SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

EKA 440 C2
SAP 12 :Pemrosesan File dan Konsep Manajemen Data

Oleh :
Kelompok 2

Ayu Etika Sari

(1306305042) (04)

Eko Kurnia Muliawan

(1306305198) (24)

Monika Karolina

(1306305202) (26)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA
REGULER
2015

BAB 12
PEMROSESAN FILE DAN MANAJEMEN DATA
1. MANAJEMEN DATA
Manajemen data adalah fungsi organisasi yang bertanggung jawab terhadap
pengembangan kontrol sistematis terhadap pembuatan, penyimpanan, penelusuran juga
pemeliharaan dan penempatan data. Fungsi yang luas tidak dapat dianggap sama dengan
pekerjaan pengarsipan atau penyimpanan yang merupakan fase kecil dalam rentang
hidup data. Tujuan program manajemen pendata yang dikembangkan dengan baik yang
ada pada industri skala besar didiagramkan dalam Gambar 9-1.Konsep program ini diatur
dalam siklus hidup dari pembuatan penempatan data, dengan prosedur administrasi
yang sesuai untuk menangani setiap tahapan siklus tersebut.
1.1.
Tujuan Manajemen Data.
Manajemen data, seperti fungsi manajemen lain, harus berorientasi hasil dan berfikir
pelayanan.Ini berarti tujuan harus ditetapkan sebagai standar untuk mengukur kinerja
program. Sebagai hasil dari tujuan pelayanan umum ini, muncul tujuan program yang
lebih spesifik yaitu :
a. Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.
b. Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien untuk membuat,
menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan menempatkan informasi firma.
c. Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendisain dan mengontrol standar
yang efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan manajemen data,
peralatan dan prosedur.
d. Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling efektif
untuk mengontrol dan mengolah data perusahaan.
1.2.

Field, Unsur Data, Atribut, dan Elemen- Elemen

Istilah- istilah field, unsur data, atribut, dan elemen digunakan secara

bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam
sistem informasi. Field dapat terdiri atas karakter tunggal atau nomor tunggal, atau
dapat terdiri dari beberapa karakter atau nomor.
Contoh- contoh field adalah :
a. Nama pelanggan
b. Nomor tunjangan sosial karyawan
c. Nomor pesanan pembelian
Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya; pengelompokan
logis atas field disebut catatan (record).

1.3.

Okurensi Data
Struktur catatan memiliki okurensi (occurences), yang juga disebut

instances.Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai- nilai data untuk catatan.
1.4.

Panjang Catatan- Tetap dan variable

Catatan dalam file dapat memiliki panjang yang tetap atau variabel. Dalam

catatan dengan panjang- tetap, baik jumlah field maupun panjang (ukuran karakter)
setiap field adalah tetap.Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access
storage devices (DASDs) adalah catatan panjang- tetap.Catatan dengan panjangvariable, lebar field dapat disesuaikan untuk setiap okurensi data. Catatan penjejak
adalah perluasan dari catatan master,. Catatan penjejak terpisah dari catatan master
dan hanya ditulis sesuai kebutuhan. Dengan menggunakan file piutang dagang akun
terbuka, sebagai contoh, catatan master memuat informasi yang umum bagi seluruh
akun dan jumlah faktur yang memadai bagi sebagian besar akun, dimana catatan
penjejak memuat lebih banyak faktur. Catatan master harus memiliki jumlah yang
sama dengan catatan penjejak yang berkaitan sesuai kebutuhan. Catatan penjejak
harus segera dituliskan setelah catatan master yang berkaitan.
Kelompok berulang adalah kelompok field yang berhubungan yang diulang
dalam catatan dengan panjang variabel. Dalam diagram pohon 11.3 PART tampak
sebagai Induk dari PEMASOK dan LOKASI karena setiap kemunculan PART akan
menimbulkan lebih dari satu pemasok atau lokasi. Secara umum, elemen tingkat
tertinggi dalam diagram pohon adalh induk; elemen dengan tingkatan lebih rendah
yang tampak pada diagram pohon yanng berkaitan dengan (atau bagian dari induk
disebut anak.D. Kunci catatan dan Urutan FileKunci atau kunci catatan merupakan
unsur data atau kombinasi unsusr data yang secara unik mengidentifikasi catatan
tertentu dalam file. Istilah order random relatif berkaitan dengan field dimana file
tidak disortir.
2. Sistem Manajemen Database dan Arsitekturnya
Terdapat tiga tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan manajemen
database; arsitektur tingkat konseptual, arsitektur tingkat logis, dan arsitektur tingkat
fisik. Pada tingkat konseptual, database merupakan kumpulan beragam elemen informasi
yang akan digunakan untuk tujuan- tujuan yang telah dipilih. Catatan dan field- field
dalam database distrukturkan dan diorganisasikan dalam beberapa pola logis, sehingga

