LETTER ( SURAT)

What is Letter?
A letter is a written message sent by one person to another. In other words, a letter is a piece of
conversation by post. So, when we transfer any written message through mail, it can be termed as
letter. The main purposes of letters were to send information, news and greetings.
Apa itu Surat?
Surat adalah pesan tertulis yang dikirim oleh satu orang ke orang lain. Dengan kata lain, surat
adalah percakapan melalui pos. Jadi, ketika kami mentransfer pesan tertulis apa pun melalui surat,
itu bisa disebut sebagai surat. Tujuan utama surat adalah untuk mengirim informasi, berita, dan
salam.

Formal and Informal Letter

Formal Letter: The letter which is written according to the formal rules and regulations of an
organization is called formal letter. This type of letter always maintains the formalities of the
office strictly. Institutional and business letter fall in this category. (Surat Resmi: Surat yang
ditulis menurut aturan dan peraturan formal suatu organisasi disebut surat resmi. Jenis surat ini
selalu menjaga formalitas kantor dengan ketat. Surat kelembagaan dan bisnis termasuk dalam
kategori ini). Example: Business Letter, Official Letter, Social Letter, Report Letter, Notice
Letter, Circular Letter, Order Letter,Complaint Letter, Employment Letter. (Surat Bisnis,
Surat Dinas, Surat Sosial, Surat Laporan, Surat Pemberitahuan, Surat Edaran, Surat Pemesanan,
Surat Pengaduan, Surat Kerja).

 Informal or Personal Letter: The letter which does not follow any formal rule and contains
personal information is known as informal or personal letter. This type of letter is written to
relatives and friends for exchanging news or feelings or to seek favors. The basis of writing
personal letter is personal relationship. (Surat Informal atau Pribadi: Surat yang tidak mengikuti
aturan formal dan berisi informasi pribadi dikenal sebagai surat informal atau pribadi. Jenis
surat ini ditulis kepada kerabat dan teman untuk bertukar kabar atau perasaan atau untuk
mencari bantuan. Dasar penulisan surat pribadi adalah hubungan pribadi).

A. Formal letter
How to Write a Formal Letter? Bagaimana cara menulis surat formal?
Here are the key elements of the formal letter and what to include in each section:

1. Addresser (Nama dan alamat pengirim surat) Addresser adalah struktur paling awal
pada formal letter yang berupa nama dan alamat lengkap pengirim. Dalam hal ini,
pengirim bisa dari perseorangan atau organisasi. Selain itu, seperti yang sudah dijelaskan
sebelumnya, beberapa perusahaan/lembaga/instansi dapat menuliskan addresser dalam
format kop surat (letterhead) yang disertai juga dengan logo.
2. Date (Tanggal surat dibuat/dikeluarkan) Exactly, ini merupakan struktur formal letter
yang berisi tanggal dibuat atau dikeluarkannya surat resmi untuk kemudian dikirimkan
pada penerima. Umumnya penulisan akan diawali dengan nama kota, kemudian diikuti oleh
tanggal, bulan, dan tahun surat.
3. Addressee (Nama dan alamat penerima) Sebelum masuk pada isi surat, kamu harus
cantumkan dulu dong, siapa, sih, orang atau lembaga yang dituju? Oh ya, hati-hati! Jangan
sampai ada salah penulisan atau typo  ya, terlebih untuk penulisan nama perusahaan atau gelar
individu yang dituju.
4. Salutation (Sapaan) dan Name (Nama penerima) Pada bagian ini, kamu dapat memberikan
sapaan terlebih dahulu untuk si penerima surat secara formal. Sapaan umum dalam formal
letter adalah 'Dear' yang diikuti dengan last name penerima surat. Tapi, jika yang akan kamu
kirimkan surat adalah perempuan, maka perlu dilihat terlebih dahulu, apakah beliau sudah
menikah atau masih berstatus lajang.

