MAKALAH KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Tugas ini diajukkan untuk memenuhi tugas kelompok

Mata Kuliah Komunikasi Bisnis
Dosen Pengajar : Dr. Rr. Rachmawati, SE., M.Si

Disusun Oleh :
Kelompok 3
Intan Fitri Fauzia A10180251
Zeany Cantika A10180269
Kelas : Komunikasi Bisnis – F

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Ekuitas

Kota Bandung
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya

sehingga saya dapat menyelesaikan tugas makalah Komunikasi Bisnis ini tepat pada waktunya.

Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas

Dr. Rr. Rachmawati, SE., M.Si pada Mata Kuliah Komunikasi Bisnis. Selain itu, makalah ini

juga bertujuan untuk menambah wawasan mengenai Komunikasi dalm Organisasi bagi para

pembaca dan juga bagi penulis.

Saya mengucapkan terima kasih kepada Dr. Rr. Rachmawati, SE., M.Si, selaku dosen

Mata Kuliah Komunikasi Bisnis yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat menambah

pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang saya tekuni. Saya juga mengucapkan

terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi sebagian pengetahuannya sehingga saya

dapat menyelesaikan makalah ini. Saya menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari

kata sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan saya nantikan demi

kesempurnaan makalah ini.

Bandung, 6 Februari 2021

Intan Fitri Fauzia & Zeany Cantika

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.....................................................................................................................1
DAFTAR ISI...................................................................................................................................2
BAB I PENDAHULUAN...............................................................................................................3
1.1 Latar Belakang..................................................................................................................3
1.2 Rumusan Masalah.............................................................................................................3
1.3 Tujuan...............................................................................................................................3
BAB II PEMBAHASAN.................................................................................................................4
2.1 KONTEN 1 : HUBUNGAN KOMUNIKASI..................................................................4
2.2 KONTEN 2 : POLA KOMUNIKASI...............................................................................9
2.3 KONTEN 3 : CARA MENGELOLA KOMUNIKASI...................................................18
2.4 KONTEN 4 : MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI.......................22
BAB III PENUTUPAN.................................................................................................................33
DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................................34

2
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi sangatlah penting dalam suatu kehidupan
berorganisasi, bahkan menjadi tuntutan. Komunikasi dalam organisasi menjadi titik sentral
dalam menciptakan situasi dan lingkungan yang kondusif, menjalin komunikasi
berkesinambungan, meningkatkan kepercayaan publik, meningkatkan citra baik perusahaan/
organisasi bahkan membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran suatu produk/jasa.
Oleh karena itu komunikasi dalam suatu organisasi harus dipahami dengan benar, diaplikasikan
serta dikembangkan oleh siapapun baik perorangan, masyarakat dan organisasi.

Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan aaset penting bagi

pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin
dalam efektivitas dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi, yang juga mempengaruhi
nama baik (goodwill) organisasi bersangkutan

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana hubungan komunikasi dalam suatu organisasi?
2. Bagaimana membedakan berbagai pola komunikasi yang ada dalam suatu organisasi?
3. Bagamaina cara dalam mengelola komunikasi?
4. Bagaimana meningkatkan keterampilan komunikasi?

1.3 Tujuan
1. Menjelaskan bagaimana hubungan komunikasi dalam suatu organisasi
2. Membedakan berbagai pola komunikasi yang ada dalam suatu organisasi
3. Mengetahui bagamaina cara dalam mengelola komunikasi
4. Mengetahui bagaimana meningkatkan keterampilan komunikasi

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 KONTEN 1 : HUBUNGAN KOMUNIKASI

Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yang satu dengan yang lain,
antara manajer dan karyawan, atau antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain
dalam suatu organisasi merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai
tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Peran Manajerial

Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang dapat diterapkan oleh seorang
manajer suatu organisasi, yaitu sebagai berikut.

a. Peran Antarpribadi
Peran ini menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan
dirinya sebagai seorang tokoh figur (figurehead role), pemimpin (leader role), dan
penghubung (liaison role).
Seorang manajer suatu organisasi harus dapat memerankan dirinya sebagai
seorang tokoh figure. Contohnya, ia dapat berperan sebagai perwakilan atau yang
dituakan dalam suatu organisasi. Ia memberikan sambutan pada acara-acara seremonial
yang diselenggarakan oleh pihak internal maupun eksternal organisasi atau pada acara-
acara tertentu yang bersifat informal, seperti acara lomba sepeda santai, dan sebagainya.
Selain berperan sebagai seorang tokoh figure, manajer juga harus mampu
menanyampaikan pesan-pesan bisnis dengan baik kepada para karyawan, sehingga peran
yang disampaikan tersebut efektif dan juga dapat dipahami dengan baik. Sebagai contoh,
seorang manajer suatu organisasi menyampaikan kebijakan yang berkaitan dengan
penetapan standar gaji baru bagi para karyawannya. Pesan tersebut dapat disampaikan
secara lisan maupun tulisan.. kebijakan tersebut dapat dismapaikan dalam bentuk lisan,
sedangkan penjelasan yang lebih rinci sebaiknya disampaikan dalam bentuk tertulis.

