FORUM KAJIAN

KEIILMUAN HUKUM
2020 - 2021

PEDOMAN
ADMINISTRASI
FK2H
SEKRETARIS JENDERAL

Jember, Jawa Timur

fk2h.fh.unej@gmail.com
www.fk2hfhuj.blogspot.com
PEDOMAN ADMINISTRASI

SEKRETARIS JENDERAL
Periode 2020-2021

PRAKATA

Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat dan karunia-Nya
buku Pedoman Adminsitrasi ini dapat dibentuk sebagai acuan guna keperluan
administratif bagi Pengurus dan/atau Anggota FK2H. Buku pedoman ini juga
merupakan bentuk research and restructure sistem dan budaya kerja organisasi
melalui fokus kerja reformasi administrasi Sekjend Periode 2020-2021.

DOKUMEN RESMI
Pengenalan dokumen-dokumen yang terdapat
dalam birokrasi UKM-F FK2H

ALUR ADMINISTRASI
Pengenalan dan Sosialisasi terkait alur
administrasi di FK2H melalui moniotring
administrasi

KETENTUAN
ADMINISTRATIF
Pengenalan ketentuan administratif seperti:
penyusunan, pengajuan, dan contoh dokumen.
A. DOKUMEN RESMI FK2H

I. PROPOSAL KEGIATAN
Proposal kegiatan adalah rencana yang dituliskan ke dalam sebuah rancangan
kerja sebelum suatu acara berlangsung. Dalam hal ini, proposal kegiatan Forum
Kajian Keilmuan Hukum (FK2H) dibuat oleh masing-masing bidang dan biro.
Proposal kegiatan FK2H terdiri dari dua jenis, yaitu:
Proposal Dekanat merupakan proposal kegiatan yang diajukan kepada
Dekanat. Karakteristik dari proposal ini terletak pada struktur anggarannya,
dimana terdapat anggaran biaya yang diajukan kepada pihak Dekanat.
Proposal Lembaga merupakan proposal kegiatan yang diajukan kepada
Trisula FK2H. Karakteristik dari proposal ini juga terletak pada struktur
anggarannya, dimana anggaran biaya diajukan kepada Bendahara Umum.

II. PROPOSAL CFD

Proposal Call for Delegates (CFD) adalah rancangan kegiatan yang meliputi
pengajuan delegasi untuk diikutsertakan ke dalam perlombaan. Proposal CFD
meliputi kegiatan kepenulisan ilmiah dan kompetisi debat. Proposal ini
diajukan dalam rangka mendapatkan pendampingan dan pendanaan dari pihak
Dekanat kepada delegasi yang menjadi perwakilan FK2H.
Peter F. Drucker - "Tujuan bisnis
adalah untuk menciptakan dan
mempertahankan pelanggan"

III. KERANGKA ACUAN KERJA/ TERM OF

John D. Rockefeller - "Jangan takut
R E F E R E Nmeninggalkan
C E ( T yang O Rbagus ) untuk
mengejar yang luar biasa."
Kerangka Acuan Kerja/ Term of Reference (ToR) merupakan dokumen wajib
yang memuat overview kegiatan yang akan diselenggarakan. Perbedaan
mendasar antara Proposal kegiatan dan ToR dalam FK2H adalah pada tujuan
penggunaan dan sasaran audiens. FK2H menggunakan ToR untuk menjelaskan
secara singkat terkait kegiatan yang akan diselenggarakan kepada pihak
eksternal (contoh: Pemateri, Media Partner, Supportive Partner, dsb). Oleh
karena itu, ToR hanya memuat gambaran umum kegiatan dan tidak perlu
mencantumkan anggaran biaya yang diperlukan.
IV. MEMORANDUM OF UNDERSTANDING (MOU)
Memorandum of Understanding (MoU) adalah nota kesepakatan yang
menjelaskan persetujuan kerjasama kedua belah pihak. FK2H menggunakan
MoU untuk menjalin kerjasama dengan pihak eksternal dalam lingkup
Supportive Partners dan Collaborative Partners (contoh: Lembaga/Institusi
Negara, Unit Kegiatan Mahasiswa, Himpunan Mahasiswa, dsb).

