1.

00 TEKNIK-TEKNIK
KOMUNIKASI
SITUASI

Anda sebagai seorang Penyelia gagal mengawal

perasaan anda apabila melihat pekerja anda melakukan
kesilapan sedangkan anda telah mengingatkannya
dahulu. Walaupun mereka terlatih, anda hairan mengapa
mereka sering melakukan kesilapan. Mungkin kerana
hubungan yang hambar antara anda dan mereka.
Sekarang anda tahu akibatnya. Produktiviti merosot dan
anda akan dimarahi oleh Pengurus.
Sungguh MENEKANKAN !
PERSOALAN

 Anda mungkin seorang yang baik, tetapi adakah anda

berkomunikasi secara berkesan?
 Adakah anda seperti ‘CAKAP TAK SERUPA BIKIN’?
 Adakah arahan anda jelas dan mudah difahami?
 Bolehkah anda mengawal hala tuju mesyuarat?
 Adakah ‘miss-communication’ sering berlaku dalam
organisasi anda?
DEFINASI

 Satu proses di mana  Dalam organisasi,

manusia berkongsi komunikasi diertikan
maklumat, idea dan sebagai satu proses
perasaan. Ianya pertukaran dan
melibatkan perpindahan maklumat
percakapan, gaya, serta mesej dalam suatu
pergerakan badan sistem kerja ke arah
(body language) dan penyampaian maklumat
sikap. yang ditetapkan.
atau
KEPENTINGAN KOMUNIKASI

 Komunikasi yang baik menjana hubungan kerja

yang baik
 Komunikasi yang baik, arahan difahami
 Komunikasi yang baik mengelakkan masalah
 Komunikasi yang baik menyelesaikan masalah
JENIS-JENIS KOMUNIKASI

 INTRA-PERSONEL
 INTER-PERSONEL
 DALAM KUMPULAN
 SECARA BERTULIS
 SECARA KOMPUTER
 MENGADAKAN PERSEMBAHAN
1.01 KOMUNIKASI
INTRA-PERSONEL
PENGENALAN

 Memperbaiki diri agar boleh berkomunikasi

dengan baik
 Pembangunan diri (prinsip, akhlak, sikap)
 Pembangunan fikiran (kreatif dan inovatif)
 Bermulanya komunikasi berkesan
MODEL PEMBANGUNAN DIRI

 Minda menjana akhlak, akhlak membentuk

sikap / tindakan
 Mengubah sikap perlu mengawal minda
BAHAGIAN MINDA

1- Minda di bawah Sedar 2- Minda Sedar

(Sub-conscious) (Conscious)
- rakaman pengalaman - menerima
lepas maklumat luaran
- persepsi / paradigma melalui pancaindera
- 9/10 minda - 1/10 minda
BAHAGIAN MINDA

Minda sedar

Minda di bawah
sedar

Persepsi sangat mempengaruhi tindakan

MODEL PEMBANGUNAN DIRI

 Persepsi / Paradigma
- Cara kita mentafsirkan data
- Melahirkan sikap, tingkahlaku
 Anjakan Paradigma
- Mengubah paradigma lama kepada paradigma baru
- Baru ada peningkatan sebenar
- Paradigma baru mestilah
* berasaskan prinsip
* perubahan dari dalam ke luar
* jadikan ia tabiat (istikomah)
PERSEPSI

TINDAKAN

TABIAT

DIRI KITA

NASIB KITA
MODEL PEMBANGUNAN FIKIRAN
KREATIF

 Keupayaan memikirkan idea-idea baru

 Melibatkan semua kerja : pengurusan,
komunikasi, peribadi
 Contoh-Contoh Persoalan Yang
Memerlukan Kreativiti

1. Bagaimana saya ingin memperbaiki

hubungan-hubungan pekerja saya yang
renggang?
2. Apakah puncanya produktiviti menurun?
3. Bagaimana saya meningkatkan kualiti kerja
pekerja saya?
PEMIKIRAN TABII

