MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

“Komunikasi dalam Organisasi”

Oleh :

Kelompok 3

Rika Martina (1611021002)

Risa Astuti (1611021011)

Nuri Sarah (1611021015)

3B D4 Akuntansi

Politeknik Negeri Padang

Tahun Ajaran 2019/2020

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Komunikasi adalah suatu alat yang sangat penting di dalam cara menyampaikan sesuatu
kepada seseorang. Komunikasi ini menjadi jembatan yang menyebrangkan berbagai ide, gagasan
dan pemecahan masalah bagi individu mapun kelompok yang nantinya akan menciptakan
kesamaan persepsi, visi, kestuan komando dan lainnya yang menciptakan kesamaan gerak dan
arah serta tujuan yang memang hal inilah yang menjadi inti komunikasi.

Komunikasi berfungsi di mana saja dalam setiap sendi kehidupan individu atau manusia,
baik di lingkungan rumah, lingkungan pendidikan hingga masyarakat luas tak terkecuali di
dalam organisasi.

Dewasa ini komunikasi sangat berperan penting di dalam menyampaikan informasi di

dalam organisasi, baik dari organisasi skala kecil, menengah hingga besar yang mencakup lintas
wilayah atau negara. Hal ini menandakan betapa esensialnya peran komunikasi di organsasi dari
mulai menyampaikan ide-ide yang dimiliki oleh setiap manajer di kantor, memberikan laporan
bagi para karyawan pada atasannya hingga melakukan presentasi dan menyelesaikan masalah
organisasi.

Komunikasi dalam organisasi yang kita kenal selama ini dengan istilah komuniksi
organisasi, komuniksi kelompok atau istilah lainnya yang berkembang tidak selamanya berjalan
lancar. Ada berbagai hambatan baik secara fungsional maupun pendekatan yang dinilai kurang
tepat di dalam mengahadapi situasi komunikasi atau sarana komunikasi yang digunakan untuk
mendapatkan informasi atau menyampaikan informasi. Masalah-masalah inilah yang
melatarbelakangi pembuatan makalah menegnai komunikasi organisasi ini oleh penulis. Penulis
melihat pentingnya berbagai hambatan ini yang dapat menyebabkan komunikasi organisasi tidak
berjalan efektif dan menyebabkan putusnya link informasi baik dari atas ke bawah, dari bawah
ke atas maupun horizontal. Jika permasalahan-permasalahan tersebut tidak diteliti lebih
mendalam maka akan banyak dysfunctional communication yang akan terjadi hingga
mengahambat organisasi tersebut berkembang.
1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimana Hubungan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi?

2. Apa Saja Pola-Pola Komunikasi Yang Ada Dalam Suatu Organisasi?

3. Bagaimana Cara Mengelola Komunikasi Dalam Suatu Organisasi?

4. Bagaimana Cara Meningkatkan Keterampilan Berkomunikasi Dalam Suatu

Organisasi?

1.3 TUJUAN

1. Untuk Menjelaskan Bagaimana Hubungan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi.

2. Untuk Membedakan Berbagai Pola Komunikasi Yang Ada Dalam Suatu Organisasi.

3. Untuk Mengetahui Bagaimana Cara Mengelola Komunikasi Dalam Suatu Organisasi.

4. Untuk Mengetahui Bagaimana Cara Meningkatkan Keterampilan Berkomunikasi

Dalam Suatu Organisasi.

.
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 HUBUNGAN KOMUNIKASI

Sebagaimana diketahui, dalam masyarakat terdapat berbagai macam bentuk organisasi yang
berskala kecil, maupun besar. aa yang dimaksud dengan organisasi? organisasi adalah
sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan
komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-
sama melakukan fungsinya dengan baik.

Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yang satu dengan manajer yang lain,
antara manajer dengan karyawan, atau antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain,
merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan.

