Analyzing Systems Using Data Dictionaries

(Menganalisis Sistem Menggunakan Kamus Data)

Makalah ini diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Analisis dan Perancangan
Sistem

Dosen Pembina

Ignatius Oki DewaBrata, S.E., M.Si., Ak.

Oleh :

FirmanAnnur (0116101135)
Dian Puspita Purdianti (0116101137)
Raka Safarilla (0116101138)
Juandiah Nurfaidah ( 0116101139 )
Silvi Widiastuti (0116101140)
Theresia Veni Sihaloho (0116101143)
Medy Cita Suci (0116101144)

KELOMPOK 2
KELAS D

PROGRAM STUDI AKUNTANSI S1

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS WIDYATAMA
2018
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa berkat rahmat
dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul “Analyzing
Systems Using Data Dictionaries (Menganalisis Sistem Menggunakan Kamus Data)”.
Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh dosen mata
kuliah Analisis dan Perancangan Sistem.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
sehingga makalah ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Makalah ini masih jauh
dari kata sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca
demi perbaikan menuju arah yang lebih baik.

Bandung, Oktober 2018

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR …......................................................................................................i

DAFTAR ISI.........................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 LatarBelakang.......................................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Kamus Data............................................................................................................2
2.2 Data Repositori......................................................................................................3
2.3 MembuatKamus Data.........................................................................................17
2.4 MenggunakanKamus Data.................................................................................20
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan..........................................................................................................27
DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................................28

ii
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kamus data adalah dokumen yang mengumpulkan dan mengoordinasikan istilah
data tertentu, dan menegaskan apa arti setiap istilah bagi orang yang berbeda dalam
organisasi.Salah satu alasan penting untuk memelihara kamus data adalah untuk
menjaga data tetap bersih. Ini berarti data harus konsisten.
Meskipun ada kamus data otomatis, analis sistem harus memahami data apa
yang menyusun kamus data, konvensi yang digunakan dalam kamus data, dan
bagaimana kamus data dikembangkan. Memahami proses penyusunan kamus data dapat
membantu analis sistem dalam mengkonseptualisasikan sistem dan cara kerjanya.
Bagian yang akan datang memungkinkan analis sistem untuk melihat alasan di balik apa
yang ada dalam kamus data otomatis.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 KAMUS DATA

Kamus data adalah aplikasi khusus dari jenis kamus yang digunakan sebagai
referensi dalam kehidupan sehari-hari. Kamus data adalah karya referensi data tentang
data (yaitu metadata). Analis sistem menyusun kamus data untuk membimbing mereka
melalui analisis dan desain. Kamus data adalah dokumen yang mengumpulkan dan
mengoordinasikan istilah data tertentu, dan menegaskan apa arti setiap istilah bagi orang
yang berbeda dalam organisasi. Diagram alir data yang tercakup dalam Bab 7 adalah
titik awal yang sangat baik untuk mengumpulkan entri kamus data.
Salah satu alasan penting untuk memelihara kamus data adalah untuk menjaga
data tetap bersih. Ini berarti data harus konsisten. Jika Anda menyimpan data tentang
seks pria sebagai "M" dalam satu catatan, "Pria" dalam rekaman kedua, dan sebagai
angka "1" dalam rekaman ketiga, data tidak bersih. Menjaga kamus data akan
membantu dalam hal ini.
Kamus data otomatis (bagian dari alat CASE yang disebutkan sebelumnya)
berharga untuk kapasitas mereka untuk referensi silang item data, sehingga
memungkinkan perubahan program yang diperlukan untuk semua program yang berbagi
elemen umum. Fitur ini menggantikan perubahan program secara serampangan, dan
mencegah menunggu hingga program tidak berjalan karena perubahan belum diterapkan
di semua program yang berbagi item yang diperbarui. Jelas, kamus data otomatis
penting untuk sistem besar yang menghasilkan beberapa ribu elemen data yang
membutuhkan katalog dan referensi silang.

Perlu Memahami Kamus Data

Banyak sistem manajemen basis data kini dilengkapi dengan kamus data
otomatis. Kamus-kamus ini dapat menjadi rumit atau sederhana. Beberapa kamus data
terkomputerisasi secara otomatis mem-katalog item-item data ketika pemrograman

2
selesai; yang lain hanya menyediakan template untuk meminta orang yang mengisi
kamus untuk melakukannya dengan cara yang seragam untuk setiap entri.
Meskipun ada kamus data otomatis, analis sistem harus memahami data apa
yang menyusun kamus data, konvensi yang digunakan dalam kamus data, dan
bagaimana kamus data dikembangkan. Memahami proses penyusunan kamus data dapat
membantu analis sistem dalam mengkonseptualisasikan sistem dan cara kerjanya.
Bagian yang akan datang memungkinkan analis sistem untuk melihat alasan di balik apa
yang ada dalam kamus data otomatis.
Selain menyediakan dokumentasi dan menghilangkan redundansi, kamus data dapat
digunakan untuk:
 Validasi diagram alur data untuk kelengkapan dan akurasi.
 Berikan titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan.
 Tentukan isi data yang disimpan dalam file.
 Kembangkan logika untuk proses diagram aliran data.
 Buat XML (Extensible Markup Language).

2.2 DATA REPOSITORI

Sedangkan kamus data berisi informasi tentang data dan prosedur, kumpulan informasi
proyek yang lebih besar disebut repositori. Salah satu manfaat menggunakan alat CASE
untuk mengembangkan kamus data adalah kemampuan untuk mengembangkan
repositori, atau pengumpulan bersama informasi proyek dan kontribusi tim. Repositori
mungkin berisi hal-hal berikut:
 Informasi tentang data yang dikelola oleh sistem, termasuk arus data,
penyimpanan data, struktur catatan, elemen, entitas, dan pesan
 Logika prosedural dan kasus penggunaan
 Desain layar dan laporan
 Hubungan data, seperti bagaimana satu struktur data dihubungkan dengan yang
lain
 Persyaratan proyek dan hasil akhir sistem

3
  Informasi manajemen proyek, seperti jadwal pengiriman, pencapaian, masalah
yang perlu diselesaikan, dan pengguna proyek

