Sepuluh Elemen Penyebab Kegagalan Proyek

Bagi sebagian besar yang sudah berkecimpung dalam dunia kerja, istilah proyek

bukanlah sesuatu hal yang baru walaupun pada kenyataannya memang masih banyak

orang yang tidak paham apa yang dimaksud dengan proyek dan apa elemen elemen

dalam suatu proyek.

Dari salah satu literatur tentang Manajemen Proyek dapat diartikan bahwa Proyek

adalah suatu kegiatan yang sifatnya unik yang dibatasi oleh waktu dan sumber daya,

baik berupa manusia, material, biaya ataupun alat, sehingga hal ini membutuhkan

suatu manajemen proyek mulai dari fase awal hingga fase penyelesaian proyek.

Semakin tinggi tingkat kompleksitas proyek dan semakin langkanya sumber daya, maka

dibutuhkan sistem pengelolaan proyek yang baik dan terintegrasi. Suksesnya

manajemen proyek ditentukan dari pencapaian sasaran proyek yang sesuai waktu,

sesuai anggaran, pemakaian sumber daya yang efektif dan memuaskan pengguna jasa.

Perencanaan maupun pengendalian waktu dan biaya merupakan bagian dari manajemen

proyek secara keseluruhan. Kesuksesan proyek dapat diukur dari pencapaian sasaran

proyek yaitu tercapainya kualitas pekerjaan sesuai dengan persyaratan yang

ditetapkan, proyek dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditetapkan, masih dalam

batas anggaran yang disediakan, bahkan kalau bisa dibawah anggaran yang ada.

Waktu yang digunakan dan biaya yang telah dikeluarkan dalam menyelesaikan proyek

harus diukur secara kontinyu penyimpangannya terhadap rencana. Adanya

penyimpangan waktu dan biaya yang signifikan mengindikasikan pengelolaan proyek

yang buruk. Keterlambatan jadwal dan cost overrun dalam proyek menjadi perhatian

utama bagi pemilik proyek maupun kontraktor.

Keterlambatan penyelesaian proyek biasanya selalu berdampak pada biaya, sedangkan

biaya selalu terkait dengan tingkat suku bunga dan laju inflasi yang selalu berubah

setiap waktu sehingga keterlambatan proye3k dapat menjadi faktor kritis dan menjadi

kontribusi utama terhadap terjadinya pembengkakan biaya proyek. Dampak lain dari

keterlambatan proyek adalah timbulnya masalah besar bagi semua tim proyek yang

terlibat baik itu owner ataupun kontraktor. Tim proyek owner akan dianggap gagal

dalam mengelola proyek dan jadwal untuk pengoperasian akan terlambat, tentunya

akan berdampak pada sales value. Sedangkan kontraktor akan terkena denda penalti

sesuai dengan kontrak, cash in yang akan bermasalah karena tidak bisa mengajukan

invoice progress pekerjaan dan tentunya pihak lain juga akan mengalami dampak

negatif seperti subkontraktor, vendor material yang terlibat dalam proyek.

Masalah keterlambatan pencapaian suatu proyek menjadi fenomena yang umum

diseluruh dunia, hampir 60 70% proyek konstruksi mengalami keterlambatan. Menurut

laporan dari Standish Group dan beberapa perusahaan konsultan bahwa : 15% proyek

gagal ditengah jalan. Dari 51% proyek yang mengalami masalah waktu dan biaya, rata

rata 43% mengalami cost overrun. Hasil studi yang dilakukan oleh CH2MHILL

membuktikan bahwa tingginya risiko pada proyek dapat menyebabkan tutup beberapa

perusahaan EPC di USA. Hasil studi yang disampaikan pada World Coal Gasification

Conference EPC Company tanggal 12 April 2007, memaparkan di Amerika Serikat pada

tahun 1967 terdapat 38 perusahaan yang bergerak dibidang Engineering Procurement

Construction (EPC) dan pembangkit, sedangkan pada tahun 2007 hanya tinggal 18

perusahaan saja. Tutup atau konsolidasinya banyak perusahaan EPC di USA sebagian

besar karena kegagalan mengendalikan proyek.

