Pemrosesan File dan Konsep Manajemen Data

1. Pengertian Manajemen Data

Manajemen data adalah fungsi organisasi yang bertanggung jawab terhadap
pengembangan kontrol sistematis terhadap pembuatan, penyimpanan, penelusuran juga
pemeliharaan dan penempatan data. Fungsi yang luas tidak dapat dianggap sama dengan
pekerjaan pengarsipan atau penyimpanan yang merupakan fase kecil dalam rentang hidup
data.
1.1 Tujuan Manajemen Data
Manajemen data, seperti fungsi manajemen lain, harus berorientasi hasil dan berfikir
pelayanan. Ini berarti tujuan harus ditetapkan sebagai standar untuk mengukur kinerja
program. Sebagai hasil dari tujuan pelayanan umum ini, muncul tujuan program yang lebih
spesifik yaitu:
a. Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.
b. Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien untuk membuat,
menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan menempatkan informasi firma.
c. Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendisain dan mengontrol standar yang
efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan manajemen data, peralatan dan
prosedur.
d. Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling efektif untuk
mengontrol dan mengolah data perusahaan.
1.2 Field, Unsur Data, Atribut, dan Elemen- Elemen
Istilah field, item data, atribut, dan elemen sering digunakan bergantian untuk
menggambarkan bagian terkecil dalam data yang akan disimpan dan dimunculkan kembali
dalam sebuah sistem informasi. Contoh field mencakup beberapa item berikut: nama
pelanggan, nomor jaminan sosial karyawan, nomor pesanan penjualan, dan nomer rekening
pelanggan. Record adalah kelompok item data yang terkait dengan entitas tertentu seperti
seorang pelanggan, karyawan, vendor, tagihan, dan sebagainya.

1
1.3 Fixed-Length Record dan Variable-Length Record
Record dalam sebuah file dapat memiliki panjang data yang bersifat tetap atau
variabel. Dalam sebuah fixed-length record, baik jumlah field dan panjangnya (ukuran
karakter) tiap field sudah tetap atau tertentu. Fixed-length record lebih mudah dimanipulasi
dalam aplikasi komputer dibandingkan dengan variable-length record karena ukuran fixed-
length record terstandarisasi. Kebanyakan record yang disimpan dalam direct-access
storage devices (DASD) adalah fixed-length.
Kelemahan fixed-length record adalah tiap field harus cukup besar untuk memuat
perkiraan entri yang paling maksimum dalam field tersebut. Akibatnya, biasa terdapat
spasi, misal menyisakan 25 spasi atau banyak spasi untuk sebuah nama, yang pada
kenyataan banyak nama hanya memerlukan 8 karakter atau kurang. Dalam variable-length
record, lebar field dapat disesuaikan untuk tiap data occurrence.
1.4 Record Key dan Sekuensi File
Key atau record key adalah item data atau kombinasi item data yang secara unik
mengidentifikasi sebuah record tertentu dalam sebuah file. Istilah urutan acak relatif
berlaku untuk sebuah field yang file-nya tidak diurutkan. Sebelum mengurutkan lima
record sebelumnya, file tersebut pada dasarnya relatif berada dalam urutan acak (random
order) terhadap field WARSHE.

2. Sistem Manajemen Database

Terdapat tiga tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan manajemen
database; arsitektur tingkat konseptual, arsitektur tingkat logis, dan arsitektur tingkat fisik.
Pada tingkat konseptual, database merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang
akan digunakan untuk tujuan- tujuan yang telah dipilih. Catatan dan field- field dalam
database distrukturkan dan diorganisasikan dalam beberapa pola logis, sehingga membantu
pembentukan struktur data logis. Terdapat tiga jenis struktur data logis yang dapat
digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, yaitu: hirarkis, jaringan, dan relasional.
2.1 Arsitektur Database Tingkat Konseptual
Database merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan untuk
tujuan-tujuan yang telah dipilih. Contohnya adalah database pesanan untuk penjuaklan di
mana database tersebut tersebut harus didefinisikan pada tingkat konseptual dalam konteks

