Bab 3

Komunikasi dalam organisasi

A. Hubungan Komunikasi
Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai
suatu tujuan tertentu, dan Komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok
masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsi dengan baik.
1. Peran Manajerial
Manajer pada semua level dalam suatu organisasi bisnis memiliki peran strategi bagi
pengembangan organisasi kedepan. Menurut Mintzberg, terdapat 3 peran manajerial
yang dapat diterapkan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi. Masing-masing
peran tidak dapat dilepaskan dengan pentingnya kegiatan komunikasi dalam dunia
bisnis. Pada masing-masing peran tersebut seorang manajer harus mampu
mengomunikasikan ide, gagasan, atau informasi kepada para karyawannya, sehingga
mereka dapat memahami pesan yang telah disampaikan dengan baik dan efektif.
KOMUNIKASI

PERAN KEPUTUSAN
PERAN ANTARPRIBADI Wirausaha
Tokoh Figur PERAN INFORMASIONAL Pemecah Masalah
Manajer Monitoring Pengalokasian Sumber Daya
Penghubung Penyebar Informasi Negosiator
Juru Bicara

a. Peran Antarpribadi
Menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan dirinya sebagai
seorang tokoh figur (figurehead role), manajer (leader role) dan penghubung
(liaison role).
Seorang manajer dalam suatu organisasi harus dapat memerankan dirinya
sebagai seorang tokoh figur. Sebagai contoh, ia harus berperan sebagai
perwakilahn atau yang dituakan dalam suatu organisasi. Ia memberikan sambutan
pasa acara-acara seremonial (upacara) yang diselenggarakan oleh pihak internal
maupun eksternal organisasi atau pada acara-acara tertentu yang bersifat
informal, misalnya pada acara lomba sepedah santai, resepsi pernikahan, atau
peristiwa duka cita yang dialami salah satu karyawan diorganisasi yang
dimimpinnya.
 Selain berperan sebagai seorang tokoh figur, seorang manajer juga harus
mampu menyampaikan pesan-pesan bisnis dengan baik kepada para karyawan,
sehingga pesan yang disampaikan tersebut efektif dan dapat dipahami dengan
baik pula. Sebagai contoh, seorang manajer suatu organisasi menyampaikan
kebijakan yang berkaitan dengan penetapan standar gaji baru bagi para
karyawannya. Pesan tersebut dapat disampaikan secara lisan dan tertulis. Poin
penting dari kebijakan baru tersebut dapat disampaikan secara lisan, sedangkan
penjelasan yang lebih rinci sebaiknya disampaikan dalam bentuk tertulis.

b. Peran Informasional
Mencangkup peran pemantauan (monitor role), peran penyebar informasi
(disseminator role), dan peran pembicara (spokesperson sale).
Peran pemantauan / monitoing adalah peran yang harus dilakukan oleh seorang
manajer untuk mengawasi bawahan (para karyawannya) agar pekerjaan mereka
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Peran penyebaran informasi adalah peran manajer untuk menyebarluaskan
atau menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawannya agar
mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi tersebut.
Penyebaran informasi ini lebih berorientasi kepada kepentingan internal suatu
organisasi, misalnya kebijakan pakaian seragam yang baru bagi semua karyawan,
kebijakan jumlah jam lembur yang baru, kebijakan pemberian standar gaji
karyawan yang baru, dan kebijakan disiplin kerja yang baru.
Peran sebagai seorang juru bicara yaitu seorang manajer harus dapat
memerankan dirinya sebagai seorang juru bicara yang baik, khususnya yang
berkaitan dngan penyampaian informasi tentang barbagai kebijakan penting
organisasinya kepada pihak lain (eksternal organisasi), misalnya kebijakan
organisasi yang berkaitan dengan pembukaan kantor cabang baru disuatu daerah
tertentu, kebijakan rekrutan karyawan baru, kebijakan peluncuran produk baru,
dan kebijakan promosi yang baru.

