CHAPTER II

TELEPHONING

Telephoning is having a phone call. Telephoning holds an important role in the job world
especially as the media to communicate, particularly a commuciation of long distance. In addtion
telephoning makes the task easier. However, a professional must be able to deal with it
professionally so that in this chapter the students will learn how to make a phone call well.
(Telephoning adalah melakukan panggilan telepon. Telepon memegang peranan penting dalam
dunia kerja terutama sebagai media untuk berkomunikasi, khususnya komunikasi jarak jauh.
Selain telepon membuat tugas lebih mudah. Namun, seorang profesional harus mampu
menghadapinya secara profesional sehingga pada bab ini siswa akan belajar bagaimana
melakukan panggilan telepon dengan baik).

Etika penanganan telepon bahasa Inggris:

Menyiapkan alat untuk mencatat pesan atau pembicaraan
Mengangkat telephone dengan segera dan menggunakan tangan kiri
Menghindari kata ‘hallo’ saat membuka percakapan
Menyebutkan identitas nama pribadi dan perusahaan
Berbicara dengan sikap menyenangkan
Berbicara dengan tempo dan suara yang wajar
Memanggil penelepon dengan Mr atau Mrs.
Mengakhiri dengan ‘thank you’ dan ‘good ....’

Steps in the telephoning in English (Langkah-langkah bertelepon bahasa Inggris)

Telephone terms in English (Istilah telepon dalam Bahasa Inggris) :
Answer : jawaban
Busy signal : sinyal sibuk
Call : panggilan
Caller : penelepon
Call display : layar telepon
Dial : menekan tombol telepon
Ring : dering
Directory/phone book : buku telepon
Hang up : meletakkan telepon(hingga panggilan terputus)
Pick up : menjawab telepon
Answer the phone in English (Menjawab telepon dalam bahasa Inggris)
1. Pick up and answer the phone (Mengangkat dan menjawab telepon):
a. Salam : good morning, good adternoon
b. Menyebutkan nama perusahaan : Maju Terus Corporation
c. Menyebutkan nama pribadi : This is Putri
d. Menanyakan apa yg bisa kita bantu pada si penelpon : May I help you?
Example :
Good morning, Maju Terus Corporation. This is Putri, may I help you?

2.1. Telephoning_Expressions
1
 Good afternoon, thank you for calling Maju Terus Corporation, Putri speaking, how can I
help you?
2. Hold the phone (Menahan telepon), hindari penggunaan kata hang on, ok dan yea (kurang
formal)
 Please, hold the line, Sir (menggantikan kata hang on)
 Certainly (menggantikan kata ok)
 Very good (menggantikan kata ok)
 Yes (menggantikan kata yea)

3. Takes time to call back (Memerlukan waktu untuk menelepon kembali)

 I’m sorry, Sir, looks like I need more time to find what you want, I will call you back around
5 minutes next.
 Would you mind if I call you back in 5 minutes later? Because I need some time to get
what you need.

4. If the person the caller is looking for doesn’t exist (Jika orang yang penelepon cari tidak ada)
 I’m sorry, Sir, Mr, Budi is not here at the moment. Can I take a message?
 Mr. Budi is an a meeting at the moment. Would you like to leave a message?

5. If you don’t understand what the caller is saying (Jika kurang memahami ucapan penelepon):
 I’m sorry, could you please repeat that?
 I’m sorry, I didn’t catch what you just said

6. Asking the caller for clarification (Meminta klarifikasi kepada penelepon)

Mengulangi informasi yang dikatakan:
 Let me repeat your information to make sure I got it right
Menanyakan kembali kepada penelepon
 How do you spell your last name?
 Can you please spell that for me?
7. Ending the conversation (Mengakhiri pembicaraan)
Thanking (mengucapkan terimakasih)
 Thanks for calling Maju Terus Corporation, good morning
Leave taking (mengucapkan salam perpisahan)
 It’s been great talking with you. Thank you, good afternoon

Steps to call in English (Langkah-langkah menelepon dalam bahasa Inggris)

1. Self introducing (Memperkenalkan diri)
 Good morning, this is Rahman
 Good afternoon, this is Rahman from Kasih Ibu Corporation

2. Ask to be connected to the intended person (Meminta disambungkan ke orang yang dituju)
 May I speak with Mr. Nur, please?
 Please put me to Mr. Nur