2
 Peran manajerial yang lain adalah kemampuan dalam memimpin suatu organisasi
bisnis maupun non-bisnis. Seorang manajer harus mampu memotivasi dan melakukan
control terhadap karyawannya. Sedangkan peran penghubung (liaison role) menunjukan
hubungannya dengan orang-orang yang berada di luar organisasi, misalnya dalam
kaitannya dengan pelanggaran, pemasok, klien, dan pemerintah.
b. Peran Informasional
Peran informasional mencakup peran permantauan (monitor role), peran penyebar
informasi (disseminator role), dan peran juru bicara (spokesperson role).
Peran pemantauan adalah oeran yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk
mengawasi bawahan (para karyawannya) agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana
yang telah diterapkan sebelumnya.
Adapun peran informasi merupakan peran manajer untuk menyebarluaskan atau
menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka
dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi tersebut. Penyebarluasan
informasi ini lebiih berorientasi pada kepentingan internal organisasi, seperti : kebijakan
pakaian seragam yang baru bagi semua karyawan, maupun kebijakan pemberian standar
gaji karyawan baru.
Peran informasional lainnya adalah peran sebagai seorang juru bicara. Seorang
manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai juru bicara yang baik, terutama yang
berkaitan dengan penyampaian informasi tentang berbagai kebijakan penting
organisasinya kepada pihak lain (eksternal organisasi).
c. Peran Keputusan
Peran keputusan (decisional role) mencakup empat peran penting yaitu peran wirausaha,
peran pemecah masalah, oeran pengalokasi sumber daya, dan peran negosiator.
Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha
yang jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsive, bertanggung jawab, berani
mengambil keputusan, dan berwawan luas.
Peran berikutnya adalan peran pemecah masalah. Seorang manajer harus dapat
memerankan dirinya sebagai salah seorang yang memeiliki kemampuan dalam mengatasi
berbagai permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi, misalnya: masalah
terlambatnya distribusi barang, maupun masalah pelayan pelanggan yang kurang baik.

2
 Selain itu, adapun peran pengalokasi sumber daya. Seorang manajer harus dapat
memerankan dirinya sebagai orang yang mampu mengoptimalkan sumber daya yang
dimiliki secara baik, mulai dari sumber daya keuangan, sumber daya manusia, sumber
daya informasi, dan sumber daya lain yang dimilikinya.
Terakhir adalah peran negosiator. Seorang manajer harus dapat memerankan
dirinya sebagai seorang yang mampu bernegosiasi dengan baik. Kemampuan ini sangat
diperlukan oleh seorang manajer ketika berhubungan dengan pihak eksternal
organisasi/perusahaan.
Seluruh peran manajer yang telah dibahas diatas dapat tergambar secara lebih
rinci pada diagram 1.1 sebagai berikut.

Komunikasi

Peran Keputusan
Peran Antarpribadi
Peran Informasional - Wirausaha
- Tokoh Figur
- Monitoring - Pemecah masalah
- Pemimpin
- Penyebar informasi - Pengalokasi sumber
- Penghubung
- Juru bicara daya
- Negosiator

DIAGRAM 1.1 Peran Manajerial

Kegiatan Pertukaran Informasi

Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi: (1)
komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi; (2) komunikasi
membantu menghubungkan sekelompok anggota organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.

2
 Berikut ini adalah beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran
informasi.

a. Menentapkan tujuan
Untuk menetapkan tujuan, mereka yang terlibat dalam organisasi baik staf manajemen
puncak, manajemen menengah, manajemen bawah, maupun karyawan, perlu melakukan
berbagai pembahasan yang serius dan cukup matang.
Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan, mutu produk,
penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikab oelayanan bagi pelanggan.
Dalam menetapkan berbagai macam tujuan organisasi tersebut sangat diperlukan
pertukaran informasi atau komunikasi antara unit-unit yang ada dalam organisasi
tersebut.
b. Membuat dan melaksanakan keputusan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi akan dapat tercapai bila orang –
orang dalam organisasi tersebut membuat berbagai keputusan yang mendukung
terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati. Untuk membuat
keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus mengumpulkan
fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai pilihan atau alternatif yang
ada dengan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan sebagainya. Bila telah
diambil, suatu keputusan harus dilaksanakan dan hal ini harus memerlukan lebih banyak
komunikasi.
c. Mengukur Prestasi Kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen pelu melakakukan pengukuran untuk
mengetahui apakah hasil yang diharpkan telah tercapai. Pengukruan prestasi kerja
mencakup beberapa factor, antara lain : biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas,
tingkat perputan karyawan, dan tingkat persediaan yang ada. Untuk mengukur prestasi
kerja organisasi secara menyeluruh sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik
antarunit yang ada dalam organisasi tersebut.
d. Merekrut dan Mengembangkan Staf
Perusahaan harus mengumumkan secara terbuka, meneliti resume, dan melakukan
wawancara dengan pelamar sehingga dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok
untuk menduduki jabatan yang tersedia.

2
 Sebagai orang baru dalam suatu perusahaan, dia juga perlu diberi umpan balik atas
prestasi yang telah dia capai, baik dalam bentuk penghargaan, pengakuan, maupun
tanggung jawab yang lebih tinggi. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak
diperluka dan menjadi arti penting.
e. Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer atau pihak internak dan
eksternal melalui komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun non-formal. Dalam
kaitannya dengan pelayanan pelanggan, komunikasi juga mempunyai peranan penting
seperti: bagian pengevekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telefon dari konsumne,
maupun penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan dari konsumen.
f. Negosiasi dengan Pemasok
Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan
suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja memerlukan
komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.
g. Membuat Produk
Untuk menuangkan ude atau gagasan mengenai produk baru, kemudian menempatkannya
dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi produk yang siap dipasarkan,
diperlukan Komunikasi. Seorang perancang mendesain rencana; pemasar melakukan
penelitian pasar; dan manajer penjualan melakukan kampanye penjualan. Kegiatan-
kegiatan diatas memerlukan banyak komunikasi, baik komunikasi antar manajer dan
karyawan, antara karyawan satu dengan yang lain, maupun antara bagian pemasaran dan
para pelanggan. Maka dari situ, proses produksipun erat kaitannya dengan komunikasi.
h. Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada
Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan tetapi juga antara perusahaan
dengan pemerintah. Maka dari itu, pemerintah menyusun oeraturan yang bertujuan
memberi perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan,
misalnya: peraturan yang berkaitan dengan perlindungan keselamatan kerja, jaminan hari
tua, penetuan UMR, penentuan waktu (lamanya) jam kerja, maupun penentuan lokasi
usaha.

