A.

Penjelasan Tentang Etika Berkomunikasi Secara Formal Melalui Telepon

Etika berkomunikasi salah satu nya melalui telepon adalah penting apabila anda adalah
karyawan perusahaan, staf pada universitas, sekretaris ataupun lainnya. Mengingat etika
untuk menggunakan telepon secara tepat, apakah anda menjawab telepon, membuat
panggilan telepon, meninggalkan telepon dengan kesan yang baik atau lain sebagainya.
Berikut adalah beberapa petunjuk bermanfaat yang akan membantu untuk membuat
percakapan telepon lebih efektif.
a. Menggunakan kata-kata seperti terima kasih dan tolong sangat penting dalam
menciptakan suasana yang profesional.
b. Mendengarkan orang lain tanpa membuatnya merrasa terganggu.
c. Jangan membuat orang takut ketika harus menjawab telepon atau ketika akan
menghubungi perusahaan anda.

Menurut pendapat Barners and Manning (1987:94), ada beberapa hal penting yang harus
diperhatikan ketika menjawab telepon, yaitu:
1. Do not let someone wait too long on the telephone : Jangan membiarkan orang lain
menunggu terlalu lama di telepon.
2. You must smile when you answer the telephone : Tetap tersenyum ketika menjawab
telepon.
3. Do not let the phone ring too long : Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama.
Dengan kata lain telepon tidak boleh berdering lebih dari tiga kali.

4. When you get a rude caller you should not act the same : Ketika anda mendapati penelpon
yang kasar (marah), anda tidak harus melakukan tindakan yang sama.
Contoh : Seorang customer yang komplain dan marah bahwa barang yang telah diorder tidak
sesuai dengan apa yang telah dipesan sebelumnya.

5. You must mention your name when you answer the phone : Anda harus menyebutkan
nama ketika menjawab telepon.
Contoh : Hello, Good morning. Rika is speaking. May I have your name?

6. You should not use the telephone to call your friend when nobody at the office : Tidak
seharusnya anda menggunakan telepon kantor untuk menelpon urusan pribadi ketika berada
di kantor.

7. You should end the conversation in a very convenient way and make a summary of what
should be done next : Apabila orang yang dituju sedang tidak berada di tempat, anda harus
mengakhiri percakapan dengan cara yang sangat nyaman dan membuat ringkasan dari apa
yang harus dilakukan selanjutnya.

B. Contoh Percakapan Cara Menjawab Telepon Di Kantor Dalam Bahasa

Inggris

Secretary : Good morning. Dian Megatama Corporation. Can I help you?

Mr. Nelson : Good morning. Id like to speak to Mr. Sunarto, please
Secretary : Mr. Sunarto is in a meeting with the personal Manager. Whos calling, please?
Mr. Nelson : This is Herry Nelson of American Oil Company. Do you know what time he
will finish?

Secretary : I think the meeting wont last long. Is there anything I can do for you?
Mr. Nelson : Could you please tell Mr. Sunarto to call me back?

Secretary : Right, Sir. May I have your phone number, please?

Mr. Nelson : Sure. My phone number is 8643023. I believe Mr. Sunarto know this number

Secretary : Thank you. Ill tell Mr. Sunarto soon after he has finished
Mr. Nelson : Thank you for your help. Good bye
Secretary : Good bye, Mr. Nelson. Have a nice day
Dialog atau percakapan bahasa Inggris tentunya bisa terjadi dimana saja. Salah satu tempat
dimana terjadi percakapan bahasa Inggris adalah di kantor. Berikut ini, terdapat dialog atau
percakapan bahasa Inggris di telepon kantor yang bisa menjadi salah satu referensi bagi
Anda.

Shanti: Hello, CV Bumi Indonesia is here.

Adrian: Hello I am Adrian. I am wondering to know whether your company offers a job for
marketing or not?

Shanti: Yes, we provide jobs vacancy for marketing. Do you want to apply for that job?

