PAPER MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNIS

LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS

DOSEN PENGAMPU: MADE REINA CANDRADEWI, S.E., M.Sc.

NAMA KELOMPOK 5:
TAMA REVI SANTOSA 1707532007
NI LUH PUTU RIKA YUNIASIH 1707532017
MADE AYU DHYANI PARAMITA 1707532029
NIKEN MIFTAKHUL JANNAH 1707532079
I MADE EDY PURNAMA PUTRA 1707532097
IDA AYU MADE WIDYA NINGSIH 1707532123

PROGRAM S1 AKUNTANSI REGULER DENPASAR

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat-Nya kami
dapat menyelesaikan paper ini “Laporan dan Proposal Bisnis” adalah judul paper kelompok kami
dengan tujuan umum untuk menambah pengetahuan kita dalam hal pendidikan khususnya
tentang apa itu laporan dan proposal bisnis, jenis-jenis laporan bisnis dan proses penyusunan
laporan dan proposal bisnis, dan tujuan khususnya adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah
Komunikasi Bisnis

Dalam penyusunan paper ini merupakan usaha yang tidak mudah dan tidak dapat di
selesaikan dengan bekerja sendiri tetapi berkat kerja keras dan bantuan pihak-pihak yang terkait
dan teman-teman maka selesailah paper ini. Oleh karena itu kami mengucapkan terima kasih
kepada Ibu: Made Reina Candradewi, S.E.,M.Sc. selaku Dosen Pengampu mata kuliah
Komunikasi Bisnis dan kepada teman-teman sekalian.

Kami menyadari bahwa paper ini jauh dari sempurna oleh karena itu, kritik dan saran
yang membangun sanggat penulis harapkan demi perbaikan kedepanya sehingga lebih berkenan
dan bermanfaat bagi pembaca.

Denpasar, 11 April 2019

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................... ii

DAFTAR ISI.................................................................................................................................. iii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ...................................................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................................................. 2
1.3 Tujuan Penulisan ................................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................................ 3
2.1 PENGERTIAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS .................................................... 3
2.2 KEGUNAAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS ...................................................... 4
2.3 JENIS-JENIS LAPORAN BISNIS ...................................................................................... 5
2.4 SYARAT-SYARAT LAPORAN YANG BAIK ................................................................. 7
2.5 PERENCANAAN LAPORAN DAN PROPOSAL ............................................................. 9
2.6 BAGIAN POKOK LAPORAN DAN PROPOSAL .......................................................... 10
2.7 PENYUSUNAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS ................................................ 12
BAB III PENUTUP ...................................................................................................................... 16
3.1 Kesimpulan......................................................................................................................... 16
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................... 17

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sejalan dengan semakin pesatnya pertumbuhan dan perubahan ekonomi dan kegiatan bisnis
yang berjalan, perusahaan atau lembaga bisnis senantiasa bergelut dan berhubungan dengan
penulisan laporan dan proposal bisnis demi meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan
menjaga keberlangsungan hidup dari usahanya apalagi berkeinginan menjadi “leader” dalam
pasar yang penuh persaingan. Persaingan itu baik dalam bentuk meraih keuntungan maupun
dalam meraih prestasi. Perusahaan harus lebih mantap dalam bersaing di dunia bisnis, agar tidak
tertindas oleh pihak yang lain.
Untuk dapat melakukan kegiatan operasi secara efisien, perusahaan perlu berbagai macam
jenis laporan. Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam
suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari
keberhasilan organisasi tersebut. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan dan dibina
melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan (laporan). Agar
laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya
laporan yang baik maka seseorang perlu mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format
laporan yang sempurna. Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat
baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.
Dalam suatu organisasi atau perusahaan biasanya diadakan aneka macam program kegiatan
guna mencapai tujuan perusahaan tersebut. Dalam kegiatan itu tentunya ada hal yang harus
dilengkapi sebagai prasyarat yang bisa memudahkan dalam menjalankan kegiatan yang akan
dilaksanakan. Prasyarat yang dimaksud adalah proposal kegiatan. Proposal sebagai rencana yang
sudah tersusun rapi akan sangat memudahkan dalam menjalankan kegiatan yang akan dilakukan.
Sebab proposal merupakan sebuah tulisan yang dibuat untuk menjelasan sebuah tujuan kepada si
pembaca (individu atau kelompok) sehingga mereka memperoleh pemahaman mengenai tujuan
tersebut secara lebih mendetail dan akhirnya memperoleh persamaan visi, misi, dan tujuan yang
jelas.

