Modul APS - 7 Menganalisis Sistem Menggunakan Data Dictionaries

MODUL PERKULIAHAN
Mata Kuliah Analisis dan Perancangan System
Modul 7:
Menganalisis Sistem
Menggunakan Data
Dictionaries
mampu membuat data dictionary , menyimpan data, dan
menggunakannnya Data dictionary. Membuat entri kamus data untuk
proses data, penyimpanan, aliran, struktur, dan elemen logis dan fisik dari
sistem yang dipelajari, berdasarkan DFD. Mengenali fungsi kamus data
dalam membantu pengguna memperbarui dan memelihara sistem
informasi.
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Ekonomi dan Bisnis Program 01510003 Ignatius Oki Dewa Brata, S.E.,M.Si., Ak.,
Studi Akuntansi S1
07 C.A.
Abstract Kompetensi
Dalam chapter ini akan mempelajari Mahasiswa memiliki kemampuan
bagaimana analis menggunakan Mampu memahami kamus data,
kamus data untuk menganalisis tempat penyimpanan data,
sistem berorientasi data. Memahami membuat kamus data,
konsep repositori untuk informasi menggunakan kamus data.
proyek analis dan peran alat CASE
dalam membuatnya.
Menganalisis Sistem Menggunakan Data
Dictionaries
Kamus Data
Kamus data adalah aplikasi khusus dari jenis kamus yang digunakan sebagai referensi
dalam kehidupan sehari-hari. Kamus data adalah karya referensi data tentang data (yaitu,
metadata). Analis sistem menyusun kamus data untuk memandu mereka melalui analisis
dan desain. Kamus data adalah dokumen yang mengumpulkan dan mengoordinasikan
istilah data tertentu, dan menegaskan arti setiap istilah bagi orang yang berbeda dalam
organisasi. Diagram aliran data yang dibahas dalam Bab 7 merupakan titik awal yang
sangat baik untuk mengumpulkan entri kamus data.
Salah satu alasan penting untuk memelihara kamus data adalah untuk menjaga kebersihan
data. Artinya data harus konsisten. Jika Anda menyimpan data tentang jenis kelamin pria
sebagai "M" dalam satu catatan, "Laki-laki" dalam catatan kedua, dan sebagai nomor "1"
dalam catatan ketiga, data tersebut tidak bersih. Menyimpan kamus data akan membantu
dalam hal ini.
Kamus data otomatis (bagian dari alat CASE yang disebutkan sebelumnya) sangat berharga
karena kapasitasnya untuk referensi silang item data, sehingga memungkinkan perubahan
program yang diperlukan untuk semua program yang memiliki elemen yang sama. Fitur ini
menggantikan program yang berubah secara sembarangan, dan mencegah menunggu
hingga program tidak berjalan karena perubahan belum diterapkan di semua program yang
berbagi item yang diperbarui. Jelas, kamus data otomatis penting untuk sistem besar yang
menghasilkan beberapa ribu elemen data yang membutuhkan pembuatan katalog dan
referensi silang.
Perlunya Memahami Kamus Data
Banyak sistem manajemen basis data sekarang dilengkapi dengan kamus data otomatis.
Kamus ini bisa rumit atau sederhana. Beberapa kamus data terkomputerisasi secara
‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

2 dari Modul 6 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen
otomatis membuat katalog item data ketika pemrograman selesai; yang lain hanya
menyediakan templat untuk meminta orang yang mengisi kamus untuk melakukannya
dengan cara yang seragam untuk setiap entri.
Terlepas dari keberadaan kamus data otomatis, seorang analis sistem harus memahami
data apa yang menyusun kamus data, konvensi yang digunakan dalam kamus data, dan
bagaimana kamus data dikembangkan. Memahami proses penyusunan kamus data dapat
membantu analis sistem dalam membuat konsep sistem dan cara kerjanya. Bagian yang
akan datang memungkinkan analis sistem untuk melihat alasan di balik apa yang ada di
kamus data otomatis.
Selain menyediakan dokumentasi dan menghilangkan redundansi, kamus data dapat

digunakan untuk:
Validasi diagram aliran data untuk kelengkapan dan akurasi.
Berikan titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan.
Tentukan isi data yang disimpan dalam file.
Kembangkan logika untuk proses diagram aliran data.
Buat XML (Extensible Markup Language).
Bagaimana kamus data berhubungan dengan diagram aliran data.

Tim Dosen
Empat kategori kamus data — aliran data, struktur data, elemen data, dan penyimpanan
data — harus dikembangkan untuk mendorong pemahaman data sistem. Untuk
menggambarkan bagaimana entri kamus data dibuat, kami menggunakan contoh untuk
Divisi Katalog Tren Dunia. Perusahaan ini menjual pakaian dan barang-barang lainnya
melalui pesanan pos, menggunakan sistem pemesanan telepon bebas pulsa (atau
mengirimkan formulir pesanan lewat faks), dan melalui Internet, menggunakan formulir Web
yang disesuaikan. Terlepas dari asal urutan, data pokok yang ditangkap oleh sistem adalah
sama untuk ketiga metode tersebut.
Formulir urutan Tren Dunia yang ditunjukkan memberikan beberapa petunjuk tentang apa
yang harus dimasukkan ke dalam kamus data. Pertama, Anda perlu merekam dan
menyimpan nama, alamat, dan nomor telepon orang yang melakukan pemesanan. Maka
Anda perlu membahas detail pesanan: item.
deskripsi, ukuran, warna, harga, kuantitas, dan sebagainya. Metode pembayaran pelanggan
juga harus ditentukan. Setelah Anda melakukannya, data ini dapat disimpan untuk
digunakan di masa mendatang. Contoh ini digunakan di seluruh bab ini untuk
mengilustrasikan setiap bagian dari kamus data.