2.1. Telephoning_Expressions
2
3. Leave a message for someone (Meninggalkan pesan untuk seseorang)
 Please tell him that Rahman called ask him to call me back. My number is (021) 88542121
 Please ask him to call Rahman when het gets in, he already has my number
Example :
Putri : good morning Maju Terus Corporation. This is Putri, may I help you?
Rahman : Good morning. I’m Rahman from Kasih Ibu Corporation. May I speak to Mr. Nur,
please?
Putri : I’m sorry Mr. Rahman. Mr. Nur is on a meeting. Can I take a message?
Rahman : Please tell him that Rahman called and ask him to call me back. My number is 021)
88542121
Putri : certainly. Let me repeat your number to make sure I got it right. Your number is 021)
88542121
Rahman : Yes, you’re right
Putri : I’m sorry Mr. Rahman, there may be I can help you get back?
Rahman : No thanks. I will be waiting for a calling from Mr. Nur
Putri : Yes Sir, I will tell Mr. Nur to contact you when the meeting end
Rahman : Yes, thank you
Putri : You’re welcome. Thanks for calling Maju Terus Corporation, good morning.
Rahman : Good morning

TELEPHONE MESSAGE
The form of telephone message
Berikut adalah contoh formulir untuk menulis pesan apabila si penelepon tidak bertemu dengan
yang dicari dan meninggalkan pesan.

TELEPHONE MESSAGE
From : ............................................................
To : ............................................................

Please ring back : Will call again :

Message : ...............................................................................................................................
Time : ...........................................................
Taken by : ...........................................................

Example :
Read the example dialog above.

TELEPHONE MESSAGE
From : Mr. Rahman
To : Mr. Nur

Please ring back : √ Will call again :

Message : You have to contact Mr. Rahman when the meeting end
Time : When the meeting end
Taken by : Putri

2.1. Telephoning_Expressions
3
Language features (unsur kebahasaan)
Ada beberapa unsur kebahasaan yang digunakan dalam bertelepon selain ungkapan-ungkapan
diatas yaitu simple present tense, present continuous tense, adjective clause dan reported
speech.
Dalam pertemuan ini, kita akan belajar simple present tense dan present continuous tense.
Kedua tenses ini sudah pernah kalian pelajari di kelas X dan bahkan waktu belajar di SMP.

SIMPLE PRESENT TENSE

Simple present tense adalah tense yang digunakan ketika suatu kejadian berlangsung saat ini
atau kejadian yang berlangsung berulang kali / kebiasaan (habitual activity) dan untuk
menunujkkan kebenaran umum (general truth)

Example :
1. Mr. Nur is on the meeting → kegiatan yang dilakukan saat ini
2. The sun rises in the East. → general truth (kebenaran umum)

Ciri – ciri Simple Present Tense:

1. Predikatnya menggunakan kata kerja bentuk 1 (Verb 1 /V 1) atau to be (is, am, are)
2. Jika subyeknya He, She, It dan benda/orang tunggal maka predikatnya:
a. Verb 1 + s/es (goes, writes, reads, etc) atau to be ‘is’ diikuti bukan verb (he is in the
office) → kalimat positif
b. Menggunakan kata bantu does + not (doesn’t) + verb 1 tanpa +s/es) : doesn’t go,
doesn’t write, doesn’t read, etc → kalimat negatif
c. Does diletakkan sebelum subyek: does he go?, what does she write?, etc →kalimat tanya
3. Jika subyeknya You, They, We, dan benda/orang jamak maka predikatnya:
a. Verb 1 tanpa + s/es (go, write, read, etc) atau to be ‘are’ diikuti bukan verb (we are in
the office) → kalimat positif
b. Menggunakan kata bantu do + not (don’t) + verb 1: don’t go, don’t write, don’t read,
etc → kalimat negatif
c. Do diletakkan sebelum subyek: Do they go?, what do we write?, etc →kalimat tanya
4. Jika subyeknya I
a. Verb 1 tanpa + s/es (go, write, read, etc) atau to be ‘am’ diikuti bukan verb (I am in the
office) → kalimat positif
b. Menggunakan kata bantu do + not (don’t) + verb 1: don’t go, don’t write, don’t read,
etc → kalimat negatif
c. Do diletakkan sebelum subyek: Do they go?, what do we write?, etc →kalimat tanya
5. Menggunakan frequency yang diletakkan sebelum predikat :
Always = Selalu Once a while = Sekali-sekali
Often = Sering Occasionally = Kadang-kadang
Seldom = Jarang On and off = Kadang-kadang
Ever = Pernah Steadily = Terus-menerus
Never = Tidak pernah Normally = Biasanya
Hardly = Sangat jarang Generally = Umumnya
Usually = Biasanya Sometimes = Kadang - kadang