1
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas dan untuk memberikan gambaran
permasalahan yang jelas maka dapat dirumuskan beberapa pokok permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana pengertian laporan dan proposal bisnis?
2. Bagaimana kegunaan laporan dan proposal bisnis?
3. Bagaimana jenis-jenis laporan bisnis?
4. Bagaimana syarat-syarat laporan yang baik?
5. Bagaimana perencanaan laporan dan proposal bisnis?
6. Bagaimana bagian pokok laporan dan proposal bisnis?
7. Bagaimana penyusunan laporan dan proposal bisnis?

1.3 Tujuan Penulisan

Berdasarkan dari pokok permasalahan di atas, adapun tujuan penulisan makalah ini adalah
sebagai berikut:
Untuk
1. mengetahui pengertian laporan dan proposal bisnis.
2. Untuk mengetahui kegunaan laporan dan proposal bisnis.
3. Untuk mengetahui jenis-jenis laporan bisnis.
4. Untuk mengetahui syarat-syarat laporan yang baik.
5. Untuk mengetahui perencanaan laporan dan proposal bisnis.
6. Untuk mengetahui bagian pokok laporan dan proposal bisnis.
7. Untuk mengetahui penyusunan laporan dan proposal bisnis.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS

Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis
tertentu (Bovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis sebagai
suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi
dari suatu bagian organisasi atau dari suatu institusi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk
membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah (Himstreet dan Baty dalam
Purwanto, 1997:88)
Sementara itu, Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Rffective
Business Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis (business report) tidak memihak,
memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih,
dengan tujuan bisnis tertentu.
Atas dasar definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa satu laporan bisnis memiliki berbagai
karakteristik sebagai berikut:
a) Netral
b) Tidak memihak
c) Objektif
d) Menyajikan data
e) Disusun secara sistematis
f) Menyangkut informasi eksternal maupun internal
g) Biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi
h) Memiliki tujuan yang jelas
Semua organisasi bisnis, baik bisnis pemerintah, jasa, dan sosial. Dihadapkan pada berbagai
macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Semua level
organisasi, mulai dari level bawah, menengah hingga puncak memerlukan berbagai macam
infomasi dalam proses pengambilan keputusan.

3
 Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk melakukan suatu
kegiatan tertentu (Haryani, 2001:198). Misalnya, mendapatkan produk, memperluas usaha,
mendapatkan dana, dan lain sebagainya.
Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal. Solicited proposal adalah
proposal yang ditujukan kepada pihak di luar perusahaan karena pihak tersebut mengumumkan
atau memberitahukan kebutuhannya terhadap produk atau rencana bisnis tertentu. Unsolicited
proposal adalah proposal yang diajukan kepada pihak di luar perusahaan atas inisiatif perusahaan
atau tanpa adanya pengumuman atau pemberitahuan dari pihak luar. Proposal tersebut biasanya
bertujuan untuk memperoleh dana atau kesediaan untuk bekerja sama.
Dalam banyak kasus, proposal dikomunikasikan dalam bentuk laporan. Dalam
penggolongan jenis-jenis laporan, proposal termasuk satu jenis laporan analitikal. Oleh karena
itu, penyusunan laporan dan proposal memerlukan langkah-langkah yang relatif sama.

