Assalamu’alaykum Wr. Wb.

Ini adalah catatan yang perlu Ananda perhatikan dalam:

1. Writing Emails
2. Telephone Handlings
3. Membuat Agenda Kegiatan Pimpinan

Mohon dipelajari dengan seksama

1. WRITING EMAILS

Replies to Requests for Documentation: (Membalas permintaan dokumen)

a. Kalimat penting:
 I have attached....
 As you requested, you will find attached.....
 Attached you will find…..
 I am pleased to attach...

 Parts of email (Bagian-bagian email)

b. Berikan jarak baris kosong (Empty Line) untuk setiap paragraph, kecuali bagian tanda-
tangan (Nama pengirim email)
c. Perhatikan Penggunaan huruf besar (Capitalization), misalnya di Subject email,
penulisan nama orang dan Salam Pembuka
d. Perhatikan penulisan Salam penutup (Complimentary close)
Macam-macam Salam penutup:
Best regards,
Sincerely,
Yours sincerely,
Yours truly,
Respecfully yours,
Respectfully,

Jika Salam Pembuka tidak disertai nama

Misalnya: Dear Miss/Dear Sir/Dear Mrs. (Tidak disertai nama) karena kita tidak mengetahui dengan pasti
orang yang kita tuju di dalam suatu organisasi, maka salam penutup yang digunakan adalah
Yours faithfully
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

e. Contoh emails:

Dear Ms. Yuliati, (Bisa menggunakan nama belakangnya saja)

I am writing this email regarding your request to send my (Correspondence/Agenda/Petty Cash/etc.) Work
for this Competency Test.
Please find the attachment below.
Thank you for your kind attention.
Best regards,

Marina Hardiana
XII OTKP 1-NIS. 202020
SMKN 1 Bandung
Marina@gmail.com

Dear Mr. Benjamin,

I have attached my work of ……. (Correspondence/Agenda/Petty Cash, etc.), as requested for this
Competency Test. I hope the result of this test will be good and satisfactory.

Thank you so much for being our Assessor.

Sincerely yours,

Sarah Ardita
XII OTKP 2-NIS. 202021
SMKN 1 Bandung
sarah@gmail.com
Dear Ms. Anggrawati,

Regarding your request for (Correspondence/Petty Cash, etc.) Work on this Competency Test, I am pleased
to attach the document below.

Thank you very much for the time to review my work.

2.
Respectfully yours,

Andari Bidara
XII OTKP3-NIS. 202022
SMKN 1 Bandung
andari@gmail.com

2. TELEPHONE HANDLING

a. Greetings: Good morning. Bandung Company. Sari speaking. How may I help you?

b. Untuk menangani telepon masuk, setelah menjawab si Penelepon bahwa Pihak yang
dituju tidak ada di tempat, maka agar lebih efektif dan efisien, gunakan kalimat:

 Would you like to leave a message or will you call back?

(Akankah Anda akan meninggalkan pesan atau akan menelepon kembali?)

c. Perhatikan langkah-langkah penerimaan telepon masuk:

Jawab dulu pertanyaan si Penelepon, sebelum memberikan pernyataan/pertanyaan.

 Caller : May I speak to Mr. Jones, please?

Receiver: I am sorry, Ma’am. He’s in a meeting at the moment.
Would you like to leave a message or will you call back?

I’m sorry, Sir. He’s out of the office right now.

Would you like to leave a message or will you call back?
(Perhatikan kata MESSAGE, bukan MASSAGE, massage=memijat)

d. Jika menggunakan tombol Hold, katakan:

 I’m sorry, Ma’am. Will you hold?
 Hold on for a moment, please…
 Wait a minute, please….
 Wait for a moment, please….
Setelah menemui penelepon kembali, katakan:
 “Thank you for waiting, Ma’am/Sir”.

e. Setelah mendapatkan pesan dari Penelepon, pastikan Ananda memperoleh informasi

yang tepat dan akurat dengan cara mengklarifikasi kembali pesan yang sudah
disampaikan dan minta penelepon untuk mengeja nama/nama perusahaan.

 May I clarify your message? So, your name’s…..from …. Company, and your
message is………
 I’m sorry could you spell your name and your company name, please?
 Let me read back the information that I’ve got from you:
 Your name’s ……… from…, and your message is ………
(Spell dibaca spel, seperti mengucapkan kata pel, bukan SPIL)

f. Jika lupa nama penelepon, sedangkan sebelumnya sudah disampaikan, katakan:

 I’m sorry, may I have your name again, please
 I’m sorry, I’m missing your name.

Begitu juga jika lupa nama perusahaan, padahal sudah disampaikan sebelumnya,
katakan:
I’m sorry, may I have your company name again, please?
(Bukan “name company”)

Atau langsung katakan semuanya:

 I’m sorry, I’m missing your name and your company name. Would you spell it,
please?

g. Ingat untuk meyakinkan Penelepon bahwa pesan akan disampaikan

 I’ll make sure He gets the message as soon as possible
 I’ll make sure He gets the message as soon as He finishes the meeting
 I’ll make sure He gets the message as soon as He arrives
 I’ll convey your message as soon as possible
 I’ll conver your message as soon as He comes back to the office

h. Tawarkan bantuan lagi jika semua pesan sudah yakin diterima dengan benar dan
akurat:
 Is there anything else I can help?
 Is there anything else I can do for you?

i. Penutup
  Thank you for calling, Miss Juli. Have a nice day!
 Thank you for your call, Ma’am. Good bye!

3. AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

a. Selain informasi yang dicantumkan benar dan akurat, upayakan tabel dibuat
dengan rapi, teliti dan terdapat keseimbangan secara keseluruhan.
b. Gunakan kalimat yang efektif dan efisien, tanpa mengurangi informasi.
c. Hindari pengulangan kata yang sama dalam setiap baris kegiatan
d. Tidak perlu pencantuman kata Pimpinan lagi di dalam tabel (karena agenda yang
dibuat ditujukan langsung kepada yang bersangkutan).
e. Untuk tabel, gunakan garis lebih tipis (width: ukuran ¼)
f. Untuk tabel baris terakhir bisa digunakan style double line
g. Untuk Kolom Judul Table, bisa digunakan style double line
h. Agar tabel terlihat seimbang atur Margin dengan cara : Klik Page Lay out, pilih
Moderate.
i. Fontasi direkomendasikan Arrial Narrow ukuran 10
j. Klik Print Preview sebelum mencetak, diperhatikan keseimbangan seluruh
tampilan sekaligus diteliti bagian yang mungkin belum dicantumkan.

Good Luck!

Wassalamu’alaykum Wr. Wb.

Ibu Sari Yuliati