2
2.2 KONTEN 2 : POLA KOMUNIKASI
Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal
communications channel), dan saluran komunikasi non-formal (informal communication
channel). Adapun penjelasan mengenai dua pola komunikasi diatas adalah sebagai berikut.

Saluran Komunikasi Formal

Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi informasi dari manajer kepada
bawahan, maupun manajer ke karyawan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk
komunikasi dari atas ke bawah (up down atau downward communications), komunikasi dari
bawah keatas (upward communications), komunikasi horizontal (horizontal communications,
dan komunkasi diagonal (diagonal communications).
a. Komunikasi dari Atas ke Bawah
Secara sederhana, transformasi informasi dari manajer di semua level ke bawahan
merupakan komunikasi dari tas ke bawah (downward communication). Aliran
komunikasi dari manajer ke bawahan tersebut umumnya terkait dengan tanggung jawab
dan kewewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan
jalur komunikasi kebawah ini memeliki tujuan untuk menyampaikan informasi,
mengarahkan, megkoordinasikan memotivasi, memimpin, dan mengendalikan berbagai
kegiatan yang ada di level bawah.
Jalur komunikasi yang berasal atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan
penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah. Instrunksi, maupun prosedur untuk
dijalankan para bawahan dengan sebaikn-baiknya. Untuk mencapai tujuan yang
dikehendaki, perlu diperhatikan penggunaan bahasa yang sama. sederhana, tidak bertele-
tele, dan mudah dipahami dalam penyampaian pesan. Sebagai conto, penyampaian pesan
yang berasal dari manajer umum ke manajer produksi, kemudian ke bagian pabrik,
selanjutnya baru sampai ke karyawan menggunakan saluran koomunikasi yang cukup
panjang dan berpotensi menimbulkan kesalahpahaman berkomunikasi. Untuk
memberikan gambaran yang lebih rinci, berikut merupakan komunikasi dari atas ke
bawah dalam suatu organisasi.

2
 Manajer
Umum

Manajer Manajer Manajer

Pemasaran Produksi Keuangan

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

Penjualan Promosi Pabrik Penelitian Akuntansi Keuangan

Karyawan

DIAGRAM 1.2 Komunikasi dari Atas ke Bawah

Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu:
- Memberikan pengarahan atau intruksi kerja tertentu
- Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
- Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional
- Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan
- Menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membantu organisasi
menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai
Salah satu kelemahan saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan
terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditujukan ke para
bawahannya. Dengan kata lain, pesan yang diterima ini disebabkan oleh saluran
komunikasi yang cukup Panjang mulai dari manajer puncak hingga ke karyawannya.
Oleh karena itu, dalam penyampaian pesan perludiperhatikan panjanganya saluran

2
 komunikasi yang digunakan dan kompleksitas pesan yang ingin disampaikan kepada para
karyawannya.

b. Komunikasi dari Bawah ke Atas

Dalam strukrtur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (upward
communications) berarti alur pesan yang disampaikan awalnya berasal dari para
karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jakur yang lebih tingga, yaitu bagian pabrik,
ke manajer produksi, dan akhirnya ke manajer umum.
Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan
mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memeperhatikan
aspirasi yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan (bawahan) dalam proses
pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya membantu
pencapaian tujuan organisasi.
Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus
percaya penuh kepada para bawahannya. Jika tidakm informasi apapun dari bawahan
tidak akan bermanfaat karena yang muncul hanyalah rasa curiga dan ketidakpercayaan
terhadap informasi tersebut.
Salah satu kelemahan jenis komunikasi ini adalah kemungkinan bawahan hanya
menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang),
sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negative atau tidak disenangi oleh
manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Hal ini terjadi karena para bawahan
beranggapan bahwa dengan hanya melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat menjaga
atau menyelamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa aman dalam organisasi tersebut.
Adapun alur komunikasi dari bawah ke atas dapat di ilustrasikan sebagai berikut.

2
 Manajer
Umum

Manajer Manajer Manajer

Pemasaran Produksi Keuangan

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

Penjualan Promosi Pabrik Penelitian Akuntansi Keuangan

Karyawan

DIAGRAM 1.3 Komunikasi dari Bawah ke Atas

c. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal atau sering disebut juga dengan istilah komunikasi lateral adalah
komunikasi yang terjadi di antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau
sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal ini antara lain untuk
melaksanakan persuasi, memengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian
departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
Dalam praktiknya, terdapat kecenderungan bahwa dalam melaksanakan
pekerjannya manajer suka melakukan tukar-menukar informasi dengan rekan kerjanya di
departemen atau divisi yang berbeda, terutama apabila muncul masalah-masalah khusus
dalam perusahaan. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif diantara merek yang
memiliki posisi sederajat, baik dalam satu departemen maupun di antara beberapa
departemen.

2
 Pada diagram 1.4 terlihat bagaimana terjadinya komunikasi horizontal, yaitu
komunikasi antara manajer pemasaran dan manajer produksi, atau manajer produksi dan
manajer keuangan yang ditujukkan dengan garis penghubung terputus-putus. Komunikasi
secara horizontal menjadi penting artinya manakala setiap bagian atau departemen dalam
suatu organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan yang cukup besar. Akan tetapi,
jika masing-masing bagian dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa harus bergantung
pada bagian lainnya, komunikasi horizontal tidak sering atau minim dipakai.

