PENGAJIAN PERNIAGAAN KERTAS 2 (946/2) TEMA (B) : PENGURUSAN BAB 6: PENGURUSAN

SUB-TOPIK

6.1 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN

6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 Fungsi pengurusan Konsep keberkesanan dan kecekapan Peranan Pengurus Pendekatan pemikiran pengurusan

6.2 KEMAHIRAN PENGURUSAN 6.2.1 Peringkat pengurusan 6.2.2 Jenis-jenis kemahiran pengurusan 6.3 PERANCANGAN

6.3.1 Jenis-jenis perancangan

6.3.2 Proses perancangan 6.3.3 Alat-alat perancangan 6.3.4 Perancangan strategik

6.4 PENGORGANISASIAN

6.4.1 Reka bentuk organisasi

6.4.2 Proses penjabatanan 6.4.3 Konsep pengorganisasian

6.5 KEPIMPINAN 6.5.1 Jenis kuasa 6.5.2 Jenis-jenis kepimpinan

6.5.3 Gaya kepimpinan

6.5.4 Pemimpin dan pengurus 6.5.5 Pemimpin formal dan tidak formal 6.5.6 Motivasi 6.5.6 Pasukan

6.5.8 Pengurusan stres

6.6 PENGAWALAN 6.6.1 Jenis kawalan 6.6.2 Proses kawalan 6.6.3 Kaedah kawalan

6.6.4 Alat-alat kawalan

Objektif 6.1.a Mentakrifkan maksud pengurusan dan menjelaskan kepentingannya. MAKSUD PENGURUSAN: ~ Satu proses ~ menentukan dan mencapai matlamat ~ dengan menggemblengkan sumber-sumber organisasi yang ada ~ dan melaksanakan fungsi POLC (Planning = Perancangan , Organising= Pengorganisasian, Leadership= Kepimpinan & Controlling=Pengawalan)

KEPENTINGAN PENGURUSAN

1. Penyelarasan Sumber 2. Penggunaan Sumber Secara Berkesan 3. Pencapaian Matlamat Organisasi 4. Mengurangkan Pembaziran

1. Penyelarasan Sumber Stp organisasi ada byk sumber yang perlu disusun dan diagih penggunaannya agar ianya diguna dengan cekap dan berkesan (tidak terbazir). Sumber ini terbahagi kepada sumber manusia dan bukan manusia. Pengurus mempunyai autoriti dlm memberi tugas kpd pekerja utk mengendalikan sumber-sumber mengikut kesesuaian tahap pengetahuan, kemahiran dan kecekapan pekerja.

2. Penggunaan Sumber Secara Berkesan Utk membolehkan organisasi mencapai matlamat yg telah ditetapkan. Semakin tinggi tahap penglibatan semua pihak melaksanakan proses pengurusan dengan efektif dan berkesan MAKA semakin berkesan penggunaan sumbersumber organisasi.

3. Pencapaian Matlamat Organisasi Pengurusan yang teratur dan sistematik membantu semua pihak dlm organisasi bekerja ke arah pencapaian matlamat . Pengurusan yang baik membantu semua pihak melaksanakan tugas masing-masing dengan baik.

4. Mengurangkan Pembaziran Pengurusan yang cekap jimat kos membolehkan organisasi beroperasi pd tahap optimum. Membantu organisasi utk berada terus dlm pasaran kerana berdaya saing yang tinggi.

Objektif 6.1.b Menjelaskan fungsi pengurusan merangkumi perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan.

6.1.1 FUNGSI PENGURUSAN

POLC

PERANCANGAN
(P-Planning)

PENGAWALAN
(C-Controlling)

PENGORGANISASIAN (O-Organising)

KEPIMPINAN (L-Leadership)

Objektif 6.1.b Menjelaskan fungsi pengurusan merangkumi perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan. PERANCANGAN (P Planning) Fungsi PERTAMA dlm pengurusan (asas kpd fungsi-fungsi lain) Pd tahap ini, matlamat organisasi akan ditentukan. Matlamat peringkat bawahan (oat) iaitu objektif, alternatif dan tindakan akan dikenalpasti. Seterusnya langkah/ strategi yang akan dilaksanakan untuk mencapai matlamat organisasi akan dibentuk. Tahap perancangan ada 3 peringkat:
Atasan, Pertengahan, Bawahan

