, apabila setiap karyawan merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi.
Penggajian pegawai
Gaji atau upah bagi karyawan merupakan kompensasi yang menentukan terwujudnya kelancaran dalam
bekerja. Karyawan yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap
tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena
itu, dalam prinsip penggajian harus dipikirkan bagaimana agar karyawan dapat bekerja dengan tenang.
Sistem penggajian harus diperhitungkan agar menimbulkan kedisiplinan dan kegairahan kerja sehingga
karyawan berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih besar. Prinsip more pay for more
prestige (upah lebih untuk prestasi lebih), dan prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu
diterapkan sebab apabila ada perbedaan akan menimbulkan kelesuan dalam bekerja dan mungkin akan
menimbulkan tindakan tidak disiplin.
Pemusatan (Centralization)
Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung
jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau manajer puncak. Pemusatan
bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari
kesimpangsiuran wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan
asas pelimpahan wewenang (delegation of authority)
Hirarki (tingkatan)
Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area
yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang terbesar yang berada pada
manajer puncak dan seterusnya berurutan ke bawah. dengan adanya hirarki ini, maka setiap karyawan
akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah.
Ketertiban (Order)
Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak ada
orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam suatu pekerjaan dapat
terwujud apabila seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh
karena itu, ketertiban dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan.
Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral karyawan dan tidak dapat dipisahkan. Keadilan dan
kejujuran harus ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar.
Manajer yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan
keadilan dan kejujuran pada bawahannya.
Dalam setiap kegiatan kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan
dengan lancar. Kestabilan karyawan terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya
ketertiban dalam kegiatan.
Prakarsa (Inisiative)
Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan
kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-beiknya.
Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh
karena itu, setiap prakarsa yang datang dari karyawan harus dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung
arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan
terhadap prakarsa karyawan merupakan salah satu langkah untuk menolak gairah kerja. Oleh karena itu,
seorang manajer yang bijak akan menerima dengan senang hari prakarsa-prakarsa yang dilahirkan
karyawannya.
Setiap karyawan harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggungan sehingga
menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap karyawan
mempunyai kesadaran bahwa setiap karyawan berarti bagi karyawan lain dan karyawan lain sangat
dibutuhkan oleh dirinya. Manajer yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat
kesatuan (esprit de corp), sedangkan manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang kasar akan
melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa bencana
Leave a Comment
DAFTAR ISI
MODUL 1 MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Administrasi
B. Kantor
A. Pengertian Organisasi
B. Prinsip-Prinsip Organisasi
C. Bentuk-Bentuk Organisasi
DAFTAR PUSTAKA
MODUL 1
MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Administrasi
1. Pengertian Administrasi
a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani,
membantu, atau memenuhi
c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara
penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan
pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha
d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis
dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh
kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata
usaha
e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan
pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya
yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern”terdiri dari delapan unsur:
a. Pengorganisasian
b. Manajemen
c. Tata hubungan
d. Kepegawaian
e. Keuangan
f. Perbekalan
g. Tata usaha
h. perwakilan
3. Fungsi Adminitrasi
a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan
penggandaan
b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran
yang memadai
c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai
kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian
d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar
pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti
mengoordinasikan tim
B. Kantor
1. Pengertian
a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan);
tempat bekerja
b. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan.
2. Tujuan kantor
3. Fungsi kantor
a. Menerima informasi
b. Merekam informasi
c. Mengatur informasi
d. Memberi informasi
e. Melindungi aset/harta
C. Pengertian Administrasi Perkantoran
Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan
menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan
2. George R. Terry
3. Arthur Granger
Dalam buku “National Office Management Association Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari tata
penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.
Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan
cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara
efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.
5. W. H Evans
Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan
dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data,
komunikasi dan memori organisasi
6. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan
dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan
pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran
perkembangan organisasi
1. Kegiatan Kantor
1) Perencanaan gedung
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan
karyawan dalam melakukan pekerjaan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi
kesulitan dalam pekerjaan
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan
bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
a. Lokasi kantor
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b. Gedung
c. Peralatan
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai
lainnya
d. Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti
penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor
e. Mesin-mesin kantor
MODUL 2
MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR
A. Pengertian Organisasi
1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota
atau badan
2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk
mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai
tujuan bersama.
