PERTEMUAN 10

PENULISAN SURAT

1.1 Komunikasi dan Surat

Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari pengirim (komunikator) kepada

penerima (komunikan).

Unsur komunikasi ada 5, yaitu

1) Pengirim
2) Pesan
3) Alat
4) Media
5) Efek (feedback)

Jenis Komunikasi

Jenis Komunikasi dan Keunggulan Kelemahan

Bentuk Kegiatannya
Komunikasi lisan

Contoh bentuk kegiatan:

1) berbicara 1) berlangsung cepat 1) tidak mempunyai bukti
2) bercerita 2) dapat berlangsung tanpa tertulis/autentik.
alat bantu. 2) sulit disajikan secara
3) berdiskusi 3) kesalahan dapat langsung matang.
dikoreksi 3) dasar hukumnya lemah.
4) berpidato 4) dapat dibantu dengan gerak 4) mudah dimanipulasi
tubuh dan mimik muka

Komunikasi tulis
Contoh bentuk kegiatan:

1) menulis surat 1) mempunyai bentuk tertulis. 1) berlangsung lambat

2) dapat disajikan lebih
2) menulis artikel matang/bersih 2) selalu memakai alat bantu
.
3) menulis makalh 3) dasar hukumnya kuat
3) kesalahan langsung
4) sulit dimanipulasi dikoreksi
4) menulis laporan 4) tidak dapat dibantu gerak
tubuh
Pengertian surat

Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang
dibuat dengan persyaratan tertentu.

Korespondensi adalah kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi.
Sedangkan pelakunya disebut koresponden

1.2 Fungsi Surat

Fungsi Utama surat ada 7, yaitu

1) sebagai alat komunikasi tulis
2) sebagai tanda bukti tertulis
3) sebagai alat pengikat
4) sebagai pedoman untuk bertindak
5) sebagai keterangan keamanan
6) sebagai wakil/duta wakil organisasi
7) sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan

1.3 Kriteria Surat dan Penulis Surat Yang Baik

Kriteria dan ciri umum surat yang baik adalah

1) menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis, dan warna sesuai dengan surat yang
akan ditulis;
2) menggunakan bentuk surat yang standar
3) menggunakan bahasa Indonesia baku
4) menggunakan gaya bahasa yang lugas (concise)
5) menggunakan bahasa yang jelas
6) menggunakan gaya bahasa yang sopan dan jelas
7) menyajikan fakta yang benar dan lengkap
8) tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai dalam surat-menyurat
9) tidak menggunakan kata-kata yang sulit dan istilah yang belum memasyarakat

Agar dapat menjadi penulis surat yang baik, para koresponden harus memenuhi sejumlah
persyaratan lagi, yaitu
mengetahui prosedur surat menyurat secara umum
menguasai pemakaian bahasa tulis dengan baik
mengetahui seluk-beluk permasalahan yang akan ditulis
mengetahui posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat

1.4 Penggolongan Surat

1) Menurut wujudnya
(a) Surat Bersampul
(b) Kartu Pos
(c) Warkat Pos
(d) Telegram dan Teleks
 (e) Memo dan Nota
(f) Surat Tanda Bukti

2) Menurut Pemakainya
(a) Surat Pribadi
(b) Surat Perintah
(c) Surat Bisnis
(d) Surat Sosial

3) Menurut Banyaknya sasaran yang dituju

(a) Surat Biasa
(b) Surat Edaran

4) Menurut Isi dan Maksudnya

(a) Surat pemberitahuan
(b) Surat peringatan
(c) Surat pengaduan
(d) Surat Penawaran
(e) Dan lain-lain

5) Penggolongan Surat Menurut Sifatnya

(a) Surat Biasa
(B) Surat konfidensial
(c) Surat Rahasia

6) Penggolongan surat menurut urgenci penyelesaiannya

(a) Surat Biasa
(b) Surat segera
(c) Surat Kilat

1.5 Bentuk Surat

Bentuk surat adalah pola atau patron sebuah surat yang ditentukan oleh atak (lay out) bagian-
bagian surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang
tertentu pula.

