A.

MENGENAL BERBAGAI ISTILAH

1. Field, Item Data, Atribut, dan Elemen
Istilah field, item data, atribut, dan elemen sering digunakan bergantian untuk
menggambarkan bagian terkecil dalam data yang akan disimpan dan dimunculkan kembali
dalam sebuah sistem informasi. Jika hanya beberapa bagian field yang dibutuhkan oleh
pengguna, field tersebut harus dibagi ke dalam beberapa item data. Contoh field mencakup
beberapa item berikut :
 Nama pelanggan
 Nomor jaminan sosial karyawan
 Nomor pesanan penjualan
 Nomor rekening pelanggan
Sebuah field biasanya secara logika diasosiasikan dengan field lainnya atau sebuah
pengelompokan logis field yang disebut record. Record adalah kelompokm item data yang
terkait dengan entitas tertentu seperti seorang pelanggan, karyawan, vendor, tagihan, dan
sebagainya. Struktur record dapat dituliskan sebagai berikut:
RECORD-NAME (FIELD 1, FIELD 2, …….., FIELD N)

RECORD-NAME adalah nama record seperti VENDOR atau EMPLOYEE. Entri yang berada
dalam kurung ialah nama-nama field individual dalam record tersebut. Berikut contohnya:

CUSTOMER (ACCOUNT_NUMBER, NAME, ADDRESS, ACCOUNT_BALANCE)

EMPLOYEE (NAME, SSN, AGE)
PURCHASE_ORDER (PO_#, DATE, AMOUNT, VENDOR, QUANTITY, PRICE)

Dalam contoh yang pertama CUSTOMER adalah nama dari record, dan
ACCOUNT_NUMBER, NAME, ADDRESS, dan ACCOUNT_BALANCE adalah nama file.

2. Data Occurance
Struktur record memiliki occurance, yang disebut juga instance. Record occurance
merupakan satu set khusus nilai data untuk record tersebut. Sebagai contoh, untuk record
adalah;

EMPLOYEE (NAME, NUMBER, AGE)

Sedangkan untuk occurance adalah sebagai berikut:

EMPLOYEE (Brown, 111222333, 33)

Dan sebuah occurance untuk record CUSTOMER akan tampak sebagai berikut:

CUSTOMER (12122, ABC Hardware, 222 West Street, $ 1,050)

3. Fixed-Length Record dan Variable-Length Record

Record dalam sebuah file dapat memiliki panjang data yang bersifat tetap atau variabel.
Dalam sebuah fixed-length record, baik jumlah field dan panjangnya (ukuran karakter) tiap
field sudah tetap/tertentu. Kelemahan fixed-length record ialah tiap field harus cukup besar
untuk memuat perkiraan entri yang paling maksimum dalam field tersebut. Dalam variable-
length record lebar field dapat disesuaikan untuk tiap data occurance. Jumlah field dapat
bervariasi dari satu data occurance dengan data occurance yang lain.
Akhir sebuah variable-length record harus ditandai dengan sebuah symbol khusus atau
field record-length yang berisi record itu sendiri. Variable-length record mampu menggunakan
secara efisien ruang penyimpanan yang tersedia. Salah satu pendekatan dalam variable-length
record yang tidak membutuhkan dukungan pemrograman system untuk struktur variable-
lengthnya adalah dengan menggunakan fixed-length trailer record. Trailer record ialah sebuah
ekstensi atau perluasan master record. Trailer record sendiri dapat ditulis dengan segera setelah
sebuah master record selesai dikerjakan, misalnya master record biasanya hanya berisi
informasi umum untuk seluruh rekening dan nomor tagihan yang cukup untuk seluruh rekening
yang ada, sementara trailer record mampu memuat lebih banyak tagihan di dalamnya.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur menyimpan ratusan komponen mesin
sebagai persediaan bahan bakunya. Mereka membeli setiap komponen persediaan tersebut dari
salah satu pemasoknya dan kemudian menyimpannya di salah satu gudangnya. Setiap
komponen dapat dibeli dari satu atau lebih pemasok dan disimpan si satu atau lebih gudang
perusahaan. Berikut field data yang berisi persediaan komponen mesin tersebut:
PART_NO nomor komponen mesin
PNAME nama komponen mesin
TYPE jenis komponen mesin
COST biaya standar per unit komponen mesin
PVEND nama vendor darimana komponen mesin tersebut dibeli
WARSHE gudang tempat komponen mesin tersebut disimpan
LOC dua digit terakhir
Untuk kasus dua pemasok, diperlukan format record seperti berikut (misalkan hanya
terdapat satu lokasi penyimpanan):