membantu pembentukan struktur data logis. Terdapat tiga jenis struktur data logis yang
dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, yaitu : hirarkis, jaringan, dan relasional.
2.1.
Arsitektur Database Tingkat Konseptual
Database merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan
digunakan untuk tujuan-tujuan yang telah dipilih. Contohnya adalah database pesanan
untuk penjuaklan di mana database tersebut tersebut harus didefinisikan pada tingkat
konseptual dalam konteks informasi yang dicakupnya yaitu transaksi-transaksi
penjualan,penerimaan kas dan informasi pelanggan. Untuk mengimplementasikan
database yang didefinisikan pada tingkat konseptual, harus ditetapkan file dan catatacatatan spesifik. Selain itu, akan bermanfaat apabila menspesifikasikan cara-cara
dimana catatan dan fiield-field data akan dikaji ulang dan dilaporkan. Contohnya
adalah menyajikan dalam layar monitor mengenai latar belakang pelanggan dengan
order-order yang belum diselesaiakan. Sehingga diperlukan catatan-ctatan dan fieldfield dalam database distrukturkan dan diorganisasikan dalam pola logis. Sehingga
akan sangat membantu pembentukan struktur data logis.
Model data entity relationship (ER) merupakan salah satu pendekatan yang
populer.Model ER secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmensegmen yang ada.Model konseptual lainnya yang bisa digunakan yaitu teknik
pemodelan berorientasi objek (OMT), yang pada awalnya dikembangkan untuk
pemograman berorientasi tujuan dan diadaptasi untuk pemodelan data oleh Blaha,
Premerlani, dan Rumbaugh.Pekerjaan ini dilakukan dengan mengamati kompenenkompenen dalam sistem yang sedang dibuat modelnya sebagai kelas-kelas
objek.Dalam metode ini kelas objek adalah sebuah segmen dansebuah objek adalah
sebuah kejadian tertentu.Dan OMT menentukan hubungan antar segmen.Hal yang
paling

mendasar

dalam

buhungan

ini

disebut

pewarisan. Hubungan

Pewarisan diciptakan ketika sebuah kelas objek dibagi ke dalam subkelas. Sebagai
contoh, sebuah kelas umum atau orangtua dapat berupa perlengkapan pabrik yang
memiliki subkelas seperti perkakas, mesin berat, perlengkapan reparasi, dan
sebagainya yang digambarkan berikut ini:
PLANT_EQUIPMENT (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION)
Subkelasnya ialah sebagai berikut;
HEAVY_EQUIPMENT (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION, MAINTENA
NCE_FREQ, DATE_PURCHASED)
dan

HAND_TOOLS (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION, USAGE).

Secara umum, subkelas memiliki seluruh atribut dari kelas orang tuanya ditambah
dengan dengan atribut mereka sendiri.
2.2.

