Pertemuan Ke- 4

ORGANISASI DAN
KOMUNIKASI BISNIS
 SUB POKOK BAHASAN
• Komunikasi Bisnis dalam Sebuah
Organisasi
• Proses Komunikasi Organisasi =>
Corporate Communication
• Saluran Komunikasi Formal dan Informal
• Peran Komunikasi Kolaboratif
• Hambatan Komunikasi
 Organisasi
• Organisasi (organization) berasal dari
istilah latin Organizare => to form as or
into a whole consisting of interdependent
or coordinated parts.
• ”Membentuk sebagai atau menjadi
keseluruhan dari bagian-bagian yang
saling tergantung atau terkoordinasi.”
 Definisi Organisasi
• Suatu sistem yang mapan dari
sekumpulan orang yang bekerjasama
untuk mencapai tujuan bersama, melalui
suatu jenjang kepangkatan dan
pembagian tugas.
• Sarana manajemen mengkoordinasikan
sumber daya melalui pola struktur formal
dari tugas dan wewenang.
 Manajemen dan Organisasi

• Tujuan organisasi TIDAK

MUNGKIN tercapai tanpa
manajemen
• Manajemen TIDAK MUNGKIN
ada tanpa organisasi
 Sistem Organisasi
• Ada pembagian tugas dan tanggung
jawab
• Adanya pusat kekuasaan
• Adanya substitusi sumber daya manusia
• Ada ketergantungan antar anggota atau
unit organisasi
• Adanya koordinasi antar komponen
• Adanya interaksi yang berulang-ulang
 Peran Komunikasi Bisnis
• Bentuk komunikasi apa yang terjadi dalam
sebuah organisasi
• Metode dan Teknik apa yang dipakai
• Media apa yang dipakai
• Bagaimana terjadinya proses komunikasi
• Faktor apa saja penghambatnya
 Tujuan Komunikasi Bisnis
• Komunikasi Bisnis bertujuan memperbaiki
manajemen dalam sebuah organisasi
• Menguasai komunikasi organisasi berarti
menjadi manajer yang lebih baik dan lebih
efektif.
• Menjadi landasan kuat dalam menapak
karier seorang manajer dalam organisasi
 Komunikasi Organisasi
• Penyampaian dan penafsiran pesan
dalam unit-unit yang ada dalam suatu
organisasi.
• Proses Komunikasi antara Pengirim dan
Penerima Pesan :
Gagasan => Pesan => Dikirimkan =>
Diterima => Ditafsirkan => Umpan balik
Communication Model Expanded

Sending Channel Decoding

Stimulus Encoding B
A Understanding
R
Understanding
R
Encoding
I
Decoding E
R
S

Feedback Channel
Person A Person B
 Fungsi Komunikasi Bisnis
• Informatif
Petunjuk pelaksanaan mengenai pekerjaan,
tujuan unit kerjanya, aturan yang berlaku,
standar kerja.
• Pengendali
Pengendalian manajemen dan pengaturan
perusahaan atau organisasi bisnis
• Persuasif
Penerimaan gagasan, jalan pikiran dan
penugasan dalam unit kerjanya.
Bagaimana memilih saluran
komunikasi bisnis?

Memilih saluran terbaik untuk

mengirimkan pesan tergantung pada
kepentingan pesan, umpan balik yang
diinginkan, kebutuhan akan catatan
permanen,biaya, dan derajat formalitas
yang diperlukan.

12
 Saluran Komunikasi Bisnis
• Formal
Aliran informasi yang mengikuti rantai
komando dalam struktur organisasi.
Didasarkan pada bagan atau struktur
organisasi yang ada dalam perusahaan.

• Informal
Aliran informasi tidak mengikuti struktur
organisasi yang ada. Tercipta akibat adanya
hubungan antar individu.
 JENIS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

• KOMUNIKASI FORMAL
Komunikasi yang berjalan secara formal
melalui kerangka Struktur Organisasi.

• KOMUNIKASI INFORMAL
Komunikasi yang berjalan melalui “jalur
tersembunyi” dalam organisasi.
 Komunikasi Formal
• Komunikasi Superior-Subordinate
(Atasan-Bawahan)
• Komunikasi Subordinate- Superior
(Bawahan-Atasan)
• Komunikasi antara orang-orang yang
setingkat : Interaktif
 Saluran Komunikasi
• Komunikasi formal :
– mengikuti garis hirarki atau jabatan
• Tiga arah komunikasi formal :
– Downward : dari pengambil keputusan ke
karyawan; Contoh : Kebijakan, rencana,
strategi, instruksi dan prosedur
– Upward : dari pekerja kepada pimpinan;
Contoh : laporan kerja, dan usulan
perbaikan
– Horizontal : sesama karyawan/level yang
sama; Contoh : Meeting, e-mail, dan memo
16
 Saluran Komunikasi

• Komunikasi informal (grapevine) :

– berdasarkan hubungan sosial
– karyawan sering bersosialisasi saat makan
siang, istirahat atau pulang kantor.
– bila banyak informasi yang beredar melalui
informal artinya komunikasi formal tidak
efektif
• Keuntungan :
– informasinya lebih cepat dan efektif
– bisa mengekspresikan pendapat tanpa ragu-
ragu

17
 Masalah Komunikasi Formal
• Terlalu banyaknya jumlah informasi
dalam aliran informasi:
1. Overload
2. Distortion & Omission
• Lingkungan Kerja yang menimbulkan
kesulitan dalam komunikasi.
• “Mata Rantai” terlalu panjang.

