Term of Reference: Definisi, Isi, dan Cara

Membuat TOR

Siapa di antara kamu yang akrab dengan istilah TOR? Mungkin istilah ini masih sedikit asing ya.
Kepanjangan TOR adalah Term of Reference. Jika diterjemahkan secara harfiah ke dalam
bahasa Indonesia, Term of Reference adalah Kerangka Acuan Kerja atau yang mungkin lebih
kamu kenal dengan istilah KAK saat mengerjakan sebuah proyek. 

TOR umumnya berbentuk sebuah dokumen atau berkas yang berisikan penggambaran dan juga
perjanjian-perjanjian dengan pihak yang terlibat dalam proyek. Pihak yang membuat dan
menyusun TOR adalah tim project management yang sudah ditunjuk dalam proyek tersebut. 

Definisi Term of Reference (TOR) 

TOR adalah penjelasan lengkap dalam bentuk berkas atau dokumen mengenai landasan, tujuan,
dan struktur proyek yang akan segera dilaksanakan. TOR juga berisikan perjanjian, jadwal
pertemuan, dan negosiasi yang sudah atau akan dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait dengan
proyek tersebut. 

Bisa dibilang, TOR adalah acuan atau panduan dalam pelaksanaan suatu proyek. Tim project
management adalah pihak yang dipercaya untuk membuat dan menyusun TOR. 

Sederhananya, jika kamu akan mengadakan sebuah kegiatan atau proyek yang melibatkan
banyak pihak dan membutuhkan perhitungan secara rinci, tentunya kamu memiliki alasan dan
landasan dalam melakukannya. Ada alasan dan tujuan mengapa kamu melaksanakan proyek
tersebut. Hal-hal itulah yang kemudian perlu dituangkan dalam bentuk TOR. 

Kamu yang kurang familiar dengan istilah TOR, mungkin lebih mengenalnya dengan sebutan
Kerangka Acuan Kerja atau yang biasa disingkat KAK. Isi TOR disusun menurut kaidah What,
Why, Who, When, Where, How, dan How Much. 

Tujuan dan Manfaat Pembuatan TOR

Ada beberapa tujuan dasar yang menjadi landasan penyusunan dan pembuatan TOR. Intinya
tujuan-tujuan tersebut ditetapkan agar nantinya saat proyek sudah berlangsung, tidak ditemukan
adanya ketidaksesuaian kondisi di lapangan dengan yang sudah direncanakan. 

Tujuan dan Manfaat pembuatan TOR, antara lain:

 Sebagai landasan atau dasar rencana proyek atau kegiatan

 Sebagai dasar perhitungan audit bagi pihak manajemen dan keuangan
  Sebagai bahan penilaian kualifikasi dari sebuah proyek 
 Sebagai media dan sarana bagi seorang pimpinan untuk mengendalikan kinerja
bawahannya

Baca Juga: Bagaimana Cara Memulai Bisnis yang Maju?

Apa Saja Isi TOR?

Sekarang kamu sudah tahu secara garis besar TOR adalah penggambaran lengkap mengenai
rencana besar sebuah proyek. Namun, sebenarnya apa saja sih isi TOR tersebut? Berikut
penjelasannya.

Ada beberapa elemen penting yang harus ada dalam setiap pembuatan atau penyusunan TOR
yang sesuai dengan kaidah What, Why, Who, When, Where, How, dan How Much. 

1. Latar Belakang 

Latar belakang mewakili konsep Why. Jadi, berikan penjelasan mengenai latar belakang
pelaksanaan sebuah proyek dengan rinci dan detail. Mulai dari landasan, ide, sampai dengan
konsepnya. Dasar hukum dan kebijakan yang terkait dengan proyek juga bisa dijabarkan pada
bagian ini.

2. Uraian Kegiatan

Bagian ini berupa penjelasan mengenai apa jenis kegiatan proyek (What) yang akan dilaksanakan
dengan menyertakan batasan-batasan kegiatan.

3. Maksud dan Tujuan

Sama seperti pada latar belakang, di sini juga sebagai gambaran dari Why, Kamu harus bisa
menerangkan apa saja maksud dan tujuan dari dilaksanakannya proyek tersebut. Tuliskan apa
hasil akhir yang diharapkan dan manfaat yang bisa didapatkan dari proyek itu. 

4. Metode dan Tahapan

Jelaskan mengenai bagaimana (How) proyek tersebut akan dilaksanakan. Metode apa yang
digunakan, apa saja tahapan pelaksanaannya mulai dari awal sampai akhir, termasuk komponen-
komponen penting yang bisa mendukung pencapaian proyek tersebut. 

Cantumkan juga materi berupa dokumen pendukung, hasil wawancara, data, workshop, dan
laporan hasil observasi yang sudah atau perlu dilakukan terkait dengan rencana proyek. 
5. Jadwal dan Tempat

Tuliskan jadwal (When) dan tempat (Where) yang sudah disetujui untuk melakukan pertemuan,
pra-kunjungan, dimulainya proyek di lapangan, sampai dengan jadwal pertemuan penting dengan
pihak klien. 

Bisa juga dengan menyertakan time table yang berisi kapan, berapa lama, dan di mana proyek
tersebut akan dijalankan. 

6. Produk

Semisal memang ada produk (What) yang dihasilkan dari proyek tersebut, maka perlu untuk
menuliskan segala sesuatu yang berhubungan dengan perencanaan produksi, prosesnya,
workshop, sampai dengan siapa yang akan melakukan presentasi dari produk. 