PART ( PART_NO, PNAME, TYPE, COST, PVEND#1, WARSHE, LOC#1, PVEND#2,

WARSHE#2, LOC#1 )

Record ini bahkan perlu lebih panjang lagi bila kemudian terdapat tiga pemasok
sehingga panjang record akan tergantung pada jumlah pemasok dan lokasi penyimpanan untuk
komponen mesin tertentu. Record jenis tersebut akan menjadi variable-length record.
Repeated Group adalah kelompok-kelompok field terkait yang berulang kali
disimpan dalam variable-length record. Dalam beberapa kasus kita cukup menyebut repeated
groups sebagai segmen atau kelompok, atau bahkan node. Segmen dapat diringkas dengan
cara yang sama seperti record. Sebagai contoh:

PART (PART_NO, PNAME, TYPE, COST)

SUPPLIER (PVEND)
LOCATION (WARSHE, LOC)

PART

SUPPLIER LOCATION

Diagram pohon untuk part, supplier, dan location

Jadi record dan segmen pada dasarnya adalah sama. Keduanya merupakan kumpulan
field. Kenyataannya, tidak salah jika menganggap bahwa segmen adalah record selama ia tetap
diingat sebagai segmen, yang walaupun tidak seperti record di mana segmen memiliki parent
dan children.

4. Record Key dan Urutan File

 Key atau record key adalah item data atau kombinasi item data yang secara unik
mengidentifikasi sebuah record tertentu dalam sebuah file. Perhatikanlah sebuah file yang
memuat record berikut ini dalam format
PART ( PART_NO, WARSHE )

Dengan PART_NO sebagai nomor komponen mesin dan WARSHE sebagai nomor
gudang yang terkait dengan lokasi gudang. Selanjutnya, asumsikan file tersebut memuat
empat record sebagai berikut:
PART (101, 1)
PART (102, 2)
PART (103, 1)
PART (106, 1)
Dalam contoh ini, PART_NO ialah key yang digunakan untuk mengidentifikasi secara
khusus record maupun dari keempat record yang ada. Field pertama (PART_NO) disebut sort
key primer (primary key), yaitu field yang digunakan untuk mengurutkan record dalam
sebuah file. Namun demikian hal ini tidak berlaku bagi WARSHE. Sebagai contoh,
menentukan nilai 1 untuk WARSHE tidak secara unik mengidentifikasi suatu record tertentu,
sebaliknya ia akan mengidentifikasi tiga record yaitu record pertama, ketiga dan keempat. Field
yang kedua (WARSHE) disebut sort key sekunder (secondary key) yang digunakan untuk
menentukan posisi relative di antara satu set record yang ada ketika primary key memiliki nilai
yang sama untuk setiap record pada set tersebut.

B. SISTEM MANAJEMEN DATABESE DAN ARSITEKTURNYA

Terdapat tiga tingkat arsitektur yang terkait dengan database dan system manajemen
database: tingkat konseptual, tingkat logika, dan tingkat fisik. Pada tingkat konseptual, database
adalah kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan demi tujuan klasifikasi.
Databese ini akan didefinisikan pada tingkat konseptual dengan beragam informasi yang terkait
didalamnya dan tujuan digunakannya data tersebut.
Tiga jenis dasar struktur data logika dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut,
yakni hierarkis, jaringan, dan relasional. Arsitektur databese tingkat fisik sangat erat kaitannya
dengan teknik implementasi khusus dan hal-hal yang terkait dengan metode akses data. Tiga
metode akses data yang paling penting (sekuensial, sekuensial berindek, dan langsung).