Kamus data dibuat dengan memeriksa dan menjelaskan isi arus data, penyimpanan data,
dan proses, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 8.1. Setiap penyimpanan data dan
aliran data harus ditentukan dan kemudian diperluas untuk menyertakan detail dari
elemen-elemen yang dikandungnya. Logika setiap proses harus dijelaskan
menggunakan data yang mengalir masuk atau keluar dari proses. Kelalaian dan
kesalahan desain lainnya harus diperhatikan dan diselesaikan.
Keempat kategori kamus data — arus data, struktur data, elemen data, dan
penyimpanan data — harus dikembangkan untuk mempromosikan pemahaman tentang
data sistem. Logika prosedural disajikan dalam Bab 9, entitas dibahas dalam Bab 13,
dan pesan dan penggunaan kasus disajikan dalam Bab 2 dan 10.
Untuk mengilustrasikan bagaimana entri kamus data dibuat, kami menggunakan
contoh untuk Divisi Katalog Tren Dunia. Perusahaan ini menjual pakaian dan barang-
barang lainnya melalui pesanan pos, menggunakan sistem pesanan telepon bebas pulsa
(atau mengirim faks melalui formulir pemesanan), dan melalui Internet, menggunakan
formulir Web yang disesuaikan. Terlepas dari asal mula pesanan, data yang
mendasarinya ditangkap oleh sistem adalah sama untuk ketiga metode.
Formulir pesanan Tren Dunia yang ditunjukkan pada Gambar 8.2 memberikan
beberapa petunjuk tentang apa yang harus dimasukkan ke dalam kamus data. Pertama,
Anda perlu menangkap dan menyimpan nama, alamat, dan nomor telepon orang yang
menempatkan pesanan. Kemudian Anda perlu membahas detail pesanan: deskripsi item,
ukuran, warna, harga, kuantitas, dan sebagainya. Metode pembayaran pelanggan juga
harus ditentukan. Setelah Anda melakukan ini, data ini dapat disimpan untuk digunakan
di masa mendatang. Contoh ini digunakan di seluruh bab ini untuk mengilustrasikan
setiap bagian kamus data.

4
Mendefinisikan Arus data

Data Flows biasanya menjadi komponen pertama yang didefinisikan. Seorang analis
sistem menentukan input sistem dan output dengan mewawancarai, mengamati
pengguna, dan menganalisis dokumen dan sistem yang ada. Informasi yang ditangkap
untuk setiap Data Flows dapat diringkas dengan menggunakan formulir yang berisi
informasi berikut:
 Identifikasi nomor opsional. Terkadang ID yang dikodekan menggunakan
skema untuk mengidentifikasi sistem dan aplikasi dalam sistem.
 Sebuah nama deskriptif yang unik untuk Data Flows. Nama ini adalah teks yang
akan muncul pada diagram dan dirujuk dalam semua deskripsi menggunakan
Data Flows.
 Sebuah gambaran umum dari Data Flows.
 Sumber Data Flows. Sumber itu bisa menjadi suatu entitas eksternal, proses,
atau Data Flows yang berasal dari data store.
 Tujuan Data Flows (item yang sama terdaftar di bawah sumber).
 Indikasi apakah Data Flows adalah catatan yang memasuki atau
meninggalkan file atau catatan yang berisi laporan, form, atau screen. Jika
Data Flows berisi data yang digunakan sebagai proses, itu ditetapkan sebagai
internal.
 Nama struktur data yang menggambarkan unsur-unsur yang ditemukan dalam
Data Flows ini. Untuk Data Flows sederhana, itu bisa menjadi salah satu atau
beberapa elemen.
 Volume per unit setiap waktunya. Data bisa menjadi catatan per hari atau
lainnya.
 Area untuk komentar lebih lanjut dan notasi tentang Data Flows.

5
Menggambarkan Struktur Data
Struktur data biasanya digambarkan menggunakan notasi aljabar. Metode ini
memungkinkan seorang analis untuk menghasilkan pandangan dari unsur-unsur yang
membentuk struktur data, bersama dengan informasi tentang elemen-elemen. Misalnya,
analis akan menunjukkan apakah ada banyak elemen yang sama dalam struktur data
(kelompok berulang) atau apakah dua elemen mungkin ada saling eksklusif satu sama
lain. Notasi aljabar menggunakan simbol-simbol berikut:
 Tanda sama dengan (=) berarti “terdiri dari.”
 Sebuah tanda plus (+) berarti “dan”.
 Braces {} menunjukkan elemen berulang, juga disebut mengulangi kelompok
atau tabel. Mungkin ada satu elemen yang berulang atau beberapa dalam
kelompok. Kelompok mengulangi mungkin memiliki kondisi, seperti sejumlah
tetap pengulangan, atau batas atas dan bawah untuk jumlah pengulangan.
 Brackets [] digunakan untuk baik / atau situasi. Salah satu unsur atau lain
mungkin ada, tetapi tidak keduanya. Unsur-unsur yang tercantum antara kurung
adalah saling eksklusif.
 Kurung () digunakan untuk elemen opsional. elemen opsional dapat dibiarkan
kosong pada layar entri dan mungkin berisi spasi atau nol untuk bidang numerik
dalam struktur berkas.

6
Gambar 8.4 adalah contoh dari struktur data untuk menambahkan pesanan pelanggan di
dunia Trend Divisi Katalog. Setiap layar PELANGGAN BARU terdiri dari entri yang
ditemukan di sisi kanan dari tanda-tanda yang sama. Beberapa entri adalah elemen,
tetapi yang lain, seperti NAMA PELANGGAN, ALAMAT, dan TELEPON, adalah
kelompok elemen atau catatan struktural. Misalnya, NAMA PELANGGAN terdiri dari
NAMA PERTAMA, NAMA TENGAH, dan NAMA TERAKHIR. Setiap record

7
struktural harus ditetapkan lebih lanjut sampai seluruh set dipecah menjadi elemen
komponennya. Perhatikan bahwa mengikuti definisi untuk layar PELANGGAN
PESANAN adalah definisi untuk setiap record struktural. Bahkan lapangan yang
sederhana seperti NOMOR TELEPON didefinisikan sebagai struktur sehingga kode
area dapat diproses secara individual.
Catatan struktural dan elemen yang digunakan di banyak sistem yang berbeda
diberi nama sistem non spesifik, seperti jalan, kota, dan zip, yang tidak mencerminkan
area fungsional di mana mereka digunakan. Metode ini memungkinkan analis untuk
menentukan catatan ini sekali dan menggunakannya dalam berbagai aplikasi. Sebagai
contoh, sebuah kota mungkin menjadi kota pelanggan, sebuah kota pemasok, atau kota
karyawan. Perhatikan penggunaan tanda kurung untuk menunjukkan bahwa (NAMA
TENGAH), (APARTMENT), dan (ZIP EKSPANSI) adalah informasi PESANAN
opsional (tetapi tidak lebih dari satu). Menunjukkan OR kondisi dengan melampirkan
pilihan dalam kurung persegi dan memisahkan mereka dengan simbol.

