KOMUNIKASI BISNIS

SAMUEL HS, M.AK

1
• Komunikasi dalam Organisasi
• Pola Komunikasi
• Cara Mengelola Komunikasi
• Masalah dalam Organisasi

2
 PENTINGNYA BERKOMUNIKASI DENGAN
JELAS
“WE CANNOT NOT COMMUNICATE” (Bateson, 1972)
Komunikasi adalah prasyarat kehidupan Manusia, faktanya :

1. Individu menghabiskan 70% dari waktu mereka untuk

berkomunikasi : menulis, membaca, berbicara, mendengar.

2. Komunikasi yang buruk merupakan sumber konflik antar

personal.

3. Sebuah ide betapapun hebatnya, tidak berguna hingga

dapat disampaikan dan dipahami oleh orang lain.

KESIMPULAN :

Komunikasi meliputi transfer maupun pemahaman

makna.
3
 MISKOMUNIKASI

“Kesalahan komunikasi dapat menimbulkan akibat yang fatal”

4
 A. Pengertian Organisasi

Organisasi adalah sekelompok masyarakat kecil yang

saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan
(Purwanto : 20).

Organisasasi adalah sekelompok orang yang

bekerjasama dan saling bergantung untuk mencapai
beberapa tujuan (McShane dan Von Glinov : 5).

5
Karakteristik Umum Organisasi
FUNGSI KOMUNIKASI 1.FUNGSI
INFORMATIF
DALAM ORGANISASI

2.FUNGSI
REGULATIF
3.FUNGSI
PERSUASIF
4.FUNGSI
INTEGRATIF 7
 1. Fungsi Informatif

Organisasi dapat dipandang sbg suatu sistem

pemrosesan informasi / berita (informations
processing systems).
Seluruh anggota dalam organisasi berharap
akan dpt informasi / kabar yg lebih banyak,
lebih baik dan tepat waktu.
Informasi / pesan yg didapat memungkinkan
setiap anggota organisasi dpt melaksanakan
pekerjaannya secara lebih pasti. 8
2. Fungsi Regulatif

Berkaitan dengan peraturan – peraturan yg

berlaku dalam suatu organisasi,

Atasan atau orang – orang dalam jajaran

atas dari struktur organisasi memiliki
kewenangan untuk mengendalikan semua
informasi yg akan disampaikan.
9
3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi,

kekuasan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yg
diharapkan.
Banyak pimpinan lebih suka untuk
mempersuasi / memengaruhi / membujuk
secara halus kepada bawahannya daripada
memberi perintah.
10
4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan

saluran yang memungkinkan karyawan
dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan
dengan baik.
Pelaksanaan komunikasi dapat
menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yg lebih besar dalam diri
karyawan terhadap organisasinya.
11
KEGIATAN KOMUNIKASI

Peran Manajerial

Kegiatan Pertukaran
Informasi
12
Kegiatan dalam Fungsi-fungsi Manajemen
PERANAN MANAJEMEN MINTZBERG

Ada 10 Peran dasar manajerial Mintzberg dikelompokkan ke

dalam 3 kelompok :

14
Bab 1 Manajer di Tempat Kerja
 Kegiatan Pertukaran Informasi

Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses

komunikasi agar dapat diperoleh hasil yang sangat berarti.

Secara umum komunikasi mempunyai 2(dua) fungsi penting

dalam organisasi :

1. Komunikasi memungkinkan orang – orang untuk saling

bertukar informasi,
2. Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota
organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.

Pada umumnya organisasi sangat bergantung pada komunikasi

untuk mencapai tujuannya.

Penelitian Sproul menunjukkan bahwa anggota organisasi

menggunakan 69 persen dari hari kerja mereka berupa
komunikasi verbal : berbicara, mendengar, menulis dan
membaca.

16
 Kegiatan Pertukaran Informasi

Beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi :

Menetapkan tujuan,,

Membuat dan melaksanakan keputusan,

Mengukur prestasi kerja,

Merekrut dan mengembangkan staf,

17
 Pelayanan
pelanggan,

Negosiasi dengan
pemasok,

Memproduksi
produk,

Interaksi dng
peraturan yang
ada.

Lanjutan ... 18
 POLA KOMUNIKASI

Saluran
Komunikasi Formal

Saluran komunikasi
yang dilakukan • Komunikasi atas-bawah (pimpinan ke bawahan),
• Komunikasi bawah-atas (bawahan ke pimpinan),
dengan cara formal
• Komunikasi horizontal / lateral (setingkat /
(sesuai dengan sederajat),
jenjang dalam • Komunikasi diagonal (komunikasi berjenjang).
struktur organisasi) :

19
 Pola Komunikasi

a. Komunikasi dari Atas ke Bawah (top – down

/ downward). Umumnya terkait dengan
tanggung jawab dan wewenang atasan
terhadap bawahan dalam suatu organisasi.