1. Arsitektur Konseptual
 Tidak ada satu pun pendekatan standart untuk mengembangkan sebuah model data
konseptual untuk sebuah system tertentu. Model data entity-relationship (E-R) merupakan
salah satu pendekatan paling popular. Dalam model E-R istilah entitas lebih banyak digunakan
daripada istilah segmen, dan istilkah atribut digunakan untuk menjelaskan field individual atau
item data tertentu. Bila ditinjau secara grafis, model E-R menggunakan kotak segiempat untuk
entitas, elips untuk atribut, dan kotak belah ketupat untuk menggambarkan hubungan/relasi.
Metode konseptual lainnya yang biasa digunakan yaitu teknik pemodelan
berorientasi objek (OMT). Pekerjaan ini dilakukan dengan mengamati komponen-
komponen dalam system yang sedang dibuat modelnya sebagai kelas-kelas objek. Dalam
metode ini sebuah kelas objek adalah sebuah segmen dan sebuah objek adalah sebuah
kejadian tertentu. Seperti halnya dalam model E-R, OMT menentukan hubungan antar
segmen. Hal paling mendasar dalam hubungan ini disebut pewarisan. Hubungan pewarisan
diciptakan ketika sebiuah kelas objek dibagi ke dalam subkelas. Sebagai contoh, sebuah kelas
umum atau orangtua dapat berupa perlengkapan pabrik yang memiliki subkelas seperti
perkakas, mesin berat, perlengkapan reparasi, dan sebagainya yang digambarkan berikut ini:

PLANT_EQUIPMENT (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION)

Subkelasnya ialah sebagai berikut;

HEAVY_EQUIPMENT (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION,
MAINTENANCE_FREQ, DATE_PURCHASED)
dan
HAND_TOOLS (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION, USAGE).
Secara umum, subkelas memiliki seluruh atribut dari kelas orang tuanya ditambah
dengan atribut mereka sendiri.

2. Arsitektur Database pada Tingkat Logika: Struktur Data Logika

Tugas utama yang dihadapi oleh seorang analis ketika mendesain sebuah database
adalah mengidentifikasi dan mendesain hubungan yang sistematis di antara setiap segmen.
Hubungan yang timbul antara segmen-segmen dalam database ditentukan oleh struktur data
logika, yang juga biasa disebut skema atau model database. Ada tiga model utama dalam
struktur data logika, yaitu:
a. Struktur Pohon atau Hierarkis
 Struktur pohon adalah representasi langsung proses segmentasi. Pada sebuah
struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan satu set field (atau segmen), setiap
lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih tinggi
dalam pohon tersebut. Tingkatan yang paling akhir disebut lingkaran parent. Setiap
orang tua (parent) memiliki satu atau lebih children, dan hubungan antara anak dan
orang tua disebut branch.
Tampilan penting dalam model pohon ini adalah sebuah lingkaran anak tidak
dapat memiliki lebih dari satu orang tua. Model pohon digunakan pada struktur data
yang didukung oleh COBOL dan program-program bahasa lainnya yang digunakan
secara luas dan telah diimplementasikan pada banyak sistem manajemen database
(DBMS) seperti IMS dan IDMS.
b. Struktur jaringan
Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak
memiliki lebih dari satu orang tua. Beberapa DBMS tidak secara lansung menyediakan
struktur jaringan, namun karena setiap struktur jaringan dapat diubah menjadi struktur
pohon, maka dimungkinkan untuk mengimplementasikan struktur jaringan dalam
sistem yang berorientasi pohon. Model CODASYL adalah sebuah model jaringan.
