KODE SURAT

1.1.       Format Penomoran Surat Keluar

Format surat dan sistem penomoran surat yang digunakan antara lain:
a.       Surat Keputusan (SK)                                                : 01 (kode nomor surat)
b.      Surat Undangan (SU)                                                : 02
c.       Surat Permohonan (SPm)                       : 03
d.      Surat Pemberitahuan (SPb)                   : 04
e.      Surat Peminjaman (SPp)                         : 05
f.        Surat Pernyataan (SPn)                            : 06
g.      Surat Mandat (SM)                                     : 07
h.      Surat Tugas (ST)                                          : 08
i.        Surat Keterangan (SKet)                         : 09
j.        Surat Rekomendasi (SR)                          : 10
k.       Surat Balasan (SB)                                      : 11

1.2.       Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris

Contoh :
No : 08.1/ST/BMDTP/I/2012
Keterangan :
08                       : Kode nomor surat
1                          : Nomor urutan surat yang dikeluarkan
ST                       : Surat Tugas (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan,
  lihat format surat di atas)
BMDTP            : Nama lembaga yang mengeluarkan surat
I                           : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2012                   : Tahun berjalan

1.3.       Surat selain surat yang dikeluarkan Sekretaris

a.      Surat Non Kepanitiaan (dibuat oleh tiap Departemen)
Contoh :
Nomor : 02.1/SU/DEPT.II/BMDTP/II/2011
Keterangan :
 02                         : Kode nomor surat
1                            : Nomor urutan surat yang dikeluarkan
SU                        : Surat Undangan (lihat format surat di atas)
DEPT.II              : Nama badan/departemen yang mengeluarkan surat
HMTP                 : Nama lembaga yang menaungi badan/dept
II                            : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2012                    : Tahun berjalan

Kode untuk nama badan/dept yang mengeluarkan surat :

1)      LITBANG         : Tim Penelitian dan Pengembangan
2)      DEPT.I              : Departemen Dalam Negeri
3)      DEPT.II             : Departemen Luar Negeri
4)      DEPT.III            : Departemen Pendidikan dan Pelatihan
5)      DEPT.IV           : Departemen Minat dan Bakat
6)      DEPT.V             : Departemen Pengabdian Masyarakat

Nb :
Sekretaris departemen harus selalu mengarsipkan surat keluar dan surat masuk di departemennya yang
kemudian diserahkan kepada sekretaris BMDTP.

b.      Surat Kepanitiaan (dibuat oleh panitia pelaksana kegiatan)

Contoh :
Nomor : 05.1/S.Pp/SOCIAL-CARE/DEPT.V/BMDTP/II/2012
Keterangan :
05                                         : Kode nomor surat
1                                            : Nomor urutan surat yang dikeluarkan
S.Pp                                    : Surat Peminjaman (lihat format surat di atas)
SOCIALCARE                 : Nama kegiatan
DEPT.V                              : Nama badan / dept yang mengadakan kegiatan
BMDTP                              : Nama lembaga yang menaungi badan / dept
II                                           : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2012                                    : Tahun berjalan
Nb :
1.       Nomor surat keluar yang dibuat oleh departemen diarsipkan oleh masing-masing sekretaris
departemen, kemudian dilaporkan kepada sekretaris BMDTP.
2.      Pada setiap acara yang dilaksanakan, Surat Kepanitiaan selalu dimulai kembali dengan no urut 1.

1.4.       Mekanisme Surat Menyurat

1.    Aturan untuk surat peminjaman tempat :
a.       Ruang Kuliah
Ditujukan kepada Dosen Kemahasiswaan Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota
b.      Ruang Seminar
Ditujukan kepada Ketua Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota yang telah disetujui oleh Dosen
Kemahasiswaan
c.       Ruangan di Jurusan Lain
Ditujukan kepada Ketua Jurusan yang dituju
2.    Aturan untuk surat perizinan acara di kampus
Ditujukan kepada Ketua Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota yang telah disetujui oleh Dosen
Kemahasiswaan
3. Untuk surat-surat yang menggunakan tembusan, dicopy sesuai dengan banyaknya jumlah tembusan.
4. Setiap pengajuan dan penerbitan surat, diharap menggunakan amplop dengan KOP BMDTP UNDIP.
5. Semua surat yang di terbitkan harus dicopy sebagai arsip untuk pembuatan LPJ atau
kesektretariatan.
Secara Dasar di bawah ini:

I. Klasifikasi Dasar :
000 Umum
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan / Ketertiban
400 Kesejahteraan Rakyat
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum Dan Ketenagaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan

Ii. Klasifikasi Rincian Singkat

000 Umum
010 Urusan Dalam
020 Peralatan
030 Kekayaan Daerah
040 Perpustakaan / Dokumen/ Kearsipan/ Sandi
050 Perencanaan
060 Organisasi / Ketatalaksanaan
070 Penelitian
080 Konperensi
090 Perjalanan Dinas
100 Pemerintahan
110 Pemerintahan Pusat
120 Pemda Tk.I
130 Pemda Tk.II
140 Pemerintah Desa
150 Dpr-Mpr
160 Dprd Tk.I
170 Dprd Tk.II
180 Hukum
190 Hubungan Luar Negeri
200 Politik
210 Kepartaian
220 Organisasi Kemasyarakatan
230 Organisasi Profesi & Fungsional
240 Organisasi Pemuda
250 Organisasi Buruh, Tani, Nelayan
260 Organisasi Wanita
270 Pemilihan Umum
280 -
 290 -
300 Keamanan / Ketertiban
310 Pertahanan
320 Kemiliteran
330 Keamanan
340 Pertahanan Sipil
350 Kejahatan
360 Bencana
370 Kecelakaan
380 -
390 -
400 Kesejahteraan Rakyat
410 Pembangunan Desa
420 Pendidikan
430 Kebudayaan
440 Kesehatan
450 Agama
460 Sosial
470 Kependudukan
480 Media Massa
490 -
500 Perekonomian
510 Perdagangan
520 Pertanian
530 Perindustrian
540 Pertambangan Kesamudraan
550 Perhubungan
560 Tenaga Kerja
570 Permodalan
580 Perbankan / Moneter
590 Agraria
600 Pekerjaan Umum & Ketenagaan
610 Pengairan
620 Jalan
630 Jembatan
640 Bangunan
650 Tata Ruang Kota
660 Tata Lingkungan
670 Ketenagaan
680 Peralatan
690 Air Minum
700 Pengawasan
710 Bidang Pemerintahan
720 Bidang Politik
730 Bidang Keamanan / Ketertiban
740 Bidang Kesra
 750 Bidang Perekonomian
760 Bidang Pekerjaan Umum
770 -
780 Bidang Kepegawaian
790 Bidang Keuangan
800 Kepegawaian
810 Pengadaan
820 Pengangkatan & Mutasi
830 Kedudukan
840 Kesejahteraan
850 Cuti
860 Penilaian
870 Tata Usaha
880 Pemberhentian
890 Pendidikan
900 Keuangan
910 Anggaran
920 Otorisasi
930 Verivikasi
940 Pembukuan
950 Perbendaharaan
960 Pembinaan Kebendaharaan
970 Pendapatan
980 -
990 Bendaharawan

Pola Klasifikasi Nomor Surat Dinas Pendidikan

Pola Klasifikasi Nomor Surat Dinas Pendidikan dan Instansi terkait.

Kode Urusan / Tentang / Uraian.

420 PENDIDIKAN
420.1 Pendidikan khusus.Klasifikasi di sini:Pendidikan Putra-2 Irian Jaya
421 Sekolah /Perguruan Tinggi
421.1 Pra Sekolah /play group
421.2 Sekolah Dasar
421.3 Sekolah Menengah
421.4 Sekolah Tinggi
421.5 Sekolah Kejuruan
421.6 Kegiatan Sekolahan,Dies Natalis,Lustrum
421.61 Perguruan tinggi (PT)
421.7 Kegiatan Pelajar
421.71 Reuni Darmawisata
421.72 Pelajar Teladan
421.73 Resimen Mahasiswa(MENWA)
421.74 Kunjungan Ilmiah
421.75 Class meeting
421.76 Ekstra kurikuler
421.77 Pendidikan luar sekolah
421.8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa
421.9 Pendidikan Luar Sekolah/Pemberantasan Buta Huruf
422 Administrasi Sekolahan
422.1 Persyaratan Masuk Sekolah,testing,Ujian,Pendaftaran,mapram,perpeloncoan.
422.2 Tahun Pelajaran / Tahun Akademik
422.3 Hari Libur
422.4 Uang Sekolah-Klasifikasikan disini SPP
422.5 Beasiswa
422.6 SPMA,BOP
422.7 Biaya belajar mandiri (BBM)
422.8 Masa orientasi siswa
422.9 Orientasi kampus /OPSPEK
423 Metode Belajar
423.1 Kuliah
423.2 Ceramah,Simposium
423.3 Diskusi
423.4 Kuliah Lapangan,Widyawisata,KKN
423.5 Kurikulum
423.6 Karya Tulis
423.7 Ujian
423.8 PKL
423.9 Praktek Industri
423.10 Kurikulum berbasis kompetensi (KBK)
423.11 Sylabusi
423.12 Tes Hasil Belajar (THB)
424 Tenaga Pengajar,Guru,Dosen,Dekan,Rektor
Klasifikasikan disini:Guru Teladan
424.1 Pengawas sekolah
424.2 Tenaga Administrasi
425 Sarana Pendidikan
425.1 Gedung
425.11 Gedumg Sekolah
425.12 Kampus
425.13 Pusat Kegiatan Mahasiswa
425.2 Buku
425.3 Perlengkapan Sekolah
426 Keolahragaan
426.1 Cabang Olahraga
426.2 Sarana
426.3 Perkumpulan olahraga (PSSI, PELTI )
426.31 Gedung olah raga
426.32 Stadion
426.33 Lapangan
426.34 Kolam renang
426.4 Pesta olah-raga klasifikasi disini::PON,Porsade,Olimpiade,dan sebagainya
426.5 Hobby
426.6 Instruktur pelatih
Kepemudaan Meliputi organisasi dan Kegiatan Remaja. Klasifikasikan disini:
427
Gelanggang remaja, Karang Taruna
428 Kepramukaan klasifikasikan disini :Persami, Jambore, Lomba tingkat, Raimuna
429 Pendidikan kedinasan Untuk Departement Dalam Negri lihat 890
430 Kebudayaan