2
informasi yang dicakupnya yaitu transaksi-transaksi penjualan,penerimaan kas dan
informasi pelanggan. Untuk mengimplementasikan database yang didefinisikan pada
tingkat konseptual, harus ditetapkan file dan catata-catatan spesifik. Selain itu, akan
bermanfaat apabila menspesifikasikan cara-cara dimana catatan dan fiield-field data akan
dikaji ulang dan dilaporkan. Contohnya adalah menyajikan dalam layar monitor mengenai
latar belakang pelanggan dengan order-order yang belum diselesaiakan. Sehingga
diperlukan catatan-ctatan dan field-field dalam database distrukturkan dan diorganisasikan
dalam pola logis. Sehingga akan sangat membantu pembentukan struktur data logis.
Model data entity relationship (ER) merupakan salah satu pendekatan yang populer.Model
ER secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmen-segmen yang ada.Model
konseptual lainnya yang bisa digunakan yaitu teknik pemodelan berorientasi objek (OMT),
yang pada awalnya dikembangkan untuk pemograman berorientasi tujuan dan diadaptasi
untuk pemodelan data oleh Blaha, Premerlani, dan Rumbaugh.Pekerjaan ini dilakukan
dengan mengamati kompenen-kompenen dalam sistem yang sedang dibuat modelnya
sebagai kelas-kelas objek.Dalam metode ini kelas objek adalah sebuah segmen dansebuah
objek adalah sebuah kejadian tertentu.Dan OMT menentukan hubungan antar segmen.Hal
yang paling mendasar dalam buhungan ini disebut pewarisan. Hubungan Pewarisan
diciptakan ketika sebuah kelas objek dibagi ke dalam subkelas. Sebagai contoh, sebuah
kelas umum atau orangtua dapat berupa perlengkapan pabrik yang memiliki subkelas
seperti perkakas, mesin berat, perlengkapan reparasi, dan sebagainya yang digambarkan
berikut ini:
PLANT_EQUIPMENT (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION)
Subkelasnya ialah sebagai berikut;
HEAVY_EQUIPMENT (ACCOUNT_NO,COST, DEPRECIATION, MAINTENANCE
_FREQ, DATE_PURCHASED)
dan
HAND_TOOLS (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION, USAGE).
Secara umum, subkelas memiliki seluruh atribut dari kelas orang tuanya ditambah dengan
dengan atribut mereka sendiri.

3
2.2 Arsitektur Database Tingkat Logika
Pada bagian ini terdapat 3 jenis struktur data logis dapat digunakan mencapai tujuan
yaitu: hierarkis, jaringan, relasional. Tugas utama yang dihadapi analis dalanm merancang
database adalah mengidentifikasi dan merancang hubungan sistematis antar
segmen.Database harus distrukturkan sehingga mampu memberikan informasi yang
dibutuhkan oleh pemakai untuk membuat keputusan yang efektif.
a. Struktur pohon atau hierarkis
Dalam bagian ini setiap simpul mewakili himpunan field dan simpul yang lebih
tinggi sidebut simpul induk.Setiap simpul induk. Setiap simpul induk akan mempunyai
anak di mana antar hubungan antar induk dan anak disebut cabang. Hal terpenting dari
model pohon adalah simpul anak tidak dapat memiliki dari satu induk. Modal anak
berkaitan dengan struktur data yang didukung dengan COBOLT atau bahasa
pemprograman lain yang digunakan cara luas dan telah diterapkan di banyak sistem
manajemen database (BBMS) komersial.
b. Struktur Jaringan
Dalam bagian ini memungkinkan segmen untuk meiliki lebih dari satu induk.Oleh
karena itu, merupakan struktur data yang lebih umum dibandingkan pohon.Beberapa
DBMS tidak secara langsung mendukung struktur jaringan, tetapi karena setiap
jaringan dapat ditranformasikan sturktur pohon, sangat memungkinkan utnuk
menerapkan struktur jaringan dalam sistem berorientasi pohon. Contohnya adalah
model CODASYL.
c. Struktur data relasional
Dalam tahap ini memandang database sebagai kumpulan 2 tabel dimensional
dibandingkan sebagai struktur jenis hierarkis atau jaringan.Aturan-aturan tertentu yang
disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses penerapan aturan-
aturan tersebut dinamakan normalisasi. Normalisasi menjadi penting karena tanpa hal
tersebut proses pembaruan entri-entri dalam tabel dapat menyebabkan permasalahan.
Langkah pertama dalam normalisasi adalah menciptakan sebuah tabel terpisah untuk
setiap repeated group. Ada tiga bentuk normal, yaitu:
a) Bentuk normal pertama: mebagi tabel-tabel untuk menghapus repeated group.