Arsitektur Database Tingkat Logika

Pada bagian ini terdapat 3 jenis struktur data logis dapat digunakan mencapai

tujuan yaitu: hierarkis, jaringan, relasional. Tugas utama yang dihadapi analis dalanm
merancang database adalah mengidentifikasi dan merancang hubungan sistematis
antar segmen.Database harus distrukturkan sehingga mampu memberikan informasi
yang dibutuhkan oleh pemakai untuk membuat keputusan yang efektif.
a. Struktur pohon atau hierarkis
Dalam bagian ini setiap simpul mewakili himpunan field dan simpul yang lebih
tinggi sidebut simpul induk.Setiap simpul induk. Setiap simpul induk akan
mempunyai anak di mana antar hubungan antar induk dan anak disebut cabang.
Hal terpenting dari model pohon adalah simpul anak tidak dapat memiliki dari satu
induk. Modal anak berkaitan dengan struktur data yang didukung dengan COBOLT
atau bahasa pemprograman lain yang digunakan cara luas dan telah diterapkan di
banyak sistem manajemen database (BBMS) komersial.
b. Struktur Jaringan
Dalam bagian ini memungkinkan segmen untuk meiliki lebih dari satu induk.Oleh
karena

itu,

merupakan

struktur

data

yang

lebih

umum

dibandingkan

pohon.Beberapa DBMS tidak secara langsung mendukung struktur jaringan, tetapi

karena

setiap

jaringan

dapat

ditranformasikan

sturktur

pohon,

sangat

memungkinkan utnuk menerapkan struktur jaringan dalam sistem berorientasi

pohon. Contohnya adalah model CODASYL.
c. Struktur data relasional
Dalam tahap ini memandang database sebagai kumpulan 2 tabel dimensional
dibandingkan sebagai struktur jenis hierarkis atau jaringan.Aturan-aturan tertentu
yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses
penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi. Normalisasi menjadi
penting karena tanpa hal tersebut proses pembaruan entri-entri dalam tabel dapat
menyebabkan permasalahan. Langkah pertama dalam normalisasi adalah
menciptakan sebuah tabel terpisah untuk setiap repeated group. Ada tiga bentuk
normal, yaitu:

Bentuk normal pertama: mebagi tabel-tabel untuk menghapus repeated

group.
Bentuk normal kedua: membagi tabel-tabel sehingga tidak adakunci yang

menentukan nilai dari sebuah field non kunci.

Bentuk normal ketiga: membagi tabel-tabel sehingga tidak ada field non
kunci yang menentukan nilai-nilai dari field non kunci lainnya.

2.3.

Arsitektur Database Tingkat Fisik

Arsitektur database tingkat fisik berkaitan dengan teknik-teknik inplementasi

dan isu-isu khusus yang berhubungan dengan metode-metode pengakasesan data. Tiga
metode akses data terpenting tersebut adalah:
a. File sekuensial
Dalam file akses sekuensial, catatan-catatan hanya dapat di akses dalam
sekuens yang telah di tentukan sebelumnya.organisasi file sekuensial bukan
merupakan alat sortir data yang bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja catatan
yang akan di akses dalam file yang memuat banyak catatan. File sekuensial
bermanfaat dalam pemrosesan batch, secara normal mengakses seluruh catatan
dalam file. Kesimpulannya, organisasi file sekuensial bermanfaat jika di butuhkan
pemrosesan batch.
b. File terindeks
Setiap atribut dapat di ekstrak dari catatan dalam file utama dan di
gunakan untuk membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk
file asli.File seperti itu di sebut file terindeks atau fileterinversi.File dikatakan
terinversi secara penuh jika ada indeks untuk seluruh fieldnya.File sekuensial
terindeks adalah file sekuensial yang tersimpan dalam DASD dan di indeks serta
di sortir secara fisik dalam field yang sama.File-file tersebut umumnya
berhubungan dengan file ISAM,dimana ISAM berlaku sebagai kontraksi metode
akses sekuensial terindeks. Area utama (primer) merupakan bagian dari disk
dimana catatan-catatan aktual di tulis.area tambahan merupakan bagian terpisah
dari disk yang di lokasikan bagi file untuk memuat tambahan yang di buat, tanpa
melakukan pemrosesan ekstensif terhadap file awal.
c. File sekuensial terindek
File sekuensial terindek adalah file sekuensial tercepat dalam DASD dan
diindeks serta disortir secara fisik dalam field yang sama. File-file tersebut

umumnya berhubungan dengan file ISAM di mana ISAM akan berlaku sebagai
kontraksi metode akses sekuensial terindek. Struktur file ISAM mencakup 3 area
yang berbeda yaitu:

Indeks
Area Utama (Primer)
Area tambahan (overflow area)
File akses langsung
Metode yang berkaitan adalah dengan menyimpan alamat-alamat alat

fisik sebagai suatu field dalam catatan file bersangkutan. Sebagian sistem
akses langsung mengubah kunci ke alamat lokasi penyimpanan dengan
menggunakan baik indek (tabel) atau tranformasi random. File terakses secara
langsung memungkinkan catatan-catatan individual dapat di panggil secara
cepat tanpa menggunakan indeks.Tranformasi random merupakan metode
penyimpanan dan penempatan catatan dalam file akses langsung yang di
gunakan secara luas.jadi istilah akses random sering kali di gunakan sebagai
sinonim dari akses langsung.
2.4.

Aspek Ekonomis Pada Tingkat Pengorganisasian File

Teknik-teknik akses file yang telah di bahas (sekuensial,terindeks,dan akses

langsung) cocok untuk situasi-situasi yang berbeda. Mengiktisarkan kapan masingmasing teknik organisasi file di gunakan. Aspek ekonomik pemrosesan file sangat
ditentukan oleh :
a. rasio aktifitas (jumlah catatan-catatan yang di akses dibagi dengan jumlah catatan
dalam file)
b. waktu yang dibutuhkan untuk pemrosesan dan penempatan.
Berkaitan dengan database, waktu respon adalah lama waktu yang harus
dihabiskan oleh pengguna untuk menyelesaikan sebuah operasi, misal sebuah
query.File-file akses-langsung dibutuhkan untuk waktu respon yang sangat cepat
karena waktu respon yang lebih lama dapat ditangani dengan lebih ekonomis
dengan menggunakan file-file yang bersifat sekuensial.Ketika lama waktu respon
dapat ditoleransi, pembaharuan query atau file dapat disatukan dengan operasi
pemrosesan batch.
Teknik-teknik

Waktu

Terbaik

Pengorganisasian File

penggunaannya

untuk Keterbatasan

Sekuensial

Rasio aktivitas tinggi, seperti Tidak memungkinkan untuk

pemrosesan dalam batch

mengakses

secepat

record

tunggal
Rasio aktivitas rendah, untuk Pembaruan file membutuhkan

Indeks

ukuran file menengah sampai indeks

besar
Indeks-Sekuensial

File

perlu

diproses

dalam Sama seperti halnya indeks

batch (rasio aktivitas tinggi) dan sekuensial

dan non batch (rasio aktivitas
rendah)
Rasio aktivitas rendah, file-file Butuh

Langsung

kuci

berukuran besar, jaringan dan menempatkan record

pohon.
2.5.