 Berasaskan pengalaman
 Menghadkan pengembangan
(pemikiran melintang)
PEMIKIRAN KREATIF

 Keluar dari paradigma asal

 Bukan hanya kebolehan semulajadi
 Malah ia satu KEMAHIRAN
 Boleh dipelajari dan dikembangkan
KEPERLUAN UNTUK BERFIKIRAN
KREATIF

 Sedar – kita semua boleh berkreatif

 Minat untuk memperbaiki
 Sanggup mengubah tabiat logik
 Peka pada persekitaran
 Sanggup berlatih mengasah minda
 Memahami teknik-teknik pemikiran kreatif
 TEKNIK-TEKNIK PEMIKIRAN
KREATIF

1. ‘Escape Thinking’
2. Pencambahan fikiran – ( Brain Storming)
3. Menerbalikkan masalah
4. Perbandingan (forced analogy)
LATIHAN 1.1

 Menggunakan teknik ‘Brainstorming’,

bincangkan masalah-masalah berikut :
 Menghadapi ketua anda

 Menyemai sikap cintakan organisasi

 Mengelakkan pembaziran di tempat kerja

 Kaedah meningkatkan motivasi pekerja

[Masa: 20 minit]
 MEMBANGUNKAN TEKNIK-
TEKNIK KOMUNIKASI DIRI

1) Pembangunan Diri
 Akhlak yang baik
 Sikap yang lahir dari akhlak
2) Berfikiran Kreatif
 dalam komunikasi
 dalam latihan
3) Pengetahuan & Professional
PERSEDIAAN BERTUTUR

1. Pemilihan tajuk
2. Kandungan ucapan
3. Perkara mungkin dibincangkan
4. Bila / di mana
5. Analisa pendengar
6. Gunakan kreativiti
 LATIHAN BERCAKAP PADA DIRI
SENDIRI

 Berucap
bersendirian atau di
hadapan kenalan
 LATIHAN BERCAKAP PADA DIRI
SENDIRI

 Gunakan Kreativiti : Imaginasi

- Bayangkan situasi sebenar
- Bayangkan anda sedang berucap
- Bayangkan masalah : panik, berpeluh
- Menyelesaikan masalah
- Bayangkan kemungkinan soalan
 LATIHAN BERCAKAP PADA DIRI
SENDIRI

 Kesan Imaginasi
1. Meningkatkan keyakinan
2. Menimbulkan rasa kesediaan
3. Amalan mereka yang berjaya
 MENDEDAHKAN DIRI SUPAYA
POSITIF DAN OPTIMISTIK
 Berpengetahuan
dengan membaca,
berbincang
 Sedia terima kritikan
 Baiki segala kesilapan
 Memandang jauh ke
hadapan
 Kreatif dan inovatif
1.02 KOMUNIKASI
INTER-PERSONEL
PENGENALAN

 Komunikasi seseorang
dengan seorang yang
lain atau lebih
 Mempunyai kaedah-
kaedah tertentu
 Berbantukan alat-alat
dan teknik-teknik
 Maklumat diterima
mestilah tepat
 JENIS-JENIS KOMUNIKASI
INTER-PERSONEL

 Perbualan tak rasmi

 Perbincangan dalam temu-janji
 Perbualan telefon
TUJUAN KOMUNIKASI

 Memberi arahan
 Menghasilkan idea-idea berbeza bagi
menyelesaikan satu masalah
 Mendapatkan maklumbalas segera
 Menganalisis dengan cepat
 Memulakan tindakan dan menunjuk-ajar
 Berkongsi maklumat
 PROSES KOMUNIKASI
INTER-PERSONEL