4
 b) Bentuk normal kedua: membagi tabel-tabel sehingga tidak adakunci yang
menentukan nilai dari sebuah field non kunci.
c) Bentuk normal ketiga: membagi tabel-tabel sehingga tidak ada field non kunci yang
menentukan nilai-nilai dari field non kunci lainnya.
2.3 Arsitektur Database Tingkat Fisik
Arsitektur database tingkat fisik berkaitan dengan teknik-teknik inplementasi dan isu-
isu khusus yang berhubungan dengan metode-metode pengakasesan data. Tiga metode
akses data terpenting tersebut adalah:
a. File sekuensial
Dalam file akses sekuensial, catatan-catatan hanya dapat di akses dalam sekuens
yang telah di tentukan sebelumnya.organisasi file sekuensial bukan merupakan alat
sortir data yang bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja catatan yang akan di akses
dalam file yang memuat banyak catatan. File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan
batch, secara normal mengakses seluruh catatan dalam file. Kesimpulannya, organisasi
file sekuensial bermanfaat jika di butuhkan pemrosesan batch.
b. File terindeks
Setiap atribut dapat di ekstrak dari catatan dalam file utama dan di gunakan untuk
membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli.File seperti itu di
sebut file terindeks atau fileterinversi.File dikatakan terinversi secara penuh jika ada
indeks untuk seluruh fieldnya.File sekuensial terindeks adalah file sekuensial yang
tersimpan dalam DASD dan di indeks serta di sortir secara fisik dalam field yang
sama.File-file tersebut umumnya berhubungan dengan file ISAM,dimana ISAM
berlaku sebagai kontraksi metode akses sekuensial terindeks. Area utama (primer)
merupakan bagian dari disk dimana catatan-catatan aktual di tulis.area tambahan
merupakan bagian terpisah dari disk yang di lokasikan bagi file untuk memuat
tambahan yang di buat, tanpa melakukan pemrosesan ekstensif terhadap file awal.
c. File sekuensial terindek
File sekuensial terindek adalah file sekuensial tercepat dalam DASD dan diindeks
serta disortir secara fisik dalam field yang sama. File-file tersebut umumnya
berhubungan dengan file ISAM di mana ISAM akan berlaku sebagai kontraksi metode
akses sekuensial terindek. Struktur file ISAM mencakup 3 area yang berbeda yaitu:

5
 a) Indeks
b) Area Utama (Primer)
c) Area tambahan (overflow area)
d) File akses langsung

Metode yang berkaitan adalah dengan menyimpan alamat-alamat alat fisik sebagai
suatu field dalam catatan file bersangkutan. Sebagian sistem akses langsung mengubah
kunci ke alamat lokasi penyimpanan dengan menggunakan baik indek (tabel) atau
tranformasi random. File terakses secara langsung memungkinkan catatan-catatan
individual dapat di panggil secara cepat tanpa menggunakan indeks. Tranformasi
random merupakan metode penyimpanan dan penempatan catatan dalam file akses
langsung yang di gunakan secara luas.jadi istilah akses random sering kali di gunakan
sebagai sinonim dari akses langsung.

2.4 Aspek Ekonomis Pada Tingkat Pengorganisasian File

Teknik-teknik akses file yang telah di bahas (sekuensial, terindeks, dan akses langsung)
cocok untuk situasi-situasi yang berbeda. Mengiktisarkan kapan masing-masing teknik
organisasi file di gunakan. Aspek ekonomik pemrosesan file sangat ditentukan oleh:
a. rasio aktifitas (jumlah catatan-catatan yang di akses dibagi dengan jumlah catatan
dalam file)
b. waktu yang dibutuhkan untuk pemrosesan dan penempatan.
Berkaitan dengan database, waktu respon adalah lama waktu yang harus dihabiskan oleh
pengguna untuk menyelesaikan sebuah operasi, misal sebuah query. File-file akses-
langsung dibutuhkan untuk waktu respon yang sangat cepat karena waktu respon yang
lebih lama dapat ditangani dengan lebih ekonomis dengan menggunakan file-file yang
bersifat sekuensial.Ketika lama waktu respon dapat ditoleransi, pembaharuan query atau
file dapat disatukan dengan operasi pemrosesan batch.

Teknik-teknik Waktu Terbaik untuk Keterbatasan

Pengorganisasian File penggunaannya
Sekuensial Rasio aktivitas tinggi, seperti Tidak memungkinkan untuk
pemrosesan dalam batch mengakses secepat record
tunggal

6
 Indeks Rasio aktivitas rendah, untuk Pembaruan file membutuhkan
ukuran file menengah sampai indeks
besar

Indeks-Sekuensial File perlu diproses dalam batch Sama seperti halnya indeks dan
(rasio aktivitas tinggi) dan non sekuensial
batch (rasio aktivitas rendah)
Langsung Rasio aktivitas rendah, file-file Butuh kuci untuk
berukuran besar, jaringan dan menempatkan record
pohon.

