Nama

: A. A. Inten Yulitasari
NIM
: 1306305151
No. Absen : 08

PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

1. Mengenal Berbagai Istilah
1.1 Field, Unsur Data, Atribut dan Elemen
Istilah-istilah field, unsur data, atribut, dan elemen digunakan
secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan
dan digunakan dalam sistem informasi. Contoh-contoh field adalah :
a. nama pelanggan
b. nomor tunjangan social karyawan
c. nomor pesanan pembelian
Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya,
Pengelompokkan logis atas field disebut Catatan (Record). Catatan
merupakan kelompok unsure-unsur data yang memuat beberapa entitas
seperti ; Karyawan, Pelanggan, Pemasok, Faktur, dll. Berikut ini adalah
struktur catatan: NAMA-CATATAN (FIELD 1, FIELD 2, , FIELD N)
NAMA-CATATAN adalah nama dari catatan, seperti misalnya PEMASOK
atau KARYAWAN. Entri-entri merupakan nama field individual dalam
catatan. Contohnya sebagai berikut:
PELANGGAN

(NOMOR

AKUN,

NAMA,

ALAMAT,

SALDO

REKENING)
PELANGGAN merupakan nama catatan, dan NOMOR AKUN, NAMA,
ALAMAT, dan SALDO REKENING merupakan nama field.
1.2 Data Occurence / Okurensi Data
Struktur catatan memiliki okurensi (occurrences), yang juga
disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai
data untuk catatan. Sebagai contoh, untuk catatan : KARYAWAN (NAMA,
NOMOR, USIA)

1.3 Fixed-Length Record dan Variable-Length Record

Fixed-Length Record lebih mudah untuk dimanipulasi dalam

aplikasi-aplikasi komputer dibandingkan dengan catatan dengan VariableLength Record karena ukuran catatan dengan panjang-tetap distandarkan.
Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices
(DASD) adalah Fixed-Length. Trailer record ialah sebuah ekstensi atau
perluasan master record. Terdapat dua alasan mengapa menggunakan
variable-length record:
Variable length karena panjang field yang variabel

1.

Nama

Umur

Nama

Field lain

Umur

Field lain

Variable length karena field yang berbeda

2.

Terdapat dua metode untuk menentukan variable length:

a.
b.

Menggunakan panjang field

Menggunakan karakter akhir
Repeated Group adalah kelompok-kelompok field terkait yang

berulang kali disimpan dalam variable-length record. Dalam beberapa

kasus kita cukup menyebut repeated groups sebagai segmen atau
kelompok, atau bahkan node. Segmen dapat diringkas dengan cara yang
sama seperti record. Sebagai contoh:
PART (PART_NO, PNAME, TYPE, COST)
SUPPLIER (PVEND)
LOCATION (WARSHE, LOC)
1.4 Record Key dan Urutan File

Key atau Record Key merupakan unsur data atau kombinasi unsur
data yang secara unik mengidentifikasikan catatan tertentu dalam file.
Misalkan catatan berikut memuat format: PART (PART_NO, WARHSE).
Dimana PART_NO merupakan nomor komponen, dan WARHSE
merupakan nomor gudang yang berkaitan dengan lokasinya. Lebih jauh,
asumsikan bahwa file memuat empat catatan berikut ini:
PART (101, 1)
PART (102, 2)
PART (103, 3)
Dalam contoh ini, field pertama (PART_NO) disebut sort key
primer (atau disebut kunci primer), dan field kedua (WARHSE) disebut
sort key sekunder (atau kunci sekunder). Oleh karena itu, kunci primer
adalah field yang digunakan untuk menyortir catatan-catatan dalam file,
dan kunci sekunder digunakan untuk menentukan posisi relatif antar
kumpulan catatan manakala kunci primer memiliki nilai yang sama untuk
setiap catatan-catatan dalam kumpulan.
2. Sistem Manajemen Database dan Arsitekturnya
Terdapat 3 tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan
manajemen database: arsitektur tingkat konseptual, arsitektur tingkat logis,
dan arsitektur tingkat fisik.
2.1 Arsitektur Konseptual
Model data entity-relationship (E-R) merupakan salah satu
pendekatan paling popular. Bila ditinjau secara grafis, model E-R
menggunakan kotak segiempat untuk entitas, elips untuk atribut, dan kotak
belah ketupat untuk menggambarkan hubungan/relasi. Dalam metode ini
sebuah kelas objek adalah sebuah segmen dan sebuah objek adalah sebuah
kejadian tertentu.