1
 5. Kamu tahu dong, dalam bahasa Inggris ada perbedaan antara Ms. dengan Mrs.? Yap, kalau
Ms. (lalu diikuti nama) hanya ditujukan untuk perempuan dewasa yang belum menikah.
Contohnya ‘Dear Ms. Intan’. Sementara itu, Mrs. (lalu diikuti nama) berlaku untuk wanita
dewasa yang sudah menikah, misal ‘Dear Mrs. Shanty’. Kalau untuk laki-laki, sih, baik lajang
maupun sudah menikah sapaannya tetap sama, yaitu Mr. Misalnya ‘Dear Mr. Budi’.
6. Wait! For your information guys,
jadi sebetulnya Mr.,  Ms. atau Mrs. itu seharusnya diikuti oleh family name (nama
keluarga). Misal nama lengkapmu adalah Livy Shabrina Wibowo, maka seharusnya ditulis
sebagai Ms. Wibowo, atau bahkan ditulis secara lengkap dengan Ms. Livy Shabrina Wibowo.
Tapi, di Indonesia, biasanya kata sapaan akan diikuti oleh given name (bukan nama keluarga).
Soalnya, di Indonesia nggak semua orang memiliki nama keluarga. Misalnya nama kamu adalah
Mr. Tedy Rizka, maka dalam surat resmi bahasa Inggris, sapaan Mr./Ms./Mrs. akan tetap
diikuti oleh nama pertama → Mr. Tedy, yang mana seharusnya adalah Mr. Rizka. Selain itu,
jika kondisinya kamu tidak mengetahui nama penerima, cukup untuk menuliskan kata 'Dear,
Sir', 'Dear, Madam', atau 'Dear, Sir or Madam'. Atau, kamu bisa juga menuliskan nama
posisi/jabatan mereka. Misal ‘Dear Hiring Manager’ ya, guys.
7. Body/Content (Isi atau inti dari surat) Pada bagian ini, saatnya kamu mengutarakan inti
dari penulisan formal letter itu sendiri. Makanya bagian ini disebut dengan body alias badan,
yakni isi paling penting dari keseluruhan surat. Sampaikan apa maksud dari suratmu secara
gamblang. Apakah ingin mengundang penerima untuk menghadiri acara kantormu? Ingin
mengajukan resign? Atau hal-hal lainnya. Isi surat inilah yang akan menentukan suratmu
termasuk ke dalam formal letter jenis apa. Selain itu, pada bagian paragraf pembuka, kamu
dapat mengawalinya dengan maksud dan tujuan surat. Ini beberapa contohnya:
a. Referring to previous letter
Bermaksud untuk menulis surat berdasarkan formal letter yang telah diterima sebelumnya?
Jika iya, kamu bisa menggunakan beberapa pengantar seperti di bawah ini:

 As you stated in your letter, …

 Regarding …
 Concerning …
 With reference to your letter …

b. Request letter
Formal letter tak jarang menjadi sarana untuk meminta sesuatu atau meminta bantuan pada
pihak yang bersangkutan. Kalau kamu hendak menulis tipe surat resmi yang satu ini, jangan
lupa sisipkan kalimat berikut ini ya:

 I would appreciate it if you could …

 I would be most grateful if you would …

c. Apology letter
Kamu pernah baca kayak surat klarifikasi atau surat permohonan maaf dari sebuah brand atas
kegaduhan yang terjadi di media sosial, nggak? Kalau pernah, itu merupakan salah satu contoh
dari surat resmi dengan tipe apology letter. Berikut kalimat yang biasa digunakan:

 We apologize for any inconvenience caused …

 Please accept our sincere apology …

d. Complaint letter
Nah, kalau tipe surat resmi bahasa Inggris yang satu ini bisa jadi andalan saat kamu ingin
mengajukan sebuah aduan. Entah itu komplain  pada perusahaan maupun lembaga pemerintahan.
Contoh pengantar yang bisa ditulis antara lain:

 I am writing to complain about …

2
  I am writing to express my dissatisfaction with …
 I find it most unsatisfactory that …
 I’d like to complain about …

6. Closing sentence (Kalimat penutup)

Sebelum mengakhiri surat, jangan lupa untuk menuliskan paragraf penutup terlebih dahulu. In
general, pada bagian ini pengirim surat akan menuangkan harapan mereka terhadap penerima surat,
kemudian disusul dengan ucapan terima kasih.
Part  penutup tentu harus disesuaikan dengan konteks surat ya. Misal kalau dalam cover letter, yang
sering kita temukan adalah kalimat seperti ini, ‘Thank you and I look forward to hearing from
you soon’.

7. Complimentary close (Salam penutup)

Kamu pasti nggak asing dengan penutup seperti ini, ‘Sincerely’, ‘Best Regards’, ‘Warm
Regards’, kan? Itulah yang dinamakan salam penutup untuk mengakhiri penulisan surat resmi bahasa
Inggris yang kamu tulis.

