Dikutip dr Sahabat Rumah Belajar :

Pada kesempatan kali ini kita akan mempelajari Bagaimana cara membuat janji temu melalui
telepon dalam Bahasa Inggris
‘HOW TO MAKE APPOINTMENT BY PHONE

Dan inilah yang akan kita pelajari saat ini:

1. Bagaimana cara menelpon dan menerima telepon dalam membuat perjanjian dengan
bahasa Inggris
2. Menyimak dan menirukan percakapan untuk menelpon dan menerima telepon dalam
membuat perjanjian
3. Berlatih bermain peran menelpon dan menerima telepon dalam membuat perjanjia n

Okay are you ready? Lets start it now.

Sahabat Rumah Belajar, Have you ever made a phone call? Off Course, I’m sure you have
made phone calls several times. Telephone has become familiar among us. Mobile phones
have become part of our live.

Sahabat Rumah Belajar, Have you ever made an appointment? To meet a friend maybe. To
see a dentist perhaps.

Pengertian 'Appointment' dan Fungsinya

Apa pentingnya membuat janji? Apalagi dalam bahasa Inggris?

Sahabat Rumah Belajar, era sekarang adalah era global dimana kegiatan bisa be rskala
mendunia. Kita bisa berhubungan dengan siapa saja dari seluruh penjuru dunia. Dan bahasa
Inggris adalah salah satu alat komunikasinya. Misalnya:

Bisa saja terjadi di situasi membuat janji dalam hal urusan bisnis
Membuat janji untuk membahas beasiswa luar negeri dengan pihak universitas
Membuat janji bertemu dengan dokter atau tenaga medis saat kita memerlukan

Telepon merupakan salah satu media yang dapat kita gunakan. Dengan menelpon terlbih
dahulu, kita dapat memastikan kapan dan dimana janji temu itu dapat terlaksana.

Kata Appointment dalam bahasa Indonesia bisa diartikan ‘janji’ – make appointment berarti
membuat janji. Mengatur janji bertemu seseorang pada waktu dan tempat tertentu. Sinonim
kata appoinment adalah : meeting, engagement, atau arrangement

ap•point•ment
/əˈpointmənt/
(noun)
an arrangement to meet someone at a particular time and place.
- For business
- See the doctor or dentist
Example: "The customer made an appointment with my receptionist"
synonyms: meeting, engagement, interview, arrangement;

Agar suatu saat nanti Sahabat Rumah Belajar tidak mengalami kesulitan,
ayo kita sekarang pelajari bagaimana cara menelpon dan menerima telepon dalaam bahasa
Inggris untuk membuat perjanjian.

Cara Membuat Janji Melalui Telepon

1. Greet politely and Introduce yourself

Sapalah lawan bicara kita dengan cara berbicara yang ramah dan sopan. Kata yang umum
digunakan saat menyapa lewat telepon misalnya : 'Hello '
Saat kita menelpon sebuah kantor atau klinik dokter, kita menggunakan bahasa yang lebih
formal. Biasanya yang menerima telpon kita adalah sekertaris atau resepsionis. Maka setelah
menyapa perkenalkan siapa diri dan mengapa anda menelpon.
Contohnya seperti berikut :

Good morning.
This is Rose calling. I’d like to make an appointment to see Mr. John.

Beberapa resepsionis kantor mungkin akan menanyakan alasan lebih lanjut untuk keperluan
anda membuat janji temu. Sahabat Rumah Belajar mungkin akan mendengar pertanyaan
seperti berikut :
Can you tell me what’s its about?
Can you tell me what it’s regarding?
Sahabat dapat menjawab dengan alasan yang ringkas dan jelas. Misalnya:
Yes, it’s about the new marketing strategy.
Yes, it’s about the advertising campaign

Jika Sahabat dijawab langsung oleh orang yang bersangkutan, bukan lewat resepsionis,
Sahabat dapat langsung mengungkapnya sebagai berikut:

Hi / Hello/ Good afternoon. It’s Rose. Can we meet to talk about ....

