Kelas : …………………………………………………………………..
KELAS X AP
Page 1 of 14
Widi_srihandayani@yahoo.com
Pada dasarnya komunikasi digunakan untuk menciptakan atau meningkatkan aktivitas
hubungan antara manusia atau kelompok. Jenis komunikasi terdiri dari :
1. Komunikasi Verbal (dengan kata-kata), mencakup aspek-aspek berupa :
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata)
b. Racing (kecepatan)
c. Intonasi suara
d. Humor
e. Singkat dan jelas
f. Timing (waktu yang tepat)
2. Komunikasi Nonverbal (bahasa tubuh), meliputi :
a. Ekspresi wajah
b. Kontak mata
c. Sentuhan
d. Postur tubuh
e. Suara (sound)
f. Gerak isyarat
Menurut Scott M. Cultip dan Allen H. Center terdapat 7 faktor komunikasi atau dikenal dengan
“the seven c’s communication”, yaitu :
1. Credibility (keterpecayaan)
2. Context (keterhubungan)
3. Content (kepuasan)
4. Clarity (kejelasan)
5. Continuity and consistency (kesinambungan dan konsistensi)
6. Capability of audience (kemampuan komunikasi)
7. Channel of distribution (saluran pengiriman berita)
5. Find out the caller’s name - Ask the caller too spell his/her name as letter as d/t, b/p are often
difficult in understanding)
Tanyakan dengan sopan nama si penelpon, sebaiknya, untuk menghindari kesalahan dalam
menyebut atau menulis nama si penelepon (terkadang ada huruf-huruf yang hampir terdengar
sama seperti: d/t atau b/p), maka mintakan agar si penelpon mengejanya. Apabila telah
diketahui nama dari si penelpon, maka gunakan panggilan nama tersebut selama berbicara
melalui telepon.
· 6. Speak loud and clear enough also avoid slang or technical terms the caller might not
understand
Berbicaralah dengan jelas dan dengan nada yang teratur. Hindari penggunaan istilah populer
atau logat tertentu (slang) atau istilah-istilah yang bersifat teknis, karena dimungkinkan bahwa
si penelpon tidak mengerti terhadap istilah-istilah tersebut
7. Use good grammars
Gunakan tata bahasa yang benar (Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris)
8. Be attentive (full attention) and Do not interupt
Tunjukkan perhatian yang penuh selama berbicara di telepon. Hal yang lazim ialah dengan
memberikan respon selama mendengarkan si penelpon berbicara, contohnya: menyetujuinya
dengan kata-kata pendek; ya, benar, betul, baik, oh begitu, atau respon lain yang positif
(jangan pernah diam selama mendengarkan si penelpon berbicara). Jangan memotong
pembicaraan si penelpon, namun dengarkanlah dengan seksama dan penuh kesabaran
· 9. Smile all the time – your telephone correspondent will feel the smile
Tersenyumlah selama berbicara di telepon – senyum anda akan dapat dirasakan oleh si
penelpon dan hal itu akan menimbulkan kesan harmonis dan positif
10. Never keep the caller waiting
Jangan pernah membiarkan si penelpon menunggu terlalu lama. Hal tersebut akan
memberikan kesan negatif, di samping itu hal yang harus dipertimbangkan ialah aspek waktu
dan biaya dari si penelpon. Berikan alternatif untuk tetap menunggu bila hal yang akan anda
lakukan tidak terlalu lama, atau meminta si penelpon untuk menutup terlebih dahulu bila hal
yang anda lakukan akan lama
Page 3 of 14
Widi_srihandayani@yahoo.com
11. For taking messages, take the right form and make sure messages are delivered
Catatlah setiap pesan yang dianggap penting atau karena permintaan si penelpon. Kemudian
pastikan bahwa pesan tersebut telah disampaikan kepada pihak atau orang yang tepat dan
waktu yang tepat
12. Never answer: He is…/ She is…/ They are… but Mr.…./ Mrs.…. etc
Jangan menjawab atas nama pihak ketiga dengan kata “dia” atau “orang-orang itu” tapi
gunakanlah nama atau beliau.
