PERUBAHAN
Dari ketiga hal tersebut di atas, banyak sekali bermain atau bersinggungan dengan
informasi/data.
MEMAHAMI PERUBAHAN
2. Perlunya Perubahan
Apabila informasi tidak cukup, Langkah yang diambil adalah melihat analisis tentang struktur, proses, orang dan
budaya untuk mempertimbangkan bagaimana pengaruh yang satu pada lainnya.
Fullan (2004:43) memberikan lima butir kunci tentang perubahan, yaitu sebagai berikut:
a. Perubahan bersifat cepat dan nonlinear sehingga dapat menimbulkan suasana berantakan, Akan tetapi
perubahan juga menawarkan potensi besar untuk terobosan kreatif.
b. Kebanyakan perubahan dalam setiap system terjadi sebagai respons terhadap kekacauan dalam system
lingkungan internal dan eksternal.
c. Faktor rasional dalam organisasi termasuk strategi dan operasi tidak terintegrasi dengan baik.
d. Stakeholder utama dan budaya organisasi menjadi pertimbangan pertama untuk peruahan organisasional.
e. Perubahan tidak dapat di-manage atau dikelola atau dikontrol. Akan tetapi dapat dipahami dan mungkin
memberi petunjuk.
MEMAHAMI PERUBAHAN
3. Tujuan dan Sasaran Perubahan
a. Tujuan Perubahan
Tujuan perubahan terencana di satu sisi untuk memperbaiki kemampuan organisasi untuk
menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan dan di sisi lain mengupayakan perubahan
perilaku karyawan (Robbins, 2001:542).
Dewasa ini timbul kekuatan yang mendorong perubahan termasuk perubahan besar dalam
organisasi sehingga memerlukan transformasi. Namun diingatkan bahwa perubahan harus
dilakukan dengan hati-hati dengan mempertimbangkan agar manfaat yang ditimbulkan oleh
perubahan lebih besar dari beban kerugian yang harus ditanggung (Greenberg dan Baron,
2003:604). Kebanyakan dari kita sering lupa memperhitungkan social cost sebagai akibat
perubahan
MEMAHAMI PERUBAHAN
3. Tujuan dan Sasaran Perubahan
a. Sasaran Perubahan
Perubahan organisasi dapat terjadi pada struktur, teknologi dan orang (Greenberg dan Baron, 2003:590). Di samping itu, ditambahkan pula
terjadinya perubahan dalam pengaturan fisik (Robbins, 2001:543).
Change is made
Amount of
dissatisfaction with If benefit exceed
current conditions costs
Compared
Availability of a Benefit of Cost of making
desirable alternative making change
To change
? If cost exceed
benefits
Existence of a plan for
achieving a desirable Change is not made
alternative
Burnes (2000:304) mengategorikan tipe perubahan berdasar pada fokusnya, ditujukan pada individu, kelompok atau
system dan subsistem. Dilihat dari modelnya, dapat dibedakan dalam the incremental model (model peningkatan), the
punctuated equilibrium model (model keseimbangan tersela), dan the continuous transformation model (model
transformasi berkelanjutan.
Incremental Punctuated Continuous
Career
Individuals Learning Promotion
Development
Changes in
Groups Kaizen Tim Building Composition and
Tasks
Business Process
Systems Fine Tuning Culture
Re-engineering
Variasi Perubahan
Sumber: Burnes, Managing-Change. Essex-England: Pearson Education Limited. 2000:304
MEMAHAMI PERUBAHAN
4. Kerangka Perubahan
Operational Strategic
Kontinum Perubahan
Sumber: Burnes, Managing-Change. Essex-England: Pearson Education Limited. 2000:305
Stable Turbulent
Planned Emergent
Pendekatan Perubahan
Sumber: Burnes, Managing-Change. Essex-England: Pearson Education Limited. 2000:306
MEMAHAMI PERUBAHAN
4. Kerangka Perubahan
c. A Framework for Change (Kerangka Kerja Perubahan)
Penggabungan antara kontinum perubahan dan pendekatan perubahan dapat
dituangkan dalam bentuk kerangka kerja perubahan di bawah ini yang
menunjukkan adanya empat kuadran, yang masing-masing menunjukkan
focus yang berbeda dalam perubahan.