2.1.1 Peran Manajerial

manajer pada semua level dalam suatu organisasi bisnis memiliki peran strategis bagi
pengembangan organisasi ke depan. menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang
dapat ditetapkan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi, yaitu:peran antar peribadi
(interpersonal roles), peran informasional (informational roles), dan peran keputusan (decisional
roles). Masing-masing peran manajerial tersebut tidak dapat dilepaskan dengan betapa
pentingnya kegiatan komunikasi dalam dunia bisnis. melalui masing-masing peran tersebut
seorang manajer harus mampu mengomunikasikan ide, gagasan atau informasi kepada para
karyawannya, sehingga mereka dapat memahami pesan yang telah disampaikan denga baik dan
efektif. peran manajerial dalam suatu organisasi dapat dijelaskan secara lebih rinci pada gambar
di bawah ini:
 gambar 1: Peran Manajerial menurut mintzberg

a). Peran Antarpribadi

Peran antarpribadi menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan dirinya
sebagai took figure (figurehead role), manajer (leader), dan penghubung (liaison role)

Seorang manajer dalam suatu organisasi harus dapat memerankan dirinya sebagi tokoh
figure. Sebagai contoh, ia dapat berperan sebagai perwakilan atau yang dituakan dalam suatu
organisasi. Ia dapat berperan sebagai memberikan sambutan pada acara-acara seremonial
(upacara) yang diselenggarakan oleh pihak internal maupun eksternal organisasi atau pada acara-
acara tertentu yang bersifat informal, misalnya pada acara lomba sepeda santai, resepsi
pernikahan, atau peristiwa duka cita yang dialami salah satu karyawan di organisasi yang
dipimpinnya.

Selain berperan sebagai seorang tokoh figure, seorang manajer juga harus mampu
mempunyai pesan-pesan bisnis dengan baik kepada para karyawan, sehingga pesan yang
disampaikan tersebut efektif dan dapat dipahami dengan baik pula. Sebagai contoh, seorang
manajer suatu organisasi menyampaikan kebijakan yang berkaitan dengan penetapan standar gaji
baru bagi para karyawannya. pesan tersebut dapat disampaikan secara lisan dan tertulis. Poin
penting dari kebijakan baru tersebut dapat disampaikan secara lisan, sedangkan penjelasan yang
lebih rinci sebaiknya disampaikan dalam bentuk tertulis.

Peran manajerial yang lain adalah kemampuan dalam memimpin suatu organisasi bisnis
maupun nonbisnis. Seorang manajer harus mampu memotivasi dan melakukan control terhadap
karyawannya. Sedangkan, peran penghubung menunjukkan hubungannya dengan orang-orang
yang berada di luar organisasi, misalnya dalam kaitannya dengan pelanggan, pemasok, klien, dan
pemerintah.

b). Peran Informasional

Peran informasional mencakup peran pemantauan (monitor role), peran penyebar informasi
(disseminator role), dan peran pembicara (spokesperson role).

Peran pemantauan/ monitoring adalah peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer
untuk mengawasi bawahan (para karyawan) agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan sebelumnya.

Selanjutnya, peran penyebar informasi adalah manajer untuk menyebarluaskan atau

menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka dapat
memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi tersebut. Penyebarluasan informasi ini
lebih berorientasi kepada kepentingan internal suatu organisasi., misalnya kebijakan pakaian
seragam yang baru bagi semua karyawan, kebijaka jumlah jam lembur yang baru, kebijakan
pemberian standar gaji karyawan yang baru, dan kebijakan disiplin kerja yang baru.

Peran informasional lainnya adalah peran sebagai seorang juru bicara. Seorang manajer harus
dapat memerankan dirinya sebagai seorang juru bicara yang baik, khususnya yang berkaitan
dengan penyampaian informasi tentang berbagai kebijakan penting organisasinya kepada pihak
lain (eksternal organisasi), misalna kebijakan organisasi yang berkaitan dengan pembukaan
kantor cabang baru di suatu daerah tertentu, kebijakan rekrutmen karyawan baru, kebijakan
peluncuran produk baru, dan kebijakan promosi yang baru.
c). Peran keputusan

Peran keputusan (decisional role) mencakup empat peran penting yaitu: peran wirausaha
(entrepreneur role), peran pemecahan masalah (disturbalance handler role), dan peran
pengalokasian sumber daya (resource allocator role), dan peran negosiator (negosiator role).

Seorang manajerharus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang jujur,
dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsive, bertanggungjawab, berani mengambil risiko, dan
berwawasan luas.

Peran berikutnya adalah peran pemecah masalah. Seorang manajer harus dapat memerankan
dirinya sebagai salah seorang yang memiliki kemampuan dalam mengatasi berbagai
permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi, misalnya masalah terlambatnya
pendistribusian barang, masalah pelayanan pelanggan yang kurang baik, masalah kualitas barang
yang masih rendah, dan masalah penyediaan bahan baku yang kurang lancar.