Diagram E-R untuk PART, SUPPLIER dan LOCATION

Seperti halnya dalam model E-R, OMT menentukan hubungan antar

segmen. Model konseptual lainnya bisa digunakan yaitu teknik pemodelan
berorientasi objek (OMT), yang pada awalnya dikembangkan untuk
pemograman berorientasi bertujuan dan diadaptasi untuk pemodelan data oleh
Balaha, Premerlani, dam Rumbaugh. Hubungan pewarisan (inheritance)
diciptakan ketika sebuak kelas objek dibagi ke dalam subkelas. Sebagai
contoh, sebuah kelas umum atau orangtua dapat berupa perlengkapan pabrik
yang memiliki subkelas seperti perkakas, mesin berat, perlengkapan reparasi,
dan sebagainya yang digambarkan berikut ini:
PLANT_EQUIPMENT (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION)
Subkelasnya ialah sebagai berikut;
HEAVY_EQUIPMENT

(ACCOUNT_NO,

COST,

DEPRECIATION,

MAINTENANCE_FREQ, DATE_PURCHASED)
dan
HAND_TOOLS (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION, USAGE).

Contoh Teknik Permodelan Data Berorientasi Objek

2.2 Arsitektur Database pada Tingkat Logis: Struktur Database Logis

Ada tiga model utama dalam struktur data logika, yaitu:
2.2.1

Struktur Pohon atau Hierarkis

Struktur pohon adalah representasi langsung proses
segmentasi. Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran
menunjukkan satu set field (atau segmen), setiap lingkaran
terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih
tinggi dalam pohon tersebut. Model pohon digunakan pada struktur
data yang didukung oleh COBOL dan program-program bahasa
lainnya yang digunakan secara luas dan telah diimplementasikan
pada banyak sistem manajemen database (DBMS) seperti IMS dan
IDMS.

2.2.2

Struktur Jaringan
Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan
sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orang tua. Model
CODASYL adalah sebuah model jaringan. Dalam sebuah multiplering-structur, beberapa cincin melewati record-record individual.
Sistem hiperteks adalah sitem yang berbasis penunjuk (pointerbased system) yang memungkinkan pengguna untuk menjelajahi
database secara acak dengan memilih beberapa kata atau objek
kunci.

2.2.3

Struktur Data Relasional

Informasi dapat diekstrak dari tabel dengan menggunakan
aljabar relasional, yang dapat diringkas dalam tiga operasi dasar
yaitu:
a. Selection: berfungsi menciptakan sebuah tabel baru dari baris
yang dipilih dalam tabel yang tersedia.
b. Join: berfungsi menciptakan sebuah tabel baru dari baris yang
dipilih dalam dua tabel yang tersedia.
c. Projection: berfungsi menciptakan sebuah tabel baru dengan
menghapus kolom dari tabel yang tersedia.

Tujuan utama normalisasi adalah untuk menghapus proses

duplikasi yang tidak perlu. Ada tiga bentuk normal, yaitu:
a. Bentuk normal pertama: mebagi tabel-tabel untuk menghapus repeated
group.
b. Bentuk normal kedua: membagi tabel-tabel sehingga tidak ada kunci
yang menentukan nilai dari sebuah field non kunci.
c. Bentuk normal ketiga: membagi tabel-tabel sehingga tidak ada field
non kunci yang menentukan nilai-nilai dari field non kunci lainnya.
2.3 Arsitektur Database: Tingkat Fisik
Pembahasan arsitektur database tingkat fisik akan fokus pada ketiga
metode akses file yaitu:
2.3.1

File Akses Sekunsial

File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan bentuk batch,
yang biasanya mengakses seluruh record dalam sebuah file.
Prosedur yang biasanya dilakukan adalah, pertama mengurutkan
transaksi dan file utama dalam kunci yang sama. Aplikasi ini dapat
memperbarui piutang dagang pelanggan (dalam file master) untuk
mencerminkan pembayaran yang diterima (dalam transaksi).

2.3.2

File Berindeks
Sebuah file dikatakan terinversi penuh bila terdapat indeks
di setiap field-nya. Waktu pemrosesan yang dibutuhkan untuk
menyimpan sebuah file yang terisi penuh dapat menjadi lama
karena indeks-indeks yang ada harus senantiasa diperbarui kapan
saja record ditambah, dihapus, atau dimodifikasi.