18
 Komunikasi Informal
Ciri : Penyebarannya cepat sekali, sebab:
– Terjadi secara berantai
– Tidak dibatasi oleh Struktur Organisasi
–
Bentuk Jaringan:
1. Single Strand
2. Gossip (semua)
3. Probability (acak)
4. Cluster (pilih-pilih)

19
 Proses Komunikasi
• Komunikasi Internal
Pertukaran gagasan diantara unit-unit
organisasi baik secara vertikal, horisontal
maupun diagonal.
• Komunikasi Eksternal
Pertukaran gagasan antara pimpinan
perusahaan atau unit kerja dengan pihak
di luar organisasi.
 Komunikasi Vertikal
• Komunikasi yang terjadi dari pimpinan ke staf
atau sebaliknya dan bersifat two way traffic.

• Downward Communications : instruksi,

petunjuk, informasi, penjelasan, perintah,
pengumuman, rapat, memo, majalah internal.

• Upward Communications : laporan, saran-

saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, milis.
 Komunikasi Horisontal

• Komunikasi antar sesama anggota staf,

baik dalam unit kerja yang sama maupun
unit kerja yang berbeda.

• Biasanya berlangsung tidak formal.

• Sumber politik kantor : rumor dan gosip.

 Komunikasi Diagonal

• Komunikasi antara pimpinan

unit/seksi dengan pegawai
unit/seksi lainnya.

• Bisa berlangsung formal maupun

informal.
 Peran (Role Player)
• Peranan Antar Personal
Tokoh, Pemimpin, Penghubung
• Peranan Informasional
Monitor, Penyebar, Juru Bicara
• Peranan Pengambil Keputusan
Wiraswasta, Pengendali gangguan,
Penentu sumber, Perunding.
 Model Area Komunikasi
• Area 1 = Open Area (diketahui diri sendiri
dan diketahui pula oleh orang lain).
• Area 2 = Blind Area (tidak diketahui diri
sendiri, tetapi diketahui orang lain).
• Area 3 = Hidden Area (diketahui diri
sendiri tetapi tidak diketahui orang lain).
• Area 4 = Unknown Area (tidak diketahui
diri sendiri maupun orang lain).
 Komunikasi Eksternal
• Kegiatan Kehumasan
• Komunikasi dari Organisasi kepada publik
untuk menciptakan citra yang baik
• Komunikasi dari Publik kepada Organisasi
untuk kerjasama dan harapan.
 Komunikasi Kolaboratif
• Semua karyawan melakukan proses komunikasi
efektif untuk kepentingan perusahaan.
• Relationship oriented – networking
• Service Focus
• Customer Commited
• Facilitative
• Forward Thinking
• Value Added
• Team Driven
 Hambatan Komunikasi
• Hambatan Teknis
- Ketiadaan Rencana dan Prosedur Kerja
- Kurangnya Informasi dan Penjelasan
- Kurangnya Ketrampilan Membaca
- Pemilihan Media (saluran) kurang tepat
• Hambatan Semantik
- Berkaitan dengan soal bahasa
• Hambatan Manusiawi
- Terkait dengan emosi, prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan dan ketidakmampuan panca indra.
 Media Komunikasi
Manager- Subordinate
• Oral Communication
(Komunikasi Lisan)

• Written Communication
(Komunikasi Tertulis)

• Non-verbal Communication
(Komunikasi Non-verbal)
29
 Strategi Mengatasi Rumor

• Refutation

• Retrieval Cue

• Storage Cue

• No Response

30
 Hambatan Komunikasi Bisnis
• Iklim komunikasi tertutup, karyawan sedikit
mengetahui tentang perusahaan, informasi
dikuasasi oleh pemimpin.
• Struktur organisasi yang besar dan
berjenjang, distorsi, penyampaian tertunda,
persepsi berbeda.
• Filtering, pesan dirubah, diperpendek atau
diperpanjang.

31
 Hambatan Komunikasi Bisnis

• Tidak percaya, merasa diperdaya,

dimanipulasi atau diperlakukan dengan
tidak adil.
• Rivalitas antar karyawan, saling
merahasiakan informasi yang bisa
menguntungkan orang lain.
• Status dan power.

32
 Mengatasi Hambatan Komunikasi Bisnis

• Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong

masukan dan feedback dari karyawan
• Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi
layer, informasi lebih cepat
• Mempromosikan komunikasi horisontal,
meningkatkan moral, menambah ide-ide.
• Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi
isu yang berkembang
• Membuat saluran formal seperti newsletter untuk
memuat berita/informasi perusahaan

33