Terdapat beragam cara untuk mengimplementasikan struktur pohon dan
jaringan. Hal ini termasuk penggunaan daftar dan penunjuk. Dalam sebuah daftar
organisasi, setiap record berisi satu atau lebih petunjuk (field) yang mengindikasikan
alamat record logis berikutnya dengan atribut-atribut yang sama. Sebuah record tagihan
dapat berisi sebuah field yang berisi kunci tagihan lainnya dari vendor yang sama.
Sebuah record dapat dipecah menjadi beberapa daftar. Daftar ini disebut organisasi
multilist. Contohnya sebuah record pelanggan, dapat berisi beberapa penunjuk dalam
sebuah record untuk menunjukkan record logis berikutnya, struktur logika dan fisik
dapat sepenuhnya berbeda.
Struktur cincin berbeda dari struktur daftar dimana record terakhir dalam
struktur cincin menunjuk kembali ke record yang pertama. Dan seluruh record dalam
sebuah cincin dapat menunjuk kembali ataupun ke langkah seterusnya melalui
penggunaan dan penyimpanan field tambahan. Dalam sebuah multiple-ring-structur,
beberapa cincin melewati record-record individual.
Mendesain dan menyimpan struktur-struktur merupakan sesuatu yang
kompleks, dan penunjuk-penunjuk biasanya membutuhkan tambahan ruang disket. Dan
proses pemabaruan (updating) penunjuk diperlukan setiap waktu manakala sebuah
 record ditambahkan atau dihapus. Namun demikian, penggunaan penunjuk yang terkait
dengan struktur hierarkis atau pohon seringkali merupakan pendekatan yang berguna
dalam permodelan data, khusunya dalam kasus ketika record jarang ditambahkan atau
dihapus.
Sistem hiperteks adalah sitem yang berbasis penunjuk (pointer-based system)
yang memungkinkan pengguna untuk menjelajahi database secara acak dengan
memilih beberapa kata atau objek kunci. Jaringan data semantik mirip dengan
hiperteks. Perbedaannya adalah record lintas hubungan pada jaringan terbatas pada
teks, sementara pada sistem hiperteks, lintas hubungan dapat memasukkan objek
multimedia seperti foto dan bentuk grafis lainnya.
c. Struktur Data Relasional
Model relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel dua dimensi
daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan. Esensi model relasional adalah
merepresentasikan segmen-segmen dalam tabel.keunggulan struktur data ini
dibandingkan pohon dan jaringan adalah penunjuk atau daftar tidak rumit. Dan setiap
informasi yang dapat diekstrak dari struktur pohon atau jaringan dapat pula diekstrak
dari tabel relasional. Model ini kurang efisien dibandingkan model pohon dan jaringan
ketika database jarang diperbarui dan hubungan antar kode tidak dapat ditentukan
dengan jelas.
Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah
tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut disebut normalisasi. Normalisasi
menjadi penting karena tanpa hal tersebut, proses pembaruan entri-entri dalam tabel
dapat menyebabkan permasalahan. Tujuan utama normalisasi adalah untuk menghapus
proses duplikasi yang tidak perlu.
Langkah pertama dalam normalisasi adalah menciptakan sebuah tabel terpisah
untuk setiap repeated group. Ada tiga bentuk normal, yaitu:
 Bentuk normal pertama: mebagi tabel-tabel untuk menghapus repeated group.
 Bentuk normal kedua: membagi tabel-tabel sehingga tidak ada kunci yang
menentukan nilai dari sebuah field non kunci.
 Bentuk normal ketiga: membagi tabel-tabel sehingga tidak ada field non kunci
yang menentukan nilai-nilai dari field non kunci lainnya.