2.3.3

File Sekuensial Berindeks

File sekuensial berindeks adalah sebuah file sekuensial
yang disimpan dalam sebuah DASD dan diberi indeks serta
disimpan secara fisik dalam field yang sama. File-file tersebut

biasa disebut ISAM, yaitu singkatan dari indexed-sequnetial access

method. ISAM merupakan kompromi antara organisasi file
sekuensial dan akses langsung, yang menyediakan kedua
kemampuan tersebut dengan biaya yang sesuai.
2.3.4

Struktur File ISAM

Secara struktural terdiri atas tiga daerah yang berbeda yaitu:
a. Indeks merupakan sebuah peta yang menghubungkan record
field-field kunci dengan

tempat penyimpanannya di bidang

utama. Dengan mencari indeksnya, sebuah program akan dapat

menempatkan trak yang berisi record sesuai keinginan.
b. Bidang Utama (prime area) adalah bagian dalam disket tempat
record aktual ditulis.
c. Bidang overflow adalah bagian terpisah dalam disket yang
dialokasikan

untuk

file

guna

memungkinkan

adanya

penambahan tanpa pemrosesan lebih lanjut terhadap file awal.

2.3.5

File Akses Langsung

Beberapa metode penempatan yang dapat digunakan untuk
menyimpan dan menempatkan record dalam file akses-langsung:
a. Transformasi acak
b. Metode terkait (related method) yang digunakan untuk
menyimpan alamat fisik media simpan sebagai sebuah field
dalam sebuah file record.
c. Menempatkan field record kunci langsung dengan skema
pengkodean yang digunakan oleh komputer itu sendiri untuk
mngidentifikasi alamat fisiknya dalam sebuah DASD.

2.4 Aspek Ekonomis pada Teknik Pengorganisasian File

Teknik-Teknik

Waktu Terbaik untuk

Pengorganisasian File
Sekuensial

Menggunakannya
Rasio aktivitas tinggi,

Tidak

seperti dalam pemrosesan

untuk mengakses secepat

batch
Rasio

record tunggal
Pembaharuan

Indeks

untuk

aktivitas
ukuran

rendah,
file

Keterbatasan
memungkinkan

menggunakan indeks

file

Indeks - Sekuensial

Langsung

menengah sampai besar

File perlu diprosesdalam

Sama seperti indeks dan

batch

(rasio

sekuensial

tinggi)

dan

aktivitas
non

batch

(rasio aktivitas rendah)

Rasio aktivitas rendah,

Butuh

file-file berukuran besar,

menempatkan record

kunci

jaringan dan pohon

2.5 Arsitektur Fisik, Perangkat Keras dan Waktu Respons
Pada sisi perangkat keras, waktu respon dipengaruhi oleh waktu
akses fisik yaitu waktu yang dibutuhkan oleh CPU untuk memunculkan
sebuah blok data tunggal dari disket yang disebut Disk Access Time. Salah
satu masalahnya adalah CPU beroperasi jauh lebih cepat dari yang
dilakukan disket sehingga CPU harus menunggu sesaat sementara operasi
input/output disket sedang dijalankan.
3. Sistem Manajemen Database Dan Database Dalam Praktik
Sistem manajemen database (DBMS) adalah program komputer yang
memampukan seorang pengguna untuk menciptakan dan memperbaruhi filefile, menyeleksi dan memunculkan kembali data dan menghasilkan beragam
output dan laporan-laporan. DBMS memiliki tiga atribut untuk mengelola dan
mengorganisasi data, yaitu:
a. Data description language (DDL)
DDL memungkinkan

administrator

database

(DBA) untuk

menentukan struktur logika database yang disebut skema. Hal-hal yang

perlu ditentukan ketika menentukan skema:
a) Nama elemen data
b) Jenis data (numerik, alfabetik, tanggal,dll) dan posisi jumlah angka
desimal jika data tersebut bersifat numerik
c) Posisi angka (misalnya sembilan posisi untuk Nomor Jaminan Sosial)
b. Data manipulation language (DML)

untuk

DML terdiri atas perintah-perintah untuk melakukan pembaruan

(updating), pengeditan, manipulasi, dan ekstraksi data.
c. Data query language (DQL)
DQL adalah bahasa atau antar muka yang ramah pengguna (userfriendly) yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi
dari database. Salah satu antarmuka yang friendly ini adalah QBE (query
by example) yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi
hanya dengan mengisi tempat-tempat yang kosong.
3.1 SQL Data Manipulation Language
Structured Query Language (SQL) adalah teknologi yang
digunakan untuk memunculkan informasi dari database. Empat bentuk
pernyataan DML (data manipulation language) yang merupakan
komponen SQL adalah:
a. SELECT : Memunculkan baris tabel
b. UPDATE : Memodifikasi baris tabel
c. DELETE : Memindahkan baris dari tabel
d. INSERT