2.2 KEGUNAAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS

Laporan bisnsi yang dibuat oleh suatu organisasi sangat penting untuk keperluan komunikasi,
baik untuk pihak internal maupun eksternal organisasi. Beberapa laporan diperlukan untuk
dokumentasi yang bersifat permanen (tetap), sedangkan yang lainnya digunakan untuk
memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan.
Adakalanya suatu laporan mengalir dari satu pucuk pimpinan ke bawahan (top-down)
sebagai suatu pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang telah
dilaksanakan oleh organisasi. Namun, adakalanya suatu laporan mengalir dari bawahan ke pucuk
pimpinan (bottom-up) sebagai suatu usulan kegiatan (proposal) atau alat bagi pimpinan untuk
memonitor kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang
ada dalam organisasi.
Laporan bisnis merupakan suatu alat manejemen yang sangat penting dalam suatu organisasi.
Oleh karena keterbatasan waktu, staf manajemen seringkali mengalami kesulitan saat melakukan
monitoring terhadap berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit organisasi. Di samping itu,
mereka tidak memiliki latar belakang khusus yang diperlukan, baik untuk melakukan penelitian
maupun evaluasi terhadap hal-hal tertentu. Dalam hal ini, laporan bisnis akan sangat membantu.
Laporan bisnis memiliki berbagai tujuan, tetapi sebagian besar laporan dipakai untuk satu
dari enam tujuan umum berikut (Bovee dan Thill, 2002:476)

4
 a) Memonitor (mengendalikan operasi)
b) Membantu implementasi kebijakan dan prosedur
c) Memenuhi persyaratan legal
d) Mendokumentasikan pekerjaan yang dilakukan untuk klien
e) Dijadikan pedoman bagi keputusan atas isu tertentu
f) Memperoleh bisnis baru atau pendanaan
Laporan dan proposal bisnis digunakan sebagai alat manajerial untuk memberikan informasi
atau memberikan kontribusi pada pembuatan keputusan dan proses pemecahan masalah. Sasaran
dalam menyusun laporan dan proposal adalah memperjelas dan memudahkan penggunaan
informasi. Oleh karena itu, laporan dan bisnis harus jelas dan lengkap.

2.3 JENIS-JENIS LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek, formalitas,
keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan.
Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini:
a) Berdasarkan Fungsinya
• Laporan informasi (Information Report)
Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman,
tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain
untuk information report adalah laporan perkembangan (progress reports), laporan
sementara (interim report), dan laporan triwulan (quarterly report).
• Laporan analitikal (Analitycal Report)
Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil kesimpulan dan
memberi rekomendasi (recommendation report), usulan (proposal), atau laporan
justifikasi.
b) Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut
diperoleh. Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan
pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan
ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-laporan
teknik.

5
c) Berdasarkan formalitasnya
• Laporan formal (long reports)
Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup
masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian “panjang” bervariasi
tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1) Body teks: pendahuluan, isi dan
penutup; (2) prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan,
persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar
isi, dan daftar tabel; (3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar
istilah dan indeks.
• Laporan informal (short reports)
Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun demikian, sejumlah
laporan informal mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.
d) Berdasarkan Keasliannnya
• Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari
komite atau orang lain.
• Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.
• Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.
• Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah,
termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh
negara.
e) Berdasarkan Frekuensinya
• Laporan berkala (periodic reports)
Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan.
Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan
penjulan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan
komite setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.
• Laporan khusus (special report)
Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik (khusus)
seperti munculnya krisis dalam perusahaan.