2. Suggest the time and place

Jika yang menjawab telpon anda adalah lewat resepsionis. Sahabat akan mendengar frase
seperti :
Ok. Let me take a look in his diary.
I can fit you in next Friday.
I can fit you in tomorrow evening.
Oh. His diary in full until next Monday.
I can’t fit you in until next Friday.
Dan Sahabat dapat menjawab seperti ini:
Reply:
Agreeing on a date
"Yes, Thursday is fine."
"Thursday suits me."
"Thursday would be perfect."
"That suits me well."
"That’s fine. What sort of time?"
Suggesting a different date
"I'm afraid I can't on the 3rd. What about the 6th?"
"I'm sorry, I won't be able to make it on Monday. Could we meet on Tuesday instead?"
"Ah, Wednesday is going to be a little difficult. I'd much prefer Friday, if that's alright with you. "
"I really don't think I can on the 17th. Can we meet up on the 19th?"
Jika Sahabat berbicara langsung dengan orang yang bersangkutan, Orang tersebut bisa
menanyakan :
Sure! When suits you?
Sure! When would you like to meet?

Dan inilah beberapa ungkapan untuk membuat saran. Suggest the time or the place :
Making suggestions
What about next Monday? At your office?
How about next Monday?
How does next Monday sound?
Are you available next Monday?
Would you be available next Monday?
Would Monday morning suit you?
Would Monday morning be convinient?
Sahabat Rumah belajar, langkah selanjutnya saat bertelepon untuk membuat janji adalah
‘Check and Confirm’ .

3. Check and confirm

Sebelum mengakhiri telpon, Sahabat sebaiknya mengecek ulang tentang janji yang telah
disepakati dan memastikannya. Tujuannya agar kedua belah pihak merasa pasti dan
mengingat tanggal dan janji temu yang telah ditetapkan.

Frasa yang sering digunakan adalah :

Ok. So that’s Monday at 4 pm.
Shall we meet in the boardroom?
Shall I come to your office?
Thanks see you then.

Nah, Sahabat Rumah belajar itu tadi beberapa cara dasar untuk membuat janji melalui
telepon. Itulah beberapa frasa Bahasa Inggris yang dapat sahabat gunakan. Sekarang, yuk
kita berlatih. Let's get some practices!

Latihan Menyimak dan Bermain Peran

Untuk mengingat kembali beberapa cara dan frasa yang sudah kita pelajari. Mari kita
dengarkan contoh percakapan berikut. Perhatikan dan catat, frasa apa saja yang digunakan
dalam dialog yang diperdengarkan.
Dialog ini diambil dari podcast BBC Learning English.
Setelah itu, tirukan bunyinya dengan membaca keras frasa-frasa yang sahabat tuliskan.

Sahabat dapat pula mengulang - ulang frasa tersebut dengan menggunakan tombol pause
and play.

Dialog ini terjadi dalam percakapan telepon antara Peter dan Michelle. Peter ingin membuat
janji dengan atasan Michelle , yaitu Mr. Hibberd. Can you notice when and where th e meeting
will be held? Okay, listen carefully:

Michelle: Mr Hibberd’s office!

Peter : Hello, can I speak to Brian Hibberd, please?

Michelle: I’m afraid he’s in a meeting until lunchtime. Can I take a message ?

Peter : Well, I’d like to arrange an appointment to see him, please. It’s Peter Jefferson here.

Michelle: Could you hold on for a minute, Mr Jefferson. I’ll just look in the diary. So when’s
convenient for you?

Peter : Some time next week if possible. I gather he’s away the following week .

Michelle: Yes, that’s right, he’s on holiday for a fortnight.

Peter : Well, I need to see him before he goes away. So would next Wednesday be okay ?

Michelle: Wednesday . let me see . he's out of the office all morning. But he's free in the
afternoon, after about three.

Peter : Three o'clock is difficult. But I could make it after four.

Michelle: So shall we say 4.15 next Wednesday, in Mr Hibberd's office?

Peter : Yes, that sounds fine. Thanks very much.

Michelle: Okay, then. Bye.