Struktur Data Logika dan Fisik

Ketika struktur data ditentukan pertama kali, hanya elemen data yang akan dilihat oleh
pengguna, seperti nama, alamat, dan keseimbangan, yang disertakan. Tahap ini adalah
desain logis, menunjukkan data apa yang dibutuhkan bisnis untuk operasi sehari-
harinya. Seperti yang kita pelajari dari HCI, penting bahwa desain logis secara akurat
mencerminkan model mental tentang bagaimana pengguna memandang sistem.
Menggunakan desain logis sebagai dasar, analis kemudian mendesain struktur data fisik,
yang mencakup elemen tambahan yang diperlukan untuk mengimplementasikan sistem.
Berikut ini adalah contoh elemen desain fisik:
 Bidang kunci yang digunakan untuk mencari catatan dalam tabel basis data.
Contohnya adalah nomor item, yang tidak diperlukan untuk bisnis berfungsi
tetapi diperlukan untuk mengidentifikasi dan menemukan catatan komputer.
 Kode untuk mengidentifikasi status catatan induk, seperti apakah karyawan aktif
(saat ini bekerja) atau tidak aktif. Kode semacam itu dapat dipertahankan pada
file yang menghasilkan informasi pajak.

8
  Kode-kode transaksi digunakan untuk mengidentifikasi tipe-tipe record ketika
suatu file berisi tipe-tipe record yang berbeda. Contohnya adalah file kredit yang
berisi catatan untuk barang-barang yang dikembalikan serta catatan pembayaran.
 Mengulangi entri grup yang berisi hitungan berapa banyak item dalam grup.
 Batasan jumlah item dalam grup yang berulang.
 Kata sandi yang digunakan oleh pelanggan yang mengakses situs web aman.

Gambar 8.5 adalah contoh struktur data untuk STATUS PENAGIHAN PELANGGAN,
yang menunjukkan bahwa ORDER LINE adalah baik item berulang dan catatan
struktural. Batas ORDER LINE adalah dari 1 hingga 5, menunjukkan bahwa pelanggan
dapat memesan dari satu hingga lima item di layar ini. Item tambahan akan muncul
pada pesanan berikutnya.

Notasi grup berulang mungkin memiliki beberapa format lain. Jika grup
mengulangi jumlah yang ditetapkan, angka tersebut ditempatkan di samping brace
pembuka, seperti pada 12 {Penjualan Bulanan}, di mana selalu ada 12 bulan dalam
setahun. Jika tidak ada nomor yang diindikasikan, kelompok akan mengulangi tanpa
batas. Contohnya adalah tabel yang berisi jumlah catatan tak terbatas, seperti Tabel
Master Pelanggan = {Catatan Pelanggan}.
Jumlah entri dalam grup yang berulang juga dapat bergantung pada suatu
kondisi, seperti entri pada Catatan Master Pelanggan untuk setiap item yang dipesan.

9
Kondisi ini dapat disimpan dalam kamus data sebagai {Item yang Dibeli} 5, di mana 5
adalah jumlah item
Elemen Data
Setiap elemen data harus didefinisikan sekali dalam kamus data dan mungkin juga
dimasukkan sebelumnya pada formulir deskripsi elemen, seperti yang diilustrasikan
pada Gambar 8.6. Karakteristik yang biasanya termasuk pada elemen deskripsi adalah
sebagai berikut:
 ID Elemen. Entri opsional ini memungkinkan analis untuk membuat entri kamus
data otomatis.
 Nama elemen. Nama harus deskriptif, unik, dan berdasarkan pada elemen yang
umumnya disebut di sebagian besar program atau oleh pengguna utama elemen.
 Alias, yang sinonim atau nama lain untuk elemen. Alias adalah nama yang
digunakan oleh pengguna yang berbeda dalam sistem yang berbeda. Misalnya,
NOMOR PELANGGAN dapat juga disebut NOMOR AKUN RECEIVABLE
atau NOMOR KLIEN.
 Deskripsi singkat tentang elemen.
 Apakah elemen itu dasar atau diturunkan. Elemen dasar adalah elemen yang
awalnya dimasukkan ke dalam sistem, seperti nama pelanggan, alamat, atau
kota. Elemen dasar harus disimpan dalam file. Elemen turunan diciptakan oleh
proses sebagai hasil dari perhitungan atau serangkaian pernyataan pengambilan
keputusan.
 Panjang sebuah elemen. Beberapa elemen memiliki panjang standar. Di
Amerika Serikat, misalnya, panjang untuk singkatan nama negara bagian, kode
pos, dan nomor telepon semuanya standar. Untuk elemen lain, panjangnya dapat
bervariasi, dan analis dan komunitas pengguna harus bersama-sama
memutuskan panjang akhir, berdasarkan pertimbangan berikut:

a. Jumlah panjang numerik harus ditentukan dengan menghitung jumlah

terbesar yang mungkin terkandung dan kemudian memungkinkan ruang
yang cukup untuk ekspansi. Panjang yang ditentukan untuk total harus

10
cukup besar untuk menampung jumlah dari angka yang terakumulasi di
dalamnya.

b. Nama dan alamat bidang dapat diberikan panjang berdasarkan pada tabel
berikut. Sebagai contoh, bidang nama terakhir dari 11 karakter akan
menampung 98 persen dari nama terakhir di Amerika Serikat.

c. . Untuk bidang lain, sering kali berguna untuk memeriksa atau mengambil
sampel data historis yang ditemukan dalam organisasi untuk menentukan
panjang bidang yang sesuai. Jika elemen terlalu kecil, data yang perlu
dimasukkan akan terpotong. Analis harus memutuskan bagaimana itu akan
mempengaruhi output sistem. Misalnya, jika nama belakang pelanggan
terpotong, email biasanya akan tetap dikirimkan; jika alamat email
terpotong, namun, akan dikembalikan karena tidak ditemukan. Panjang
bidang yang umum ditunjukkan di bawah ini.