Manajer
Umum

Manajer Manajer Manajer

Pemasaran Produksi Keuangan

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

Penjualan Promosi Pabrik Penelitian Akuntansi Keuangan

Karyawan

DIAGRAM 1 .4 Komunikasi Horizontal

2
 d. Komunikasi Diagonal
Bentuk komunikasi yang satu ini memang agak lain dari beberapa bentuk komunikasi
sebelumnya. Komunikasi diagonal (diagonal communication) melibatkan komunikasi
antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal
antar manajer pemasaran dengan pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi
dan bagian penelitian. Deskripsi yang lebih rinci tentang bagaimana komunikasi diagonal
dalam suatu organisasi dapat dilihat pada diagram 1.5.

Manajer
Umum

Manajer Manajer Manajer

Pemasaran Produksi Keuangan

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

Penjualan Promosi Pabrik Penelitian Akuntansi Keuangan

Karyawan

2
 DIAGRAM 1.5 Komunikasi Diagonal

Bentuk komunikasi diagonal memang menyimpang dari bentuk-bentuk

komunikasi tradisional yang ada, seperti komunikasi dari bawah ke atas dan komunikasi
dari atas ke bawah. Suatu studi penelitian yang pernah dilakukan menunjukkan bahwa
bak komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal, lebih banyak diterapkan dalam
suatu organisasi berskala besar manakala terdapatsaling ketergantungan (interpendence)
antarbagian atau antardepartmen yang dalam organisasi tersebut.

Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah :

 Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi

tradisional.
 Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau department ikut membantu
menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Namun, komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satu

kelemahannya adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi
yang rutin dan telah berjalan normal. Disamping itu, komunikasi diagonal dalam suatu
orgarnisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.

e. Keterbatasan Komunikasi Formal

Meskipun sangat penting bagi organisasi besar, namun dampak saluran komunikasi
formal kurang menguntungkan dari sudut pandang individual maupun perusahaan.
Dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal sering
membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai
keterbatasan untuk masuk kedalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur
organisasi yang besar, untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih
dahulu melalui lapisan manajer yang ada dibawahnya. Artinya, banyak jalur yang harus
dilalui untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.
Oleh karena itu, apabila seseorang memiliki ide atau gagasan yang jitu bagi
pengembangan organnisasi, ia harus menyampaikan pada manajer tingkat bawah (seperti
supervisor) terlebih dahulu sebelum dapat disampaikan ke manajer puncak. Namun,
karena supervisor/ manajer tingkat bawah berhak untuk tidak setuju dan menolak

2
 menyampaikan ide tersebut, para bawahan cenderung berusaha menyampaikan langsung
ke manajer puncak, dengan risiko kariernya dalam organisasi terancam.
Kemudian, bagaimana jika dipandang dari sudut pandang perusahaan? Dari sudut
pandang perusahaan, masalah terbesar dengan saluran komunikasi formal adalah
kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang
lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi berpotensi
menimbulkan kesalahpahaman.
Setiap pesan yang mengalir dari atas maupun bawah memungkinkan adanya
perubahan terhadap aslinya. Sebagai akibatnya, bawahan mungkin menerima informasi
yang kabur dari atasnnya; begitu pula para atasan (manajer puncak) akan memperoleh
gambaran yang tidak lengkap atau kurang pas terhadap apa yang sebenarnya terjadi di
tingkat bawah.
Bagaimana mengatasi hal tersebut? Salah satu caranya adalah dengan mengurangi
jumlah tingkatan(level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur
komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur

Manajer

Supervisor Supervisor Supervisor

A B C D E F

DIAGRAM 1.6 Struktur Organisasi Mendatar (Flat)

organisasi yang mendatar (flat) dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit dan lebih

2
 banyak tentang kendalinya (span of control) akan dapat membantu mengurangi terjadinya
distorsi. Struktur organisasi mendatar ditampilkan dalam Diagram 1.6.

Saluran Komunikasi Informal

Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasi yang ada
ditransformasikan dari satu bagian ke bagian lainnya sesuai dengan jalur hierarki yang ada.
Namun, dalam praktik, tampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar pada struktur
organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk saling bertukar
informasi antara orang yang satu dengan orang yang lain. Oleh karena itu, keberadaan jaringan
komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak dapat dielakkan. Jaringan ini dapat pula
digunakan oleh para manajer untuk memonitor para karyawan dalam melakukan tugasnya.

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa
memedulikan jenjang hierarki, pamgkat, dan kedudukan / jabatan, dapat berkomunikasi secara
luas (lihat Peraga 1.7.). meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya anak, dunia
olahraga, music, acara film, dan sinetron TV, kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal
yang berkaitan dengan situasi kerja yangada dalam organisasinya. Lebih lanjut, banyak orang
yang lebih percaya desas-desus atau rumor yang didapat dari komunikasi informal sebagai
sumber informasi dalam suatu organisasi. Kadang kala mereka tidak lagi menaruh kepercayaan
terhadap informasi yang berasal dari para manajer organisasi.

Manajer
Umum 2
 Manajer Manajer Manajer
Pemasaran Produksi Keuangan

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

Penjualan Promosi Pabrik Penelitian Akuntansi Keuangan

DIAGRAM 1.7 Jaringan Komunikasi Informal

Karyawan

2
2.3 KONTEN 3 : CARA MENGELOLA KOMUNIKASI
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, pertama: bagaimana
menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua; bagaimana menangani krisis komunikasi.
Penjelasan dari kedua hal tersebut disajikan berikut ini.

