BLHH 1032

PSIKOLOGI INDUSTRI DAN

ORGANISASI
TOPIK 5
KOMUNIKASI ORGANISASI
 OBJEKTIF PEMBELAJARAN
• Pada akhir bab ini pelajar akan dapat:
1. Mengetahui jenis komunikasi dalam organisasi.
2. Memahami elemen-elemen dalam komunikasi.
3. Mempelajari bagaimana proses komunikasi berlaku.
4. Mempelajari aliran dan masalah dalam komunikasi.
 FAKTA DAN DATA
Kita hanya memberi perhatian kepada 25 %
daripada yang didengari.
Manusia hanya mengingati 50% yang didengari
segera, dan hanya 25% selepas dua bulan.
Lemah komunikasi punca utama konflik
interpersonal.
Banyak masalah di tempat kerja dan pengurusan
berpunca dari lemah komunikasi.
 ACTION SPEAK LOUDER THAN WORD
 93% maksud mesej komunikasi bersemuka disampaikan melalui
tingkahlaku
 non verbal (55% ekspresi muka dan posture badan manakala 38
% separa bahasa / intonasi suara) dan hanya 7 % oleh perkataan
itu sendiri.

 How we say something is more important than the words we use.

 PENTINGNYA KOMUNIKASI BERKESAN
Manusia habiskan 70% masa jaga dgn berkomunikasi
dengan orang lain – membaca, menulis, bercakap dan
mendengar.
Komunikasi asas semua perhubungan, tanpa
komunikasi tiada perhubungan.
Komunikasi berkesan membolehkan kita berkongsi
idea, menyelesaikan masalah dan konflik.
Kita tidak boleh berfungsi secara berkesan tanpa
komunikasi. 80% manusia gagal di tempat kerja kerana
gagal berkomunikasi.
 DEFINISI KOMUNIKASI ORGANISASI

• Komunikasi sebagai perhubungan sama ada secara langsung atau dengan perantaraan surat,
radio, telefon dan sebagainya (Kamus Dewan Edisi Keempat, 2007)

• Komunikasi merupakan proses penghantaran dan penerimaan maklumat (Bovee dan Thill, 2000)

• komunikasi ialah proses perpindahan maklumat, idea dan sikap daripada seseorang kepada
seseorang (Emery, Ault & Agee,1965).

• Komunikasi menjadi paling berkesan apabila individu yg berinteraksi atau berkomunikasi

dapat berkongsi kefahaman, merangsang pihak lain dan bertindak balas serta menggalakkan
pihak lain untuk terus berfikir.

• Organisasi mengandungi sekumpulan individu yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu
matlamat yang telah dipersetujui bersama. Contohnya, organisasi seperti Bank Simpanan
Nasional (BSN) mempunyai misi dan visi yang telah ditentukan dan perlu dicapai oleh setiap
warga BSN (Saodah, Narimah dan Mohd Yusof, 2003)
 PROSES KOMUNIKASI

PENGHANTAR

MAKLUMBALAS MESEJ/MAKLUMAT

PENERIMA
8
KOMUNIKASI BERKESAN
APABILA
MESEJ YANG DIHANTAR
OLEH PENGIRIM DIFAHAMI
DENGAN SEMPURNA
OLEH PENERIMA
 JENIS KOMUNIKASI

VERBAL NON VERBAL

LISAN, BERTULIS ELEMEN DAN
PERBUALAN, TELEFON, TINGKAHLAKU BUKAN
UCAPAN, MESYUARAT PERKATAAN
SURAT, MEMO, LAPORAN, EKSPRESI MUKA,
BULETIN, MANUAL GESTURE, POSTURE,
PENAMPILAN PERIBADI,
NADA SUARA, JARAK
INTERPERSONAL
 FUNGSI KOMUNIKASI ORGANISASI

Komunikasi punyai byk fungsi dlm organisasi

Ia berlaku dlm proses kepimpinan, pengaruh, pengawalan, perancangan &
membuat keputusan.
Scot & Mitchell (1976) kemukakan 4 fungsi komunikasi dlm organisasi:
a. A- Kawalan : menjelaskan tugas & memantapkan autoriti & tanggungjawab
b. B- Maklumat : Menyediakan asas utk membuat keputusan
c. C- Motivasi : Meningkatkan kerjasama & komitmen ke arah objektif
organisasi
d. D- Emosi : Meluahkan perasaan

