MANAGING

COMMUNICATION

Anggota Kelompok 3 :
1. Vanya Diandra Putri F0222188
2. Wakhid Rizki F0222194
3. Yovinta Widiasari F0222198
4. Zaki Fadhlan F0222202
5. Fistama Yovanera F0222208

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Sebelas Maret Surakarta

2022
A. Sifat dan Fungsi Komunikasi

Komunikasi adalah transfer dan pemahaman makna. transfer makna terjadi Jika
informasi atau ide tersampaikan maka komunikasi sudah terjadi. Pembicara yang tidak
didengar atau penulis yang bahannya tidak dibaca maka belum terjadinya berkomunikasi.
Kemampuan berkomunikasi secara efektif merupakan keterampilan yang harus dikuasai oleh
setiap orang yang ingin menjadi manajer yang efektif.

Komunikasi dibagi menjadi dua yaitu:

1. Komunikasi interpersonal adalah Komunikasi antara dua orang atau lebih.

2. Komunikasi organisasional adalah Semua pola, jaringan, dan sistem komunikasi
dalam suatu organisasi.

Fungsi Komunikasi

Komunikasi bertindak untuk mengontrol perilaku karyawan dalam beberapa cara.

Seperti yang kita ketahui organisasi memiliki hierarki otoritas dan pedoman formal yang
diharapkan diikuti oleh karyawan. Misalnya, ketika karyawan diminta untuk
mengomunikasikan keluhan terkait pekerjaan apa pun kepada manajer langsung mereka harus
mengikuti deskripsi pekerjaan mereka, atau untuk mematuhi kebijakan perusahaan,
komunikasi digunakan untuk mengontrol. Komunikasi informal juga mengontrol perilaku.
Ketika kelompok kerja menggoda anggota yang mengabaikan norma dengan bekerja terlalu
keras, mereka secara informal mengendalikan perilaku anggota.

Selanjutnya, komunikasi bertindak untuk memotivasi dengan menjelaskan kepada

karyawan apa yang harus dilakukan, seberapa baik yang mereka lakukan, dan apa yang dapat
dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika tidak sesuai.

Kelompok kerja adalah salah satu sumber utama interaksi sosial. Komunikasi yang
terjadi di dalam kelompok merupakan mekanisme fundamental dimana anggota berbagi hal
tentang cara mengatasi atau mencari solusi dari pekerjaan mereka. Oleh karena itu,
memberikan pelepasan untuk ekspresi emosional perasaan dan untuk pemenuhan kebutuhan
sosial.
 B. Metode dan Tantangan Komunikasi Interpersonal

1. Metode

Proses komunikasi terdiri dari tujuh elemen. Pertama, pengirim memiliki pesan. Pesan adalah
tujuan yang ingin disampaikan. Encoding mengubah pesan menjadi simbol. Saluran adalah media
yang dilalui pesan. Decoding terjadi ketika penerima menerjemahkan ulang pesan pengirim.
Akhirnya, umpan balik terjadi.

Maka dari itu, manajer dapat mengevaluasi berbagai metode komunikasi menggunakan
feedback, kapasitas kompleksitas, potensi luas, kerahasiaan, kemudahan encoding, kemudahan
decoding, batasan ruang-waktu, biaya, kehangatan interpersonal, formalitas, kemampuan
memindai, dan waktu konsumsi.

Komunikasi nonverbal ditransmisikan tanpa kata-kata dan mencakup bahasa tubuh dan
intonasi verbal. Hambatan kognitif untuk komunikasi yang efektif termasuk informasi yang
berlebihan dan penyaringan. emosi, perbedaan sosial budaya, dan budaya nasional juga
menciptakan hambatan. Umpan balik, bahasa yang disederhanakan, mendengarkan secara aktif,
menahan emosi, dan mengamati isyarat nonverbal dapat membantu mengatasi hambatan.
2. Hambatan
Hambatan-hambatan yang ada pada komunikasi efektif yaitu :
a. Hambatan Kognitif : meliputi informasi yang berlebihan dan penyaringan
b. Hambatan Emosi
c. Hambatan Perbedaan Sosial Budaya (Sociocultural)
d. Hambatan Budaya Nasional

3. Mengatasi Hambatan
a. Menggunakan umpan balik : manajer dapat mengajukan pertanyaan dan meminta
penerima untuk menyatakan kembali pesan yang didapat dengan bahasa sendiri.
b. Menyederhanakan bahasa : manajer harus berkomunikasi dengan jelas dan
menggunakan istilah yang mudah dipahami oleh semua orang.
c. Mendengarkan secara aktif : mendengarkan secara aktif ditingkatkan dengan
mengembangkan empati dengan pengirim yaitu dengan menempatkan diri kita
pada posisi pengirim.