1.
b. Komunikasi Dari Bawah ke Atas (bottom-
Saluran up /upward) Partisipasi bawahan dalam
Komunik proses pengambilan keputusan akan sangat
membantu pencapaian tujuan organisasi.
asi
Formal
c. Komunikasi Horizontal
Komunikasi yang terjadi antara bagian – bagian yg
memiliki posisi sejajar / sederajat dalam suatu
organisasi.

d. Komunikasi Diagonal
Melibatkan komunikasi antara dua tingkat
(level) dalam organisasi.

20
 BENTUK PENYAMPAIAN PESAN
Contoh : Perintah / Instruksi,
Arahan kerja,Informasi kebijakan

Ke Bawah dan prosedur kerja

Sifatnya : sederhana, tidak
bertele-tele, mudah dipahami,
memakai bahasa yang sama.

Arah
Komunikasi Ke Atas Contoh : Feedback, Kuesioner

Lateral Contoh : Antar Individu yang

setara.
(horizontal)
Sumber : R.L. Simpson. 1959

21
 Manajer
Umum

Manajer Manajer Manajer

Pemasaran Produksi Keuangan

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

penjualan promosi pabrik penelitian Akuntansi pendanaan

KARYAWAN

22
 Kelemahan saluran komunikasi top down adalah kemungkinan terjadinya
penyaringan ataupun sensor pada informasi penting yang ditujukan ke para
bawahannya. Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahan bisa jadi
tidak selengkap aslinya karena panjangnya saluran komunikasi dari manajer
puncak hingga ke karyawannya.

Perhatikan panjangnya saluran komunikasi dan tingkat

kompleksitas/kerumitan pesan yang ingin disampaikan ke karyawan.

23
 KOMUNIKASI KE ATAS (UPWARD)
Yaitu informasi yang bergerak dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke
tingkat yang lebih tinggi (atasan).

PENTINGNYA KOMUNIKASI KE ATAS :

1. Informasi bagi pembuatan keputusan yang tepat,
2. Memberi informasi bagi atasan kapan bawahan siap menerima
informasi dari mereka & seberapa baik bawahan mampu menerima
apa yang dikatakan kepada mereka.
3. Mendorong keterbukaan komunikasi tentang keluh kesah, kritik
yang muncul kepermukaan sehingga atasan tahu apa yang mengganggu
dan menghambat kerja mereka.
4. Menumbuhkan apresiasi & loyalitas kpd organisasi dg memberi
kesempatan kpd pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan memberi
masukan / gagasan serta saran.
5. Memberi informasi pada atasan apakah bawahan memahami apa yang
diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
6. Membantu pegawai mengatasi masalah dalam pekerjaan mereka dan
memperkuat keterlibatan mereka terhadap pekerjaan dan organisasi. 24
APA YANG DIKOMUNIKASIKAN ?
1. Tentang apa yang telah dilakukan bawahan : prestasi, kemajuan,
rencana yang akan datang.
2. Persoalan pekerjaan yang dihadapi yang belum terpecahkan dan
membutuhkan bantuan penyelesaian.
3. Saran dan gagasan untuk perbaikan pada organisasi.
4. Mengungkakan bagaima perasaan, pikiran bawahan tentang pekerjaan
mereka, rekan kerja mereka, & organisasi.
MENGAPA KOMUNIKASI KE ATAS SULIT ? (Sharma, 1979) :
1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
2. Adanya perasaan bahwa atasan tidak tertarik pada permasalahan
bawahan.
3. Kurangnya penghargaan (apresiasi)terhadap bawahan / karyawan bagi
yang melakukan komunikasi ke atas.
4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada
apa yang disampaikan oleh bawahan.
5. Kemungkinan bawahan menyampaikan laporan – laporan yang baik –
baik saja (ABS).
25
 Manajer
Umum

Manajer Manajer Manajer

Pemasaran Produksi Keuangan

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

Penjualan Penelitian Akuntansi Keuangan
Promosi Pabrik

KARYAWAN

26
 KOMUNIKASI HORISONTAL / LATERAL
Adalah komunikasi (penyampaian informasi) di antara bagian – bagian yang
memiliki posisi sejajar / sederajat dalam suatu organisasi

TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL

1. Untuk melakukan persuasi / membujuk, kemudian
2. Untuk memengaruhi,
3. Untuk memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang
memiliki kedudukan sejajar.

BENTUK KOMUNIKASI HORISONTAL :

Rapat komisi, interaksi pribadi selama waktu istirahat, obrolan di telpon,
memo / catatan, kegiatan sosial, lingkaran kualitas (sebuah kelompok pekerja
27
sukareka yang berbagi wilayah tanggung jawab).
 Manajer
Umum

Manajer Manajer Manajer

Pemasaran Produksi Keuangan

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

penjualan promosi pabrik penelitian Akuntansi pendanaan

KARYAWAN

28
 KOMUNIKASI DIAGONAL
Bentuk komunikasi yang berbeda, melibatkan komunikasi antara 2 (dua)
tingkat (level) bagian yang berbeda dalam organisasi.