11
 Jenis data-numerik, tanggal, alfabetik, varchar, atau karakter, yang kadang-
kadang disebut alfanumerik atau data teks. Data Varchar dapat berisi sejumlah
karakter, hingga batas yang ditetapkan oleh perangkat lunak database. Saat
menggunakan varchar, menentukan panjangnya adalah opsional. Beberapa
format ini ditunjukkan pada Gambar 8.7. Bidang karakter dapat berisi campuran
huruf, angka, dan karakter khusus. Jika elemen adalah tanggal, formatnya —
misalnya, MMDDYYYY— harus ditentukan. Jika elemennya numerik, jenis
penyimpanannya harus ditentukan. Format komputer pribadi, seperti mata uang,
angka, atau ilmiah, bergantung pada bagaimana data akan digunakan.

12
 Format angka lebih lanjut didefinisikan sebagai integer, bilangan bulat panjang,
pre-cision tunggal, presisi ganda, dan sebagainya. Ada banyak jenis format lain
yang digunakan dengan sistem PC. Unicode adalah sistem pengkodean standar
untuk mendefinisikan simbol-simbol grafis, seperti karakter Cina atau Jepang.
Unicode dijelaskan secara lebih rinci di Bab 15. Ada tiga format standar untuk
komputer mainframe: zonasi desimal, desimal yang dikemas, dan biner. Format
desimal yang dikategorikan digunakan untuk mencetak dan menampilkan data.
Format desimal yang dikemas umumnya digunakan untuk menghemat ruang
pada tata letak file dan untuk elemen yang memerlukan aritmatika tingkat tinggi
untuk dilakukan pada mereka. Format biner cocok untuk tujuan yang sama
dengan format desimal yang dikemas tetapi kurang umum digunakan.
 Format input dan output harus dimasukkan, menggunakan simbol pengkodean
khusus untuk menunjukkan bagaimana data harus disajikan. Simbol-simbol ini
dan penggunaannya diilustrasikan pada Gambar 8.8. Setiap simbol mewakili
satu karakter atau digit. Jika karakter yang sama berulang beberapa kali, karakter
yang diikuti oleh angka dalam tanda kurung menunjukkan berapa kali
pengulangan karakter diganti untuk grup. Misalnya, XXXXXXXX akan
diwakili sebagai X (8).
 Kriteria validasi untuk memastikan bahwa data akurat ditangkap oleh sistem.
Elemen-elemennya bersifat diskrit, yang berarti mereka memiliki nilai-nilai
tetap tertentu, atau berkelanjutan, dengan rentang nilai yang halus. Berikut
adalah kriteria pengeditan umum:
a) Berbagai nilai cocok untuk elemen yang berisi data kontinyu. Misalnya, di
Amerika Serikat, nilai rata-rata siswa dapat dari 0,00 hingga 4,00. Jika
hanya ada batas atas atau bawah ke data, batas digunakan sebagai ganti
rentang.
b) Daftar nilai ditunjukkan jika data bersifat diskrit. Contohnya adalah kode
yang mewakili warna item untuk dijual di katalog Tren Dunia.
c) Tabel kode cocok jika daftar nilai bersifat ekstensif (misalnya, singkatan
negara bagian, kode negara telepon, atau kode area telepon A.S.)

13
 d) Untuk elemen kunci atau indeks, angka cek sering disertakan.

 Nilai default apa pun yang mungkin dimiliki elemen. Nilai default ditampilkan
pada layar entri dan digunakan untuk mengurangi jumlah kunci yang mungkin
harus dilakukan oleh operator. Biasanya, beberapa bidang di setiap sistem
memiliki nilai default. Saat menggunakan daftar GUI atau daftar drop-down,
nilai default adalah yang saat ini dipilih dan disorot. Ketika menggunakan
tombol radio, opsi untuk nilai default dipilih, dan ketika menggunakan kotak
centang, nilai default (baik "ya" atau "tidak") menentukan apakah kotak centang
akan memiliki pemeriksaan awal ini di dalamnya.
 Area komentar atau komentar tambahan. Ini mungkin digunakan untuk
menunjukkan format tanggal, validasi khusus yang diperlukan, metode cek digit
yang digunakan dan seterusnya.

Deskripsi elemen data seperti NOMOR PELANGGAN dapat disebut NAMA KLIEN di
tempat lain dalam sistem (dan mungkin kode lama yang ditulis dengan alias ini perlu
diperbarui).
Elemen data jenis lain adalah elemen abjad. Di Divisi Katalog Tren Dunia, kode
digunakan untuk mendeskripsikan warna — misalnya, BL untuk biru, WH untuk warna
putih, dan GR untuk warna hijau. Ketika elemen ini diterapkan, tabel akan diperlukan
bagi pengguna untuk mencari arti dari kode-kode ini.

Toko Data
Semua elemen dasar harus disimpan dalam sistem. Elemen yang diturunkan, seperti gaji
kotor tahunan karyawan, juga dapat disimpan dalam sistem. Penyimpanan data dibuat
untuk setiap entitas data yang berbeda yang disimpan. Yaitu, ketika elemen dasar aliran
data dikelompokkan bersama untuk membentuk catatan struktural, penyimpanan data
dibuat untuk setiap catatan struktural yang unik.

14
 Karena aliran data yang diberikan hanya dapat menunjukkan bagian dari data
kolektif yang catatan struktural berisi, Anda mungkin harus memeriksa banyak struktur
aliran data yang berbeda untuk sampai pada deskripsi penyimpanan data yang lengkap.