3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan
manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.
4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha
kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat
perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam
hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.
6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan
tertentu.
B. Prinsip-Prinsip Organisasi
2. Pembagian kerja
3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang
4. Tingkat pengawasan
5. Rentang manajemen
6. Kesatuan perintah
7. Koordinasi
C. Bentuk-Bentuk Organisasi
Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam:
1. Organisasi Garis/Lini
Ciri-ciri:
- Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan
- Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang
organisasi
- Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit
- Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal
Kelebihan:
- Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan
Kekurangan:
- Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu
maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.
Ciri-ciri:
Kelebihan:
- Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli
- Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas
- Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”
Kekurangan:
- Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang
banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal
3. Organisasi fungsional
Ciri-ciri:
Kelebihan:
- Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya
1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat,
guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan
2. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha,
pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari
3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu
pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan
keterangan, dan melindungi harta kekayaan.
MODUL 3
MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR
a. Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan
menyusunnya.
b. Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media
c. Menggandakan
d. Mengirim
f. Melakukan komunikasi
g. Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana
h. Pekerjaan lainnya
Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan
adalah :
1. Typing : 24,6%
2. Calculating : 19,5%
3. Checking : 12,3%
4. Filling : 10,2%
5. Telephoning : 8,8%
6. Duplicating : 6,4%
7. Mailing : 5,5%
8. Other : 12,7%
Total : 100%
1. Bersifat pelayanan
1. Surat
Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak
lain untuk mendapatkan tanggapan.
Kegunaan surat:
- Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk
pemerintahan
- Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih
- Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele
2. Laporan
Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam
laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.
1) Fungsi laporan:
- Alat pengawasan
- Bahan penilaian
- Lengkap
- Tepat waktu
3) Jenis-jenis laporan:
- Laporan berkala à laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan
harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.
- Laporan berbentuk surat à laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu
sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah
- Laporan berbentuk naskah à laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun
panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.
- Laporan berbentuk memo à laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek,
untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.
- Laporan visual à laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media
presentasi (power point)
- Laporan biasa à laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca
orang lain tidak menimbulkan dampak negatif
- Laporan penting à laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja
yang boleh mengetahuinya.
- Laporan rekomendasi à laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih
lanjut
- Laporan analisa à laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam
- Laporan kelayakan à laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana
yang terbaik
- Mengklasifikasi data
a. Pendahuluan
- Sistematika laporan
b. Batang tubuh
- Pembahasan masalah
c. Penutup
- Kesimpulan, dan
- Saran
3. Formulir
Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi
yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap
3) Adanya keseragaman
b. Fungsi formulir
6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup
10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang
Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper
Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara
langsung
5. Arsip
Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah
terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi
tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.
MODUL 4
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN
Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud atau tujuan; alat
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses
(usaha, pembangunan, proyek)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan
kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan
lebih baik.
1) Berbentuk lembaran
3) Berbentuk buku
1. Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, adalah penyusunan alat-alat pada
letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan
2. Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan
sebagai penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia
a. Tujuan tata ruang
2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna
Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa
dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu
a) Keuntungan
- Menghemat penggunaan
- Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar, sehingga suasana lebih segar
b) Kerugian
Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu
a) Keuntungan
- Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan
b) Kerugian
- Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
e) Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama
f) Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung
h) Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian
yang lain dan ditempatkan dekat jendela
a) Sistem pencahayaan/penerangan
· Task lighting
· Penerangan direct
· Penerangan indirect
b) Sistem warna
Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja, diantaranya:
abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul
cahaya yang dianjurkan.
Macam-macam warna:
· Ukuran ruang
· Lokasi bangunan
· Lokasi ruangan
· Tipe ruang
· Bentuk ruang
· Tinggi ruang
Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi Fakultas Kedoktera UI menyatakan “beban panas yang
berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja”. Suhu udara untuk kondisi bekerj dengan nyaman adalah
25,60C.
Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah tenang terutama yang membutuhkan konsentrasi. Tapi
jika gaduh dapat menimbulkan produktivitas menurun.
- Di bawah mesin tik diberi alas karet. Sehingga suaranya dapat diredam
Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan,
inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.