Keempat-empat fungsi ini boleh dilihat dlm penilaian prestasi ant ketua dgn
pekerja
• Secara umumnya komunikasi dalam organisasi mempunyai
beberapa fungsi spt berikut:
a. Fungsi informatif dan orientasi
b. Fungsi integratif
c. Fungsi pemeliharaan
d. Fungsi perkembangan ahli
e. Fungsi Pembuatan Keputusan
f. Fungsi Perundangan
 Fungsi informatif dan orientasi
Dalam sesebuah organisasi, majikan dan pekerja
memerlukan informasi untuk berfungsi secara lebih cekap.
Informasi yang diperlukan adalah berkaitan tugas yang
memfokuskan kepada matlamat organisasi, peraturan dan
tatakerja serta kejayaan organisasi yang berkaitan dengan
faedah-faedah, keuntungan dan piawaian pekerjaan.
Penyebaran maklumat mengenai pekerjaan kepada ahli
dalam organisasi adalah perlu supaya pekerja dapat
melaksanakan tugas dengan baik.
 Fungsi integratif
Fungsi integrasi ini adalah merujuk kepada semua
individu dalam organisasi bekerja dalam satu
rangkaian yang saling bergantungan.
Semua tingkahlaku individu dalam organisasi adalah
saling berhubungan dgn tingkahlaku individu yang lain.
Setiap tugas yang dilakukan perlu diintegrasikan
secara keseluruhan supaya organisasi menjadi lebih
berkesan
 Fungsi pemeliharaan
Organisasi perlu menyesuaikan diri dgn persekitaran dan
sumber yang ada.
Input maklumat diproses untuk membolehkan sistem
organisasi menyesuaikan dirinya dgn perubahan
keadaan dan perlu diberi perhatian diperingkat awal.
Jika organisasi tidak dapat membuat penyesuaian atau tiada
mekanisme untuk membuat penyesuaian dengan perubahan
keadaan, organisasi mungkin tidak dapat bertahan.
 Fungsi perkembangan ahli
Matlamat individu dan matlamat organisasi adalah saling
melengkapi.
Individu adalah bertanggungjawab kepada kejayaan
organisasi.
Oleh itu maklumat mengenai peluang2 utk perkembangan
seperti kenaikan pangkat, tempoh jawatan, latihan ,
melanjutkan pelajaran dan lain-lain perlu disampaikan
kepada pekerja supaya dapat memotivasikan pekerja untuk
mengambil faedah daripadanya.
 Fungsi Pembuatan Keputusan
Organisasi perlu membuat keputusan dlm menyelesaikan
konflik yg berlaku.
 Pilihan dalam membuat keputusan kadangkala
menimbulkan kekaburan kepada organisasi.
Oleh itu keputusan yang betul dan baik hanya dapat
dilakukan bila maklumat yang tepat dan jelas diperolehi dan
disampaikan pada pembuat keputusan.
 Fungsi Perundangan
Komunikasi juga bertindak sebagai kawalan dan
peraturan kepada organisasi.
Jenis komunikasi ini selalunya mengambil bentuk
peraturan, jangkaan-jangkaan dan batasan-batasan
organisasi.
Komunikasi ini selalunya bergerak daripada atas ke
bawah dan kandungannya selalu berhubung dengan
tugas.
ALIRAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
 Komunikasi Atas Ke bawah
 Komunikasi yang datangnya daripada suatu peringkat
atasan ke peringkat yang lebih rendah.
 Komunikasi ini biasanya dilakukan untuk memberi
maklumat kepada peringkat bawahan tentang tujuan ,
matlamat, polisi dan rancangan organisasi baik yang
berbentuk kualitatif dan kuantiti.
 Komunikasi ke atas