Gambar 8.9 adalah bentuk khas yang digunakan untuk menggambarkan penyimpanan
data. Informasi yang disertakan pada formulir adalah sebagai berikut:

1. ID penyimpanan data. ID sering merupakan entri wajib untuk mencegah analis

menyimpan informasi yang berlebihan. Contohnya adalah D1 untuk MASTER
PELANGGAN.
2. Nama penyimpanan data, yang deskriptif dan unik.
3. Sebuah alias untuk tabel, seperti CLIENT MASTER untuk MASTER
PELANGGAN.
4. Penjelasan singkat tentang penyimpanan data.
5. Jenis file, baik komputer atau manual.
6. Format menandakan apakah file adalah tabel database atau apakah itu memiliki
format file datar sederhana. (Format file diuraikan di Bab 13.)
7. Jumlah maksimum dan rata-rata catatan pada file serta pertumbuhan per tahun.
Informasi ini membantu analis untuk memprediksi jumlah ruang disk yang dibutuhkan
untuk aplikasi dan diperlukan untuk perencanaan akuisisi perangkat keras.
8. Nama file atau data set menentukan nama file, jika diketahui. Pada tahap desain awal,
item ini dapat dibiarkan kosong. Bentuk elektronik yang diproduksi menggunakan
Visible Analyst ditunjukkan pada Gambar 8.10. Contoh ini menunjukkan bahwa
PELANGGAN MASTER disimpan di komputer dalam bentuk database dengan jumlah
maksimum 45.000 catatan.
9. Struktur data harus menggunakan nama yang ditemukan dalam kamus data,
menyediakan tautan ke elemen untuk penyimpanan data ini. Alternatifnya, elemen data
dapat dideskripsikan pada formulir deskripsi penyimpanan data atau pada layar alat
CASE untuk penyimpanan data. Kunci primer dan kunci kedua harus berupa elemen
(atau kombinasi elemen) yang ditemukan dalam struktur data. Dalam contoh, NOMOR

15
PELANGGAN adalah kunci utama dan harus unik. NAMA PELANGGAN, ZIP, dan
TAHUN-KE-TANGGAL JUMLAH PEMBELIAN adalah kunci kedua yang digunakan
untuk mengontrol pengurutan rekaman pada laporan dan untuk menemukan rekaman
secara langsung. (Tombol-tombol dibahas dalam Bab 13.) Komentar digunakan untuk
informasi yang tidak sesuai dengan salah satu kategori di atas. Mereka mungkin
termasuk pembaruan atau pencadangan waktu, keamanan, atau pertimbangan lainnya.

16
2.3 MEMBUAT KAMUS DATA

Entri kamus data dapat dibuat setelah diagram aliran data telah selesai, atau mereka
dapat dibangun sebagai diagram aliran data sedang dikembangkan. Penggunaan notasi
aljabar dan rekaman struktural memungkinkan seorang analis untuk mengembangkan
kamus data dan aliran data dia-gram menggunakan pendekatan top-down. Misalnya,
analis dapat membuat Diagram 0 aliran data setelah beberapa wawancara pertama dan,
pada saat yang sama, membuat entri kamus data awal. Biasanya, entri ini terdiri dari
nama aliran data yang ditemukan pada diagram aliran data dan struktur data yang sesuai

Setelah melakukan beberapa wawancara tambahan dengan pengguna untuk

mempelajari detail sistem dan cara mereka berinteraksi dengannya, analis akan
memperluas diagram alur data dan membuat diagram anak. Kamus data kemudian
dimodifikasi untuk memasukkan catatan struktural dan elemen baru yang dikumpulkan
dari wawancara lebih lanjut, observasi, dan analisis dokumen.

Setiap tingkat diagram alur data harus menggunakan data yang sesuai untuk
level tersebut. Diagram 0 harus hanya menyertakan formulir, layar, laporan, dan catatan.
Ketika diagram anak dibuat, aliran data ke dalam dan keluar dari proses menjadi lebih
dan lebih rinci, termasuk catatan dan elemen struktural.

Gambar 8.11 mengilustrasikan bagian dari dua level diagram aliran data dan entri
kamus data yang terkait untuk menghasilkan gaji karyawan. Proses 5, ditemukan pada
Diagram 0, adalah gambaran umum dari produksi PAYCHECK EMPLOYEE. Entri
kamus data yang sesuai untuk REKOR EMPLOYEE menunjukkan NOMOR
KARYAWAN dan empat catatan struktural, data yang diperoleh pada awal analisis.
Demikian pula, TIMEFILE RECORD dan PAYCHECK EMPLOYEE juga
didefinisikan sebagai serangkaian struktur.

Adalah penting bahwa nama aliran data pada diagram alir data anak dikandung
sebagai elemen atau catatan struktural dalam aliran data pada proses induk. Kembali ke
contoh, INFORMASI PENGETAHUAN (masukan ke dalam proses 5.3,
PEMBAYARAN TAMBAHAN SAAT INI) adalah catatan struktural yang terkandung

17
dalam REKOR EMPLOYEE (masukan ke proses 5). Demikian pula, PAYARAN
GROSS (output dari proses 5.3.4, proses tingkat yang lebih rendah tidak ditunjukkan
dalam gambar) terkandung dalam catatan struktural CURRENT PAY AMOUNTS
(output dari proses induk 5.3, PEMBAYARAN TAMBAHAN KOMPUTER SAAT
INI).

Menganalisis Input dan Output

Langkah penting dalam membuat kamus data adalah untuk mengidentifikasi dan
mengkategorikan masukan sistem dan alur data out-put. Formulir analisis input dan
output berisi bidang-bidang umum yang disertakan berikut ini:

 Nama deskriptif untuk input atau output. Jika aliran data pada diagram logis,
nama harus mengidentifikasi data apa (misalnya, INFORMASI PELANGGAN).
Jika analis bekerja pada desain fisik atau jika pengguna telah secara eksplisit
menyatakan sifat dari input atau output, bagaimanapun, nama tersebut harus
menyertakan informasi mengenai format tersebut. Contohnya adalah STATUS
PENAGIHAN PELANGGAN dan PERJANJIAN DETAIL PELANGGAN.
 Kontak pengguna bertanggung jawab untuk klarifikasi detail lebih lanjut, umpan
balik desain, dan persetujuan akhir.
 Apakah data itu input atau output.
 Format aliran data. Pada tahap desain logis, formatnya mungkin tidak
ditentukan.
 Elemen yang menunjukkan urutan data pada laporan atau layar (mungkin dalam
kolom).
 Daftar elemen, termasuk nama, panjangnya, dan apakah itu dasar atau turunan,
dan kriteria pengeditannya.