3. Arsitek Database: Tingkat Fisik

 Pembahasan arsitektur database tingkat fisik akan fokus pada ketiga metode akses file
yaitu sekuensial, indeks, dan langsung. DASD mampu mendukung seluruh metode tersebut,
dan pilihan yang terbaik dari ketiganya tergantung pada aplikasi tertentu.
a. File Akses Sekunsial
Pada sebuah file akses sekuensial, record hanya dapat diakses dalam sekuens
mereka sebelumnya. Sekuens sebelumnya biasanya adalah sebuah hasil dari record
yang telah diurutkan oleh beberapa kunci record. Pengorganisasian file sekuensial tidak
menjadi sarana yang bermanfaat jika record yang perlu diakses hanya sedikit, padahal
file berisi banyak record.
File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan bentuk batch, yang biasanya
mengakses seluruh record dalam sebuah file. Prosedur yang biasanya dilakukan adalah,
pertama mengurutkan transaksi dan file utama dalam kunci yang sama. Aplikasi ini
dapat memperbarui piutang dagang pelanggan (dalam file master) untuk mencerminkan
pembayaran yang diterima (dalam transaksi). Pertama, program akan mengurutkan
kedua file dengan urutan kecil-besar berdasarkan nomor rekening. Kemudian, program
membaca sebuah record dari setiap file. Jika nomor rekening dari kedua record tersebut
cocok satu sama lain, maka informasi pada record pembayaran digunakan untuk
memperbarui field neraca pada record piutang dagang. Proses pembaruan record seperti
ini kemudian dituliskan dalam sebuah file master yang baru.
b. File Berindeks
Setiap atribut dapat diekstrak dari record dalam sebuah file primer dan
digunakan untukmembangun sebuah file baru yang bertujuan menyediakan sebuah
indeks untuk file aslinya. Bentuk file seperti ini disebut file berindeks atau file
terinversi. Sebuah file dikatakan terinversi penuh bila terdapat indeks di setiap field-
nya. Waktu pemrosesan yang dibutuhkan untuk menyimpan sebuah file yang terisi
penuh dapat menjadi lama karena indeks-indeks yang ada harus senantiasa diperbarui
kapan saja record ditambah, dihapus, atau dimodifikasi. Lebih lanjut, setiap indeks
memerlukan tambahan penyimpanan disket, dan disket yang dibuat dapat berakhir
dengan kebutuhan ruang penyimpanan yang lebih besar daripada file data tersebut.
c. File Sekuensial Berindeks
File sekuensial berindeks adalah sebuah file sekuensial yang disimpan dalam
sebuah DASD dan diberi indeks serta disimpan secara fisik dalam field yang sama.
File-file tersebut biasa disebut ISAM, yaitu singkatan dari indexed-sequnetial access
 method. ISAM merupakan kompromi antara organisasi file sekuensial dan akses
langsung, yang menyediakan kedua kemampuan tersebut dengan biaya yang sesuai.
Pemrosesan dan inkuiri merupakan tujuan ISAM. Pemrosesan sebuah batch
record dapat dilakukan secara sekuens, sementara inkuiri individual pada sebuah file
dapat dilakukan dengan menggunakan indeks. Makin detail sebuah indeks, makin cepat
akses yang dilakukan; sebuah imbal balik dalam penyimpanan indeks.
4. Aspek Ekonomis pada Teknik Pengorganisasian File
Teknik-Teknik Waktu Terbaik untuk Keterbatasan
Pengorganisasian File Menggunakannya
Sekuensial Rasio aktivitas tinggi, Tidak memungkinkan untuk
seperti dalam pemrosesan mengakses secepat record
batch tunggal
Indeks Rasio aktivitas rendah, Pembaharuan file
untuk ukuran file menengah menggunakan indeks
sampai besar
Indeks - Sekuensial File perlu diprosesdalam Sama seperti indeks dan
batch (rasio aktivitas tinggi) sekuensial
dan non batch (rasio
aktivitas rendah)
Langsung Rasio aktivitas rendah, file- Butuh kunci untuk
file berukuran besar, menempatkan record
jaringan dan pohon

Pertimbangan ekonomis yang paling mendasar dalam pemrosesan file ditentukan

sepenuhnya oleh :
a. Rasio aktivitas yaitu jumlah record yang diakses dibagi dengan jumlah record dalam suatu
file.
b. Waktu respons yang diinginkan untuk pemrosesan dan penempatan.
Berkaitan dengan database, waktu respon adalah lama waktu yang harus dihabiskan
oleh pengguna untuk menyelesaikan sebuah operasi, misal sebuah query. File-file akses-
langsung dibutuhkan untuk waktu respon yang sangat cepat karena waktu respon yang lebih
lama dapat ditangani dengan lebih ekonomis dengan menggunakan file-file yang bersifat
sekuensial. Ketika lama waktu respon dapat ditoleransi, pembaharuan query atau file dapat
disatukan dengan operasi pemrosesan batch.

5. Arsitektur Fisik, Perangkat Keras dan Waktu Respons

Waktu respon dapat menjadi sebuah permasalahan besar pada database besar yang
mungkin diakses oleh ratusan atau bahkan ribuan pengguna pada saat yang sama. Jika sistem
database dan perangkat keras komputer tidak sesuai dengan permintaan, maka pengguna akan
menunggu dengan sia-sia dalam waktu yang lama untuk query mereka. Oleh karena itu, sistem
database harus didesain dengan baik bagi penggunanya, dan perangkat keras harus cukup cepat
untuk mengerjakan semua pekerjaan yang diminta.
Pada sisi perangkat keras, waktu respon dipengaruhi oleh waktu akses fisik yaitu waktu
yang dibutuhkan oleh CPU untuk memunculkan sebuah blok data tunggal dari disket yang
disebut Disk Access Time. Salah satu masalahnya adalah CPU beroperasi jauh lebih cepat dari
yang dilakukan disket sehingga CPU harus menunggu sesaat sementara operasi input/output
disket sedang dijalankan. Hal ini berarti bila mampu meminimalisasi input dan output disket,
dalam beberapa kasus dapat meningkatkan waktu respons yang cukup tinggi. Faktor lainnya
yang dapat mempengaruhi waktu respons adalah bagaimana record data dapat didistribusikan
secara fisik dalam disket.
Pada hardisk data yang berada di track atau silinder yang sama dapat diakses tanpa
perlu berpindah ketika membaca/menulis di atasnya. Hal ini berarti dalam beberapa kasus
dimunkinkan untuk meningkatkan kecepatan sebuah aplikasi database dengan menyimpan
record-record dalam sebuah file data secara berdekatan di satu atau lebih silinder disket.

C. SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN DATABASE DALAM PRAKTIK

1. Apa yang Dilakukan Sistem Manajemen Database

Sistem manajemen database (DBMS) adalah program komputer yang memampukan

seorang pengguna untuk menciptakan dan memperbaruhi file-file, menyeleksi dan
memunculkan kembali data dan menghasilkan beragam output dan laporan-laporan. DBMS
memiliki tiga atribut untuk mengelola dan mengorganisasi data, yaitu:

 Data description language (DDL)

 Data manipulation language (DML)
 Data query language (DQL)

2. SQL Data Manipulation Language

 Structured Query Language (SQL) adalah teknologi yang digunakan untuk
memunculkan informasi dari database. SQL merupakan bahasa pemrograman nonprosedural.
Bahasa ini memungkinkan penggunanya untuk fokus pada menentukan data apa yang
dibutuhkan ketimbang pada bagaimana mendapatkan data tersebut.

Empat bentuk pernytaan DML (data manipulation language) yang merupakan

komponen SQL adalah:

 SELECT : Memunculkan baris tabel

 UPDATE : Memodifikasi baris tabel
 DELETE : Memindahkan baris dari tabel
 INSERT : Menambahkan baris baru pada tabel

3. Queri SELECT
SELECT biasanya adalah kalimat pertama dalam pernyataan SQL yang dimaksudkan
untuk mengekstrak data dari sebuah database. SELECT menentukan field-field mana saja
(misal item-item dalam sebuah database) atau ekspresi-ekspresi dalam field yang ingin anda
munculkan. Klausa FROM mengidentifikasikan tabel mana yang berisi item-item tersebut.
FROM diperlukan dan mnegikuti SELECT.

 SELECT Everything
 SELECT Field
 ORDER BY

4. Perlunya Sistem Manajemen Database

DBMS mengintegrasikan, menstandarisasi, dan menyediakan keamanaan unutk

beragam aplikasi akuntansi. Bila tidak terdapat integrasi, tiap-tiap jenis aplikasi akuntansi
sperti penjualan, pembayaran gaji, dan piutang akan menyimpan terpisah file-file independen
dan program komputer untuk mengelola file-file tersebut.Kelemahan-kelemahan DBMS antara
lain yaitu:
 Item data yang sama dapat digunakan dalam beberapa bidang aplikasi yang berbeda
dengan file-file independen, item data harus dimasukan kedalam setiap file aplikasi.
Misalnya sebuah penjualan memengaruhi file persediaan, file piutang dagang, dan
beragam file pendapatan dan pengeluaran. Memasukan elemen data yang sama berkali-
kali (sekali untuk tiap aplikasi yang digunakan di dalamnya) merupakan pemborosan
waktu yang mahal, dan makin besar peluang terjadiinya kesalahan dan ketidak-
konsistenan di antara beragam representasi bagian-bagian data dalam beberapa file
independen.
  Karena file harus dengan tegas ditentukan terlebih dahulu dalam proses implementasi
sistem, prosedur yang ada dapat menemui kendala dengan adanya struktur file yang ada
saat ini dibanding pengembangan kebutuhan aplikasi. Hasil dari ketidak-konsisten data
adalah inkonsistensi laporan yang dihasilkan dari beragam program aplikasi.
Permasalahan seperti ini tentu saja memperlemah integritas sebuah sistem informasi.