8. Signature (Tanda tangan)

Di atas, kita sudah membahas kalau pada formal letter perlu dilengkapi dengan signature.
Formatnya bisa hanya berupa nama lengkap dan jabatan, bisa disertai juga dengan tanda tangan
pengirim, dibubuhkan cap/stempel, atau bahkan materai. Ingat, ini disesuaikan dengan seberapa
penting formal letter yang kamu tulis.

3
Example of Formal Letter
Di bawah ini merupakan beberapa contoh formal letter dan artinya:
1. Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris Tipe Complaint Letter
 
Ijen Street, Boulevard, Malang
The Manager Modern Restaurant Easy Sushi
6 July 2022
 
Dear Sir/Madam,
I am writing to complain about a meal we had in your restaurant yesterday. We had booked a table
for six but when we arrived there were no free tables and we had to wait for more than 45
minutes to sit down. From a menu of 12 dishes, only four were available and their quality was poor.
The fish in particular, tasted awful and the waiter was rude when we told him about this.
We have eaten in your restaurant several times in the past but this is the first time we have
received such bad treatment. I am not asking for a refund but I would like you to improve the
quality of your dishes and service.
 
Yours faithfully,
Azka Reyhan

Artinya :
Jalan Ijen, Boulevard, Malang
Manajer Restoran Modern Easy Sushi
6 Juli 2022

Tuan/Nyonya,
Saya menulis untuk mengeluh tentang makanan yang kami makan di restoran Anda kemarin. Kami telah
memesan meja untuk enam orang tetapi ketika kami tiba tidak ada meja gratis dan kami harus menunggu lebih
dari 45 menit untuk duduk. Dari menu 12 hidangan, hanya empat yang tersedia dan kualitasnya buruk. Ikan
khususnya, rasanya tidak enak dan pelayannya kasar ketika kami memberi tahu dia tentang hal ini.
Kami telah makan di restoran Anda beberapa kali di masa lalu, tetapi ini adalah pertama kalinya kami
menerima perlakuan buruk seperti itu. Saya tidak meminta pengembalian uang tetapi saya ingin Anda
meningkatkan kualitas hidangan dan layanan Anda.

Salam sejahtera,
Azka Reyhan

2. Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris untuk Resign dari Tempat kerja (Contoh Resignation
Letter)
 
Nanda Aulia
423 Kemang Raya
South Jakarta
0822 5146 7756
 
January 3rd, 2021
 
Mrs. Sasha Ammariah
Principal
Jaksel High School
Sudirman, 2345
 
Dear Ms. Ammariah,

4
Please accept this letter as my formal notice of resignation from the position teaching Grade 11/12
Physics Teacher. My last day of work will be April 30th.
I assure you that I will be working closely with my replacement during this transitionary period to
ensure that the students’ learning is not negatively affected. My lesson plan for the rest of the
year is complete, and all the necessary course materials and teaching aids are ready to be
implemented. All of my student files have been updated to further prepare the incoming teacher.
Being a teacher at Jaksel High School this past year and half has been a great privilege, as well as
an invaluable learning experience. I am grateful for the opportunity. I can be reached at my
personal phone number or email address should you have any further questions. Thank you for your
kind attention.
 
Sincere Regards,
Nanda Aulia
 
Artinya :
Nanda Aulia
423 Kemang Raya
Jakarta Selatan
0822 5146 7756

3 Januari 2021

Ibu Sasha Ammariah

Kepala sekolah
SMA Jaksel
Sudirman, 2345

Ibu Ammariah yang terhormat,

Terimalah surat ini sebagai pemberitahuan resmi pengunduran diri saya dari posisi mengajar Guru Fisika Kelas
11/12. Hari terakhir saya bekerja adalah 30 April.
Saya meyakinkan Anda bahwa saya akan bekerja sama dengan pengganti saya selama masa transisi ini untuk
memastikan bahwa pembelajaran siswa tidak terpengaruh secara negatif. RPP saya untuk sisa tahun ini sudah
selesai, dan semua materi pelajaran dan alat bantu mengajar yang diperlukan siap untuk diterapkan. Semua
file siswa saya telah diperbarui untuk lebih mempersiapkan guru yang masuk.
Menjadi guru di SMA Jaksel selama satu setengah tahun terakhir ini merupakan sebuah keistimewaan yang
luar biasa, sekaligus pengalaman belajar yang tak ternilai. Saya berterima kasih atas kesempatan ini. Saya
dapat dihubungi di nomor telepon atau alamat email pribadi saya jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut.
Terima kasih untuk perhatian anda.