c. Peran Keputusan
Peran keputusan (decisional role) mencangkup tiga peran penting yaitu: peran
wirausaha (entrepreneur role), peran pemecah masalah (disturbance handler
 role) dan peran pengalokasian sumber daya (resource allocator role), dan peran
negosiator (negosiator role).
Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha
yang jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsif, bertanggung jawab, berani
mengambil risiko, dan berwawasan luas.
Peran pemecah masalah yaitu seorang manajer harus dapat memerankan
dirinya sebagai salah seorang yang memiliki kemampuan dalam mengatasi
berbagai permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi, misalnya masalah
terlambatnya pendistribusian barang, masalah pelayanan pelanggan yang kurang
baik, masalah kualitas barang yang masih rendah, dan masalah penyediaan bahan
baku yang kurang lancar.
Peran pengalokasian sumber daya yaitu seorang manajer harus dapat
memerankan dirinya sebagai seorang yang mampu mengoptimalkan sumber daya
yang dimiliki secara baik, misalnya pengelolaan sumber daya keuangan, sumber
daya manusia, sumber daya informasi, dan sumber daya alam yang dimiliknya.
Peran negosiator adalah seorang manajer harus dapat memerankan dirinya
sebagai seorang yang mampu bernegosiasi dengan baik dan handal. Kemampuan
ini sangan diperlukan oleh seorang manajer ketika berhubungan dengan pihak
eksternal organisasi, terutama dalam hal penentuan kerja sama proyek dengan
pihak lain atau ketika suatu organisasi dihadapakan pada pertentangan
kepentingan internal organisasi, seperti munculnya tuntutan (unuk rasa) para
karyawan tentang perbaikan kesejahteraan.

2. Kegiatan Pertukaran Informasi

Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi. Proses
komunikasi memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi dengan
menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa (umum) digunakan.
Melalui proses komunikasi tersebut akan diperoleh suatu hasil yang sangat berrati.
Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organsasi:
(1) komunikasi memungkinkan orang–orang untuk saling bertukar informasi;
(2) komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organsasi
yang terpisah dari anggota lainnya.
Pada umumnya, organsasi sangat tergantung pada komunikasi untuk mencapai
tujuannya. Sebuah hasilpenelitian yang dilakukan oleh Sproul menunjukkan bahwa,
orang-orang dalam organisasi menggunakan 69 persen dari hari-hari kerja mereka
dengan menggunakan komunikasi verbal, baik itu berbicara, mendengarkan, menulis
ataupun memebaca. Namun, itu tidak berarti bahwa bentuk komunikasi yang lain,
yaitu komunikasi nonverbal, tidak penting bagi suatu organsasi.
Beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.

a. Menetapkan Tujuan
Kebanyakan organsasi mempunyai berbagai macam tujuan, baik yang bersifat
formal maupun nonformal. Untuk menetapkan suatu tujuan, mereka yang terlibat
dalam organisasi baik staf manajemen puncak, manajemen menengah,
manajemen bawah, maupun karyawan, perlu melakukan berbagai pembahasan
yang serius dan cukup matang.
Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan (finansial), mutu
produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi
pelanggan. Dalam menetapkan berbagai macam tujuan organsasi tersebut sangat
diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antar unit-unit yang ada dalam
organisasi tersebut.

b. Membuat dan Melaksnakan Keputusan

Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-
orang dalam organisasi tersebut membuat berbagai keputusan yang mendukung
terlaksanannya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati. Untuk
membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus
mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap bebagai
pilihan/alternatif yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang
lain,dan sebagainya. Bila telah diambil, suatu keputusan harus dilaksanakan dan
hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.

c. Mengukur Prestasi Kerja

Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran
untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran
prestasi kerja mencangkup beberapa faktor, antara lain: biaya, penjualan, pangsa
pasar, produktivitas, tingkat pertukaran karyawan, dan tingkat persediaan yang
ada.
 Pada perusahaan berskala besar, semua data tersebut diproses dengan
komputer, dan hal ini dapat mempercepat perolehan hasil laporan. Pada
perusahaan yang berskala kecil, pengolahan data dilakukan secara manual,
sehingga waktu yang diperlukan lebih lama. Namun disisi lain, data-data yang
terdapat dalam perusahaan besar bisa jadi berkali lipat banyaknya daripada yang
terdapat dalam perusahaan kecil,dan hal ini dapat membuat waktu yang
diperlukan untuk menganalisisnya menjadi lebih lama.
Oleh karena itu, untuk mengukur prestasi kerja organisasi secara menyeluruh
sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antaunit yang ada dalam
organisasi tersebut.

d. Merekrut dan Mengembangkan Staf

Jika ingin merekrut seseorang suatu perusahaan harus mengumumkan secara
terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga
dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang
tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan denganstaf organisasi.
Sebagai orang baru dalam suatu organisasi, dia juga perlu diberi umpan balik
(feedback) atas prestasi yang telah dicapai, baik dalam bentuk penghargaan,
pengakuanm maupun tanggung jawab yang lebih tinggi. Dalam kaitan ini,
komunikasi akan lebih banyak diperlukan dan menjadi penting artinya.

e. Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dnegan para costumer atau pelanggan
(internal maupun eksternal) dengan menggunakan komunikasi, baik dalam
bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada suatu produk, nama
kelompok produk tertulis dalam rak-rak, dan berbagai macam bentuk simbol
seperti dilarang merokok, arah panah, dan sejenisnya juga merupakan bentuk
komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam berhubungan
dengan pelanggan atau konsumennya.
Pengunaan nota penjualan, brosur, iklan, telepon bebas pulsa, dan berbagai
bentuk promosi lainnya adalah bentuk komunikasi yang digunakan oleh
organisasi sebagai sarana untuk merangsang keinginan para pelanggan agar
menggunakan produknya.
 Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan (costumer service), komunikasi
juga mempunyai peranan penting misalnya pada bagian pengecekan kredit,
tagihan-tagihan, menjawab telepon dari konsumen, maupun penanganan masalah-
masalah yang berkaitan dengan pengaduan dari konsumen. Kegiatan-kegiatan
tersebut dengan sendirinya menggunanakan banyak komunikasi.

f. Negosiasi dengan Pemasok

Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu
perusahaan perlu mengadakan negosiasi baik dengan pemasok maupun dengan
pemberi pinjaman. Setelah mendapatkan bantuan dana yang diperlukan, mereka
harus secara memberikan laporan perkembangan perusahaannya kepada pihak-
pihak terkait.
Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan
perkembangan suatu perusahaan kepada pihaklain yang berkepentingan, tenti saja
memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang
bernegosiasi.

g. Memproduksi Produk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian
menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk
yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi. Seorang perancang mendesain
produk; pemasar melakukan penelitian pasar; dan manajer penjualan melakukan
kampanye penjualan. Kegiatan-kegiatan diatas memerlukan banyak komunikasi,
baik komunikasi antar manajer dengan karyawan, antara karyawan yang satu
dengan yang lain, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan.

h. Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada

Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara
perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah sudah
seharusnya melindungi kepentingan masyarakat.
Untuk itu, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberi
perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan,
misalnya peraturan yang berkaitan dengan perlindungan keselamatan kerja,
 jaminan hari tua, penentuan upah minimum regional (UMR), penentuan waktu
(lamanya) jam kerja, pencemaran lingkungan, dan penentuan lokasi usaha.

B. Pola Komunikasi
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak
dalam mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu
organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi
perusahaan berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, penyampaian
informasi dapat dilakukan secara langsung kepada para karyawannya tersebut. Lain
halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan,
penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit.
Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal
(formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal
communication channel).

1. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak
berbagai macam posisi atau kedudukan masing-maisng sesuai dengan batas tanggung
jawab dan wewennagnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi
dari manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola transformasi
infromasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah (top down atau
downward communications), komukasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward
communications), komunikasi horizontal (horizontal communications), dan
komunikasi diagonal (diagonal communications). Selanjutnya akan dibahas
mengenai keterbatasan komunikasi formal (Montara, 1993, Greene, 1985).
a. Komunikasi dari Atas ke Bawah
Secara sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke
bawahan merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top-down atau down-
word communications). Aliran komunikasi drai manajer ke bawahan tersebut,
umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu
organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah
memiliki tujuan untuk untuk menyampaikan informasi, mengarahkan,
mengordinasikan, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan
yang ada di level bawah.
 Jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan)
merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun
prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.untuk mencapai
tujuan yang dikehendaki, perlu diperhatikan penggunaan bahasa yang sama,
sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami dalam penyampaian pesan.
Sebagai contoh, penyampaian pesan yang berasal dari manajer umum (general
manager) ke manajer produksi, kemudian kebagian pabrik, selanjutnya baru
sampai ke karyawan menggunakan saluran komunikasi yang cukup panjang dan
berpotensi menimbulkan kesalahpahaman berkomunikasi. Untuk memberikan
gambaran yang lebih rinci tentang komunikasi dari atas ke bawah dalam suatu
organisasi, simaklah Gambar 3.2.