 Mengapa proyek cenderung gagal? Hal ini menjadi PERTANYAAN YANG SANGAT

PENTING bagi semua pihak yang terlibat dalam suatu proyek. Gagalnya proyek

dipengaruhi oleh banyak faktor, dari hasil studi literatur dan pengalaman selama

bekerja dibidang konstruksi, ditemukan beberapa elemen - elemen penting dari suatu

proyek yang jika tidak dikelola dengan baik akan mengakibatkan gagalnya proyek.

Adapun elemen elemen yang penting tersebut antara lain :

1.MINIMNYA DUKUNGAN DARI SPONSOR PROYEK

Jika semua pihak yang terlibat dalam suatu proyek baik pihak investor maupun pihak

eksekutor tidak mendukung secara penuh pelaksanaan proyek maka dapat dipastikan

proyek akan bermasalah, bahkan tidak jarang juga proyek berhenti ditengah jalan.

Minimnya dukungan dari sponsor proyek akan menjadi sumber masalah dalam

penyelesaian proyek, oleh karena itu harus dipastikan bahwa semua tim proyek harus

mempunyai komitmen yang kuat untuk mendukung kesuksesan proyek.

2.PERSYARATAN YANG TIDAK JELAS

Pemahaman sebagain besar tim proyek yang cenderung menganggap remeh

pekerjaan akan menjadi bumerang sendiri pada saat berjalannya proyek. Seorang

Manajer Proyek harus bisa menunjukkan kepada semua tim proyek hal yang sifatnya

meragukan, kemungkinan kemungkinan terburuk dalam proyek dan berusaha keras

untuk mendapatkan pemahaman persyaratan yang jelas dalam menyelesaikan proyek.

3.WAKTU DAN ANGGARAN YANG TIDAK REALISTIS

Biasanya investor maupun tim proyek sering berpikir dengan istilah tidak mungkin

pada suatu proyek. Setiap yang terlibat dalam proyek harus dapat memahami kalau

setiap proyek memiliki durasi tertentu sesuai dengan anggaran dan sasaran/target

proyek yang diharapkan. Pemahaman yang benar terhadap ruang lingkup pekerjaan
 proyek sangat berdampak dalam menentukan durasi/waktu dan anggaran yang

realistis. Semakin paham ruang lingkup pekerjaan maka menentukan waktu dan

anggaran proyek akan semakin realistis sehingga tingkat keberhasilan proyek akan

semakin tinggi, begitu juga sebaliknya semakin tidak paham ruang lingkup pekerjaan

maka menentukan waktu dan anggaran semakin tidak realistis sehingga tingkat

kegagalan proyek juga akan semakin tinggi. Henry Ford mempunyai istilah : lebih baik,

lebih cepat, lebih murah. Dalam pelaksanaan proyek kita harus memilih salah satu

diantara ketiganya. Lebih baik akan cenderung butuh waktu yang lama dan anggaran

yang besar, Lebih Cepat akan cenderung butuh waktu cepat tetapi anggaran yang

cenderung besar dan Lebih murah biasanya lebih cenderung waktu yang cepat dan

anggaran yang rendah. Semakin realistis menentukan waktu dan anggaran sesuai dengan

sasaran proyek yang diharapkan, maka tingkat keberhasilan proyek semakin tinggi dan

juga sebaliknya.

4.PRODUKTIFITAS YANG RENDAH

Hal ini menggambarkan fenomena yang sering terjadi dalam proyek, produktifitas kerja

cenderung menurun bahkan hasil akhir pekerjaan berbeda dengan rencana semula.

Proses pendokumentasian, mekanisma pengontrolan yang jelas sangatlah penting untuk

mendapatkan hasil yang optimal dan mempertahankan supaya produktifitas kerja tidak

sampai menurun.