RESERVATION
Reserve atau to reserve (verb) artinya memesan sebuah barang atau layanan jasa misalnya di
hotel, restoran atau agen perjalanan. Dengan melakukan reservasi, pengaturan kita untuk
layanan tersebut akan lebih pasti untuk waktu tertentu di waktu mendatang.

A reservation (noun; pemesanan) is an arrangement that you make with a restaurant, hotel, or
travel agent so they hold a table, a room or a seat for use at a certain time in the future .

Practice the following dialogue with your friend.

Coba untuk latihan, praktekkan dialog berikut ini dengan temanmu. Lalu jawab pertanyaan di
bawahnya.

Receptionist : Hello, This is Millenium Cafe. What may I assist you with?

Caller : Hi, my name is Nicole. I’d like to reserve a table of four people, today at 5 p. m

Receptionist : Sorry, Ma’am. The reservations for today are full. You can reserve for tomorrow.

Caller : Oh, I know, I’m reserving at a very short notice (mendadak) can you please try to
arrage something. It’s my husband’s birthday.

Receptionist : It’s impossible right now at this restaurant, but you can try Big Cafe at the South
Street. They will have a place and they are equally good.

Caller : Is that so? I think I’ll do that. Thank you for your suggestion.

Receptionist : You’re welcome, Ma’am

Questions :
Who are the persons in the dialogue?
Why did the caller ring the cafe?
Can the caller book the table? why?
Ya, benar dialog diatas ditujukan untuk memesan layanan di sebuah cafe bernama Millenium
Cafe.

Wanita tersebut memesan sebuah meja untuk empat orang pada jam lima sore. Dia ingin
mengadakan acara perayaan ulang tahun suaminya. Hanya saja karena memesan dengan
pemberitahuan mendadak (short notice), dia tidak mendapat layanan yang diinginkan karena
cafe tersebut sudah penuh terpesan pada hari dan jam itu.

Sekarang perhatikan lagi sebuah contoh dialog berikut ini. Layanan apa yang ingin dipesan ?

Receptionist: Hits Hotel. Jason's speaking. What may I assist you with?
Guest : Hello, I’m Jack Nickolson. Have you got rooms for a family of four for tomorrow night ?
Receptionist: We have two twin rooms.
Is that all right?
Guest : Yes, that’s fine. How much is bed with breakfast, please?
Receptionist: Eight hundred fifty thousand rupiahs per room, per night per room.
Guest : Good, I’ll take that room.
Receptionist: Would you repeat your name, please?
Guest : Jack Nickolson.
Receptionist: Pardon? Could you spell that , please?
Guest : J – A – C – K – N – I – C – K – O – L – S – O – N
Receptionist: Thank you for your choice to stay in The Hits Hotel.
Guest : You’re welcome.

Bagaimana sudah tahu jawabannya? Ya, benar, penelpon yang bernama Jack Nickolson
berniat memesan layanan kamar di Hits Hotel untuk keluarganya yang berjumlah empat orang
untuk besok malam.

Ulangi lagi beberapa frase berikut yang dapat Sahabat gunakan untuk melakukan reservasi.

Medical Clinic, Janette's speaking. Good morning.

= Medical Clinic, Bersama Jannete ini yang sedang berbicara. Selamat pagi .

What may I assist you with? / How may I help you?

= apa yang dapat saya lakukan untuk membantu anda?

I'd like to book a ticket

= saya ingin memesan sebuah tiket.

Can I book a seat on tomorrow's flight?

= Bisakan saya memesan sebuah kursi untuk penerbangan esok hari?

Hold on a moment, please / Hang on, please

= Tolong tunggu sebentar, jangan menutup teleponnya.

Would you spell your name, please?

= Bisakah tolong anda eja nama anda?
Sorry? / Pardon?
= maaf ? ( diucapkan jika anda merasa kurang jelas dengan apa yang diucapkan oleh lawan
bicara.

Would you repeat that , please?

= Bisakah tolong anda mengulangi perkataan anda tadi.

Thank you, Mr. John. See you tomorrow at half past five
= Terimakasih, Pak John. Sampai jumpa lagi besok jam setengah enam.

Thank you for calling. Good bye for now

= terimakasih sudah menelpon. Selamat tinggal.