d. Membatasi emosi : manajer harus selalu berusaha menenangkan diri dan

mengendalikan emosi sebelum berkomunikasi.
e. Perhatikan isyarat nonverbal : Seorang komunikator yang efektif memperhatikan
isyarat nonverbalnya untuk memastikan bahwa mereka menyampaikan pesan yang
diinginkan.
Formal dan Informal

Komunikasi yang terjadi dalam lingkungan kerja organisasi tertentu disebut

komunikasi formal. Misalnya, ketika seorang manajer meminta seorang karyawan
untuk menyelesaikan tugas, ini adalah komunikasi formal.
Komunikasi informal adalah komunikasi organisasi yang tidak dibatasi oleh
hierarki organisasi. Ketika karyawan berbicara satu sama lain di restoran, saat mereka
berjalan melewati aula, atau ketika mereka berolahraga di fasilitas medis perusahaan,
mereka semua terlibat dalam interaksi informal

Sistem komunikasi informal melayani dua tujuan dalam sebuah organisasi:

1) Memungkinkan karyawan untuk memenuhi kebutuhan sosial mereka
2) Kinerja organisasi dapat ditingkatkan dengan menciptakan alternatif, seringkali
lebih cepat dan lebih efisien.

A. Arah Aliran

Ada 4 arah dalam komunikasi organisasi, yaitu :

1) Komunikasi Ke Bawah, komunikasi yang mengalir dari manajer ke karyawan yang
digunakan untuk membentuk, mengarahkan, mengkoordinasikan, dan mengevaluasi
karyawan.
2) Komunikasi ke Atas, adalah komunikasi yang mengalir dari karyawan ke manajer.
Biasanya komunikasi ke atas berupa laporan kinerja yang disiapkan oleh karyawan,
kotak saran, survei sikap karyawan, prosedur pengaduan, diskusi manajer-karyawan,
dan sesi kelompok informal di mana karyawan memiliki kesempatan untuk
mendiskusikan masalah dengan manajer mereka atau perwakilan tingkat atas.
3) Komunikasi horizontal/horizontal, yaitu komunikasi antar pegawai pada level organisasi
yang sama. Sering digunakan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi.
Biasanya digunakan oleh tim lintas fungsi.
4) Komunikasi diagonal adalah komunikasi lintas wilayah kerja dan tingkat organisasi.
Komunikasi diagonal sangat bermanfaat karena efisiensi dan kecepatannya. Email
membantu menggunakan komunikasi diagonal ini.
Jenis jenis jaringan komunikasi ada 3 yaitu :

1) Jaringan Rantai, komunikasi mengalir menurut rantai komando formal, baik

ke bawah maupun ke atas.

2) Jaringan Roda, mewakili komunikasi yang terjadi antara pemimpin yang kuat
dan dapat diidentifikasi dengan jelas dengan orang lain dalam kelompok kerja
atau tim. Pemimpin berfungsi sebagai penghubung yang dilalui oleh semua
komunikasi.

3) Komunikasi Semua Saluran, komunikasi mengalir bebas di antara semua

anggota tim kerja.
 B. The Grapevine

Salah satu pola komunikasi informal yang ada dalam organisasi adalah Grapevine atau
pola komunikasi buah anggur. Istilah pola komukasi ini diambil berdasarkan kemiripan
pola komunikasi ini dengan bentuk sebuah anggur yang bercabang-cabang dan tidak
beraturan.
Desain tempat kerja juga mempengaruhi komunikasi organisasi. Desain itu harus
mendukung empat jenis pekerjaan karyawan: fokus kerja, kolaborasi, pembelajaran, dan
sosialisasi. Dalam setiap keadaan ini, komunikasi harus dipertimbangkan.
Pola komunikasi dapat dikatakan termasuk pola komunikasi grapevine jika memiliki 3
karakteristik berikut:
1. Komunikasi tidak dikendalikan oleh manajer
2. Biasanya diterima oleh para karyawan sebagai hal yang lebih dipercaya
dibandingkan dengan hal-hal yang dikeluarkan oleh perusahaan
3. Biasanya digunakan untuk mengakomodir kepentingan sekelompok
4. Desain & Komunikasi Tempat Kerja

Faktor lain yang mempengaruhi komunikasi organisasi adalah desain tempat kerja.
Bagaimana ruang kerja kantor itu dirancang dan dikonfigurasi dapat memengaruhi komunikasi
yang terjadi serta memengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan.
Penelitian menunjukkan bahwa desain tempat kerja harus berhasil mendukung empat jenis
pekerjaan karyawan: pekerjaan terfokus, kolaborasi, pembelajaran, dan sosialisasi.
Komunikasi Di Era Internet Dan Media Sosial

