ETIKA SEDANG DALAM PANGGILAN TELEPON

 1. Mengucapkan salam dan memperkenalkan diri terlebih dahulu. Mengucapkan

salam wajib dilakukan dan mengenalkan diri agar lawan bicara kita tahu dengan siapa dia
berbicara.

2. Menggunakan bahasa yang formal, baik,dan sopan. Berguna agar tidak ada

kesalahpahaman arti dari lawan bicara sehingga mengetahui maksud dan tujuan dari tema
pembicaraan.                                               

3. Tidak berbicara dengan orang lain selagi menelepon. Kita harusfokusdalam  satu

pembicaraan saja agar tidak ada kesalahan dalam
berbicara.                                                                                            

4.Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah  permen. Jika kita berbicara
sambil makan maka suara kita akan terdengar kurang jelas oleh lawan bicara dan bahkan
dapat membuat kita tersedak, karena makan sambil
berbicara.                                                                                                 
                

5. Berbicara tidak terlalu banyak basa basi. Jika terlalu banya basa basi akan
menambah biaya telepon, menyita waktu dan membuat lawan bicara kita merasa
bosan.                                                                   

6.Tidak berbicara dengan nada kasar apalagi membentak. Ini akan membuat kesan
seperti marah-marah dan membuat lawan bicara kita akan merasa dimarahi sehingga Ia
akan mengakhiri pembicaraan.                                                                                

7. Nada dan intonasi  bicara tidak terkesan malas atau tidak ramah. Akan
menyebabkan lawan bicara merasa malas pula untuk berbicara dan malas meladeni atau
bahkan tidak menghiraukan apa yang sedang kita
bicarakan.                                                                                                 
                                

8. Mencatat pesan atau pembicaraan. Semua pesan wajib dicatat agar kita tidak lupa
akan pesan yang
harusdisampaikan.                                                                                       
                                                

9. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju si penelepon

Hal yg harus diperhatikan saat menelpon

- Artikulasi
 Syarat/yang harus dimiliki untuk Menjadi Frontliner:

1. Memiliki penampilan yang menarik.

2. Bersikap ramah dan sopan.
3. Memiliki mental yang kuat dalam menghadapi
pelanggan.
4. Mampu mengendalikan emosi.
5. Mempunyai jiwa sosial yang tinggi.
6. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
7. Cekatan dan sigap.

Tugas seorang frontliner:

1. Memberikan informasi (profil perusahaan, produk, dll)

dengan jelas dan lengkap kepada nasabah/customer maupun
calon nasabah.
2. Mengarahkan, mendengarkan keluhan/kritikan dan
memberikan saran kepada nasabah ataupun calon nasabah.

Contoh profesi seorang frontliner:

- Customer service
- Resepsionis
- Helpdesk
- Sales/marketing
- Teller
- Security
Layanan Pelanggan Memindahkan Telepon ke Extension Lain

A: Hello. Welcome to the Life Insurance customer service. How could we help you
today? (Halo. Selamat datang di layanan pelanggan Asuransi Hidup. Ada yang bisa kami bantu
hari ini?)

B: Hello. I would like to make a complain regarding my health insurance. (Halo. Saya ingin
memberikan keluhan mengenai asuransi kesehatan saya)

A: Please hold. We will send you to the complain extension/section. (Mohon tunggu. Kami
akan mengirimkan Anda ke extension keluhan)

B: Okay, I’ll hold. (Baiklah, saya akan menunggu)

C: Good afternoon. I’m Jane from the complain division. How could I help you today,
sir? (Selamat siang. Saya Jane dari divisi keluhan. Apakah ada yang bisa saya bantu hari ini?)

Menanyakan Email yang Sudah Dikirim

A: Good afternoon, Miss Jude. This is Tracy from Mr. Spinwell’s office. I would like to ask
and confirm to you if the email that we sent regarding the deal has been well received by
you? (Selamat siang, Nona Jude. Saya Tracy dari kantor Pak Spinwell. Saya ingin bertanya
dan mengkonfirmasi apakah email yang telah kami kirimkan mengenai persetujuannya telah
diterima dengan baik oleh Anda?)

B: Good afternoon, Miss Tracy. We have received your email well. I will forward it to Mr.
Jones and ask for his reply as soon as possible. Thank you for confirming it to
me. (Selamat siang, Nona Tracy. Kami telah menerima email Anda dengan baik. Saya akan
meneruskannya pada Tuan Jones dan meminta balasannya secepat mungkin. Terima kasih
telah mengkonfirmasikannya pada saya)

A: Anytime. We’re looking forward to hear back from your office. Good day. (Kapanpun.
Kami akan menunggu balasan dari kantor Anda. Semoga hari Anda menyenangkan)
Example 1 (Contoh 1)

A : Good Morning (Selamat pagi)

B : Good Morning, Megatama Corporation. My name is Rika, can I help

you? (Selamat pagi, Perusahaan Megatama. Nama saya Rika, ada yang bisa saya
bantu?)

A : Hello Mrs. Rika, I’d like to speak to Mrs. Angel please (Halo Bu Rika. Saya ingin
berbicara dengan Ibu Angel)

B : Mrs. Angel is in a meeting with the client. Who’s calling please? (Bu Rika
sedang melakukan rapat dengan klien. Dengan Siapa yang ini?)

A : My name is Michael from Nusantara Company. Do you know what time she will
finish the meeting? (Nama saya adalah Michael dari Perusahaan Nusantara. Apakah
anda tahu kapan dia akan selesai melakukan rapat?)