Tim Dosen
Mendefinisikan Arus Data
Arus data biasanya merupakan komponen pertama yang didefinisikan. Seorang analis
sistem menentukan masukan dan keluaran sistem dengan mewawancarai, mengamati
pengguna, dan menganalisis dokumen dan sistem lain yang ada. Informasi yang ditangkap
untuk setiap aliran data dapat diringkas menggunakan formulir yang berisi informasi berikut:
Nomor identifikasi opsional. Terkadang ID dikodekan menggunakan skema untuk
mengidentifikasi sistem dan aplikasi dalam sistem.
Nama deskriptif unik untuk aliran data. Nama ini adalah teks yang seharusnya
muncul pada diagram dan direferensikan di semua deskripsi menggunakan aliran
data.
Penjelasan umum tentang aliran data.
Sumber aliran data. Sumber bisa berupa entitas eksternal, proses, atau aliran data
yang berasal dari penyimpanan data.
Tujuan aliran data.
Indikasi apakah aliran data adalah catatan yang masuk atau keluar dari file atau
catatan yang berisi laporan, formulir, atau layar. Jika aliran data berisi data yang
digunakan di antara proses, itu ditetapkan sebagai internal.
Nama struktur data yang mendeskripsikan elemen yang ditemukan dalam aliran data
ini. Untuk aliran data sederhana, bisa jadi satu atau beberapa elemen.
Volume per satuan waktu. Data dapat berupa catatan per hari atau unit waktu
lainnya.
Area untuk komentar dan notasi lebih lanjut tentang aliran data.
Aliran data untuk semua masukan dan keluaran harus dijelaskan terlebih dahulu karena
biasanya mewakili antarmuka manusia, diikuti oleh aliran data perantara dan aliran data ke
dan dari penyimpanan data. Detail dari setiap aliran data dijelaskan menggunakan elemen,
terkadang disebut bidang; struktur data; atau sekelompok elemen. Aliran data sederhana
dapat dijelaskan menggunakan satu elemen, seperti nomor pelanggan yang digunakan oleh
program penyelidikan untuk menemukan catatan pelanggan yang cocok.

Tim Dosen
Menjelaskan Struktur Data
Struktur data biasanya dijelaskan menggunakan notasi aljabar. Metode ini memungkinkan
seorang analis untuk menghasilkan tampilan dari elemen-elemen yang menyusun struktur
data, beserta informasi tentang elemen-elemen tersebut. Misalnya, analis akan
menunjukkan apakah ada banyak elemen yang sama dalam struktur data (grup berulang)
atau apakah dua elemen mungkin ada secara eksklusif satu sama lain. Notasi aljabar
menggunakan simbol-simbol berikut:
Tanda sama dengan (=) berarti "terdiri dari".
Tanda plus (+) berarti "dan".
Tanda kurung {} menunjukkan elemen berulang, juga disebut grup atau tabel
berulang. Mungkin ada satu elemen berulang atau beberapa dalam satu grup. Grup
berulang mungkin memiliki kondisi, seperti jumlah pengulangan yang tetap, atau
batas atas dan bawah untuk jumlah pengulangan.
Tanda kurung [] digunakan untuk salah satu / atau situasi. Salah satu elemen atau
lainnya mungkin ada, tetapi tidak keduanya. Elemen-elemen yang tercantum di
antara tanda kurung saling eksklusif.
Tanda kurung () digunakan untuk elemen opsional. Elemen opsional dapat
dikosongkan di layar entri dan mungkin berisi spasi atau nol untuk bidang numerik
dalam struktur file.
Contohnya misalkan struktur data untuk menambahkan pesanan pelanggan di Divisi Katalog
Tren Dunia. Setiap layar PELANGGAN BARU terdiri dari entri yang ditemukan di sisi kanan
tanda yang sama. Beberapa entri adalah elemen, tetapi yang lain, seperti NAMA
PELANGGAN, ALAMAT, dan TELEPON, adalah kelompok elemen atau catatan struktural.
Misalnya, NAMA PELANGGAN terdiri dari NAMA DEPAN, NAMA TENGAH, dan NAMA
BELAKANG. Setiap rekaman struktural harus didefinisikan lebih lanjut sampai seluruh
himpunan dipecah menjadi elemen komponennya. Perhatikan bahwa mengikuti definisi layar
CUSTOMER ORDER adalah definisi untuk setiap rekaman struktural. Bahkan bidang
sesederhana NOMOR TELEPON didefinisikan sebagai struktur sehingga kode area dapat
diproses secara individual.
Catatan struktural dan elemen yang digunakan di banyak sistem berbeda diberi nama
khusus non-sistem, seperti jalan, kota, dan kode pos, yang tidak mencerminkan area
Tim Dosen
fungsional di mana mereka digunakan. Metode ini memungkinkan analis untuk menentukan
record ini sekali dan menggunakannya dalam banyak aplikasi berbeda. Misalnya, kota bisa
menjadi kota pelanggan, kota pemasok, atau kota karyawan. Perhatikan penggunaan tanda
kurung untuk menunjukkan bahwa (MIDDLE INITIAL), (APARTMENT), dan (ZIP
EXPANSION) adalah informasi ORDER opsional (tetapi tidak lebih dari satu). Tunjukkan
kondisi ATAU dengan menyertakan opsi dalam tanda kurung siku dan pisahkan dengan
simbol.
Struktur Data Logis dan Fisik
Ketika struktur data pertama kali didefinisikan, hanya elemen data yang akan dilihat
pengguna, seperti nama, alamat, dan saldo jatuh tempo, yang disertakan. Tahap ini adalah
desain logis, yang menunjukkan data apa yang dibutuhkan bisnis untuk operasi sehari-
harinya. Seperti yang kita pelajari dari HCI, penting bahwa desain logis secara akurat
mencerminkan model mental tentang bagaimana pengguna memandang sistem. Dengan
menggunakan desain logis sebagai dasar, analis kemudian mendesain struktur data fisik,
yang mencakup elemen tambahan yang diperlukan untuk mengimplementasikan sistem.
Berikut adalah contoh elemen desain fisik:
Bidang kunci yang digunakan untuk menemukan rekaman dalam tabel database.
Contohnya adalah nomor item, yang tidak diperlukan untuk bisnis untuk berfungsi
tetapi diperlukan untuk mengidentifikasi dan menemukan catatan komputer.
Kode untuk mengidentifikasi status catatan induk, seperti apakah seorang karyawan
aktif (saat ini bekerja) atau tidak aktif. Kode semacam itu dapat disimpan pada file
yang menghasilkan informasi pajak.
Kode transaksi digunakan untuk mengidentifikasi jenis catatan ketika file berisi jenis
catatan yang berbeda. Contohnya adalah file kredit yang berisi catatan untuk barang
yang dikembalikan serta catatan pembayaran.
Entri grup berulang berisi hitungan berapa item yang ada di grup.
Batasan jumlah item dalam kelompok berulang.
Kata sandi yang digunakan oleh pelanggan yang mengakses situs web aman.

