SIMPLE TELEPHONING

1. Social function: Telephone keep the good social relationship in work places by asking and
sending spoken message.
2. Learning Focus:
a. Asking the caller to leave a message
b. Leaving a message
c. Taking telephone message

Making a phone call

Ungkapan ini mungkin dipakai bukan pada saat kita mendapatkan panggilan yang masuk, tapi
ungkapan ini dipakai pada saat kita ingin menciptakan sebuah panggilan telephone.

Dalam situasi bisnis pada dikala kita ingin melaksanakan panggilan telephone, lakukan dengan singkat
dan terperinci dengan menyebutkan identitas dan maksud atau tujuan melaksanakan panggilan
telephone tersebut.

Contoh ungkapan yang digunakan:

Hello, My name is Fernando, I would like to speak to Mr. Ricardo please.

(Hello, Nama saya Fernando, Saya ingin bicara dengan Bpk. Ricardo)

Hello, I'm Alex from Spears Advertising Company, May I speak to Mrs. Windi?
(Hello, Saya Alex dari perusahaan iklan Spears, bolehkan saya bicara kepada Ibu Windi?)

Good morning, My name is Julian, I'm calling from Krusty Crab restaurant, could you connect me to
the extension 346?
(Selamat pagi, nama saya Julian, saya menelpon dari restoran Krusty Crab, bisakah anda
menyambungkan saya ke susukan 346?)

Hello, this is Adam calling from DX corporation, could I speak to the Sales manager please?
(Hello, ini Adam yang menelpon dari perusahaan DX, bisakah saya berbicara kepada manajer
penjualan?)
Karena kita tidak sanggup melihat lawan bicara pada dikala kita sedang menelepon, jadi satu-satunya
yang kita andalkan yaitu bunyi kita.Sehingga kita harus memakai nada bunyi yang dekat dan sopan.

Saat ada panggilan telepon masuk, dan telepon berdering, sebaiknya kita tidak membiarkan terlalu
lama telepon tersebut berdering. Jangan biarkan telepon berdering lebih dari tiga kali alasannya yaitu
telepon bisnis merupakan sebuah panggilan yang sangat penting. Jangan membuat orang lain
menunggu.

Selain itu, gunakan kalimat sapaan yang formal dan sebutkan nama perusahaan dikala menjawab
sebuah panggilan yang masuk supaya orang yang menelpon tahu bahwa ia menelpon nomor yang
benar.

Contoh ungkapan yang digunakan:

Good afternoon, Luke's Cafe, can I help you?

(Selamat siang, dengan Luke's Cafe, ada yang sanggup saya bantu?

Hello, Atlantic Hotel, How may I help you?

(Hello, dengan Hotel Atlantic, bagaimana saya sanggup membantu anda?)

Good morning, Nelson Enterprise, My name is Vanessa, what can I do for you?
(Selamat pagi, dengan Perusahaan Nelson, nama saya Vanessa, ada yang sanggup saya bantu?)

Hello, Wilson company, how may I direct your call?

(Hello, dengan perusahaan Wilson, kepada siapa panggilan anda ingin disambungkan?)
Ungkapan ini biasanya dipakai pada perusahaan yang mempunyai beberapa susukan telepon
perhiasan untuk masing-masing divisi.

Taking a phone message

Pada saat penelpon tidak berhasil menghubungi orang yang dimaksud, peran kita sebagai penerima
telepon yaitu memberitahu bahwa orang yang dituju sedang tidak bsa menerima panggilan telepon
dengan memperlihatkan alasan-alasan tertentu.

Contoh:

I'm sorry, Mr. William is on meeting at this moment.

(Maaf, Pak William sedang rapat dikala ini)

I'm sorry, Mr. Ato is not in today.

(Maaf, Pak Ato tidak masuk hari ini)

I'm afraid Mrs. Tika is not in the office this time.