 Komunikasi ke atas bermula daripada pihak bawahan

atau subordinat kepada peringkat yang lebih tinggi.
 Maklumat yang dikomunikasikan biasanya berbentuk
maklum balas, laporan prestasi yang dicapai oleh pekerja
bawahan, masalah yang dihadapai dan pendapat yang
boleh diterimapakai sekiranya organisasi ada masalah.
 Komunikasi Mendatar
 Ia berlaku di peringkat pertengahan dan peringkat bawahan iaitu komunikasi
berlaku di antara individu pada peringkat yang sama .
 Berlaku di antara jabatan2 atau antara mereka sesama jabatan. Komunikasi
ini melibatkan koordinasi tugasan, penyelesaian masalah, perkongsian
maklumat, dan penyelesaian konflik..
 Pengurus pengeluaran perlu berkomunikasi dengan pengurus kewangan
apabila ia merasakan perlu adanya pembelian mesin baru untuk menggantikan
mesin lama yang sering kali rosak dan menggugat pengeluaran.
 Pengurus pemasaran pula perlu berkomunikasi dengan pengurus pengeluaran
mengenai maklum balas pelanggan terhadap produk yang berada di pasaran.
 Komunikasi ini boleh membantu dari segi sokongan emosi dan social di
kalangan pekerja
 Komunikasi silang
 Berlaku antara pusat membuat keputusan yang tidak berada dalam peringkat
yang sama dalam struktur organisasi. Contoh komunikasi antara Jabatan A di
bahagian pengeluaran dengan Jabatan D dibahagian pentadbiran.
 Tumpuan komunikasi begini adalah berhubung dengan arah, kekerapan, dan
ketepatan komunikasi tersebut
 Ia berlaku seperti pengurus pemasaran berkomunikasi dengan seorang penyelia di
jabatan pengeluaran untuk membincangkan pesanan khas pelanggan baru.
 Ia terjadi pada peringkat yang berbeza dan pada fungsi yang berbeza seperti dalam
rajah di bawah.
 JENIS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
• Empat (4) jenis komunikasi yang diamalkan oleh
sesebuah organisasi iaitu
a. komunikasi operasi dalaman (Internal-operational
Communication),
b. komunikasi operasi luaran (External- operational
Communication),
c. komunikasi luaran tidak formal (Informal Outside
Communication) dan
d. komunikasi personal (Personal Communication).
 KOMUNIKASI OPERASI DALAMAN (INTERNAL-OPERATION COMMUNICATION)

 Menurut Hunt (1989), “kemahiran individu adalah perlu kpd operasi organisasi
ataupun syarikat.
 Keperluan komunikasi dlm organisasi melibatkan pemindahan maklumat drpd
satu individu kepada individu yg lain”.
 Menurut Little John (1991), “komunikasi dlm organisasi berlaku dlm jaringan yg
besar.
 Ia melibatkan seluruh aspek komunikasi interpersonal & komunikasi kumpulan
dalam organisasi.
 Ini termasuklah struktur dan fungsi organisasi, hubungan manusia, komunikasi serta
pengurusannya dan budaya organisasi”;
 Di dalam sesebuah organisasi ataupun syarikat, komunikasi operasi dalaman
melibatkan keseluruhan warga kerja syarikat drpd peringkat atasan hinggalah
kepada yang peringkat yg paling bawah.
• Warga kerja orang dalam yg menjadi asset yang paling penting
kepada organisasi ataupun syarikat.
• Dgn itu proses komunikasi yg berjalan antara sesama dan setiap
kakitangan, bahagian, jabatan dan unit, hendaklah diambil berat
bagi memastikan setiap maklumat serta arahan yg disampaikan dan
ingin disampaikan oleh ketua unit masing2 difahami dan berkesan
tanpa sebarang masalah.
• Menurut Jaafar (1992(, Smeltzer & Leonard (1994) dan Rasberry &
Lindsay (1994) terdapat beberapa bentuk komunikasi dlm sesebuah
organisasi iaitu komunikasi ke bawah, komunikasi menegak,
komunikasi mendatar dan komunikasi tidak formal.
• Di dlm sesebuah organisasi, komunikasi operasi dalaman berlaku
melalui dua (2) cara iaitu secara komunikasi menegak & komunikasi
mendatar.
 KOMUNIKASI OPERASI LUARAN (EXTERNAL –OPERATIONAL COMMUNICATION)

