DPS 4013

PSIKOLOGI INDUSTRI DAN

ORGANISASI

KULIAH 5 : KOMUNIKASI KERJA

DISEDIAKAN OLEH:
MAS AYU BINTI IBRAHIM
DIPLOMA PSIKOLOGI
KOLEJ JAIPUTRA

1
 PENGENALAN
• Komunikasi dianggap sebagai satu seni menyalurkan maklumat, idea
dan sikap dari seseorang kepada seseorang yang lain (Emery et.al).
• Secara umum, komunikasi merupakan proses penyampaian atau
pemindahan mesej dari seorang kepada yang lain.
• Ia juga adalah proses mewujudkan kefahaman orang lain mengenai
mesej yang disampaikan dan kedua-duanya mempunyai kefahaman
yang dikongsi bersama.
• Komunikasi adalah merupakan aspek dan elemen yang penting dalam
kefungsian sesebuah organisasi.
• Keberkesanan komunikasi dan keberkesanan organisasi mempunyai
hubungan yang rapat dan saling mempengaruhi.
• Menurut Harcourt, Krizan dan Merrier (1996), para pengurus
menghabiskan 95 peratus daripada masa bekerja mereka untuk
berkomunikasi, manakala pekerja bawahan menggunakan 60 peratus
daripada masa bekerja mereka dalam pelbagai bentuk komunikasi.
2
 FUNGSI KOMUNIKASI

• Alat kawalan
• Dorongan
• Sosialisasi
• Pengumpulan dan penyebaran maklumat
• Perancangan matlamat
• Pencapaian objektif
• Membuat keputusan dan pelaksanaan
• Hubungan kerja
• Proses pengambilan pekerja
3
 POLA KOMUNIKASI

Komunikasi ke atas (bottom-up/upward)

Komunikasi ke bawah (top-down/downward)

Komunikasi Mendatar (horizontal)

Komunikasi Pepenjuru/melintang (diagonal)

4
 Sambungan.

• Komunikasi ke atas (bottom up)

– Maklum balas daripada pihak bawahan (bukan
pengurusan) kepada pihak atasan (pihak pengurusan).
– komunikasi ke atas diperlukan pihak atasan supaya
cadangan daripada pekerja bawahan dapat membantu
mereka membuat keputusan dan perancangan organisasi.
– Maklumat yang benar dan tepat pada waktu daripada
pekerja bawahan ini juga dapat membantu pihak atasan
menyelesaikan konflik organisasi dan membuat keputusan
yang tepat dalam menjalankan tugas organisasi.
– Cth: aduan, permintaan, rayuan.

5
 Pengurus
Operasi

Pengurus Pengurus Pengurus

Pemasaran Produk Kewangan

Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian

Penjualan promosi fabrik penelitian Akaun Dana

PEKERJA

6
 sambungan

• Komunikasi ke bawah (top-down)

– Komunikasi dari peringkat tertinggi ke peringkat
bawah (cth: Ketua Pengerusi memberi arahan
kepada Pengurus bawahannya).
– Wujud dalam organisasi bersifat autokratik.
– Komunikasi ke bawah diperlukan oleh pekerja
bawahan supaya mendapat maklumat yang tepat
dan jelas tentang tugas untuk melaksanakan tugas
organisasi dengan berjaya.
– Cth: memo, pekeliling
7
 Pengurus
Operasi

Pengurus Pengurus Pengurus

Pemasaran Produk Kewangan

Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian

Penjualan promosi fabrik penelitian Akaun Dana

PEKERJA

8
 Sambungan

• Komunikasi Mendatar (Horizontal)

– Proses komunikasi ini melibatkan idea dan maklumat
secara bebas di kalangan staf yang mempunyai
persamaan taraf seperti diantara rakan sekerja.
– Tujuan komunikasi mendatar adalah untuk
menyelaraskan kerja, berkongsi maklumat demi
kepentingan organisasi dan menyelesaikan masalah
atau konflik yang timbul dan mendapat sokongan
daripada rakan seorganisasi dalam menjalankan tugas
secara berkumpulan.
– Komunikasi yang lebih efektif
9
 Pengurus
Operasi

Pengurus Pengurus Pengurus

Pemasaran Produk Kewangan

Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian

penjualan promosi fabrik penelitian Akaun Dana

PEKERJA

10
 Sambungan

• Komunikasi Pepenjuru/Melintang (Diagonal)

– Komunikasi jenis ini jarang diguna pakai kecuali
organisasi tidak rasmi atau tidak formal
– Kaedah ini penting sekiranya komunikasi melalui
rasmi tidak begitu berfungsi dengan baik.
– Tidak terkongkong kepada garis tanggungjawab
autoriti.
– Komunikasi jenis ini berhubung dengan semua
peringkat hierarki dalam sesebuah organisasi.

11
 Pengurus
Operasi

Pengurus Pengurus Pengurus

Pemasaran Produk Kewangan

Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian Bahagian

penjualan promosi fabrik penelitian Akaun dana

PEKERJA

12
 BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI
Komunikasi Lisan Komunikasi Bukan Lisan
(Verbal) (Non-verbal)
• Komunikasi lisan bermaksud • Komunikasi bukan lisan
sebarang komunikasi yang bermaksud sebarang
disampaikan kepada komunikasi yang disampaikan
pendengar dengan kepada pendengar tanpa
melibatkan bahasa pertuturan.
menggunakan bahasa
• Contohnya tulisan, simbol,
pertuturan.
cara pemakaian, ekspresi
• Contohnya, berceramah, muka, pandangan mata, gerak-
berpidato, pengucapan geri anggota tubuh, nada
umum, temuramah dan suara, mimik muka dan
sebagainya. sebagainya

13
 JENIS-JENIS KOMUNIKASI

1. KOMUNIKASI SEHALA
o Penghantar mesej berkomunikasi tanpa
mengharapkan atau mendapat maklum balas dari
penerima.
o Ia merupakan arahan atau maklumat yang
berhubung dengan dasar dan peraturan organisasi.
o Mengambil masa yang singkat.
o Kurang tepat.
o Lebih teratur (secara kasar).