Peran keputusan yang lain adalah peran pengalokasi sumber daya. Seorang manajer harus
dapat memerankan dirinya sebagai orang yang mampu mengoptimalkan sumber daya yang
dimiliki secara baik, misalnya pengelolaan sumber daya keuangan, sumber daya manusia,
sumberdaya informasi, dan sumber daya alam yang dimilikinya.

Peran keputusan terakhir adalah peran negosiato. Seorang manajer harus dapat memerankan
dirinya sebagai seorang yang mampu bernegosiasi dengan baik, alias menjadi negosiator yang
handal. kemapuan ini sangat diperlukan oleh seorang manajer ketika berhubungan dengan pihak
eksternal organisasi, terutama alam hal penetuan kerja sama proyek dengan pihak lain atau
organisasi, seperti munculnya tuntutan (unjuk rasa) para karyawan tentang perbaikan
kesejahteraan.

2.1.2 Kegiatan Pertukaran Informasi

Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi. Proses komunikasi
memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa atau
simbol-simbol yang biasa (umum) digunakan. Di samping itu, melalui proses komunikasi
tersebut akan diperoleh suatu hasil yang sangat berarti.
Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi:
1. komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi.
 2. komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang
terpisah dari anggota lainnya

Pada umumnya, organisasi sangat tergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya.
Sebuah hasil penelitian yang dilakukan oleh Sproul menunjukan bahwa, orang-orang dalam
organisasi menggunakan 69 persen dari hari-hari kerja mereka dengan menggunakan komunikasi
verbal, baik itu berbicara, mendengarkan, menulis ataupun membaca. Namun, itu tidak berarti
bahwa bentuk komunikasi yang lain, yaitu komunikasi nonverbal, tidak penting bagi suatu
organisasi.

Berikut ini adalah beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.

a). Menetapkan Tujuan

Kebanyakan organisasi mempunyai berbagai macam tujuan, baik yang bersifat formal
maupun nonformal. Untuk menetapkan suatu tujuan, mereka yang terlibat dalam organisasi baik
staf manajemen puncak, manajemen menengah, manajemen bawah, maupun karyawan, perlu
melakukan berbagai pembahasan yang serius dan cukup matang.

Tujuan organsiasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan (financial), mutu produk,
penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi pelanggan. Dalam
menetapkan berbagai macam tujuan organisasi tersebut sangat diperlukan pertukaran informasi
atau komunikasi antarunit-unit yang ada dalam organisasi tersebut.

b). membuat dan Melaksanakan Keputusan

Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-orang dalam
organisasi tersebut membuat berbagai keputusan yang mendukung terlaksananya tujuan, serta
mematuhi keputusan yang telah disepakati. Untuk membuat keputusan-keputusan yang
mendukung tujuan organisasi, mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan
penilaian terhadap berbagai pilihan/ alternative yang ada., dengan cara membaca, bertanya
kepada orang orang lain, dan sebagainya. Bila telah diambil, suatu keputusan harus dilaksanakan
dan hal ini memerlukan banyak komunikasi.

c). Mengukur Prestasi Kerja

 Saat keputusan telah dilaksanakan, manajeman perlu melakukan pengukuran untuk
mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengkuran prestasi kerja mencakup
beberapa faktor, antara lain: biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas , tingkat perputaran
karyawan, dan tingkat persediaan yang ada

Pada perusahaan berskala besar, semua data tersebut diproses dengan komputer, dan hal ini
dapat mempercepat perolehan hasil laporan. Pada perusahaan yang berskala kecil, pengolah data
dilakukan secara manual, sehingga waktu yang diperlukan lebih lama. Namun di sisi lain, data-
data yang terdapat dalam perusahaan besar bisa jadi berkali lipat banyaknya daripada yang
terdapat dalam perusahaan kecil, dan hal ini dapat membuat waktu yang diperlukan untuk
menganalisisnya mnjadi lebih lama

oleh karena itu, untuk mengukur prestasi kerja organisasi secara menyeluruh sangat
diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antarunit yang ada dalam organisasi tersebut.

d). Merekrut dan Mengembangkan Staf

Jika ingin merekrut seseorang, suatu perusahaan harus mengumumkan secara terbuka,
meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat ditentukan orang
yang benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang tesedia. Selanjutnya, karyawan baru
perlu diperkenalkan dengan staf organisasi.

