MATERI PERKULIAHAN

HOW TO WRITE LETTERS IN FORMAL AND INFORMAL FORMATS

How to Write a Letter

Sebelum mulai menulis surat, sebaiknya perhatikan terlebih dahulu apakah surat yang harus
ditulis adalah surat formal atau surat informal. Hal ini bergantung kepada beberapa hal. Bahasa
yang digunakan pada saat menulis surat tegantung kepada penerima surat, isi surat, dan lain
sebagainya. Menulis untuk keperluan melamar kerja, berhenti bekerja, berkomunikasi dengan
rekan kerja atau bisnis menggunakan bahasa yang formal. Begitu pula menulis surat untuk
penerima yang tidak diketahui namanya. Sedangkan menulis surat untuk teman dan keluarga
dapat menggunakan bahasa informal.

Sebuah surat dapat dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu pembuka, isi, dan penutup. Gaya
yang digunakan untuk menulis ketiga bagian ini berbeda tergantung kepada apakah surat
menggunakan bahasa formal atau informal. Pada bagian pembuka berisi nama penerima surat,
perkenalan, dan tujuan menulis surat. Isi surat merupakan maksud utama yang ingin
disampaikan. Penutup terdiri dari ucapan terima kasih dan kalimat penutup, serta terkadang
mengandung tanda tangan pada surat-surat formal. Sebuah surat yang ditulis untuk IELTS
hendaknya terdiri dari 150 hingga 200 kata.

Menulis Surat Menggunakan Bahasa Formal

Menulis menggunakan bahasa formal harus memberikan kesan yang baik dan santun kepada
pembaca surat. Anda tidak harus menggunakan nama asli Anda pada saat menulis surat ini.
Perhatikan bahwa Anda harus benar-benar mengerti tujuan penulisan surat yang diminta. Berikut
adalah contoh surat yang ditulis menggunakan bahasa formal untuk keperluan melamar
pekerjaan, ditujukan kepada bagian sumber daya manusia perusahaan (human resource).

Dear Hiring Team of PT ABCDE,

My name is Ani. I would like to express my interest in joining Management Trainee Program at
PT ABCDE. I learned that this program is an excellent place for young people looking for an
opportunity to develop into a better person.

I graduated from Business Management, ABC University in 2018. During college, I have several
experiences in organizations, competitions, and internship. I also have leadership experience
where I have to lead a team consist of sixty people.

My knowledge and experiences help me to develop my professional skills, including

communication skill, analytical skill, and a good work ethics. My latest professional experience
is as an intern at PT ABCD. During the program I was given the opportunity to contribute while
also expose myself with professional experiences. Currently, I am looking for an opportunity to
learn, challenge myself, and contribute for the company. Therefore, I believe that I am one of a
good fit for the position.

With this email, I attached my latest CV and graduation certificate. I look forward to receiving
your response. Thank you for your time and consideration.

Yours faithfully,

Ani Weni

Perhatikan bahwa surat tersebut terdiri dari tiga bagian seperti yang telah disebutkan
sebelumnya, yaitu pembuka, isi, dan penutup.

Berikut adalah contoh kata penting yang dapat Anda gunakan untuk menulis surat formal:

 I am writing this letter with regard to …

 I am writing to bring to your attention to …
 I am writing to inform you that …
 I am writing to express …
 I would be grateful if you would …
 I would like you to …
 I am entitled to request that you …
 I was wondering if it would be at all possible to …
 I would like to suggest that…
 I look forward to hearing from you.
 I look forward to receiving your response.
 I await your prompt service.
 I thank you for your consideration.
 Please respond at the earliest convenience.

Menulis Surat Menggunakan Bahasa Informal

Menulis surat menggunakan bahasa informal lebih bebas dibandingkan dengan menulis surat
formal. Surat informal biasanya digunakan untuk teman dekat atau keluarga.

Ciri khas dari surat informal yaitu menggunakan bahasa yang banyak digunakan di keseharian
dan suasananya lebih hangat. Berikut adalah contoh surat informal yang ditujukan untuk
mengabari teman bahwa Anda akan mengunjunginya bulan depan.
Dear Ani,

I hope you and your family are all healthy and happy. I really miss you because the last time we
meet is a long time ago when we were still in high school.