Memahami
Kenalpasti Dapat Masalah
Masalah Maklumat Sebenar

KOMUNIKAS Buat
I Persiapan
MENGUMPUL MAKLUMAT UNTUK
KOMUNIKASI

 Bahan yang sesuai - berasaskan tujuan

 Sumber - perpustakaan, temuduga, internet,
pengalaman
 Menganalisa mesej
 Memikirkan teknik-teknik yang sesuai
 Memikirkan halangan yang timbul
 Kesesuaian bahan : graf, jadual, poster,
gambarajah
 LATIHAN BAGI PROSES
KOMUNIKASI
 Pergerakan badan (body language) dan tanda (signs)
- Air muka
- Isyarat tangan
- Nada suara
 Kepada siapa kita bercakap
- Penyelia atasan
- Pekerja bawahan
 Pemikiran yang kreatif
- Imaginasi
PERSIAPAN UNTUK KOMUNIKASI

1. Pemilihan topik untuk perbincangan

- Adakah sesuai untuk pendengar?
- Adakah sesuai dengan keadaan
tersebut?
- Adakah sesuai untuk anda?
2. Bahan rujukan yang sesuai
3. Tempat perbincangan / komunikasi
4. Keyakinan diri
TEKNIK-TEKNIK PERCAKAPAN

 Keberkesanan percakapan
 Meningkatkan perbendaharaan kata dan
tatabahasa
 Bahasa yang sesuai dan jelas
 Membina keyakinan diri
 Mentafsirkan maklumat / mesej secepat
mungkin
 Kesedaran diri
PERBUALAN YANG DINAMIK

 Memahami persepsi orang lain

 Menerangkan persepsi sendiri
 Mengubah fikiran kepada idea baru
 Melibatkan percakapan dan mendengar
 KITA MENDENGAR DENGAN
BERKESAN BILA..

 Kita suka kepada orang yang bercakap

 Kita fikir si pengucap mempunyai ucapan
yang menarik
 Kita tahu kita akan ditanya semula
 Kita tidak terpengaruh oleh gangguan luar
 Kita sedar kepentingan mendengar dengan
baik
 10 KEPERLUAN DALAM
MENDENGAR SECARA KREATIF
1. Berhenti bercakap
2. Tunjukkan minat yang mendalam
3. Jangan menyampuk
4. Bayangkan anda di tempat penyampai
5. Sensitif pada idea-idea baru
6. Bersemangat supaya ucapan diteruskan
7. Pastikan anda memahami
8. Sentiasa bertanya ‘apa pentingnya perkara itu’
dan ‘bagaimana mendapatkannya’
 RINTANGAN-RINTANGAN
KOMUNIKASI

 Tanggapan yang sedia wujud

 Tanggapan yang berbeza
 Perbezaan bahasa
 Kebisingan
 Keadaan emosi
 Kurang maklumbalas (feedback)
 Tiada keyakinan
KOMUNIKASI YANG BAIK

 Tahu apa yang dibincangkan

 Berusaha memberi kefahaman
 Meneliti tujuan sebenar komunikasi
 Berbincang
 Berfikir sebelum berkomunikasi
 Mengambil peluang
 Komunikasi susulan
 Menjadi pendengar yang baik
LATIHAN 1.2

 Untuk kes-kes yang diberikan, nyatakan :

 Kategori komunikasi berasaskan tujuan
(Arahan, cadangan dsb)
 Perkara-perkara yang perlu disediakan

[Masa: 20 minit]
1.03 KOMUNIKASI KUMPULAN
KECIL
PENGENALAN

 Merangkumi
beberapa orang
dalam kumpulan
yang kecil bagi
membincang dan
menyelesaikan
masalah
 JENIS-JENIS KOMUNIKASI
KUMPULAN KECIL