Penanganan Pesan-Pesan Rutin

Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak daripada
dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada
bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi dengan biaya (cost)
tertentu. Untuk dapat memaksimumkan anfaat dan meminimkan biaya tersebut, seorang manajer
perlu memperhatikan berbagai hal berikut :

a. Mengurangi Jumlah Pesan

Arus pesan dalam suatu organisasi yang disampaikan secara lisan maupun tertulis perlu
dikelola dengan baik. Dalam hal ini, seorang manajer suatu organisasi perlu menentukan
skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat diperlukan waktu dan sumber-
sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu menghitung beberapa rata-
rata biaya yang diperlukan untuk mencatat, mengetik, mengeditdan mengirimkan surat
serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat diselesaikan. Oleh karena itu, jika suatu pesan
perlu diberikan secara tertulis, sepucuk surat merrupakan investasi yang baik dan
berharga. Namun, jika sebuah surat hanya akan menambah beban informasi yang akan
disampaikan, mungkin lebih baik pesan disampaikan dengan cara lain seperti lewat
telpon atau tatap muka.
Dalam suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak
berguna, serta banyak pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan percuma,
dan tiada hasil yang berarti. Jenis-jenis komunikasi tersebut perlu di evaluasi dan
diperhatikan dengan seksama. Berapa lama sebuah pesan seharusnya dapat diselesaikan?
Dapatkah sebuah pesan cukup dipesankan lewat telepon? Dapatkah menjawab pertanyaan
lewat memo? Berapa banyak surat yang seharusnya dibuat? Berapa banyak surat yang
harus di arsipkan? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut akan dapat
membantu organisasi dalam menghemat waktu dan uang.

2
b. Intruksi yang Jelas
Kesalahan yang menyebabkan macetnya komunikasi mungkin dapat dibebankan kepada
setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun, dalam hal ini seorang manajer
mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi
mengetahui apa yang harus dilakukan. Orang-orang harus bertugas melakukan
komunikasi (komunikator) sudah harus memahami kebutuhan dan tujuan organisasi
secara keseluruhan, sehingga ia dapat menghindarkan dirinya dari kesalahan memberi
intruksi.
Manajer yang sekaligus sebagai komunikator juga perlu selalu mencari kejelasan suatu
pesan, karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang secara dinamis akan
mempengaruhi arti setiap pesan. Disamping itu, manajer juga harus tetap berkomunikasi
dengan stafnya secara keseluruhan untuk menjaga hubungan dengan anggota staf, dan
untuk memberikan umpan balik (feedback) terhadap perkembangan suatu pesan.
c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
Dalam suatu orgarnisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan akan dapat tercapai bila
manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang
dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang manajer harus
mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer
yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri tentu akan
merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
d. Melatih Petugas
Seseorang yang memegang pensil tidak otomatis menjadi penulis yang baik; sementara
seseorang yang memiliki suara yang menarik juga tidak otomatis dapat menjelaskan
sesuatu dengan jelas kepada khalayak (audience). Namun, penulis maupun pembicara
yang tidak memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembicara yang baik melalui
latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.
Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan
keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat
dengan falsafah-falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan
memperlancar kemampuan berbahasa serta keterampilan presentasinya, sehingga
komunikasi bisa menjadi lebih baik dan lancar.

2
Penanganan Krisis Komunikasi

Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal yang biasa, tetapi tes
keterampilan komunikasi yang scbenarnya adalah pada saat muncul krisis komunikasi dalam
suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi,
semakin tinggi tingkat kemampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Krisis komunikasi ini
merupakan ajang uji coba keterampilan yang cukup menantang. Berikut ini adalah contoh
beberapa kejadian yang menimpa suatu perusahaan yang harus ditangani dengan scksama.

Kasus Pertarma : Penusahaan Jamu PT Utama Sehat memproduksi obat pegal linu dalam
berbagai macam bentuk, baik tablet, kapsul, maupun kaplet. Seorang wanita dikabarkan
meninggal dunia setelah minum obat pegal linu produksi perusahaan tersebut. Mendengar
kejadian itu, apparat keamanan dan dinas kesehatan segera melakukan penyelidikan dan
pemeriksaan di tempat kejadian. Hasil sementara mengisyaratkan bahwa obat tersebut
mengandung campuran zat yang berbahaya hagi manusia. Setelah beberapa larna, hasil
pemeriksaan di laboratorium menunjukan bahwa penyebab kematiannya adalah obat yang
diproduksi PT Utama Sehat.

Kasus Kedua : Dalam beberapa kejadian terpisah, rnenurut laporan konsumen dari heberapa
provinsi. ditemukan campuran zat-zat pengawet makanan yang berbahaya dalam makanan hiayi
yang Anda produksi. Anda kermudian melkulan pengecckan ke beberapa daerah yang
melaporkan hal tersebut, tetapi tidak menenukan bukti yang cukup untuk mendukung klaim
tersebut. Melaui penelaahan secara menyeluruh, titik ditemukan masalah di bagian produksi
distribusi. Namun, periu diingat bahwa berita tentang tercampurnya zat-zat kimia tersebut telah
menyebar ke beberapa daerah.

Kasus Ketiga : sebuah perusahaan penghasil penyedap masakan didemo oleh warga masyarakat
yang ada sekitar wilayah perusahaan tersebut. Warga masyarakat berpendapat bahwa limbah
pabrik tersebut telah membuat sawah-sawah milik para petani menjadi tidak subur lagi.
Disamping itu mereka juga mengeluhkan bau limbah yang sangat menggangu, bahkan di antara
mereka yang mengalarni pusing serta mual, dan terpaksa harus diopname di rumah sakit.