14
 Sambungan.

2. KOMUNIKASI DUA HALA

o Penerima mesej memberi maklum balas kepada
penghantar mesej.
o Dianggap aktif kerana kedua-dua belah pihak saling
bertindak balas antara satu sama lain.
o Lebih tepat kerana kedua-dua pihak cuba
menjelaskan mesej yang disampaikan secara jelas
dan tepat.
o Penerima lebih yakin terhadap diri sendiri.
o Penghantar mesej tertekan kerana penerima akan
membangkitkan kesamaan dan kesilapan.
15
 KOMUNIKASI BERKESAN

• Komunikasi berkesan berlaku dalam keadaan

berikut:
a) Mesej yang disampaikan difahami dengan tepat
dan jelas.
b) Makna mesej difahami dan dikongsi bersama
oleh penghantar dan penerima mesej.
c) Perubahan yang berlaku (sekiranya dikehendaki)
akibat dari mesej adalah seperti perubahan
yang dikehendaki oleh penghantar.

16
 KEMAHIRAN DALAM KOMUNIKASI
BERKESAN

1. Kemahiran tingkah laku

– Komunikasi mata (eye contact)
– Bahasa tubuh dan pergerakan
– Mimik muka dan air muka
– Ketrampilan
– Suara
– Komunikasi berkesan

17
 Sambungan

2. Kemahiran menimbulkan minat orang

– Libatkan pendengar
– Menghiburkan
– Mengenalpasti keistimewaan orang lain
– Membawa topik perbualan yang mahir

3. Kemahiran mengemukakan soalan

– Soalan tertutup
– Soalan terbuka

4. Kemahiran mendengar yang aktif dan efektif

5. Kemahiran pemerhatian
6. Kemahiran memberi reaksi perasaan
7. Kemahiran memberi maklumbalas. 18
 Sambungan

8. Kemahiran memberi perhatian

– Mendengar dengan aktif
– Menumpukan sepenuh perhatian dengan
perhubungan mata
– Mata tidak liar ke sana ke sini, tidak kerap melihat
jam, atau tidak meninjau-ninjau keluar.
– Memberi maklumbalas lisan atau bukan lisan yang
positif seperti perkataan ya atau mengangguk.
– Bertanya untuk penjelasan selanjutnya sekiranya
kurang jelas

19
 KEPENTINGAN KOMUNIKASI
1. Memahami dunia sekitar dan individu lain
o Manusia berkomunikasi disebabkan mereka hendak memahami
segala kejadian dan peristiwa yang berlaku di sekelilingnya.
o Dengan berkomunikasi mereka dapat memahami alam sekeliling
dan kehidupan ini.
o Manusia berkomunikasi untuk saling memahami antara satu sama
lain.

2. Menjalin hubungan
o Manusia memerlukan perhubungan yang rapat kerana ia dapat
mengurangkan rasa kesepian dan kesunyian.
o Ini membuatkan diri seseorang itu rasa dihargai disebabkan
wujudnya kata-kata atau perbuatan yang menyatakan penghargaan
serta dapat menambahkan rasa kenikmatan dan mengurangkan
rasa kesengsaraan hidup. 20
 Sambungan
3. Memberi Inspirasi
o Dalam urusan organisasi, seseorang pemimpin itu perlulah melatih diri
agar dapat membina komunikasi yang baik dengan semua pihak.
o Hal ini kerana, dalam sesebuah organisasi memerlukan banyak idea
serta maklumat bagi melancarkan gerak kerja yang berkualiti.
o Apabila semua orang dapat berkomunikasi dengan baik, maka akan
wujud pelbagai idea dan sekaligus ia akan memberi inspirasi kepada
individu lain.

4. Meleraikan konflik
o Kesilapan yang paling asas dalam komunikasi ialah mesej yang
disampaikan oleh penyampai tidak difahami dengan jelas atau
timbulnya salah faham dalam memahaminya.
o Akibat daripada itu, ia boleh menimbulkan konflik atau pelbagai
gangguan emosi lain seperti emosi marah, kecewa, keliru dan
sebagainya.
o Komunikasi yang baik boleh memperbaiki konflik dalam sesebuah 21
perhubungan.
 HALANGAN DALAM KOMUNIKASI

• Perbendaharaan kata : Dipengaruhi oleh pendidikan,

budaya dan tahap kecerdikan. Halangan ini terjadi apabila
kita menganggap kita memahami sesuatu perkataan, tetapi
pada hakikatnya tidak.

• Hubungan perkataan-fikiran-benda : Perkataan-perkataan

yang dipilih dalam proses enkod diharapkan akan dapat
ditafsir dengan tepat dalam proses dekod biasanya tidak
akan berlaku sepenuhnya tepat.

22
 Sambungan

• Bypassing : Berkomunikasi secara sepintas lalu iaitu

memberikan maklumat tanpa meminta penjelasan sama
ada maklumat berkenaan telah difahami secara jelas
atau pun tidak oleh penerima.

• Kecenderungan untuk menilai : Ini akan berlaku apabila

sumber atau penerima mempunyai tanggapan awal
terhadap aspek-aspek peribadi, tingkahlaku dan
sebagainya yang mempengaruhi sesuatu proses
komunikasi. tanggapan awal ini boleh merupakan
sesuatu yang positif atau negatif.
23
SEKIAN, TERIMA KASIH

24