Tim Dosen
Elemen Data
Setiap elemen data harus didefinisikan satu kali dalam kamus data dan juga dapat
dimasukkan sebelumnya pada formulir deskripsi elemen. Ciri-ciri yang biasa dicantumkan
pada formulir uraian elemen adalah sebagai berikut:
ID Elemen. Entri opsional ini memungkinkan analis untuk membuat entri kamus data
otomatis.
Nama elemen. Namanya harus deskriptif, unik, dan berdasarkan pada apa elemen
tersebut biasa dipanggil di sebagian besar program atau oleh pengguna utama
elemen tersebut.
Alias, yang merupakan sinonim atau nama lain untuk elemen tersebut. Alias adalah
nama yang digunakan oleh pengguna berbeda di sistem berbeda. Misalnya, NOMOR
PELANGGAN juga bisa disebut NOMOR REKENING YANG DAPAT DITERIMA atau
NOMOR KLIEN.
Penjelasan singkat tentang elemen.
Apakah elemen itu basa atau turunan. Elemen dasar adalah elemen yang awalnya
dimasukkan ke dalam sistem, seperti nama pelanggan, alamat, atau kota. Elemen
dasar harus disimpan dalam file. Elemen turunan dibuat oleh proses sebagai hasil
dari perhitungan atau serangkaian pernyataan pengambilan keputusan.
Panjang elemen. Beberapa elemen memiliki panjang standar. Di Amerika Serikat,
misalnya, panjang singkatan nama negara bagian, kode pos, dan nomor telepon
semuanya standar. Untuk elemen lain, panjangnya dapat bervariasi, dan analis serta
komunitas pengguna harus bersama-sama memutuskan panjang akhir, berdasarkan
pertimbangan berikut:
a. sejumlah numerik harus ditentukan dengan menghitung jumlah terbesar yang
mungkin ditampung oleh jumlah tersebut dan kemudian memberikan ruang
yang wajar untuk ekspansi. Panjang yang ditentukan untuk total harus cukup
besar untuk mengakomodasi jumlah jumlah yang terkumpul di dalamnya.
b. Kolom nama dan alamat dapat diberi panjang berdasarkan tabel berikut.
Misalnya, kolom nama belakang yang terdiri dari 11 karakter akan
menampung 98 persen dari nama belakang di Amerika Serikat.
c. Untuk bidang lain, sering kali berguna untuk memeriksa atau mengambil
sampel data historis yang ditemukan dalam organisasi untuk menentukan
Tim Dosen
panjang bidang yang sesuai. Jika elemen terlalu kecil, data yang perlu
dimasukkan akan dipotong. Analis harus memutuskan bagaimana hal itu
akan mempengaruhi keluaran sistem. Misalnya, jika nama belakang
pelanggan dipotong, biasanya email akan tetap terkirim; jika sebuah alamat
email terpotong, bagaimanapun, itu akan dikembalikan sebagai tidak
ditemukan. Panjang umum bidang ditunjukkan di bawah ini.
Jenis data — numerik, tanggal, alfabet, varchar, atau karakter, yang terkadang
disebut data alfanumerik atau teks. Data Varchar dapat berisi sejumlah karakter,
hingga batas yang ditentukan oleh perangkat lunak database. Saat
menggunakan varchar, menentukan panjangnya adalah opsional. Bidang
karakter dapat berisi campuran huruf, angka, dan karakter khusus. Jika elemen
adalah tanggal, formatnya — misalnya, MMDDYYYY — harus ditentukan. Jika
elemennya numerik, jenis penyimpanannya harus ditentukan.
Format komputer pribadi, seperti mata uang, angka, atau ilmiah, bergantung pada
bagaimana data akan digunakan. Format angka selanjutnya didefinisikan sebagai integer,
long integer, single pre-cision, double presisi, dan seterusnya. Ada banyak jenis format lain
yang digunakan dengan sistem PC. Unicode adalah sistem pengkodean standar untuk
mendefinisikan simbol grafik, seperti karakter Cina atau Jepang. Ada tiga format standar
untuk komputer mainframe: desimal yang dikategorikan, desimal yang dikemas, dan biner.
Format desimal yang dikategorikan digunakan untuk mencetak dan menampilkan data.
Format dec-imal yang dikemas biasanya digunakan untuk menghemat ruang pada tata letak
file dan untuk elemen yang memerlukan aritmatika tingkat tinggi untuk dilakukan padanya.
Format biner cocok untuk tujuan yang sama seperti format desimal yang dikemas tetapi
kurang umum digunakan.
Format input dan output harus disertakan, menggunakan simbol pengkodean khusus untuk
menunjukkan bagaimana data harus disajikan. Setiap simbol mewakili satu karakter atau
digit. Jika karakter yang sama berulang beberapa kali, karakter diikuti dengan angka dalam
tanda kurung yang menunjukkan berapa kali karakter berulang diganti untuk grup. Misalnya,
XXXXXXXX akan direpresentasikan sebagai X (8).