· 13. Never forget to say thank you or good-bye
Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih dan salam berpisah dengan sopan dan lepas
(tidak terpaksa). Contoh: Terima kasih telah menghubungi kami atau saya dan sampai jumpa,
sampai bertemu lagi (Thank for your calling, nice to speak with you, good bye)
· 14. Give the opportunity to say good-bye to the caller before hanging up
Beri kesempatan pada si penelpon untuk menjawab ucapan terima kasih dan salam berpisah
sebelum menutup pesawat teleponnya (jangan pernah menutup pesawat telepon anda
terlebih dahulu bila anda adalah pihak yang dihubungi) Tutuplah sambungan telepon dengan
menekan tombol pemutus namun tidak dengan meletakkan gagang telepon.
◙ Menggunakan Bahan dan Alat Menerima Telepon Secara Efektif Dan Efisien
Bahan penerimaan telepon adalah:
1. Catatan Agenda Kegiatan Pimpinan/Pejabat/Departemen/Organisasi.
2. Memo khusus dari Pimpinan/Pejabat.
Alat yang digunakan dalam menerima telepon adalah:
1. Kalender Meja
2. Jam Dinding
3. Alat Tulis (Pensil, Bolpoin)
4. Block Note
5. Lembar Pesan Telepon (LPT)
6. Daftar Nomor Telepon Extention Internal
7. Buku Daftar Telepon Masuk
Page 4 of 14
Widi_srihandayani@yahoo.com
Untuk melakukan penyaringan ini dapat menggunakan pertanyaan-pertanyaan seperti
berikut:
1) Kalau boleh tahu dengan siapa dan nomor berapa saya bicara
2) Bapak/Ibu/Saudara ingin bicara dengan siapa
3) Boleh saya tahu hal yang ingin dibicarakan, dsb.
C. PENYAMPAIAN PESAN-PESAN
Pimpinan sedang rapat dengan stafnya Bapak sedang memimpin rapat, Ada pesan yang
dapat saya sampaikan?
Benar begitu ?
Apakah cukup demikian, Pak ?
Page 5 of 14
Widi_srihandayani@yahoo.com
◙ Mencatat Pesan Telepon Masuk Pada LPT
Setiap pesan dari penelepon perlu diinformasikan kepada alamat yang dituju. Oleh karena itu,
perlu dicatat pada Lembar Pesan Telepon (LPT). Hal-hal yang perlu dicatat meliputi: hari,
tanggal, jam, nama, instansi, nomor telepon dan isi pesan, serta idenditas penerima telepon.
Contoh LPT:
Untuk :
Dari :
Alamat Kantor/Rumah :
Nomor Telepon :
Isi Berita/Pesan
Lain-lain :
Jam : ……………………
Diterima oleh,
( ………………………………… )
Tanggal/Date : Pukul/Time :
Kepada/To
Mr./Ms./Mrs. :
Dari/Of :
Pesan/Message :
Diterima Oleh/Received By :
Page 6 of 14
Widi_srihandayani@yahoo.com
◙ Mencatat Pesan Telepon Pada Buku Daftar Telepon Masuk
Buku ini berfungsi untuk mencatat semua pesan telepon yang masuk. Contoh Buku Daftar
Telepon Masuk:
Hari/Tanggal: ………………...........................
No. Waktu Alamat Nama Jabatan Instansi Nomor Isi Pesan Paraf
Tujuan Penelepon Telepon
Catatan: Tidak diperkenankan memberikan data pribadi pimpinan pada saat yang
bersangkutan tidak ada di tempat (misalnya: Nomor telepon rumah, nomor HP,
alamat rumah, dll.) jika tidak ada perintah dari yang bersangkutan.
Page 7 of 14
Widi_srihandayani@yahoo.com
Misalnya, nomor telepon pusat atau hotline Unesa adalah 031-8280009 adapun nomor pesawat
ekstensinya sebagai berikut : Fakultas Teknik : Eks. 500, Jurusan Teknik Sipil : Eks. 501, Jurusan Listrik-
Elektronika : Eks. 502, Teknik Mesin : Eks. 503,
Tes Formatif 1
Page 8 of 14
Widi_srihandayani@yahoo.com
3. Tuliskan hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat
telepon !