 Proses komunikasi yang berlaku di antara pihak syarikat dgn pihak lain (luaran)
yang mempunyai kaitan dgn urusan perniagaan syarikat..
 Samsuddin A.R (2003) “sesebuah organisasi yg bergantung kpd persekitaran utk
menghidupkan organisasinya, harus mencapai persefahaman antara dua hala yg
baik harus dicapai.
 Komunikasi ini libatkan interaksi dgn pihak luar dan perlu dilaksanakan dgn
sebaik mungkin keranan ianya melambangkan imej sesebuah organisasi atau
syarikat.
 Kebiasannya mrk ini adalah kumpulan yang terdiri daripada pelanggan, pembekal,
pemegang saham, masyarakat, media, bank, badan2 berkanun & kjaan.
 Hubungan komunikasi dengan pihak luar adalah amat penting dan perlu dijaga
dengan sebaik yang mungkin di mana syarikat harus mengenalpasti cara atau
strategi yang sesuai untuk berkomunikasi dgn pihak luaran syarikat atau
organisasi agar operasi syarikat atau organisasi tidak terganggu dan terjejas .
• Setiap jabatan di dalam sesebuah syarikat atau organisasi mempunyai
fungsi masing2 di dalam memastikan operasi syarikat berjalan dengan
baik dan lancar.
• Mereka hendaklah memastikan komunikasi luaran yg digunakan
adalah tepat, konsisten dan tidak melanggar kerahsiaan syarikat
kerana maklumat yang disiarkan, dinyatakan kepada pelanggan boleh
mendatangkan kesan yg signifikan terhadap reputasi syarikat yang juga
melibatkan undang2.
• Organisasi atau syarikat perlu memastikan warga kerja mereka
mempunyai kemahiran yang sepatutnya sewaktu mulakan komunikasi
luaran agar kemungkinan kehilangan pelanggan, pelanggan yg sediada
akan membuat perniagan dengan syarikat lain dan sebagainya dpt
dielakkan.
 KOMUNIKASI LUARAN TIDAK FORMAL (INFORMAL OUTSIDE COMMUNICATION)
 Komunikasi ini wujud drpd perhubungan sosial dan persahabatan di persekitaran tempat
kerja.
 Komunikasi ini boleh berlaku bila wujud komunikasi antara pekerja syarikat dgn individu
di luar syarikat yang boleh terdiri dari sesiapa sahaja seperti kita, rakan kita ataupun
mereka yg mendengar perbualan yg dibualkan oleh kita.
 Komunikasi jenis ini kebiasannya berlaku dlm bentuk komunikasi lisan dan bukan lisan
 Rungutan atau komen yang kita luahkan kpd rakan atau sesiapa sahaja mengenai kerja
yg kita atau syarikat lakukan samada baik atau buruk secara tidak langsung mewakili
pandangan syarikat walaupun kita tidak berniat utk bercakap mewakili pihak syarikat dan
ianya hanya pandangan peribadi.
 Tanggapan awal akan dibuat oleh rakan atau sesiapa yang mendengar mengenai syarikat di
mana kita bekerja.
 Dgn itu, bila gunakan komunikasi jenis ini kita hendaklah berhati2 dan berjaga2 untuk tidak
keluarkan sebarang kenyataan yg boleh beri kerugian atau kesan buruk kpd syarikat.
 KOMUNIKASI PERSONAL (PERSONAL COMMUNICATION)
 Kebanyakkan komunikasi yang berlaku di dalam syarikat atau organisasi adalah dalam bentuk
komunikasi formal namun begitu tidak semua begitu.
 Komunukasi personal adalah salah satu komunikasi tidak formal yang berlaku di dalam sesebuah
syarikat atau organisasi.
 Komunikasi jenis ini berlaku apabila seorang pekerja berhubung dgn pekerja yg lain melalui
medium tertentu . Contohnya seperti melalui telefon, e-mel dan sebagainya.
 Contohnya pekerja junior di dalam sesebuah syarikat menghubungi pekerja senior yang kini bertukar
ke cawangan lain dengan tujuan untuk mendapatkan maklumat atau tunjuk ajar mengenai mengenai
kerja-kerja yang dilakukan.
 Pihak syarikat hendaklah mengambil perhatian mengenai perkara ini dan member kelonggaran agar
komunikasi ini dapat berjalan dengan baik dan lancar kerana sekiranya ada peraturan-peraturan yang
menyekat kemonukasi ini maka sudah pasti akan timbul ketidakpuashatian dan juga member tekanan
kepada pekerja-pekerja yang terlibat yang sudah pasti akan menganggu prestasi kerja dan juga
produktiviti syarikat.
 KEPERLUAN KOMUNIKASI DALAM PENGURUSAN ORGANISASI