V. LAPORAN KEGIATAN/ PROGRESS REPORT

Progress Report adalah laporan perkembangan yang menjelaskan substansi dan
teknis pelaksanaan kegiatan. Laporan ini disampaikan pada rapat bidang/biro
jika kegiatan dilaksanakan oleh bidang/biro, dan dilaksanakan dalam rapat
kepanitiaan jika kegiatan di bawah tanggung jawab panitia. Progress Report
pada rapat kepanitiaan diwajibkan untuk dihadiri oleh bidang/biro yang berlaku
sebagai penanggung jawab.

Peter F. Drucker - "Tujuan bisnis

adalah untuk menciptakan dan
mempertahankan pelanggan"

John D. Rockefeller - "Jangan takut

meninggalkan yang bagus untuk
mengejar yang luar biasa."
B. ALUR ADMINISTRASI FK2H

I. PROPOSAL

Proses pengajuan proposal dimulai dengan membuat proposal dengan

melakukan koordinasi terkait Rancangan Anggaran Biaya (RAB) kepada
Bendum, kemudian proposal harus dikirimkan ke Sekjend untuk melalui proses
monitoring administrasi. Berkas yang lolos monitoring administrasi akan
dibubuhi legalitas dan dapat diajukan ke SiMAWA oleh Sekbid/Sekbiro/Sekpat.
Apabila berkas tidak lolos tahapan monitoring administrasi maka akan
dikembalikan kepada Sekbid/Sekbiro/Sekpat untuk direvisi sesuai dengan
arahan yang telah diberikan Sekjend.
II. SURAT - MENYURAT

Proses pengajuan surat oleh Sekbid/Sekbiro dimulai dengan mengajukan

permohonan kepada Sekjend dengan melampirkan berkas dan keterangan yang
diperlukan, lalu Sekjend mengirimkan surat yang telah dibuat ke
Sekbid/Sekbiro untuk kemudian diteruskan kepada pihak yang bersangkutan.

Proses pengajuan surat oleh Sekpat dimulai dengan membuat surat sesuai
dengan template yang telah disediakan, kemudian surat akan diverifikasi oleh
Sekjend untuk direview dan diberi penomoran serta legalitas. Surat yang telah
lolos verifikasi akan dikirim kembali oleh Sekjend ke Sekpat untuk diteruskan ke
pihak yang bersangkutan.
III.PEMBENTUKAN SERTIFIKAT

Proses pembentukan sertifikat dimulai dengan melakukan konfirmasi nomor

sertifikat ke Sekjend, setelah sertifikat dibubuhi nomor maka
Sekbid/Sekbiro/Sekpat melakukan konfirmasi untuk meminta barcode sebagai
legalitas sertifikat kepada DE dan Ketua Pelaksana kegiatan.
C. PEDOMAN PENGAJUAN KEPERLUAN
ADMINISTRATIF

I. SURAT KETERANGAN AKTIF

Surat Keterangan Aktif (SKA) Pengurus/Anggota diterbitkan bersamaan dalam
satu periode, Penyerahan surat terbit kepada pengurus/anggota harus melalui
proses verifikasi untuk memastikan pengurus/anggota telah memenuhi syarat
dan ketentuan, yaitu:
Anggota harus melunasi kas hingga bulan terbaru
Anggota mendapatkan persetujuan DE untuk penerbitan SKA
Pengajuan SKA minimal H-7 dan maksimal H-5 penerbitan kepada Sekjend
Setelah Anggota melengkapi persyaratan maka pengurus/anggota dapat
melakukan konfirmasi disertai bukti kepada Sekjend.

II. SURAT PERMOHONAN SURAT TUGAS DELEGASI

Surat Permohonan Surat Tugas (SPST) Delegasi diterbitkan dalam rangkaian
kegiatan Call For Delegates (CFD). Penerbitan dilakukan berdasarkan
permohonan Sekbid yang menaungi kegiatan CFD kepada Sekjend untuk
diajukan ke Dekanat.

III. SURAT PERMOHONAN DOSEN PEMBIMBING

John D. Rockefeller - "Jangan takut
Surat Permohonan Dosen
meninggalkan yang bagusPembimbing
untuk (SPDP) diterbitkan dalam rangka
pembinaan Anggota untuk mengikuti perlombaan. Penerbitan dilakukan
mengejar yang luar biasa."

berdasarkan permohonan pengurus/LO yang berwenang mendampingi anggota

yang akan mengikuti perlombaan. Dalam keadaan tertentu SPDP juga dapat
diterbitkan atas permohonan Delegasi yang bersangkutan.