Manajer Umum

Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan

Bagan PenjualanBagan Promosi Bagan Pabrik Bagan Penelitian

Bagan Akuntansi
Bagan Keuangan

Karyawan

Komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan (oral

communications) maupun tertulis (written communications). Komunikasi secara
lisan dapat berupa percakpan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan
karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan / diskusi kelompok. Di
samping itu, komunikasi tertulis juga dapat berbentuk memo, manual pelatihan,
kontak informasi, surat tugas, surat perintah, surat keputusan, surat
pemberhentian/pemecatan, papan pengumuman, dan buku petunjuk pelaksanaan
tugas bagi karyawan.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok,
yaitu:
(1) Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
(2) Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan,
 (3) Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
(4) Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
(5) Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu
organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Salah satu kelemahan saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah
kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang
ditujukan ke para bawahannya. Dengan kata lain, pesan yang diterima para
bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya. Ketidaklengkapan pesan yang diterima
disebabkan oleh saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer
puncak hingga kekaryawannya. Oleh karena itu, dalam penyampaian pesan, perlu
diperhatikan panjangnya saluran komunikasi yang digunakan dan kompleksitas
pesan yang ingin disampaikan kepada para karyawannya.

b. Komunikasi dari Bawah ke Atas

Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau
upward communications) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah
(karyawan) menuju atas (manajer). Pesan yang ingin disampaikan mula-mula
berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan kejalur yang lebih
tinggi, yaitu ke bagian pabrik, ke manajer produksi, dan akhirnya kemanajer
umum.
Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan
mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatian
aspirasi yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan (bawahan) dalam proses
pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya
membantu pencapaian tujuan organisasi.
Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer
harus percaya penuh kepada para bawahannya. Kalau tidak, informasi apa pun
dari bawahan tidak akan bermanfaat karena yang muncul hanyalah rasa curiga
dan ketidakpercayaan terhadap informasi tersebut.
Salah satu kelemahan komunikasi informasi (laporan) yang baik-baik saja
(ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan
negatif atau tidak disenangi oleh manajer cenderung didimpan dan tidak
disampaikan. Hal itu terjadi karena para bawahan beranggapan bahwa dengan
 hanya melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat menjaga atau menyelamatkan
posisinya, serta mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi tersebut.
Kalau bawahan memberikan informasi yang negatif seperti munculnya
kegagalan bidang pemasaran, kebocoran anggaran, menumpuknya hutang, dan
lain-lain dalamsuatu organisasi, berarti kinerja atau prestasi kerja yang ada
dibagian atau bidang tersebut jelas tidak baik. Seorang bawahan umumnya
tidakingin prestasi kerjanya dinilai tidak berhasil atau gagal total, sehingga
mereka memilh tidak melaporkan kegagalan tersebut sama sekali.

Manajer Umum

Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan

Bagan PenjualanBagan Promosi Bagan Pabrik Bagan Penelitian

Bagan Akuntansi
Bagan Keuangan

Karyawan

c. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communications), atau sering disebut juga
dengan istilah komunikasi lateral (lateral communications), adalah komunikasi
yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam
suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan
persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau
departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
Di dalam praktiknya, terdapat kecenderungan bahwa dalam melaksanakan
pekerjaannya manajer suka melakukantukar menukar infromasi dengan rekan
kerjanya di departemen atau divisi yang berbeda,terutama apabila muncul
masalah-masalah khusus dalam suatu organisasi perusahaan. Komunikasi
horizontal bersifat koordinatif di antara beberapa departemen.
Pada gambar dibawah, terlihat bagaimana terjadinya komunikasi horizontal,
yaitu komunikasi antara manajer pemasaran dengan manajer produksi, atau
manajer produksi dengan manajer keuangan yang ditunjukkan dengan garis
 penghubung terputus-putus. Komunikasi secara horizontal menjadi penting
artinya manakala setiap bagian atau departemen dalam suatu organisasi memiliki
tingkat saling ketergantungan yang cukup besar. Akan tetapi, jika masing-masing
bagian dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa harus bergantung pada bagian
lainnya, komunikasi horizontal tidak sering atau minim dipakai.

Manajer Umum

Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan

Bagan Penjualan Bagan Promosi Bagan Pabrik Bagan Penelitian Bagan Akuntansi Bagan Keuangan

Karyawan

d. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi
antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda.contohnya adalah komunikasi
formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabtik, antara manajer produksi
dengan bagian promosi, antara manajer keuangan dengan bagian penelitian.
Deskripsi komunikasi diagonal dalam suatu organisasi dapat dilihat pada gambar
dibawah.