6
 f) Berdasarkan Penampilannya
• Laporan Memorandum (periodic report)
Laporan yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek,
dan tanggal.
• Laporan surat (letter report)
Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang
didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi
• Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan baris-
baris kosong.
g) Berdasarkan Pelaksanaan Proyek
Dalam melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu
• Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu proyek, hasil
yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.
• Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan pelaksanaan
proyek secara berkala
• Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.
h) Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan
• Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung,
mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.
• Resolusi (resolation) adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman
hasil konsensus suatu pertemuan.
• Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung,
mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
• Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resm, yang cakupan bahasanya
luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting

2.4 SYARAT-SYARAT LAPORAN YANG BAIK

Laporan memiliki berbagai variasi atau jenis, tetapi paling tidak suatu laporan bisnis yang
baik mencakup 3 hal, yaitu;
1) Informasi Yang Akurat

7
 Suatu informasi yang tidak mencakup kebenaran, tidak akurat atau tidak lengkap, akan
mengakibatkan kemunduran, kemerosotan, atau bahkan memudarnya reputasi suatu
oragnisasi yang dihadapkan masyarat pada umumnya. Sayangnya, menyampaikan suatu
kebenaran bukanlah hal mudah. Beberapa hal ayng akan membantu mengatasi kemungkinan
terjadinya distorsi.
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret
b. Laporkan semua fakta yang relevan
c. Tempatkan fakta dalam suatu perspektif (secara spesifik)
d. Berikan bukti-bukti valid yang mendukung simpulan
e. Hindari bias pribadi
2) Mengisyaratkan Adanya Pertimbangan Yang Baik Dari Penulis
Laporan inis tidak hanya dibuat untuk kepentingan internal, tetapi juga pihak eksternal
organisasi. Oleh kerena laporan binsis adalah dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat
luas, sudah sepantasnya untuk menjaga bisis. Hindari kata-kata yang dapat menyinggung,
menyerang, atau menjelek-jelekkan sesorang atau bisnis. Dilain pihak, pembaca akan senang
saat membaca suatu yang mencakup 5 hal berikut:
a. Adanya ide pokok dalam permulaan suatu laporan
b. Mencatumkan fakta-fakta yang tersedia
c. Menguraikan fakta-fakta secara menyeluruh
d. Menguraikan Bahasa yang mudah dimengerti
e. Menawarkan sesuatu yang bisa memudahkan pekerjaan atau tuga-tugas pembaca
Apapun jenis laporan yang dibuat, sebaiknya perasaan pembaca tetap dijaga, baik
perasaan suka maupun tidak suka.
3) Format dan Organisasi Laporan Sesuai Kebutuhan Pembaca
Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Format dan organisasi penulisan laporan
bisnis hendaknya memenuhi kebutuhan pembaca. Terdapat 3 pilihan format laporan yaitu
surat, memo, atau manuscript.
a. Surat
Laporan yang memiliki jumlah halaman lima atau kurang dari lima, dan ditujukan
kepada pihak luar organisasi dapat dibuat dalam format surat. Laporan tersebut mencakup
semua bagian suatu surat, dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.

8
 b. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk pihak intern
suatu organisasi. Dalam memo tercatum tanggal, kepada, dari, dan subjek.
c. Manuscript
Laporan yang panjangnya mencapai ratusan halaman memerlukan suatu pendekatan
formal. Oleh karena panjang laporan, format manuscript lebih banyak memerlukan
komponen, baik sebelum teks (privatory part) maupun setelah teks (supplementary part).
Panjang laporan sangat bergantung kepada subjek, tujuan, dan hubungan dengan
pembaca. Jika pembaca relative asing, skeptical, dan materi laporan nonrutin atau
kontroversial, maka diperlukan uraian yang lebih rinci. Jika istilah-istilah yang digunakan
cukup familiar bagi pembaca, informasi bersifat rutin dan tidak kompleks, maka laporan
disusun dengan ringkas dan jelas. Dalam dunia bisnis, Laporan singkat lebih umum
daripada laporan Panjang. Pola pengorganisasian laporan (dengan pendekatan deduktif
atau induktif) disesuaikan dengan karakteristik pembaca.