6.1.1 FUNGSI PENGURUSAN

PENGORGANISASIAN (O Organising) Fungsi KEDUA dlm pengurusan. Melibatkan proses menyusun tugas dan membahagikan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan pelan tindakan yang telah dirancang. Pd tahap ini, pengurusan akan membentuk struktur organisasi yang lengkap dan megagihkan tugas secara automatik kpd jabatan-jabatan utk dilaksanakan. Aktiviti-aktiviti yang menggalakkan hubungan positif antara jabatan yg terlibat dan penyelarasan dilaksanakan untuk mengalakkan masalah pertindihan tugas dan autoriti. Pengorganisasian perlu sistematik agar matlamat organisasi mudah tercapai.

KEPIMPINAN (L Leadership) Proses mempengaruhi dan memberi motivasi kpd pekerja untuk melakukan tugas supaya objektif organisasi dpt dicapai. Aktiviti yg terlibat: memberi tunjuk ajar, motivasi, beri bantuan serta kemudahan-kemudahan lain kpd pekerja agar produktiviti meningkat. Pengurus perlu mengamalkan gaya kepimpinan yang bersesuaian dgn sikap dan pemikiran para pekerja agar tingkah laku pekerja dpt dikawal dengan efektif dan efisyen. Relatifnya: matlamat organisasi akn mudah dicapai

PENGAWALAN (C CONTROLLING) Merujuk kepada aktiviti pemantauan pencapaian dengan memastikan segala tugas yang dirancang telah dilaksanakan sesuai dengan matlamat yang telah ditetapkan. Proses menilai prestasi organisasi dan mengambil tindakan pembetulan (jika perlu = pencapaian sebenar kurang dari yang dirancang).

Contoh: Sasaran capai untung RM100,000 pada bulan Jun 2013. Tapi pada hujung bulan Jun 2013, keuntungan cuma RM80,000. Langkah pembetulan/ penambahbaikan perlu dilakukan. Mungkin perlu perubahan pada rancangan asal.

Objektif 6.1.c Membincangkan konsep keberkesanan dan kecekapan pengurusan.

6.1.2 KONSEP KEBERKESANAN DAN KECEKAPAN

KEBERKESANAN (EFEKTIF= EFFECTIVENESS) Menurut Tom Peter: doing the right thing Pengurus / pekerja melaksanakan kerja YANG betul. Tugasan disempurnakan seperti yang diharapkan / mengikut matlamat. Contoh: Encik Alan telah melaksanakan tugasnya dalam masa dua minggu seperti yang diarahkan oleh ketuanya. Dalam kes ini, Encik Alan telah melaksanakan tugasnya dengan berkesan/ efektif. Hasil = Sasaran

KECEKAPAN (EFISYEN = EFFICIENCY) Menurut Tom Peter: doing things right Pengurus / pekerja melaksanakan kerja DENGAN betul. Berkaitan dengan penggunaan sumber / input yang sedia ada dengan optimum tanpa pembaziran (berkaitan dengan penjimatan kos). Tugasan disempurnakan melebihi matlamat yang telah ditetapkan. Contoh: Menggunakan sumber input yang sedia ada, Puan Julia telah berjaya mendapat jumlah jualan sebanyak RM1.2 juta melebihi sasaran yang cuma RM1 juta sahaja. Dalam kes ini Puan Julia telah melaksanakan tugasnya dengan cekap/ efisyen.

Hasil > Sasaran

KAITAN ANTARA KEBERKESANAN DAN KECEKAPAN KEBERKESANAN doing the right thing Melaksanakan kerja YANG betul Hasil = Sasaran KECEKAPAN doing things right Melaksanakan kerja DENGAN betul. Hasil > Sasaran

Pengamalan kedua konsep akan membolehkan matlamat organisasi dicapai. Perbezaannya: KESAN daripada matlamat yang telah dicapai. KEBERKESANAN membolehkan matlamat organisasi tercapai. Sebaliknya KECEKAPAN bukan sahaja membolehkan matlamat tercapai, ianya juga membantu organisasi memaksimumkan produktiviti dan meminimumkan kos pengeluaran.