Hormat kami,
Nanda Aulia

3. Contoh Formal Letter (Surat Resmi) Berbentuk Order Letter 

Ready Kitchen
Sudirman Street, No. 31
South Jakarta, 4465
 
Bandung, September 22, 2022
 
Dear Sir/Madam,
Through this letter, we are happy to set a purchase for 55 indoor grill machines (Code Item
#4356), all in silver color. Please charge this purchase to our pre-existing account that we have
with you. We hope to receive this order no later than Thursday, October 12th, 2022. Please
confirm that you received this order by calling us at 0814 6735 8900 anytime during business
hours. Thank you for your assistance.
 

5
Regards,
Tuffer Kitchen 

Artinya:

Dapur Siap
Jalan Sudirman No.31
Jakarta Selatan, 4465

Bandung, 22 September 2022

Tuan/Nyonya,
Melalui surat ini, dengan senang hati kami menetapkan pembelian untuk 55 mesin pemanggang dalam ruangan
(Code Item #4356), semuanya dalam warna perak. Silakan isi pembelian ini ke akun kami yang sudah ada
sebelumnya yang kami miliki dengan Anda. Kami berharap dapat menerima pesanan ini paling lambat Kamis, 12
Oktober 2022. Harap konfirmasi bahwa Anda menerima pesanan ini dengan menghubungi kami di 0814 6735
8900 kapan saja selama jam kerja. Terima kasih atas bantuan Anda.

Salam,
Dapur Tuffer

6
 B. Informal letter : Pengertian, Struktur, dan Langkah-langkah Menulis Surat Tidak
Resmi dalam Bahasa Inggris
a. Struktur Informal Letter ;
Sama seperti surat resmi, surat tidak resmi juga memiliki struktur yang harus
dipenuhi. Berikut struktur dalam membuat Informal Letter:

 Adress and date (alamat dan tanggal)

 Greting (salam)
 Content (isi)
 Closing (penutup)
b. Langkah-langkah dalam Membuat Informal Letter: Berikut langkah-langkah
dalam membuat surat tidak resmi dalam Bahasa Inggris:

1. Note your adress and date : Pastikan kalian menulis tanggalnya tepat di pojok kiri
paling atas. Kalian bisa menulisnya dengan lengkap, seperti; hari, bulan, dan tanggal
(Sunday, February 15th, 2021 ). Atau juga bisa disingkat untuk meminimalisir tulisan
(15/02/2021). Kamu juga bisa menulis alamat lengkapnya, namun ini opsional (tidak harus
ada). Example; August 19,2023

2. Write the recipient : Tulis nama penerimanya dengan menambahkan spasi satu garis di
bawah tanggal. Kamu dapat menambahkan salam sebelum nama penerima, seperti “Dear,”
“My darling,” atau “Hey,”. Jika kamu tidak tahu nama penerima, kamu bisa menggunakan
kalimat tujuan umum, seperti “To whom it may concern”, atau “whoever reads this letter”.
Example : Dear Jane,

3. Fill the body with your message: Tulislah pesan atau tujuan kalian satu spasi di bawah
nama penerima. Kamu bisa menulisnya sepanjang atau sesingkat yang kamu mau. Jika kamu
menulis suratnya dengan hand-writing, gunakan kertas yang bergaris untuk menjaga
kerapian tulisanmu.

4. Write the closing: Setelah menulis isi dari surat yang kamu buat, gunakan 1 atau dua
spasi untuk meletakkan tanda tangan dan namamu. Kamu bisa menutupnya dengan
“Sincirely,” “Yours truly,” atau “with love.”

c. Below Some Examples Of informal Letter:

1. Informal letter to Mother

Dear Mom,

How are you, Mom? I hope that you are doing well. I can’t wait to tell you that I was accepted as
the accounting officer in a company. And I will start working on Monday next week. Please pray for

7
me so that I can do well in my job. I will go back home on Saturday next week. I will tell you the
details later. See you soon, Mom.

Best regards, 

Sheila

Terjemahan:

Mama tersayang,

Apa kabar Mama? Aku harap Mama baik-baik saja. Aku tidak sabar untuk memberitahu Mama kalau
aku diterima sebagai petugas akuntansi di sebuah perusahaan. Dan aku akan mulai bekerja pada hari
Senin minggu depan. Tolong doakan aku agar saya bisa melakukan pekerjaanku dengan baik. Aku akan
pulang pada hari Sabtu minggu depan. Aku akan menceritakan pada Mama detailnya nanti. Sampai
jumpa, Ma.