2.5 PERENCANAAN LAPORAN DAN PROPOSAL

Persiapan adalah hal yang sangat penting dalam setiap aspek, termasuk didalam membuat
laporan. Persiapan yang diperlukan untuk menulis laporan dan proposal paling tidak mencakup
enam tahapan, sebagai berikut;
1) Definisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup
Tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah, yang mencakup tujuan penyususnan
laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang diinginkan, berapa
banyak, mengapa, dan kapan, akan membantu dalam menetapkan masalah, tujuan ruang
lingkup keterbatasan (dana dan waktu), dan judul suatu laporan.
2) Analisis audiens
Analisis terhadap penerima atau audiens merupakan tahapan yang penting dalam
mempersiapkan laporan bisnis. Seseorang yang bertugas menyusun laporan bisnis perlu
memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi
pendidikannya, pengalamannya, maupun emosionalnya. Hal tersebut bertujuan agar
laporan bisnis yang ingin disampaikan dapat mengenai sasaran.

9
 3) Menentukan ide atau gagasan
Dalam tahap ini, semua ide yang terlintas ditulis secara umum. Kemudian, laporan dibuat
berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumusan hipotesis dapat
dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan informasi yang diperlukan.
4) Mengumpilkan bahan yang perlu dipergunakan
Tahap keempat dalam mempersiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang
diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Data-data tambahan bias diperoleh
dengan melakukan penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat kabar, dokumen
pemerintah, dan ensiklopedia) dan penelitian primer (mencari data dari catatan
organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara, dan daftar
pertanyaan).
5) Menganalisis dan menafsirkan data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun,
untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diperoleh
dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis atau
penafsiran harus objektif, jujur, dan tidak menghilangkan atau memanipulasi fakta yang
relevan.
6) Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, hasil temuan diorganisasikan
dan dibuatkan outline akhir. Sebelum menyiapkan outline perlu dipertimbangkan
berbagai metode pengorganisasian.

2.6 BAGIAN POKOK LAPORAN DAN PROPOSAL

Setelah menyelesaikan enam tahapan persiaan, langkah berikutnya adalah pembuatan bagian
pokok laporan atau proposal, yang mencakup pendahuluan, teks (body) dan penutup.
1) Pendahuluan
Pada bagian pendahuluan terdapat 11 hal yang perlu dipertimbangkan antara lain:
a. Pemberi kuasa adalah orang yang memeberi laporan.
b. Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja yang
akan dibahas pada laporan.
c. Masalah biasanya didefinisikan diawal bab pendahuluan, sebelum pernyataan
mengenai maksud atau tujuan laporan.

10
 d. Maksud penulisan harus tampak pada bagian pendahuluan. Elemen tersebut
merupakan hal yang sangat penting bagi seuah laporan. Istilah lain untuk maksud
penulisan, antara lain tujuan, misi, strategi, sasaran.
e. Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas waktu pokok bahsan untuk
sebuah laporan.
f. Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Data bisa dikumpulkan
dengan membaca bahan-bahan diperpustakaan, melakukan wawancara, survei, atau
eksperimen.
g. Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal, surat
kabar), catatn perusahaan, memo, surat, hasil wawncar, karyawan dan sebagainya.
Jika menulis laporan tentang pengalaman sendiri, maka pernyataan yang ditulis dalam
laporan adalah sumber.
h. Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan jika pembaca
memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan
pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan.
i. Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah yang memiliki beberapa
penafsiran.
j. Keterbatasan, misalnya dalam hal dana, waktu, asisten peneliti, atau data yang
tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu menyebutkan keterbatasan sebelum
melakukan penelitian lebih lanjut.
k. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan didalam suatu
laporan, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau mesin setengah pakai,
restrukturisasi karyawan, memberi uang pesangon, menambah perangkat lunak dan
perangkat keras, membangun kantor perwakilan dan lain sebagainya. Dengan
membaca laporan secara rinci, pembaca tahu bagaimana fakta yang sudah ada
berpengaruh terhadap keputusan yang telah diambil.
2) Tubuh dan Isi (Body and Text)
Bagian terpanjang dari suatu laporan adalah tubuh dan isi atau teks dalam bagian ini.
Dikembangkan dan diuraikan hal-hal yang penting secara rinci. Penulisan laporan bisnis
yang baik harus mencakup temuan falta yang penting dan relevan serta membuang hal-
hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan tersebut.