Tim Dosen
Kriteria validasi untuk memastikan bahwa data yang akurat ditangkap oleh sistem. Elemen
bersifat diskrit, artinya memiliki nilai tetap tertentu, atau kontinu, dengan rentang nilai yang
mulus. Berikut adalah kriteria pengeditan yang umum:
a. Sebuah. Rentang nilai cocok untuk elemen yang berisi data kontinu. Misalnya, di
Amerika Serikat, nilai rata-rata siswa mungkin dari 0,00 hingga 4,00. Jika hanya ada
batas atas atau bawah ke data, batas digunakan sebagai ganti rentang.
b. Daftar nilai ditunjukkan jika datanya terpisah. Contohnya adalah kode yang mewakili
warna barang yang dijual di katalog Tren Dunia.
c. Tabel kode sesuai jika daftar nilainya sangat luas (misalnya, singkatan negara
bagian, kode negara telepon, atau kode area telepon A.S.)
d. Untuk elemen kunci atau indeks, digit pemeriksa sering disertakan.
Nilai default apa pun yang mungkin dimiliki elemen. Nilai default ditampilkan pada layar entri
dan digunakan untuk mengurangi jumlah penguncian yang mungkin harus dilakukan
operator. Biasanya, beberapa bidang di setiap sistem memiliki nilai default. Saat
menggunakan daftar GUI atau daftar drop-down, nilai default adalah yang saat ini dipilih dan
disorot. Saat menggunakan tombol radio, opsi untuk nilai default dipilih, dan saat
menggunakan kotak centang, nilai default (baik "ya" atau "tidak") menentukan apakah kotak
centang akan memiliki pemeriksaan awal di dalamnya.
Area komentar atau komentar tambahan. Ini dapat digunakan untuk menunjukkan format
tanggal, validasi khusus yang diperlukan.
Deskripsi elemen data seperti NOMOR PELANGGAN dapat disebut NOMOR KLIEN di
tempat lain di sistem (dan mungkin kode lama yang ditulis dengan alias ini perlu diperbarui).
Jenis elemen data lainnya adalah elemen abjad. Di Divisi Katalog Tren Dunia, kode
digunakan untuk mendeskripsikan warna — misalnya, BL untuk biru, WH untuk putih, dan
GR untuk hijau.
Penyimpanan Data
Semua elemen dasar harus disimpan di sistem. Elemen turunan, seperti gaji kotor karyawan
dari tahun ke tahun, juga dapat disimpan dalam sistem. Penyimpanan data dibuat untuk
setiap entitas data yang berbeda yang disimpan. Artinya, ketika elemen basis aliran data
Tim Dosen
dikelompokkan bersama untuk membentuk rekaman struktural, penyimpanan data dibuat
untuk setiap rekaman struktural yang unik.
Karena aliran data tertentu mungkin hanya memperlihatkan bagian dari data kolektif yang
berisi rekaman struktural, Anda mungkin harus memeriksa banyak struktur aliran data yang
berbeda untuk sampai pada deskripsi penyimpanan data yang lengkap.
Bentuk tipikal yang digunakan untuk mendeskripsikan penyimpanan data. Informasi yang
disertakan dalam formulir adalah sebagai berikut:
ID penyimpanan data. ID sering kali merupakan entri wajib untuk mencegah analis
menyimpan informasi yang berlebihan. Contohnya adalah D1 untuk CUSTOMER
MASTER.
Nama penyimpanan data, yang deskriptif dan unik.
Alias untuk tabel, seperti CLIENT MASTER untuk CUSTOMER MASTER.
Penjelasan singkat tentang penyimpanan data.
Jenis file, baik komputer maupun manual.
Format menentukan apakah file tersebut adalah tabel database atau apakah memiliki
format file datar sederhana. (Format file dirinci di Bab 13.)
Jumlah maksimum dan rata-rata catatan pada file serta pertumbuhannya per tahun.
Informasi ini membantu analis untuk memprediksi jumlah ruang disk yang diperlukan
untuk aplikasi dan diperlukan untuk perencanaan akuisisi perangkat keras.
File atau nama kumpulan data menentukan nama file, jika diketahui. Pada tahap
desain awal, item ini boleh dikosongkan. Formulir elektronik yang diproduksi
menggunakan Visible Analyst ditunjukkan pada Gambar 8.10. Contoh ini
memperlihatkan bahwa CUSTOMER MASTER disimpan di komputer dalam bentuk
database dengan jumlah maksimal 45.000 record. (Catatan dan kunci yang
digunakan untuk mengurutkan database dijelaskan di Bab 13.)
Struktur data harus menggunakan nama yang terdapat dalam kamus data,
menyediakan tautan ke elemen untuk penyimpanan data ini. Alternatifnya, elemen
data dapat dideskripsikan pada formulir deskripsi penyimpanan data atau pada layar
alat CASE untuk penyimpanan data. Kunci utama dan kedua harus berupa elemen
(atau kombinasi elemen) yang ditemukan dalam struktur data. Dalam contoh,
NOMOR PELANGGAN adalah kunci utama dan harus unik. NAMA PELANGGAN,
ZIP, dan JUMLAH TAHUN-KE-TANGGAL YANG DIBELI adalah kunci kedua yang
Tim Dosen
digunakan untuk mengontrol pengurutan catatan pada laporan dan untuk
menemukan catatan secara langsung. (Kunci dibahas di Bab 13.) Komentar
digunakan untuk informasi yang tidak sesuai dengan kategori di atas. Ini mungkin
termasuk pembaruan atau waktu pencadangan, keamanan, atau pertimbangan
lainnya.
Membuat Kamus Data
Entri kamus data dapat dibuat setelah diagram aliran data selesai dibuat, atau dapat dibuat
saat diagram aliran data sedang dikembangkan. Penggunaan notasi aljabar dan catatan
struktural memungkinkan seorang analis untuk mengembangkan kamus data dan dia-gram
aliran data menggunakan pendekatan top-down. Misalnya, analis dapat membuat aliran data
Diagram 0 setelah beberapa wawancara pertama dan, pada saat yang sama, membuat entri
kamus data pendahuluan. Biasanya, entri ini terdiri dari nama aliran data yang ditemukan
pada diagram aliran data dan struktur datanya yang sesuai.
Setelah melakukan beberapa wawancara tambahan dengan pengguna untuk mempelajari