2.1. Telephoning_Expressions
4
 Rarely = Jarang Now and then = Kadang-kadang.
Once a week = Seminggu sekali Frequently = Sering
Once a month = Sebulan sekali As rule = Lazimnya
Once a year = Setahun sekali

6. Menggunakan ata keterangan waktu :

Today = Hari ini On Januaries = Pada setiap bulan Januari
Soon = Segera On Sunday = Pada hari Minggu
Already = Sudah Every morning = Setiap pagi
Nowadays = Saat ini Every year = Setiap tahun
Every Sunday = Setiap hari Minggu Everyday = Setiap hari
Every night = Setiap malam Every month = Setiap bulan
Every week = Setiap Minggu
Contoh :
 Nina always goes to school by bus
 I usually eat bread in the morning
 Raihan usually doesn’t read a book in the afternoon.
 We don’t come to the office today
 Does your father work in a office?
 Why do your parents buy the house?
 I am not usually in my house on Sunday.
 We are not always in the library in the first rest time.
 The workers are not busy in the evening.
Example:
 (+) He is diligent student.
(-) He isn’t diligent student.
(?) Is he diligent student?
Who is dilligent student?

 (+) He usually visits his parents once a month.

(-) He doesn’t usually visit his parents once a month.
(?) Does he usually visit his parents once a month?
How many time does he usually visit his parents?
What does your father do?
Which teacher do you like the most in your school?

Gunakan token boleh saya bicara dengan dia? ini untuk mengisi daftar hadir

PRESENT CONTINUOUS TENSE

Present continuous tense atau present progressive tense merupakan bentuk tense yang digunakan
untuk menyatakan bahwa suatu aksi sedang berlangsung selama waktu tertentu pada waktu
sekarang (present) dan berlanjut setelah (continues after) waktu atau aksi lainnya. Atau digunakan
untuk menyatakan atau mengungkapkan kegiatan/kejadian/peristiwa yang sedang
dilakukan/terjadi.

2.1. Telephoning_Expressions
5
Contoh:
 They are eating at Scott’s favorite restaurant today.
 The waiter  is standing  behind the counter right now with a notepad in his hand and pencil
behind his ear.

Ciri – ciri Present Continuous Tense atau Present Progressive Tense.

1. Predikatnya : to be (is, am, are) + V 1-ing yang artinya sedang ..... (sedang melakukan
sesuatu)
2. Jika subyeknya: He, She, It, atau benda/orang tunggal, maka to be yang digunakan adalah
is
3. Jika subyeknya : I, maka to be yang digunakan adalah am
4. Jika subyeknya : You, They, We, atau benda/orang jamak (lebih dari 1), maka to be yang
digunakan adalah are
5. Menggunakan kata keterangan waktu (Adverb of time) :
 Then = ketika at this moment = pada saat ini
 now = sekarang this holiday = liburan ini
 right now = sekarang ini today = hari ini
 at present = pada waktu ini, sekarang ini still = masih
 at the present = saat ini this morning = pagi ini
 this afternoon = sore ini tonight = malam ini
 this evening = malam ini this week = minggu ini
 this month = bulan ini this semester = semester ini
 this year = tahun ini this weekend = akhir pekan ini

Rumus
 Bentuk positif :  Subjek + be (am/is/are) + verb (-ing) + …
Example : - Doni is listening to the radio now. = Doni sedang mendengarkan radio
- They are studying together. = mereka sedang belajar bersama

 Bentuk negatif :  Subjek +be (am/is/are) + not + verb (-ing) + …

Example : - The students are not studiying in the class. = siswa-siswa sedang tidak
belajar dikelas
- Our director is not working in his room. = direktur kita sedang bekerja di
ruangannya

 Bentuk interogatif :  Be (am/is/are) + subjek + verb (-ing) + …?

Example : - Is Mrs. Anggi going to Jakarta? = apakah bu Anggi sedang pergi ke
Jakarta?
- Are the workers finishing their works? = apakah para pekerja sedang
menyelesaikan pekerjaannya?

2.1. Telephoning_Expressions
6