11
 3) Penutup
Bagian penutup berfungsi merangkum laporan secara menyeluruh pengambil kesimpulan,
atau memberi rekomendasi. Pengambilan kesimpulan harus didasarkan pada isi teksnya
dan tidak memasukkan bahan-bahan yang baru, yang sama sekali tidak dibahas dalam
bagian tubuh atau isi.

2.7 PENYUSUNAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS

Bentuk penyusunan suatu laporan atau proposal memiliki daya tarik tertentu yang akan
memengaruhi pembacanya. Oleh karena itu, selain maksud dan subjek, kebutuhan calon
pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana organisasional untuk seluruh
tubuh laporan dan proposal (body reports).
2.7.1 Cara Menyusun Tubuh Laporan dan Proposal
Sebagaimana halnya pesan bisnis yang lain, menyusun tubuh laporan dan proposal dapat
menggunakan pendekatan deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung). Kebanyakan laporan
bisnis disusun secara deduktif karena pembaca ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan
rekomendasi laporan.
a. Pendekatan Deduktif
Kata deduktif atau langsung menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau
menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum menjelaskan hal-hal
yang rinci.
Pendekatan deduktif bisa dipergunakan jika pembaca memiliki karakteristik sebagai
berikut:
- Eksekutif yang sibuk
- Lebih suka menentukan sesuatu dengan segera
- Ingin mengetahui good news atau informasi netral
- Ingin menganalisis data dengan lebih baik, dan hal itu akan menjadi lebih mudah jika
kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan di awal laporan
- Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera
- Lebih menyukai laporan yang disusun secara deduktif

12
 b. Pendekatan induktif
Pendekatan induktif berbeda penyajiannya dengan deduktif. Dengan cara induktif, fakta-
fakta yang ada dijelaskan sebelum ide-ide pokok dan simpulan atau rekomendasi
dikemukakan
Pendekatan induktif dipergunakan jika pembaca memiliki karakteristik sebagai berikut:
- Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami
simpulan dan rekomendasi
- Ingin mengetahui simpulan yang kurang menyenangkan
- Merasa simpulan tidak bias dan dapat menerimanya
- Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja
- Lebih menyukai laporan yang disusun dengan pendekatan induktif

2.7.2 Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal

Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah memutuskan cara-cara
terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks laporan. Teks
dapat disusun dengan cara-cara berikut:
a. Membuat topik-topik atau kriteria
Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat laporan. Judul utama mungkin
menggunakan kriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah, manfaat atau
karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan
harus membeli atau memproduksi, maka keputusan pertama adalah menentukan kriteria
yang paling penting.
b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau berbagai kejadian
Dalam pembuatan agenda, program konvensi, atau laporan perkembangan, aturan agenda
secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam atau
musim dapat digunakan karena sesuai dengan pokok bahasannya
c. Mendiskripsikan lokasi atau tempat
Teks bisa dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah rumah,
pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-cabangnya
yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.

13
 d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode itu
menelusuri tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin,
prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
e. Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabet
Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting,
selanjutnya kurang penting atau tidak penting.
f. Menyusun laporan tingkat familiaritas
Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau
familiar terlebih dahulu, kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang
familiar. Seseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui
sebelumnya daripada yang tidak atau belum diketahui
g. Menyusun sumber-sumber yang digunakan
Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik kepada sumber informasinya.
Untuk mengembangkan teks laporan dengan metode ini, perlu dilakukan konfirmasi
terhadap berbagai narasumber yang berkaitan dengan materi laporan.
h. Pemecahan masalah
Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan cara pemecahan
masalahnya. Cara tersebut umum digunakan untuk mengorganisasikan suatu prestasi
yang bersifat persuasi.