detail sistem dan cara mereka berinteraksi dengannya, analis akan memperluas diagram
aliran data dan membuat diagram anak. Kamus data kemudian dimodifikasi untuk
memasukkan catatan struktural baru dan elemen yang diperoleh dari wawancara lebih
lanjut, observasi, dan analisis dokumen.
Setiap tingkat diagram arus data harus menggunakan data yang sesuai untuk tingkat
tersebut. Diagram 0 harus mencakup hanya formulir, layar, laporan, dan catatan. Saat
diagram anak dibuat, aliran data masuk dan keluar dari proses menjadi semakin mendetail,
termasuk catatan dan elemen struktural.
Menganalisis Input dan Output
Langkah penting dalam membuat kamus data adalah mengidentifikasi dan mengkategorikan
masukan sistem dan aliran data keluaran. Formulir analisis input dan output berisi bidang
yang umumnya disertakan berikut ini:

Tim Dosen
Nama deskriptif untuk masukan atau keluaran. Jika aliran data pada diagram logis,
nama harus mengidentifikasi apa datanya (misalnya, INFORMASI PELANGGAN).
Jika analis sedang mengerjakan desain fisik atau jika pengguna telah secara
eksplisit menyatakan sifat input atau output, bagaimanapun, nama tersebut harus
menyertakan informasi tersebut mengenai format. Contohnya adalah PERNYATAAN
TAGIHAN PELANGGAN dan PERTANYAAN DETAIL PELANGGAN.
Kontak pengguna bertanggung jawab untuk klarifikasi detail lebih lanjut, umpan balik
desain, dan persetujuan akhir.
Apakah data berupa input atau output.
Format aliran data. Dalam tahap desain logis, formatnya mungkin belum ditentukan.
Elemen yang menunjukkan urutan data pada laporan atau layar (mungkin dalam
kolom).
Daftar elemen, termasuk nama, panjangnya, dan apakah itu basis atau turunan, dan
kriteria pengeditannya.
Setelah formulir selesai, setiap elemen harus dianalisis untuk menentukan apakah elemen
tersebut berulang, apakah opsional, atau apakah itu saling eksklusif dari elemen lain. Unsur-
unsur yang termasuk dalam kelompok atau yang secara teratur bergabung dengan
beberapa unsur lain dalam banyak struktur harus ditempatkan bersama dalam catatan
struktural.
Mengembangkan Penyimpanan Data
Kegiatan lain dalam membuat kamus data adalah mengembangkan penyimpanan data.
Hingga saat ini, kami telah menentukan data apa yang perlu mengalir dari satu proses ke
proses lainnya. Informasi ini dijelaskan dalam data struktur. Informasi, bagaimanapun, dapat
disimpan di banyak tempat, dan di setiap tempat penyimpanan data mungkin berbeda.
Sedangkan aliran data merepresentasikan data yang bergerak, penyimpanan data
merepresentasikan data diam.
Misalnya, ketika suatu pesanan tiba di Tren Dunia, sebagian besar berisi informasi
sementara — yaitu, informasi yang diperlukan untuk mengisi pesanan tertentu itu — tetapi
beberapa informasi mungkin disimpan secara permanen. Contoh yang terakhir termasuk

Tim Dosen
informasi tentang pelanggan (sehingga katalog dapat dikirim kepada mereka) dan informasi
tentang item (karena item ini akan muncul di banyak pesanan pelanggan lain).
Penyimpanan data berisi informasi yang bersifat permanen atau semipermanen