(Saya khawatir Ibu Tika tidak berada di kantor dikala ini)
I'm sorry, I'm afraid He's not able to answer your call, He is busy right now.
(Maaf, Saya khawatir ia tidak sanggup mendapatkan panggilan telepon anda, ia sedang sibuk
sekarang)

Setelah memberi tahu bahwa orang yang dituju tidak sanggup mendapatkan panggilan telepon yang
masuk, peran seorang penerima telepon selanjutnya yaitu menanyakan apakah si penelpon ingin
meninggalkan pesan atau tidak dengan memakai rujukan ungkapan sepertiberikut:

Would you like to leave a message?

(Apakah anda ingin meninggalkan pesan?)

May I write down your message?

(Bolehkan saya menuliskan pesan anda?)

Would you like me to tell him/her that you called?

(Apakah anda ingin saya memberitahunya bahwa anda menelpon?)

Pastikan dikala mendapatkan pesan kita memperoleh data-data seperti: nama penelpon, no telepon yang
sanggup dihubungi, waktu dan isi dari pesan yang diberikan.
Kemudian sampaikan pesan tersebut sesegera mungkin.

Selain ungkapan-ungkapan di atas, kita juga harus tahu ungkapan-ungkapan yang lain yang dipakai
pada dikala menelpon dalam situasi bisnis.

Holding the line

Ungkapan ini dipakai pada dikala kita meminta penelpon supaya menunggu atau menahan
panggilannya.

Contoh:

Could you hold the line pelase?

(Bisakah anda menahan salurannya?)
Menahan susukan artinya menunggu sebentar dengan tidak menutup telponnya.

One moment please, I'll check if he/she is available.

(Mohon tunggu sebentar, saya akan cek apakah ia ada)

Just a moment please.

(Mohon tunggu sebentar)

Could you hold on please.

(Bisakah anda menunggu sebentar)
Connecting a phone call
Ungkapan ini dipakai untuk menyambungkan penelpon dengan orang yang dituju.

Contoh:

I'll put you through.

(Saya akan menyambungkan anda)

Wait a minute please, you will be connected to extension 789.

(Mohon tunggu sebentar, anda akan disambungkan ke susukan 789)

Sure, I'll connect you to him/ her now.

(Tentu, saya akan sambungkan anda kepada ia sekarang.)

Leaving a phone message

Ungkapan ini dipakai dikala kita tidak berhasil menghubungi orang yang dituju. Sebagai gantinya kita
meninggalkan pesan di telepon pada orang yang ingin kita hubungi.
Kita bisa memakai ungkapan berikut untuk meninggalkan pesan telepon:

Can you tell [nama orang yang dituju] that I called?

Contoh:
Can you tell Mrs. Laras that I called?
(Bisakah anda memberikan pada Ibu Laras  bahwa saya menelpon?)

Yes, would you please tell her / him . . . [nama kamu] called?

Contoh:
Yes, would you please tell him Santonio called?
(Ya, bisakah anda memberitahunya bahwa Santonio menelpon?)

Please tell [nama orang yang dituju] to call me at [nomor kontak yang sanggup dihubungi].
Contoh:
Please tell Mr. Ken to call me at 7899-7657.
(Tolong sampaikan kepada Pak Ken supaya menelpon saya ke nomor 7899-7657)

Please tell him / her . . . . [pesan yang ingin disampaikan]

Contoh:
Please tell him to e-mail me the product brochure to Jenny@gmail.com.
(Tolong sampaikan pada ia supaya mengirimkan saya e-mail perihal brosur produk ke
Jenny@gmail.com)

Let him / her know that . . . . [pesan yang ingin disampaikan]

Contoh:
Let him know that the meeting for tomorrow is canceled.
(Beri tahu ia bahwa rapat untuk besok telah dibatalkan)

Could you remind him / her about . . . . [pesan yang ingin disampaikan]
Contoh:
Could you remind her about tomorrow's employee's gathering?
(Bisakah anda mengingatan ia perihal  acara kumpulan karyawan besok)

Contoh dialog
Perhatikan rujukan obrolan berikut:
Conversation 1

Maria: Hello, good morning, I'm Maria from Health n' Beauty magazine, may I speak to Mr. Smith
please?
Secretary: Good morning Mrs. Maria, Smith Corporation. Could you hold the line please, I'll check if
Mr. Smith is in his office.
Maria: ok, thanks.
Secretary: Thanks for holding the line Mrs. Maria, I'll connect you to Mr. Smith now.
Maria: Thank you.