: Menambahkan baris baru pada tabel

3.2 Queri SELECT

SELECT biasanya adalah kalimat pertama dalam pernyataan SQL
yang dimaksudkan untuk mengekstrak data dari sebuah database. SELECT
menentukan field-field mana sajaatau ekspresi-ekspresi dalam field yang
ingin anda munculkan. Klausa FROM mengidentifikasikan tabel mana
yang berisi item-item tersebut. FROM diperlukan dan mengikuti SELECT.
a. SELECT Everything
Tanda * adalah karakter queri khusus yang mencerminkan
seluruh field. Queri ini memilih seluruh field dari tabel kata kunci.
SELECT * FROM kata kunci
b. SELECT Field
SELECT (memilih) field tertentu (misal item) berdasarkan
nama. Jika anda ingin memasukan lebih dari satu item, pisahkan item-

ietm tersebut dengan koma. Urutkan item-item yang anda ingin unutk
dimunculkan. SELECT nama, negara, mata uang FROM perusahaan
c. ORDER BY
ORDER BY adalah opsional. Dapat menentukannya dalam
urutan kecil-besar untuk item dengan memasukan kata kunci ASC
pada akhir item ada. Untuk mengurutkan sebaliknya (Z-A, 9-0),
tambahkan DESC setelah item data yang anda ingin untuk diurutkan
secara besar-kecil.
d. WHERE Condition
Anda dapat menggunakan WHERE untuk menentukan record
mana saja dari tabel yang tercantum dalam klausa FROM yang akan
muncul dalam hasil pernyataan SELECT. WHERE adalah opsional,
namun bila dimasukan. Ia akan mnegikuti FROM. Jika anda tidak
memasukan WHERE, seluruh record akan dipilih.
e. String Functions
Pernyataan SQL berikut ini mengilustrasikan sebuah pencarian
kata. Kata goodwill akan dicari dalam field Notes. Topic.
SELECT * FROM notes
WHERE Instr (1, topic, goodwill) > 0
f. Arithmetic Expression
SQL memungkinkan ekspresi aritmatika untuk dimasukan
dalam klausa SELECT. Ekspresi aritmatika terdiri dari sejumlah nama
kolom dan nilai-nilai yang terhubung dengan setiap operator berikut
ini:
+ Tambah - Kurang *Kali /Bagi
Ketika dimasukkan dalam klausa SELECT, hasil sebuah
ekspresi akan ditampilkan sebagai sebuah kolom tabel perhitungan.
SELECT title, year1, year2, (year1-year2) as dif
FROM [balance sheet]
WHERE company = 01
ORDER BY position
g. Operator Pembanding

10

Setiap operator pembanding berikut ini dapat digunakan:

= Sama dengan
<> tidak sama dengan
> lebih besar dari
< lebih kecil dari
>= lebih besar sama dengan
<= lebih kecil sama dengan
h. Menyesuaikan Sebuah Nilai dalam Sebuah Daftar
Operator IN memungkinkan pemilihan baris dengan sebuah
nilai kolom yang sesuai dengan setiap nilai dalam sebuah rangkaian
nilai.
SELECT * FROM company
WHERE company IN (01, 22, 35)
i. Ekspresi Majemuk dengan Operator Boolean
Ekspresi logika individu dapat dikombinasikan dalam sbuah
klausa WHERE dengan operator Boolean: AND

OR

j. Fungsi Agregat
Fungsi COUNT (*) AS tally mengilustrasikan bagaimana
menghitung jumlah occurrence dalam sebuah tabel hasil dan nama hasil
(AS tally). SELECT COUNT (*) AS tally FROM keyword

k. GROUP BY
Nilai ringkasan (summary value) dibuat untuk setiap daftar
record jika anda memasukan sebuah fungsi agregat, seperti SUM atau
COUNT, dalam pernyataan SELECT. GROUP BY bersifat pilihan,
namun ketika ia dimasukan, GROUP BY akan mengikuti FROM dan
WHERE. Contoh berikut ini meringkas penghitungan perusahaan
berdasarkan negara.
SELECT company. Country, count (company. country) AS tally
FROM company GROUP BY company. Country
l. Inner Join

11

Mengombinasikan field-field dari beberapa tabel. Contoh

berikut ini memasukan nama perusahaan untuk perusahaan 15 untuk
setiap topiknya dalam tabel notes.
SELECT company. Nama, notes. Topic