Setelah formulir selesai, masing-masing elemen harus dianalisis untuk menentukan

apakah unsur tersebut mengulangi, apakah itu opsional, atau apakah itu saling terpisah
dari elemen lain. Unsur-unsur yang termasuk dalam kelompok atau yang secara teratur

18
bergabung dengan beberapa elemen lain dalam banyak struktur harus ditempatkan
bersama dalam catatan struktural.

Pertimbangan ini dapat dilihat dalam Formulir Analisis Input dan Output yang
diselesaikan untuk Divisi Katalog Tren Dunia (lihat Gambar 8.12). Dalam contoh ini,
PERNYATAAN PENAGIHAN PELANGGAN, NAMA PELANGGAN PERTAMA,
NAMA PELANGGAN TERAKHIR, dan PELANGGAN MIDDLE INITIAL harus
dikelompokkan bersama dalam catatan struktural.

Mengembangkan Toko Data

Kegiatan lain dalam membuat kamus data adalah mengembangkan penyimpanan data.
Hingga kini, kami telah menentukan apa yang perlu data mengalir dari satu proses ke
proses lainnya. Informasi ini dijelaskan dalam struktur data. Informasi, bagaimanapun,
dapat disimpan di banyak tempat, dan di setiap tempat penyimpanan data mungkin
berbeda. Sedangkan arus data mewakili data bergerak, penyimpanan data mewakili data
saat istirahat.

Misalnya, ketika pesanan tiba di Tren Dunia (lihat Gambar 8.13), ini berisi
sebagian besar informasi sementara — yaitu, informasi yang diperlukan untuk
memenuhi pesanan tertentu — tetapi beberapa informasi mungkin disimpan secara
permanen. Contoh yang terakhir termasuk informasi tentang cus-tomers (sehingga
katalog dapat dikirim kepada mereka) dan informasi tentang item (karena item ini akan
muncul di banyak pesanan pelanggan lain).

Penyimpanan data berisi informasi bersifat permanen atau semi permanen

(sementara). NOMOR BARANG, KETERANGAN, dan BIAYA ITEM adalah contoh
informasi yang relatif permanen. Begitu juga dengan PAJAK PAJAK. Ketika BIAYA
ITEM dikalikan dengan TAKSI PAJAK, namun, PAJAK YANG DITANGGUNG
dihitung (atau diturunkan). Nilai-nilai yang diturunkan tidak harus disimpan dalam
penyimpanan data.

19
 Ketika penyimpanan data dibuat hanya untuk satu laporan atau layar, kami
menyebut mereka sebagai "tampilan pengguna" karena menyimpan cara pengguna ingin
melihat informasi.

2.4 MENGGUNAKAN KAMUS DATA

Kamus data yang ideal adalah otomatis, interaktif, online, dan evolusioner. Ketika
sistem mempelajari sistem organisasi, ia menambahkan item data ke kamus data. Di sisi
lain, kamus data bukan tujuan itu sendiri dan tidak pernah menjadi demikian. Untuk
menghindari keterikatan dengan pembangunan kamus data yang lengkap, analis sistem
harus melihatnya sebagai kegiatan yang sejajar dengan analisis dan desain sistem.

Untuk memiliki daya maksimum, kamus data harus diikat ke dalam sejumlah
sistem pro-gram sehingga ketika item diperbarui atau dihapus dari kamus data, secara
otomatis diperbarui atau dihapus dari database. Kamus data menjadi sekadar
keingintahuan sejarah jika tidak disimpan saat ini.

Kamus data dapat digunakan untuk membuat layar, laporan, dan formulir.
Misalnya, periksa struktur data untuk Tren PILIHAN PEMESANAN Dunia di Gambar
8.14. Karena unsur-unsur yang diperlukan dan panjangnya telah ditentukan, proses
pembuatan dokumen fisik terdiri dari mengatur unsur-unsur dengan cara yang
menyenangkan dan fungsional menggunakan garis panduan desain dan akal sehat.

Mengulangi kelompok menjadi kolom, dan catatan struktural dikelompokkan

bersama di layar, laporan, atau formulir. Tata letak laporan untuk Tren PILIHAN
PEMESANAN Dunia ditunjukkan pada Gambar 8.15. Perhatikan bahwa NAMA
PERTAMA dan NAMA TERAKHIR dikelompokkan bersama dalam NAMA dan
KUANTITAS itu (DIPILIH dan DIPESAN), BAGIAN, NOMOR RENANG, NOMOR
ITEM, DESKRIPSI BARANG, SIZE, dan COLOR membentuk serangkaian kolom
karena merupakan elemen berulang.

20
 Struktur data dan elemen untuk penyimpanan data biasanya digunakan untuk
menghasilkan kode sumber bahasa komputer yang sesuai, yang kemudian dimasukkan
ke dalam program komputer. Kamus data dapat digunakan bersama dengan diagram
aliran data untuk menganalisis desain sistem, mendeteksi kekurangan dan area yang
memerlukan klarifikasi. Beberapa pertimbangannya adalah:

 Semua elemen dasar pada aliran data output harus ada pada aliran data input ke
proses yang menghasilkan output. Elemen dasar dikunci dan tidak boleh dibuat
oleh suatu proses.
 Elemen turunan harus dibuat oleh suatu proses dan harus dihasilkan dari
setidaknya satu proses yang tidak menjadi input.
 Unsur-unsur yang hadir dalam aliran data yang masuk atau keluar dari
penyimpanan data harus terkandung dalam penyimpanan data.