Maria: Hello, selamat pagi, saya Maria dari majalah Health n' Beauty, bolehkah saya berbicara
kepada Bpk. Smith?
Sekertaris: Selamat pag Ibu Maria, dengan perusahaan Smith. Bisakah anda menunggu sebentar, saya
akan mengecek apakah Bpk. Smith berada di kantornya.
Maria: ok, terima kasih.
Sekertaris: Terima kasih telah menunggu Ibu Maria, saya akan menyambungkan anda ke Bpk. Smith
sekarang.
Maria: Terima kasih.

Conversation 2

Receptionist: Hello, Jimmy company, can I help you?

Jono: Hello, I'm Jono Jackson from Liberty restaurant, I would like to speak to Mr. Wisnu.
Receptionist: Just a moment please. I'm sorry Mr. Jono, Mr. Wisnu is not at the office this moment.
Would you leave a message?
Jono: Yes, could you please tell him the hall room will be available the day after tomorrow at 9 a.m. to
12 a.m.
Receptionist: anything else?
Jono: No, that is all.
Receptionist: Ok Mr. Jono I'll tell him the message as soon as he gets back to the office.
Jono: Thanks.
Receptionist: Thanks for calling Jimmy company, bye.
Jono: Bye.
Receptionist: Hello, perusahaan Jimmy, ada yang sanggup saya bantu?
Jono: Hello, saya Jono Jackson dari restoran Liberty, saya ingin berbicara dengan Pak Wisnu.
Receptionist: Mohon tunggu sebentar. Maaf Pak Jono, Pak Wisnu tidak sedang berada di kantor dikala
ini.
Apakah anda ingin meninggalkan pesan?
Jono: Ya, bisakah anda memberi tahu Pak Wisnu bahwa Aula sanggup dipakai lusa jam 9 pagi hingga
jam 12 siang.
Receptionist: Ada lagi yang lain?
Jono: Tidak, itu saja.
Receptionist: Baiklah Pak Jono saya akan memberi tahu Pak Wisnu pesan anda segera sehabis ia
kembali ke kantor,
Jono: Terima kasih.
Receptionist: Terima kasih telah menghubungi perusahaan Jimmy, hingga jumpa.
Jono: hingga jumpa.

Conversation 3

Operator: Good morning, ND enterprise, my name is Lita, what can I do for you?
Vera: Morning, I'm Vera, could I speak to Mrs. Puspa?
Operator: One moment please, I'll check if Mrs. Puspa is available.
Vera: Ok, I'll wait.
Operator: Sorry Mrs. Puspa is on the meeting, May I write down your message?
Vera: When is the best time I could call her?
Operator: Maybe this afternoon at 2 o'clock.
Vera: Ok then, I'll call her back. thanks.
Operator: Ok, thanks for calling ND enterprise. bye.
Vera: bye.

Operator: Selamat pagi, dengan perusahaan ND, nama saya Lita, ada yang sanggup saya bantu?
Vera: Pagi, saya Vera, bisakah saya berbicara dengan Ibu Puspa?
Operator: Mohon tunggu sebentar, saya akan cek apakah Ibu Puspa ada.
Vera: Ok, saya akan menunggu.
Operator: Maaf Ibu Puspa sedang rapat, bolehkah saya tulis pesan anda?
Vera: Kapan saya sanggup menghubunginya kembali?
Operator: Mungkin siang ini jam 2.
Vera: Baiklah bila begitu, saya akan menelponnya kembali. Terima kasih.
Operator: Ok, terima kasih telah menghubungi perusahaan ND, hingga jumpa.
Vera: Sampai jumpa.