PERTEMUAN 3

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

2.1 Definisi Komunikasi dalam Organisasi

Menurut Djoko Purwanto (2011: 44), organisasi adalah sekelompok

masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan

komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut

secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.

Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yang satu dengan

manajer yang lain, antara manajer dengan karyawan, atau antara karyawan yang satu

dengan karyawan yang lain, merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam

mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

1. Peran Manajerial

Manajer pada semua level dalam suatu organisasi memiliki peran strategis bagi

pembangunan organisasi ke depan. Menurut mintzberg terdapat 3 peran yang dapat

diterapkan seorang manajer dalam suatu organisasi yaitu : Peran antar pribadi

(interpersonal roles) , peran informasional (informasional roles), dan peran

keputusan (decisional roles).

a. Peran Antarpribadi

Peran antarpribadi menunjukan bahwa sesorang manajer harus mampu

memerankan dirinya sebagai seorang tokoh figur (figurehead role), manajer (leader

role), dan penhubung (liason role).

 Seorang manajer dalam suatu organisasi harus dapat memerankan dirinya

sebagai seorang tokoh figure. Sebagai contoh, ia dapat berperan sebagai perwakilan

atau yang dituakan dalam suatu organisasi. Ia memberikan sambutan pada acara-acara

seremonial (upacara) yang diselenggarakan oleh pihak internal maupun eksternal

organisasi atau pada acara-acara tertentu yang bersifat informal, misalnya pada acara

lomba sepeda santai, resepsi pernikahan atau peristiwa duka cita yang dialami salah

satu karyawan di organisasi yang dipimpinnya.

b. Peran Informasional

Peran informasional mencakup peran pemantauan (monitor role), peran

penyebar informasi (disseminator role), dan peran pembicara (spokesperson role).

Pemantauan peran yang harus dilakukan manajer, selanjutnya peran penyebar

informasi adalah peran manajer untuk menyampaikan informasi secara ,menyeluruh

kepada karyawan dan peran juru bicara sebagai seorang yang dapat menempatkan

dirinya menjadi pembicara yang baik.

c. Peran Keputusan

Peran keputusan mencakup tiga peran penting yaitu: peran wirausaha, peran

pemecah masalah dan peran pengalokasian sumber daya.

2. Kegiatan Pertukaran Informasi

Pencapaian tujiuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi. Proses

komunikasi memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi dengan

menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa digunakan. Secara umum
komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi: (1) Komunikasi

memungkinkan orang orang untuk saling bertukar informasi; (2) Komunikasi

membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah

dengan organisasi lainnya. Pada umumnya organisasi sangat bergantung pada

komunikasi untuk mencapai tujuannya. Kegiatan-kegiatan organisasi yang berkaitan

dengan pertukaran informasi :

a. Menetapkan tujuan

Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan (financial), mutu

produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi

pelanggan. Dalam menetapkan berbagai tujuan organisasi tersebut sangat

diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antara unit-unit yang ada dalam

organisasi tersebut.

b. Membuat dan melaksanakan tujuan

Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-

orang dalam organisasi tersebut membuat berbagai keputusan yang mendukung

terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati. Untuk

membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus

mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai

pilihan/alternatif yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan

sebagainya. Bila telah diambil, suatu keputusan harus dilaksanakan dan hal ini

memerlukan lebih banyak komunikasi.

c. Mengukur prestasi kerja

 Saat keputusan telah dilaksanakan, manajermen perlu melakukan pengukuran

untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran

prestasi kerja mencakup beberapa faktor, antara lain: biaya, penjualan, pangsa

pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan tingkat persediaan yang

ada.

d. Merekrut dan mengembangkan staf

Perusahaan harus mengumumkan secara terbuka pada saat merekrut karyawan,

meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat

ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang tersedia.

Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan staf organisasi.

e. Pelayanan pelanggan

Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan, komunikasi juga mempuanyai

pernana penting misalnya pada bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan,

menjawab telepon dari konsumen, maupun penanganan masalah-masalah yang

berkaitan dengan pengaduan dari konsumen. Kegiatan-kegiatan tersebut dengan

sendirinya menggunakan banyak komunikasi.

f. Negoisasi dengan pemasok

Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan

perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja

memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang

bernegosiasi.

g. Memproduksi produk
 Untuk menuangkan idea atau gagasan mengenai produk baru, kemudian

menempatkan dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang

siap dipasarkan, diperlukan komunikasi.

h. Berinteraksi dengan peraturan yang ada

Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara

perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah sudah

seharusnya melindungi kepentingan masyarakat.

