PENGERTIAN SYSTEM BERKAS DAN AKSES

1.
2.
3.
4.

5.

6.
7.
8.
9.

A. DEFINISI
Sistem berkas atau Pengarsipan yaitu suatu system untuk mengetahui bagaimana
cara menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file yang digunakan
Sistem akses adalah cara untuk mengambil informasi dari suatu file
Istilah-istilah dasar yang digunakan dalam system berkas :
Data : Representasi dari fakta yang dimodelkan dalam bentuk gambar, kata,
angka, huruf dan lain sebagainya.
Elemen data : salah satu nilai tunggal dengan satu petunjuk nama dan deskripsi
karakteristik seperti tipe ( Char, nomor, kode ) dan panjang karakter atau digit.
Item Data : Referensi nama dan himpunan karekteristik elemen-elemen data yang
menggambarkan suatu attribute, atau tempat menyimpan setiap attribute dari
sebuah entitas.
Entitas : ekumpulan Objek yang terbatas / terdefinisikan yang mempunyai
karakteristik sama dan bisa di bedakan dari lainnya. Objek dapat berupa barang,
orang, tempat atau suatu kejadian. Contoh : entitas mobil, mahasiswa, nilai ujian
dll
Attribut : Deskripsi data yang bisa mengidentifikasikan entitas. Seluruh attribute
harus cukup untuk menyatakan identitas objek atau dengan kata lain kumpulan
attribute dari setiap entitas dapat mengidentifikasikan keunikan suatu individu.
Contoh : entitas mobil terdiri dari attribute no polisi, no registrasi, jenis mobil,
tahun pembuatan, bahan bakar yang digunakan, dll
Field : Lokasi penyimpanan untuk salah satu elemen data, atau seuatu elemen
yang memiliki attribute dan harga dan merupakan unit informasi terkecil yang bisa
diakses.
Record : Lokasi penyimpanan yang terbuat dari rangkaian field yang berisi
elemen-elemen data yang menggambarkan beberapa entitas.
File : Sekumpulan record dari tipe tunggal yang berisi elemen-elemen data yang
menggambarkan himpunan entitas
Akses Data : Satu cara dimana suatu program mengakses secara fisik recordrecord dalam file penyimpanan.
B. PENGARSIPAN DAN AKSES

Pengersipan dan akses adalah : Cara untuk membentuk suatu arsip / file dan cara
pencarian record-recordnya kembali
Sistem berkas dan Akses adalah system pengorganisasian, pengelolaan dan
penyimpanan data pada alat penyimpanan eksternal dengan organisasi file
tertentu. Pada system berkas dan akses penyimpanan data dilakukan secara fisik.
Teknik yang digunakan untuk menggambarkan dan menyimpan record pada file
disebut organisasi file
Secara lebih spesifik pengersipan dan akses berhubungan dengan :
1. Insert : Menyisipkan data baru atau tambahan ke dalam tumpukan data lama
2. Update : mengubah data lama dengan data baru, perubahan ini bisa sebagian atau
keseluruhan
3. Reorganisasi : penyusunan kembali record-record dari suatu file.
Bentuk atau representasi dari data ada 2 yaitu :

1.

Data Logik (Data rancangan), yaitu data yang hanya baru menjadi sebuah rencana
data di level konseptual. Misalnya penggambaran data dengan metode E-R, model
objek, model semantic, dan lain-lain.
2. Data Fisik, yaitu data yang sudah jadi, data yang merupakan hasil terakhir dari
data logic yang biasanya disimpan dalam media penyimpanan.
Klasifikasi Data dibagi menjadi 3, yaitu :
1. Data tetap, yaitu data yang tidak mengalami perubahan-perubahan, bersifat tetap
dan biasanya dalam melakukan perubahan membutuhkan waktu yang lama.
2. Data tidak tetap, yaitu data yang mengalami perubahan secara rutin dan sukar
untuk diprediksi karena sifatnya yang berubah-ubah.
3. Data yang bertambah menurut waktu, yaitu kelompok data ini biasanya
merupakan gabungan data tetap dan data tidak tetap.
C. MODEL AKSES
Ada 3 model akses yang mungkin oleh sebuah program terhadap file, yaitu
1. Input File
File yang hanya dapat dibaca dengan program
Contoh