6.1.3 PERANAN PENGURUS

Objektif 6.1.d Menerangkan peranan pengurus dalam sesebuah organisasi mengikut Teori Mintzberg, iaitu antara perorangan (interpersonal), peranan bermaklumat (informational), dan pembuatan keputusan (decision making).

PERANAN PENGURUS (TEORI MINTZBERG)

Antara Perorangan (Interpersonal) Peranan Bermaklumat (Informational) Pembuatan Keputusan (Decision Making)

PERANAN PENGURUS (TEORI MINTZBERG)

ANTARA PERORANGAN (Interpersonal) 1. Orang Terpenting (Figurehead) 2. Pemimpin 3. Penghubung PERANAN BERMAKLUMAT (Informational) 1. Pemantau/ Pengawas 2. Penyampai 3. Jurucakap

PEMBUATAN KEPUTUSAN (Decision Making) 1. Usahawan 2. Pengawal Gangguan 3. Pembahagi/ Pengagih Sumber 4. Perunding

ANTARA PERORANGAN (INTERPERSONAL)

(1)

ORANG TERPENTING (FIGUREHEAD) Pengurus adalah wakil dlm jabatan. Perlu memperbaiki dan membina keyakinan dlm bidang ini dengan imej, tingkahlaku dan reputasinya. Perlu juga memupuk sikap rendah diri, berempati dan menjadi teladan kpd para stafnya.

(2) PEMIMPIN Pengurus = ketua dalam organisasi Berperanan memberi motivasi dan arahan kpd staf bawahannya. (3) PENGHUBUNG Pengurus = penghubung antara organisasi dgn pihak luar (pembekal, pelanggan, pelabur,bank dll) juga perantara pihak bawahan dan pihak pengurus (atasan) Mendapat maklumat penting dpd pihak luar yg memberi keuntungan kpd organisasi.

PERANAN BERMAKLUMAT (INFORMATIONAL)

(1) PEMANTAU/ PENGAWAS Pengurus perlu peka kpd perubahan persekitaran dalaman dan luaran organisasi agar dapat mencari maklumat berguna untuk manafaat organisasi (mencari peluang untuk direbut). Maklumat boleh diperolehi melalui perbincangan, laporan dan mesyuarat.

(2)
PENYAMPAI Pengurus perlu menyampai maklumat dan arahan kpd staf bawahan dengan jelas dan tepat agar mereka dapat melaksanakan tugas dengan berkesan.

(3) JURUCAKAP Pengurus perlu menyampai maklumat kepada orang lain di luar organisai. Perlu menjaga reputasi organisasi.

PEMBUATAN KEPUTUSAN (DECISION MAKING)

(1)

USAHAWAN
Pengurus akan menjana idea baharu, menggembleng faktor-faktor pengeluaran, menanggung risiko dan ketidakpastian, serta bijak merebut peluang perniagaan yang wujud.

(2) PENGAWAL GANGGUAN

Persekitaran perniagaan sentiasa berubah dan boleh menjadi gangguan kepada pencapaian matlamat organisasi.
Seorang pengurus perlu bijak menangani gangguan ini agar ianya tidak memberi kesan serius kepada organisasi dan menggagalkan pencapaian matlamat yg telah dittpkan.

(3) PEMBAHAGI / PENGAGIH SUMBER Pengurus akan membahagi dan mengagih sumber kepada pekerjanya berdasarkan kepada peruntukan dan kesesuaian sstu aktiviti.

(4) PERUNDING Pengurus memerlukan maklumat yang tepat, lengkap dan terkini utk memastikan proses perundingan mencapai matlamat yg telah ditetapkan oleh pihak pengurusan. Melibatkan hubungan pengurus dengan pihak lain

Pengurus adalah wakil kpd pihak organisasi dan diberi autoriti dalam membuat sesuatu keputusan dan perbincangan di meja perundingan.

KERJA RUMAH: Bersedia untuk topik: 6.1 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN 6.1.4 Pendekatan Pemikiran Pengurusan Buat nota ringkas dalam buku nota poket Genie In My Pocket (GIMP)