Manajer Umum

Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan

Bagan Penjualan Bagan Promosi Bagan Pabrik Bagan Penelitian Bagan Akuntansi Bagan Keuangan

Karyawan
 Suatu studi penelitian yang pernah dilakukan menunjukkan bahwa, baik
komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal, lebih banyak diterapkan
dalamsuatu organisasi berskala besar manakala terdapat saling ketergantungan
(interdependence) antarbagian atau anatardepartemen yang ada dalam organisasi
tersebut.
Bentuk komunikasi diagonal memmiliki beberapa keuntungan, diantaranya
adalah:
(1) Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk
komunikasi tradisional.
(2) Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut
membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.
Komunikasi diagonal memiliki kelemahan adalah bahwa komunikasi diagonal
dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal dan
komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan
secara efektif.

e. Keterbatasan Komunikasi Formal

Dampak saluran komunikasi formal dari sudut pandang individual
(peseorangan), komunikasiformal sering membuat frustasi atau menjengkelkan
bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk kedalam
proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang besar, untuk dapat
berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih dahulu melalui lapisan
manajer yang ada di bawahannya. Artinya banyak yanh harus dilalui untuk dapat
berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.
Oleh karena itu, apabila seseorang memiliki ide atau gagasan yang jitu bagi
pengembangan suatu organisasi, ia harus menyampaikannya pada manajer tingkat
bawah (seperti supervisor) terlebih dahulu sebelum dapat disampaikan ke manajer
puncak. Namun, karena supervisor/manajer tingkat bawah berhak untuk menolak
atau tidak setuju menyampaikan ide tersebut, para bawahan cenderung berusaha
untuk mneyampaikan langsung ke manajer puncak, dengan resiko kariernya
dalam organisasi terancam.
Dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dengan saluran komunikasi
formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian
 informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur
komunikasi berpotensi menimbulkan kesalahpahaman.
Setiap pesan yang mengalir dari atas maupun bawah memungkinkan adanya
perubahan terhadap pesan aslinya. Sebagai akibatnya, bawahan mungkin
menerima suatu informasi yang kabur dari atasannya; begitu pula para atasan
(manajer puncak) akan memperoleh suatu gambaran yang tidak lengkap atau
kurang pasa terhadap apa yang sebenarnya terjadi di tingkat bawah.
Salah satu cara untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan cara mengurangi
jumlah tingkat (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam
jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman.
Struktur organisasi yang mendatar (flat) dengan tingkatan organisasi yang lebih
sedikit, dan lebih banyak rentang kendalinya (span of control) akan dapat
membantu mengurangi terjadinya distorsi.

Manajer

Supervisor Supervisor Supervisor

A B C D E F G H I

2. Saluran Komunikasi Informal

Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasi yang
ada ditransformasikan dari satu bagian yang lainnya sesuai dengan jalur hierarki yang
ada. Dalam praktik, tampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar pada
struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang yang suatu organisasi untuk
saling bertukar informasi antara orang yang satu dengan orang yang lain. Oleh karena
itu, keberadaan jaringan komunikasi informasi dalam suatu organisasi tidak dapat
dikelakkan. Jaringan ini dapat pula digunakan oleh para digunakan oleh para manajer
untuk memonitor para karyawannyadalam melakukan tugasnya.
Dalam komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi,
tanpa memedulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat
berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya
 bersifat umum seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-
anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, kadang kala mereka juga
membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam
organisasinya. Banyak orang yang lebih percaya desas desus atau rumor yang didapat
dari komunikasi informal sebagai sumber informasi dalam suatu organisasi. Kadang
kala mereka tidak lagi menaruh kepercayaan terhadap informasi yangberasal dari
para manajer suatu organisasi.

Manajer Umum

Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan

Bagan Penjualan Bagan Promosi Bagan Pabrik Bagan Penelitian Bagan Akuntansi Bagan Keuangan