 PERBINCANGAN
 PERCAMBAHAN FIKIRAN (BRAIN STORMING)
 MESYUARAT
 PROSES MENGADAKAN
MESYUARAT

Set Buat Edar

Objektif Agenda Agenda

Tangguh Adakan
Mesyuarat Mesyuarat

Ikuti
Perkembangan
OBJEKTIF MESYUARAT

 Menggerakkan pengurusan dan pentadbiran

sesebuah organisasi
 Menentukan program berjalan lancar
 Menetapkan matlamat kerja
 Mempercepatkan persiapan kerja
 Menyelesaikan masalah
 Meningkatkan semangat pekerja
 Menyelaras kegiatan persatuan, jabatan dan
kakitangan
 MENYEDIAKAN AGENDA
MESYUARAT
 Tajuk yang sesuai - Perkara berbangkit
 Tempat mesyuarat diadakan - Perkara-perkara yang
 Tarikh akan dibincangkan
 Perkara lain yang dimasukkan - Butiran agenda
- Ucapan pengerusi mesti ringkas dan
tepat
- Membaca minit mesyuarat
 Diedarkan sekurang-
- Membuat pindaan kurangnya 2 hari sebelum
- Pengesahan minit mesyuarat
PERSIAPAN MESYUARAT

 KEAHLIAN - Penyusunan kerusi

- Pengerusi - Alat bantuan
- Setiausaha  PENGAWALAN MASA
- Ahli-ahli jawatankuasa
- Turut hadir
 PERSIAPAN TEMPAT
- Selesa
- Mengikut majlis
PERJALANAN MESYUARAT

a. MAKLUMBALAS DARIPADA PERSEMBAHAN

 Analisis maklumbalas
 Menjelaskan fakta-fakta
 Membuat keputusan
b. MERINGKASKAN KEPUTUSAN MESYUARAT
 Mesti ringkas dan tepat
 Pemindahan maklumat
 Direkodkan
PERJALANAN MESYUARAT

c. CARA PENGERUSI MENGAWAL MESYUARAT

 Mengikut agenda
 Memberi peluang ahli mesyuarat memberi
pendapat
 Perbincangan tidak keluar dari tajuk –
menentukan hala tuju
 Mengelak dan mengurangkan konflik di
antara ahli mesyuarat
 Buat keputusan
 Kawal emosi ahli mesyuarat
 Dapat menjana ahli memberi pendapat
 MENGIKUTI PERKEMBANGAN
MESYUARAT
a. PERKARA YANG PERLU DIKAJI SELEPAS
MESYUARAT
- Adakah saya mula mesyuarat tepat pada masa?
- Adakah saya merangkumi semua perkara dalam
agenda?
- Adakah saya membuat keputusan yang tepat?
- Adakah mesyuarat dijalankan dengan ‘semangat
setia kawan’?
- Adakah saya mengikut masa yang ditetapkan?
- Adakah mesyuarat mencapai matlamatnya?
 PUNCA-PUNCA KEGAGALAN
MESYUARAT

1. Mesyuarat yang tidak perlu diadakan

2. Matlamat tidak jelas
3. Ahli tidak bersedia
4. Ahli yang tidak sesuai
5. Pengerusi gagal mengawal mesyuarat
6. Persekitaran tidak sesuai
LATIHAN 1.3

 Kedatangan AFTA memaksa pengurusan

syarikat anda bertungkus-lumus
mengurangkan kos untuk lebih kompetitif. Di
peringkat operasi, penyelia-penyelia diminta
memikirkan cara-cara mengurangkan kos.
Aturkan satu mesyuarat dan sediakan
keperluan-keperluannya supaya mesyuarat
yang diadakan membuahkan hasil.
[Masa: 20 minit]
1.04 KOMUNIKASI SECARA
BERTULIS
 JENIS-JENIS KOMUNIKASI
BERTULIS

 MEMO
 SURAT RASMI
 LAPORAN
LANGKAH-LANGKAH YANG
PERLU

1. Mengetahui tujuan
2. Mengumpul maklumat
3. Penyediaan draf
4. Penyemakan draf
5. Siap dan penghantaran
PENYEDIAAN MEMO