Transaction file merupakan input file untuk meng-update program

Program file dari source code merupakan input file untuk program compiler
2. Output File
File yang hanya dapat ditulis oleh sebuah program / file yang dibuat dengan
program.
Contoh

Report file merupakan output dari program yang meng-update master file

Program file yang berupa object code merupakan output file dari program
compiler
3. Input/Output File
File yang dapat dibaca dari dan ditulis ke selama eksekusi program
Contoh
Master File
Work File dengan sort program

1.
a)
b)
2.
1.
a)
b)
2.
1.
2.
3.

D. Operasi Berkas
Cara memilih organisasi berkas tidak terlepas dari 2 aspek utama yaitu :
Model Penggunaannya, ada 2 cara :
Batch, yaitu suatu proses yang dilakukan secara kelompok
Iteratif, yaitu suatu proses yang dilakukan secara satu persatu yaitu record per
record.
Model Operasi Berkas, dibagi menjadi :
Creation (membuat), ada 2 cara :
Membuat struktur berkas lebih dahulu dan menentukan banyaknya record, baru
kemudian reecord-record dimuat ke dalam berkas tersebut.
Membuat record dengan cara merekam record per record
Update, pengubahan isi dari berkas diperlukan untuk menjaga berkas itu tetap up
to date. Ada 3 bagian dalam proses update :
Penyisipan dan penambahan record
Perbaikan record
Penghapusan record

3.

1.
2.

Retrieval, pengaksesan sebuah berkas untuk tujuan mendapatkan informasi.

Menurut ada tidaknya persyaratan retrieval dibagi menjadi 2 yaitu :
a) Comprehensive Retrieval, yaitu proses untuk mendapatkan informasi dari semua
record dalam berkas. Contoh : Display All, List Nama
b) Selective Retrieval, yaitu mendapatkan informasi dari record tertentu
berdasarkan persyaratan tertentu. Contoh : List for Gaji = 70000
4. Maintenance ( perbaikan )
Perubahan yang dibuat terhadap berkas dengan tujuan memperbaiki program
dalam mengakses berkas tersebut. Ada dua cara yaitu :
a) Restructuring (Perubahan struktur berkas), misalnya panjang field diubah,
penambahan field baru, panjang record diubah, dll. Perubaahan ini semua tidak
mempengaruhi operasi berkas.
b) Reorganisasi, perubahan organisasi berkas dari organisasi yang satu menjadi
organisasi berkas yang lain. Misalnya :
Dari organisasi berkas sequensial menjadi berkas sequensial berideks
Dari langsung (direct) menjadi sequensial (berurutan)
E. ORGANISASI FILE
Suatu teknik / cara yang digunakan untuk menyatakan / menggambarkan dan
menyimpan record-record dalam sebuah file.
Ada 4 teknik dasar organisasi file, yaitu :
1.
Sequential File
2.
Relatif File
3.
Index Sequential File
4.
Multi-Key file
Secara umum keempat teknik dasar tersebut berbeda dalam cara pengaksesannya,
yaitu :
A. Direct Access
Suatu cara pengaksesan record yang langsung tanpa mengakses seluruh record yang
ada.
Contoh
o Magnetic disc
o CD
o Dll
B. Sequential Access
Suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record
didepannya
o Magnetic tape
o Punch card
o Dll
Secara umum dapat disimpulkan :
Untuk master file dan program file, kita dapat melakukan created, updated,
retrieved from dan maintained.
Untuk work file, kita dapat melakukan created, updated dan retrieved from tapi
tidak dapat kita maintained.
Untuk report file umumnya tidak di updated, retrieved from atau maintained.

 Untuk transaction file, umumnya hanya dapat di create dan digunakan untuk sekali
proses.