RANGKUMAN MATA KULIAH

BAB 3
Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis

Oleh : Kelompok 5
Rizky Dina Pertiwi (F0319120)
Rosa Faustina Sari Maandag (F0319121)
Salsa Bella Radifa (F0319127)
Salvadiva Aurelia Zabetta Putri (F0319128)
Sekar Auna Putri Purnama (F0319129)

JURUSAN S1 AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
2021
 BAB 3
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A. Hubungan Komunikasi
Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk
mencapai tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat, yang memungkinkan
kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan
baik. Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yang satu dan manajer
yang lain, antara manajer dan karyawan, atau antara karyawan yang satu dan
karyawan yang lain, merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan
Peran Manajerial
Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang dapat diterapkan oleh
seorang manajer suatu organisasi, yaitu peran antarpribadi interpersonal roles), peran
informasional (infomational roles), dan peran keputusan (decisional roles).
A. Peran Antarpribadi
Peran antarpribadi menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu
memerankan dirinya sebagai seorang tokoh figur (figurehead role), pemimpin
(leader role), dan penghubung (liaison role).
● Seorang manajer suatu organisasi harus dapat memerankan dirinya
sebagai seorang tokoh figur. Sebagai contoh, ia dapat berperan sebagai
perwakilan atau yang dituakan dalam suatu organisasi.
● Manajer juga harus mampu menyampaikan pesan-pesan bisnis dengan
baik kepada para karyawan, sehingga pesan yang disampaikan tersebut
efektif dan juga dapat dipahami dengan baik. Sebagai contoh, seorang
manajer suatu organisasi menyampaikan kebijakan yang berkaitan
dengan penetapan standar gaji baru bagi para karyawannya.
● Peran manajerial yang lain adalah kemampuan dalam memimpin suatu
organisasi bisnis maupun nonbisnis. Seorang manajer harus mampu
memotivasi dan melakukan kontrol terhadap karyawannya.
● Sedangkan peran penghubung menunjukkan hubungannya dengan
orang-orang yang berada di luar organisasi, misalnya dalam kaitannya
dengan pelanggan, pemasok, klien, dan pemerintah.
B. Peran Informasional
Peran informasional mencakup peran pemantauan (monitor role),
peran penyebar informasi (disseminator role), dan peran juru bicara
(spokesperson role).
● Peran pemantauan/monitoring adalah peran yang harus dilakukan oleh
seorang manajer untuk mengawasi bawahan (para karyawannya) agar
pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan
sebelumnya.
● Peran penyebar intormasi adalah peran manajer untuk menyampaikan
informasi secara menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka
dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi tersebut.
Contohnya menyebarkan informasi mengenai kebijakan pakaian
seragam yang baru bagi semua karyawan DAN kebijakan jumlah jam
lembur yang baru.
● Peran sebagai seorang juru bicara seorang manajer harus dapat
memerankan dirinya sebagai juru bicara yang baik, terutama yang
berkaitan dengan penyampaian intormasi tentang berbagai kebijakan
penting organisasinya kepada pihak lain (eksternal organisasi), seperti
kebijakan rekruitmen karyawan baru.

C. Peran Keputusan
Peran keputusan (decisional role) mencakup tiga peran penting yaitu
peran wirausaha (enterepreneur role), peran pemecah masalah (disturbance
handler role), peran pengalokasi sumber daya (resource allocator role), dan
peran negosiator (negotiator role).
● Dalam peran entrepreneur seorang manajer harus dapat memerankan
dirinya sebagai seorang wirausaha yang jujur, dinamis, ulet, kreatif,
inovatif, responsif, bertanggung jawab, berani mengambil risiko, dan
berwawasan luas.
● Dalam peran pemecah masalah seorang manajer harus dapat
memerankan dirinya sebagai salah seorang yang memiliki kemampuan
dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh suatu
organisasi, seperti masalah terlambatnya pendistribusian barang
dan,masalah pelayanan pelanggan yang kurang baik.
● Peran Pengalokasi Sumber Daya. Seorang manajer harus dapat
memerankan dirinya sebaga orang yang mampu mengoptimalkan
sumber daya yang dimiliki secara baik, seperti pengelolaan sumber
daya keuangan, sumber daya manusia, sumber daya informasi, dan
sumber daya alam yang dimilikinya.
● Peran negosiator. Seorang manajer harus memerankan dirinya sebagai
seorang yang mampu bernegosiasi dengan baik, alias menjadi
 negosiator yang handal. Kemampuan ini diperlukan manajer untuk
berhubungan dengan pihak eksternal organisasi, terutama dalam hal
penentuan kerjasama proyek dengan pihak lain.