Perubahan teknologi telah menjadi sumber signifikan dari ketidakpastian lingkungan

yang dihadapi organisasi, perubahan teknologi yang sama ini memungkinkan manajer untuk
berkoordinasi upaya kerja karyawan dengan cara yang lebih efisien dan efektif. Teknologi
Informasi (IT) kini menyentuh hampir setiap aspek bisnis perusahaan. Implikasi untuk
bagaimana, di mana, dan kapan manajer berkomunikasi sangat mendalam.
 Lingkungan kerja 24/7
IT telah memungkinkan untuk tetap terhubung dan secara mendasar mengubah cara
anggota organisasi berkomunikasi. Hal ini memberi orang-orang dalam suatu organisasi akses
penuh kapan saja, di mana saja.
 Bekerja kapan saja, di mana saja
Karyawan dapat berkomunikasi dari mana saja saat bekerja melalui perangkat komputasi
seperti smartphone, komputer, laptop, iPad, dan perangkat komunikasi berukuran saku
lainnya.
 Media sosial
Media sosial yang ada saat ini sangat bermanfaat dalam komunikasi organisasi.
Contohnya ketika karyawan dapat mengirim dan menerima ratusan email bisnis setiap
hari. Manajer tidak hanya menyampaikan informasi penting, tetapi juga memulai
percakapan yang bermanfaat di mana karyawan dapat berbagi pengalaman dan
memberikan saran untuk menciptakan keunggulan kompetitif melalui sosial media.

 Menyeimbangkan plus dan minus

Komunikasi dan pertukaran informasi antar anggota organisasi tidak lagi

dibatasi oleh geografi atau waktu. Upaya kerja kolaboratif di antara individu dan tim
yang tersebar luas, berbagi informasi, dan integrasi keputusan dan kerja di seluruh
organisasi memiliki potensi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.

 Memilih media yang tepat

Sekarang menjadi penting bagi manajer untuk memahami situasi di mana satu
atau lebih media memfasilitasi komunikasi yang efektif. Media elektronik—media
sosial, email, dan pesan instan—semuanya merupakan metode yang efektif dan
efisien untuk mengomunikasikan informasi yang relatif mudah kepada satu atau lebih
individu. Misalnya, komunikasi elektronik sesuai untuk mengumumkan waktu
pertemuan, lokasi, dan gambaran umum dari agenda.
Isu Komunikasi Dalam Organisasi Saat Ini

Menjadi komunikator yang efektif dalam organisasi saat ini berarti mengelola
komunikasi di dunia yang terhubung secara digital, mengelola sumber daya pengetahuan
organisasi, berkomunikasi dengan pelanggan, mengumpulkan umpan balik dari karyawan,
dan berkomunikasi secara etis.

Tantangan terbesar dalam berkomunikasi di dunia yang terhubung secara digital

adalah masalah hukum dan keamanan dan kurangnya interaksi pribadi. Organisasi dapat
mengelola pengetahuan dengan memudahkan karyawan untuk berkomunikasi dan berbagi
pengetahuan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk belajar dari satu sama lain bagaimana
bekerja lebih efektif dan efisien.

Komunikasi dengan pelanggan merupakan masalah manajemen yang penting. Cara

Anda berkomunikasi dengan pelanggan memiliki dampak besar pada seberapa puas mereka
dengan layanan Anda dan seberapa besar kemungkinan mereka akan kembali.

Manajemen harus menjelaskan bagaimana proposal harus ditinjau dan umpan balik
mengenai kesesuaian proposal harus dibagikan. Komunikasi etis dapat difasilitasi melalui
pedoman yang jelas dan menjawab pertanyaan yang memaksa komunikator untuk
memikirkan pilihan komunikasi yang mereka buat dan konsekuensi dari pilihan tersebut.
Menjadi Komunikator Yang Lebih Baik

 Mengasah Keterampilan Persuasi

Keterampilan persuasi memungkinkan seseorang untuk mempengaruhi orang lain untuk

mengubah pikiran atau perilaku mereka. Seperti cara meyakinkan investor untuk
menanamkan modalnya pada perusahaan kita.

 Mengasah Keterampilan Berbicara

Keterampilan berbicara mengacu pada kemampuan untuk mengkomunikasikan informasi

dan ide dengan berbicara sehingga orang lain akan mengerti. Menghadiri presentasi
profesional bisnis yang sukses atau menontonnya secara online adalah titik awal yang baik.

 Mengasah Keterampilan Menulis

Keterampilan menulis memerlukan komunikasi yang efektif dalam teks yang paling
sesuai untuk audiensnya. Seringkali, pesan email atau memo tertulis yang dibuat dengan
buruk adalah hasil dari terburu-buru

 Mengasah Keterampilan Membaca

Keterampilan membaca memerlukan pemahaman tentang kalimat dan paragraf tertulis

dalam dokumen terkait pekerjaan. Jika keterampilan membaca Anda tidak sesuaibaik dalam
pemahaman atau kecepatan jangan takut untuk mendaftar ke kelas peningkatan membaca.
 Referensi
Robbins, Stephen P., and Mary Coulter, Management 14th Edition : Chapter 14, Pearson
Education, Inc., New Jersey: 2018