Sebagai orang baru dalam suati organisasi, dia juga perlu diberi umpan balik (feedback) atas
prestasi yang telah dia capai, baik dalam bentuk penghargaan, pengakuan, maupun
tanggungjawab yang lebih tinggi. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak diperlukan
dan menjadi penting artinya.

e). Pelayanan Pelanggan

Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer atau pelanggan (internal maupun
eksternal) dengan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun nonformal.
Harga yang tertera pada suatu produk, nama kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak, dan
berbagai macam bentuk symbol seperti larangan merokok, arah panah, dan sejenisnya juga
merupakan bentuk komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam
berhubungan dengan pelanggan atau konsumennya.
 Penggunaan nota penjualan, brosur, iklan, telepon bebas pulsa, dan berbagai bentuk promosi
lainnya adalah bentuk komunikasi yang digunakan oleh organisasin sebagai sarana untuk
merangsang keinginan para pelanggan agar menggunakan produknya.

Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan (customer service), komunikasi juga

mempunyai peranan penting misalnya pada bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan,
menjawab telepon dari konsumen, maupun penangana masalah-masalah yang berkaitan dengan
pengaduan dari konsumen. Kegiatan-kegiatan tersebut dengan sendirinya menggunakan banyak
komunikasi.

f). Negisiasi dengan Pemasok

Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu perusahaan perlu
mengadakan negosiasi baik degan pemasok maupun dengan pemberi pinjaman. Setelah
mendapatkan bantuan dana yang diperlukan, mereka harus secara rutin memberikan laporan
perkembangan perusahaannya kepada pihak-pihak yang tekait.

Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan

suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja, memerlukan komunikasi
yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.

g). Memproduksi Produk

Untuk menuangkan ide atau gagasan produk baru, kemudian menempatkannya dalam proses
produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi .
Seorang peranang mendesain rencana produk; pemasar melakukan penelitian pasar; dan manajer
penjualan melakukan kampanye penjualan.Kegiatan-kegiatan di atas memerlukan banyak
komunikasi, baik komunikasi antara manajer dengan karyawan, antara karyawan yang satu
dengan yang lain, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan. Dengan kata lain,proses
produksi erat kaitannya dengan komunikasi.

h). Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada

 Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara perusahaan dengan
permerintah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan
masyarakat.

Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan
bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan, misalnya peraturan yang
berkaitan dengan perlindungan keselamatan kerja, jaminan hari tua, penentuan upah minimum
regional (UMR), penentuan waktu (lamanya) jam kerja, pencemaran lingkungan, dan penentuan
lokasi usaha, kegiatan-kegiatan tersebut juga memerlukan komunikasi.

2.2 POLA KOMUNIKASI

Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam
mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu organisasi
dengan yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi perusahaan berskala kecil yang hanya
memiliki beberapa karyawan, penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada
para karyawan tersebut. Lain halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan
ribuan karyawan, penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup
rumit.

Bagaimana pola komunikasi (patterns of communication) terjadi dalam suatu organisasi?

Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal
communications channel) dan saluran komunikasi non formal (informal communicatations
channel).

2.2.1 Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggungjawab dan
wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada
bawahan ataupun dari manajer ke karyawan,pola tranaformasi informasinya dapat berbentuk
komunikasi dari atas ke bawah (top down atau downward communications), komunikasi dari
bawah ke atas (bottom-up atau upward communications), komunikasi horizontal (horizontal
communications), dan komunikasi diagonal (diagonal communications). Selanjutnya akan
dibahas mengenai ketebatasan komunikasi formal ( Monata, 1993; Greene, 1985).

a. Komunikasi Dari Atas Ke Bawah

Secara sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan
merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top-down atau downward communications). Aliran
komunikasi dari manajer ke bawahan tersebut, umumnya terkait dengan tanggungjawab dan
kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi
ke bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengordinasikan,
memotivasi, memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.

Jalur komunikasi yang berasal dau atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan
penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan
para bawahan dengan sebaik-baiknya. Untuk mencapai tujuan yang dikehendaki, perlu
diperhatikan penggunaan bahasa yang sama, sederhana, tidak bertele tele, dan mudah dipahami
dalam penyampaian pesan. Sebagai contoh, penyampaian pesan yang berasal dari manajer umum
ke manajer produksi, kemudian ke bagain pabrik, selanjutnya baru sampai ke karyawan
menggunakan saluran komunikasi yang cukup panjang dan berpotensi menimbulkan
kesalahpahaman berkomunikasi.

Komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan (oral communications)
maupun tertulis (written commnunications). Komunikasi lisan dapat berbentuk percakapan biasa,
wawancara formal antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk
pertemuan/diskusi kelompok. Disamping itu komunikasi tertulis juga bisa berbentuk memo,
manual pelatihan, kotak informasi,surat tugas, surat perintah, surat keputusan, surat
pemberhentian/pemecatan, papan pengumuman, dan buku petunjuk pelaksanaan tugas bagi
karyawan.

Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok yaitu;

1. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

2. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan,
3. Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik opersional,
4. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
 5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi
menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan
terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting yang ditujukan kepada bawahannya.
Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya.
Ketidaklengkapan pesan yang diterima disebabkan oleh saluran komunikasi yang cukup panjang
mulai manajer puncak hingga ke karyawannya. Oleh karena itu, dalam penyampaian pesan, perlu
diperhatikan saluran komunikasi yang digunakan dan kompleksitas pesan yang ingin
disampaikan kepada para karyawannya.

b. Komunikasi Dari Bawah Ke Atas

Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward
commnunications) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju
ke atas (manajer). Pesan yang ingin disampaikan mula-mula berasal dari para karyawan yang
selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi, yaitu ke bagian pabrik, kemanajer produksi,
dan akhirnya ke manajer umum.

Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil
keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi yang berasal dari
bawah. Keterlibatan karyawan (bawahan) dalam proses pengambilan keputusan merupakan salah
satu cara positif dalam upaya membantu pencapaian tujuan organsasi.

Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus percaya
penuh kepada para bawahannya. Jika tidak, informasi apapun yang berasal dari bawahan tidak
akamn bermanfaat karena yang muncul hanyalah rasa curiga dan ketidakpercayaan terhadap
informasi tersebut.

Salah satu kelamahan komunikasi dari bawah ke atas adalah kemungkinan bawahan
hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang),
sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh manajer
cendrung disimpan dan tidak disampaikan. Mengapa demikian? Hal ini terjadi karena para
bawahan beranggapan bahwa dengan hanya melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat
menjaga atau menyelamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi
tersebut.

Kalau seorang bawahan memberikan informasi yang negatif seperti munculnya

kegagalan dalam bidang pemasaran, kebocoran anggaran, menumpuknya hutang, dan lain-lain
dalam suatu organisai beraarti kinerja atau prestasi kerja yang ada di bagian bidang tersebut jelas
tidak baik. Seorang bawahan umumnya tidak ingin prestasi kerjanya dinilai tidak berhasil atau
gagal total, sehingga mereka memilih tidak melaporakan kegagalan tersebut sama sekali.

c. Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal (horiontal communications), atau sering disebut dengan istilah

komunikasi lateral adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi
sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk
melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atu departemen
yang memiliki kedudukan sejajar.

Di dalam praktiknya, terdapat kecendrungan bahwa dalam melaksanakan pekerjaannya

manajer suka melakukan tukar-menukar informasi dengan rekan kerjanya di departmen atau
divisi yang berbeda, terutama apabila muncul masalah-masalah khusus dalam suatu organisasi
perusahaan. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi
sederajat, baik dalam suatu depertemen maupun diantara beberapa departemen.

d. Komunikasi Diagonal

Bentuk komunikasi yang satu ini memang agak lain dari pada beberapa bentuk
komunikasi sebelumnya. Komunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan
komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbed. Contohnya adalah komunikasi
formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara menajer produksi dengan bagian
promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan
bagian penelitian.

Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah :

1. Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang komunikasi tradisional.

 2. Kemungkinan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu
penyelesaian masalah dalam organisasi.

Namun komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahannya
adalah bahwa komunikasi diagonal dapat menggangu jalur komunikasi yang rutin dan telah
berjalan dengan normal. Di samping itu, komuniksi diagonal dalam suatu organisasi besar juga
sulit untuk dikendalikan secara efektif.

e. Keterbatasan Komunikasi Formal

Meskipun sangat penting bagi organisasi besar, namun dampak saluran komunikasi
formal kurang menguntungkan dari sudut pandang individual maupun perusahaan.

Dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal sering membuat
frustasi atau menjengkelakan bagi pihak tertentu, khususnya menegnai keterbatasan untuk masuk
ke dalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang besar, untuk dapat
berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih dahulu melalui lapisan manajer yang ada
di bawahnya. Artinya banyak jalur yang harus dilalui untuk dapat berkomunikasi dengan manajer
puncak secara langsung.

