Sistem Kearsipan

PROSEDUR
PENYIMPANAN
ARSIP
Fajarani Imro'atul Muamanah
 Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan Arsip adalah Langkah

– langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu
warkat.

Penyimpanan arsip ada 2 macam yaitu:

Penyimpanan Sementara (File Pending) dan
Penyimpanan Tetap ( Permanent File)
1. Penyimpanan Sementara
(File Pending)
Penyimpanan sementara (File Pending) adalah file
yang digunakan untuk penyimpanan sementara
sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini
terdiri dari map – map yang diberi label tanggal
yang berlaku.
File pending biasanya ditempatkan pada salah
satu laci dari almari arsip (Filing cabinet) yang
dipergunakan.
Penyimpanan Tetap (Permanent File

Permanent file adalah suatu dokumen yang

volumenya banyak dan dikerjakan oleh
beberapa orang, di mana surat yang akan
disimpan berjalan dari satu tangan ke tangan
lain.
 Langkah –Langkah Penyimpanan

01 02 03

Pemeriksaan Mengindeks Memberi Tanda

04 05 06
Menyortir Menyimpan
 Penjelasan

Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan
menentukan pada nama apa atau subjek
apa, atau kata-tangkap lainnya, surat
akan disimpan.
Pemeriksaan
adalah langkah persiapan menyimpan warkat
dengan cara memeriksa setiap lembar warkat
untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-
warkat bersangkutan memang sudah siap untuk
disimpan.
 Menyortir
Menyortir adalah
mengelompokkan warkat-warkat
untuk persiapan ke langkah
terakhir yaitu penyimpanan.
Memberi Tanda Menyimpan
Langkah ini lazim juga disebut Langkah terakhir adalah
pengkodean, dilakukan secara sederhana penyimpanan, yaitu menempatkan
yaitu dengan memberi tanda garis atau dokumen sesuai dengan sistem
lingkaran dengan warna mencolok pada penyimpanan dan peralatan yang
kata-tangkap yang sudah di tentukan pada dipergunakan.
langkah pekerjaan mengindeks
TERIMAKASIH