MATERI OTK SARPRAS KELAS XII OTKP

HARI JUM’AT 22-01-2021

KD : MENJELASKAN PENYIMPANAN DOKUMEN ADMINISTRASI SARPRAS

MACAM-MACAM SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

1. Sistem abjad
System abjad merupakan salah satu sistem penyimpanan arsip yang mana
penyelenggaraan system kearsipannya berdasarkan abjad alfabet, disusun mulai dari A –
Z, Aa – Zz dst. Alasan organisasi menggunakan sistem abjad sebagai system
penyimpanan arsip adalah :
a. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun
b. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama
c. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama
d. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak
Kelebihan system abjad antara lain :
a. Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi / instansi / Lembaga /
perusahaan
b. Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
c. Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya
d. Perlengkapannya dapat dipergunakan untuk bermacam-macam dokumen dan cocok
untuk tiap-tiap dokumen
Kelemahan system abjad antara lain :
a. Dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk
menemukan surat yang diperlukan
b. Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang
c. Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang
berlainan
Penyimpanan arsip menggunakan system abjad dibuat dengan berpedoman pada
Langkah-langkah berikut ini :
a. Mengindeks nama orang Indonesia, sebagai berikut :
1) Nama tunggal adalah nama yang terdiri atas suku kata maka diindeks sebagai
berikut ;
NO NAMA UNIT I UNIT II UNIT III KODE
1 Budiman Budiman Bu
2 Alfarizi Alfarizi Al

2) Nama ganda adalah nama yang terdiri dari 2 suku kata, maka diindeks
berdasarkan suku kata terakhir.
NO NAMA UNIT I UNIT II UNIT III KODE
1 Mahendra Luki Luki Mahendra Lu
2 Abraham Wae Wae Abraham Wa
3) Nama keluarga / suku / marga adalah nama orang diikuti nama keluarga / suku /
marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga / suku / marga, misalnya :
NO NAMA UNIT I UNIT II UNIT III KODE
1 Coky Hasibuan Hasibuan Coky Ha
2 Handa Nasution Nasution Handa Na
4) Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan tidak
diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan
tsb, misalnya :
NO NAMA UNIT I UNIT II UNIT III KODE
1 S. Chaeruddin Chaeruddin S Ch
2 A. Marjuki Marjuki A Ma
5) Nama yg menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan diketahui
kepanjangannya, maka di indeks dengan cara singkatan tsb, misalnya :
NO NAMA UNIT I UNIT II UNIT III KODE
1 B. J. Habibie Habibie Baharuddin Jusuf Ha
2 A.H. Nasution Nasution Abdul Haris Na
6) Nama yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asli / marga dan gelar
tidak diindeks, ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun apabila gelar
tsb diikuti nama tunggal maka gelar tsb turut diindeks.
NO NAMA UNIT I UNIT II UNIT III KODE
1 Ir.H. Munawar, MM Munawar Ir.H.MM Mu
2 Raden Kuntho Pamungkas Pamungkas Kuntho Raden Pa

7) Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diindeks

adalah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahirannya, misalnya :
NO NAMA UNIT I UNIT II UNIT III KODE
1 I Made andika Wardana Wardana Andika I Made Wa
2 Ni Wayan Amanda Lusi Lusi Amanda Ni Wayan Lu

8) Nama yang didahului dengan nama baptis, diindeks mulai dari nama aslinya,
kemudian diikuti oleh nama baptisnya, misalnya:
NO NAMA UNIT I UNIT II UNIT III KODE
1 Julius Hermanto Hermanto Julius He
2 Xavier Anggraini Anggraini Xavier Ha

9) Nama wanita yang diikuti nama suami / ayahnya, diindeks dengan menampilkan
nama suaminya / ayahnya terlebih dahulu, misalnya :
NO NAMA UNIT I UNIT II UNIT III KODE
1 Ny. Mutmainah Khomarudin Khomarudin Mutmainah Ny Kh
2 Wiwik Wibowo Wibowo Wiwik Wi

10) Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara menuliskan terlebih
dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian, misalnya :
NO NAMA UNIT I UNIT II UNIT III KODE
1 Salsabila binti ibrahim Ibrahim Salsabila Ib
2 Dino bin Jauhari Jauhari Dino Ja

11) Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana nama
itu ditulis, misalnya :
NO NAMA UNIT I UNIT II UNIT III KODE
1 Ir. H. Sjahrir Sjahrir Ir H Sj
2 Dr. Robert Djayusman Djayusman Robert Dr Dj