Kegiatan Pertukaran Informasi

Secara umum, komunikasi mempunyai hai penting dalam organisasi: (1) komunikasi
memungkinkan orang orang untuk saling kertukar intormasi (2) komunikasi
membantu menghubungkan sekelompok anggota organisasi yang terpisah dari angota
lainnya.
Berikut ini adalah beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran
informasi.
a. Menetapkan Tujuan
Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan (finansial),
mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan
pelayanan bagi pelanggan. Dalam menetapkan berbagai macam tujuan
organisasi tersebut sangat diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi
antara unit-unit yang ada dalam organisasi tersebut
b. Membuat dan Melaksanakan Keputusan
Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan
organisasi mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan
penilaian terhadap berbagai pilihan/alternatif yang ada dengan cara membaca,
bertanya kepada orang lain dan sebagainya. Bila telah diambil keputusan harus
dilaksanakan dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.
c. Mengukur Prestasi Kerja
Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor, antara lain:
biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan,
dan tingkat persediaan yang ada. Untuk mengukur prestasi kerja organisasi
secara menyeluruh sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antar
unit yang ada dalam organisasi tersebut.
d. Merekrut dan Mengembangkàn Staf
Jika ingin merekrut seseorang perusahaan harus mengumumkan secara
terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar
sehingga dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki
jabatan yang tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan
staf organisasi. Sebagai orang baru dalam suntu organisasi, dia juga perlu
diberi umpan balik (feedback) atas prestasi yang telah dia capai, baik dalam
bentuk penghargaan, pengakuan, maupun tanggung jawab yang lebih tinggi.
 Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak diperlukan dan menjadi
penting artinya
e. Pelayanan Pelanggan
Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan (customer service),
komunikasi juga mempunyai peranan penting seperti pada bagian pengecekan
kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon dari konsumen, maupun
penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan dari
konsumen.
f. Negosiasi dengan Pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen perusahaan
perlu mengadakan negosiasi baik dengan pemasok maupun dengan pemberi
pinjaman. Setelah mendapatkan bantuan dana yang diperlukan, mereka harus
secara rutin memberikan laporan perkembangan perusahaannya kepada
pihak-pihak terkait.
g. Membuat Produk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru kemudian
menempatkannya dalam proses produksi sampai akhirnya menjadi produk
yang siap dipasarkan diperlukan komunikasi.
h. Berinteraksi dengan Peraturan yang ada
Pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan memberi perlindungan
bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan misalnya
Peraturan yang berkaitan dengan perlindungan keselamatan kerja, jaminan
hari tua, penentuan upah minimum regional (UMR), menentukan waktu
lamanya jam kerja, pencemaran lingkungan dan penentuan lokasi usaha.
Kegiatan-kegiatan tersebut juga memerlukan komunikasi.

B. Pola Komunikasi
Secara umum, menurut Djoko Purwanto pola komunikasi dapat dibedakan menjadi :
1. Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak
berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas
tanggung jawab dan wewenangnya
a. Komunikasi dari atas ke bawah, merupakan komunikasi antara manajer
dan bawahannya. Aliran komunikasi dari manajer ke bawahan tersebut,
umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam
suatu organisasi atau bisnis. Seorang manajer yang menggunakan jalur
komunikasi ke bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi,
 mengarahkan, mengordinasikan, memotivasi, memimpin, dan
mengendalikanberbagai kegiatan yang ada di level bawah. Jalur
komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan)
merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah,
intruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan
sebaik-baiknya.
b. Komunikasi dari bawah keatas, merupakan komunikasi antara bawaha
(karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan yang ingin disampaikan
mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan
ke jalur yang lebih tinggi, yaitu ke bagian pabrik, ke manajer produksi,
dan akhirnya ke manajer umum. Untuk memecahkan masalah-masalah
yang terjadi dalam suatu organisasi atau bisnis dan mengambil
keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan
aspirasi yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan dalam proses
pengambilan kepututsan merupakan salah satu cara yang positif dalam
upaya membantu pencapaian tujuan organisasi atau bisnis.
c. Horizontal Communication, merupakan komunikasi yang terjadi antara
bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu
organisasi atau bisnis. Tujuan komunikasi horizontal adalah untuk
melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberi informasi kepada
bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Didalam
praktiknya, terdapat kecenderungan bahwa dalam melaksanakan
pekerjaannya manajer suka melakukan tukar-menukar informasi
dengan rekan kerjanya di departemen atau divisi yang berbeda,
terutama apabila muncul masalah-masalah khusus dalam suatu
organisasi perusahaan. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif
diantara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik di dalam satu
departemen maupun di antara beberapa departemen.
d. Diagonal Communication, melibatkan komunikasi antara dua tingkat
(level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal
antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer
produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan
bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian
penelitian. Bentuk komunikasi ini memiliki keuntungan, diantaranya:
penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk
komunikasi tradisional. Dan memungkinkan individu dari berbagai
bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam
organisasi atau bisnis.
2. Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu
organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat dan
kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun yang
diperbincangkan hanyalah bersifat umum. Contohnya: mengobrol tentang
 humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, kadang kala
mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang
ada dalam organisasinya.

