BAB 17:

MENGURUS KOMUNIKASI
KOMUNIKASI ADALAH TUGAS
PENGURUS
Persekitaran perniagaan yang kompleks

bergantung pada komunikasi yang berkesan

hari ini

Pengurus menghabiskan 80% daripada hari mereka untuk

berkomunikasi dalam organisasi perniagaan bersama tenaga
pekerjanya.

Penggunaan media sosial oleh pengurus untuk

berkomunikasi dengan pekerja semakin meningkat
17.1 PENGURUS SEBAGAI
JOHAN KOMUNIKASI
APAKAH ITU KOMUNIKASI ?
Merupakan proses pertukaran maklumat dan difahami
oleh seseorang, kumpulan dan organisasi
(penghantar)kepada seseorang, kumpulan dan
organisasi (penerima) yang lain melalui media tertentu
dengan niat untuk memotivasikan atau mempengaruhi
tingkah laku.

Pengurus menganggap komunikasi

sebagai kemahiran paling kritikal
mereka dan merupakan salah satu
tanggungjawab utama.
17.2 MODEL KOMUNIKASI
 ELEMEN DALAM MODEL KOMUNIKASI :
ENKOD: Maklumat,idea atau pandangan yang diterjemahkan dalam
bentuk-bentuk yang difahami oleh orang lain sama ada
menggunakan perkataan, bahasa atau simbol untuk mengarang mesej
dan pilih saluran komunikasi
DEKOD: Mesej diterima dan diterjemahkan atau ditafsirkan oleh
penerima untuk memberi maksud mesej tersebut
MESEJ: Maklumat, idea atau pandangan yang datangnya dari minda
penghantar dan cuba disampaikan kepada pihak lain
SALURAN: Medium yang menghantar mesej seperti panggilan telefon,
blog atau mesej teks
MAKLUM BALAS: Membalas mesej daripada penerima sebagai tindak
balas kepada pengirim komunikasi
TUJUAN MENDORONG
KOMUNIKASI
Cabaran komunikasi:
Menyatukan orang di sekeliling dengan tujuan
yang sama
Menyampaikan visi, misi dan nilai organisasi
VISI : Matlamat pada masa depan yang
menarik dan ideal tetapi tidak mudah
dicapai
Memujuk dan mempengaruhi orang lain untuk
bertindak bagi mencapai misi
 Berkomunikasi untuk tujuan
memujuk dan mempengaruhi
Mempraktikkan seni pujukan
> Mewujudkan kredibiliti dan kepercayaan
> Membina matlamat atas dasar yang sama
> Berhubung secara emosi
> Menggunakan berbilang media untuk menghantar
mesej penting
Kebimbangan komunikasi: Tahap ketakutan
atau kebimbangan seseorang individu dikaitkan
dengan komunikasi interpersonal
 IKLIM KOMUNIKASI TERBUKA

Komunikasi terbuka: Berkongsi semua jenis maklumat di

seluruh organisasi, merentasi sempadan fungsi dan hierarki
Rangkaian berpusat: Satu ahli pasukan yang
berkomunikasi melalui satu individu
Rangkaian terdesentralisasi: Orang ramai berkomunikasi
secara bebas dengan ahli pasukan lain
17.3 RANGKAIAN KOMUNIKASI Rangkaian Tidak
Rangkaian Berpusat Berpusat
HIERARKI KEKAYAAN
SALURAN Kekayaan Saluran : Jumlah maklumat yang boleh
dihantar semasa berkomunikasi.

Kapasiti saluran maklumat dipengaruhi oleh TIGA ciri :

1. Keupayaan untuk mengendalikan pelbagai jenis
maklumat secara serentak.
2. Keupayaan untuk memudahkan maklum balas dua
hala yang cepat.
3. Keupayaan untuk mewujudkan fokus peribadi untuk
berkomunikasi.
17.4 KESINAMBUNGAN KEKAYAAN
SALURAN KEKAYAAN
SALURAN TINGGI
KELEBIHAN
Topik yang kompleks 1.KOMUNIKASI KEKURANGAN
Tiada rekod kekal
Peribadi
Dua hala
BERSEMUKA Spontan
Maklum balas yang cepat 2.VIDEO/PERSIDANGAN Sukar untuk disebarkan

3.TELEFON
4.MESEJ ELEKTRONIK(E-
KELEBIHAN MAIL,TWITTER,BLOG) KEKURANGAN
Topik mudah Tidak peribadi
5.SURAT & MEMO
Rekod kekal Satu hala
Terancang 6.LAPORAN/BERITA Maklum balas yang lambat
Mudah untuk disebarkan
KEKAYAAN
SALURAN RENDAH
KOMUNIKASI
ELEKTRONIK
Elakkan menggunakan komunikasi
elektronik dalam beberapa situasi :-

Apabila marah
Apabila mesej kita akan disalah faham/salah tafsir
Apabila kita mahu membatalkan
sesuatu atau meminta maaf
Apabila kita mahu menegur atau mengkritik
 MEMILIH SALURAN
YANG SESUAI
Pemilihan saluran bergantung sama ada
mesej itu secara rutin atau bukan rutin

Mesej bukan rutin biasanya samar-samar,membimbangkan

peristiwa novel dan mempunyai potensi besar untuk salah faham.