IV. SURAT PERMOHONAN PEMINJAMAN RUANGAN

Surat Permohonan Peminjaman Ruangan diterbitkan dalam rangka
memberikan akses dan akomodasi bagi pengurus/anggota untuk melakukan
kegiatan rapat, diskusi, seminar, pelatihan, dan pembinaan.
D. PEDOMAN PENYUSUNAN DOKUMEN FK2H

I. PROPOSAL
Penyusunan Proposal FK2H harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
1) Disusun setelah melakukan koordinasi dengan anggota bidang/biro;
2) Disertai Kop dengan logo Universitas dan logo lembaga terbaru;
3) Diserahkan kepada Sekjend untuk melewati tahap monitoring administrasi
terlebih dahulu.

Adapun substansi yang harus dimuat di dalam kerangka Proposal, yaitu:

a. Halaman Judul
b. Lembar Pengesahan
c. Judul dan Tema Kegiatan
d. Bentuk Kegiatan
e. Latar Belakang
f. Target Luaran
g. Waktu dan tempat kegiatan
h. Peserta Kegiatan
i. Susunan Kegiatan
j. Susunan Acara
i. Rancangan Anggaran Biaya
j. Penutup
k. Lampiran

I I . K E R A John
N GD.K A AC
Rockefeller U A takut
- "Jangan N KERJA/ TERM OF
meninggalkan yang bagus untuk
R E F E R E Nmengejar
C E yang
( T luar
O Rbiasa."
)
Penyusunan TOR harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
1) Disusun sebelum menghubungi pihak yang akan dihubungi untuk bekerja
sama;
2) Disertai Kop dengan logo Universitas dan logo lembaga terbaru;
3) Diserahkan kepada Sekjend untuk melewati tahap monitoring administrasi
terlebih dahulu.

Adapun substansi yang harus dimuat di dalam kerangka TOR, yaitu:

a. Judul TOR
b. Judul Kegiatan
c. Dasar Pemikiran
d. Target
e. Waktu dan Tempat
f. Peserta
g. Penutup
III. MEMORANDUM OF UNDERSTANDING (MOU)
Penyusunan MOU FK2H harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
1) Disusun setelah melakukan koordinasi dengan pihak yang diminta untuk
bekerja sama;
2) Disertai Kop dengan logo Universitas dan logo lembaga terbaru;
3) Diserahkan kepada Sekjend untuk melewati tahap monitoring administrasi
terlebih dahulu.

Adapun substansi yang harus dimuat di dalam kerangka MOU, yaitu:

a. Judul
b. Pembukaan
memuat hari, tanggal, bulan, tahun, dan tempat penandatanganan MoU dibuat,
serta jabatan pihak yang terlibat
c. Klausula Kesepakatan
memuat maksud dan tujuan perjanjian sesuai dnegan kesepakatan kedua belah
pihak
c. Penutup
d. Tanda tangan para pihak

IV. LAPORAN KEGIATAN/PROGRESS REPORT

Tidak ada ketentuan khusus dalam penyusunan laopran kegiatan.
Sekbid/Sekbiro/Sekpat dapat
John D. Rockefeller - "Jangan melaporkan
takut perkembangan kegiatan melalui
meninggalkan yang bagus untuk
mekanisme lisan atau
mengejar yangtulisan.
luar biasa."
E. TEMPLATE DOKUMEN RESMI FK2H

I. PROPOSAL
Template Proposal Dekanat dan/atau Proposal Lembaga FK2H dapat diakses
melalui link di bawah ini:
https://unej.id/TemplateProposalFK2H

II. KERANGKA ACUAN KERJA/ TOR

Template Term of Reference (TOR) FK2H dapat diakses melalui link di bawah ini:
https://unej.id/TemplateTORFK2H

III. MEMORANDUM OF UNDERSTANDING (MOU)

Template MoU FK2H dapat diakses melalui link di bawah ini:
https://unej.id/TemplateMoUFK2H

IV. SURAT
Template Surat FK2H dapat diakses melalui link di bawah ini:
https://unej.id/TemplateSuratFK2H

John D. Rockefeller - "Jangan takut

meninggalkan yang bagus untuk
mengejar yang luar biasa."