Tes Formatif 2
Tes Formatif 3
1. Situasi Penerima Telepon: Anda adalah sekretaris pada PT WIJAYA RAYA, Jalan kesatrian 8
H.12 Matraman Jakarta Timur. Anda diminta, dapat menjawab dan menyelesaikan
pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh Direktur PT Hutama Karya tentang
keterlambatan pengiriman 20 unit komputer dan 10 unit printer serta sampaikan maaf atas
kelalaian dari perusahaan Anda. Catat pesan- pesan yang disampaikan PT Hutama Karya, pada
format lembar berita telepon.
Situasi penelepon: Penelpon menyampaikan berita pada PT WIJAYA RAYA, bahwa pesanan
berupa 20 unit komputer dan 10 unit printer terlambat diterima selama 12 minggu, sehingga
merugikan pemesan karena banyak pelanggan yang kecewa, (kalimat dapat dikembangkan
oleh penelpon yang penting maksud dan tujuan terpenuhi). Apa yang harus Anda lakukan?
2. Kembangkan atau buatlah format berita telepon yang Anda anggap efektif !
3. Buatlah contoh salam pembuka ketika Anda menerima telepon !
4. Buatlah kalimat yang bijaksana ketika menerima telepon, apabila orang yang ditelepon tidak ada di
tempat !
Page 9 of 14
Widi_srihandayani@yahoo.com
b. Saat Menelepon
1) Angkat gagang telepon, dengar nada pilih
2) Tekan nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju
3) Sesuaikan nomor kode wilayah, local/interlokal/internasional. Untuk lokal langsung nomor yang
dituju, contoh :
(a) Telepon Interlokal putar/tekan kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju, misalnya:
(022) 3717684, Kode wilayah Bandung : 022, Nomor yang Dituju : 3717684
(b) Telepon internasional putar/tekan kode awal internasional, kode negara, kode wilayah, lalu
nomor telepon yang dituju. Misalnya : (001) (81) 2 8180765
Kode internasional : 001 atau 008, Kode negara (misalnya Jepang) : 81, dan Nomor
telepon yang dituju : 8180765
4) Apabila penelepon mendengar nada pilih, atau nada sibuk, tutup telepon beberapa saat,
kemudian mengulang kembali dengan menekan nomor yang dituju atau tekan tombol redial.
5) Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang telepon,
sebelum mengutarakan maksud dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
6) Apabila sudah benar, sebutkan identitas Anda sebagai penelepon atau kantor penelepon,
misalnya “Selamat pagi, kami dari PT Cipta Karya, dapatkah bicara dengan Bapak Joko?”
7) Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon.
8) Catat semua jawaban yang diterima
9) Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup.
Jika Anda menelepon ke suatu instansi yang di dalamnya menggunakan jasa operator atau
sistem PMBX atau PABX, lakukanlah prosedur sebagai berikut :
1) Angkat gagang telepon, dengar nada pilih
2) Putarlah nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju
3) Sesuaikan nomor kode wilayah, apakah lokal/interlokal/internasional. Misalnya : untuk lokal
langsung memutar/menekan nomor yang dituju, contoh :
Telepon Interlokal putar/tekan kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.
Misalnya : (022) 5245532
Kode wilayah Bandung : 022
Nomor yang dituju : 5245532
Telepon internasional putar/tekan kode awal internasional, kode negara, kode wilayah, lalu
nomor telepon yang dituju.
Misalnya : (001) (61) 2 8180744
Kode internasional : 001 atau 008
Kode negara (misalnya Australia) : 61
Kode wilayah (misalnya kode kota Sydney) : 2
Nomor telepon yang dituju : 8180744
4) Apabila penelepon mendengar nada pilih atau nada sedang sibuk, tutuplah telepon beberapa
saat. Kemudian ulangi kembali, lalu tekan nomor yang dituju atau tekan tombol redial.
5) Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang telepon,
sebelum mengutarakan maksud dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
6) Apabila sudah benar, sebutkan identitas Anda sebagai penelepon atau kantor Anda, misalnya :
“Selamat pagi, kami dari PT Cipta Karya, dapatkan bicara dengan Bapak Joko di bagian…?”
atau mintalah kepada operator untuk menyambungkan Anda ke pesawat tertentu, “Minta
tolong disambungkan ke pesawat 403” atau jika instansi Anda menelepon terdapat jasa PABX,
Anda bisa langsung menekan pesawat yang Anda inginkan begitu Anda telah tersambung
dengan nomor yang Anda tuju.
7) Jika sudah tersambung dengan pesawat yang dimaksud, ulangi untuk menegaskan identitas
Anda sebagai penelepon dan kantor Anda.
8) Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon
9) Catat semua jawaban yang diterima
10) Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup
Bagaimana cara Anda dalam menelepon jika di dalam instansi tempat Anda bekerja menggunakan
jasa operator? Sebelum telepon tersambung ke nomor yang Anda tuju, mintalah operator untuk
menyambungkannya. Jadi setelah Anda mendengar nada pilih, tekanlah nomor yang diprogram
untuk operator, mintalah untuk disambungkan ke nomor tertentu. Selanjutnya lakukan prosedur
yang sama sebagaimana tertulis di atas.
c. Mengakhiri Pembicaraan
Apabila Anda sudah yakin bahwa semua data telah diperoleh, berilah salam penutup dan ucapkan
terima kasih, misalnya, “Terima kasih Ibu Fina, selamat pagi” atau “Terima kasih atas segala
informasi Ibu Fina,
selamat pagi.”
Page 10 of 14
Widi_srihandayani@yahoo.com
d. Meletakkan Gagang Telepon
Apabila pembicaraan selesai, letakkanlah gagang telepon dengan baik dan perlahan, agar tidak
mempunyai kesan marah.
Berilah tanda silang ( X ) pada salah satu jawaban yang paling tepat a. b. c. d. atau e:
1. Apabila Anda mendengar deringan telepon sebaiknya segera diangkat, maksimal saat dering telepon
berbunyi ....
a. dua kali d. empat kali
b. tiga kali e. lima kali
c. satu kali
2. Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, Anda dapat menanyakan seperti berikut…
a. Siapa ini? d. Boleh saya tahu, dengan siapa yang bicara?
b. Siapa yang bicara? e.
Tolong dikasih tahu dengan siapa saya bicara?
c. Boleh saya tahu, siapa yang bicara?
3. Apabila pimpinan menyampaikan pesan kepada Anda tentang pekerjaan-pekerjaan yang harus
dilakukan, pada akhir pem bicaraan Anda dapat mengucapkan .
a. Benar begitu? d. Apakah cukup?
b. Sudah ya? e.
Apakah cukup sekian?
c. Apakah sudah selesai?
4. Berikut ini adalah keuntungan bertelepon dengan dengan pesawat SLJJ, kecuali .
a. tidak dapat menjangkau seluruh Indonesia
b. tidak dikenakan biaya minimum 3 menit
c. tidak perlu menunggu lama
d. tidak perlu menghubungi operator
e. tidak perlu membayar mahal
5. Melakukan hubungan telepon langsung ke luar negeri adalah dengan cara memutar…..
a. Kode awal+kode negara+kode wilayah+nomor telepon
b. Kode negaral+kode awal+kode wilayah+nomor telepon
c. Kode wilayah+kode negara+kode wilayah+nomor telepon
d. Kode wilayah dan langsung nomor telepon
e. Langsung nomor telepon
6. Pertama kali yang Anda ucapkan pada saat menerima telepon adalah…
a. Halo, disini PT Wijaya d. Halo, selamat siang, PT Wijaya
b. Halo, dengan nomor 7431265 e.
Selamat siang
c. Selamat siang, dengan PT Wijaya
7. Bila penelepon meminta Anda untuk menyampaikan pesan-pesan untuk pimpinan, Anda harus menjawab..
a. Nanti saya sampaikan d. Jelas pak, akan saya sampaikan
b. Pesan bapak akan saya sampaikan e.