2.2 Pola Komunikasi

Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai

pihak dalam mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai

antara satu organisasi dengan organisasi lainnya dapat berbreda dan bervariasi.

Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal

(formal communication channel), dan saluran komunikasi non formal (informal

communications channel).

1. Saluran Komunikasi Formal

a. Komunikasi dari atas kebawah

Secara sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke

bawahan merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top-down atau downward

communications).Jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah

(karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat bentuk perintah,instruksi,

maupun prosedur untuk dijalankan sebaik baiknya, untuk mencapai tujuan yang

dikehendaki.

Menurut Katz dan Khan ,komunikasi kebawah mempunyai lima tujuan pokok

yaitu:

a. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.

b. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan

c. Memberikan informasi tentang prosedurdan praktik organisasional

d. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan

e. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi

menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

b. Komunikasi dari bawah keatas

Dalam struktur organisasi komunikasi dari bawah keatas (bottom-up atau

upward communications) berarti alur pesan yang diampaikan berasal dari bawah

(karyawan) menuju keatas (manajer).

c. Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal atau sering disebut juga komunikasi lateral adalah

komunikasi yang terjadi antara bagian bagian yang memiliki posisi sejajar atau

sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk

melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau

departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

d. Komunikasi diagonal
 Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua tingkat organisasi

yang berbeda, Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran

dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi dll.

Keuntungan komunikasi diagonal ialah penyebaran informasi lebih cepat

dibandingkan bentuk komunikasi tradisional, Memungkinkan individu dari berbagai

bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Kelemahan komunikasi diagonal adalah komunikasi diagonal dapat mengganggu

jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal

e. Keterbatasan komunikasi formal

Komunikasi formal cenderung birokratis dan ketat sehingga proses

pengambilan keputusan menjadi lamban. Struktur organisasi yang mendatar (flat)

dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit , dan lebih banyak rentang kendalinya

(span of control) akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi. Saluran

komunikasi nonformal Komuikasi informal cenderung fleksibel dan tidak ketat.

2. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi infomal, orang-orang yang ada dalam suatu

orgnisasi, tanpa mempedulikn jenjang hierarkhi, pangkat dan kedudukan/jabatan,

dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang diperbincangkan biasanya

bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, kely]uarga,

anak-anak, musik dll.

2.3 Cara Mengelola Komunikasi

Ada dua cara mengelola komunikasi, anatar lain:

1. Penanganan Pesan-Pesan Rutin

Penanganan pesan pesan rutin Dalam organisasi besar pada umumnya volume

pesan tertulis lebih banyak dibanding organisasi kecil,tetapi semua perusahaan

memusatkan perhatiannya bagaimana memaksimumkan benefit dan meminimumkan

biaya dari kegiatan komunikasi, untuk dapat memaksimumkan manfat dan

meminimkan biaya. Penanganan pesan-pesan rutin pada ummumnya seperti: a.

Mengurangi jumlah pesan, b. Intruksi yang jelas, c. Mendelegasikan tanggung jawab,

d. Melatih petugas.

2. Penanganan Krisi Komunikasi

Dalam situasi krisi komunikasi ,ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara

lain :

1. Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan kritis

2. Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi

3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi

dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.

4. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh ,terbuka dan jujur.jika ada yang salah

segera mohon maaf

5. Tunjukan keseriusan perusahaan,bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam

tindakan nyata.
2.4 Meningkatkan Ketrampilan Komunikasi

Komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan

organisasi. Kemampuan anda untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat

tergantung pada kepekaan anda sebagai komunikator. Disamping itu, keterampilan

komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar dan berbicara adalah

sangatb penting dan diutamakan oleh para manajer.

Beberapa ketrampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

a. Membaca

b. Mendengarkan

c. Membuat percakapannya menarik

d. Melakukan wawancara

e. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil

f. Berpidato dan presentasi

Menulis surat,memo dan laporan.