Adrian: Yes, I want to apply on that job. What should I prepare?

Shanti: You have to bring your Curriculum Vitae and a job application letter. You can collect
the details by the end of this month, December 31.

Adrian: Are just a CV and a job application letter that should I bring? Do I need anything
else?

Shanti: You need quite a lot of requirements that must be met. To get more information, you
can visit the website on www.bumiindonesia.co.id and get the requirements that must be
completed.

Adrian: Well, I understand that I need to do.

Shanti: Is there anything else that I can help?

Adrian: No. Thank you.

Shanti: Youre welcome.

Artinya:

Shanti: Hallo, CV Bumi Indonesia disini.

Adrian: Hallo saya Adrian. Saya ingin tahu apakah perusahaan Anda menyediakan sebuah
lowongan kerja untuk marketing?

Shanti: Ya, kami menyediakan lowongan kerja untuk marketing. Apakah Anda ingin
melamar pekerjaan?

Adrian: Saya ingin melamar di pekerjaan tersebut. Apa yang harus saya siapkan?

Shanti: Anda harus menyiapkan perangkat lowongan kerja antara lain adalah CV dan surat
lamaran. Anda bisa mengumpulkan detailnya hingga akhir bulan ini yaitu tanggal 31.

Adrian: Apakah hanya CV dan surat lamaran yang harus saya bawa? Apakah saya tidak
memerlukan yang lainnya?
Shanti: Anda memerlukan cukup banyak persyaratan yang harus dipenuhi. Untuk
mendapatkan informasi yang lebih lengkap, Anda bisa mengunjungi website kamu yaitu
www.bumiindonesia.co.id dan melihat apa saya persyaratan yang harus dipenuhi.

Adrian: Baiklah, saya mengerti hal yang harus saya lakukan.

Shanti: Apakah ada hal lain yang bisa saya bantu?

Adrian: Tidak. Terima kasih.

Shanti: Sama-sama.

Menjawab Telepon (Answering Phone calls)

Hello, Anything I could do? (Halo, ada yang bisa saya bantu?)
This is Green Residence (Ini adalah Residence Hijau)
This is 7777-989, what can I do for you

Menanyakan identitas si penelepon (Asking for callers identy)

Who am i talking to? ( Dengan siapa saya berbicara )

Who is speaking? ( Dengan siapa ini )
Who is this? ( Siapa ini )
May I know who is calling ( Bolehkah saya tahu siapa ini )
Who am I talking to ( Dengan siapa ini )

Memperkenalkan diri ( Intoducing yourself )

This is Amy ( Ini Ami )

Hello, this is Edward speaking. ( Halo, Ini Edward )
This is Amy calling ( Ini Ami )

Meminta untuk berbicara dengan seseorang (Asking to talk to someone)

Is Edward there, please? ( Apakah ini benar Edward )

Is Ami ini ? ( Apakah ini ami )
Can I speak with Rere ? ( Bisakah saya berbicara dengan Rere )
May I talk to Mr. Sutarsyah, please? ( Bisa saya berbicara dengan Mr. Sutarsyah? )

Meminta Penelepon Untuk Menunggu ( Asking the caller to hold )

Ketika teman teman RBI menelepon, terkadang kalian harus melakukan sesuatu dan
mengharuskan anda untuk menunda percakapan di telepon. Berikut ini adalah kalimat untuk
meminta sesorang untuk menunggu.

Just a minute, please ( Tunggu sebentar )

 Wait a second! ( Tunggu sekejap )
Hang on second ( Tunggu sebentar )
Could you please hold ( Tunggu sebentar )
a moment please? ( Tunggu sbntar )

Contoh Percakapan Dalam Telepon

Amy: Hello, anything I could do?

Dani: Hello, May I talk to Jojo, please?

Amy: I am so sorry, think you have th wrong number.

Dani: Oh, I am so sorry

Amy: That is okay. Never mind.