 Ringkas
 Kepada, daripada, tarikh, tindakan
 Contoh-contoh memo
PENYEDIAAN SURAT RASMI

a. PERATURAN
b. ALAMAT
c. SULIT
d. RUJUKAN & TARIKH
e. PENERIMA
f. MELALUI & SALINAN
g. MEMBAHASAKAN DIRI
h. TAJUK
i. PERENGGAN
j. KANDUNGAN
k. PENUTUP
 GARIS PANDUAN UNTUK
MEMPERBAIKI KOMUNIKASI
BERTULIS
 Gunakan perkataan dan frasa yang mudah
 Gunakan perkataan yang pendek dan biasa
 Gunakan kata nama peribadi (seperti “anda”)
apabila wajar
 Berikan gambaran dan contoh; gunakan carta
 Gunakan ayat dan perenggan yang pendek
 Gunakan ayat yang aktif (seperti “Pengurus itu
merancang……”)
 Elakkan perkataan yang tidak perlu
PENYEDIAAN LAPORAN

 Menyatakan keputusan sesuatu projek,

penilaian, penyiasatan, ujikaji dsb lengkap
dengan komen, pendapat, penilaian dan
cadangan.
 Jelas, Tepat, Ringkas
KANDUNGAN LAPORAN

1. Pendahuluan
2. Rujukan
3. Ringkasan
4. Penerangan
5. Penilaian
6. Cadangan
7. Kembaran
1.05 KOMUNIKASI SECARA
KOMPUTER
 PENGENALAN KEPADA
TEKNOLOGI KOMPUTER

 Perkembangan yang
sangat pantas
 MSC
 JENIS-JENIS KOMUNIKASI
SECARA KOMPUTER

 SURAT  PENGURUSAN
 LAPORAN PERIBADI
 PERSEMBAHAN  PENCARIAN
 E-MAIL MAKLUMAT
 VIDEO-CONFERENCE
 E-LEARNING
 E-COMMERCE
PENGGUNAAN KOMPUTER

 Computer commands
 Software – word processing, graphic
 Hardware
 Virus
 Pengurusan fail
 Langkah-langkah keselamatan
 KELEBIHAN KOMUNIKASI
SECARA KOMPUTER

1) Kemas, menarik
2) Cepat, murah
3) Banyak maklumat dimasukkan
4) Komunikasi jarak jauh
1.06 MENGADAKAN
PERSEMBAHAN
 HAKIKAT SESUATU
PERSEMBAHAN

 90% PERSEDIAAN
 10% PERSEMBAHAN
 PENYEDIAAN TAJUK
PERSEMBAHAN

 Menepati tujuan
 Bersesuaian dengan pendengar
 Bersesuaian dengan kita
 Bersesuaian dengan tempat / keadaan
PENGUMPULAN MAKLUMAT

 Pemerhatian dan pengalaman

 Temuduga
 Rujukan di perpustakaan
 Internet
 Perbincangan
PENYEDIAAN MEDIA

 Alat bantuan pandang dengar

 White board
 Flip chart
 Hand out
 OHP
PERSEDIAAN PENYAMPAIAN

 Tahu matlamat penyampaian

 Tahu jangkaan hadirin
 Mahir apa yang disampaikan
 Berlatih, berlatih dan berlatih
 Gunakan teknik imaginasi
 Berlatih sehingga semuanya dalam fikiran
 Bersedia sesi soal-jawab
 Penuh keyakinan
 Penampilan diri
MENGADAKAN PERSEMBAHAN

 Mulakan dengan penuh keyakinan dan

kesungguhan
 Tunjukkan minat mendalam sepanjang
penyampaian
 Tarik minat pendengar
 Libatkan pendengar
 Jenaka (humor)
 Penutup
 Keadaan / tempat yang selesa
PENILAIAN DIRI

 Adakah pendengar faham?

 Adakah menarik minat?
 Adakah masa mencukupi?
 Adakah isinya tersusun?
 Reaksi pendengar
LATIHAN 1.4

 Anda dan rakan penyelia berpendapat syarikat

anda kurang menjaga kebajikan anda dan
pekerja anda. Ini termasuklah soal gaji, bonus,
program pembangunan kerjaya dan
keselamatan. Untuk mempersembahkan
kepada pengurus, anda dan lain-lain perlu
bersedia. Apakah persediaan anda?
[Masa: 20 minit]