Arsitektur Fisik, Perangkat Keras, dan Waktu Respons

Waktu respon dapat menjadi sebuah permasalahan besar pada database besar

yang mungkin diakses oleh ratusan atau bahkan ribuan pengguna pada saat yang
sama. Jika sistem database dan perangkat keras komputer tidak sesuai dengan
permintaan, maka pengguna akan menunggu dengan sia-sia dalam waktu yang lama
untuk query mereka. Oleh karena itu, sistem database harus didesain dengan baik bagi
penggunanya, dan perangkat keras harus cukup cepat untuk mengerjakan semua
pekerjaan yang diminta.
Pada sisi perangkat keras, waktu respon dipengaruhi oleh waktu akses fisik
yaitu waktu yang dibutuhkan oleh CPU untuk memunculkan sebuah blok data tunggal
dari disket yang disebut Disk Access Time. Salah satu masalahnya adalah CPU
beroperasi jauh lebih cepat dari yang dilakukan disket sehingga CPU harus menunggu
sesaat sementara operasi input/output disket sedang dijalankan. Hal ini berarti bila
mampu meminimalisasi input dan output disket, dalam beberapa kasus dapat
meningkatkan waktu respons yang cukup tinggi. Faktor lainnya yang dapat
mempengaruhi waktu respons adalah bagaimana record data dapat didistribusikan
secara fisik dalam disket.
Pada hardisk data yang berada di track atau silinder yang sama dapat diakses
tanpa perlu berpindah ketika membaca/menulis di atasnya. Hal ini berarti dalam
beberapa kasus dimunkinkan untuk meningkatkan kecepatan sebuah aplikasi database

untuk

dengan menyimpan record-record dalam sebuah file data secara berdekatan di satu
atau lebih silinder disket.
Kebutuhan untuk menyimpan sebuah file secara berdekatan tergantung pada
arsitektur fisik database dan berkaitan dengan metode akses filenya. Jika database
menggunakan metode akses sekuensial, maka penempatan setiap record secara fisik
berdekatan sama lain dalam disket tentunya sesuatu yang diinginkan. Akan tetapi
untuk metode akses-berindeks, selalu perlu untuk menempatkan indeks-indeks dalam
penyimpanan yang berdekatan karena file-file tersebut sering dibaca secara sekuens
dan secara keseluruhan pada saat yang bersamaan. Namun demikian mungkin tidak
perlu menempatkan record dalam file data yang terkait sedekat mungkin satu sama
lain dalam disket karena record file tersebut diakses secara acak dalam dua tahap
proses pencarian.
3. SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN DATABASE DALAM PRAKTIK
System manajemen database ialah program computer yang memungkinkan
pemakai untuk membuat dan memutakhirkan file, memilih dan memanggil data, dan
untuk menghasilkan beragam keluaran dan laporan. System manajemen database
mencakup 3 atribut untuk pengelolaan dan pengorganisasian, yaitu:
3.1.

Bahasa Deskripsi Data (Data Definition Language)

Memungkinkan administrator database untuk mendefinisikan struktur logika
database, yang disebut skema. Skema tersebut mencakup:
a. Nama elemen data
b. Jenis data (numeric, alphabet data, dll) dan nomor posisi decimal jika elemen
data numeric.
c. Jumlah posisi (misalnya 9 posisi untuk nomor jaminan social)
Data Definition Language juga digunakan untuk mendefinisikan
subskema,

yang

merupakan

database

yang

dapat

dilihat

pemakai

individual. Data Definition Language dapat digunakan untuk membuat,

memdifikasi, dan menghapus tabel tabel dalam lingkup relasional.
3.2.

Bahasa Manipulasi Data (Data Manipulation Language)

Data

Manipulation

Language mencakup

perintah-perintah

untuk

pemutkhiran, pengeditan, manipulasi, dan ekstraksi data. Dalam banyak kasus,

pemakai tidak perlu menggunakan Data Manipulation Language, tetapi program

aplikasi (misalnya, program penggajian atau system akuntansi interaktif) secara

otomatis menghasilkan pernyataan Data Manipulation Language untuk memenuhi
kebutuhan para pemakai.
3.3.

Bahasa Kueri Data (Data Query Language)

Data Query Language adalah bahasa yang mudah digunakan atau
penghubung yang memungkinkan pemakai untuk meminta informasi dari
database. Terdapat penghubung bahasa alami yang memungkinkan para pemakai
untuk meminta informasi dengan menggunakan bahasa sehari-hari. Sistem tersebut
dapat mengenali beragam gaya bahasa permintaan, dan jika pemakai menyampaikan
permohonan yang tidak lengkap, system akan menyampaikan pertanyaan seperlunya
untuk memastikan masalahnya.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H dan William S Hopwood (1997).Sistem Akuntansi dan

Informasi edisi.Yogyakarta: Andi.