2) Tujuan Klasifikasi
Menurut Winata dan Muhidin (2016:90), Tujuan dilakukannya pengklasifikasian
arsip adalah untuk menjamin pengelolaan arsip aktif secara efektif dan efisien.
Dengan klasifikasi ini arsip yang dicipta atau diterima dalam rangka pelaksanaan
fungsi atau kegiatan organisasi dapat diatur atau diterima dengan mudah sehingga
penemuan kembali (retrieval) pun dapat dilakukan dengan tepat dan cepat. Demikian
pula penyusutan dapat dilakukan dengan tepat.
3) Unsur klasifikasi
klasifikasi
Dalam rangka menyusun klasifikasi arsip, ada beberapa aspek yang perlu
dipertimbangkan yaitu:
a) Kelompok Informasi Arsip
(1) Unsure Fungsi: yaitu penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan
Materiill Kode C
(b) Huruf Ganda
Misal : Kepegawaian Kode AA
Keuangan AB
Materiil BB
(c) Kumpulan Huruf
Huruf
Misal : Kepegawaian Kode ABA
Keuangan ABC
Materiil ABC
(d) Singkatan
Misal: Kepegawaian Kode Kepeg
Keuangan Keu
Materiil Mat
Misal: 01-10-90
01.10.90
01/10/90
01,10,90
(d) Desimal, yaitu menggunakan sistem persepuluhan
a. Indeks Arsip
1) Konsep Indeks Arsip
Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul berkas. Indeks ini berfungsi
dilakukan sesuai dengan nama aslinya, sedangkan indexing order adalah cara
penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan tata cara atau peraturan
mengindeks.
Contoh penulisan indeks dengan cara straigth order:
Nama Asli Indeks
Dr. Widhian Aulia Widhian Aulia, Dr.
Ade Maulana Ade Maulana
Rere Agrezta Rere Agrezta
(2) Nama perorangan jika menggunakan nama keluarga, unit pertama adalah
nama keluarganya. Khusus nama orang Cina atau Korea, nama keluarga
biasanya ditulis di depan sehingga penulisan indeks sebagaimana nama itu
ditulis.
Contoh:
(3) Nama perorangan jika menggunakan nama marga sebagai salah satu unit
nama orang tersebut, unit pertama adalah nama nama marganya.
Contoh:
(4) Nama perorangan jika menggunakan nama baptis, yang digunakan adalah
nama aslinya/nama jelasnya.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
2 Reza H. Reza H. -
(6) Nama wanita jika diikuti nama suaminya, yang digunakan adalah nama
suaminya.
Contoh:
(7) Nama perorangan jika memakai gelat adat, gelar keragaman, gelar
kesarjanaan, atau gelar yang berwujud kepangkatan, gelarnya tidak
diperhatikan dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan
mengindeks
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 R.A Kartini Kartini (R.A) Haris
2 dr. R.M Nurrachim Nurrachim (dr. R.M) -
3 Kapten Jono Jono (Kapten)
(8) Nama urutan kelahiran, seperti di Bali, unit utamanya adalah nama diri,
kemudian diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Ida Bagus Putu Arsana Arsana Putu Ida Bagus
2 I Made Putu Wirawan Wirawan Putu I Made
(9) Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung,
tanda seru, tanda Tanya, tanda kutip, garis bawah, dan garis miring)
diabaikan ketika mengindeks. Adapun nama-nama yang diindeks mengikuti
peraturan mengindeks.
Contoh:
(10) Nama asing yang memakai awalan seperti D’, Da, De, Del, De, La, Della,
Den, Des, Di, Dos, Du, E’, El, Fitz, II, L’, La, Las, Le, Les, Lo, Los, M’, Mac,
Mc, O’, Per, Saint, San, Santa, Santo, St., Ste., Te, Ten, Ter, Van, Van de,
Van der, Von, Von der, dan sebagainya, awalan tersebut tidak dianggap
sebagai unit sendiri atau tergabung dengan nama sisanya menjadi satu unit.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Michael D’Agostino DAgostino Michael -
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 MPR M P R
2 UPI UPI - -
4 UNPAD UNPAD
(4) Nama perusahaan yang terdiri atas nama angka sebagai bagian dari nama
perusahaan tersebut, diindeks dengan cara mengganti angka dengan huruf
(5) Nama perusahaan yang menggunakan kata-kata kecil dan symbol (article,
(6) Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung,
tanda seru, tanda Tanya, tanda kutip, garis bawah, dan garis miring)
diabaikan ketika mengindeks. Nama-nama yang diindeks mengikuti
peraturan mengindeks.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Bandara Soekarno-
SoekarnoHatta Bandara -
Hatta
1 Kementrian Pendidikan
Pendidikan RI -
RI
2 Departemen Sosial Sosial Departemen -
(2) Pada beberapa instansi pemerintahan atau nama atau wilayah yang
diutamakan adalah nama tempat atau daerah, kemudian diikuti oleh bentuk
kata tingkat badannya.
Contoh:
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Kota Bandung Bandung Kota -
2 Provinsi Jawa Barat Jawa Barar Provinsi