Oleh karena itu, apabila seseorang memiliki ide atau gagasan yang jitu bagi
pengembangan suatu organisasi, ia harus menyampaikannya pada manajer tingkat bawah (seperti
supervisor) terlebih dahulu sebelum dapat di sampaikan ke manajer puncak. Namun, karena
supervisor/ manajer tingkat bawah berhak untuk tidak setuju dan menolak menyampaikan ide
tersebut, para bawahan cenderung menyampaikan secara langsung ke manajer puncak, dengan
resiko kariernya dalam organisai terancam.

Kemudian bagaimana jika dipandang dari sudut pandang perusahaan? Dari sudut
pandang perusahaan, masalah terbesar dengan saluran komunikasi formal adalah kemungkinan
munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena
setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan masalah
kesalahpahaman.

Nah bagaimana mengatasai hal tersebut? Salah satu caranya adalah dengan mengurangi
jumlah tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur organisasi,
semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi yan glebih sedikit
dan lebih banyak rentang kendalinya (span of control) akan dapat membantu mengurangi
terjadinya distorsi.

2.2.2 Saluran Komunikasi Informal

Bagan Organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasi yang ada
ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur hierarki yang ada.
Namun, dalam praktik, tampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar pada struktur
organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk saling bertukar
informasi antara orang yang satu dengan orang lain. Oleh karena itu, keberadaan jaringan
komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak dapat dielakkan. Jaringan ini dapat pula
digunakan ole para manajer untuk memonitor para karyawannya dalam melakukan tugasnya.

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa
memedulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas
(lihat Gambar 3.7). meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum,
seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar. Keluarga, anak-anak, dunai olah raga,
musik, acara film fan sinetron TV, kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang
berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya. Lebih lanjut, banyak orang yang
lebih percaya desas-desus atau rumor yang didapat dari komunikasi informal sebagai sumber
informasi dalam suatu organisasi. Kadang kala mereka tidak lagi menaruh kepercayaan terhadap
informasi yang berasal dari para manajer suatu organisasi.

2.3 CARA MENGELOLA KOMUNIKASI

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komnukasi, pertama: bagaimana
menangani pesa-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani krisis komunikasi.
Penjelasan dari kedua hal tersebut disajikan berikut ini:

2.3.1 Penanganan Pesan-pesan Rutin

 Dalam organisasi besar, pada umunya berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan
perhatiannya pada bagaimana memksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi
dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya
tersebut, seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut ini:

a. Mengurangi Jumlah Pesan

Arus pesan dalam suatu organisasi-yang disampaikan secara lisan maupun tertulis-perlu
dikelola dengan baik. Dalam hal ini, seorang manajer suatu organisasi perlu menentukan
skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat diperlukan waktu dan sumber-
sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata
biaya yang diperlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta
berapa lama sebuah surat bisnis dapat diselesaikan. Oleh karena itu, jika suatu pesan perlu
diberikan secara tertulis, sepucuk surat merupakan investasi yang baik dan berharga.
Namun, jika sebuah surat hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan,
mungkin lebih baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti lewat telepon atau tatap
muka.
Dalam suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak
berguna, dan juga banyak pertemuan /rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan percuma,
dan tiada hasil yang berarti. Jenis-jenis komunikasi tersebut perlu dievaluasi dan
memperoleh perhatian yang seksama. Berapa lama sebuah pesan seharusnya dapat
diselesaikan? Dapatkah sebuah pesan cukup disampaikan lewat telepon? Dapatkah
menjawab pertanyaan lewat memo? Berapa banyak surat yang seharusnya dibuat? Berapa
banyak surat yang harus diarsipkan? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut akan
dapat membantu organisasi dalam menghemat waktu dan uang.
b. Instruksi yang Jelas
Kesalahan yang menyebabkan macetnya komunikasi, mungkin dapat dibebankan kepada
setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun dalam hal ini seorang manajer mempunyai
tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus
dilakukan. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah
seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga ia
dapat menghindari dirinya dari kesalahan memberi instruksi.
Manajer yang sekaligus sebaga komunikator juga perlu selalu mencari kejelasan suatu
pesan, karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang secara dinamis mempengaruhi
 arti setiap pesan. Di samping itu, manajer juga seharusnya tetap berkomunikasi dengan
stafnya secara keseluruhan, untuk menjaga hubungan dengan anggota staf, dan untuk
memberikan umpan balik (fedback) terhadap perkembangan suatu pesan.
c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila
manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang
dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang manajer harus
mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer
yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri tentu akan
merepotkan semua pihak dalam suatau organisasi.
d. Melatih Petugas
Seseorang yang memegang pensil tidak otomatis menjadi penulis yang baik;
seseorang yang memiliki suaru yang menarik juga tidak otomatis dapat menjelaskan
sesuatu dengan jelas kepada khalayak (audience). Namun, penulis maupun pembicara
yang tidak memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembiara yang baik melalui
laithan-latihan yang teratur da terencana dengann baik.
Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan
keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat
dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya
organisasi dan flasafah-flasafah komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan
memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga
komunikasi bisa menjadi lebih baik dan lancar.
2.3.2 Penanganan Krisis Komunikasi

Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari ahri kehari adalah suatu hal yang biasa, tetapi tes
keterampilan komunikasi yang sebenarnya adala pada saat munculnya krisis komunikasi dalam
suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi,
semakin tinggi tingkat kemampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Krisis komunikasi ini
merupakan suatu ajang uji coba keterampilan yang cukup menantang.

Berikut ini adalah contoh beberapa kejadian yang menimpa suatu perusahaan yang harus
ditangani dengan seksama.

a. Kasus Pertama
 Perusahaan Jamu PT Utama Sehat memproduksi obat pegal linu dalam berbagai macam
bentuk, baik dalam bentuk tablet, kapsul maupun kaplet. Seorang wanita diakbarkan
meninggal dunia setelah minum obat pegal linu produksi perusahaan tersebut. Mendengar
kejadian itu, aparat keamanan dan dinas kesehatan segera melaukan penyelidikan dan
pemeriksaan ditempat kejadian. Hasil sementara mengisyaratkan bahwa oabt tersebut
mengandung campuran zat yang berbahaya bagi manusia. Setelah beberapa lama, hasil
pemeriksaan dilaboratorium menunjukkan bahwa penyebab kematiannya adalah obat yang
diproduksi PT Utama Sehat. Melihat kejadian tersebut, bagaimana pendapat anda?

b. Kasus Kedua
Dalam beberapa kejadian terpisah, menurut laporan konsumen dari beberapa provinsi,
ditemukan campuran zat-zat pengawet makanan yang berbahaya dalam makanan bayi, yang
Anda produksi. Anda kemudian melakukan pengecekan ke beberapa daerah yang
melaporkan hal tersebut, tetapi tidak menemukan bukti yang cukup untuk mendukung klaim
tersebut. Melalui penelaahan secara menyeluruh, tidak ditemukan masalah baik di bagian
produksi maupun distribusi. Namun, perlu diingat bahwa berita tentang tercampurnya zat-zat
kimia berbahaya tersebut telah menyebar ke berapa daerah . melihat kondisi itu, apa yang
perlu dilakukan oleh perusahaan tersebut?
c. Kasus Ketiga
Sebuah perusahaan penghasilan penyedap masakan didemo oleh warga masyarakat yang
ada disekitar wilayah perusahaan tersebut. Warga masyarakat berpemdapat bahwa limbah
pabrik tersebut menjadikan sawah-sawah milik para petani menjadi tidak subur lagi. Di
samping itu, mereka juaga mengeluhkan bau limbah yang sangat mengganggu, bahkan ada
di antara mereka yang mengalami pusing dan mual, dan terpaksa harus diopname di rumah
sakit.
d. Kasus Keempat
Sebuah industri penghasil tahu yang berlokasi dilingkungan pemukiman warga,
belakangan ini menjadi bahan pembicaraan warga masyarakat. mereka berpedapat bahwa
aktivitas industri tahu di wilayah tersebut menganggu warga disektiranya, karena limbah
tahunya yang berbau tidak seddap dialirkan melalui saluran drainase warga setempat. Di
samping itu, limbah tahu tersebut juga membuat saluran-saluran air warga masyarakat
setempat keruh dan kotor.
 Perusahaan yang menghadapi masalah tersebut tentunya harus segera mengambil
langkah-langkah penyelamat, baik bagi konsumen maupun nama baik (citra) perusahaan. Pada
kasus pertama, perusahaan harus segera menarik semua produk yang telah menjadi penyebab
kematian konsumennya. Kemudian, perusahaan perlu melakukan koordinasi dan kerja sam
dengan pihak-pihak terkait, seperti lembaga-lembaga pers, dinas pengawasan obat dan makanan,
maupun kepolisian. Apabila dari hasil penelitian secara terpadu terbukti bahwa kesalahan bukan
pada perusahaan anda, anda harus dengan segera menjelaskan kepada masyarakat dan
perusahaan dapat memproduksi produk lama dengan ramuan yang baru (bebas dari zat-zat yang
berbahaya) dengan tujuan meraih pangsa pasar produk lama.