 Organisasi tidak dapat lari daripada berkomunikasi kerana keberkesanan komunikasi akan
melancarkan perjalanan perancangan ke arah mencapai matlamat sesebuah organisasi.
 Kesemua fungsi-fungsi elemen proses pengurusan akan disalingkaitkan melalui komunikasi.
 Terdapat banyak kepentingan keperluan komunikasi dalam organisasi dan di antaranya dapat
dinyatakan seperti berikut ;

Pertama
 komunikasi akan dapat membantu organisasi mencapai objektif dgn mempengaruhi pekerja
mengubah kelakuan, minat dan kerjasama utk bekerja dan mencapai matlamat organisasi
melalui kaedah lisan, bertulis, mekanikal dan simbolik.

Kedua
 melalui komunikasi, organisasi akan dapat memperolehi banyak maklumat yang diperlukan
seperti pengetahuan teknologi, latihan kerja, kewangan dan sebagainya.
 Ini bertujuan agar usaha menyusun strategi ke arah bagaimana hendak berfungsi secara cekap
dan berkesan.
Ketiga
 komunikasi berupaya mengawal tingkah laku ahli-ahli dalam beberapa cara
seperti memo, senarai tugas, surat pekeliling dan sebagainya.

Keempat
 komunikasi berperanan dari segi perkembangan dan pertumbuhan dorongan
dgn jelaskan kepada pekerja2 terhadap tindakan yang perlu dilakukan, prestasi
yang mesti ditunjukkan & langkah2 utk meningkatkan prestasi.

Kelima
 secara formal atau tidak, semua aktiviti kerja memerlukan interaksi antara satu sama
lain.
 Maka perlunya komunikasi dalam menjalankan tugas masing-masing supaya
bersama-sama menuju pencapaian satu matlamat.
Keenam
 dalam membuat keputusan, mesyuarat dan perbincangan adalah perlu. Alternatif yang dipersetujui
dari mesyuarat dan perbincangan akan disebarkan kepada seluruh ahli organisasi. Kesemua aktiviti ini
akan melibatkan komunikasi.

Ketujuh
 tujuan bimbingan, latihan dan pembaikan, pengurus perlu menjalankan penilaian prestasi ke
atas mutu dan gaya kerja pekerjanya. Kedua-dua pihak perlu mengetahui maklumat ini bagi kebaikan
bersama. Ini hanya boleh dilakukan melalui komunikasi agar sesuatu tujuan hasrat tercapai.

Kelapan
 komunikasi juga turut berperanan menyelesaikan sesuatu masalah organisasi.
 Apabila timbul ketegangan dalam organisasi, pihak pengurusan dan pekerja boleh bekerjasama untuk
menyelesaikannya samada melalui dialog, perbincangan, mesyuarat dan sebagainya.
 Kata sepakat hanya dapat diperolehi setelah komunikasi yang baik dilaksanakan.
 HALANGAN KOMUNIKASI
• Halangan kepada komunikasi boleh
wujud samada daripada individu itu
sendiri & organisasi.
 HALANGAN KOMUNIKASI INDIVIDU
• Terdapat beberapa perkara yg boleh menyebabkan halangan kpd komunikasi wujud dari individu itu sendiri;
a) Emosi atau persepsi individu.
 Ia berlaku ketika atau semasa proses komunikasi itu berlaku. Di mana individu biasanya akan
menerima mesej dan memahaminya dari apa yang dilihat dan didengar sahaja mengikut keperluan,
kehendak, emosi, latar belakang dan ciri-ciri yang berkaitan dengan individu tersebut.
 Di sini kita boleh lihat, bagaimana seorang pelajar yang datang ke kelas semata-mata ingin
mendapatkan ‘clue’ untuk peperiksaan, bukannya untuk mendapatkan seluruh isi kandungan
pelajaran tersebut. Maka proses komunikasi yang dilakukan oleh pensyarah tersebut tidak
kesampaian .