FROM company

INNER JOIN notes

ON Company. Company = notes. Company WHERE company.
Company = 20
m. Nested Queries
Seseorang dapat menentukan sebuah queri dalam klausa
WHERE yang dijalankan sebelum queri yang berada di luar
menghasilkan satu atau lebih baris yang kemudian dibandingkan
dengan baris yang dihasilkan oleh queri yang berada diluar. Contoh
berikut ini menemukan nama perusahaan yang memiliki kod SIC Max
(yang paling besar).
SELECT name, FROM Company, WHERE SIC = (SELECT
MAC (SIC) FROM Company)
n. Queri UPDATE, INSERT, dan DELETE
Pernyataan UPDATE terdiri atas 3 klausa yaitu:
a) UPDATE tablename
b) SET column- assignmen- list
c) WHERE conditional expression
Pernyataan INSERT memiliki 2 bentuk umum. Bentuk yang
paling sederhana digunakan untuk memasukan sebuah baris tunggal
dalam sebuah tabel.
a) INSERT INTO tablename
b) VALUES (constant - list)
3.3 Perlunya Sistem Manajemen Database
DBMS mengintegrasikan, menstandarisasi, dan menyediakan
keamanaan unutk beragam aplikasi akuntansi. Bila tidak terdapat integrasi,
tiap-tiap jenis aplikasi akuntansi sperti penjualan, pembayaran gaji, dan
piutang akan menyimpan terpisah file-file independen dan program

12

komputer untuk mengelola file-file tersebut.Kelemahan-kelemahan DBMS

antara lain yaitu:
a. Memasukan elemen data yang sama berkali-kali (sekali untuk tiap
aplikasi yang digunakan di dalamnya) merupakan pemborosan waktu
yang mahal, dan makin besar peluang terjadiinya kesalahan dan
ketidak-konsistenan di antara beragam representasi bagian-bagian data
dalam beberapa file independen.
b. Hasil dari ketidak-konsisten data adalah inkonsistensi laporan yang
dihasilkan dari beragam program aplikasi. Permasalahan seperti ini
tentu saja memperlemah integritas sebuah sistem informasi.
3.4 Independensi Data
Kata file kehilangan artinya dalam lingkungan database. Sebuah
file utama tunggal dapat dibagi kedalam sejumlah file subsistem, dan filefile tersebut dikombinasikan dan dikombinasikan ulang kedalam sejumlah
file lainnya. Perangkat lunak database memisahkan aspek fisik dan logika
penggunaan file, hal ini membuka spektrum luas kemampuan pemrosesan
informasi yang tidak akan dapat dilakukan tanpa perangkat lunak tertentu.
Kamus database adalah kumpulan seluruh nama itm data dalam
sbuah database, bersama dengan sebuah deskripsi bentuk representasi
standar data tersebut (misal ukurannya, jenis data-numerik, alfabetik, dll)
kamus database ditentukan dan dikendalikan oleh administrator database.
3.5 Keamanan
Keunggulan DBMS lainnya adalah kemampuan memberikan kode
keamanan untuk item data dan atribut-atribut pemrosesannya. Salah satu
bagian file kamus data berisi sebuah daftar pengguna sistem terotorisasi
dan kode akses dan keamanan. Kode-kode tersebut akan menentukan item
data yang menentukan pemrosesan yang dapat digunakan oleh pengguna
untuk setiap item data.
3.6 Dokumentasi dan Administrasi database

13

Kamus database digunakan baik terpisah maupun dengan DBMS

untuk mensentralisasi,mendokumentasi, mengontrol, dan mengoordinasi
penggunaan data dalam sebuah organsisasi.
Tujuan utama sebuah kamus data adalah mengurangi atau paling
tidak

mengawasi

inkosistensi

penggunaan

yang

dihasilkan

dari

pemrosesan alias dan mengurangi kelebihan data sejauh mungkin.

Tanggung jawab untuk kamus data harus disentralisasikan pada seorang
administrator database (DBA). Administrasi database bertanggung
jawab menanggulangi ketidak cocokan dan maslah koordinasi dan
komunikasi antara kelompok-kelompok pengguna ketika memakai brsama
sebuah database. Tugas utama DBA adalah menetapkan standar, konvensi,
dan dokumentasi sumber-sumber data

DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, Hopwood. 2004. Accounting Information Systems Ninth Edition. Prentice
Hall: New Jersey.
http://dedijirak.blogspot.com/2013/01/pemrosesan-file-dan-konsep
manajemen.html (diakses pada tanggal 19 Mei 2015)
http://addesaputra.blogspot.com/2013/11/pemrosesan-file-dan-konsepmanajemen.html (diakses pada tanggal 19 Mei 2015)
http://gomgomrevolution.blogspot.com/2012/10/pemrosesan-file-dan-konsepmanajemen.html (diakses pada tanggal 19 Mei 2015)

14

15