2.5 Arsitektur Fisik. Perangkat Keras, dan Waktu Respon

Waktu respon dapat menjadi sebuah permasalahan besar pada database besar yang
mungkin diakses oleh ratusan atau bahkan ribuan pengguna pada saat yang sama. Jika
sistem database dan perangkat keras komputer tidak sesuai dengan permintaan, maka
pengguna akan menunggu dengan sia-sia dalam waktu yang lama untuk query mereka.
Oleh karena itu, sistem database harus didesain dengan baik bagi penggunanya, dan
perangkat keras harus cukup cepat untuk mengerjakan semua pekerjaan yang diminta.
Pada sisi perangkat keras, waktu respon dipengaruhi oleh waktu akses fisik yaitu
waktu yang dibutuhkan oleh CPU untuk memunculkan sebuah blok data tunggal dari disket
yang disebut Disk Access Time. Salah satu masalahnya adalah CPU beroperasi jauh lebih
cepat dari yang dilakukan disket sehingga CPU harus menunggu sesaat sementara operasi
input/output disket sedang dijalankan. Hal ini berarti bila mampu meminimalisasi input
dan output disket, dalam beberapa kasus dapat meningkatkan waktu respons yang cukup
tinggi. Faktor lainnya yang dapat mempengaruhi waktu respons adalah bagaimana record
data dapat didistribusikan secara fisik dalam disket.
Pada hardisk data yang berada di track atau silinder yang sama dapat diakses tanpa
perlu berpindah ketika membaca/menulis di atasnya. Hal ini berarti dalam beberapa kasus
dimunkinkan untuk meningkatkan kecepatan sebuah aplikasi database dengan menyimpan
record-record dalam sebuah file data secara berdekatan di satu atau lebih silinder disket.

7
 Kebutuhan untuk menyimpan sebuah file secara berdekatan tergantung pada
arsitektur fisik database dan berkaitan dengan metode akses filenya. Jika database
menggunakan metode akses sekuensial, maka penempatan setiap record secara fisik
berdekatan sama lain dalam disket tentunya sesuatu yang diinginkan. Akan tetapi untuk
metode akses-berindeks, selalu perlu untuk menempatkan indeks-indeks dalam
penyimpanan yang berdekatan karena file-file tersebut sering dibaca secara sekuens dan
secara keseluruhan pada saat yang bersamaan. Namun demikian mungkin tidak perlu
menempatkan record dalam file data yang terkait sedekat mungkin satu sama lain dalam
disket karena record file tersebut diakses secara acak dalam dua tahap proses pencarian.

3. Sistem Database dalam Praktek

Sistem manajemen database ialah program computer yang memungkinkan pemakai untuk
membuat dan memutakhirkan file, memilih dan memanggil data, dan untuk menghasilkan
beragam keluaran dan laporan. System manajemen database mencakup 3 atribut untuk
pengelolaan dan pengorganisasian, yaitu:
3.1 Bahasa Deskripsi Data (Data Definition Language)
Memungkinkan administrator database untuk mendefinisikan struktur logika database,
yang disebut skema. Skema tersebut mencakup:
a. Nama elemen data
b. Jenis data (numeric, alphabet data, dll) dan nomor posisi decimal jika elemen data
numeric.
c. Jumlah posisi (misalnya 9 posisi untuk nomor jaminan social)
Data Definition Language juga digunakan untuk mendefinisikan subskema, yang
merupakan database yang dapat dilihat pemakai individual. Data Definition Language
dapat digunakan untuk membuat, memdifikasi, dan menghapus table-tabel dalam lingkup
relasional.
3.2 Bahasa Manipulasi Data (Data Manipulation Language)
Data Manipulation Language mencakup perintah-perintah untuk pemutkhiran,
pengeditan, manipulasi, dan ekstraksi data. Dalam banyak kasus, pemakai tidak perlu
menggunakan Data Manipulation Language, tetapi program aplikasi (misalnya, program

8
 penggajian atau system akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan pernyataan
Data Manipulation Language untuk memenuhi kebutuhan para pemakai.
3.3 Bahasa Kueri Data (Data Query Language)
Data Query Language adalah bahasa yang mudah digunakan atau penghubung yang
memungkinkan pemakai untuk meminta informasi dari database. Terdapat penghubung
bahasa alami yang memungkinkan para pemakai untuk meminta informasi dengan
menggunakan bahasa sehari-hari. Sistem tersebut dapat mengenali beragam gaya bahasa
permintaan, dan jika pemakai menyampaikan permohonan yang tidak lengkap, system
akan menyampaikan pertanyaan seperlunya untuk memastikan masalahnya.