7. Tim Evaluasi

Bagian ini merupakan isi TOR yang memuat spesifikasi siapa saja (Who) yang tergabung
menjadi tim dalam pengerjaan proyek. Data diri masing-masing anggota tim, keterampilan atau
kemampuan khusus yang dimiliki, pengalaman mengerjakan proyek lain sebelumnya, dan berapa
jumlah keseluruhan anggota tim yang akan bekerja.  

8. Logistik dan Anggaran

Susunlah Rencana Anggaran Biaya (RAB) secara detail dan lengkap yang akan dibutuhkan
selama proyek berjalan. Masukkan rincian mengenai berapa (How Much) nominal gaji,
akomodasi perjalanan, penggantian biaya dan juga apa saja fasilitas yang dibutuhkan untuk
memperlancar jalannya proyek, seperti transportasi, komputer, layanan jaringan internet, dan
sebagainya.

9. Pelaksana dan Penanggung Jawab

Selain tim yang akan bekerja dalam proyek, kamu juga perlu memberikan rincian tentang siapa
(Who) saja yang akan bertugas sebagai pelaksana dan penanggung jawab proyek. 

Cara Membuat TOR

Seluruh elemen yang dalam isi TOR harus bisa disusun dengan rapi agar informasi dan deskripsi
yang disampaikan dalam TOR bisa dipahami dengan baik oleh berbagai pihak yang terkait. 

Karena itulah, cara membuat TOR juga tidak bisa dilakukan sembarangan. Diperlukan adanya
ketelitian dan kecermatan dalam menyusunnya. Mengacu pada elemen yang ada pada TOR,
berikut langkah-langkah cara membuat TOR yang baik dan benar. 

Membuat Judul Proyek atau Kegiatan

Judul TOR adalah sesuatu yang mengacu pada proyek atau kegiatan yang akan dilaksanakan.
Buatlah judul dengan jelas dan sederhana agar mudah dimengerti oleh pihak yang membaca. 

Menuliskan Latar Belakang dengan Rapi

Jika dirunut dari isi TOR yang tadi sudah disebutkan, sama seperti dokumen perencanaan
lainnya, bagian latar belakang selalu ada di awal dokumen. Menuliskan latar belakang
menggunakan bahasa dan istilah yang mudah dimengerti oleh banyak pihak akan memudahkan
mereka untuk memahami dengan jelas mengapa perusahaan perlu melaksanakan proyek
tersebut. 

Perlu diingat, detail dan kelengkapan dalam menjelaskan latar belakang memang penting, namun
usahakan untuk tidak menuliskan dengan terlalu panjang dan lebar. Tuliskan dengan singkat
namun tetap padat informasi. 

Sebutkan Seluruh Tujuan dengan Rinci

Setelah memastikan bahwa alasan atau landasan dalam pelaksanaan proyek sudah rasional dan
relevan dengan latar belakang, maka berikutnya kamu bisa mulai menuliskan tujuan apa saja
yang ingin dicapai dari proyek tersebut. 

Tujuan nantinya akan berhubungan erat dengan kinerja pada pelaksanaan proyek, karena itu
bagian tujuan dari kerangka acuan atau term of reference adalah bagian yang harus bisa
menjelaskan pencapaian apa saja yang diinginkan pada setiap tahap proyek sampai dengan
proyek selesai. 

Tuliskan Semua Elemen yang Ada pada Isi TOR

Jangan sampai kamu melewatkan satu bagian pun pada isi TOR untuk dituliskan. Karena antara
satu dan lainnya memiliki hubungan yang tidak bisa dipisahkan satu per satu. 

Termasuk juga siapa saja person in charge sebagai tim dan pelaksana serta penanggung jawab
yang akan dipercaya untuk memegang proyek tersebut. 

Keberlanjutan Program

Sebenarnya mencantumkan bagian ini pada akhir TOR adalah pilihan yang tidak mengikat.
Dengan kata lain, tidak dicantumkan pun tidak apa-apa, tidak berpengaruh pada jalannya proyek.

Ini dikarenakan bagian keberlanjutan program hanya merupakan bentuk kontinuitas dari proyek
yang sudah dilaksanakan pada saat ini. 

Perhitungan Anggaran
Hal yang satu ini memang merupakan elemen penting yang tidak boleh terlewatkan dalam cara
membuat TOR. Anggaran perlu dibuatkan rancangan agar segala sesuatunya jelas dan tidak
menimbulkan kesalahpahaman nantinya. 

Lampirkan rencana keuangan mulai dari biaya yang diperlukan untuk memulai proyek,
akomodasi atau biaya entertain selama proses negosiasi dengan klien dan pihak terkait,
transportasi selama proyek berlangsung, dan juga biaya untuk membayarkan gaji orang-orang
yang tergabung dalam tim proyek. 

Nantinya, rencana keuangan atau rencana anggaran ini akan bisa digunakan oleh pihak akunting
atau pihak manajemen untuk melakukan evaluasi keuangan dan juga dalam proses pembuatan
laporan keuangan. 

Ternyata dalam proses penyusunan TOR tidak berbeda jauh dengan persiapan yang biasa
dilakukan sebelum memulai suatu bisnis, ya. Ada banyak hal yang perlu dipersiapkan dengan
baik dan rapi agar segala sesuatunya berjalan dengan lancar. Termasuk dalam hal keuangan. 

Jika kamu adalah seorang pelaku bisnis yang memahami bahwa mengelola bisnis itu bisa
dilakukan dengan cara yang praktis, kamu pasti akan setuju bahwa aplikasi keuangan seperti
majoo bisa memberikan solusi yang baik dalam hal ini. Kamu sudah berlangganan majoo kan?