Jika dimulai lebih awal, kamus data dapat menghemat banyak waktu dalam tahap
analisis dan desain. Kamus data adalah satu sumber umum dalam organisasi untuk
menjawab pertanyaan dan menyelesaikan perselisihan tentang aspek apa pun dari
definisi data. Kamus data terbaru dapat berfungsi sebagai referensi yang sangat baik
untuk upaya pemeliharaan pada sistem yang tidak dikenal. Kamus-kamus data otomatis
dapat berfungsi sebagai referensi untuk orang dan program.

21
Menggunakan Kamus Data untuk Membuat XML

Extensible Markup Language (XML) adalah bahasa yang dapat digunakan untuk bertukar data
antara bisnis atau antar sistem dalam bisnis. Ini mirip dengan HTML, bahasa markup

digunakan untuk membuat halaman web, tetapi lebih kuat. HTML terutama berkaitan dengan
memformat dokumen; XML membahas masalah berbagi data ketika pengguna memiliki sistem
dan perangkat lunak komputer yang berbeda atau sistem manajemen basis data yang berbeda
(misalnya, satu perusahaan menggunakan Oracle dan yang lain menggunakan IBM DB2). Jika
semua orang menggunakan perangkat lunak atau sistem manajemen basis data yang sama, akan
ada sedikit kebutuhan untuk XML.

Setelah dokumen XML dibuat, data dapat diubah menjadi sejumlah format output yang berbeda
dan ditampilkan dalam berbagai cara, termasuk hasil cetak, halaman web, output untuk
perangkat genggam, dan file format dokumen portabel (PDF). Dengan demikian, isi data
dokumen dipisahkan dari format output. Konten XML didefinisikan sekali sebagai data dan
kemudian ditransformasikan sebanyak yang diperlukan.

Keuntungan menggunakan dokumen XML adalah bahwa analis dapat memilih hanya data yang
harus dimiliki oleh departemen internal atau mitra eksternal agar berfungsi. Ini membantu
memastikan kerahasiaan data. Sebagai contoh, perusahaan pengiriman hanya dapat menerima
nama pelanggan, alamat, nomor barang, dan kuantitas untuk dikirimkan, tetapi tidak informasi
kartu kredit atau data keuangan lainnya. Pendekatan yang efisien ini juga mengurangi informasi
yang berlebihan.

Menggunakan XML, oleh karena itu, adalah cara untuk mendefinisikan, menyortir, menyaring,
dan menerjemahkan data ke dalam bahasa data universal yang dapat digunakan oleh siapa saja.
XML dapat dibuat dari database, formulir, atau program perangkat lunak, atau dapat dikunci
langsung ke dokumen, editor teks, atau program entri XML.

Kamus data adalah titik awal yang ideal untuk mengembangkan konten XML. Kunci untuk
menggunakan XML adalah membuat definisi standar dari data. Ini dilakukan dengan
menggunakan satu set tag atau nama data yang disertakan sebelum dan sesudah setiap elemen
data atau struktur. Tag menjadi metadata, atau data tentang data.

22
Data dapat dibagi lagi menjadi elemen dan struktur yang lebih kecil sampai semua elemen
didefinisikan. Elemen XML juga dapat menyertakan atribut, data tambahan termasuk dalam tag
yang mendeskripsikan sesuatu tentang elemen XML

Gambar 8.16 mengilustrasikan kamus data yang berisi informasi pelanggan, pesanan, dan
pembayaran. Keseluruhan koleksi pelanggan termasuk dalam apa yang disebut sebagai elemen
root: custom-ers. Sebuah dokumen XML mungkin hanya berisi satu elemen root, sehingga sering
merupakan jamak dari data yang terdapat dalam dokumen XML. Setiap pelanggan dapat
menempatkan banyak pesanan. Struktur didefinisikan dalam dua kolom kiri, dan kode XML
muncul di sebelah kanan. PELANGGAN, seperti yang Anda lihat, terdiri dari NAMA,
ALAMAT, SALDO SAAT INI, beberapa entri INFORMASI ORDER, dan PEMBAYARAN.
Beberapa struktur ini dibagi lagi.

Dokumen XML cenderung mencerminkan struktur kamus data. Entri pertama (selain baris XML
yang mengidentifikasi dokumen) adalah <customers>, yang mendefinisikan seluruh kumpulan
informasi pelanggan. Simbol kurang dari (<) dan lebih besar dari (>) digunakan untuk
mengidentifikasi nama tag (mirip dengan HTML). Baris terakhir dari dokumen XML adalah tag
penutup, </ customers>, menandakan akhir dari informasi pelanggan.

Pelanggan didefinisikan pertama dan mengandung atribut, nomor pelanggan. Sering ada diskusi
tentang apakah data harus disimpan sebagai elemen atau atribut. Dalam hal ini, mereka disimpan
sebagai atribut.

Tag nama, <nama>, ditentukan berikutnya karena ini adalah entri pertama dalam kamus data.
NAME adalah struktur yang terdiri dari NAMA TERAKHIR, NAMA PERTAMA, dan INISI
TENGAH opsional. Dalam dokumen XML, struktur ini dimulai dengan <name> dan diikuti oleh
<lastname>, <firstname>, dan <middle_initial>. Karena spasi tidak diizinkan dalam nama tag
XML, garis bawah biasanya digunakan untuk memisahkan kata. Tag penutup </ nama>
menandakan akhir dari kelompok elemen. Menggunakan struktur seperti nama menghemat
waktu dan pengkodean jika trans-formasi menampilkan nama lengkap. Setiap elemen anak akan
berada pada satu baris yang dipisahkan oleh spasi. Nama juga mengandung atribut, baik saya
untuk individu atau C untuk perusahaan.

23
Indentasi digunakan untuk menunjukkan struktur mana yang mengandung elemen. Perhatikan
bahwa <alamat>sama dengan <customer>, tetapi ketika kita sampai ke <order_information> ada
perbedaan besar.

Ada beberapa entri untuk <order_information>, masing-masing berisi <order_number>,

<order_date>, <shipping_date>, dan <total>. Karena pembayaran dilakukan baik dengan cek
atau kartu kredit, hanya satu di antaranya yang dapat hadir. Dalam contoh kami, pembayaran
dilakukan dengan cek. Tanggal memiliki format yang disebut atribut yang menunjukkan apakah
tanggal muncul sebagai bulan, hari, tahun; tahun bulan hari; atau hari, bulan, tahun. Jika kartu
kredit digunakan untuk melakukan pembayaran, atribut TYPE berisi M, V, A, D, atau O,
menunjukkan jenis kartu kredit (MasterCard, Visa, dan sebagainya).