1. Pengadaan
Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan
tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor:
· Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan
1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memperhatikan perlengkapan yang masih ada
1) Tanah
e) Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun
pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey
2) Bangunan
d) Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara
teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas
a. Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke
bagian gudang
e. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji (kuantitas dan kualitasnya)
f. Sesudah dicatat barang-barang disimpa di gudang untuk didistribusikan ke unit yang membutuhkan
2. Penyimpanan
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil
pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari
bantuan
3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)
5) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
6) Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
8) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan sebaliknya
barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam
3. Pemeliharaan
Adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan
baik atau siap untuk dipakai
Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara:
1) Pemeliharaan sehari-hari
2) Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll)
1) Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik
2) Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat, sebaiknya
dilakukan setiap hari
· Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan
· Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk
4. Inventarisasi
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh
suatu kantor.
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan
yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku
ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventari (barang yang belum diketahui
statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor.
Adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik
persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu
tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.
b. Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa
bukti atau catatan pendukung, diantaranya:
5) Kartu persediaan
6) Daftar inventaris
1) Memeriksa barang
MODUL 5
MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN
Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak. Tentunya kita sering mendengarnya
dengan istilah karyawan.
1. Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah
2. Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji
oleh perusahaan swasta tersebut
3. Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan
tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta
Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang
menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau
swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.
Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor
sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
2. Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan
mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan
Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu
administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan
kantor
Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu
organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut;
1. Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap
kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan
2. Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan
menyimpan semua warkat atau surat keluar dan masuk
3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas
keluar dan kas masuk
4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk
karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar
5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai
kepentingan terhadap kantor
Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis,
kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya.
Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer.
Berikut beberapa kemudahan penggunaan komputer;
1. Dengan microsoft word tidak perlu lagi repot-repot berulang kali mengetik surat
2. Aplikasi spreedsheet pada microsoft exceel dapat memudahkan pengerjaan laporan keuangan
4. Alat scanner
1. Analisis jabatan
Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui
keadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk perkara
Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan
dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa
(job evaluation)
c. Evaluasi jabatan
e. Pelatihan (training)
g. Organisasi
h. Memperkaya pekerjaan
i. Penyederhanaan pekerjaan
j. Penempatan karyawan
2. Rekrutmen
Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha
untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam
suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.
Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan
tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang
dibutuhkan.
1) Sumber internal
Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam
perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi ke
suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru
a) Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi
c) Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan
a) Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan
2) Sumber eksternal
Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan,
antara lain sebagai berikut:
c) Lembaga-lembaga pendidikan
d) Pemuatan iklan/advertising
g) Nepotisme
b) Biaya rekrutmen relatif besar karena ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi
c. Metode-metode rekrutmen
1) Metode tertutup
Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu
saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan
yang baik
2) Metode terbuka
Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk
mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal
menjadi lebih besar
d. Kendala-kendala rekrutmen
2) Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang dipenuhi semakin sedikit minat.
4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka dan tertutup mempengaruhi minat pelamar
5) Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja
3. Seleksi
Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang
dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan
· Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinamis
a. Proses seleksi
Penyaring pelamar
Tes
Wawancara awal
Wawancara mendalam
Tes kesehatan/fisik
Pengambilan keputusan
1) Seleksi administratif
3) Klasifikasi jabatan
a) Tes
Tujuan diadakan tes à untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon
karyawan
· Tes individuàtes kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasa dilakukan dengan praktik
· Tes kelompokàtes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasa dilakukan dengan praktek atau
tertulis
b) Wawancara
Tujuan wawancara:
· Wawancara subjektif
Dalam wawancara ini terkadang masih terjadi unsur subjektivitas. Walau bagaimanapun pewawancara
juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa
suka tidak suka, sehingga wawancara tidak berjalan secara objektif.
· Wawancara objektif
- Pewawancara bersikap netral, tidak berpihak pada salah satu pelamar, tidak membedakan suku bangsa
dan agama pelamar.
- Pewawancara adalah seorang ahli dan mempunyai pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan
yang luas tentang perusahaan.
- Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak
acuh
- Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis.
- Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana bersahabat,
sehingga diharapkan pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.
Apabila proses seleksi telah selesai, pelamar yang diterima ditempatkan di suatu bagian tertentu.
Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru tetapi berlaku pula bagi karyawan lama yang
mengalami mutasi.
c. Tujuan seleksi
6) Berdedikasi tinggi