5.MINIMNYA PEMAHAMAN TERHADAP MANAJEMEN RISIKO

Tingkat kompleksitasnya tiap tahapan proyek tidaklah sama, oleh karena itu semua tim

proyek harus memahami setiap tahapan pekerjaan. Kemampuan untuk memahami dan

mengindentifikasi potensi masalah yang akan terjadi pada tiap tahapan proyek

cenderung berdampak pada hasil akhir proyek. Selain mengidentifikasi potensi risiko,
 maka tahapan yang sangat penting adalah bagaimana mengelola risiko yang akan

muncul. Minimnya pemahaman tim proyek terhadap manajemen risiko akan berdampak

buruk pada hasil akhir proyek, sehingga diharapkan setiap tim proyek diarahkan untuk

sama sama memiliki pemahaman yang bagus tentang manajemen risiko.

6.PROSEDUR DAN DOKUMENTASI YANG TIDAK BAIK

Prosedur dan dokumentasi menjadi hal yang mutlak dalam setiap proses pekerjaan

proyek. Prosedur menjadi panduan dasar bagi semua tim proyek dan dokumentasi

menjadi bagian atau komponen dalam mengontrol pekerjaan. Ketidakdisiplinan tim

proyek dalam mengikuti prosedur yang sudah ditentukan dan dokumentasi yang tidak

baik akan berdampak buruk pada hasil akhir proyek. Diharapkan semua tim yang terlibat

dalam proyek harus memahami semua prosedur yang berlaku dan melakukan

dokumentasi yang baik pada setiap tahapan pekerjaan.

7.METODE ESTIMASI YANG TIDAK BAIK

Metode estimasi komponen komponen pekerjaan sangat mempengaruhi hasil akhir

proyek. Seorang Manajer Proyek sangat tidak diharapkan menggunakan estimasi dengan

metode praduga, perkiraan tanpa menggunakan acuan/referensi yang pasti. Dalam

melakukan estimasi bisa menggunakan beberapa metode antara lain : Informasi pada

proyek sebelumnya yang bisa dipergunakan sebagai pembelajaran (lesson learn),

melakukan studi terlebih dahulu atau melibatkan personil yang lebih memahami

pekerjaan.

8.KEMAMPUAN DALAM BERKOMUNIKASI

Tim proyek memiliki karakter yang berbeda satu sama lainya, sehingga diperlukan suatu

standar komunikasi yang baik dalam mengkomunikasikan pekerjaan yang biasanya

dituangkan dalam communication procedure. Komunikasi dengan semua tim yang

 terlibat dalam proyek adalah faktor yang sangat penting dalam mencapai sasaran

proyek. Diperlukan etika dalam berkomunikasi, biasanya etika dalam berkomunikasi

dipengaruhi banyak faktor antara lain : latar belakang pendidikan, latar belakang suku,

latar belakang pengalaman kerja, tanggung jawab, dll. Untuk menciptakan komunikasi

yang baik sesama tim, diharapkan semua tim memahami beberapa hal antara lain :

memahami communication procedure, memahami otoritas setiap tim, memahami

pemikiran/pendapat orang lain. Komunikasi yang buruk juga akan berdampak buruk

pada hasil pekerjaan dan banyak proyek mengalami kegagalan karena komunikasi

sesama tim proyek tidak berjalan dengan baik.

9.TIDAK BELAJAR DARI PROYEK SEBELUMNYA (LESSON LEARN)

Sebuah perusahaan yang bagus harus bisa menjelaskan secara transparan target proyek

yang akan dicapai dan keuntungan apa yang akan diberikan kepada tim proyek. Setiap

tim proyek harus memandang proyek sebagai bisnis yang menguntungkan, harus belajar

dari kegagalan proyek sebelumnya, secara terus menerus memonitor perkembangan

teknologi dunia proyek dan selalu memberikan masukan yang positif selama proyek

berjalan.

10.SUMBER DAYA PROYEK YANG TIDAK EFISIEN

Persiapan sumber daya yang tidak kompeten dalam menyelesaikan pekerjaan akan

menjadi masalah besar dibanding dengan tidak mempunyai sumber daya sama sekali.

Untuk mendapatkan sumber daya yang bagus, pastikan terlebih dahulu syarat - syarat

sumber daya yang dibutuhkan proyek dan berusaha mendapatkan sumber daya setiap

komponen sumber daya yang paling efisien.