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berada dengan perusahaan yang lain.
Namun yang jelas, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh
terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Berapa banyak biaya
yang harus dikeluarkan untuk memperbaiki citra suatu perusahaan yang sedang dilanda krisis?
Apabila suatu perusahaan gagal dalam menangani krisis yang terjadi, reputasi perusahaan akan
menjadi pudar dan kerugian tidak dapat dihindarkan.

Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi
yaitu (1)bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu atau; (2) katakan apa yang terjadi dan segera.
Kedua pendekatan tersebut ternyata dapat diaplikasikan dalam situasi nyata dan berhasil, seperti
yang dialami perusahaan Amerika Johnson & Johnson dan Gerber.

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar

perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang
menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupin kepada publik (masyarakat umum) dan
para karyawannya. Pada saat yang sama perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan
berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah
mengusahakan supaya pikiran anda tetap dalam kondisi tenang, kalem, tidak gegabah. Pengertian
kalem atau tenang disini jangan diartikan sebagai suatu tindakan diam seribu bahasa atau statis,
tetapi tenang dalam artian bahwa penangannya suatu kasus perlu pemikiran yang jernih dan tidak
dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi
untuk mempertinggi rasa percaya diri.
 Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:

1) Siapkan tim yang terampil/cetakan dalam penangan krisis,

2) Usahakan agar manajemen punca segera bertindak pada saat krisis terjadi,
3) Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan
berbagai peralatan elektronik komunikasi,
4) Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang
salah, segera mohon maaf.
5) Tunjuukan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan
nyata.

2.4 MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI

Sebagaimana anda ketahui, komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-

individu dengan organisasi. Kemampuan anda untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat
tergantung pada kepekaan anda sebagai komunikator. Bila anda tahu dinamika komunikasi, anda
akan dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi. Pada saat
yang sama, anda dapat menyesuaikan pesan-pesan anda sendiri, dengan menggunakan jaringan
komunikasi untuk mendapatkan manfaat yang terbaik.

Di samping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar, dan

berbicara, adalah sangat penting dan diutamakan oleh para manajer suatu perusahaan,.
Keterampilan anda dalam berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan anda
dalam dunia bisnis.

Apakah anda seorang sekretaris, pelatih manajemen, akuntan, analis keuangan, pialang,
penelitian, spesialis sumber daya manusia, spesialis informasi, atau lainnya, anda memerukan
kemampuan berkomunikasi dengan orang lain secara efektif dan efisien. Namun demikian,
beberpaa jenis pekerjaan memerlukan keterampilan komunikasi yang lebih besar darpiada yang
lain. Sebagai contoh, seprang wiraniaga perlu menjadi komunikator yang baik, dan juga
spesialis hubungan masyarakat (public relations).

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah

a. Membaca
b. Mendengar
c. Membuat percakapan menarik
d. Melakukan wawancara
e. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
f. Berpidato dan presentasi
g. Menulis surat, memo dan laporan

Barangkali, tempat terbaik untuk melakukan perbaikan program adalah menilai diri ribadi
secara jujur. Setiap orang berkeinginan untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi,
dan mungkin anda adalah seorang pendengar yang baik atau mungkin penulis yang baik. Dalam
beberapa hari kemudian, coba perhatikan kemampuan anda berkomunikasi, ada perbaikan atau
tidak. Coba perhatikan cara anda berkomunikasi, yang benar dan yang salah. Selanjutnya,
pusatkan dan kembangkan keterampilan anda pada bidang-bidang yang paling lemah. Cara
terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-latihan atau
praktik-praktik.

Dalam kehidupan, banyak dijumpai orang-orang yang tidak begitu saja menjadi penulis atau
pembicara yang ulung. Mereka menjadi orator ulung, penulis jempolan karena mereka
melakukan latihan dan praktik secara teratur dan terus-menerus. Seseorang yang telah menulis
dua buah laporan. Anda belajar dari pengalaman, dan pelajaran yang paling penting dari
pengalaman anda adalah belajar dari kesalahan dan kegagalan yang pernah anda lakukan atau
dilakukan orang lain.