Aprilia Purwandari

(20013010007)

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Sistem akuntansi pembelian dalam suatu perusahaan digunakan untuk pengadaan
barang yang diperlukan. Lalu untuk transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua
yaitu pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari dalam
negeri sedangkan impor adalah pembelian dari luar negeri

Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah:
Fungsi gudang. Di sini fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan
pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang
yang telah diterima dari fungsi penerimaan.

Fungsi pembelian. Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi tentang harga barang,
menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order
pembelian.

Fungsi penerimaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap
jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima guna menentukan apakah barang tersebut
dapat diterima atau tidak oleh perusahaan.

Fungsi akuntansi. Dalam fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah
fungsi pencatat utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar
dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber yang digunakan untuk catatan utang
dan juga menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi
pencatatan persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang
yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:

1. Fungsi gudang akan mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Lalu fungsi pembelian akan meminta penawaran harga dari berbagai pemasok yang
ada.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan akan
melakukan pemilihan pemasok.
4. Kemudian fungsi pembelian akan membuat order pembelian kepada pemasok yang
telah dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok yang
sudah dipilih tadi.
6. Lalu fungsi penerimaan akan menyerahkan barang yang telah diterima kepada fungsi
gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan akan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Dan yang terakhir adalah fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan
atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi akan mencatat kewajiban
yang timbul dari transaksi pembelian tersebut.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:
Prosedur permintaan pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang akan mengajukan
permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.

Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Fungsi pembelian di

sini akan mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk
memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain dan
untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang
dibutuhkan oleh perusahaan. Namun perusahaan seringkali menentukan sedang wewenang
dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai
berikut:
 Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung. Di sini pemasakan dipilih
langsung oleh fungsi pembelian tanpa melalui penawaran harga.

 Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung. Dalam sistem ini

pemilihan pemasok akan dilakukan oleh fungsi pembelian dengan terlebih dahulu
dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga.

 Sistem akuntansi pembelian dengan lelang. Dalam sistem akuntansi ini pemilihan
pemasok dilakukan langsung oleh panitia lelang yang dibentuk, dan melalui lelang yang
diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Terdapat prosedur pemilihan pemasok
dengan lelang yaitu dengan melalui beberapa tahap berikut ini:
1) Pembuatan kerangka acuan yang berisi uraian rinci jenis, spesifikasi dan jumlah
barang yang akan dibeli melalui lelang yang diadakan.
2) Pengiriman kerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan
penawaran harga.
3) Penjelasan kepada para pemasok mengenai kerangka acuan tersebut.
4) Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagai persyaratan lelang oleh
para pemasok dalam amplop tertutup.
5) Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang di depan para pemasok.
6) Dan yang terakhir adalah penetapan formasi yang dipilih atau pemenang lelang oleh
panitia lelang

Prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian akan mengirimkan surat
order pembelian kepada pemasok yang telah dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
organisasi lain dalam perusahaan mengenai pembelian yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan.

Prosedur penerimaan barang. fungsi penerimaan akan melakukan pemeriksaan mengenai

jenis, kuantitas, dan mutu barang yang telah diterima dari pemasok lalu kemudian akan
membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan bahwa barang dari pemasok
tersebut telah diterima.

Prosedur pencatatan utang. Di sini fungsi akuntansi akan memeriksa dokumen dokumen
yang terkait dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang lalu mengarsipkan
dokumen sumber sebagai catatan utang.

Prosedur distribusi pembelian. Dalam prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit
dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian adalah:
1) Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali atau reorder point.
2) Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
3) Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
4) Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
5) Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
6) Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.

Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:
Surat permintaan pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang akan diisi oleh fungsi
gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian
barang dengan jenis jumlah dan mutu seperti yang telah disebutkan dalam surat tersebut.
Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaannya, di
mana satu lembar digunakan untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi
yang meminta barang titik berikut ini adalah contoh surat permintaan pembelian:

No. SSP. 475689

 SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN Tanggal: .../../19/..
Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang Saudara minta.
Dari Bagian:........ Digunakan untuk:........
Sifat Permintaan: Biasa Segera Mendesak
Kuantitas Nomor Part atau Ukuran Penjelasan Lengkap
Nomor Katalog

Diisi oleh Bagian

Pembelian
Kirim ke............................................................... Pemasok Harga Total Nomor
Bebankan ke Dep............... No. Akun................. per Harga SOP
Tanggal diperlukan....../....../19.... unit
Diperlukan oleh...................................................
Disetujui oleh.......................................................

Harga yang lalu.................................

Pemasok yang lalu............................
Ya untuk dibeli...................................