(sementara). NOMOR ITEM, DESKRIPSI, dan BIAYA ITEM adalah contoh informasi yang
relatif permanen. Begitu juga dengan TINGKAT PAJAK. Namun, ketika BIAYA ITEM
dikalikan dengan TARIF PAJAK, PAJAK YANG DIKENAKAN dihitung (atau diturunkan).
Nilai turunan tidak harus disimpan di penyimpanan data.
Ketika penyimpanan data dibuat hanya untuk satu laporan atau layar, kami menyebutnya
sebagai "tampilan pengguna" karena mereka mewakili cara pengguna ingin melihat
informasi.
Menggunakan Kamus Data
Kamus data yang ideal bersifat otomatis, interaktif, online, dan evolusioner. Saat seorang
analis sistem belajar tentang sistem organisasi, dia menambahkan item data ke kamus data.
Di sisi lain, kamus data bukanlah tujuan itu sendiri dan tidak boleh menjadi tujuan itu sendiri.
Menghindari menjadi tersimpangkan dengan pembuatan kamus data yang lengkap, analis
sistem harus melihatnya sebagai aktivitas yang paralel dengan analisis dan desain sistem.
Untuk mendapatkan kekuatan maksimum, kamus data harus diikat ke dalam sejumlah
program sistem sehingga ketika item diperbarui atau dihapus dari kamus data, secara
otomatis diperbarui atau dihapus dari database. Kamus data hanya menjadi keingintahuan
sejarah jika tidak terus diperbarui.
Kamus data dapat digunakan untuk membuat layar, laporan, dan formulir. Misalnya, periksa
struktur data untuk SLIP PEMILIHAN PESANAN Tren Dunia pada Gambar 8.14. Karena
elemen yang diperlukan dan panjangnya telah ditentukan, proses pembuatan dokumen fisik
terdiri dari mengatur elemen dengan cara yang menyenangkan dan fungsional
menggunakan garis panduan desain dan akal sehat.
Grup berulang menjadi kolom, dan rekaman struktural dikelompokkan bersama di layar,
laporan, atau formulir. Tata letak laporan untuk SLIP PEMILIHAN PESANAN Tren Dunia.
Tim Dosen
Perhatikan bahwa NAMA DEPAN dan NAMA TERAKHIR dikelompokkan bersama dalam
NAMA dan KUANTITAS itu (PICKED dan ORDERED), SECTION, SHELF NUMBER, ITEM
NUMBER, ITEM DESCRIPTION, SIZE, dan COLOR membentuk serangkaian kolom karena
mereka adalah elemen yang berulang.
Struktur data dan elemen untuk penyimpanan data biasanya digunakan untuk menghasilkan
kode sumber bahasa komputer yang sesuai, yang kemudian dimasukkan ke dalam program
komputer. Itu kamus data dapat digunakan bersama dengan diagram aliran data untuk
menganalisis desain sistem, mendeteksi kekurangan dan area yang membutuhkan
klarifikasi. Beberapa pertimbangannya adalah:
Semua elemen dasar pada arus data keluaran harus ada pada arus data masukan
untuk proses menghasilkan keluaran. Elemen dasar diberi kunci dan tidak boleh
dibuat oleh suatu proses.
Elemen turunan harus dibuat oleh suatu proses dan harus menjadi keluaran dari
setidaknya satu proses yang bukan merupakan masukan.
Elemen-elemen yang ada dalam aliran data yang masuk atau keluar dari
penyimpanan data harus terkandung dalam penyimpanan data.
Jika dimulai lebih awal, kamus data dapat menghemat banyak waktu dalam fase analisis
dan desain. Kamus data adalah salah satu sumber umum dalam organisasi untuk menjawab
pertanyaan dan menyelesaikan perselisihan tentang segala aspek definisi data. Kamus data
terbaru dapat berfungsi sebagai referensi yang sangat baik untuk upaya pemeliharaan pada
sistem yang tidak dikenal. Kamus data otomatis dapat berfungsi sebagai referensi untuk
orang dan program.
Menggunakan Kamus Data untuk Membuat XML
Extensible Markup Language (XML) adalah bahasa yang dapat digunakan untuk bertukar
data antar bisnis atau antar sistem dalam bisnis. Ini mirip dengan HTML, bahasa markup
digunakan untuk membuat halaman web, tetapi lebih canggih. HTML berkaitan terutama
dengan pemformatan dokumen; XML mengatasi masalah berbagi data ketika pengguna
memiliki sistem komputer dan perangkat lunak yang berbeda atau sistem manajemen basis
data yang berbeda (misalnya, satu perusahaan menggunakan Oracle dan lainnya