Selain masalah manajemen data dan pnyimpanan, setiap file independen membutuhkan
instruksi pemrosesan dan penyimpanannya sendiri karena isis dan struktur filenya tidak
terstandarisasi. Kemampuan yang berhubungan dengan informasi non kunci dibatasi karena
setiap aplikasi program individual harus menentukan instruksi rinci yang berhubungan dengan
penenganan fisik data.
a. Independensi Data
Solusi untuk masalah penyimpanan file-file independen terletak pada
pemisahan secara fisik penanganan data dari penggunaan logis file-file tersebut. Hal ini
menuntut 2 perubahan mendasar, pertama penyimpanan data terintigrasi dalam suatu
database tunggal, dan kedua seluruh akses untuk file (database) yang terintegrasi ini
dilakukan melalui suatu sistem perangkat lunak tunggal yang didesain untuk mengelola
aspek-aspek fisik penanganan dan penyimpanan data. Hal tersebut merupakan
karakteristik penting dalam pendekatan database terhadap pemrosesan data.
Kata file kehilangan artinya dalam lingkungan database. Sebuah file utama
tunggal dapat dibagi kedalam sejumlah file subsistem, dan file-file tersebut
dikombinasikan dan dikombinasikan ulang kedalam sejumlah file lainnya. Perangkat
lunak database memisahkan aspek fisik dan logika penggunaan file, hal ini membuka
spektrum luas kemampuan pemrosesan informasi yang tidak akan dapat dilakukan
tanpa perangkat lunak tertentu.
b. Keamanan
Keunggulan DBMS lainnya adalah kemampuan memberikan kode keamanan
untuk item data dan atribut-atribut pemrosesannya. Salah satu bagian file kamus data
berisi sebuah daftar pengguna sistem terotorisasi dan kode akses dan keamanan.
Masing-masing elemen data unik dapat berupa kode prioritas numerik. Kode-kode
tersebut akan menentukan item data yang menentukan pemrosesan yang dapat
digunakan oleh pengguna untuk setiap item data.
5. Dokumentasi dan Administrasi database
Kamus database digunakan baik terpisah maupun dengan DBMS untuk
mensentralisasi,mendokumentasi, mengontrol, dan mengoordinasi penggunaan data dalam
sebuah organsisasi. Kamus data merupakan sebuah urutan file yang memiliki catatan
occurrence yang berisi deskripsi item data.

Item-item Pada Data Dictionary Occurrence

Spesifikasi
 Nama
 Definisi
 Alias
Karakteristik
 Ukuran
 Rentang Nilai
 Pengkodean
 Editing Data

Utilisasi

 Pemilik
 Dimana Digunakan
 Kode Keamanan
 Diperbaharui Terakhir

Tujuan utama sebuah kamus data adalah mengurangi atau paling tidak mengawasi
inkosistensi penggunaan yang dihasilkan dari pemrosesan alias dan mengurangi kelebihan data
sejauh mungkin. Tanggung jawab untuk kamus data harus disentralisasikan pada seorang
administrator database (DBA). Administrasi database bertanggung jawab menanggulangi
ketidak cocokan dan maslah koordinasi dan komunikasi antara kelompok-kelompok pengguna
ketika memakai brsama sebuah database. Tugas utama DBA adalah menetapkan standar,
konvensi, dan dokumentasi sumber-sumber data. Administrasi kamus data merupakan alat
utama yang digunakan DBA untuk melaksanakan tugas tersebut. Pengawasan data yang efektif
merupakan pendekatan database yang paling penting untuk pemrosesan data. Ketidak cocokan
(inkompatibilitas) dan redundansi senantiasa ada dalam sebuah sistem berorientasi file yang
tradisional, yang didalamnya para pengguna menyimpan dan memproses file data miliknya.
 Kamus data dapat dikelola secara manual, namun biasanya ia terkomputerisasi dan
diproses seperti halnya file-file komputer lainnya. Jika kamus digunakan bersama-sama dengan
sebuah DBMS, ia akan disimpan dalam DBMS.
 Daftar Pustaka

Bodnar and Hopwood. 2006. Accounting Information System. Prentice Hall. New Jersey.
 PERTEMUAN KE 12

PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

OLEH :

KELOMPOK 12

I Gede Krisma Udayana (1515351179)

I Kadek Sardika Putra (1607532128)

Alexandro Aditya Dewa Bharata Lameng (1607532132)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI NON REGULER

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

SEMESTER GANJIL 2018/2019