Anyway, I want to bring the exciting news to you. Next month, I have a business trip to Jakarta. I
will have one day off there. I want to use this day off to meet you at your house. Please tell me
that you are able to meet me at that time, because I really can’t wait to see you again. After
meeting at you house, we can go together to several exciting places. I don’t know much about
Jakarta, so I hope you can guide me well. For your information, I still eat a lot of food at one
time.

I’m waiting for your reply. Please send a reply with the good news. See you next month.

Warm Regards,

Ina

Perhatikan bahwa surat tersebut juga terdiri dari tiga bagian seperti yang telah disebutkan
sebelumnya, yaitu pembuka, isi, dan penutup.

Pada bagian writing IELTS untuk umum, kita harus membuat sebuah surat. Surat yang harus
dibuat bisa bersifat formal, semi formal, atau tidak formal tergantung dari konteks yang
diberikan di dalam lembar soal. Pada kali ini, kita akan belajar mengenai cara menulis surat tidak
formal (informal) untuk tes IELTS.

Artikel ini juga akan memberikan beberapa tip yang dapat digunakan ketika menulis surat
informal.

1. An Informal Letter

Menulis sebuah surat biasanya diberikan dalam tes IELTS untuk umum pada bagian writing task
1. Pada bagian ini, pertanyaan yang diberikan adalah sebuah konteks yang akan menjadi topik di
dalam surat yang akan kita tulis. Tentunya sifat surat (formal, semi formal, dan tidak formal)
yang dibuat harus mengikuti konteks tersebut.

Ada satu ciri yang membedakan sifat-sifat surat yang harus kita buat. Ciri tersebut terletak pada
bagian si penerima surat. Untuk surat tidak formal, surat biasanya diperuntukkan kepada teman
(friends) atau kerabat (cousin, sister, brother, relatives, dsb). Sehingga meskipun konteks yang
diberikan berhubungan dengan pekerjaan tetapi suratnya ditujukan kepada teman, surat yang
harus ditulis tetap harus bersifat informal. Oleh karena itu, perhatikan dan pahami baik-baik
konteks yang diberikan sebelum memulai menulis surat.
Berikut adalah beberapa tip ketika menulis surat tidak formal:

 Pastikan surat yang ditulis memang harus ditujukan kepada teman atau kerabat
 Bahasa dan gaya surat harus bersifat tidak kaku atau santai.
 Tulislah surat seakan-akan kita sedang berbicara langsung dengan teman kita.
 Gunakan contraction, seperti I’m alih-alih I am, I wouldn’t alih-alih I would not,
 Gunakanlah slang atau idiom jika diperlukan.
 Hindari emotikon dan frasa-frasa singkatan seperti LOL, IDK, FYI, BTW,
 Tetap perhatikan grammar dan spelling, karena dua komponen tersebut masih menjadi
penilaian meskipun surat yang ditulis bersifat informal.

2. Greetings and Signing Off

Sudah menjadi etika bahwa ketika menulis surat berjenis apapun, kita harus menggunakan salam
pembuka (greetings) dan salam penutup (signing off). Begitupun saat menulis sebuah surat yang
tidak formal. Pada surat tidak formal, umumnya surat bisa diawali dengan “Dear + nama
penerima surat,” atau “Hi/ Hello/ Hey + nama penerima surat”, misal: “Dear Rosa,”, “Hi Jake,”,
“Hello Amy,”

Catatan: Terkadang di dalam lembar soal tertulis, “Begin your letter as follows: Dear_____,”
Jika terdapat intruksi tersebut, gunakanlah salam pembuka “Dear + nama penerima surat,” atau
salam pembuka yang sesuai dengan intruksi yang diberikan.

Sedangkan untuk salam penutup, surat tidak formal dapat ditutup dengan:

 Best wishes
 See you soon
 Hope to see you soon
 All the best
 I wish you all the best
 Take care of yourself
 Keep in touch

Kemudian ikuti dengan nama kita (nama depan saja), misal:

All the best,

Gina

Beberapa tip mengenai greetings dan signing off pada surat tidak formal IELTS:

Hindarilah penggunaan “Dear friend,” Berilah nama untuk si penerima surat, agar kita dapat
lebih mudah membayangkan dan menganggap bahwa surat yang kita tulis benar-benar akan
dikirimkan kepada orang yang nyata.
Gunakanlah nama depan saja. Jika Teman kita bernama Will Smith, cantumkanlah “Dear Will,”
bukan “Dear Will Smith,”

Jangan gunakan panggilan honorific, seperti “”, “Ms.”, “Sir”, “Madam”, dsb.