Sudah pak, saya akan sampaikan
c. Ya pak, nanti disampaikan
9. Alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi
sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi dinamakan…
a. intercom d. teleks
b. telepon e.
faksimile
c. dictapon
Page 12 of 14
Widi_srihandayani@yahoo.com
12. Cara menggunakan hubungan telepon yang dimulai dengan menekan kode wilayah dan kemudian
menekan kode nomor telepon yang dituju disebut hubungan..
a. lokal d. tunggal
b. interlokal e.
ganda
c. internasional
Diskusi Kelompok
Petunjuk:
Kasus:
Anda bekerja sebagai sekretaris Bapak Ir. Wibowo, Direktur PT. MANSURIN, Jl. Merapi 13
Yogyakarta Nomor telepon (0274)774775. Hari ini Anda menerima telepon dari relasi beliau bernama
Edy Mulyana, Direktur PT. BAROKAH JAYA, Jl. Simpang lima 22 Semarang Nomor telepon (0272)
789012 menelepon, iangin membicarakan masalah pembangunan Lapangan Golf Pantai Glagah
Indah. Pada saat itu pimpinan Saudara tidak masuk kantor karena menghadiri resepsi pernikahan
Saudaranya. Sebagai seorang sekretaris, apa yang akan Anda lakukan untuk mengatasi masalah
tersebut ?
Diskusikan masalah tersebut dengan teman sekelompok, kemudian buatlah laporan hasil diskusi
tersebut. Selanjutnya lakukan peragaan percakapan per telepon atas kasus diatas dengan teman
Anda !
e. Tes Formatif
1. Sebutkan langkah-langkah menerima telepon masuk dengan baik!
2. Jelaskan cara melakukan penyaringan topik pembicaraan telepon masuk!
3. Mengapa sopan santun dalam merespon telepon masuk sangat penting?
4. Apa sajakah yang harus dicatat dalam dalam Lembar Pesan Telepon?
5. Isilah Lembar Telepon Masuk berdasarkan kasus berikut ini:
Anda bekerja sebagai sekretaris Bapak Kusnadi, Direktut PT. YONI WIJAYA Solo, Nomor
telepon (0272) 552663. Hari Selasa Jam 13.00 Anda menerima telepon dari Bapak Husein,
Direktur PT. MULIA ABADI Yogyakarta, Nomor telepon (0274) 773234. Beliau ingin
membicarakan masalah kerja sama dalam pemasaran produk, karena pimpinan anda keberulan
sedang tidak ada di tempat, beliau baru memimpin rapat penting. Dalam pesannya Bapak
Husein minta ditelpon untuk membicakan hal kerja sama tersebut.
A. TES TERTULIS
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas
1. Apa yang dimaksud sopan santun dalam menggunakan telepon?
2. Mengapa dalam menggunakan telepon diperlukan sopan santun?
3. Apa sajakah tehnik dasar menelepon yang harus diperhatikan ketika menjawab telepon?
4. Sebutkan Prosedur operasional dalam menerima telepon!
5. Informasi penting apa saja yang perlu diperoleh ketika menjawab telepon?
6. Untuk melakukan panggilan telepon harus bisa mendapatkan nomor telepon yang benar. Dari mana
saja kita dapat memperoleh nomor telepon yang kita tuju?
Page 13 of 14
Widi_srihandayani@yahoo.com
7. Tujuan menelepon harus ditetapkan lebih utama secara jelas. Isi utama apa yang harus
dipertimbangkan?
8. Anda sedang berbicara dengan seseorang di telepon, pesawat telepon satunya berdering. Apa yang
harus anda lakukan?
9. Sebutkan kesulitan-kesulitan yang potensial terjadi dalam komunikasi melalui telepon!
10.Ada seorang penelepon yang mengeluh bahwa ia telah terlalu lama menunggu. Tindakan apa yang
harus anda lakukan?
B. TES PRAKTIK
Page 14 of 14
Widi_srihandayani@yahoo.com