Hubungan Komunikasi

Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu
tujuan tertentu, dan komunikasi adalah kegiatan yang memungkinkan kelompok masyarakat
tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik. Hubungan komunikasi yang
terjalin antara manajer satu dengan yang lainnya, antara manager dan karyawan, atau antara
karyawan satu dengan yang lain, merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam mencapai
tujuan organisasi yang telah diterapkan.

1. Peran Manajerial
Menurut Mantzberg, terdapat tiga jenis manajerial yang dapat diterapkan oleh seorang
manager dalam satu organisasi, yaitu :
a. Peran Antarpribadi
Peran antarpribadi menunjukkan bahwa seorang manager harus mampu
memerankan dirinya sebagai :
 Peran tokoh figur, maksudnya seorang manager harus dapat memerankan
dirinya sebagai perwakilan atau yang dihormati dalam suatu organisasi
 Peran pemimpin, seorang manager harus memiliki kemampuan dalam
memimpin suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis. Mereka juga harus
mampu memotivasi dan melakukan kontrol terhadap karyawannya
 Peran penghubung, menunjukkan hubungan manager degan orang-orang
yang berada diluar organisasi, seperti dengan pelanggan, pemasok, klien,
dan pemerintah
b. Peran Informasional
Dalam peran informasional mencakup tiga peran penting, yaitu sebagai berikut :
 Peran pemantauan, peran yang harus dilakukan oleh seorang manager
untuk mengawasi para karyawannya agar pekerjaan mereka sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
 Peran penyebar informasi, peran manager untuk menyebarluaskan atau
menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawan agar
mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi
tersebut. penyebarluasan informasi ini lebih berorientasi kepada
kepentingan internal suatu organisasi. Misalnya, kebijakan pakaian
seragam bagi semua karyawan.
  Peran juru bicara, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebaai
juru bicara yang baik, biasanya yang berhubungan dengan penyampaian
informasi penting tentang berbagai kebikalam organisasinya kepada pihak
lain (eksternal organisasi)
c. Peran Keputusan
Peran keputusan (decisional role) mencakup tiga peran penting yaitu, sebagai
berikut :
 Peran wirausaha, seorang manager harus dapat memerankan dirinya
sebagai orang yang jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsif,
bertanggung jawab, berani mengambil resiko, dan berwawasan luas.
 Peran pemecah masalah, seorang manager harus memiliki kemampuan
dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh suatu
organisasi.
 Peran pengaloksi sumber daya, seorang manager harus dapat
mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki secara baik.
 Peran negosiator, seorang manager harus dapat memerankan dirinya
sebagai orang yang mampu bernegosiasi dengan baik. Kemampuan ini
sangat diperlukan oleh seorang manager ketika berhubungan dengan pihan
eksternal organisasi, terutama dalam hal penentuan kerja sama proyek
dengan pihan lain atau ketika suatu organisasi dihadapkan pada
pertentangan kepentingan internal organisasi seperti munculnya tuntutan
(unjuk rasa) para karyawan tentang perbaikan kesejahteraan.
2. Kegiatan Pertukaran Informasi
Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi, yang
pertama komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi,
yang kedua komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam
organisasi yang terpisah dari anggota lainnya. Sebuah hasil penelitian menunjukkan
bahwa orang-orang dalam organisasi menggunakan 69% dari hari-hari kerja mereka
dengan menggunakan komunikasi verbal. Namun, itu tidak berarti baha bentuk
komunikasi yang lain, yaitu komunikasi nonverbal tidak penting bagi suatu
organisasi. Berikut adalah beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan
pertukaran informasi :
a. Menetapkan Tujuan
Kebanyakan organisasi memiliki berbagai macam tujuan, baik yang bersifat
formal maupun nonformal. Untuk menetapkan suatu tujuan, mereka yang terlibat
dalam organisasi perlu melakukan berbagai pembahasan yang serius dan cukup
matang. Dalam menetapkan berbagai macam tujuan organisasi tersebut sangat
diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antara unit-unit yang ada dalam
organisasi tersebut.
b. Membuat dan Melaksanakan Keputusan
Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka
harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap
berbagai pilihan/alternatif yang ada, dengan cara membaca atau bertanya terhadap
orang lain. Bila sudah diambil, keputusan harus dilaksanakan dan hal ini
memerlukan lebih banyak komunikasi.
c. Mengukur Prestasi Kerja
Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor, antara lain, biaya,
penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan tingkat
persediaan yang ada. Oleh karena itu, untuk mengukur prestasi kerja secara
menyeluruh diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antar unit yang ada
dalam organisasi tersebut.
d. Merekrut dan Mengembangkan Staff
Jika ingin merekrut seseorang, suatu perusahaan harus mengumumkan secara
meneliti, resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat
ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang tersedia.
Selain itu, sebagai orang baru dalam suatu organisasi, orang yang akan menduduki
sebuah jabatan perlu diberi umpan balik (feedback) aras prestasi yang telah ia
capai, baik dalam bentuk penghargaan, pengakuan, maupun tanggung jawab yang
lebih tinggi. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak diperlukan dan
menjadi penting artinya.
e. Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi yang berhubungan dengan para customer atau pelanggan
(internal maupun eksternal) dengan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk
formal maupun nonformal. Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan
(customer service), komunikasi juga mempunyai peranan penting misalnya pada
bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon dari konsumen,
 maupun penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan konsumen.
Kegiatan – kegiatan tersebut dengan sendirinya menggunakan banyak
komunikasi.
f. Negosiasi dengan Pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu perusahaan
perlu mengadakan negosiasi baik dengan pemask maupun dengan pemberi
pinjaman. Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan
laporan perkembangn suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan,
tentu saja, memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak
yang sedang bernegosiasi.
g. Memproduksi Produk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian
menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk
yang siap dipasarkan, pasti memerlukan komunikasi. Baik komunikasi antar
manager dengan karyawan, antara karyawan satu dengan lainnya, atau antara
bagian pemasaran dengan para pelanggan. Dengan kata lain, proses produksi erat
kaitannya dengan komunikasi.
h. Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada
Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara
perusahaan dengan pemerintah. untuk itulah pemerintah menyusun peraturan yang
bertujuan untuk memberi perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan
sewenang-wenang perusahaan, misalnya, penentuan upah minimum regional
(UMR), penentuan waktu (lamanya) jam kerja, pencemaran lingkungan, dan
oenentuan lokasi usaha.
 DAFTAR PUSTAKA
Buku Komunikasi Bisnis Ditulis oleh Djoko Purwanto