menggunakan DB2 IBM). Jika setiap orang menggunakan perangkat lunak atau sistem
manajemen basis data yang sama, hanya ada sedikit kebutuhan akan XML.
Tim Dosen
Setelah dokumen XML dibuat, data dapat diubah menjadi sejumlah format keluaran yang
berbeda dan ditampilkan dalam berbagai cara, termasuk keluaran cetak, halaman web,
keluaran untuk perangkat genggam, dan file format dokumen portabel (PDF). Dengan
demikian, isi data dokumen dipisahkan dari format keluaran. Konten XML didefinisikan sekali
sebagai data dan kemudian diubah sebanyak yang diperlukan.
Keuntungan menggunakan dokumen XML adalah bahwa analis hanya dapat memilih data
yang perlu dimiliki oleh departemen internal atau mitra eksternal agar dapat berfungsi. Ini
membantu untuk memastikan kerahasiaan data. Misalnya, perusahaan pelayaran hanya
dapat menerima nama pelanggan, alamat, nomor barang, dan jumlah yang akan dikirim,
tetapi tidak menerima informasi kartu kredit atau data keuangan lainnya. Pendekatan yang
efisien ini juga mengurangi kelebihan informasi.
Oleh karena itu, menggunakan XML adalah cara untuk mendefinisikan, mengurutkan,
memfilter, dan menerjemahkan data ke dalam bahasa data universal yang dapat digunakan
oleh siapa saja. XML dapat dibuat dari database, formulir, atau program perangkat lunak,
atau dapat dimasukkan langsung ke dalam dokumen, editor teks, atau program entri XML.
Kamus data adalah titik awal yang ideal untuk mengembangkan konten XML. Kunci untuk
menggunakan XML adalah membuat definisi standar dari data. Ini dilakukan dengan
menggunakan sekumpulan tag atau nama data yang disertakan sebelum dan sesudah
setiap elemen atau struktur data. Tag menjadi metadata, atau data tentang data. Data dapat
dibagi lagi menjadi elemen dan struktur yang lebih kecil sampai semua elemen ditentukan.
Elemen XML juga dapat menyertakan atribut, data tambahan yang disertakan dalam tag
yang menjelaskan sesuatu tentang elemen XML.
Koleksi keseluruhan pelanggan termasuk dalam apa yang disebut elemen root: custom-ers.
Dokumen XML mungkin hanya berisi satu elemen root, sehingga sering kali merupakan
bentuk jamak dari data yang terdapat dalam dokumen XML. Setiap pelanggan dapat
memesan banyak. Struktur ditentukan di dua kolom kiri, dan kode XML muncul di sebelah
kanan. CUSTOMER, seperti yang Anda lihat, terdiri dari NAMA, ALAMAT, SALDO SAAT
INI, beberapa entri INFORMASI PESANAN, dan PEMBAYARAN. Beberapa dari struktur ini
dibagi lagi.
Tim Dosen
Dokumen XML cenderung mencerminkan struktur kamus data. Entri pertama (selain baris
XML yang mengidentifikasi dokumen) adalah <customers>, yang mendefinisikan seluruh
kumpulan informasi pelanggan. Simbol kurang dari (<) dan lebih besar dari (>) digunakan
untuk mengidentifikasi nama tag (mirip dengan HTML). Baris terakhir dari dokumen XML
adalah tag penutup, </customers>, menandakan akhir dari informasi pelanggan.
Pelanggan didefinisikan terlebih dahulu dan berisi atribut, nomor pelanggan. Sering ada
diskusi tentang apakah data harus disimpan sebagai elemen atau atribut. Dalam hal ini,
mereka disimpan sebagai atribut.
Tag nama, <name>, ditentukan selanjutnya karena ini adalah entri pertama dalam kamus
data. NAMA adalah struktur yang terdiri dari NAMA TERAKHIR, NAMA DEPAN, dan
MIDDLE INITIAL opsional. Dalam dokumen XML, struktur ini dimulai dengan <name> dan
diikuti oleh <lastname>, <firstname>, dan <middle_initial>. Karena spasi tidak diperbolehkan
dalam nama tag XML, garis bawah biasanya digunakan untuk memisahkan kata. Tag
</name> penutup menandakan akhir dari grup elemen. Menggunakan struktur seperti nama
menghemat waktu dan pengkodean jika trans-formasi menampilkan nama lengkap. Setiap
elemen anak akan berada dalam satu baris yang dipisahkan oleh spasi. Nama juga
mengandung atribut, baik I untuk individu atau C untuk korporasi.
Indentasi digunakan untuk menunjukkan struktur mana yang mengandung elemen.