Kuadran 1 dan 4 mengidentifikasi siatuasi di mana fokusnya adalah
perubahan budaya, sikap dan perilaku. Sementara itu, kuadran 2 dan 3
memfokuskan pada perubahan struktur, proses, tugas dan prosedur.
MEMAHAMI PERUBAHAN
4. Kerangka Perubahan
Transformation
MEMAHAMI PERUBAHAN
5. Jenis Perubahan
a. Perubahan Terencana dan Tidak Terencana (Greenberg dan Baron)
b. Tipologi Perubahan (Kreitner dan Kinicki)
c. Perubahan Inkremental dan Fundamental (Hussey)
d. Tempered Radical Change (Meyerson)
e. Structural and Cyclical Changes (Saiyadain)
f. Pendekatan Ekonomi dan Kapabilitas Organisasional
MEMAHAMI PERUBAHAN
6. Hambatan Perubahan
Peter M. Senge (2002:20) mengingatkan bahwa Drucker mengidentifikasi adanya tiga (3) hambatan untuk melakukan perubahan, yaitu
sebagai berikut:
a. Demografis. Perubahan memerlukan waktu yang relative Panjang, namun banyak manajer sangat tidak sabar mempertimbangkan untuk
menunggu perubahan dalam 30-50 tahun. Mereka cukup khawatir terhadap apa yang dapat terjadi dalam 30-50 hari. Eksekutif senior harus
berpikir lebih Panjang dari orang lain dalam organisasi. Perkembangan demografis jangka Panjang akan memengaruhi arah perubahan
organisasi. Jumlah penduduk, tingkat pertumbuhan, persebaran, jenis kelamin, angka kelahiran dan kematian akan memengaruhi
kebutuhan mereka. Permintaan kebutuhan akan menjadi semakin bervariasi dengna perkembangan teknologi, informasi dan cita rasa
mereka sebagai konsumen.
b. Persepsi terhadap Revolusi Informasi. Persepsi orang terhadap perkembangan informasi tersebut sangat beragam. Di satu sisi, disambut
secara positif sebagai mempermudah pekerjaan dan meningkatkan kinerja individu maupun organisasi. Di sisi lain, dilihat dengan
ketakutan bahwa peranannya akan digantikan oleh teknologi informasi sehingga terbuka peluang untuk kehilangan pekerjaan.
c. Lingkungan dan Sosial. Untuk memenuhi kebutuhan hidup sehari-hari, manusia menggali sumber daya alam dari dalam dan permukaan
bumi. Sering kali pengelolaannya tidak memerhatikan kelestarian lingkungan. Kita telah menciptakan system ekonomi yang paling boros
dalam sejarah kehidupan manusia. Oleh karena itu, pemimpin perubahan harus lebih memerhatikan masalah kelestarian lingkungan dan
masalah kesenjangan sosial. Pada hakikatnya, perubahan harus mampu memberikan kesejahteraan kepada masyarakat banyak.
MEMAHAMI PERUBAHAN
7. Mengapa Perubahan Gagal
Banyak perubahan telah dilakukan dengan berhasil, namun banyak pula yang mengalami kegagalan. Untuk itu, perlu pula dipelajari
factor penyebab kegagalan yang pernah terjadi sehingga kegagalan tersebut dapat dihindari. Hussey (2000:87) mengidentifikasi adanya
sepuluh (10) penyebab kegagalan melaksanakan perubahan, yaitu sebagai berikut:
a. Implementasi memerlukan waktu lebih lama daripada yang direncanakan
b. Kebanyakan masalahnya tidak teridentifikasi sebelumnya
c. Aktivitas dalam implementasi tidak cukup dikoordinasikan
d. Aktivitas dan krisis yang bersaing memecahkan perhatian sehingga keputusan tidak dilakukan
e. Manajer kekurangan kapabilitas yang diperlukan untuk melakukan perubahan
f. Pelatihan dan instruksi yang diberikan kepada bawahan tidak cukup
g. Faktor eksternal yang tidak terkendali berdampak pada implementasi
h. Manajer departemen tidak cukup memberi kepemimpinan dan arahan
i. Tugas pokok implementasi tidak diidentifikasikan secara detail
j. Sistem informasi yang tersedia tidak cukup untuk memonitor implementasi
MEMAHAMI PERUBAHAN
7. Mengapa Perubahan Gagal
Sementara itu, Donald N. Sull (2002:91) menenggarai bahwa organisasi yang sukses jika
menghadapi perubahan besar sering gagal merespons secara efektif. Masalah sebenarnya
adalah karena adanya kecenderungan kelembaman organisasi yang berpengaruh pada pola
perilaku. Sull menyebutnya sebagai dinamika kegagalan, antara lain ditunjukkan oleh
adanya kecenderungan berikut ini:
a. Dari berpikir strategis menjadi tertutup
b. Dari Proses menjadi Rutin
c. Relationship menjadi Belenggu
d. Nilai-nilai berubah menjadi Dogma
RESISTENSI PERUBAHAN
Resistensi sering terjadi karena eksekutif dan pekerja melihat perubahan dari sudut
pandang yang berbeda. Bagi manajer senior perubahan berarti peluang. Akan tetapi
bagi banyak pekerja, perubahan dilihat sebagai kekacauan dan gangguan. Peter
Scholtes berpandangan bahwa pada dasarnya karyawan tidak menolak perubahan,
tetapi mereka menolak diubah (Stettner, 2003:61).