Definisi Jenis Dokumen Xml

Seringkali struktur elemen konten XML didefinisikan menggunakan definisi jenis dokumen
(DTD). DTD digunakan untuk menentukan apakah konten dokumen XML valid — yaitu, apakah
itu sesuai dengan urutan dan jenis data yang harus ada dalam dokumen. DTD mudah dibuat dan
didukung oleh perangkat lunak standar. Setelah DTD selesai, ini dapat digunakan untuk
memvalidasi dokumen XML menggunakan alat XML standar. DTD lebih mudah dibuat jika
kamus data telah selesai, karena analis telah bekerja dengan pengguna dan membuat keputusan
tentang struktur data.

Gambar 8.17 mengilustrasikan definisi jenis dokumen untuk dokumen XML Pelanggan. Kata
kunci, seperti! DOCTYPE, menunjukkan awal DTD, harus dalam huruf besar. ELEMEN!
Menggambarkan elemen, dan! ATTLIST menggambarkan atribut, daftar nama elemen diikuti
dengan nama atribut. Elemen yang memiliki kata kunci #PCDATA, untuk data karakter yang
diuraikan, adalah elemen primitif, tidak didefinisikan lebih lanjut. Unsur yang memiliki
serangkaian elemen lain dalam tanda kurung berarti bahwa mereka adalah elemen anak dan
harus dalam urutan yang tercantum. Pernyataan <! ELEMEN nama (nama belakang, nama
depan, middle_initial?)> Berarti bahwa nama harus memiliki nama belakang diikuti dengan
nama depan diikuti oleh inisial tengah.

Tanda tanya setelah "middle_initial" berarti bahwa elemen tersebut opsional dan dapat
ditinggalkan dari dokumen untuk pelanggan tertentu. Tanda tambah berarti ada satu atau lebih

24
elemen yang dapat diulang. Pelanggan harus mengandung setidaknya satu tag pelanggan tetapi
dapat berisi banyak tag pelanggan. Tanda bintang berarti ada nol atau lebih banyak elemen.
Setiap pelanggan mungkin memiliki nol hingga banyak pesanan. Sebuah bar vertikal
memisahkan dua atau lebih elemen anak yang saling eksklusif. Pembayaran berisi cek atau kartu
kredit sebagai opsi.

Definisi daftar atribut untuk nomor pelanggan berisi ID kata kunci (dalam huruf besar
dikompres). Ini berarti bahwa nomor atribut harus muncul hanya sekali dalam dokumen XML
sebagai atribut untuk elemen dengan ID. Itu agak mirip dengan kunci utama. Perbedaannya
adalah bahwa, jika dokumen memiliki beberapa elemen yang berbeda, masing-masing dengan
atribut ID, ID yang diberikan (C15008 dalam contoh ini) hanya dapat muncul sekali. ID harus
dimulai dengan huruf atau underscore dan tidak dapat berupa angka. Alasan di balik
memasukkan nomor pelanggan sebagai ID adalah untuk memastikan bahwa itu tidak diulang
dalam dokumen yang lebih panjang. Kata kunci #REQUIRED berarti atribut harus ada. Kata
kunci dari #IMPLIED berarti atribut tersebut opsional. Dokumen mungkin juga memiliki atribut
IDREF, yang menghubungkan satu elemen dengan elemen lain yang merupakan ID. Tag
ORDER memiliki atribut customer_number yang didefinisikan sebagai IDREF, dan nilai
C15008 harus ada dalam ID di suatu tempat dalam dokumen. Sebuah daftar atribut yang
mengandung nilai dalam paren-tesis berarti bahwa atribut harus mengandung salah satu nilai.
Definisi DTD <! ATTLIST credit_card type (M | V | A | D | O) # REQUIRED> berarti bahwa
jenis kartu kredit harus berupa M, V, A, D, atau O.

Xml Schemas

Skema adalah cara lain yang lebih tepat untuk mendefinisikan isi dokumen XML. Skema
dapat menyertakan jumlah pasti elemen yang mungkin terjadi serta jenis data di dalam elemen,
seperti karakter atau nilai numerik, termasuk panjang elemen, batas pada data, dan jumlah tempat
di sebelah kiri dan kanan dari angka desimal.

Kamus data adalah titik awal yang sangat baik untuk mengembangkan dokumen XML dan jenis
dokumen definisi atau skema. Keuntungan menggunakan XML untuk mendefinisikan data
adalah bahwa, dalam format XML, data disimpan dalam format teks murni dan tidak bergantung
pada perangkat lunak berpemilik apa pun. Dokumen ini dapat dengan mudah divalidasi dan
ditransformasikan ke dalam berbagai format output.

25
Kelompok atau organisasi industri mungkin terlibat dalam menentukan struktur XML khusus
industri sehingga semua pihak yang terlibat memahami apa artinya data. Ini sangat penting
ketika nama elemen mungkin memiliki beberapa arti. Contohnya adalah "negara," yang dapat
berarti singkatan negara pos atau keadaan pesanan atau akun. Contoh definisi dan skema
dokumen XML spesifik industri dapat ditemukan di www.xml.org.

26
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Kamus data dibuat dengan memperhatikan dan menggambarkan muatan alur data,
simpanan data dan proses-proses pada DFD. Setiap simpanan data dan alur data bisa ditetapkan
dan kemudian diperluas sampai mencakup detail elemen yang dimuatnya. Logika dari setiap
proses ini bisa digambarkan dengan menggunakan data yang mengalir menuju dan keluar dari
proses tersebut.

Data Store Dictionary Entry dianggap sebagi file basis data, sedangkan Data Structure
Dictionary dianggap sebagai Record dan Data Element Dictionary Entry dianggap sebagai Field.

27
 DAFTAR PUSTAKA

Kendall, Keneth E. dan Julie E. Kendall. 2010. Systems Analysis and Design 8th Edition.

28