Karyawan

C. Cara Mengelola Komunikasi

1. Penanganan Pesan-pesan Rutin
Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih
banyak daripada dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan
memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari
kegiatan komunikasi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan
manfaat dan meminimumkan biaya tersebut, serorang manajer perlu memperhatikan
bebagai hal berikut:
a. Mengurangi Jumlah Pesan
Arus pesan dalm suatu organisasi yang disampaikan secara lisan maupun
tertulis perlu dikelola dengan baik. Seorang manajer suatu organisasi perlu
mennetukan skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat diperlukan
waktu dan sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu
menghitung berapa rata-rata biaya yang diperlukan untuk mencatat, mengetik,
 mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat
diselesaikan. Oleh karena itu, jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis,
sepucuk surat merupakan investasi yang baik dan berharga. Namun, jika jika
sebuah surat hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan,
mungkin lebih baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti lewat
telepon/tatap muka.
Dalam suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan
tidak berguna, dan juga banyak pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu
dengan percuma, dan tiada hasil yang berrati. Jenis-jenis komunikasi tersenut
perlu dievaluasi dan memperoleh perhatian yang seksama.

b. Intruksi yang Jelas

Kesalahan yang menyebabkan macetnya komunikasi, munkin dapat
dibebankan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. Seorang manajer
mempunya tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi
tahu apa yang harus dilakukan.orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi
(komunikator) sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi
secara keseluruhan, sehingga ia dapat menghindarkan dirinya dari kesalahan
memberi instruksi.
Manajer yang sekaligus sebagai komunikator juga perlu selalu mencari
kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang
secara dinamis mempengaruhi arti setiap pesan. Manajer juga seharusnya tetap
berkomunikasi dengan stafnya secara keseluruhan, untuk menjaga hubungan
dengan anggota staf, dan untuk memberikan umpan balik (feesback) terhadap
perkembangan suatu pesan.

c. Mendelegasikan Tanggung Jawab

Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai
nila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan
pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang
manajer harus mendelegasikan baberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain.
Seorang manajer yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan
gayanyasendiri tenyi akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
 d. Melatih Petugas
Seorang yang memgang pensil tidak otomatis menjadi penulis yang baik;
seseorang yang memiliki suara yang menrik juga tidak otomatis dapat
menjelaskan sesuatu dengan jelas kepada khalayak (audience). Namun, penulis
maupun pembicara yang baik melalui latihan-latihan yang teratur dan terencana
dengan baik.
Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelengarakn pelatiahn
keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan/ tugasnya
berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling
tidak preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator
juga perlu meningkatkan dan memperlancar kemampuan berbahasa dan
keterampilan presentasinya, ssehingga komunikasi bisa menjadi lebih baik dan
lancar.

2. Penanganan Krisis Komunikasi

Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari kehari adalah suatu hal yang bisa,
tetapi tes keterampilan komunikasi yang sebenarya adalah pada saat munculnya krisis
komunikasi dalam suatu organisasi. Karena, semakin besar tantangan atau resiko
yang harus di hadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan uji coba keterampilan yang
di butuhkan. Krisis komunikasi ini merupakan suatu ajang uji coba keterampilan
yang cukup menantang.
Berikut ini adalah contoh beberapa kejadian yang menimpa suatu perusahaan
yang harus di datangani dengan seksama.
Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam
komunikasi yaitu (1) bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu; (2) katakana apa yang
terjadi dan segera, kedua pendekatan tersebut ternyata dapat di aplikasikan dalam
situasi nyata dan berhasil, seperti yang di alami oleh perusahaan Amerika Johnson &
Girber.
Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat( publicrelaction )menyarankan agar
perusahaan menangkis rumor yang beredar dengan cara menjelaskan apa yang
terjadi, masalahnya secara terbuka tanpa di tutup – tutupi kepada publik ( masyarakat
umum) dan para karyawan, Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber
masalahnya dan berusaha mengendalikannya, Satu hal paling penting dalam
menangani setiap kasus dan tetap dalam kondisi tenang, kalem, tidak gegabah.
 Pengertian kalem atau tenang disini jangan di artikan sebagai suatu tindakan diam
seribu Bahasa atau statis, tetapi tenang artian bahwa penanganan suatu kasus perlu
pemikiran yang jernih dan tidak dalam kondisi yang emosional. Suatu tanggapan
yang rasional akan memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percayadiri.
Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukanantara
lain :
a. Siapkan tim yang terampil / cekatan dalam penanganan krisis.
b. Usahakan agar menejemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
c. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang di
lengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.
d. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh terbuka, dan jujur, jika memang ada
yang salah, segera mohon maaf.
e. Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam
tindakan nyata.
D. Meningkatkan Keterampilan Komunikasi
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
a. Membaca
b. Mendengarkan
c. Membuat percakapan menarik
d. Melakukan wawancara
e. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
f. Berpidato dan presentasi
g. Menulis surat, memo, dan laporan.