1. Security. Perubahan dapat meningkatkan permintaan akan ketrampilan individu dan/atau menempatkan organisasi dalam pijakan
lebih aman pada dampak berikutnya berupa prospek kesempatan kerja.
3. Authority. Perubahan mungkin menyangkut promosi dan/atau alokasi tambahan keleluasaan dalam pengambilan keputusan.
4. Status/Prestige. Mungkin terjadi perubahan dalam jabatan, penugasan kerja, alokasi tempat kerja, dan seterusnya.
6. Better working condition. Lingkungan fisik mungkin berubah, disediakan peralatan baru.
7. Self-satisfaction. Individu mungkin merasakan perasaan berprestasi dan tantangan lebih besar.
8. Better personal contracts. Perubahan mungkin memberikan kesempatan pada individual untuk meningkatkan kontak dengan
orang yang berpengaruh.
Threat to
Habits
Selective Threat to expertise
information established
Security Structural
processing resources
inertia
allocations
Greenberg dan Baron (2003:604) memberikan pedoman berikut untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan
organisasional:
1. Shape political dynamics (membentuk dinamika politik)
2. Identify and Neutralize Change Resisters (Mengidentifikasi dan menetralkan penolak perubahan)
4. Involve Employees in the change efforts (mengikutsertakan pekerja pada usaha perubahan)
5. Reward Constructive Behavior (menghargai perilaku konstruktif)
6. Create a Learning organization (menciptakan organisasi pembelajaran)
7. Take the situation into account (memperhitungkan situasi)
TANTANGAN PERUBAHAN
Dalam menjalankan perubahan sering mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan. Keadaan tersbut wajar terjadi karena melakukan perubahan tidak
mudah. Hal ini dikarenakan dalam menghadapi perubahan banyak sekali tantangan yang akan dihadapi. Terdapat tiga tahap tantangan utama yang akan
dihadapi, yaitu tantangan dalam tahap Prakarsa perubahan, tahap tantangan untuk meneruskan perubahan, dan tahap tantangan dalam merancang dan
berpikir ulang (Senge, et.al., 1999:67)
1. Model perubahan Lewin. Penting artinya untuk menggarisbawahi asumsi yang dipakai dalam model perubahan Lewin
ini.
a. Proses perubahan menyangkut mempelajari sesuatu yang baru, seperti tidak melanjutkan sikap, perilaku atau praktik organisasional
yang masih berlaku sekarang ini.
b. Perubahan tidak akan terjadi sampai terdapat motivasi untuk berubah. Hal ini merupakan bagian paling sulit dari proses perubahan.
c. Manusia merupakan pusat dari semua perubahan organisasional. Setiap perubahan, baik dalam bentuk struktur, proses kelompok,
system penghargaan, atau rancangan kerja, memerlukan individu untuk berubah.
d. Resistensi untuk berubah dapat ditemukan, bahkan meskipun tujuan perubahan sangat diinginkan.
e. Perubahan yang efektif memerlukan penguatan perilaku baru, sikap dan praktik organisasional.