C. Cara Mengelola Komunikasi

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :
1) Bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin
Di dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan tertulis lebih
banyak daripada dalam organisasi kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan
perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat dari kegiatan
komunikasi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk mewujudkan hal tersebut,
seorang manajer perlu memperhatikan hal-hal seperti berikut ini.
a. Mengurangi jumlah pesan
Arus pesan dalam suatu organisasi perlu dikelola dengan baik. Dalam
hal ini, seorang manajer suatu organisasi perlu menentukan skala
prioritas pesan. Contohnya, untuk membuat satu halaman surat,
diperlukan waktu dan sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga).
Organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang
diperlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan
surat, serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat diselesaikan.
b. Instruksi yang jelas
Dalam hal ini, seorang manajer mempunyai tanggung jawab khusus
untuk membuat setiap orang dalam organisasi mengetahui apa yang
harus dilakukan. Manajer yang sekaligus menjadi komunikator juga
perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan karena kebutuhan
perusahaan yang terus bekembang secara dinamis akan mempengaruhi
arti setiap pesan. Di samping itu, manajer juga harus berkomunikasi
dengan seluruh staf-nya dan untuk memberikan umpan balik
(feedback) terhadap perkembangan suatu pesan.
c. Mendelegasikan tanggung jawab
Tujuan suatu organisasi akan dapat tercapai bila seorang manajer
mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan
pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting
dikarenakan manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan
komunikasi kepada orang lain.
d. Melatih petugas
 Suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan
keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang
pekerjaan/tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi.
Pelatihan tersebut paling tidak mencakup preferensi gaya organisasi
dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu
meningkatkan dan memperlancar kemampuan berbahasa serta
keterampilan presentasinya.
2) Bagaimana menangani krisis komunikasi
● Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi, maka
semakin tinggi tingkat kemampuan atau keterampilan yang cukup
menantang.
● Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan
perusahaan lainnya. Namun yang jelas, munculnya krisis dalam suatu
perusahaan dapat mempengaruhi masa depan produk maupun reputasi
perusahaan yang bersangkutan.
● Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi, ada dua falsafah dalam
komunikasi, yaitu (1) bersikap diam dan tidak mengatakan sesuatu atau
(2) katakan apa yang terjadi dan segera. Namun, beberapa ahli
hubungan masyarakat menyarankan agar perusahaan menangkis rumor
yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang
menjadi masalahnya secara terbuka kepada publik dan para
karyawannya.
● Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat
dilakukan yaitu :
a. Siapkan tim yang terampil dalam penanganan kritis
b. Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak saat terjadi
krisis
c. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi
perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan
elektronik komunikasi
d. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur
dan jika memang ada kesalahan, segera minta maaf
e. Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan
tetapi juga dalam tindakan nyata.
D. Meningkatkan Keterampilan Komunikasi
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
● Membaca
● Mendengarkan
● Membuat percakapannya menarik
● Melakukan wawancara
● Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
● Berpidato dan presentasi
 ● Menulis surat, memo, dan laporan
Dapat disimpulkan cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi
adalah melalui latihan-latihan atau praktik-praktik. Selain itu, dengan melakukan
penelaahan terhadap apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan, menentukan tujuan
yang realistik.