Salam Hormat,

Sheila

2. Informal Letter Kepada Guru :

Dear Mrs. Stephanie,

I would like to say sorry. I have a cold and cannot walk normally today. So, I would like to ask you
for permission not to go to school today. I should go to the doctor this morning. 

Thank you for your consideration.

Sincerely, 

Resha

Terjemahan:

Dear Ibu Stephanie,

Saya ingin minta maaf. Saya sakit demam dan tidak bisa berjalan normal hari ini. Jadi, saya ingin
meminta izin Ibu untuk tidak pergi ke sekolah hari ini. Saya harus pergi ke dokter pagi ini.

Terima kasih atas pertimbangan Ibu.

Hormat Saya,

Resha

3. Informal Letter Sebagai Undangan Pesta Ulang Tahun

Dear beloved friends

8
I would like to invite you to my 19th birthday party. It will be held on:

Day, Date: Sunday, May 30, 2021

Hours         : 7.p.m

Place: My house, Melati Street No. 10, Surabaya

I hope that you will attend my birthday party. It won’t be the same without you guys.

Sincerely,

Shena

Terjemahan:

Teman-temanku yang terkasih

Aku ingin mengundangmu ke pesta ulang tahunku yang ke-19. Pesta akan diadakan pada:

Hari, Tanggal: Minggu, 30 Mei 2021

Jam buka : 7.p.m

Tempat: Rumahku, Jalan Melati No.10, Surabaya

Aku  berharap kamu akan datang ke pesta ulang tahunku. Pesta ini tidak akan sama tanpa kehadiran
kalian.

Salam,

Shena

4. Informal Letter Sebagai Undangan Pesta

Dear Marie,

How are you doing? I hope that you are okay now. I’m writing to tell you about the plan for the
holiday. You know that I moved to Yogyakarta last week. So, I would like to ask you to visit me in
Yogyakarta during the summer holiday.

It will be a great thing that we can spend the holiday together. You can sleep in my house during
your stay in Yogyakarta. I will take you to have a trip around Yogyakarta. We can visit Yogyakarta
Palace, Taman Sari, Malioboro, beaches, and others. If you agree with this plan, you can bring
comfortable and soothing clothes since the weather is so hot here.

Looking forward to hearing from you. Thanks.

Regards,

9
Shinta

Terjemahan:

Marie terkasih,

Apa kabar? Aku harap kamu baik-baik saja sekarang. Aku menulis untuk memberitah

tentang rencana liburan. Kamu tahu aku pindah ke Yogyakarta minggu lalu. Jadi, aku ingin
memintamu untuk mengunjungiku di Yogyakarta selama liburan musim panas.

Akan menjadi hal yang luar biasa kalau kita bisa menghabiskan liburan bersama. Kamu bisa tidur
dirumahku selama kamu tinggal di Yogyakarta. Aku akan mengajakmu jalan-jalan keliling Yogyakarta.
Kita bisa mengunjungi Kraton Yogyakarta, Taman Sari, Malioboro, pantai, dan lain-lain. Jika setuju
dengan rencana ini, kamu bisa membawa pakaian yang nyaman dan menenangkan karena cuaca disini
sangat panas.

Aku sangat menunggu jawaban darimu. Terima kasih.

Salam,

Shinta

5. Informal Letter Sebagai Tanda Ucapan Terima Kasih

Hi Harry

Do you remember that you have ever taught me about how to design a poster using Corel Draw? I
made one poster yesterday by myself. And I was so glad to see the result. I will submit the poster
for the presentation at the National Conference next week. Thank you very much for your help. I
will send you the picture of poster once I finished my conference. 

Regards, 

Nathalie

Terjemahan:

Hai Harry,

Ingatkah kamu bahwa kamu pernah mengajari aku tentang cara mendesain poster menggunakan
Corel Draw? Aku membuat satu poster kemarin sendiri. Dan aku sangat senang melihat hasilnya. Aku
akan menyerahkan poster untuk presentasi di Konferensi Nasional minggu depan. Terima kasih
banyak atas bantuanmu. Aku akan mengirimkan gambar poster setelah aku menyelesaikan
konferensi.

Salam,

10
Nathalie

11