B : I think the meeting will be over in 1 hour Mr. Michael. Anything I can do for you
Mr. Michael? (Saya pkir rapatnya akan selesai dalam 1 jam Pak Michael. Apakah ada
hal yang bisa saya lakukan untuk anda pak?)

A : Okay, thanks for the information. But, could you tell Mrs.Angel to call me back
when her meeting is over? (Baik, terima kasih atas informasinya. Tapi, dapatkah
anda memberitahu Bu Angel untuk menelpon saya kembali ketika rapatnya sudah
selesai?)

B : Right sir. May I have your phone number? (Baik pak, bisakah saya meminta
nomor telepon anda?)

A : Sure, my phone number is 0833456213. Mrs Angel know my number (Tentu

saja, nomor teleponku adalah 0833456213. Bu Angel tahu nomor saya)

B : Thank you Mr. Michael. I will tell Mrs. Angel soon after she has finished her
meeting. (Terima kasih Pak Michael. Saya akan memberi tahu Bu Angel setelah beliau
menyelesaikan rapatnya)

A : Thanks for your help Mrs. Rika. Goodbye (Terima kasih atas bantuan anda Bu
Rika. Selamat tinggal)

B : My pleasure, Goodbye Mr. Michael (Dengan senang hati, selama tinggal Pak
Michael)
Example 2  (Contoh 2)

C : Hello, Good Morning. Jaya Company, Ana speaking (Halo, selamat pagi.
Perusahaan Jaya, Ana )

D : Hello, My name is Yora. I would like to ask if Jaya Company is currently

opening job vacancies for graphic desaigner positions? (Halo, nama saya Yora.
Saya ingin bertanya apakah saat ini Perusahaan Jaya sedang membuka lowongan
pekerjaan untuk posisi desainer grafis?)

C : Hello Yora. That’s right, we are currently opening job vacancies. Is there
anything I can help for you?  (Halo Yora, nama saya Ana. Memang benar, saat ini
kami sedang membuka lowongan pekerjaan. Apakah ada yang bisa saya bantu?)

D : I intend to apply for a job at Jaya Company. However, I encountered a problem
when I wanted to acces the Jaya Company website to see what the requirements
were, I couldn’t acces it. Can you help me? (Saya tertarik untuk melamar pekerjaan
di Perusahaan Jaya. Sayangnya, saya mengalami sebuah masalah ketika saya
mencoba mengakses website Perusahaan Jaya untuk melihat apa saja persyaratannya,
saya tidak bisa mengaksesnya. Bisakah anda membantu saya?)

C : Okay, sorry for the problem you experienced because in this morning our
website was doing maintenance so it might not be accessible. Maybe you can try
to access it now (Baik, mohon maaf atas masalah yang anda alami karena pagi ini
website kami sedang mengalami maintenance sehinigga tidak bisa diakses. Mungkin
anda bisa mencoba mengaksesnya sekarang)

D : Okay, I will try to access the website (Baik, saya akan mencoba untuk
mengakses websitenya)

C : Please try to access it and I’ll wait you to confirm that. (Tolong coba untuk
mengaksesnya dan saya akan menunggu anda untuk mengkonfirmasinya)

D : oh, it’s already can to access, thanks for the information Mrs Ana (Sudah bisa,
terima kasih atas informasinya Bu Ana)

C : My pleasure Mrs. Yora. For additional information about job vacancies in Jaya
Company, you can also access it on our company social media such as
instagram or twitter (Dengan senang hati Bu Yora. Untuk informasi tambahan,
mengenai lowongan pekerjaan di Perusahaan Jaya, bisa anda akses juga di akun
media sosial perusahaan Jaya di instagram atau twitter)
D : Okay, thanks for the time mrs Ana (Baik, terima kasih atas waktunya mrs. ana)

Example 3  (Contoh 3)

E : Good morning, Jaya Minanto here. Is there anything I can help you? (Selamat
pagi, Jaya Minanto disini. Apakah ada yang bisa saya bantu?)

F : Hello, good morning. My name is Adam Santosa from Karya Sakti Company.
Can I make an appointment with Mr. Haryanto on Friday at 2pm? (Halo, selamat
pagi. Nama saya Adam Santosa dari Perusahaan Karya Sakti. Bisakah saya membuat
janji temu dengan Pak Haryanto pada hari jumat jam 2 siang?)

E : Okay, let me to connect with Mr. Haryanto (Baik, saya akan sambungkan dengan
Mr Pak Haryanto terlebih dulu)

G : Haryanto is here, Hello Mr Adam. Nice to hear your voice (Haryanto disini. Halo
Pak Adam, senang bisa mendengar suara anda)

F : Hello Mr Haryanto, nice to hear your voice too. Can we meet on Friday at 2 pm
to talk about the latest project? (Halo Pak Haryanto, senang juga bisa mendengar
suara anda. Bisakah kita bertemu di hari Jumat pada jam 2 siang untuk membicarakan
proyek terbaru?)

G : Okay, let’s meet at 2pm Friday at Ninecloud café (Baik, mari bertemu pada hari
Jumat jam 2 siang di Ninecloud café)

F : Thank you for taking the time Mr. Haryanto, see you at Friday! (Terima kasih
telah meluangkan waktunya Pak Haryanto. Sampai bertemu di hari Jumat!)

G : your welcome, Mr. Adam. See you too. (Terima kasih pak Adam, sampai bertemu