Contohnya : Komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian

pabrik, manajer produksi dengan bagian promosi. Manajer produksi
dengan bagian Akuntansi.

Sering dilakukan dalam suatu organisasi berskala besar manakala ada

ketergantungan antar bagian atau antar departemen dalam satu organisasi.

29
 Manajer
Umum

Manajer Manajer Manajer

Pemasaran Produksi Keuangan

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

penjualan promosi pabrik penelitian Akuntansi Keuangan

KARYAWAN

30
Keuntungan komunikasi jenis ini:
1. Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat daripada
komunikasi konvensional.
2. Memungkinkan individu dari berbagai macam bagian atau
departemen membantu menyelesaikan masalah dalam
organisasi.

Kelemahan:
1. Dapat mengganggu jalur komunikasi rutin sertatelah
berjalan normal.
2. Dalam kasus organisasi yang besar, maka komunikasi
jenis ini sulit untuk di kendalikan dan dimonitor secara
efektif. Idham Cholid 31
 KETERBATASAN KOMUNIKASI FORMAL
(MASALAH YANG TERKAIT DENGAN ADANYA SALURAN
KOMUNIKASI FORMAL)

• Jika dilihat dari sudut pandang individual

(perseorangan) akan membuat frustasi karena
banyak jalur yg harus dilalui untuk dapat
berkomunikasi secara langsung dengan manajer
puncak, khususnya terkait keterbatasan untuk masuk
dalam proses pengambilan keputusan.
• Jika dipandang dari sudut pandang perusahaan : ada
kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan
penyampaian informasi ke level yg lebih tinggi,
karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur 32
komunikasi berpotensi timbul kesalahpahaman.
 KOMUNIKASI INFORMAL / SELENTINGAN
Komunikasi yang dilakukan oleh individu di dalam organisasi
tanpa mengindahkan posisinya dalam organisasi.
Selentingan (Grapevine) : metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke
orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa / formal (Stein, 1967).
CIRI SELENTINGAN :
1. Melalui interaksi mulut ke mulut,
2. Bebas dari kendala organisasi dan posisi,
3. Penyebaran cepat,
4. Melalui rantai kelompok,
5. Produk situasi bukan produk orang dalam organisasi,
6. Semakin cepat orang mengetahui peristiwa semakin cepat kemungkinan
menceritakannya pada orang lain,
7. Jika informasinya menarik, orag cenderung menyampaikan pada yang lain,
8. Pesan selentingan cenderung cermat/jeli (walau terkadang lebih dramatik dari yg
senyatanya),
9. Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi
bahkan bila rinciannya cermat,
10. Cenderung mempengaruhi organisasi (baik atau buruk).
33
CARA MENANGGAPI SELENTINGAN (Counter)
• Jagalah saluran komunikasi formal tetap terbuka yang
memberi kesempatan berlangsungnya komunikasi ke atas,
ke bawah, horisontal dan lintas saluran yang terus terang,
cermat, dan sensitif.
• Efektifkan hubungan komunikasi antara atasan dengan
bawahan.
• Sampaikan bahwa atasan mengerti dan menerima
informasi melalui selentingan tersebut (khususnya yang
menyangkut perasaan karyawan).

34
• Dalam jaringan komunikasi informal
orang – orang yang ada dalam suatu
organisasi tanpa memedulikan jenjang
hierarki, pangkat dan kedudukan / jabatan,
dapat berkomunikasi secara luas dan
leluasa. 35
 Manajer
Umum

Manajer Manajer Manajer

Pemasaran Produksi Keuangan

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

Penjualan Promosi Pabrik Penelitian Akuntansi Keuangan

KARYAWAN

36
 CARA MENGELOLA KOMUNIKASI
1. Penanganan Pesan-pesan Rutin
a. Mengurangi jumlah pesan untuk efektifitas dan efisiensi
b. Instruksi yg jelas.
c. Mendelegasikan tanggung jawab.
d. Melatih Petugas / Komunikator.
2. Penanganan krisis komunikasi
Communication skills akan diuji pada saat organisasi
mengalami krisis komunikasi.
a. Perlu penanganan segera.
b. Diam atau katakan apa yang terjadi
sesegera mungkin. 37
MENINGKATKAN KETERAMPILAN
KOMUNIKASI
• Membaca apa saja yg
dapat meningkatkan
keterampilan
berkomunikasi.
• Mendengarkan
percakapan orang lain
dengan penuh perhatian,
sehingga menjadi
seorang pendengar yang
baik.
• Melakukan
percakapan/pembicaraan
dengan orang lain
dengan cara yg menarik.

38
Lanjutan ...

• Berlatih melakukan
wawancara dengan
orang lain.
• Berdiskusi dengan
kelompok kecil dalam
unit organisasi. 39

• Berpidato dan
presentasi dalam suatu
forum tertentu.
• Berlatih menulis aneka
surat, memo, dan
laporan.