Kurt Lewin mengembangkan tiga (3) tahap model perubahan terencana yang menjelaskan bagaimana mengambil inisiatif, mengelola dan
menstabilisasi proses perubahan. Ketiga tahap tersebut oleh Robbins (2001:551) dinyatakan sebagai unfreezing, movement, dan refreezing.
MODEL PERUBAHAN
Step 3 : Refreezing
Incorporating the
changes: Creating
and maintaning
Step 2 : Changing
Attempting to
create a new state ta te
S
w
of affairs Ne
Step 1 : Unfreezing
Recognizing the t ate
tS
Model Perubahan Lewin
need for change n Sumber: Greenberg dan Baron, Behavior in Organization.
Cu
MODEL PERUBAHAN
a. Unfreezing. Merupakan tahapan yang memfokus pada penciptaan motivasi untuk berubah. Indovidu didorong untuk mengganti
perilaku dan sikap lama dengan yang diinginkan manajemen. Unfreezing merupakan usaha perubahan untuk mengatasi resistensi
individual dan kesesuaian kelompok.
b. Changing. Merupakan tahap pembelajaran dimana pekerja diberi informasi baru, model perilaku baru, atau cara baru dalam
melihat sesuatu. Maksudnya adalah membantu pekerja belajar konsep atau titik pandang baru. Para pakar merekomendasikan
bahwa yang terbaik adalah untuk menyampaikan gagasan kepada para pekerja bahwa perubahan adalah suatu proses pembelajaran
berkelanjutan dan bukannya kejadian sesaat.
c. Refreezing. Merupakan tahapan dimana perubahan yang terjadi distabilisasi dengan membantu pekerja mengintegrasikan
perilaku dan sikap yang telah berubah ke dalam cara yang normal untuk melakukan sesuatu. Hal ini dilakukan dengan memberi
pekerja kesempatan untuk menunjukkan perilaku dan sikap baru. Sikap dan perilaku yang sudah mapan Kembali tersebut perlu
dibekukan, sehingga menjadi norma-norma baru yang diakui kebenerannya.
Dengan telah terbentuknya perilaku dan sikap baru, perlu diperhatikan apakah masih sesuai dengan perkembangan lingkungan yang
terus berlangsung. Apabila ternyata diperlukan perubahan kembali, maka proses unfreezing akan dimulai kembali.
PENDEKATAN PERUBAHAN
Pendekatan dalam melakukan perubahan dapat diproses dengan cara pulling out atau mencabut cara
dan kebiasaan lama atau dapat pula dengan cara putting in atau menempatkan cara dan kebiasaan baru.
Cara untuk melakukan perubahan, baik dalam skala kecil, sedang, atau besar, adalah tidak dengan
melakukan penghancuran dan mengganti dengan mengurangi pekerja, me-reengineering proses, merombak
struktur, akulturasi Kembali seluruh tenaga kerja, atau menggantikan jaringan sosial dengan jaringan
computer.
Pendekatan perubahan sekarang ini yang terjadi dengan cara tersebut dikatakan sebagai creative
destruction. Pendekatan perubahan sebaiknya dilakukan dengan creative recombination. Creative
recombination adalah mencabut apa yang sudah kita miliki dan mengkombinasikan kembali bentuk baru
dan berhasil (Abrahamson, 2004:xii).
KECEPATAN PERUBAHAN
Potts dan LaMarsh (2004:52) mengemukakan bahwa pada hakikatnya perubahan adalah bergerak dari
keadaan sekarang (the current state) menuju pada keadaan baru (the desired state). Jarak antara keduanya
dinamakan the delta state. Orang beraksi pada the delta state dengan cara yang berbeda. Beberapa di antara
kita tumbuh berubah, memberi tantangan dan energi, sedangkan bagi lainnya menimbulkan stress dan
kebingungan.
Untuk membuat delta state menjadi pengalaman positif bagi yang terpengaruh perubahan adalah dengan
mengelola dengan baik dan menawarkan informasi dan dukungan melalui periode transisi. Persoalan
dengan delta state adalah bahwa persepsi orang dapat merasa terlalu lama atau terlalu singkat.
Orang menerima perubahan pada tingkat yang berbeda. Hidup kita adalah paling efektif dan efisien jika
kita bergerak pada kecepatan yang memungkinkan kita menerima dengan tepat perubahan yang kita hadapi
(Conner, 1992:12).