Sebelum berbicara lebih lanjut tentang bentuk surat, terlebih dahulu harus dibedakan antara
surat berperihal dan surat berjudul. Yang dimaksud dengan surat berperihal adalah surat yang memakai
notasi perihal dan tidak mempunyai judul, sedangkan surat berjudul adalah surat yang memakai judul
dan tidak berperihal. Jadi perbedaan antara surat berperihal dan surat berjudul terletak pada sistem
penulisan.

Seluruh surat berperihal harus ditulis dengan menggunakan tiga bentuk utama, yaitu
bentuk resmi Indonesia (official style)
bentuk lurus block style
bentuk bertakuk (indented style)
ketiga bentuk utama di atas masing-masing mempunyai variasi sehingga varian bentuk surat berperihal
secara lengkap adalah sebagai berikut:

(1) bentuk resmi Indonesia lama (official style)

(2) bentuk resmi Indonesia baru
(3) bentuk lurus penuh (full block style)
(4) bentuk lurus ((block style)
(5) bentuk setengah lurus (semi block style)
(6) bentuk bertakuk (indented style)
(7) bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style)

Contoh penampilan surat bentuk resmi Indonesia Lama

BANK BCA
===========================================================
No : 106/BCA/2004 1 September 2014
Lamp : Dua Lembar
Hal : Konfirmasi Saldo KPR Yth.Sdr. Kevin Yulio
Kompleks Pertamina
Blok Y No. 27, Jakarta Utara
Dengan hormat,

Bentuk resmi Indonesia lama memiliki penempatan bagian-bagian surat yang

khas. Bentuk surat berperihal ini dipakai oleh instansi pemerintah dan masyarakat umum.

Tiga serangkai yang terdiri atas nomor, lampiran, dan perihal yang tempatnya
dipojok kiri atas sudah menjadi tradisi awal penulisan bagman surat bentuk resmi lama.
Tanggal surat ditempatkan di sebelah kanan atas. Letak alamat tujuan di bawah tanggal
dan baris pertamanya sejajar dengan baris pertama perihal. Cara penulisan awal alinea
masuk lima atau tujuh hentakan ketik.

Hal ini yang cukup khas adalah penulisan nama kota pada alamat tujuan masuk
lima hentakan dari baris sebelumnya. Nama organisasi yang mengeluarkan surat, nama
jabatan, nama penanda tangan, NIP ditulis centering.

Hormat kami,
Kepala Bagian Kredit

Anwar Sanusi, S.E.

NIK 270393
Tembusan:
1. Karo Kredit Bank BCA
2. Bagian Pemasaran PT XYZ
Contoh penampilan surat bentuk Resmi Indonesia Baru

DEPARTEMEN XYZ
=========================================================
Nomor : 25/BOC/VII/2007 3 September 2014
Lampiran: Dua Lembar
Perihal : Pengukuran Tanah

Yth. Direktur PT ASCO

Pulo Gadung Permai Blok F No. 1
Jakarta Timur

Dengan hormat,

Bentuk resmi Indonesia baru ini tidak jauh berbeda dengan bentuk resmi
Indonesia lama. Pada bentuk ini penulisan notasi tiga serangkai: nomor, lampiran,
dan hal tetap pada posisinya, yaitu di sebelah kiri atas. Demikian pula tanggal, tetap
ditempatkan di sebelah kanan atas.

Posisi alamat tujuan pada bentuk resmi baru ini tidak sama dengan bentuk resmi
lama. Alamat tujuan diletekkan di sebelah kiri, tutrn beberapa spasi dari Isi Perhal.
Pengetikan nama kota tidak masuk lima hentakan dari awal baris di atasnya.

Perbedaan lain terletak pada penulisan salam penutup, nama organisasi yang
mengeluarkan surat, nama penanda tangan, dan jabatan penanda tangan. Rangkaian
penulisan bagian surat itu tidak ditulis centering, melainkan ditulis secara block.

Bentuk ini sekarang sangat digemari oleh para koresponden terutama pada
instansi pemerintah.

Hormat kami,

Ricardo Roca
NIK 18000246

Tembusan:
1. Kepala Seksi Pengukuran
2. Kepala Bagian Keuangan