FORMAL INVITATION

Pernah nggak sih, waktu lagi nulis surat formal, terus tiba-tiba kebingungan sendiri mau nulis
apa di suratnya?
"Hmm.. nulisnya gimana, ya?"
"Kalimatnya yang betul gimana, ya?"
"Kalau kayak gini kira-kira udah cukup formal belum, ya?"
Pikiran-pikiran semacam itu pasti pernah mengganggu benakmu, kan?
Menulis surat formal tentu saja berbeda ya, dengan membuat surat personal atau
nonformal. Menulis surat formal cenderung lebih risky, karena surat formal memiliki struktur yang
lebih strict dan harus kamu ikuti agar surat yang kamu buat tampak profesional. Selain itu, kosakata
yang digunakan pun juga harus kosakata yang bersifat formal atau resmi.
Formal letter sendiri memiliki berbagai jenis, antara lain invitation letter, job application
letter, rejection letter, sales letter, order letter, inquiry letter, dan collection letter. Dari contoh-
contoh tersebut, ada yang pernah kamu tulis, belum? Atau ada yang lagi mau kamu tulis sekarang?
Nah, kalau kamu lagi nulis surat formal terus malah jadi bingung sendiri, sebaiknya kamu baca artikel
ini dulu, deh! Kita belajar cara membuat formal letter yang baik dan benar. Langsung aja, perhatikan
langkah-langkah berikut ini, ya!
1. Tuliskan nama dan alamat pengirim (Addresser)
Addresser adalah bagian pada formal letter yang berisi nama dan alamat pengirim surat. Pengirim
surat formal bisa merupakan perorangan maupun atas nama instansi atau perusahaan. Pada
contoh formal letter di atas, addresser-nya adalah perusahaan, sehingga dituliskan nama
perusahaannya yaitu PT. Kibaraya Indonesia yang beralamat di Jalan Suharjo No. 190 Jakarta Selatan.

2. Cantumkan tanggal dibuatnya surat (Date)

Date merupakan bagian formal letter yang menunjukkan waktu dibuatnya surat. Kalau bagian ini
pasti kamu sudah paham, deh! Pada contoh formal letter di atas, tanggal dibuatnya surat yaitu pada
tanggal 5 November 2020.
3. Sertakan nama dan alamat penerima (Addressee)
Nah, kalau Addressee adalah bagian yang berisi nama dan alamat penerima surat. Namanya mirip
nih, sama Addresser, cuma beda 1 huruf aja. Hati-hati tertukar, ya! Pada contoh formal letter di
atas, addressee-nya adalah Dillan Ramadhani, General Manager dari PT. Karyakita Mandiri yang
beralamat di Jalan Iskandarsyah Raya No. 64 Jakarta Selatan.

4. Jangan lupa Salutation and Name

Salutation and Name merupakan bagian yang berisi sapaan formal kepada penerima surat. Biasanya
bagian ini menggunakan kata 'Dear' dengan diikuti nama penerima surat, seperti tampak pada
contoh formal letter di atas. Selain itu, jika kamu tidak mengetahui nama atau identitas penerima
surat, kamu bisa menggunakan kata 'Dear, Sir', 'Dear, Madam', atau 'Dear, Sir or Madam'.
Jika penerima suratmu adalah wanita dan kamu yakin dia belum menikah, kamu bisa menggunakan
kata 'Dear, Ms.' dengan diikuti nama, contohnya 'Dear, Ms. Nelson'. Sedangkan jika kamu yakin dia
sudah menikah, gunakan 'Dear, Mrs.', misalnya 'Dear, Mrs. Nelson'. Kalau penerima suratmu adalah
pria, cukup gunakan sapaan 'Dear, Mr.' saja ya, terlepas dari dia sudah menikah atau belum.
Misalnya, 'Dear, Mr. Adams'.
5. Jelaskan maksud dan tujuan penulisan surat pada bagian Body
Kita sudah sampai ke bagian inti dari formal letter nih, yaitu bagian Body. Seperti namanya,
bagian Body merupakan bagian badan surat atau isi surat. Bagian ini berisi maksud atau tujuan
dibuatnya formal letter tersebut.
Bagian ini juga berisi informasi lengkap yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima.
Pada contoh formal letter di atas, isinya adalah undangan kepada Dillan Ramadhani selaku General
Manager dari PT. Karyakita Mandiri untuk datang ke acara anniversary perusahaan PT. Kibaraya
Indonesia yang kelima.
Nah, di bagian Body ini, kamu bisa menggunakan kalimat pembuka sesuai dengan tipe
suratnya. Ada beberapa template kalimat pembuka formal letter yang bisa kamu gunakan, antara
lain:
a. Referring to previous letter
Jika kamu ingin merujuk kepada surat yang telah diterima sebelumnya, kamu bisa menggunakan
contoh ungkapan berikut:
 As you stated in your letter, …
 Regarding …
 Concerning …
 With reference to your letter …
b. Request letter
Jika kamu membuat formal letter untuk menuliskan suatu permintaan, kamu bisa menggunakan
ungkapan berikut:
 I would appreciate if you could …
 I would be most grateful if you would …
Penggunaan kedua ungkapan tersebut juga mengindikasikan tingkat kesopanan, lho!
c. Apology letter
Jika kamu ingin meminta maaf atas suatu kesalahan yang telah diperbuat, kamu bisa menulis surat
dengan menggunakan ungkapan berikut:
 We apologize for any inconvenience caused …
 Please accept our sincere apologize …
d. Complaint letter
Jika kamu ingin memberikan aduan terhadap sesuatu, ungkapan yang bisa kamu gunakan antara
lain:
 I am writing to complain about …
 I am writing to express my dissatisfaction with …
 I find it most unsatisfactory that …
 I’d like to complain about …
Jangan lupa jelaskan keluhanmu secara detail, ya!
6. Tambahkan bagian penutup (Closing)
Closing adalah bagian berisi kalimat penutup yang biasanya berisi ucapan terima kasih serta
harapan. Untuk formal letter yang bertipe undangan atau invitation, biasanya diisi dengan harapan
agar penerima bisa hadir pada acara yang disebutkan dalam surat, seperti halnya pada
contoh formal letter di atas. Sedangkan untuk formal letter yang berjenis job application, biasanya
diisi dengan harapan agar penerima dapat menghubungi pengirim surat untuk berdiskusi lebih
lanjut.
7. Jangan lupa sertakan Complimentary Close
Selanjutnya yaitu Complimentary Close. Complimentary Close merupakan salam penutup yang
disampaikan pada bagian akhir surat. Kamu bisa menggunakan beberapa pilihan salam penutup,
misalnya 'Best regards', 'Yours sincerely', dan lain sebagainya.
8. Terakhir, beri Signature
Last but not least, yaitu bagian Signature! Signature berisi tanda tangan beserta nama lengkap dan
jabatan pengirim. Nah, kalau di bagian Addresser tadi kan yang ditulis adalah nama perusahaan dan
alamat perusahaannya. Kalau di bagian Signature, yang ditulis adalah nama, jabatan, dan tanda
tangan dari perwakilan perusahaan yang bersangkutan. Begitu, guys!
Selesai, deh! Mudah kan, membuat formal letter dalam Bahasa Inggris?

Nah, itu tadi langkah-langkah dan tips membuat formal letter dalam Bahasa Inggris. Setelah
membaca artikel ini, semoga kamu bisa membuat surat formal dengan lebih lancar, ya! Supaya makin
mantap, yuk belajar dengan ruangbelajar! Kamu bisa nonton video belajar dan latihan soal langsung
dari HP-mu, lho!