PENGORGANISASIAN LAPORAN DAN PROPOSAL

Bentuk penyusunan suatu laporan atau proposal memiliki daya tarik tertentu yang akan
memengaruhi pembacanya. Oleh karena itu, selain maksud dan subjek, kebutuhan calon
pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana organisasional untuk
seluruh tubuh laporan dan proposal. (body reports)
a. Cara Menyusun Tubuh dan Laporan dan Proposal
Sebagaimana halnya pesan bisnis yang lain, menyusun tubuh laporan dan proposal
dapat menggunakan pendekatan deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung).
Kebanyakan laporan bisnis disusun seccara deduktif karena pembaca ingin tahu lebih
dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan.
1) Pendekatan Deduktif
Kata deduktif atau langsung menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau
menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum menjelaskan
hal-hal yang rinci.
Pendekatan deduktif bisa dipergunakan jika pembaca memiliki karakteristik
sebagai berikut
- Eksekutif yang sibuk
- Lebih suka menentukan sesuatu dengan segera
- Ingin mengetahui good news atau informasi netral
- Ingin menganalisis data dengan lebih baik, dan hal itu akan menjadi lebih
mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan di awal lapran.
- Ingin mengetahui pandangan tertulis dengan segera
- Lebih menyukai laporan yang disusun secara deduktif.
2) Pendekatan Induktif
Pendekatan induktif berbeda penyajiannya dengan deduktif. Dengan cara induktif,
fakta-fakta yang ada dijelaskan sebelum ide-ide pokok dan simpulan atau
rekomendasi dikemukakan.
Pendekatan induktif dipergunakan jika pembaca memiliki karakteristik sebagai
berikut:
- Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat
memahami simpulan dan rekomendasi.
- Ingin mengetahui simpulan yang kurang menyenangkan
- Merasa simpulan tidak biasa dan dapat menerimanya
- Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja.
- Lebih menyukai laporan yang disusun dengan pendekatan induktif.
b. Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal
Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah memutuskan cara-
cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks
laporan. Teks dapat disusun dengan cara-cara berikut:
1) Membuat topik-topik atau kriteria
 Cara ini merupakan hal yang umum dalam pembuatan laporan. Judul utama mungkin
menggunakan kriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah, manfaat, atau
karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu
perusahaan harus membeli atau memproduksi, maka keputusan pertama adalah
menentukan kriteria yang paling penting.
2) Menyusun urutan suatu peristiwa atau berbagai kejadian
Dalam pembuatan agenda, program konvensi, atau laporan perkembangan, aturan
agenda secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun,
jam, atau musim dapat digunakan karena sesuai dengan pokok bahasannya.
3) Mendiskripsikan lokasi atau tempat
Teks bisa dikembangkan dengan mendiskripsikan lokasi atau tempat, apakah di
rumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-
cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.
4) Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronoligis. Metode itu
menelusuri tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin,
prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
5) Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabet
Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting,
selanjutnya yang kurang penting atau tidak penting.
6) Menyusun urutan tingkat familiaritas
Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau
familiar terlebih dahulu, kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau yang
kurang familiar. Seseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah
diketahui sebelumnya daripada yang tidak atau belum diketahui.
7) Menyusun sumber-sumber yang digunakan
Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik kepada sumber
informasinya. Untuk mengembangkan teks laporan dengan metode ini, perlu
dilakukan konfirmasi terhadap berbagai narasumber yang berkaitan dengan materi
laporan.
8) Pemecahan masalah
Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan cara
pemecahan masalahnya. Cara tersebut umum digunakan untuk mengorganisasikan
suatu persentasi yang bersifat persuasi.
c. Metode Outline
Setelah menyusun dan mengorganisasikan body dan teks lapran, judul dan subudul
dapat disusun dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang penting untuk
menghemat waktu dan memberi tuntunan dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan
panjang, outline juga akan menjadi daftar isi laporan.
 Sebelum menulis laporan dan proposal, outline akan membantu melihat hubungan
antara topik, membandikan proposal dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi di
dalam suatu susunan yang logis, dan menghiangkan tumpang tindih. Outline
singkat/pendek, yang hanya terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul, lebih baik
diatur dalam format yang sederhana. Sementara outline panjang dapat menggunakan
kombinasi angka, huruf, sistem desimal, atau kombinasi huruf angka.
Kombinasi huruf angka adalah cara yang paling populer dalam dunia bisnis dan
akademis. Sistem desimal paling banyak digunakan dalam laporan sains dan teknik.
Kombinasi huruf angka paling banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan
huruf-huruf sebelum sampai pada judul utamanya.
Dalam menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan lima hal, yaitu:
1) Tempatkan ide-ide yang paling penting di tingkatan tertinggi, pertimbangan
panjang laporan, subjek, dan pembaca.
2) Keseimbangan masing-masing bagian dijaga dengan baik.
Misalnya, judul di bagian 1A memiliki 10 subjudul, sedangkan 1B tidak memiliki
subjudul. Hal tersebut tentu tidak menunjukkan adanya ketidakseimbangan. Oleh
karena itu, cakupan judul 1A perlu dipersingkat, sedangkan 1B perlu
dikembangkan lebih lanjut.
3) Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul.
4) Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu
sedikit untuk subjudul.
5) Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul (subjudul)