2
Kasus Keempat : Sebuah industri penghasil tahu yang berlokasi di lingkungan pemukiman
warga, belakangan ini menjadi bahan pembicaraan warga masyarakat. Mereka berpendapat
bahwa industri tahu di wilayah tersebut mengganggu warga di sekitarnya, karena limbah tahunya
yang berbau tidak sedap dialirkan melalui saluran drainase warga setempat. Di samping itu,
limbah tahu tersebut juga membuat saluran-saluran air warga masyarakat setempat keruh dan
kotor. Perusahaan yang menghadapi masalah tersebut tentunya harus segera mengambil langkah-
langkah penyelamatan, baik bagi konsumen maupun nama baik (citra) perusahaan. Pada kasus
pertama, perusahaan harus segera menarik semua produk yang telah menjadi penyebab kematian
konsumennya. Kemudian, perusahaan perlu melakukan koordinasi dan kerja sama dengan pihak-
pihak yang terkait, seperti lembaga-lembaga pers, dinas pengawasan obat dan makanan, maupun
kepolisian. Apabila dari hasil penelitian secara terpadu terbukti bahwa kesalahan bukan pada
perusahaan Anda, Anda harus dengan segera menjelaskan kepada masyarakat dan perusahaan
dapat memproduksi produk lama dengan ramuan yang baru (bebas dari zat-zat yang berbahaya)
dengan tujuan meraih pangsa pasar produk lama. Cara penanganan krisis di suatu perusahaan
akan berbeda dengan perusahaan yang lain. Namun yang jelas, munculnya krisis dalam suatu
perusahaan dapat mempengaruhi masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan.
Berapa banyak biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki citra suatu perusahaan yang sedang
dilanda krisis? Apabila suatu perusahaan gagal dalam menangani krisis yang terjadi, reputasi
perusahaan akan menjadi pudar dan menjadi pudar dan kerugian tidak dapat dihindarkan.

Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi

yaitu (1) bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu atau; (2) katakan apa yang terjadi dan segera.
Kedua pendekatan tersebut ternyata dapat diaplikasikan dalam situasi nyata dan berhasil, seperti
yang dialami perusahaan Amerika Johnson & Johnson dan Gerber.

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar

perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang
menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada publik (masyarakat umum) dan
para karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan
berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah
mengusahakan supaya pikiran Anda tetap dalam kondisi tenang, kalem, tidak gegabah.
Pengertian kalem atau tenang di sini jangan diartikan sehagai suatu tindakan diam seribu bahasa

2
atau statis, tetapi tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran yang jernih
dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu
memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:
 Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.
 Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
 Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi
dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.
 Ceritakan suatu kejadian secara menveluruh, terbuka, dan.-jujur. Jika memang
ada yang salah, scgera mohon maaf
 Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan, tapi juga dalam
tindakan nyata.

2.4 KONTEN 4 : MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI

Sebagaimana Anda ketahui, komunikasi merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan
organisasi. Kemampuan Anda untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada
kepekaan Anda sebagai komunikator. Bila Anda mengetahui dinamika komunikasi, Anda akan
dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi. Pada saat yang
sama, Anda dapat menyesuaikan pesan-pesan Anda sendiri dengan menggunakan jaringan
komunikasi untuk mendapackan manfaat terbank.

Di samping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis,

mendengar,dan berbicara, juga sangat penting dan diutamakan oleh para manajer suatu
perusahaan. Keterampilan Anda dalam berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap
keberhaslan Anda dalam dunia bisnis.

Apakah Anda seorang sekretaris, pelatih manajemen, akuntan, analis keuangan, pialang,
peneliti, spesialis sumber daya manusia, spesialis informasi, atau lainnya, Anda memerlukan
kemampuan berkomunikasi dengan orang lain secata efektif dan efisien. Namun demikian,
beberapa jenis pekerjaan memerlukan keterampilan komunikasi yang lebih besar daripada yang

2
lain. Sebagai contoh, seorang wiraniaga perlu menjadi komunikator yang baik serta spesialis
hubungan masyarakat (public relations)

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

 Membaca
 Mendengarkan
 Membuat percakapannya menarik
 Melakukan wawancara
 Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
 Berpidato dan presentasi
 Menulis surat, memo, dan laporan

Barangkali cara terbaik untuk melakukan perbaikan program adalah menilai diri pribadi
secara jujur. Setiap orang berkeinginan untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi, dan
mungkin Anda seorang pendengar yang baik, atau mungkin penulis yang baik. Dalam beberapa
hari kemudian, coba perhatikan kemampuan Anda berkomunikasi, ada perbaikan atau tidak.
Coba perhatikan cara Anda berkomunikasi yang benar dan yang salah. Selanjutnya, pusatkan dan
kembangkan keterampilan Anda pada bidang-bidang yang paling lemah. Cara terbaik untuk
meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-latihan atau praktik-praktik.

Dalam kehidupan, banyak dijumpai orang-orang yang tidak begitu saja menjadi penulis
atau pembicara yang ulung. Mereka menjadi orator ulung atau penulis jempolan karena mereka
melakukan latihan dan praktik secara teratur serta terus-menerus. Seseorang yang telah menulis
sepuluh buah laporan biasanya lehih baik daripada mercka yang hanya menulis dua buah
laporan. Anda belajar dari pengalaman, dan pelajaran yang paling penting dari pengalaman Anda
adalah belajar dari kesalahan dan kegagalan yang pernah Anda lakukan atau dilakukan orang
lain.

2
 SOAL ESAI

1. Komunikasi mempunyai dua peranan penting bagi suatu organisasi. Jelaskan secara singkat!
Jawab :
Perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan
fungsinya dengan baik. Salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan. (Hal. 40)

2. Sebutkan tiga peran manajerial menurut Mintzberg! Jelaskan secara singkat masing-masing
peran tersebut!
Jawab :
Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yaitu :