Perhatikan bahwa <address> mirip dengan <customer>, tetapi saat kita masuk ke
<order_information> ada perbedaan besar.
Ada beberapa entri untuk <order_information>, masing-masing berisi <order_number>,

<order_date>, <shipping_date>, dan <total>. Karena pembayaran dilakukan dengan cek
atau kartu kredit, hanya salah satu yang mungkin hadir. Dalam contoh kami, pembayaran
adalah dengan cek. Tanggal memiliki atribut yang disebut format yang menunjukkan apakah
tanggal tersebut muncul sebagai bulan, hari, tahun; tahun bulan hari; atau hari, bulan, tahun.
Jika kartu kredit digunakan untuk melakukan pembayaran, atribut TYPE berisi M, V, A, D,
atau O, yang menunjukkan jenis kartu kredit (MasterCard, Visa, dan seterusnya).

Tim Dosen
Definisi Jenis Dokumen Xml
Seringkali struktur elemen konten XML ditentukan menggunakan definisi tipe dokumen
(DTD). DTD digunakan untuk menentukan apakah konten dokumen XML valid — yaitu,
apakah sesuai dengan urutan dan jenis data yang harus ada dalam dokumen. DTD mudah
dibuat dan didukung dengan baik oleh perangkat lunak standar. Setelah DTD selesai, itu
dapat digunakan untuk memvalidasi dokumen XML menggunakan alat XML standar. DTD
lebih mudah dibuat jika kamus data telah selesai, karena analis telah bekerja dengan
pengguna dan membuat keputusan tentang struktur data.
Gambar 8.17 mengilustrasikan definisi tipe dokumen untuk dokumen XML Pelanggan. Kata
kunci, seperti! DOCTYPE, yang menunjukkan awal DTD, harus menggunakan huruf kapital.
! ELEMEN mendeskripsikan elemen, dan! ATTLIST mendeskripsikan atribut, mencantumkan
nama elemen diikuti dengan nama atribut. Elemen yang memiliki kata kunci #PCDATA,
untuk data karakter yang diurai, adalah elemen primitif, tidak didefinisikan lebih lanjut.
Sebuah elemen yang memiliki serangkaian elemen lain dalam tanda kurung berarti mereka
adalah elemen anak dan harus dalam urutan yang tercantum. Pernyataan <! ELEMENT
name (lastname, firstname, middle_initial?)> Artinya nama tersebut harus memiliki nama
belakang diikuti dengan nama depan diikuti dengan inisial tengah.
Tanda tanya setelah "middle_initial" berarti bahwa elemen tersebut opsional dan dapat
ditinggalkan dari dokumen untuk pelanggan tertentu. Tanda plus berarti ada satu atau lebih
elemen yang dapat diulang. Pelanggan harus berisi setidaknya satu tag pelanggan tetapi
dapat berisi banyak tag pelanggan. Tanda bintang berarti ada nol atau lebih elemen. Setiap
pelanggan mungkin memiliki nol hingga banyak pesanan. Bilah vertikal memisahkan dua
atau lebih elemen anak yang saling eksklusif. Pembayaran berisi cek atau kartu kredit
sebagai opsi.
Definisi daftar atribut untuk nomor pelanggan berisi ID kata kunci (dalam huruf besar huruf
besar). Ini berarti bahwa nomor atribut harus muncul hanya sekali dalam dokumen XML
sebagai atribut untuk elemen dengan ID. Itu agak mirip dengan kunci utama. Perbedaannya
adalah, jika dokumen memiliki beberapa elemen berbeda, masing-masing dengan atribut ID,
ID yang diberikan (C15008 dalam contoh ini) hanya dapat muncul sekali. ID harus dimulai
dengan huruf atau garis bawah dan tidak boleh hanya berupa angka. Alasan di balik
Tim Dosen
menempatkan nomor pelanggan sebagai ID adalah untuk memastikan bahwa nomor
tersebut tidak terulang dalam dokumen yang lebih panjang. Kata kunci #REQUIRED berarti
atribut harus ada. Kata kunci #IMPLIED berarti atribut tersebut opsional. Dokumen mungkin
juga memiliki atribut IDREF, yang menghubungkan satu elemen dengan elemen lainnya
yang merupakan ID. Tag ORDER memiliki atribut customer_number yang didefinisikan
sebagai IDREF, dan nilai C15008 harus ada di ID di suatu tempat di dokumen. Daftar atribut
yang berisi nilai dalam tanda kurung berarti bahwa atribut harus berisi salah satu nilai.
Definisi DTD <! ATTLIST credit_card type (M | V | A | D | O) #REQUIRED> berarti bahwa
jenis kartu kredit harus salah satu dari M, V, A, D, atau O.
Skema Xml
Skema adalah cara lain yang lebih tepat untuk menentukan konten dokumen XML. Skema
dapat mencakup jumlah pasti berapa kali suatu elemen dapat muncul serta jenis data dalam
elemen, seperti karakter atau nilai numerik, termasuk panjang elemen, batas data, dan
jumlah tempat di sebelah kiri dan di kanan angka desimal.
Kamus data adalah titik awal yang sangat baik untuk mengembangkan dokumen XML dan
jenis dokumen definisi atau skema. Keuntungan menggunakan XML untuk mendefinisikan
data adalah, dalam format XML, data disimpan dalam format teks murni dan tidak
bergantung pada perangkat lunak berpemilik apa pun. Dokumen dapat dengan mudah
divalidasi dan diubah menjadi berbagai format keluaran.
Kelompok atau organisasi industri mungkin terlibat dalam mendefinisikan struktur XML
khusus industri sehingga semua pihak yang terlibat memahami arti data tersebut. Ini sangat
penting ketika nama elemen mungkin memiliki beberapa arti. Contohnya adalah "negara
bagian", yang mungkin berarti singkatan negara bagian pos atau status pesanan atau akun.
Contoh definisi dan skema jenis dokumen XML khusus industri dapat ditemukan di
www.xml.org.
Daftar Pustaka
Ambler, S. W., and L. L. Constantine (Eds.). The Unified Process Inception Phase: Best
Practices for
Implementing the UP. Lawrence, KS: CMP Books, 2000.

Tim Dosen
Gane, C., and T. Sarson. Structured Systems Analysis and Design Tools and Techniques.
Englewood Cliffs,
NJ: Prentice Hall, 1979.
Hoffer, J. A., M. Prescott, and H. Topi. Modern Database Management, 9th ed. Upper
Saddle River:
Prentice Hall, 2009.
Kotonya, G., and I. Sommerville. Requirements Engineering: Processes and Techniques.
New York: John
Wiley & Sons, 1999.
Lucas, H. Information Systems Concepts for Management, 3rd ed. New York: McGraw-Hill,
1986.
Martin, J. Strategic Data-Planning Methodologies. Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall, 1982.
Thayer, R. H., M. Dorfman, and D. Garr. Software Engineering: Vol. 1: The Development
Process, 2nd ed.
New York: Wiley-IEEE Computer Society Press, 2002.

Tim Dosen

Modul APS - 7 Menganalisis Sistem Menggunakan Data Dictionaries

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul APS - 7 Menganalisis Sistem Menggunakan Data Dictionaries

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL PERKULIAHAN

Mata Kuliah Analisis dan Perancangan System

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Perlunya Memahami Kamus Data

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Selain menyediakan dokumentasi dan menghilangkan redundansi, kamus data dapat

Bagaimana kamus data berhubungan dengan diagram aliran data.

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Struktur Data Logis dan Fisik

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Membuat Kamus Data

Setelah melakukan beberapa wawancara tambahan dengan pengguna untuk mempelajari

Menganalisis Input dan Output

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Mengembangkan Penyimpanan Data

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Penyimpanan data berisi informasi yang bersifat permanen atau semipermanen

Menggunakan Kamus Data

Menggunakan Kamus Data untuk Membuat XML

Indentasi digunakan untuk menunjukkan struktur mana yang mengandung elemen.

Ada beberapa entri untuk <order_information>, masing-masing berisi <order_number>,

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

Anda mungkin juga menyukai