Komunikasi Bisnis

A. Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem
yang biasa(lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku dan tindakan. Ilmu
komunikasi suatu usaha yang sistematis untuk merumuskan prinsip-prinsip secara tegas dan dan
atas dasar prinsip-prinsip tersebut disampaikan informasi secara tegas yang dibentuk oleh
pendapat dan sikap.

Pengertian komunikasi Bisnis dikemukakan menurut para ahli adalah sebagai berikut :
1. Menurut kats, komunikasi bisnis adalah adanya pertukaran ide, pesan dan konsep yang
berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersin.
2. Menurut rosenblatt adalah Pertukaran ide-ide, opini, informasi, instruksi dan sejenisnya
yang dikemukakanbaiksecarapersonal,ataupunnon personal melalui simbol atau tanda untuk
mencapai tujuan perushaan.
3. Menurut curtis dkk adalah komunikasi dalam organisasi bisnis ditunjukan untuk
menyelesaikan masalah dan membuat keputusan.
4. Menurut poerwanto adalah Kounikasi yang digunakan alam dunia bisnis mencakup
berbagai macam bentuk verbal maupun non verbal.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Komunikasi Bisnis merupakan komunikasi yang digunakan
dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal
maupun non verbal yang bertujuan memberi kemudahan dalam memahami pesan yang
disampaikan antara pemberi dan penerima sehingga bahasa lebih jelas, lengkap, pengiriman dan
umpan balik seimbang. Komunikasi bisnis juga diartikan sebagai pertukaran gagasan, pendapat,
informasi, instruksi yang memiliki tujuan yang disajikan secara personal atau impersonal melalui
simbol-simbol atau sinyal.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:
Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih
yakni komunikator dan komunikan
.

Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam
tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka,
menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara
bersamaan.
Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti
atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau
lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh
manajemen.

B. Ruang lingkup Komunikasi Bisnis

a. Internal communication
Internal komunikasi merupakan komunikasi yang terjadi diantara orang-orang yang
berada dalam suatu perusahaan atau dalam perusahaan tersebut.
Bentuk-bentuk internal comunication adalah sebagai berikut :
1. Downward communication, yakni alirankomunikasi komunikasi dari atasan ke bawahan
umumnya terkait dengan ttg jwb dan wewenang seseorang dlm organiasi.
2. Upward communication yaitu aliran komunikasi yang berasal dari bawah ke atasan seperti
apresiasi dan percaya.
3. Horizontal communication yaitu Komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang
memiliki posisi sejajar dalam suatu organiasi.
4. Diagonal communication yaitu komunikasi yang melibatkan dua tingkat organiasi yang
berbeda. Ini biasanya terjadi dalam organisasi besar yang memiliki ketergantungan.
b. External comunication
External comunication merupakan komunikasi yang dilakukan oleh pihak organisasi atau
perushaan melalui kesepakatan management untuk melakukan komunikasi dengan pihak luar.
Kesepakatan manajemen untuk melakukan dilakukan oleh pihak orang/perusahaan melalui
komunikasi dengan publik luar. Media yangdigunakan adalah media umum dan media massa.

c. Bentuk-bentuk komunikasi bisnis
Ada dua jenis bentuk dasar komunikasi bisnis :
1. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi non verbal merupakan Kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap,
dan sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata.
Komunikasi non verbal dapat tercermin dari perilaku atau tingkah laku seperti dibawah ini :
1. Menggerakan gigi untuk menunjukan kemarahan.
2. Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/ berfikir.
3. Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untum menunjukkan kamar
sesuai dengan jenis kelaminnya.
4. Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melam.
5. Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang,
simpati dan penghormatan.
6. Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang
lain.
7. Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan.
8. Asbak diatas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh merokok.
9. Mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita.

2. Komunikasi verbal

Komunikasi Verbal merupakan komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis.
Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk menyatakan ide. Gaya dalam
berkomunikasi disesuaikan dengan situasi, dan lawan komunikasi. Penggunaan gaya bicara
sangat berpengaruh terhadap minat lawan komunikasi. Mengungkapkan pesan verbal diperlukan
keterampilan menggunakan kata-kata sederhana dan dapat dipahami oleh lawan komunikasi.
Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk komunikasi yang paling sering dilakukan. Hal
ini menjadikan orang lebih memilih berbicara daripada menulis dalam berkomunikasi. Dengan
komunikasi lisan orang dapat langsung mendapat umpan balik, sedangkan pada komunikasi
tertulis orang harus menyusun pesan, menulis , mengirim, dan menunggu tanggapan sebagai
umpan balik.

Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau komunikasi lisan dapat dilakukan dengan
cara lain seperti dibawah ini :
1. Membuat dan mengirim surat klaim
2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain
3. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain
4. Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan
5. Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
6. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk baru
7. Berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work)
8. Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan
9. Mengadakan briefing dengan staf karyawan

d. Persyaratan komunikasi yang efektif
Komunikasi dikatakan efektif jika :
a. Apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau
melakukan sesuatu.
b. Membantu mengantisipasi masalah-masalah, membuat keputusan yang tepat,
mengoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain, dan mengembangkan berbagai hubungan.

Ada tiga hal yang menjadi persyaratan dalam komunikasi adalah sebagai berikut :
a. Kredibilitas dan daya tarik komunikator.
Komunikator (pandai menggunakan bahasa, intonasi, simbol dan mimik yang menarik simpati
dan empati dari komunikannya).
b. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan.
Pesan (cara penyampaian, isi pesan sesuai dengan kebutuhan dan diminati oleh komunikan).

c. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami/umpan balik.
Komunikan (latarbelakang, dll).
d. Perhatikan gangguan-gangguan yang mungkin akan menghambat proses komunikasi.
e. Pengaruh / umpan balik (yang diharapkan / tujuan penyampaian pesan).
C. Arti Penting Komunikasi Bisnis

Menurut Wiley menyebutkan beberapa hal yang membuat komunikasi menjadi penting
dalambisnis yakni :
1. Pelatihan dan rekruitmen karyawan
2. hubungan dengan karyawan (employee relations)
3. penjualan dan promosi
4. pelaporan pada manajemen
5. pelaporan pada pemegang saham

Ada beberapa alasan penting mengapa komunikasi dalam bisnis amat penting yaitu :
- berubahnya sikap dan kebutuhan karyawan
- terus membesarnya kegiatan bisnis
- semakin kompleknya kegiatan bisnis
- terjadinya ledakan data dan informasi
- semakin ketanya kompetisi
- tuntutan masyarakat atas peningkatan taraf hidup
- regulasi pemerintah.

Prinsip 7 C

Menurut Murphy dan Hildebrandt ada 7 prinsip yang harus dipegang saat melakukan komunikasi
bisnis yaitu :
1. Completeness
Memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang membutuhkan
2. Conciseness
Komunikasi disampaikan melalui kata-kata jelas, singkat dan pada
3. Concretness
Pesan yang dikomunikasikan disusun secara spesifik, tidak bersifat abstrak
4. Consideration
Pesan yang disampaikan mesti mempertimbangkan situasi penerima/komunikan
5. Clarity
Pesan yang dikomunikasikan disusun dalam kalimat yang mudah dipahami komunikan
6. Courtesy
Sopan santun dan tata karma merupakan hal yang penting dalam berkomunikasi yang merupakan
bentuk penghargaan kepada komunikan.
7. Correctness
Pesan yang dikomunikasikan dibuat secara cermat
D. Variabel-variabel Komunikasi Bisnis

Rossenblatt menguraikan variable-variabel komunikasi bisnis sebagai berikut :
Variabel Sumber (who)
Variabel pesan (say what)
Variabel Penerima (to whom)
Variabel Konteks (in what context)
Variabel Saluran (through what cannel)
Variabel efek (with what effects)

E. Pentingnya Komunikasi Bisnis
Bagi seorang manajer dituntut memiliki kemampuan untuk membicarakan mengenai ide gagasan dan
tujuan dalam lingkungan organisasi tersebut untuk kemajuan di masa depan. Pentingnya kemampuan
komunikasi bisnis juga hal penting untuk bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya
kepada para pelanggan. Berbagai kendala yang mungkin dihadapi seorang manajer yang dihadapi dalam
komunikasi bisnis, antara lain :
Struktur komunikasi yang buruk
Penyampaian yang lemah
Penggunaan media yang salah
Pesan yang campur aduk
Salah Audience
Lingkungan yang mengganggu