Mesej rutin menyampaikan pengurus maklumat yang sudah bersetuju

dan memahami seperti data atau statisitik
 Pendekatan yang
yakin & positif BERKOMUNIKASI
TEKNIK : DENGAN BERTERUS
Gunakan "penyataan saya"
Berpegang pada fakta dan TERANG
bukannya penghakiman
Jelas, spesifik dan langsung
dalam permintaan anda
 Perbualan Organisasi : Satu bentuk
komunikasi yang dinamik bercirikan dengan
pertukaran memberi dan menerima
maklumat

BERTANYA SOALAN
Bertanya soalan boleh Membina kepercayaan dan
keterbukaan antara pengurus
memberi manfaat kepada
dan pekerja
pengurus dan pekerja
Membina kemahiran
berfikir kritis

Merangsang minda dan memberi

peluang kepada orang ramai
untuk membuat perubahan
 Mendengar kepada pekerja dan
pelanggan adalah penting

Maklumat dalam organisasi

mengalir dari bawah ke atas

Pengurus hari ini mengetahui

kepentingan maklum balas

Mendengar : Kemahiran memahami

MENDENGAR kedua-dua fakta dan perasaan

untuk mentafsir makna tulen mesej
17.5 SEPULUH KUNCI
KEPADA
PENDENGARAN
YANG BERKESAN

KOMUNIKASI BUKAN LISAN

Mesej yang dihantar melalui tindakan dan tingkah laku
manusia
1. sebagai tambahan kepada perkataan,tingkah
laku,penampilan,tindakan dan sikap adalah simbolik
kepada nilai seseorang dan harapan orang lain.
2. manusia akan keliru apabila isyarat bukan lisan
bercanggah dengan kata-kata
Isyarat komunikasi secara bersemuka dan peratusan relatif
dalam penyampaian mesej:
- isyarat lisan : perkataan sebenar yang diungkapkan (7%)
- isyarat vokal :nada dan suara seseorang (38%)
- ekspresi muka (55%)
KOMUNIKASI DI
TEMPAT KERJA
Tiga elemen komunikasi di tempat kerja
1. menggunakan media sosial untuk
meningkatkan komunikasi dalaman dan
luaran.
2. menggunakan saluran komunikasi peribadi
dan tidak formal
3. mewujudkan saluran komunikasi formal
 MEDIA SOSIAL
Beberapa aplikasi yang diwujudkan dengan berasaskan Internet yang
membenarkan penciptaan dan pertukaran kandungan yang dijana pengguna.

untuk kegunaan syarikat :

1. kerjasama secara berkumpulan
2. mendengar kemahuan pelanggan
3. berkomunikasi kepada pelanggan
4. melibatkan pekerja
RANGKAIAN KOMUNIKASI PERIBADI
Kaedah penyebaran maklumat yang wujud bersama saluran
formal dalam organisasi tetapi mungkin melangkau tahap
hierarki,merentasi rantaian arahan menegak untuk
mengabungkan hampir semua orang dalam organisasi.
JENIS-JENIS RANGKAIAN KOMUNIKASI PERIBADI

Rangkaian peribadi : memperoleh dan memupuk hubungan

peribadi yang merentas jabatan,hierarki dan sempadan organisasi

Grapevine : Tidak formal,komunikasi secara bersemuka

yang tidak rasmi dalam sesebuah organisasi

Komunikasi Bertulis
17.6 Rangkaian Komunikasi Organisasi
 Saluran Komunikasi Formal
Saluran komunikasi formal: kaedah komunikasi yang mengalir dalam rantai
perintah atau tanggungjawab tugas yang ditakrifkan oleh organisasi

-Komunikasi dari atas ke bawah:

mesej dihantar daripada pengurusan atasan ke bawahan
-Komunikasi dari bawah ke atas:
mesej yang mengalir dari peringkat bawahan ke peringkat lebih tinggi dalam hierarki
organisasi
-Komunikasi mendatar:
pertukaran sisi atau pepenjuru mesej antara rakan sebaya atau rakan sekerja dan
termasuk komunikasi pasukan
17.7 Komunikasi dari bawah ke atas, atas ke bawah
dan mendatar dalam organisasi
Sekian,
Terima
Kasih!