 Peran antarpribadi : Peran antarpribadi menunjukan bahwa seseorang manajer harus

mampu memerankan dirinya sebagai seorang tokoh figure (figurhead role), pemimpin
(leader role), dan penghubung (liaison role).
 Peran informasional
Peran informasional mencakup peran pemantauan (monitor role), peran penyebar
informasi (disseminator role), dan peran juru bicara (spokesperson role).
 Peran keputusan
Peran keputusan (decisional role) mencakup tiga peran penting yaitu peran wirausaha
(enterpreneur role), peran pemecah masalah (disturbance bandler role), peran
pengalokasi sumber daya (resource allocator role), dan peran negosiator (negosiator
role). (Hal 40-41)
3. Sebutkan beberapa kegiatan organisasional yang berkaitan dengan pertukaran informasi!
Jawab:
a. Menetapkan tujuan
b. Membuat dan melaksanakan keputusan
c. Mengukur prestasi kerja
d. Merekrut dan mengembangkan staf
e. Pelayanan pelanggan
f. Negosiasi dengan Pemasok
g. Membuat produk

2
 h. Berinteraksi dengan peraturan yang ada

(Hal. 42-44)

4. Apa yang dimaksud dengan istilah-istilah berikut ini:

Jawab :
a. Upward Communications : Yaitu alur pesan yang disampaikan awalnya berasal dari
bawah (karyawan) menuju keatas (manajer).
b. Downward Communications : Berarti alur pesan yang disampaikan bersal dari bawah
(karyawan) mnuju ke atas (manajer)
c. Lateral Communications : Adalah komunikasi yang terjadi di antara bagian-bagian
yang memiliki posisi sejajar/ sederajat dalam suatu organisasi.
d. Diagonal Communications : Komunikasi diagonal (diagonal communications)
melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda.
(Hal. 44-48)

5. Sebutkan lima tujuan pokok downward communications menurut katz dan kahn!
Jawab :
 Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
 Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan,
 Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
 Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
 Menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membantu organisi
menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

(Hal. 45)

6. Apa perbedaan antara saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi informal. Jelaskan
secara singkat tapi padat!
Jawab :
Komunikasi formal cenderung birokratis dan ketat sehingga proses pengambilan keputusan
menjadi lamban sedangkan Komunikasi informal cenderung luwes/ fleksible dan tidak ketat,
sebagaimana komunikasi yang terjadi di saat-saat istirahat kerja kantor.( Hal. 49-50)

2
7. Buatlah suatu diagram yang menggambarkan upward communication dan apa
kelemahannya!
Jawab:

Manajer Umum

Manajer Manajer Manajer

Pemasaran Produksi Keuangan

Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian

Penjualan Promosi Pabrik Penelitian Akuntansi Keuangan

Karyawan

Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah kemungkinan bawahan hanya
menyampaikan (laporan) yang baik-baik saja (ABS/asal bapak senang), sedangkan informasi
yang agaknya mempunyai kesan negative atau tidak disenangi oleh manajer cenderung
disimpan dan tidak disampaikan (Hal. 46-47)

8. Apa keuntungan menggunakan saluran downward communications dalam suatu organisasi!

Jawab :
Keuntungannya untuk menyampaikan informasi mengarahkan, mengkoordinasikan,
memotivasi, memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan di level bawah.( Hal. 45)

9. Apa kelebihan diagonal communications dibandingkan dengan bentuk komunikasi lainnya!

Jawab:
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, di antaranya adalah :

 Penyebaran informasi dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu

tradisional.

2
  Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu
menyelesaikan masalah dalam organisasi

10. Sebutkan beberapa keterbatasan atau kelemahan penggunaan saluran komunikasi formal
dalam suatu organisasi!
Jawab:
Komunikasi formal sering membuat frusurasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu,
khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan,
dalam struktur organisasi yang besar,untuk dapat berkomunikasi dengan manajer keputusan.
Dalam struktur organisasi yang lapisan manajer yang ada di bawahnya artinya, banyak jalur
yang harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.

(Hal. 49)

11. Mengapa saluran komunikasi nonformal pentingnya artinya bagi suatu organisasi. Jelaskan
secara singkat dan berikan contohnya!
Jawab:
Keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak dapat dielakan.
Jaringan ini dapat pula digunakan oleh para manajer untuk memonitor para karyawan dalam
melakukan tugasnya. (Hal. 50)

12. Dalam suatu organisasi yang berskala besar, banyak dijumpai menumpuknya pesan-pesan
yang bersifat rutin. Bagaimana menangani pesan-pesan rutin tersebut? Jelaskan!
Jawab:
Mengurangi jumlah pesan : Arus pesan dalam suatu organisasi−yang disampaikan secara
lisan maupun tertulis−perlu dikelola dengan baik.

Intruksi yang Jelas :Kesalahan yang menyebabkan macetnya komunikasi mungkin dapat
dibebankan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi

Mendelegasikan tanggung jawab : Seorang manajer harus mendelegasikan beberapa

pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer yang bersikeras untuk
mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri tentu akan merepotkan semua pihak
dalam suatu organisasi.

2
 Melatih Petugas : Suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan
keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang perkerjaan/tugasnya berhungan erat
dengan masalah komunikasi. (Hal. 51-52)

13. Sebutkan beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis!
Jawab:
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

 Membaca
 Mendengarkan
 Membuat percakapan menarik
 Melakukan wawancara
 Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
 Berpidato dan presentasi
 Menulis surat, memo, dan laporan

(Hal. 54)

BAHAN DISKUSI

1. Coba anda pikirkan seandainya anda memiliki beberapa macam kelompok yang antara
yang satu dengan yang lain berbeda-beda. Apa peran komunikasi dalam menetapkan
keanggotaan untuk masing-masing kelompok tersebut!
Jawab:
Peran komunikasi dalam menetapkan keanggotaan untuk masing-masing kelompok
tersebut adalah peran informasional karna, peran penyebar informasi adalah peran
manajer untuk menyebarluaskan atau menyampaikan informasi secara menyeluruh

2
 kepada para karyawannya agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan
organisasi tersebut. Penyebarluasan informasi ini lebih berorientasi pada kepentingan
internal organisasi, seperti kebijakan pakaian serangam yang baru bagi semua karyawan,
kebijakan jumlah jam lembur yang baru, kebijakan pemberian standar gaji karyawan
yang baru, dan kebijakan disiplin kerja yang baru. (Hal 41)