2.7.3 Metode Outline

Setelah menyusun atau mengorganisasikan body dan teks laporan, judul, dan subjudul
dapat disusun dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang penting untuk
menghemat waktu dan memberi tuntunan dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan
panjang, outline juga akan menjadi daftar isi laporan.
Sebelum menulis laporan dan proposal, outline akan membantu melihat hubungan antara
topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi di dalam suatu
susunan yang logis dan menghilangkan tumpang tindih. Outline singkat/pendek, yang hanya
terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul, lebih baik diatur dalam format yang sederhana.

14
Sementara outline panjang dapat menggunakan kombinasi angka huruf, sistem desimal, atau
kombinasi huruf angka.
Kombinasi angka huruf adalah cara yang paling populer dalam dunia bisnis dan akademis.
Sistem desimal paling banyak digunakan dalam laporan sains dan teknik. Kombinasi huruf angka
paling banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan huruf-huruf sebelum sampai pada
judul utamanya.
Dalam menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan lima hal, yaitu:
1) Tempatkan ide-ide yang paling penting di tingkatan tertinggi, pertimbangan panjang
laporan, subjek, dan pembaca.
2) Keseimbangan masing-masing bagian dijaga dengan baik.
Misalnya, judul di bagian 1A memiliki 10 subjudul, sedangkan 1B tidak memiliki
subjudul. Hal tersebut tentu tidak menunjukan adanya ketidakseimbangan. Oleh karena
itu, cakupan judul 1A perlu dipersingkat; sedangkan 1B perlu dikembangkan lebih lanjut.
3) Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul.
4) Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit
untuk subjudul.
5) Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul (subjudul)

15
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik suatu kesimpulan sebagai berikut:
1. Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan
bisnis tertentu (Bovee dan Thill, 2002:476), sedangkan proposal bisnis merupakan
tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk melakukan suatu kegiatan tertentu
(Haryani, 2001:198).
2. Laporan bisnis memiliki berbagai tujuan, seperti: memonitor (mengendalikan operasi),
membantu implementasi kebijakan dan prosedur, memenuhi persyaratan legal,
mendokumentasikan pekerjaan yang dilakukan untuk klien, dijadikan pedoman bagi
keputusan atas isu tertentu, dan memperoleh bisnis baru atau pendanaan
3. Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek,
formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan
pelaksanaan pertemuan.
4. Suatu laporan bisnis yang baik mencakup 3 hal, yaitu; informasi yang akurat,
mengisyaratkan adanya pertimbangan yang baik dari penulis serta format dan organisasi
laporan sesuai kebutuhan pembaca
5. Persiapan yang diperlukan untuk menulis laporan dan proposal mencakup enam tahapan,
yaitu: definisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup; analisis audiens; menentukan ide
atau gagasan; mengumpulkan bahan yang perlu dipergunakan; menganalisis dan
menafsirkan data; serta mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir
6. Bagian pokok dari laporan dan proposal terdiri dari tiga hal yaitu, pembuka, isi dan
penutup
7. Teks laporan dan proposal dapat disusun dengan cara-cara seperti: membuat topik-topik
atau kriteria, menyusun urutan suatu peristiwa atau berbagai kejadian, mendiskripsikan
lokasi atau tempat, menjelaskan suatu proses atau prosedur, menyusun urutan tingkat
kepentingannya secara alphabet, menyusun laporan tingkat familiaritas, menyusun
sumber-sumber yang digunakan, dan pemecahan masalah. Setelah menyusun atau
mengorganisasikan body dan teks laporan, judul, dan subjudul dapat disusun dalam
suatu outline

16
 DAFTAR PUSTAKA

Bovee, Courtland L, dan John V. Thill. 2013. Komunikasi Bisnis. Edisi Kesembilan.

Jakarta: Indeks

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET

17