b) Kesilapan memilih saluran komunikasi.

 Perkara ini sering kali wujud menyebabkan pendengar salah tafsir dan proses tersebut gagal.
Sebagai contoh, seorang pelajar yang ingin merayu keatas kegagalan kertas
 Pengurusan Perniagaannya melalui telefon, dan sepenerimanya kurang mendengar serta rayuan
yang telah dikemukakan. Jadi cara yang terbaik untuk pelajar tersebut membuat rayuan adalah
secara bersemuka ataupun secara bertulis.
c) Masalah semantik
 Apa yang dimaksudkan dengan semantik adalah maksud sesuatu perkataan dan cara ia
digunakan.
 Kesilapan memilih perkataan akan menjadikan proses komunikasi tidak berkesan. Ini kerana
perkataan mempunyai pelbagai makna yang berbeza.
 Penerima mungkin mentafsirkan perkataan yang terkandung di dalam mesej yang diterima berbeza
dari maksud yang cuba dismapaikan oleh sipengirim.
 Maksud sesuatu perkataan amat berbeza dari segi budaya, dialek, umur serta pemdidikan
seseorang itu. Contohnya perkataan “selalu” memberi makna yang berbeza bagi penduduk Pantai
Timur dan penduduk Pantai Barat.

d) Ketidaktekalan di antara komunikasi lisan dan bukan lisan.

 Perkara ini wujud sekiranya si penerima berasa keliru dengan mesej yang diterimanya. Comtoh yang
dapat kita lihat adalah bagaimana seorang pelajar yang begitu gembira mendapat keputusan
Peperiksaan Akhirnya tetapi air muka yang ditunjukkan adalah selamba sahaja.
 Di sini wujudnya percanggahan di antara percakapan dan airmukanya.
 HALANGAN KOMUNIKASI ORGANISASI
• Halangan komuniskasi di dalam organisasi berlaku disebabkan:

a) Perbezaan kuasa dan status.

 Dalam bentuk komunikasi ke atas, pekerja mungkin rasa berat untuk
menyuarakan pendapat atau ketidak puas hati terhadap sesuatu perkara
kerana mereka rasa rendah diri.
 Pekerja rasa mereka perlu menapis dahulu apa-apa yang hendak
disampaikan kepada pihak atasan. Ini dapat dilihat dalam sebuah
organisasi perkilangan, seorang penyelia hanya menyampaikan tentang
kelicinan pekerja di bawahnya dan menyimpan tentang masalah yang
timbul.
b) Masalah jabatan
 Setiap jabatan punyai masalah, ttp ant satu jabatan ahli-ahlinya tidak memahami
masalah tersebut krn masing2 punyai matlamat dan objektif yg berbeza.
 Maka sekiranya wujudnya perbincangan, masing2 akan menyatakan bahawa
jabatan beliau yg perlu dititikberatkan. Oleh itu proses komunikasi tidak akan
berjalan dgn lancar.

c) Kekurangan saluran formal di dalam organisasi

 Apabila saluran formal berkurangan di dlm organisasi maka halangan mungkin
timbul dalam proses komunikasi.
 Ini dapat di lihat bagaimana sesebuah organisasi yg tidak menyediakan ruang utk
pekerja menyampaikan masalah mrk , maka huru haralah organisasi tersebut.
 Oleh itu setiap organisasi perlu menyediakan saluran komunikasi yg cukup yg
boleh merangkumi pergerakan ke atas, ke bawah & mendatar bagi
membolehkan para pekerjanya berkomunikasi dgn berkesan.
SELESAI.........................