3. Opening and Closing

Frasa pembuka (opening) dan frasa penutup (closing) harus ada di dalam setiap surat, termasuk
di dalam surat tidak formal IELTS. Kita dapat menanyakan kabar si penerima surat,
menyebutkan hal yang pernah ia beritahu pada kita sebelumnya, atau menyebutkan langsung
tujuan surat kita sebagai pembuka suratnya. Berikut adalah contohnya:

Dear Mark,

How are you doing? I hope you are doing well. Anyway, I’m writing this letter to ask you to pay
a visit to my new house in Long Island.

Beberapa frasa yang dapat digunakan sebagai pembuka surat tidak formal:

 I’m writing to tell you about. . .

 I just wanted to say thanks for. . .
 I just wanted to let you know about. . .
 I’m writing to thank you for. . .
 I thought you’d like to hear about. . .
 I was thrilled to find out that. . .

Sedangkan untuk closing atau penutup, berikut adalah beberapa frasa yang dapat digunakan:

 Looking forward to hear from you.

 Looking forward to seeing you.
 I can’t wait to see you soon.
 Let me know if you need/want. . .
 Let me know what you think.
 Write back soon with your news.

4. Paragraphs and Structure

Di dalam lembar soal writing, tidak hanya tercantum sebuah konteks saja, tetapi juga biasanya
tertulis 3 poin yang harus dipaparkan di dalam surat yang akan dibuat. Berikut adalah contoh
konteks beserta 3 poin yang harus dipaparkan di dalam surat yang menjadi soal dalam tes
writing:
An English-speaking friend is visiting your country for a couple of weeks during his holidays
and has written you to ask for travel recommendation. (konteks)

 Write a letter to your friend. In your letter,

 Offer to help find accommodations (poin 1)
 Give advice about things to do (poin 2)
 Provide information about what clothes to bring (poin 3)

Berdasarkan soal tersebut, struktur surat yang disarankan akan seperti:

Salam pembuka: Dear/ Hi (nama depan teman kita),

Paragraf 1: Tulis frasa pembuka dan tujuan kita menulis surat.

Paragraf 2: Sebutkan bahwa kita akan dengan senang hati membantunya mencari akomodasi
(poin 1). Tambahkan kalimat pendukung (supporting detail).

Paragraf 3: Tuliskan beberapa kegiatan yang bisa dilakukan oleh teman kita selama mengunjungi
daerah kita (poin 2). Tambahkan juga kalimat-kalimat pendukung setelahnya.

Paragraf 4: Beri tahu jenis pakaian apa yang harus dibawa (poin 3). Sama seperti paragraf 2 dan
3, tambahkan juga kalimat pendukung setelahnya.

Penutup: Tulis frasa penutup. Kita juga bisa tambahkan satu atau dua kalimat di depannya agar
surat lebih mengalir dan enak dibaca.

Salam penutup

Nama depan kita

Catatan: Setiap awal paragraf harus menjorok ke dalam.

5. More Tips

Beberapa tip lain ketika menulis surat tidak formal IELTS:

Usahakan untuk menggunakan bentuk kalimat aktif dibandingkan dengan kalimat pasif.

Hindari menggunakan kosa kata yang sama secara berulang.

Buatlah draft yang berisi poin-poin yang akan ditulis sebelum menulis surat. Sehingga kita tahu
apa yang akan kita tulis nantinya, dan kita dapat menghemat waktu.

Banyaknya kata harus berjumlah antara 150 sampai 200 kata. Jangan kurang atau lebih dari
jumlah tersebut.
Jika sudah selesai dan masih ada waktu tersisa, periksa kembali surat yang telah kita tulis untuk
memastikan kita telah memasukkan ketiga poin yang diperintahkan dan tidak ada kesalahan
grammar.