2. Menurut Anda, mana yang lebih penting antara downward communications dan upward
communications? Mengapa anda mengatakan begitu ?
Jawab:
Menurut saya yang lebih penting adalah downward communications karna untuk
mencapai tujuan yang di kehendaki, perlu di perhatikan penggunaan bahasa yang
sama,sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah di pahami dalam penyampaian pesan.
(Hal. 45)

3. Apabila anda menjabat sebagai seorang manajer dalam suatu perusahaan, apa tindakan
yang anda lakukan jika menjumpai para karyawan pada jam-jam kerja lebih banyak
mengobrol hal-hal diluar tugas ketimbang melakukan tugas-tugas utamanya!
Jawab:
Menegurnya dan memberikan inttruksi kerja tertentu (Hal. 45)

4. Beberapa tahun yang silam di sebuah kota di jawa barat pernah beredar isu bakso yang
menggunakan daging babi sebagai bahan pembuatan bakso. Hal tersebut sempat
membuat resah kalangan konsumen bakso yang beragama islam maupun para penjual
bakso yang merasa bakso yang dihasilkan tidak menggunakan daging babi (halal). Untuk
mengatasi krisis tersebut. Komunikasi menjadi sangat penting artinya. Seandainya anda
sebagai penjual bakso yang menggunakan daging yang dijamin halal, apa langkah-
langkah yang diperlukan untuk mengataasi krisis tersebut. Jelaskan!
Jawab:

Sebagai penjual bakso langkah yang harus dilakukan adalah dengan koordinasi dan
bekerjasama dengan MUI (Majelis Ulama Indonesia) untuk meminta surat bukti halal dan

2
 menunjukannya kepada konsumen (masyarakat sekitar) agar dapat mengebalikan citra
usaha.

Dalam kasus krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:

 Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.

 Usahakan agar manajemen puncak segara bertindak pada saat krisis terjadi.
 Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai represiansi perusahaan yang dilengkapi dengan
berbagai peralatan elektronik komunikasi.
 Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang
salah, segara mohon maaf.
 Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan
nyata.

(Hal. 53)

5. Berita tentang terjadinya kasus biscuit beracun di suatu daerah beberapa tahun yang lalu
sempat menggoyang keresahan masyarakat di tanah air tercinta ini. Korban berjatuhan
pun tak dapat terhindarkan, begitu pula halnya kerugian material maupun pudarnya
reputasi perusahaan. Berita itu mempunyai dampak yang luar biasa terhadap produk-
produk biscuit berbagai merek di tanah air. Volume penjualan biscuit dari hari ke hari
mengalami penurunan yang cukup drastis! Seandainya anda adalah pemilik perusahaan
biscuit yang bermasalah itu, apa yang perlu anda lakukan untuk meredam gejolak
masyarakat tersebut!
Jawab:
Perusahaan yang menghadapi masalah tersebut tentunya harus segera mengambil
Langkah-langkah penyelamatan, baik bagi konsumen maupun nama baik (citra)
perusahaan. perusahaan harus segara menarik semua produk yang telah menjadi
penyebab keracunannya konsumennya. Kemudian, perusahaan perlu melakukan
koordinasi dan kerja sama dengan pihak-pihak yang terkait, seperti, Lembaga-lembaga
pers, dinas pengawasan obat dan makanan, maupun kepolisian. Apabila dari hasil
penelitian secara terpadu terbukti bahwa kesalahan bukan pada perusahaan . harus dengan
segera menjelaskan kepada masyarakat dan perusahaan dapat memproduksi produk lama

2
 dengan bahan-bahan yang baru (bebas bahan berbahaya/beracun) dengan tujuan meraih
pangsa pasar produk lama (Hal. 53)

TUGAS

1. Kerjakan tugas ini secara berkelompok, maksimal satu kelompok terdiri atas 5
mahasiswa. Tugas anda adalah menyusun suatu kasus actual yang terjadi akhir-akhir ini
yang berkaitan dengan terjadinya krisis komunikasi pada suatu perusahaan sekaligus
bagaimana solusi pemecahannya. Yang dimaksudkan dengan krisis dalam hal ini adalah
suatu keadaan atau kondisi di mana perusahaan memerlukan penanganan segera dan
serius, sehingga kegagalan penanganan terhadap situasi tersebut akan berakibat fatal.

2
 Reputasi perusahaan maupun kerugian financial menjadi taruhannya bila penangannya
gagal.
2. Akhir-akhir ini, sering dijumpai aktivitas demo karyawan suatu perusahaan yang
menuntut perbaikan tingkat kesejahteraan. Dalam pandangan dunia komunikasi bisnis,
apakah yang mereka lakukan memperoleh perhatian pihak manajemen perusahaan atau
tidak. Cobalah lakukan observasi atas perusahaan yang ada di daerah anda. Mengapa
demikian?

2
 BAB III
PENUTUPAN

Komunikasi merupakan satu hal penting untuk menunjang kesuksesan organisasi baik dalam
meningkatkan kinerja organisasi maupun adaptasi organisasi terhadap setiap perubahan
lingkungan bisnis yang ada sehingga organisasi bisa tetap survive bahkan meraih keunggulan
kompetitifnya. Melalui komunikasi yang baik antar individu dan pihak-pihak yang terlibat
langsung dalam organisasi maupun diluar organisasi, organisasi dapat memperoleh informasi-
informasi yang dibutuhkan. Untuk mengembangkan komunikasi yang baik ini diperlukan peran
aktif manajer maupun bawahan melalui aplikasi beberapa teknik yang telah dijelaskan pada
bagian sebelumnya.

2
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2019. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.